La funció d'aprovisionament consisteix a comprar els materials necessaris per a l'activitat de l'empresa (producció i/o venda), emmagatzemar-los mentre s'inicia cada procés de producció o de comercialització i gestionar-ne els diferents inventaris.

La funció d'aprovisionament es compon de tres aspectes fonamentals:

• Compres; La persona encarregada ha de realitzar compres de productes que necessiten el departament de producció o el departament comercial.

• Magatzems; Implica disposar de magatzem per guardar-hi els productes mentre el departament de producció no els necessiti.

• Gestió d'inventaris; Té com a objectiu determinar la quantitat d'existències que s'ha de mantenir i el ritme de comandes.

*Podem considerar el cicle d'aprovisionament com el període que hi ha entre la realització de la compra i el moment en què es lliuren els productes venuts als clients.

Les existències: concepte i tipologia

Les existències són tots aquells materials que una empresa té dipositats en els seus magatzems i compleixen una sèrie de funcions específiques. Tipus d'existències:

• Primeres matèries: Són aquelles que, mitjançant la transformació o l'elaboració, es destinen a formar part dels productes fabricats.

• Productes semiacabats: Són els productes fabricats per l'empresa i no destinats normalment a la venda fins que no són objecte d'elaboració, incorporació o transformació posterior.

• Productes en curs: Són aquells que es troben en procés de formació o de transformació al tancament de l'exercici econòmic.

• Productes acabats: Són productes fabricats per l'empresa i destinats al consum final o a la utilització que en facin altres empreses.

• Mercaderies o existències comercials: Són materials comprats per l'empresa i destinats a la posterior venda o comercialització, sense ser transformats.

• Altres aprovisionaments: Són elements incorporables, com combustibles, materials diversos, material d'oficina.

• Subproductes: (de caràcter secundaria o accessori respecte de la fabricació principal) residus (obtinguts al mateix temps que els productes i que poden ser utilitzats, venuts o inservibles) i materials recuperables (reutilitzats després de la producció).

Funcions de les existències: necessitats del inventaris

Les empreses necessiten els inventaris per un conjunt de raons, basades en les funcions que poden complir:

• Diferencien la producció i la distribució en els casos de demanda molt estacional.

Un fabricant d'abrics té la major part de la demanda als mesos d'hivern; per tant, durant els mesos de primavera i estiu fabrica i incrementa existències per poder-se dedicar ala distribució del producte quan arribin els mesos de fred.

• Aprofiten economies d'escala amb la compra de materials en grans quantitats, amb descomptes per quantitat i menors costos de transport i de transacció; així es contribueix a reduir el cost dels productes.

1.2 Classificació dels costos de les existències

• Costos de comandes. Són aquells costos generats per realitzar comandes o reaprovisionaments: costos administratius fruit de gestionar i de realitzar les comandes als proveïdors.

• Costos de manteniment d'inventaris. Són els costos que té l'empresa per mantenir un volum d'existències concret en els seus magatzems.

• Administratius. Costos del personal administratiu i del sistema de gestió i administració.

• Operatius. Costos del personal dels magatzems, dels equips de manipulació i d'assegurances de les existències contra riscos diversos.

• D'espai físic. Costos de lloguer de locals, amortitzacions, impostos, aprovisionaments diversos i assegurances de l'edifici.

• Costos de ruptura d'estocs. Són aquells costos que té l'empresa quan es queda sense existències, es a dir, quan no pot fer front a una comanda d'un client per manca de productes, o quan no pot produir per manca de primeres matèries o d'altres existències necessàries per a la producció.

La determinació del nivell d'existències

• Objectiu d'eficàcia. Disposar d'estocs suficients per garantir amb flexibilitat el funcionament productiu i comercial de l'empresa, es a dir, tenir existències per satisfer les demandes dels clients o per alimentar la producció.

• Objectiu d'eficiència. Mantenir les existències justes, que no suposin un excès de recursos destinats als magatzems, o sigui, que els costos de la gestió d'existències siguin els mínims possibles.

• Estoc màxim. La quantitat d'existències més gran d'un material que es pot mantenir al magatzem, en relació amb els abundants costos de magatzem que cal suportar.

• Estoc mínim o de seguretat. La quantitat d'existències més petita d'un material que es pot mantenir al magatzem, sota la qual el risc de ruptura és molt alt.

• Punt de comanda. Nivell d'existències en el qual s'ha de realitzar la comanda per reaprovisionament el magatzem. Quan es fa la comanda s'ha de tenir en compte el temps que el proveïdor triga a servir per no quedar per sota de l'estoc de seguretat.

*Aquest anàlisi serveix per a estudiar l'evolució del nivell dels estocs d'un producte concret i per caracteritzar els indicadors que el determinen.

El model de comanda òptima o model de Wilson

El model de Wilson té com a objectiu determinar el volum o la quantitat de la comanda que es vol realitzar per optimitzar el sistema de gestió d'inventaris.

Hipòtesis inicials del model:

• L'empresa s'aprovisiona per lots de producte de quantitat constant, que cal determinar.

• La demanda del producte és constant i coneguda al llarg del periode de gestió.

• El preu del producte i el termini d'aprovisionament són constants i ocneguts.

Quan el nivell de les existències baixa fins al punt de comanda, es gestiona una comanda. El temps que passa entre l'emissió de la comanda i la recepció física del material és el termini d'aprovisionament, es a dir, el temps que té el proveïdor per lliurar el material, que és fix i conegut. Mentre l'empresa espera que lliuri el material, el nivell d'existències disminueix (sense arribar a ser més baix que l'estoc de seguretat) fins que rep la comanda.

El sistema JIT (Just In Time) de gestió d'inventaris

El sistema Jit es fonamenta en el fet que l'empresa no fabrica cap producte fins que no es necessita, té com a objectiu bàsic reduir les existències en inventari i relacionar-les amb la satisfacció immediata de les comandes dels clients o de les ordres de fabricació.

Per implementar un sistema Jit en una empresa cal un conjunt de requisits:

• Gran participació del personal per identificar problemes de producció i d'aprovisionament, i per proposar solucions ràpides i dinàmiques.

• Desenvolupar i disposar d'aplicacions importants d'enginyeria industrial per adaptar els sistemes de producció i d'aprovisionament a les especificacions i les necessitats del sistema.

• Aplicar un sistema de control de qualitat total, que incideixi en la millora continuada dels processos de producció i d'aprovisionament.

2.1 La valoració de les existències

• Preu d'adquisició. És l'import total de la compra, segons la factura del proveïdor. Més totes les despeses que ha pogut generar l'operació (transports, assegurances, envasos, impostos no repercutibles...)

• Cost de producció. És la suma del preeu d'adquisició de les primeres matèries i dels materials consumits en la fabricació, dels costos directes de la producció (mà d'obra, energia...) i de la part proporcional dels costos indirectes imputables a la producció.

Preu d'adquisició

Import facturat de les mercaderies

Despeses de l'operació

Cost de producció

Cost indirecte de l'empresa

Cost directe de fabricació

Altres consums

Primeres matèries