Tema 5: Documentos de la compra-venta

1. El Albarán

El albarán es un impreso que lo cumplimenta el proveedor, el cual se adjunta a las mercancías que nos remite, y en el que se detalla que nos manda.

La misión del albarán es:

a) cotejar sí lo enviado corresponde con lo pedido.

b) acompañar a la mercancía.

Cuando el proveedor lo cumplimenta lo realiza por medio de un impreso auto calculable que consta de las siguientes copias:

• Original: va con la mercancía.

• 1ª Copia para el proveedor: para dar de baja en el almacén la mercancía.

• 2ª Copia para el proveedor: para el departamento de contabilidad.

• 3ª Copia para la agencia de transporte: como comprobante de haber entregado la mercancía.

2. La factura

La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compra venta.

Se confecciona a partir de los datos consignados en el pedido y reflejados en el albarán.

Cuando el proveedor no ha recibido ninguna reclamación sobre el pedido solicitado, remitirá al cliente la factura de compra.

La factura se realiza como mínimo por duplicado acompañando siempre al original al comprador o empresa compradora.

La emisión de la factura debe reunir una serie de requisitos establecidos por la ley.

La legislación mercantil a través del código de comercio y la legislación fiscal mediante la ley del IGIC y del IVA, regula los diferentes aspectos de la factura.

La factura consta de 3 apartados

A) Membrete

El membrete o razón social de la empresa vendedora son los datos de identificación personal y fiscal.

El Nº de referencia y fecha de emisión de la factura.

Las facturas deben estar numeradas y ser correlativas, sí estas no son numeradas igualmente deben seguir un determinado orden. Toda factura tiene que contener la fecha de emisión para que pueda ser archivada y localizada.

Y por último deben figurar los datos del cliente juntamente con sus datos fiscales.

B) Cuerpo de la factura o descripción de facturas

En este apartado se relaciona o se detalla todo lo relativo con la mercancía vendida por parte del proveedor:

• Referencia del artículo: Todo artículo tiene que tener datos de identificación ya que la hace diferente a otro de similares características.

• Concepto o clase del artículo: Expresa el artículo que deseamos comprar.

• Cantidad: Viene expresada las unidades que se compran de ese artículo.

• Precio por unidad: Expresa el precio de ese artículo.

• Tanto por ciento del descuento directo: Hay ocasiones en las que los proveedores realizan un descuento directo sobre ese artículo.

• Total: Es el producto de multiplicar el nº de unidades vendidas por su precio correspondiente menos el descuento directo sí es lo que lo hay.

El importe total de la factura se calcula teniendo en cuenta el importe de la venta menos los descuentos más los gastos que forman parte de la base imponible más el % de impuesto más los gastos fuera de factura sí es que los hay.

Imp. venta - Dto + gastos (BI) + %IGIC + Gastos (FF)

La emisión y envío de la factura pueden producirse en 3 diferentes momentos.

• En el momento en el que se produce la operación. Es decir cuando el cliente paga directamente y el proveedor firma la factura, lo cual indica que el cliente ha pagado.

• Dentro del plazo establecido entre el cliente y el proveedor.

• Es habitual que la factura sea entregada el último día del mes.

Hay ocasiones generalmente en comercios pequeños que el albarán hace también de factura, para lo cual el albarán tiene que estar valorizado, cuando este es pagado el proveedor lo firma por lo que indica que ya ha sido pagado.

La factura debe de ser comprobada por el departamento de compra antes de su pago. Dar conformidad a la factura consiste en comprobar que se ajusta a lo establecido en el pedido y en el albarán. Una vez concluido este proceso de control, será remitida al departamento de contabilidad para su posterior registro y pago. Antes de proceder a la aceptación de la factura hay que tener en cuenta:

• Control de las unidades facturadas: comparando el pedido cursado con el informe que realiza el almacén de las mercancías recibidas.

• Control del cumplimiento de las especificaciones técnicas: esto lo realizará el departamento de calidad cuando la mercancía esté en la empresa.

• Comprobación de los precios: se realiza teniendo presente los ya remitidos por el proveedor y aceptados por el cliente.

• Comprobación de los gastos y otros costes: como transporte, envases y embalajes, seguros, etc.

• Comprobación de los descuentos acordados y su forma de aplicación.

• Comprobación de las condiciones y formas de pago.

En la comprobación pueden aparecer 2 tipos de anomalías:

• Anomalías por errores materiales: se producen al realizar los cálculos matemáticos, por omisión de algún concepto, o por cambiar la cantidad de mercancía adquirida.

Estos errores han de ser corregidos por el departamento de compras, el cual deberá de ponerse en contacto con el proveedor, indicándole las diferencias encontradas en las facturas. El proveedor deberá subsanar el error de la siguiente forma:

• Emitiendo una nueva factura, sí el cliente no ha procedido a su contabilización.

• Realizando o emitiendo una factura de rectificación sí el cliente la ha procesado contablemente.

• Anomalías producidas por variar los precios de los artículos: en este caso, será la persona que negoció la compra y formuló el pedido quien trate de subsanar el error. Sí este ha sido debido al proveedor se procederá a realizar lo ya visto en el punto anterior.

En la actualidad cuando existe alguna anomalía en la factura, el proveedor la subsana por medio de la factura de rectificación.

Cuando el cliente la ha contabilizado por medios mecánicos procederá a borrarla y contabilizará la nueva factura.

Sí la contabilización ha sido manual se procederá a realizar el contraasiento y se realizará la contabilización de la nueva factura.

3. La nota de gastos

Por medio de la nota de gastos se relaciona aquellos conceptos que no figuran en factura y que incrementa el valor del importe de ésta.

Estos gastos que no forman parte de la base imponible (seguro, portes), se adjuntan a la factura, siempre.

4. Nota de cargo y abono

Solamente se utiliza para reflejar el rappel cuando éste no va en factura.

5. Libro de registro de facturas

Los empresarios y sujetos pasivos del IGIC, están obligados a los siguientes libros de registros:

• Libro de registro de facturas emitidas: Las personas obligadas, deberán llevar y conservar un libro de registro y documentos equivalentes donde deberán anotar las mencionadas operaciones. En este libro se anotaran una a una las facturas o documentos haciendo constar en cada columna los siguientes conceptos:

• Nº de factura

• Fecha de la factura

• Destinatario con su CIF o NIF

• Base imponible

• Tanto por ciento de tipo de impuesto

• Cuota repercutida

6. El arqueo de caja

Es la comprobación que se hace al final de cada día y que consiste en comprobar sí el efectivo inventariado coincide con el saldo resultante de los justificantes de cobros y pagos, ya que al finalizar estos ha podido haber errores.

En el recuento de caja tiene que coincidir el “recuento” y el “arqueo”, si no coincide será porque ha habido alguna equivocación al cobrar o pagar, o bien al fichar la mercancía vendida.

Recuento = Arqueo ! Saldo cero

También podría suceder que ha habido algún extravío de los justificantes de ventas o por el contrario se ha producido algún apunte erróneo.

La diferencia de arqueo se establece por diferencia entre el efectivo y las ventas.

Una vez encontrada la diferencia de arqueo, se procede a anular el asiento inicial.

Si no se encuentra la diferencia de aquero, se procede a saldarlo con la cuenta de Perdidas y Ganancias.

Esta operación que realiza diariamente tiene como finalidad:

• Recoger y contabilizar lo que se ha vendido.

• Arquear y cuadrar la cuenta de caja.

7. Documento de cobros y pagos de las ventas

El cheque es un documento de compra y pago que se hace a través de la cuenta corriente del cuentacorrentista (titular de la c/c); cuando se dispone de los fondos de la cuenta corriente. Se realiza por medio de la formalización de un cheque, es por eso que, cuando el titular lo extiende, su saldo en cuenta se decrementa o disminuye.

A la hora de extender un cheque se puede realizar de 2 formas:

• Al portador: Se dice que un cheque se ha extendido al portador cuando no aparece una persona física o jurídica en el titular, es decir que quien lo porta es su titular.

• Nominativo: Se dice que un cheque es nominativo cuando existe un titular que puede ser persona física o jurídica. Para que este cheque pueda ser efectivo, el titular tiene que acreditar que él es el titular. Esto se realiza por medio del DNI o pasaporte cuando es una persona física, y en el caso de ser una persona jurídica ha de haber una persona encargada o designada por la empresa que firmará en el reverso del cheque. Esta firma previamente ha sido registrada.

A la hora de extender un cheque tanto al portador como nominativo, este puede ser borrado o cruzado, con el fin de que sí se pierde no se pueda cobrar salvo por el titular.

Cuando un cheque esta cruzado o borrado, no se puede cobrar en ventanilla sino que se ingresa en cuenta por medio de un “abonare” (es un impreso.

• Cheque conformado: Es aquel por medio del cual el banco afirma que la cantidad que aparece en el mismo ha sido reservada para hacer efectivo el cheque a su presentación. (El banco da fe de que hay ese dinero en cuenta).

• Abonare: Es un impreso que sirve para relacionar el efectivo que se ingresa en el banco.

Ej: (572) Banco c/c a (570) Caja €

Es un documento jurídico. La letra de cambio está regulada por la ley cambiaria y del cheque de fecha 19/ 1985 del 16 de Julio.

Entre muchos de los conceptos que se pueden dar de la letra de cambio escogemos el siguiente.

Es un documento legal y formal que extiende una persona llamada librador a otra llamada librado para que en la fecha que se indica en la letra, se pague una cantidad de dinero a quién indique el referido documento y que se denominaría tenedor o tomador de la letra.

• El librador: es quien extiende la letra y es su titular, hasta que se negocia, y es quien recibe el importe de la letra.

• El librado: es quien paga la letra a su tenedor (el que la posee físicamente).

• El tenedor: es quien físicamente, posee la letra, en un momento determinado. El librador y el tenedor pueden ser la misma persona o ser dos personas diferentes.

• El libramiento: es la fecha que físicamente se complementa la letra (el librador, quien la extiende).

• El vencimiento de la letra: es la fecha en la cual el librado tiene que hacer efectivo el importe de la misma al tenedor (la paga).

• Importe nominal: es lo que figura escriturado en la letra.

• Importe efectivo: es el importe que va a recibir el librador.

• Concepto: tiene como fundamento que el tenedor de la letra cobre el efectivo antes del vencimiento.

• Efectivo de la letra: es igual al nominal menos el quebranto.

Efectivo = Nominal - Quebranto

Quebranto: es la suma de:

• Póliza: si el timbre (sello) usado es inferior al establecido, se cobra la demasía.

• Descuentos: lo que se aplica por anticipar el valor de la letra.

• Gastos bancarios

Quebranto = póliza + dtos + gastos

Efectivo = Nominal

El efectivo es igual al nominal cuando se presenta al cobro a su vencimiento.

Cuando la letra es negociada, el librado pagará el Nominal de la letra al Tenedor llegado el vencimiento.

Los bancos que intervienen en la letra de cambio son 2:

La remesa es el impreso que se adjunta a la hora de relacionar las letras que se presentan a la hora del descuento. Con la copia sellada por el banco, el librador realizara el apunte contable correspondiente.

Es la cláusula por medio de la cual el librado se reconoce deudor del librador.

En la aceptación debe de figurar la fecha de la misma que tiene que ser anterior a la fecha de vencimiento. El librado debe de firmar el acepto de su puño y letra (no vale la firma por sello).

No sirve la firma por estampillado, en todas las letras de cambios tienen que ser autógrafas.

Veamos como se contabiliza una letra negociada:

(431) Clientes, efectos a cobrar a (430) Clientes

(4311) Ef. Com. en cartera a (4310) Ef. Com. a cobrar

(572) Banco c/c a (5208) Deudas por ef. descontados

(4311) Ef. com. Descontados a (4310) Ef. Com. cartera

(5208) Deudas por ef. Descont. a (4311) Ef. Com. descontados

(664) Int. por ef. Descont. a (572) Banco c/c

E (572) Banco c/c

Dto (664) Int. por ef. Descont. a (8208) Deudas por ef. Desc.

En el descuento, el banco actúa como “prestamista” y como “recadista” en la gestión de cobro.

Veamos como se contabiliza la letra negociada:

(431) Clientes, efectos a cobrar a (430) Clientes

(4311) Ef. Com. en cartera a (4310) Ef. Com. a cobrar

(4312) Ef. com. Gestión cobro a (4311) Ef. com. cartera

(572) Banco a (4312) Ef. Gestion cobro

(626) Serv. Bancarios y sim. a (572) Banco c/c

• Endoso: Es una forma de pago, por medio de la cual, el titular del documento (el librador), puede cancelar o compensar su deuda con el deudor.

Por lo cual, el endoso consiste en transmitir la propiedad de la letra.

En conclusión, el endoso es un pago por compensación, por lo cual nace un nuevo librador de la letra, y será el librado quien pague a este último.

El endoso debe llevar las firmas-autógrafos del endosante y del endosatario.

• Aval: Es la declaración de un persona denominada avalista de que en caso de no pagar el principal, será éste quien corra con la deuda.

Por medio del aval nace un nuevo librado, que será el que se responsabilice del pago si el primer librado no paga la letra.

Es otra manera de conceder los créditos y los débitos.

Intervienen dos bancos en diferentes plazas (fuera del círculo interurbano).

1º) Personas: hay dos ! El ordenante (el que ordena la transferencia y paga) y el beneficiario (el que cobra).

2º) Banco: hay dos ! El primer banco, ordenante u oral (de donde sale el dinero), y el segundo banco, el beneficiario, el que tiene que dar un numero de cuenta para el ingreso del dinero.

3º) Importes: Lo que paga el ordenante (Efectivo = Nominal + comisión) y lo que recibe el beneficiario (el nominal).

Contabilización de la transferencia:

• Ordenante:

(400) Proveedores

(626) Servicios bancarios y similares a (572) Bancos

• Beneficiario:

(572) Banco a (430) Cliente

El abonaré sirve para relacionar el efectivo que se entrega en el banco (lo formaliza).

Se utiliza cuanto:

• El banco esta en plaza (dentro del circulo o entorno interurbano).

• No hay gastos.

Es un documento por el cual una persona denominada “librador” se compromete a pagar a otra persona, “tomador”, una cantidad determinada de dinero.

Podríamos decir que es el documento inverso a la letra de cambio, ya que aquí el que gira el pagaré es el que tiene que pagarlo. De ahí la diferencia fundamental con la letra de cambio, es que no necesita “aceptación”. Por lo demás, serán aplicables al pagaré las disposiciones legales establecidas para la letra de cambio referentes al endoso, vencimiento, pago, acciones cambiarias, etc.

8. Otros documentos

Tiene como fundamento el informar al cuentacorrientista, por parte de la entidad bancaria, de los movimientos habidos en la cuenta corriente.

Estos movimientos son:

• Generados por el propio titular de la cuenta.

• Generados por terceras personas

Los movimientos generados por ese titular de la cuenta estarán contabilizados, pero los generados por terceras personas los desconocemos hasta que el banco nos envía la hoja informativa y procederemos a su contabilización.

Todas las anotaciones que ha habido durante un periodo de tiempo, el titular tendrá que cotejar la hoja informativa con movimientos contabilizados con el extracto.

El extracto es la relación de movimientos en la cuenta corriente producidos a partir de una determinada fecha.

La remesa es un impreso denominado factura de efectos, remesa, etc, que el librador remite al banco relacionando los efectos que se presentan al descuento o en gestión de cobro.

Gestión de aprovisionamiento (GSI) Tema 5: Documentos de la compra-venta

1

Administración y Finanzas

Debe

Beneficiario

Ordenante

Paga

Paga

Proveedor

(nuestro)

Nosotros

Cliente

(nuestro)