DISEÑO DE ALMACENES

2.1. EL ALMACÉN

Almacén: lugar destinado a la recepción, custodia, conservación y expedición de la mercancía. Para llevar a cabo estas operaciones utilizaremos las técnicas logísticas que permiten optimizar, en calidad de servicio y coste todos los procesos correspondientes a promoción y distribución. Es necesario almacenar cuando:

1. La producción se realiza en cadena y los proveedores están lejos. Se hace para que no quede desprovisto.
2. Cuando la producción es constante y la demanda es irregular o estacional.
3. Cuando la producción es irregular y la demanda es constante.
4. Cuando los centros de producción están muy lejos de los centros de consumo. Se hace para rebajar los costes de transporte. Los vehículos viajan a carga completa.
5. Cuando las empresas quieren anticiparse a las necesidades del cliente.

2.2. FUNCIONES DEL ALMACENAJE

1. Las actividades del almacén:

• RECEPCIÓN O DESCARGA: realiza el cotejo de la mercancía y hace controles cualitativos y cuantitativos de la mercancía. Antes de ubicarlo en el almacén se revisa el albarán.
• ALMACENAJE O RECEPCIÓN: ubicar la mercancía en la zona más idónea y sencilla de localizar siempre de fácil acceso. Dependiendo del tipo de mercancía, se colocará en un lugar u otro.
• CONSERVACIÓN Y MANUTENCIÓN: el almacén debe cumplir una normativa en cuanto a seguridad e higiene para que la mercancía se mantenga en perfecto estado.
• EXPEDICIÓN: comienza en el momento en que recibimos el pedido por parte de los clientes. Hay dos pasos:

• Se elegirá el embalaje más adecuado.
• Se seleccionará el modo de transporte más adecuado. Además se confeccionará toda la documentación.

Cuando en el almacén del cliente se da la aprobación, esta función está terminada.

• ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE STOCK O PICKING: esta fase consiste en establecer el stock almacenado y organizar una frecuencia de pedido y una cantidad de pedido con el fin de generar el menor coste de almacenamiento.

2.Tipos de almacenes:

A. Según el tipo de mercancía almacenada:

A.1. Almacén de materias primas.

A.2. Almacén de materiales de repuesto: compuestos que van a formar parte del producto final.

A.3. Productos terminados.

A.4. Productos semielaborados (finalizan en otra empresa).

A.5. Productos intermedios (finalizan en la propia empresa).

A.6. Productos auxiliares (necesarios para que el producto se realice: gasolina).

A.7. Mercancías líquidas o a granel.

B. Según la red logística:

B.1. Almacenes centrales (próximos a los centros de producción).

B.2. Almacenes regionales o de zona (próximos a los centros de consumo).

B.3. Almacenes de tránsito (intermedios).

C. Según el régimen jurídico:

C.1. Almacenes en propiedad (pertenecen a la empresa).

C.2. Almacenes alquilados.

C.3. Almacenes en régimen de leasing (alquiler con opción a compra).

D. Según su estructura:

D.1. Almacenes a cielo abierto (sin naves, con vallas)

D.2. Almacenes cerrados.

E. Según el grado de automatización:

E.1. Almacenes convencionales.

E.2. Almacenes automatizados.

2.3. LA CAPACIDAD

La distribución interna de un almacén puede ser modificada con relativa facilidad, mientras que su dimensión va a condicionar durante un largo período de tiempo las operaciones que se realizan en él. Un error en el dimensionamiento del almacén, puede conducir a un incremento de los costes de la operación o a una inversión innecesaria. Ésta es una decisión a largo plazo o estratégica.

La capacidad del almacén se mide en unidades de almacenamiento, que pueden ser los productos independientes, cajas, pallets, etc. La capacidad requerida dependerá del sistema de organización y manipulación y almacenaje de mercancías que empleemos.

• Sistema de posición fija: cada producto tiene una posición determinada.

CAPACIDAD S.P. FIJA = LOTE PEDIDO + STOCK DE SEGURIDAD

• Sistema de posición aleatoria: los productos se introducen en los huecos que van quedando vacíos.

CAPACIDAD S.P. ALEATORIA = (LOTE PEDIDO/2) + STOCK DE SEGURIDAD

La superficie que debe ocupar un almacén está entre dos y tres veces la necesaria para el almacenaje en sí.

2.4. LOCALIZACIÓN DE UN ALMACÉN

Una vez definida la capacidad de almacenaje necesaria y las dimensiones del almacén que necesitamos, hay que buscar la ubicación que daremos a las instalaciones. Es una decisión bastante compleja y estratégica (no se modifica a corto plazo). La elección de una ubicación va a tener repercusión en muchos aspectos de la gestión logística de la empresa, como por ejemplo:

• Costes de transporte.
• Costes de instalación.
• Costes de personal.
• Plazos de entrega.
• Otros: accesibilidad al transporte, impuestos, marco jurídico aplicable, etc.

Los factores que más se tienen en cuanta a la hora de elegir una ubicación son los siguientes:

• Distancia entre el almacén y los clientes: intentaremos que ésta sea la menor posible.
• Distancia entre el almacén y los proveedores: debería estar también cerca, para reducir costes de transporte.
• Tipo de transporte que se empleará con más frecuencia.
• Accesibilidad: lugares bien comunicados (autopistas o autovías cercanas).
• Coste del terreno: es fundamental. Si el coste es muy elevado, supondrá una gran inversión, pero si esperamos que el precio del suelo vaya a subir, siempre puede ser una fuente de ingresos futura.
• Disponibilidad y características de la mano de obra: han de tenerse en cuenta el clima laboral, el salario medio, etc.
• Terrenos irregulares: nos podemos ver obligados por ello a reducir el tamaño del almacén.
• Otros: habrá que tener en cuenta la facilidad para obtener permisos de obra, electricidad, agua, teléfono, etc., impuestos, condiciones climatológicas, etc.

Métodos para la elección de una ubicación:

1. Método del centro de gravedad:

(X_i, Y_i) son coordenadas del punto de demanda.

P_i es la cantidad de demanda en cada punto.

N es el número de clientes.

(X_o, Y_o) son las coordenadas de situación del almacén.

X_o=(X₁·P₁)+(X₂·P₂)+(X_n·P_n)…./ P₁+P₂+P_n...

Y₀= (Y₁·P₁)+(Y₂·P₂)+(Y_n·P_n)…/P₁+P₂+P_n…

Para encontrar la ubicación ideal, se colocan los puntos de demanda en una cuadrícula de tal manera que para cada uno de ellos existen unas coordenadas.

Lo único que hacemos en este método es realizar una media ponderada de las coordenadas de los distintos puntos de demanda, usando como ponderaciones la cantidad demandada en cada punto. De esta manera, el almacén se acercará más a aquellos puntos con un volumen de pedidos mayor. El problema de este método es que sólo tiene en cuenta la distancia entre los puntos de demanda sobre el mapa.

2. Método de la ponderación de factores:

Ayuda a decidir sobre dos o más ubicaciones en función de una puntuación que se concede a cada uno de ellos. Esta puntuación tiene en cuenta la importancia que cada empresa concede a los factores que previamente ha seleccionado y puntuado.

N son la cantidad de factores que tenemos.

W_i es la ponderación de los factores.

P_i es la puntuación que se le aplica.

La puntuación final se obtiene:

PUNTUACIÓN FINAL ZONA = (W₁·P₁)+(W₂·P₂)+(W_n·P_n)/W₁+W₂+W_n

2.5. LA DISTRIBUCIÓN EN PLANTA O LAY OUT

1. Consideraciones previas:

Una vez que se ha localizado el lugar idóneo para construir, adquirir o alquilar el almacén, debe procederse a su diseño interior. Ha de cumplir los siguientes objetivos:

• Eficiente aprovechamiento del espacio.
• Máximo índice de rotación posible: debe procurar que los productos entren y salgan fácilmente, evitando largos recorridos y movimientos inútiles.
• Flexibilidad máxima para la colocación del producto.
• Facilidad de control de las cantidades almacenadas.

Para ello habrá que diseñar la distribución del mismo sobre plano, lo que se conoce como lay out. Se recomiendan edificios de una sola planta. Para determinar el número de altura de plantas se considerarán los siguientes factores:

• El producto: cuanto más voluminoso y pesado sea, más costosa resultará su elevación.
• La flexibilidad: estos edificios pierden capacidad de adaptación respecto a las naves de una sola planta. Una vez instalados los montacargas, ascensores, etc., será más difícil modificar su estructura.
• El coste de los terrenos: si el coste del terreno es muy elevado es preferible construir en altura. El inconveniente es que necesitaremos equipos de manipulación más sofisticados y, por lo tanto, más costosos.

Otros aspectos a tener en cuenta son:

• Columnas: son necesarias para sostener la estructura del edificio y deben de ser aprovechadas para soportar equipos de elevación, empotrar condiciones eléctricas, además de para dar rigidez a los elementos del almacenaje que se vayan a instalar.
• Rampas: no es aconsejable establecer ningún tipo de rampa, pero si se diseñan, hay que procurar que no superen el 10-12% de desnivel y que la superficie esté provista de antideslizante con drenaje de agua.
• Suelos: han de ser resistentes al roce y antideslizantes.

2. Las zonas del almacén:

En cualquier almacén deben estar perfectamente definidas, al menos, las siguientes zonas:

1. Zonas de carga y descarga (muelles)

Son aquellas a las que tienen acceso directo los camiones o vehículos de transporte y reparto de mercancías. Lo ideal es colocar ambas zonas en lugares opuestos, para hacer el tránsito, prácticamente, recto.

Existen dos posibilidades para configurar las zonas de carga y descarga.

La primera es colocar dichas zonas integradas en el almacén, por lo que se realiza directamente sin necesidad de rodeos, lo que supone una mejor velocidad de manejo de las mercancías y por tanto son más recomendables, cuando se disponga de espacio suficiente. Conviene que se sitúen al nivel de circulación de los camiones, por lo que siempre es recomendable poner un dispositivo de ajuste de nivel. Para ello se pueden utilizar sistemas mecánicos (puentes o pasarelas que se colocan entre el camión y el muelle para que las carretillas elevadoras, elevadores o cualquier otro medio puedan entrar y salir del camión) o hidráulicos (están constituidos por plataformas metálicas, dotadas de uno o más cilindros hidráulicos que actúan como puente o que elevan/descienden el camión, cuando están situadas en el piso inferior.

La segunda de las posibilidades es colocarlas independientemente, es decir, localizadas fuera del almacén, aunque dentro de su entorno. Consiste en una explanada a la cual tienen acceso directo los camiones, que son colocados adecuadamente con el fin de ser cargados y descargados con carretillas elevadoras. Con ello se consigue disminuir el tiempo empleado en la colocación del camión y que el ciclo de carga-descarga sea totalmente independiente de ciclo de trabajo del propio almacén. La descarga de los camiones se realizará mediante rampas metálicas que se adosan al camión.

2. Zona de recepción

Deberá estar situada de la manera más independiente posible del resto del almacén con el fin de poder actuar no sólo como receptora, sino también como clasificadora del producto recibido. La mercancía será sometida a un doble proceso:

1. Control de calidad: se comprobará que la mercancía recibida se corresponde con las características y calidad pedida.
2. Clasificación de la mercancía: se procederá a determinar la ubicación de la misma dentro del almacén.

Es muy importante dar a esta zona la máxima amplitud e independencia posible.

La práctica totalidad de los productos que se manejan están provistos de un código de barras, el cual puede ser leído con un scanner, de forma que una vez identificado por el ordenador central de almacén, éste puede generar inmediatamente la etiqueta de ubicación de la mercancía. Esta etiqueta será posteriormente leída por el operador de la carretilla elevadora para proceder a su colocación.

1. Zona de almacenaje

Es aquella que está únicamente destinada a ese fin. Para lo que ha de contar con las instalaciones adecuadas. Se distinguen dos subzonas: la zona de reposición, en la que la mercancía está lista para ser ubicada y la zona de selección en la que la mercancía va a ser preparada para el pedido.

2. Zona de preparación de pedidos o de consolidación

Sólo son necesarios en los que la mercancía de salida tenga una composición diferente. Tampoco serán necesarias si el picking se realiza en la zona de almacenaje. Tipos:

• Integradas: cuando la mayor parte de los productos almacenados hay que separarlos de su carga original para hacer los pedidos. Puede realizarse el picking en la zona de almacenaje.
• Independientes: son la zona dedicada al almacenaje y la zona dedicada al picking. Se abastecen de unidades de carga completa ubicadas en la zona de almacenaje y de éstos se van extrayendo unidades individuales para preparar los pedidos. Se realiza sobre el suelo o sobre estanterías.

3. Zona de expedición

Son las zonas destinadas al embalaje. Para una correcta velocidad, deberán diseñarse en el frente opuesto a las zonas de recepción.

4. Zona de oficina y servicios

Son las destinadas a alojar el material preciso para la gestión administrativa del almacén, además de servicios auxiliares que precisará el personal. Son por ejemplo: oficina y administración, servicios para el personal, devoluciones, obsoletos, pallets vacíos, etc.

• Devoluciones: en esta zona se suelen realizar las operaciones de desembalaje, selección y clasificación de los artículos devueltos para su reconocimiento y posible aceptación de las causas, hasta la resolución de las medidas a tomar.
• Pallets vacíos: cada vez se utilizan más los pallets de intercambio, lo que implica entregar tantos pallets vacíos como hayan sido recibidos con producto, o la utilización de un servicio de alquiler o compraventa. Todo ello requiere que se disponga de espacios adecuados para el almacenamiento temporal de pallets de forma que se puedan identificar los propietarios, tipos y dimensiones que suelen utilizarse.

3. Instalaciones requeridas

Un almacén requiere una serie de instalaciones para ejercer sus actividades. Las más comunes son:

• Muelles: son plataforma de hormigón adosada al almacén, cuyo fin es que la altura de éste sea igual que la caja del camión. Para camiones de gran altura, son necesarios dispositivos de regulación hidráulica. La cantidad va a depender del volumen de entregas, del tiempo de carga y de los equipos de transporte internos con los que cuente el almacén.
• Estanterías: casi todos los sistemas de almacenamiento se basan en estanterías. La estructura será normalmente metálica y los pasillos de acceso a los puntos de almacenaje reunirán las siguientes características:

• Serán rectilíneos y no estarán interrumpidos por columnas y materiales.
• Permitirán las comunicaciones directas entre distintas zonas del almacén.
• Subdividirán el área de almacenamiento en diversos sectores, aprovechando para separar unas mercancías de otras, según convenga.
• Las anchuras estarán en función de los medios de transporte empleados.
• Si el equipo está muy automatizado se procurará disponer las estanterías a lo largo del edificio.
• Se evitará colocar pasillos junto a la pared. El ancho necesario para un pasillo de un lado útil es el mismo que para dos.
• Las estanterías que se coloquen en un área deberán estar siempre orientadas en un solo sentido. El cambio de sentido representa pérdidas de espacio y capacidad.

• Pasillos: deben ser rectos y en dirección para evitar las puertas. Se han de evitar los pasillos contra paredes, salvo que haya puertas. El ancho de los pasillos afecta a la tasa de ocupación, a la movilidad y a los equipos que podemos utilizar. Para su distribución se pueden tomar dos alternativas:

1. Emplear dos pasillos para cada estantería: uno de los pasillos se suele emplear para realizar el picking y el otro para la reposición mediante carretillas elevadoras.
2. Emplear un pasillo para cada estantería: se colocarán de dos en dos, empleando un único pasillo para la elevación de pallets y para la realización del picking. En este caso las dos estanterías se suelen colocar junto a la pared o límite de la zona de almacenaje para aprovechar mejor el espacio. El número de pasillos requerido es la mitad del número de estanterías. Con esta opción, aprovechamos más el espacio, pero en almacenes con mucho movimiento de mercancía puede ralentizar las operaciones del almacén.

4. Distribuciones en planta más empleadas

• Diseño en U: se emplea un solo muelle que sirve para las entradas como para las salidas. Las zonas de expedición y recepción están muy próximas, por lo que puede emplearse el personal y los medios de manipulación para ambas actividades indistintamente.
• Diseño en línea recta: se colocan los muelles opuestos, especializándose unos en la entrada de mercancía y otros en las salidas. Facilita el tránsito de la mercancía, al ser éste muy recto. Al tener los muelles diferenciados permite adaptarlos a distintos medios de transporte. Si el almacén se encuentra entre dos vías distintas permite que las entradas y las salidas se realicen por distintas carreteras, reduciendo el tráfico en el exterior del almacén. También tiene desventajas, como que al especializar al personal y las máquinas en entradas y salidas, se pierde flexibilidad, además de ser un diseño que facilita la creación de corrientes de aire.