DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES

El éxito futuro de una empresa depende en gran medida de las inversiones actuales. De ahí que sea esencial realizar con efectividad la planificación, control y seguimiento de los proyectos de inversión. Inexplicablemente, así como la planificación es objeto de gran preocupación y el control se lleva a cabo con una gran preocupación y el control se lleva a cabo con una eficiencia razonable, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia.

En un sentido amplio, el seguimiento de los proyectos abarca desde el momento de su concepción hasta la auditoría posterior a su funcionamiento. La vida de un proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se ha de referir el seguimiento:

1. Creación de ideas sobre proyectos de inversión.

2. Valoración del proyecto.

3. Aprobación del proyecto.

4. Incorporación al presupuesto de inversiones.

5. Implantación del proyecto.

6. Funcionamiento del activo objeto de la inversión.

7. Auditoría del proyecto.

La figura 1 indica la interrelación existente entre estas faces y su dependencia respecto a una serie de funciones, como son, por ejemplo, el departamento financiero o el mercado de capitales. La planificación de los proyectos de inversión y su incorporación al presupuesto de inversiones forman parte del sistema de planificación a largo plazo, que suele abarcar un período de 3, 5 ó tal vez 10 años. Sobre todo en las industrias de uso intensivo de capital, es importante que la presupuestación abarque varios años, ya que la planificación y construcción de una refinería de petróleo o de un embalse hidráulico, por ejemplo, son proyectos a largo plazo.

Figura 1: seguimiento de los proyectos de inversión.

CONTROL INTERNO

El Control Interno se define como: “Plan de organización y el conjunto coordinado de métodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas prescritas por la gerencia”.

El sistema de control interno puede conceptualizarse como: “Conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización.

Para tal eficiente gestión es conveniente tener en cuenta los siguientes controles atingentes al rubro inversiones de una compañía, sin embargo, luego de exponerlos en detalle, se enuncian los principales procedimientos de evaluación que se concluyó que eran los más esenciales.

En lo que respecta a la evaluación de éstos controles el auditor puede hacer uso de entrevistas, organigrama, flujograma, indagaciones y sobre todo de cuestionarios de control interno del área.

En el control interno existen siete objetivos básicos de control como son: que toda transacción sea registrada, que cada transacción registrada sea real, esté correctamente valorada, sea registrada oportunamente, esté correctamente clasificada, resumida y registrada, sin olvidar la segregación de funciones y salvaguardar de activos.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN CUANTO A SUS CONSIDERACIONES GENERALES

a) Verificar que existan procedimientos de control respecto de las políticas de inversión de corto y/o largo plazo.

b) Evaluar las políticas definidas en cuanto a la aplicabilidad dentro de la empresa y que su expresión sea por escrito.

c) Que existan definidos procedimientos en cuanto a las guías de cómo tomar decisiones en cada caso en particular, evaluando las diversas alternativas presentadas.

d) Asegurarse que se mantenga en conocimiento los elementos necesarios para tomar decisiones, de manera de asegurarse que no sean aprobadas con ligereza. Para ello debe mantenerse las normas vigentes de inversión, expectativas de inflación, cotizaciones, tasas de interés del mercado, entre otras cosas.

e) Que toda decisión determinada y evaluada sea debidamente autorizada.

f) Adecuada segregación de funciones.

g) Control de registros y documentos contables.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES

a) Asegurarse que existan y se mantengan registros de control sobre cada una de las inversiones.

b) Efectuar conciliaciones periódicas de registros auxiliares con registros de cuentas del mayor.

c) Asegurarse de la oportunidad de la información entregada para se registro.

d) Que las operaciones efectuadas sean reales, que se omitan o dupliquen operaciones.

e) Asegurarse que existan procedimientos de control adecuados para confiar en la clasificación y presentación en los estados financieros.

En resumen, la determinación del alcance de los procedimientos de auditoría aplicables deben efectuarse después de haber estudiado en general los siguientes aspectos del control interno:

a) La adecuada segregación de funciones con respecto a la adquisición y venta de inversiones, registro en libros de las inversiones y de sus correspondientes productos, custodia de títulos o documentos representativos de las inversiones, y cobro de los productos provenientes de las inversiones.

b) Los procedimientos para la aprobación de la adquisición de los valores representativos de las inversiones, así como para la venta de ellas y para el registro de la utilidad o pérdida en la venta.

c) Los procedimientos existentes para autorizar el gravamen de las inversiones en garantía de préstamo u otras transacciones.

d) El estudio periódico de las inversiones para determinar la valuación correcta de ella y la posible necesidad de establecer provisiones para bajar de valor.

e) Los procedimientos relativos a las inspecciones físicas periódicas de los títulos o documento que amparen las inversiones, por funcionarios o empleados que no sean los encargados de la custodia de los valores.

f) La existencia de registros auxiliares en donde consten todos los datos necesarios para la identificación de los documentos representativos de las inversiones.

SISTEMA CICLO DE INVERSIONES

1. - GENERALIDADES

Ciertas compañías tienen la obligación de respaldar sus reservas técnicas y de patrimonio de riesgo con inversiones.

Las inversiones que sirven para respaldar reservas y patrimonio se define e el artículo Nº 21 del D.L. Nº 251 modificado por la Ley Nº 18.660 del 20 de Octubre de 1987.

Dichas inversiones aparecen representadas en los balances de las compañías de seguros, en el rubro “Inversiones” (activo circulante para otras entidades).

Lo anterior se debe a que en algunas compañías, como las de seguro deben mantener un límite de inversión para cumplir con los requerimientos de riesgos retenidos a favor de terceros, siendo éste uno de los problemas de las entidades aseguradoras, mantener un límite de inversiones respecto al riesgo aceptado, entendiéndose como tal la posición de la entidad aseguradora para liquidar y pagar, en cualquier momento los requerimientos eventuales de un siniestro o beneficio.

CONTROL INTERNO DE LA APLICACIÓN INVERSION E INGRESO DE INVERSIONES

Es importante destacar que la estandarización de procedimientos no significa necesariamente que la “aplicación” bajo estudio involucre un bajo riesgo, lo que hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican procedimientos no rutinarios.

Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicación de diversos cálculos dependiendo de la inversión de que se trate, esta consideración representa una justificación para evaluarla como área crítica, desde un punto de vista del control interno contable, pero para el control interno administrativo es la actividad decisoria que conlleva y para ello es necesario evaluarla en términos de gestión empresarial.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compañía:

La autorización de invertir en determinados documentos.

El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables.

Evaluar adecuada custodia de las inversiones.

Segregación de funciones en la valorización, control y custodia de las inversiones.

Correcta aplicación de las fórmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de cálculos.

DESARROLLO

a) La autorización de intervenir en determinados documentos

A partir de las autorizaciones y limitaciones establecidas en la Ley Nº 18.660, de fecha........, se debe verificar la existencia de un sistema de autorizaciones, el que debe ser progresivo y estar expresamente establecido en un manual de procedimientos internos de manera de dar cumplimiento a las políticas de la compañía y las restricciones legales.

Si bien es cierto, que las decisiones de inversión en la práctica son tomadas en función de las condiciones económicas y prácticas imperantes en un determinado momento, es deseable la existencia de políticas de inversión que definan aspectos tales como: riesgo, diversificación, plazos, montos por instrumentos, rentabilidad, entre otros.

Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones esté funcionando como está establecido, se debe efectuar un análisis de la documentación que respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorándum, formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para decidir sobre determinada inversión en función del tipo y monto de ésta.

b) El registro oportuno, total y exacto de las inversiones efectuadas en los registros contables

Consistirá en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las operaciones de inversión, debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros.

Haciendo uso de técnicas tales como, cuestionarios de control interno, entrevistas observaciones oculares y análisis de la documentación, se debe verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los procedimientos contables. Así como que el registro se efectúe oportunamente, considerando el total de las inversiones y con la veracidad que corresponda.

c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones

Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir desde el ingreso del documento hasta que sale de la compañía. Estableciéndose los objetivos documentos de control de entrada y salida, (dependiendo del método utilizado), las personas responsables de la custodia de los documentos y él o los lugares físicos donde serán guardados.

Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicación mediante la observación ocular de él o los lugares físicos donde son custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de seguridad con que cuentan dichos recintos.

d) Segregación de funciones en la valorización, control y custodia de las inversiones

Los procedimientos establecidos por la compañía para el ciclo de inversiones, debe tender al control mediante una separación de responsabilidades, debiendo existir una subdivisión de labores entre los empleados encargados de las siguientes funciones:

d.1) Adquisición y Venta de Inversiones.

d.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos.

d.3) Custodia de los títulos o documentos representativos de las inversiones.

d.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones.

A través de la aplicación de técnicas tale como: la observación, entrevistas, cuestionarios, flujogramas, se deben verificar que existan una adecuada segregación de funciones.

e) Correcta aplicación de las fórmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de cálculo.

Verificar que el proceso o elaboración de la información de la compañía esté siendo procesada de acuerdo a los procedimientos y controles establecidos.

Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulación de datos, lo que podría afectar ya sea desde el punto de vista contables o desde un punto de vista de imagen.

Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles:

e.1) Controles de entrada al sistema

Orientados a verificar que la información enviada a proceso cumpla con todos los requisitos básicos, tales como fecha de envío, código, hora, totales de control, VºBº de confección y otros, que la información digitada esté sujeta a determinar controles (validación).

e.2) Controles de movimiento ingresados al sistema

Después de la verificación del proceso, se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros leídos, registros okay, rechazados y/o cualquier total.

e.3) Controles de actualización

Que la información procesada esté actualizada, vale decir, esté limpia de errores, incluya los cambios efectuados, ya sea por venta de inversiones o adquisición de nuevas inversiones y que, los parámetros como tasa de impuesto, rentabilidad y otros estén actualizados.

e.4) Controles de cálculos

Se trata de comprobar si los cálculos u operaciones aritméticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si determinados parámetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda.

e.5) Controles de salidas

Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de información por la ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpiría el proceso normal de la compañía.

Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los controles de revisión.

Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situación anormal en una operación de proceso o reproceso.

e.6) Controles de parámetros externos o tablas.

Que los parámetros utilizados o ingresados al sistema para la realización de determinados cálculos, sean los correctos y actuales.

El que exista un buen control dependerá también de que los futuros sistemas a implementar en la compañía sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a la información que procesa, importantes también porque en él se incluye los procedimientos de auditoria y control que se utilizarán, posteriormente cuando entren en explotación normal y deban ser auditados periódicamente.

Ahora, cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las compañías de seguros. Los auditores utilizan software computacional para validar saldos, para tal efecto desarrollan programas específicos de auditoría.

Para ello el auditor debe contar con toda la información al respecto. N° de archivos que genera, largo de los registros, descripción de datos, largo de campos y otros.

Con ella podrá diseñar o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos de los archivos magnéticos.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

Inspección física de los títulos o documentos representativos de la inversión - arqueo de inversiones.

El arqueo de inversiones consiste en verificar físicamente el número de inversiones según un programa previamente establecido de la existencia de las inversiones, a una fecha de cierre determinada de los estados financieros.

Sin embargo, dicho arqueo puede ser efectuado a una fecha anterior pero no muy alejada de dichos estados; ahora bien, cuando las inversiones son muy importantes, es recomendable que su recuento se produzca al cierre del ejercicio, lo que brinda mayor seguridad frente a la posibilidad de que operaciones efectuadas entre la fecha del arqueo y la del cierre pudieren ser omitidas en los registros contables (lo que puede ocurrir con mucha mayor facilidad que en los casos de efectivo y documentos a cobrar, sujetos a mayor cantidad de controles automáticos). Los pasos concretos a seguir durante el arqueo consisten en:

a.1) Examinar los títulos, observando que estén emitidos de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones legales en vigencia.

a.2) Tomar nota de los títulos examinados, haciendo constar los datos que permitan su identificación (nombre de la empresa, número de los títulos, número de las acciones, valor nominal, etc.) así como el número de los últimos cupones adheridos.

a.3) Obtener el custodio que firme la planilla de arqueo en señal de conformidad por la devolución intacta de los valores.

Puede ocurrir que al momento del arqueo, los valores se encuentren en una caja de seguridad, en tal caso debe acordarse con los responsables de la llave de tal caja, una visita inmediata a la misma para completar los recuentos.

a.4) En el caso de títulos en custodia, tomar nota de los datos contenidos en los certificados de custodia, de tal modo de facilitar la realización de controles similares.

a.5) Para corroborar la información obtenida de acuerdo con el punto anterior, solicitar a los custodios ajenos a la empresa la confirmación directa de los valores en su poder.

a.6) Evaluar la posterior evolución de la cotización de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen. Con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o pérdidas por ventas de estos bienes.

Confirmación directa y por escrito de la propiedad y la no existencia de restricciones o gravámenes.

La confirmación consiste en obtener una afirmación escrita de alguien ajeno a la empresa, respecto a un hecho sobre el cual dicha persona está en condiciones de confirmarlo. Aplicada con propiedad es uno de los procedimientos más útiles de que dispone un auditor y brinda elementos de juicio de gran confiabilidad. Puede emplearse para verificar hechos diversos. Tales como los importes adeudados a la empresa bajo examen por los dichos clientes de la misma, importes adeudados por la empresa, importes de depósitos bancarios, la existencia de litigios u otros pasivos contingentes, la existencia de bienes almacenados en depósitos públicos y de títulos de propiedad.

Exigencia de la confirmación

b.1) Que un tercero independiente esté informado sobre el asunto que le interesa al auditor.

b.2) Que la afirmación del informante sea obtenida directamente por el profesional, sin que exista la posibilidad de que la empresa bajo examen o cualquiera de sus empleados, influyan sobre la información o la modifiquen.

Esto plantea el tema de mantener el control sobre las confirmaciones, requisito indispensable si se desea que el elemento de juicio obtenido mediante esta técnica en particular tenga algún valor.

El auditor debe asegurarse de que las respuestas a todos los pedidos de información sean enviados directamente a él, sin que el personal de la empresa pueda tener la oportunidad de interferirlas en cualquier forma. Esto último exige que el auditor tome las medidas de control detalladas y extremadamente importantes que a continuación se indican:

1) Una vez que la compañía ha preparado las cartas pidiendo las confirmaciones a los clientes, éstas deben ser entregadas al auditor para su aprobación final y despacho. Este debe examinarlas para asegurarse de que los nombres, las direcciones y los importes concuerdan con los registros de cuentas por los pedidos y también ayuda a mantener el control sobre el procedimiento de confirmación.

2) El pedido de confirmación debe ser colocado en el sobre por el audito y él mismo debe despachar los sobres por correo.

3) El sobre en que se despacha el pedido de confirmación debe llevar como remitente el del auditor, de modo que en caso de no llegar a destino, por cualquier causa que sea, vuelva a las manos del auditor y éste pueda investigar la causa de la devolución.

4) Dentro del pedido de confirmación debe incluirse un sobre franqueado con la dirección del auditor, con el fin de asegurarse de que la respuesta le será enviada directamente a él y no estará por parte de la empresa o miembros de su personal.

Las diversas etapas a ser seguidas cuando se aplica la técnica de la confirmación a diferentes aspectos o fases de verificación varia, pero en general las exigencias de control son las mismas en todos los casos.

Valorización de las inversiones.

Implica básicamente verificar si las inversiones han sido valorizadas de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y a normas dictadas por la Superintendencia de Valores y Seguros.

Lo anterior está referido a la adecuada clasificación de las inversiones, para utilizar el método correcto, sea éste costo corregido o valor de mercado el menor, valor patrimonial proporcional, valor presente o valor actual.

Luego se deben efectuar recálculos respecto a la corrección monetaria, participación en resultados cuando el tipo de inversión lo requiera y proporción patrimonio entidad emisora.

Evaluar la posterior evolución de la cotización de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen, con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o pérdidas por ventas de estos bienes.

Verificación del registro exacto de las inversiones.

Con posterioridad al arqueo, se deben cotejar los resultados obtenidos con lo que arrojan los registros contables, verificando que estos contengan todas las anotaciones correspondientes a las operaciones efectuadas hasta el momento del arqueo. Además, los datos acerca de la numeración de los títulos y de los últimos cupones adheridos deben ser comparados con los del arqueo anterior o las constancias por las altas del período, investigándose las discrepancias observadas. La falta de coincidencia en la numeración de las acciones implicaría que se han realizado operaciones de compras y ventas y la falta de determinados cupones, que los mismos han sido empleados con algún fin (cobrar dividendos en efectivo o en acciones, recibir acciones por capitalizaciones de ganancias, reservas o actualizaciones contables, ejercer el derecho de preferencia para suscribir nuevas acciones, etc.); en todos esos casos debe investigarse la contabilización de las operaciones citadas.

Verificación límite de inversiones.

La base para analizar este aspecto, esta dada por las normas establecidas en la ley n°18.660.

A través de procedimientos de recálculo, consiste en sumatorias de instrumentos representativos de inversiones, ya sea por su tipo, de un mismo emisor o de un grupo empresarial, debiendo cada valor dividirse por el monto en que se basa la limitación, obteniéndose como resultado un factor que debe ser inferior o igual al límite máximo fijado.

A manera de ejemplo se señalan los siguientes casos:

e.1) títulos emitidos o garantizados por el Estado.

Sumatoria de los títulos

= Factor

Reserva técnica y Patrimonio de Riesgos

El factor resultante debe ser menor o igual a 0.50

e.2) Depósitos a plazo, letras de crédito, bonos, pagarés, debentures y acciones.

Se aplica la misma división señalada en la letra anterior, considerando los títulos correspondientes y debiendo en este caso, el factor resultante, alcanzar un valor menor o igual a 0.40

Dictamen

El dictamen emitido por los auditores externos deberá explícitamente que los estados financieros han sido preparados de acuerdo con las normas de la Superintendencia de Valores y Seguros y con principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Deberá indicar además, que el examen se practica de acuerdo con procedimientos de auditoría de conocimiento general.

El dictamen deberá incluir en forma explícita una mención a cada uno de los alcances o salvedades de relevancia que se hayan detectado, identificando la cuenta y/o ciclo afectado, como por ejemplo, aquellos casos en que las cuentas de mayor difieren materialmente de su respaldo computacional u otros, como asimismo cuando la compañía no confecciona análisis de cuentas que respalden los saldos de mayor.

Las instrucciones de la circular n°834 tienen el carácter de mínimas debiendo los auditores externos, además, velar por el cumplimiento de normas y principios que regulen otros aspectos del dictamen y la presentación de estados financieros.

CONCLUSION

Al final de este trabajo nos hemos dado cuenta, que el sistema de control interno es importante para una empresa, y más que eso ayudar a la toma de decisiones de ésta.

En nuestro caso nos pareció que el área de finanzas - inversiones juega un rol fundamental en la empresa, ya que su fin es multiplicar los recursos que ella posee con el menor riesgo posible.

También cabe resaltar que por este trabajo aprendimos lo que es el control interno en la contabilidad y como se lleva en la práctica, además tiene una trascendencia especial para nuestra educación.

BIBLIOGRAFIA

Seminarios: -"Las Inversiones Financieras" de Verónica Campos

Compañía de Seguros de Vida Santander.

INDICE

CONTENIDOS Nº DE PAG.

-DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES................................................01

-CONTROL INTERNO..........................................................................................03

-EVALUACION DEL CONTOL INTERNO EN CUANTO A SUS....................03

CONSIDERACIONES GENERALES

-EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION..........................04

CON LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES

-SISTEMA CICLO DE INVERSION....................................................................05

-CONTROL INTERNO DE LA ALICACION E INGRESO................................06

DE INVERSIONES

-EVALUACION DEL CONTROL INTERNO......................................................06

-DESARROLLO.....................................................................................................07

-PROCEDIMIENTODE AUDITORIA A APLICAR............................................10

-DICTAMENES......................................................................................................14

-CONCLUSION......................................................................................................15

-BIBLIOGRAFIA...................................................................................................16

17

MERCADO

CAPITALES

CREACION

IDEAS

AUDITORIA

PROYECTO

VALORACION

PROYECTO

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

FUNCIONAMIENTO

ACTIVOS

SELECCION

PROYECTO

PRESUPUESTO

INVERSIONES

IMPLANTACION

PROYECTO

PLAN

A LARGO

PLAZO