INDICE

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema del negocio necesita mejorarse.

En la actualidad, en esta época que estamos viviendo llegamos asegurar que la información es igual de valiosa que los recursos financieros, recursos humanos, recursos materiales etc. Con los que cuenta una empresa para existir en el mercado ya que la información es la base de las operaciones y actividades de las empresas. En la actualidad quien tiene la información es quien domina en todos los ámbitos en el que se desarrolle.

La información como ya mencionamos es fundamental para las operaciones y actividades en las empresas, la información es necesario manejarla de una forma adecuada y a la vez rápida así que es necesario de los sistemas de información una empresa que quiera competir en el mercado donde se desarrolla necesita contar con sistemas de información que le provean la información necesaria para realizar sus operaciones en una forma rápida y eficiente, no basta con tener la información hay que manejarla a favor de la empresa eficientemente si es que se quiere tener competitividad, las empresas con gran cantidad de utilidades han sido aquellas que cuentan con una adecuada organización y que cuentan con sistemas de información de calidad, un sistema de calidad no significa que deba ser desarrollado por grandes empresas que desarrollan software, ya que hasta los grandes se equivocan. Un sistema de información con calidad es aquel que es desarrollado con una adecuada organización; es por eso que es necesario dar importancia a la administración de proyectos de sistemas información como herramienta dentro de las empresas para el desarrollo de sistemas de información.

INTRODUCCIÓN AL DESARROLLO DE SISTEMAS

Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están relacionadas con todos los problemas de la organización.

OBJETIVOS GENERALES

Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por uno de los siguientes tres objetivos generales:

Actividades, proceso o funciones que en la actualidad, o quizá en el futuro, no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas y para lo que es necesario emprender una acción que resuelva dificultades.

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad.

Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa; llevara cabo tareas o también cambiar la información o tal vez el desempeño.

FUENTES DE SOLICITUDES

Existen cuatro fuentes primarias de solicitudes, los solicitantes dentro de la organización son los jefes de departamento, los altos ejecutivos y los analistas de sistemas. Por otra parte, es probable que las dependencias del gobierno externas a la organización también soliciten proyectos de sistemas de información de acuerdo con el origen de la solicitud y el motivo para hacerla, los solicitantes buscan ya sea aplicaciones totalmente nuevas algunos cambios en las ya existentes.

• Gerentes de departamento.- es frecuenta que las personas relacionadas con las actividades cotidianas de la empresa, ya sean empleados o gerentes, busquen ayuda dentro de sus propios departamentos.

Es probable que el gerente que solicita un proyecto de sistemas no considera la interacción con otros departamentos, aunque el potencial de ésta pueda ser muy alto. Lo importante de todo esto es que las solicitudes presentadas por los gerentes buscan ayuda específica para sus operaciones que quizá tenga implicaciones más profundas que pueden afectar a otros departamentos.

• Altos ejecutivos.- es usual que los altos ejecutivos tales como presidentes, directores de consejos y vicepresidentes tenga información sobre toda la organización que no está a disponibilidad de los gerentes. Esta información aunada con las grandes responsabilidades que estos ejecutivos tienen influencia sobre las solicitudes de proyectos que se formula.

En general, las solicitudes de proyectos presentadas pro los altos ejecutivos tienen un ámbito mayor que las preparadas por los gerentes de departamento.

• Analistas de sistemas.- en ocasiones los analistas de sistemas buscan áreas donde deben desarrollarse proyectos y escriben la propuesta, o animan aun gerente para que éste permita la elaboración de la propuesta en su hombre. Normalmente, las solicitudes de sistemas operativos tales como el de la inscripción, son preparados por los gerentes de departamento. Sin embargo, en este caso, el analista tiene la información relacionada con nuevo equipo y tecnología que permitirá construir el sistema de inscripción más eficaz que sea posible. Es probable que el gerente, que no tiene la responsabilidad de investigar los avances en tecnología de computadoras, no tome la iniciativa escribir la propuesta para un nuevo sistema que facilite los procedimientos de inscripción.

• Grupos externos.- los acontecimientos externos a la organización también conduce a solicitudes de proyectos. Por ejemplo, el gobierno pide a sus contratistas que utilicen sistemas especiales para contabilidad de costos con características estipuladas por el propio gobierno.

Con bastante frecuencia, las nuevas demandas de los grupos externos desembocan en solicitudes de proyectos, ya sea nuevos sistemas o para cambios en los ya existentes. Los proyectos que se originan por esta vía son tan importantes como los de la propia organización. En algunos casos, tales como calendarios muy estrictos impuestos por la dependencia externa, este tipo de proyectos tiene una prioridad mayor que los de, por ejemplo, los gerentes.

MÉTODOS DE SELECCIÓN

Se generan muchas más solicitudes para el desarrollo de sistemas de los que la mayor parte de las compañías pueden emprender, por lo tanto, alguien debe decidir qué solicitudes emprender y cuáles otras rechazar. La decisión de aceptar o rechazar una solicitud puede tomarse de muchas formas diferentes y por distintos miembros de la organización, los analistas de sistemas no son los árbitros finales.

• MÉTODO DEL COMITÉ DIRECTIVO

En muchas organizaciones, los comités directivos supervisan la revisión de propuesta para proyectos. El comité está constituido por gerentes importantes de varios departamentos de la organización así como por miembros del grupo de sistemas de información. Sin embargo, el comité no está dominado por los especialistas en sistemas.

El comité recibe las propuestas y las evalúa. La mayor responsabilidad del comité es tomas una decisión, y con frecuencia ésta requiere de más información que a contenida en la propuesta. Por consiguiente, se solicita a menudo una investigación preliminar, la cual será estudiada en la próxima sección, para reunir detalles.

El método del comité impone mucho respeto y perspectiva a la revisión de las propuestas de proyectos. El comité está formado por gerentes con responsabilidad y autoridad para decidir qué proyectos responde a los mejores intereses de toda la compañía

• MÉTODO DEL COMITÉ DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El comité de sistemas de información aprueba o rechaza proyectos y fija las prioridades y también indica que proyectos son más importantes, dándoles atención inmediata.

Este método se puede utilizar cuando la mayor parte de las solicitudes son para servicios rutinarios o mantenimiento de las aplicaciones existentes. Para estos proyectos, los miembros del equipo de sistemas de información, pueden ofrecer buenas ideas par los requerimientos del proyecto. Además al trabajar en otros proyectos los encargados de desarrollar los sistemas tienen acceso a información relacionada con la marcha de toda la compañía, consideración importante para la selección eficaz de proyectos. En ocasiones, tales como cuando es necesario tomar en equipo decisiones importantes o fijar compromisos de desarrollo a largo plazo para emprender un proyecto, la responsabilidad de la decisión se comparte con un alto ejecutivo quien determina qué proyecto es el que procede. Sin embargo, compartir la autoridad par decidir sobre un proyecto puede confundir a los usuarios que desean sabes la forma en que el comité tomará la decisión sobre la solicitud hecha por ellos.

• MÉTODO DEL COMITÉ DE GRUPOS DE USUARIOS

En algunas organizaciones los departamentos forman sus propios comités de selección. Comités de grupos de usuarios: tiene el control sobre qué se desarrolla y cuándo se implanta.

Aunque la práctica de tener comités de usuarios para seleccionar y desarrollar sistemas libera parte del trabajos del grupo de desarrollo de sistemas, puede tener desventajas para los propios usuarios. Es probable que algunos grupos de usuarios se encuentren con sistemas defectuosos o pobremente diseñados que requieren de tiempo y esfuerzos adicionales para reparar cualquier daño causado por la información errónea que estos sistemas pueden generar. Aunque los grupos de usuarios pueden encontrar, en ocasiones, muy decepcionantes de las decisiones de los comités directivos y de sistemas de información, la tasa de éxito para aquellos que emprenden el trabajo de desarrollo no es muy alentadora. La membresía en estos comités suelen cambiar en forma periódica donde.

ADMINISTRACIÓN DEL DESARROLLO

El manejo de sistemas de información es tan importantes para los planes de las empresas, que en ocasiones se contrataban gerentes con la única responsabilidad de administrar estos sistemas. Comprar la tecnología adecuada es la parte fácil; el reto es adecuar la tecnología a las necesidades de la organización. Alcanzar un alto grado de adecuación es un aspecto fundamental para el éxito de la compañía. Cualquier decisión para invertir en alguna aplicación en particular significa más que un compromiso de tiempo, esfuerzo y recursos financieros. La decisión también define el futuro de la empresa, dado que al concentrar los esfuerzos en una aplicación se limita la atención que puede darse a otros proyectos. Las aplicaciones seleccionadas deben ser aquellas que brinden los mayores beneficios para la compañía.

Existe tanta complejidad dinámica en cualquier empresa, grande o pequeña, como para permitir que una persona se encuentre al tanto de todo. Es necesario reunir todas las ideas y observaciones provenientes de cualquier fuente que tenga algo valioso que ofrecer. Lo anterior es valido ya sea que se tomen decisiones con respecto a nuevos productos y mercados, construir nuevas instalaciones para manufactura o desarrollar sistemas de información.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Si se va a desarrollar un sistema ya sea Es necesario revisar la solicitud de proyecto, la elección de una estrategia de desarrollo es un aspecto secundario; lo importante es determinar si la solicitud merece o no la inversión de recursos en un proyecto de sistemas de información.

Es aconsejable identificar aquellas propuestas, de entre todas las que se presentan al comité de selección, que traerán los mayores beneficios para la organización. Hecho lo anterior, los analistas de sistemas llevan a cabo una investigación preliminar bajo la dirección del comité de selección. Esta sección discute el ámbito de la investigación preliminar junto con las actividades que forman parte de ella.

¿Qué es lo que se está haciendo? .¿Qué es lo que se requiere?. ¿Por qué?. ¿Existe alguna razón diferente a la identificada por el solicitante?.

Por ejemplo, la solicitud de un proyecto para la inscripción a cursos, ¿en realidad pide un nuevo desarrollo o la modificación del sistema existente? La investigación para contestar esta pregunta también reúne detalles útiles para estimar la cantidad de tiempo y el número de personas necesarias para desarrollar el proyecto. Dado que el costo de muchas mejoras a los sistemas existentes es alto, reciben por parte del comité de selección de proyectos la misma consideración que las solicitudes de nuevos proyectos.

Por ejemplo, ¿Cuáles son los costos estimados para el desarrollo del sistema de información de pacientes, tal como es solicitado por el jefe del equipo médico del hospital? ¿Qué gastos se necesitan hacer para entrenar al personal médico y de enfermedades así como para implantar el sistema? El sistema propuesto, ¿disminuirá los costos de operación? ¿es probable que disminuya el costo asociado con los errores?.

Ejemplo, ¿existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para enlazar los sistemas de procesamiento de palabra de las oficinas con la computadora central? ¿qué tan práctica resulta la solicitud para permitir que los asistentes administrativos recuperen del sistema central información relacionada con las ventas, y la incluyan directamente en los informes escritos preparados por un procesador de textos?.

Ejemplo: se debe modificar una propuesta para la instalación de un sistema de recepción de pedidos para permitir que todos los vendedores hagan sus pedidos directamente a la computadora a través de líneas telefónicas ordinarias. La modificación mejorará la utilidad del sistema e incrementará los beneficios financieros para la organización.

Los datos recogidos durante las investigaciones preliminares se reúnen por medio, principalmente, de dos métodos: revisión de documentos y entrevistas a personal seleccionado de la compañía.

• Revisión de los documentos de la organización.

El primer objetivo que los analistas abordan al conducir la investigación es aprender acerca de la organización que está involucrada en, o que se vera afectada por el proyecto.

• Conducción de entrevistas

Los documentos señalan al analista cómo deberías opera los sistemas pero no incluyen suficientes detalles para tomas una decisión con respecto al mérito de la propuesta, y tampoco presentan el punto de vista de los usuarios. Para conocer estos detalles, los analistas hacen uso de la entrevista.

Las entrevistas con el medio por el que los analistas conocen más sobre la naturaleza de la solicitud del proyecto y la razón de someterlo a consideración. Para alcanzar el propósito de las entrevistas, el analista debe asegurarse de recalcar la solicitud y el problema que ésta aborda. En otras palabras, las entrevistas deben proporcionar detalles que más adelante expliquen el proyecto y demuestren si la ayuda tiene méritos económicos, operacionales y técnicos. El diseño de una solución al problema planteado viene después, durante la fase de investigación detallada.

Las investigaciones preliminares examinan la factibilidad del proyecto, la posibilidad de que el sistema se a de utilidad para la organización. Se estudian tres pruebas de factibilidad, todas ellas, importantes: operación, técnica y financiera.

Factibilidad operacional

Los proyectos propuestos únicamente tienen beneficio cuando logran ingresar al grupo de sistemas de información que satisfacen los requerimientos de la organización. A continuación se proporciona varias preguntas que son de gran ayuda para probar la factibilidad operacional de un proyecto:

• ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administración?,

¿y por otra parte de los usuarios? Si el sistema en uso es bien visto y es utilizado por muchas personas que no ven ninguna razón para efectuar cambios, entonces es probable encontrar resistencia al cambio.

• ¿los métodos que actualmente se emplean en la empresa son aceptados por los usuarios? Si no es así, entonces los usuarios darán la bienvenida a cualquier otro cambio que permita tener un sistema más útil y operacional.

• ¿los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto? La participación temprana disminuye, en general, los riesgos de rechazo hacia el sistema y el cambio, asimismo aumenta las posibilidades de éxito de los proyectos.

• ¿el sistema propuesto causará perjuicios? ¿producirá resultados pobres en algún aspecto o área? ¿se perderá el control en alguna área? ¿se perderá la facilidad de acceso a la información?

Factibilidad técnica

Entre los aspectos técnico que es común que aparezcan durante la etapa de factibilidad de la investigación, se incluyen los siguientes:

• ¿existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide?

• ¿el equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema?

• ¿el sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?

• Si se desarrolla el sistema, ¿puede crecer con facilidad?

• ¿existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?

Factibilidad financiera y económica

Un sistema que puede ser desarrollado desde el punto de vista técnico y que, además, será utilizado si se llega a instalar, debe ser una buena inversión para la organización. Los beneficios financieros deben igualar o exceder los costos.

SELECCIÓN DE LA ESTRATEGÍA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA

Todas las solicitudes de proyectos, sin importar cuál se a su origen, deben pasar por un proceso de evaluación de facilidad operacional, técnica y económica.

A menudo las organizaciones clasifican las aplicaciones en dos categorías; proyecto instituciones y proyectos de los usuarios finales, para ello se hace uso de las siguientes distinciones:

• APLICACIONES INSTITUCIONALES

Afectan las actividades de los consejos corporativos de varios departamentos o de procesos básicos de los que dependen la organización; proporcionan datos o facilidades para cambiar datos almacenados en las bases de datos corporativas o archivos compartidos; incluyen pero no están limitadas a, virtualmente todas las aplicaciones para el procesamiento de transacciones.

• APLICACIONES DE LOS USUARIOS FINALES

Ambito limitado, producen con frecuencia información que permanece dentro del departamento o unidad de trabajo que la genera; están orientadas mas hacia la emisión de reporte y saldas a transacciones o procesamiento controlado por entradas; es común que utilicen lenguajes de cuarta generación, paquetes de software para computadoras personales o sistemas compartidos, que ya están escritos y que se especializan en la recuperación y presentación de la información; en muchas organizaciones su crecimiento representa entre un 50% y 70% de todas las aplicaciones de cómputo.

Las aplicaciones de los usuarios finales constituyen una gran proporción de las actividades en sistemas de información. La capacidad cada vez mayor de las computadoras personales y los sistemas de minicomputadoras para los departamento junto con la disponibilidad de software muy poderoso pero relativo bajo costo, continuarán esta tendencia.

BIBLIOGRAFÍA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

AUTOR: JAMES A. SENN, EDITORIAL: IBEROAMERICANA

ENCICLOPEDIA TEXTUAL SALVAT

31 de Enero de 2005

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