Republica de Venezuela

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Instituto Universitario de Tecnología

“Juan Pablo Pérez Alfonzo”

Las Cuentas y su clasificación

Valencia 15 de marzo de 2004

Republica de Venezuela

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Instituto Universitario de Tecnología

“Juan Pablo Pérez Alfonzo”

Las Cuentas y su clasificación

Integrantes:

Carolina Karminsky

Introducción

Todos los días, desde el momento que empezamos a manejar dinero, ya sea en bienes, servicios o unidades monetarias, manejas algún tipo de cuenta.

Las cuentas son la base de todas las operaciones, y se dividen y sub-dividen de tal forma que no quede ningún área sin cubrir.

Además esta división o clasificación ayuda a desglosar de forma entendible lo que hace cada una, colocando más detalladamente sus funciones.

Por supuesto, en el área que nos corresponde, Informática, aunque de momento no lo apreciemos, necesitamos de las cuentas. ¿Por qué? Porque de un momento a otro, un empresa a la cual prestaremos servicios, puede necesitar el desarrollo de un sistema que abarque el sistema administrativo y contable de ella. Así que más vale estar preparados y conocer a detalle cuales son los requerimientos necesarios en el área de contabilidad de ese sistema a desarrollar.

Otro caso sería el que quizás, a lo mejor seremos dueños de nuestra propia empresa, y ahí también nos serán necesarios estos conocimientos sobre la contabilidad, y en específico de las cuentas.

Y aún así, en la propia administración personal o en casa, no está demás tener el conocimiento sobre estos puntos.

Las Cuentas y su clasificación

Primero veamos ¿Qué es una cuenta? Cuenta es el registro formal de una clase particular de transacción expresada en dinero u otra unidad de medida. También se puede definir como el elemento del sistema de información contable utilizado para registrar de forma sistemática y homogénea las operaciones.

Las cuentas tienen diferentes clasificaciones, y estas a su ve se sub-clasifican en otras.

Las cuentas se clasifican en Reales y Nominales.

Las cuentas Reales se dividen a su vez en Activo, Pasivo y Capital.

El Activo está constituido por las cosas de valor que se poseen. El dinero en efectivo, las cuentas y documentos por cobrar, las mercancías, los enseres de oficina, los terrenos, los edificios, la maquinaria y otros equipos, etc.

Es decir, son las cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de naturaleza débito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones acumuladas que serán deducidas y presentadas de manera separada de las correspondientes cuentas, así como sus ajustes por inflación, cuando sea pertinente, de acuerdo con las normas vigentes.

Dentro de los Activos hay varias clases y algunas de ellas están divididas en sub-clases. Estas son las siguientes:

• Circulante o Corriente: son los valores susceptibles de convertirse en dinero efectivo en el transcurso del año siguiente a la fecha en que se incluyen en el balance. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un período no superior a un año. Dentro de esta clase se encuentra la siguiente sub-clasificación:

• Caja Chica: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de realizar pagos de menor cuantía.

• Caja: Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crédito, en moneda nacional o extranjera, de disponibilidad inmediata.

• Bancos: Incluye el dinero en bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar, de liquidez inmediata.

• Inversiones Temporales: Son colocaciones de corto plazo, menor a 12 meses. realizadas con carácter transitorio, con el objeto de obtener una renta y de ser de fácil realización (en cualquier momento sin ningún tipo de dificultad o restricción). Partidas que las integran: plazos fijos en moneda de curso legal y extranjera, títulos de deuda con cotización, títulos de capital con cotización

• Efectos por cobrar: Son derechos que el ente posee contra terceros para percibir una suma de dinero u otros servicios (siempre que no correspondan a las características de otro rubro del activo).

• Cuentas por cobrar: Son los derechos ciertos, a favor del ente público, en moneda nacional o extranjera, originados en la prestación de servicios o venta de bienes, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Deben registrarse por el monto total adeudado y revelarse por el valor que constituye la obligación de pago, a la fecha del informe contable. Las obligaciones contraídas en moneda extranjera o mediante pactos de reajuste, deben ajustarse a su valor actual, utilizando las tasas de cambio o unidades de reconvención correspondientes, certificadas o informadas por las autoridades competentes.

• Inventario de Mercancías:

• Inventarios de mercancías en existencia: es el valor de los bienes adquiridos a cualquier a título para la venta y que no serán sometidos a ningún proceso de transformación.

• Inventarios de mercancías procesadas: es el valor de las mercancías que han sido producidas a través de procesos de transformación, explotación, construcción, o tratamiento, y se encuentran disponibles para la venta.

• Gastos pagados por anticipado o prepagados:

• Alquileres Pagados por Anticipado

• Intereses Pagados por Anticipado

• Seguros Pagados por Anticipado

• Anticipo dado a proveedores o Anticipo para futuras compras: es la cantidad pagada o recibida por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio no prestado.

• Inversiones permanentes:

• Acciones: es cada una de las partes iguales (alícuota) en que se encuentra dividido el capital social de una compañía (sociedad anónima o en comandita por acciones).

• Bonos: son los certificados de adeudo por escrito y frecuentemente autenticado que se emiten en forma de instrumentos, con cupones o al portador, o bien se registran al portador, o bien se registran a nombre del propietario en cuanto al importe del principal solamente o en cuanto el principal e intereses. Su título indica usualmente de manera general el fin y la garantía de su emisión, así como el método de pago o redención. También se define como el valor de los instrumentos emitidos y en circulación para financiar las operaciones del ente público, que no constituyen deuda pública, de acuerdo con las normas vigentes, que deben ser cancelados en efectivo o mediante la entrega de un número equivalente de acciones liberadas.

• Terreno: Valor de los predios de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, en donde se encuentran las diferentes edificaciones, los destinados a futuras ampliaciones y otros sobre los cuales no se tiene una destinación específica.

• Activos a largo plazo:

• Hipoteca por cobrar: es un cargo sobre una propiedad que da prestación para cubrir un préstamo. También definido como el gravamen que pesa sobre un bien, por el cual está sujeto a responder de una deuda.

• Efecto por cobrar a largo plazo

• Fijos Tangibles: está formado por los bienes de producción de la empresa, así como cualquier otro bien que no sea objeto del comercio habitual de la sociedad.

• Depreciables: es decir, que van perdiendo valor al paso del uso y el tiempo.

• Edificios

• Maquinaria

• Mobiliario

• Vehículos

• No depreciables: que mantienen su valor o lo aumentan con el paso del tiempo.

• Terrenos

• Agotables:

• Minas de Carbón

• Bosques Madereros

• Pozos de Petróleo

• Intangibles: Recoge los nombres comerciales, marcas, patentes, etc., y para que puedan contabilizarse se debe haber pagado por ellos, es decir, deben haberse comprado. Todos se amortizan

• Patente de Invención

• Marca de Fábrica

• Derecho de Autor

• Plusvalía

• Cargos diferidos: Valor de los costos y gastos desembolsados anticipadamente para el suministro de bienes o prestación de servicios, que con razonable seguridad proveerán beneficios futuros, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal del ente público. Los cargos diferidos deben amortizarse durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, o la vigencia de los respectivos contratos.

• Gastos de Organización: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente público.  En este grupo, deben registrarse, además, los valores correspondientes a la disminución gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administración, con el propósito de reconocer y causar el gasto económico.

• Campaña Publicitaria

• Mejora a la propiedad arrendada.

• Otros Activos:

• Depósitos dados en Garantía: es un contrato por el cual una persona recibe una cosa mueble con el encargo de guardarla y restituirla cuando el depositante lo requiera.

• Efectos por Cobrar en Litigio

• Seguro de Vida: Medio por el cual las personas se cubren de los riesgos de algún acontecimiento imprevisto que pueda perjudicarlos.

• Los Pasivos son obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no corriente. Se sub-dividen en los siguientes:

• Circulante: también llamado corriente, consiste en enumerar las cuentas más habituales que comprende para luego desarrollar las diversas formas que existen de cancelar los pagos y diferenciarlos entre sí.

• Sobre giro Bancario: Concesión que hace un banco a ciertos cuentacorrientistas para girar fondos por encima de sus saldos disponibles en cuenta corriente.

• Sueldos y salarios por pagar

• Efectos por pagar.

• Cuentas por Pagar: es el valor de las obligaciones contraídas por el ente, por concepto de adquisición de bienes o servicios, gravámenes de carácter general y obligatorios a favor del Estado, gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los avances y anticipos recibidos, y los créditos judiciales.

• Impuestos sobre la Renta por Pagar: Tributos creados por norma legal que recaen sobre la renta de las personas, naturales o jurídicas, consultando la capacidad de pago de éstas.

• Intereses por pagar: Costo o remuneración que se paga por usar fondos ajenos

• Anticipo Recibido de Cliente / Anticipo para Futuras Ventas

• Intereses Cobrados por anticipado: Precio que pagan los agentes por usar fondos ajenos.

• Alquileres Cobrados por Anticipado.

• Pignoraciones por pagar: son las construcciones de prenda sobre un bien por pagar.

• Retenciones Impuesto sobre la Renta.

• A largo plazo: es aquel que no es exigible a corto plazo o inmediatamente sino que deberá pagarse en un período superior a un año.

• Hipotecas por pagar: es un cargo sobre una propiedad que da prestación para cubrir un préstamo. También definido como el gravamen que pesa sobre un bien, por el cual está sujeto a responder de una deuda.

• Efectos por pagar a largo Plazo

• Crédito Diferido:

• Utilidad de Venta Diferida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.

• Ingresos por Intereses

• Otros Pasivos:

• Prestaciones sociales a pagar: monto extra a parte del sueldo o salario que reciben los empleados cada cierto tiempo o período y/o al retirarse de la empresa.

• Depósitos recibidos en Garantía

• Efectos en Litigio por pagar

El Capital es el monto invertido en una empresa por los propietarios, socios o accionistas. También se le describe como el excedente del activo sobre el pasivo de un negocio. El capital o patrimonio de una empresa constituye una obligación de la empresa para con sus propietarios. Se divide en:

• Cuenta Capital: Parte de la balanza de pagos de un país que contabiliza el monto de la inversión privada extranjera y de los donativos y préstamos públicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un país en un período de tiempo dado, generalmente de un año.

• Cuenta Personal

• Utilidad o Pérdida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.

Las cuentas Nominal o de Resultados son aquellas que es el documento que muestra la cifra del resultado obtenido durante un período de tiempo por la unidad económica, normalmente un año, y su composición, dando cuenta de las magnitudes que integran los ingresos y beneficios, así como de los gastos y pérdidas. Este tipo de cuentas se llevan a cabo al final de cada período contable, y sirven para generar información general, evitando analizar cada transacción y efectos económicos por separado.

Primero, dentro de las cuentas nominales, tenemos los Ingresos. Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.

Dentro de los ingresos tenemos la siguiente clasificación:

• Ingreso Principal:

• Ventas: es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida.

• Menos:

• Devoluciones en Ventas: es la cuenta que representa el menor valor de la venta de bienes causados o recibidos por el ente público, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.

• Descuentos en Ventas: es la disminución en el precio de venta de un bien; o la rebaja que se hace al valor de una cuenta, factura, documento, etc.

• Bonificación o Rebajas en Ventas.

• Ingresos Secundarios:

• Alquileres Ganados

• Comisiones Ganadas

• Intereses Ganados

• Ganancia por Venta de Activo Fijo: Ingresos que reciben los establecimientos públicos, por concepto de la venta de activos no corrientes de su propiedad, incluidos los títulos valores de vencimiento mayor a un año.

• Cuentas Malas Recuperadas

Luego están los Egresos. También llamados Gastos, constituyen la expresión monetaria de los valores causados, pagados o consumidos como resultado de erogaciones aplicadas en funcionamiento, administración, operación y financiación, en desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que además, son susceptibles de disminuir el patrimonio público. Estos se dividen en:

• Costo de adquisición de la Mercancía:

• Compra: Contrato mediante el cual el vendedor se obliga a entregar una cosa al comprador, transferirle su dominio y a la vez éste se obliga a pagarle un determinado precio en dinero.

• Más (+):

• Fletes en Compras: Precio que se paga por el alquiler de una nave para el transporte de mercancías.

• Gastos de Importación: los gastos en los que incurre el ente al introducir en el país bienes producidos en el exterior para su uso y consumo interno.

• Menos (-): esta cuenta que representa el menor valor de la compra de bienes recibidos por el ente público, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.

• Descuentos en compras.

• Devoluciones en compras.

• Rebajas en Compras

• Gastos de Operación: Cuentas representativas de los valores que se causen o paguen como resultado del desarrollo directo de la operación básica o cometido estatal del ente público en su actividad de servicio a la comunidad.

• De venta:

• Sueldos de Vendedores

• Comisiones de Vendedores: porcentaje que se le da a los vendedores por venta que realicen.

• Gastos de viajes

• Gastos de Propaganda

• Fletes en Ventas

• Impuesto Municipal: Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas que la ley señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisión de bienes y servicios públicos. Patente Municipal.

• De Administración: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente público.  En este grupo, deben registrarse, además, los valores correspondientes a la disminución gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administración, con el propósito de reconocer y causar el gasto económico.

• Sueldo y Salarios

• Gastos de Artículos de escritorio

• Gastos Generales

• Gastos de Alquileres

• Gastos de Luz

• Depreciación Edificio: es el decremento continuado en valor, cantidad o calidad del edificio, debido al transcurso del tiempo, al desgaste, a la obsolescencia, a baja en los precios de mercado o cualquiera otra causa que deteriore el valor del activo en cuestión.

• Depreciación Vehículo: decremento del valor del vehículo.

• Perdida en Cuentas Malas

• Gastos de Representación

• Prestaciones Sociales

• Seguro Social Obligatorio: cantidad o porcentaje fijo que se debe pagar a esta entidad pública.

• Para Forzoso

• Ley de Política Habitacional

• Amortización de Campaña Publicitaria

• Otros Egresos:

• Intereses Gastos

• Pérdida en Venta de Vehículo

• Pérdida en Efectos en Litigio

• Egresos extraordinarios: casos de pérdidas especiales, o muy poco corrientes. Estás ya quedan fueran del rango de acción de la empresa, es decir, por causas externas.

• Pérdida de Mercancía en Incendio

• Pérdida de Vehículo por Robo

Existen otros tipos de cuentas, que no entran en las clasificaciones que antes se ha expuesto. Estas son:

• Cuentas de Valuación o de Valoración.

• Provisión de Cuentas Malas

• Efectos por Cobrar Descontados

• Depreciación Acumulada de Activos

• Amortización Acumulada

• Cuentas de orden (Deudor)

• Efectos Enviados al Cobro

• Efectos Enviados al cobro Per-contra

• Mercancía Pignorada

• Fianza otorgada

• Mercancía en Consignación

• Cuentas Auxiliares o Transitorias/Puente: es el registro utilizado transitoriamente cuyo valor se traslada a otro posteriormente.

• Costo de Ventas

• Ganancias y Pérdidas

• Utilidad o Pérdida del Ejercicio

Conclusión

Al analizar el trabajo, nos damos cuenta de la diversidad de las cuentas y sus clasificaciones, cada una definiendo un punto específico, para que sea más útil y limitado en cada aspecto.

Quizás nos las conozcamos todas, y con todos sus detalles, pero este es un buen comienzo.

Su definición general nos ayuda a entender la magnitud y la importancia de un buen control de las cuentas.

Como se dijo en la introducción, nunca se sabe cuando se va a necesitar dicho conocimiento, pero de seguro nos serán de gran ayuda en nuestro trabajo y en la vida diaria para manejarnos.

Bibliografía

• Contabilidad, Introducción General a la Contabilidad. Carlos Baldwin, Mario Fernández. Editorial Norma. 1990

• Curso de Contabilidad. Introducción I, Intermedia I, Superior I. H. A. Finney, Herbert E. Miller. Editorial Hispano Americana. 1971

• www.monografías.com

• www.contaduria.gov.co

• http://server2.southlink.com.ar/vap/contabilidad.htm

• www.contabilidad.tk/necesidad-de-informacion-economica-2.htm