Que son Cuentas y Documentos por Cobrar

Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Clasificaciones de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta.

Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.

Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros.

Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos.

XXXXX S.A

Balance General parcial

Al 1ro de Dic 20XX

(Valor en RD$)

ACTIVOS:

Activos Corrientes:

Efectivo en Caja y Banco 75,000.00

Cuentas por Cobrar 57,000.00

Cuentas Incobrables

Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto.

Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son:

Ejemplo:

Veamos:

Ventas a crédito 725,000.00

Estimación de Cuentas

Incobrables (725,000.00 x .002) 14,500.00

Valor neto 710,500.00

Fecha Detalle Aux. Debito Crédito

20xx

Marzo 31 Gastos Generales 14,500.00

Gastos por Cta. Incobrables14,500.00

@

Provisión por Cta. Incobrables 14,500.00

Ejemplo:

Veamos:

Ventas a crédito 725,000.00

Estimación de Cuentas

Incobrables (725,000.00 x .002) 14,500.00

Valor neto 710,500.00

Casa Real, S.A. 257,000.00 (5%)

Casa Pérez 200,000.00 (3%)

Casa el Toro 200,000.00 (10%)

Clientes Adeudor Estimación Valor

Casa Real S.A. 257,000.00 5% 12,850.00

Casa Pérez 200,000.00 3% 6,000.00

Casa el Toro 200.000.00 10% 10,000.00

Totales 657,000.00 28,850.00

Fecha Detalle Aux. Debito Crédito

20xx

Marzo 31 Gastos Generales 28,850.00

Gastos por Cta. Incobrables28,850.00

@

Provisión por Cta. Incobrables 28,850.00

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el renglón de los activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

Ahora tenemos lo siguientes:

Cuentas por Cobrar 880,000.00

Menos:

Provisión para Cta. de Dudosa Cobro 71,600.00

Saldo Neto de las Cta. Por Cobrar 808,400.00

(Antes de la Cancelación)

Cuentas por Cobrar Provisión para cuentas

De dudoso cobro

880,000.00 60,000.00 60,000.00 1,600.00

820,000.00 70,000.00

60,000.00 71,600.00

Ahora tenemos lo siguientes:

Cuentas por Cobrar 820,000.00

Menos:

Provisión para Cta. de Dudosa Cobro 11,600.00

Saldo Neto de las Cta. Por Cobrar 808,400.00

(Después de la Cancelación)

XXXXX S.A

Balance General parcial

Al 1ro de Dic 20XX

(Valor en RD$)

ACTIVOS:

Corrientes:

Efectivo en Caja y Banco 75,000.00

Cuentas por Cobrar 880,000.00

Menos:

Prov. Cta. Incobrables 71,000.00 808,000.00

Total Activos Corrientes: 883,000.00

Documentos por Cobrar

Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare.

Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos:

El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura.

La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora.

Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:

Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360)

Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de interés y la fecha de vencimiento.

Documentos por Cobrar descontado

Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado.

Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos por cobrar.

Inventario

Tipos de Inventarios 

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

Inventarios de Materias Primas: En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

 Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.

Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventario de Productos Terminados: Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda.

 Inventario de Materiales y Suministros de fabrica o de fabricación: Este se distingue del inventario de materiales, por que los materiales pueden asociarse directamente con el producto terminado y llegar a convertirse en partes de él y son utilizados en cantidades suficientes para sea practico asignar el costo al producto.

Los suministros de fabricación son usados indirectamente en el proceso de elaboración de un artículo pero no llegan a formal parte del mismo terminado ejemplo: el clavo, pintura entre otros.

Valoración del Inventario y Medición del Ingreso

Para calcular la valoración del inventario deducimos a los ingresos por ventas el costo de las mercancías vendidas lo que nos lleva a medir el ingreso bruto de las ventas efectuadas en el ciclo comercial, la cantidad que representa el costo de las mercancías vendías se calcula restando las mercancías que aun nos quedan por vender - el inventario final lo que este ultimo corresponde al inventario final.

Existen dos sistemas de contabilidad de los inventarios para determinar el costo de las mercancías vendidas que son:

Sistema de inventario periódico físico: En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes.

Sistema de inventario permanente o perpetuo: en el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:

·        Costo

·        Costo o Mercado, al más bajo

Base de Costo para la valuación de los inventarios:

El Costo incluye cualquiera costo adicional necesario para colocar los artículos en los mercados. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.

Base de Costo o Mercado, el más bajo:

El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:

Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.

Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.

Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas des-actualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.