CUENTAS DE ORDEN

1.- Las cuentas de orden registran movimiento de valores cuando este no afecta el balance de la empresa, pero que a pesar de ello y por un principio de “orden” es necesario consignar en ellas.

2.- Los casos en que pueden abrirse las cuentas de orden son:

a) Para registrar valores ajenos

b) Para registrar derechos u obligaciones contingentes

c) Para registrar recordatorios

d) Para duplicar el registro de operaciones con fines de control o con fines de observar un distinto punto de vista

3.- Las cuentas de orden se clasifican:

a) Para su presentación en el balance:

· Valores ajeno

· Valores contingentes

· Cuentas de registro

b) Para regir su movimiento e interpretación:

· Orden de activo

· Orden de pasivo

· Orden de resultados ( ingresos y egresos )

c) Una clasificación más simple puede ser:

· De orden deudora

· De orden acreedora

4.- Las cuentas de orden deben abrirse en grupos cuando menos de dos, la una deudora y la otra acreedora, pudiendo ser mas de una por cada lado.

5.- Su movimiento y saldos, en todo tiempo estarán compensados entre cuentas deudoras y acreedoras.

6.- Pueden afectarse:

a) Por movimiento cruzado, esto es, que al cargarlas y abonarlas se tengan como contra cuentas las de balance o resultados.

b) Por movimiento directo, o sea, cargando una y abonando su correlativa.

7.- Las cuentas de orden se presentan al pie del balance, pero fuera de el.

8.- Requieren en ocasiones de un registro auxiliar, bastando solamente que sea el de la cuenta deudora o el de la acreedora, pues por su movimiento compensado no es necesario el auxiliar para las dos.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras

A).- Movimiento directo.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance.

Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

B).- Movimiento cruzado.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de resultados y un crédito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados.

Después de corridos ambos asientos, las cuentas de orden deberán mostrar igual saldo, aunque de naturaleza contraria.

Si en algún momento están descompensadas, desbalanceadas, es evidente que les falta algún movimiento de regularización.

Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse también con otro grupo de cuentas de orden.

Si bien el movimiento directo es más fácil, se recomienda que en lo posible se operen por movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo, además de que sirve como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos se observa una diferencia, saltara mas a la vista, el movimiento faltante o mal aplicado.

Podríamos resumir, que a consecuencia de su típico movimiento, las cuentas de orden se caracterizan por arrojar siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria.

De no subsistir la igualdad en los saldos, quedaría demostrado, por este solo hecho, que los asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han ejecutado en forma incorrecta.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS.

Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial

MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA

Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera

1.- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente.

2.- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito

3.- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.

4.- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas

5.- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito

Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.

ALGUNOS ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.- El costo total de las mercancías recibidas.

2.- El costo de las mercancías en existencia propiedad del comitente.

3.- El importe recaudado por concepto de ventas al contado.

4.- El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crédito.

5.- El monto total de ventas a crédito

6.- El importe de saldos a cargo de los clientes

A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se refiere al movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS.

El comitente “Muebles Tubulares, S.A. de C.V.” remite al comisionista “Mueblería del Angel, S.A.” mercancías por valor de $ 10'000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo. El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones:

1.- El 40% de las mercancías recibidas las realizo al contado por un precio de $ 5'000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.).

El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancías, representa cuatro millones de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar un millón de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. Así, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos.

2.- El comisionista indico que vendió a crédito, por la suma de $ 2'500,000.00 (Dos millones quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancías.

El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancías, representa dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar quinientos mil pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos.

3.- Por las ventas a crédito, ha efectuado cobros por la suma de $1'500,000.00 (Un millón quinientos mil pesos 00/100 m.n.).

4.- Reporta haber efectuado diversos gastos de almacenaje, conservación y publicidad que representaron $ 15,000.00 (Quince mil pesos 00/100 m.n.).

5.- Reporta haber cobrado las comisiones relativas a las ventas realizadas. Las comisiones pactadas fueron como sigue:

*Comisión por ventas de contado será del 4% s/precio de venta

*Comisión por ventas a crédito será del 3% s/precio de venta

6.- Reporta haber reembolsado al comitente, mediante giro bancario, el producto neto de las ventas y de los cobros efectuados, es decir, una vez descontados los gastos y las comisiones.

AFECTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

1) Por el precio de costo de las mercancías recibidas del comitente:

Mercancías en comisión $ 10'000,000.00

a Comitente cuenta de mercancías $ 10'000,000.00

2) Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancías recibidas:

Caja del comitente $ 5'000,000.00

a Comitente cuenta de caja $ 5'000,000.00

3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado:

Comitente cuenta de mercancías $ 4'000,000.00

a Mercancías del comitente $ 4'000,000.00

4) Por las ventas a crédito, equivalentes al 20% de las mercancías recibidas:

Clientes del comitente $ 2'500,000.00

a Comitente cuenta de clientes $ 2'500,000.00

5) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas a crédito:

Comitente cuenta de mercancías $ 2'000,000.00

a Mercancías del comitente $ 2'000,000.00

6) Por los cobros efectuados sobre las ventas a crédito:

Comitente cuenta de clientes $ 1'500,000.00

a Clientes del comitente $ 1'500,000.00

6a) Por el producto en efectivo de los cobros efectuados:

Caja del comitente $ 1'500,000.00

a Comitente cuenta de caja $ 1'500,000.00

7) Por los gastos efectuados por el comisionista, por cuenta del comitente:

Comitente cuenta de caja $ 15,000.00

a Caja del comitente $ 15,000.00

8) Por el importe de las comisiones sobre las ventas de contado:

Comitente cuenta de caja $ 200,000.00

a Caja del comitente $ 200,000.00

8a) Por el importe de las comisiones sobre las ventas a crédito:

Comitente cuenta de caja $ 75,000.00

a Caja del comitente $ 75,000.00

8b) Por el importe de las comisiones ganadas por el comisionista:

Caja $ 275,000.00

a Productos por comisiones $ 275,000.00

9) Por el reembolso en efectivo al comitente:

Comitente cuenta de caja $ 6'210,000.00

a Caja del comitente $ 6'210,000.00

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES CONTINGENTES.

Este caso de valores contingentes, se puede ejemplificar muy claramente en situaciones donde hay necesidad de recurrir a reclamación de seguros.

A continuación se desarrollara un ejemplo relativo a la reclamación de seguros ante la eventualidad de un siniestro.

CONTRATO DE SEGUROS DE RIESGOS.

Generalmente las empresas celebran contratos de seguros pretendiendo proteger su inversión en activos, así, pueden celebrar contratos de seguros por diferentes conceptos o para diferentes objetos, un caso común es por ejemplo el seguro de sus mercancías en existencia.

Mediante el contrato de seguro que se firma, el asegurado tiene la obligación de cubrir a la compañía aseguradora, generalmente cada año, una determinada cuota, a la cual se le llama “prima”.

La compañía aseguradora, tiene la obligación eventualmente de liquidar al asegurado, el importe de las perdidas que hubiere sufrido por el robo o incendio de sus mercancías

Se trata, pues, en este caso, de un tipo de operación en la cual, al celebrarse, para el asegurado, el único aspecto que afecta sus valores de activo, es el pago de la “prima”, no así el valor del contrato de seguro, que solamente afectara sus valores reales, siempre y cuando se presente la contingencia del riesgo que dio lugar a dicho contrato.

En este caso como en el ejemplificado anteriormente para “valores ajenos“, es recomendable que se registren las operaciones correspondientes que se deriven del contrato del seguro, a fin de conocer el monto de las mercancías aseguradas, el importe de los daños sufridos por robo o incendio, así como el importe de las reclamaciones que se acostumbra presentar a la compañía aseguradora, como un tramite indispensable para lograr la indemnización de las perdidas sufridas.

ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.- El importe de las mercancías aseguradas

2.- El importe de las mercancías incendiadas

3.- El importe de las reclamaciones por el siniestro.

A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan las operaciones relativas, al funcionamiento del contrato celebrado con la compañía aseguradora, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES

La empresa denominada “Sistemas y Equipos de computo, S.A.”, ha asegurado contra robo e incendio el valor de sus equipos electrónicos en almacén, los cuales estima en la cantidad de $50'000,000.00 ( Cincuenta millones de pesos 00/100 m.n.)

Liquida por concepto de prima anual, la suma de $ 50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 m. n.)

Posteriormente, y dentro de la vigencia del contrato de seguro, ocurre un incendio en el almacén de la empresa asegurada.

La empresa valúa sus perdidas en $ 20'000,000.00 (Veinte millones de pesos 00/100 m.n.), que corresponden al valor de los equipos dañados y destruidos por el siniestro.

El asegurado, presenta su reclamación a la compañía aseguradora, por la cantidad mencionada, como la perdida sufrida por la eventualidad suscitada con el incendio.

La compañía de seguros, previas investigaciones correspondientes, acepta la reclamación solamente por la cantidad de $15'000,000.00 (Quince millones de pesos 00/100).

Conforme estas circunstancias se hayan presentado, se deberán ir reflejando fiel y cronológicamente en los asientos de diario de la empresa, pretendiendo que en todo momento las cuentas que intervengan, muestren los valores pertinentes en un instante de tiempo dado.

AFECTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN Y DE BALANCE.

1) Por el importe del seguro contratado:

Seguros contra incendio $ 50'000,000.00

a Seguros contratados $ 50'000,000.00

2) Por el pago de la prima a la compañía de seguros:

Primas pagadas por anticipado $ 50,000.00

a Caja $ 50,000.00

3) Por el valor de las mercancías incendiadas:

Mercancías incendiadas $ 20'000,000.00

a Almacén $ 20'000,000.00

4) Por el importe de la reclamación presentada a la compañía de seguros:

Reclamaciones presentadas $ 20'000,000.00

a Reclamaciones en tramite $ 20'000,000.00

5) Por el importe aceptado como riesgo a cubrir, por la compañía de seguros:

Deudores diversos

(Cía. de seguros) $ 15'000,000.00

a Mercancías incendiadas $ 15'000,000.00

5a) Para ajustar las cuentas de orden por el importe de la reclamación aceptada:

Reclamaciones en tramite $ 15'000,000.00

a Reclamaciones presentadas $ 15'000,000.00

6) Por el importe cobrado en efectivo, por la reclamación aceptada:

Caja $ 15'000,000.00

a Deudores diversos

( Cia. de seguros ) $ 15'000,000.00

7) Por la perdida sufrida, a causa de la diferencia entre el valor real de las mercancías incendiadas y el correspondiente a la indemnización recibida de la compañía de seguros:

Perdidas extraordinarias $ 5'000,000.00

a Mercancías incendiadas $ 5'000,000.00

8) Para liquidar las cuentas de orden establecidas para las reclamaciones presentadas y en tramite:

Reclamaciones en trámite $ 5'000,000.00

a Reclamaciones presentadas $ 5'000,000.00

9) Para ajustar el saldo de las cuentas de orden establecidas por el contrato de seguro:

Seguros contratados $ 15'000,000.00

a Seguros contra incendios $ 15'000,000.00