INTRODUCCIÓN.

Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.

Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.

Los estados financieros deben contener toda la información adicional, para ello es necesario controlar dicha información, lo cual es posible haciendo uso de éstas cuentas.

La existencia de las cuentas de orden se hace evidente ante la necesidad social de contar con estados financieros ricos en información, para medir las consecuencias de las decisiones y optar por la más favorable.

Por otra parte, es de tal importancia la información de las cuentas de orden que existen principios de contabilidad que contemplan su presencia en los estados financieros.

Las cuentas de orden, por el principio de entidad, justifican su existencia. Por lo que respecta al principio de realización, las cuentas de orden también se justifican en virtud de que tal principio expresa, que las operaciones realizadas por una entidad, debe reflejarse en los estados financieros. Finalmente, las cuentas de orden se justifican también con el principio de revelación suficiente, en tanto que la información que brindan estas cuentas, proporcionan al lector elementos mayores para analizar e interpretar el balance general y al tomar decisiones.

CLASIFICACION

Las cuentas de orden, al no afectar directamente la situación financiera y resultados de una entidad, no serán cuentas de balance o de resultados, por tanto no pueden clasificarse dentro del grupo de cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos u egresos.

Las cuentas de orden se clasifican en:

• Cuentas de orden para valores ajenos (depósitos en prenda y mercancías en comisión.)

• Cuentas de orden para valores contingentes (documentos descontados y endosados, avales otorgados, juicios pendientes y seguros contratados).

• Cuentas de orden para valores de registro o control (Activo depreciable).

Para registrar la existencia de alguna de las situaciones o eventos para las que fueron creadas las cuentas de orden, se cargará a una cuenta de orden y se abonará a otra cuenta de orden, por tres observaciones a razonar:

CUENTAS DE ORDEN MÁS COMUNES

Existe en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con características muy especificas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e información de cuentas de orden.

• Depósitos en prenda.

Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de este tipo de información.

• Mercancías en comisión.

Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es llamado comitente. Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión , es conocido con el nombre de comisionista.

En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos propios, sino del comitente.

• Documentos descontados y endosados.

El otorgar crédito es una practica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar.

De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse en situaciones tales, que también requieren de unos financiamientos para cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisión cobrada por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los documentos recibidos.

• Avales otorgados.

Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y más directa el cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra manera la cual consiste en una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una responsabilidad inmediata.

• Juicios pendientes.

Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un tramite para estudia si carece de fundamento o procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta su resolución final.

• Seguros contratados.

El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad de protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y resultados de la entidad.

• Activo depreciable.

El calculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria correspondiente.

FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN

En primer lugar, lo que se informa de las cuentas de orden son ellas y su saldo, el cual no se puede integrar a las cuantas de balance ni a las de resultados en tanto que no afecten de momento, ni la situación financiera ni los resultados de la entidad.

Como segunda consideración, al expresarse que no afecten de momento la situación financiera y resultados de la entidad, denota por consiguiente que a futuro si pueden afectar, por ende deben formar parte de los estados financieros.

Finalmente, las cuentas de orden se presentan al pie del balance general, esto es, en su parte inferior, de manera inmediata siguiente a presentación de todas las cuentas de activo, pasivo, y capital.