LA CUENTA

Son documentos en los cuales se describe la historia de cada uno de los renglones del balance, de donde resulta que existen cuentas de activo, pasivo y de capital, según que se refieren a las propiedades de la empresa, a sus acreedores o sus dueños respectivamente. Una cuenta es suficiente para cada propiedad o acreedor según aparezcan en el balance.

En su aspecto material, la cuenta es una hoja de papel rotulada con el nombre del renglón del balance cuya historia desea registrarse.

Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Pasivo, Activo y de Capital.

NOMBRE DE LA CUENTA:

El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo, la cuenta que controla el dinero efectivo se le llama caja; a la que controla los documentos a favor de la empresa se le denomina documentos por cobrar; etc.; por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de Activo, de Pasivo y de Capital.

PRINCIPALES CUENTAS UTILIZADAS EN LA CONTABILIDAD COMERCIAL

La enumeración de todas las cuentas, que se manejan en la contabilidad de una negociación, forma su catálogo de cuentas. Cada empresa inicia sus actividades , el contador tendrá seguramente una idea general de las cuentas que será necesario emplear para el adecuado registro de la mismas, pero solo la experiencia obtenida en esa negociación, podrá indicarle con precisión las cuentas necesarias, y solo hasta transcurrido algún tiempo sería práctico establecer un catálogo definitivo.

CUENTAS DE ACTIVO

Son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa.

Elementos

Circulante

Caja

Cuenta de cheques en los bancos

Clientes

Documentos por cobrar

Deudores

Almacén

Fijo

Equipo

Edificio

Terrenos

Otros Activos

Patentes y marcas

Depósitos en garantía

Deudores Hipotecarios

Cargos Diferidos

Seguros adelantados

Gastos de Instalación

CUENTAS DE PASIVO

Son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad.

Elementos

Circulante

Proveedores

Acreedores

Impuestos sobre la renta por pagar

IVA por pagar

Documentos por pagar

Fijo

Acreedores Hipotecarios

Créditos Diferidos

Rentas cobradas por adelantado

CUENTAS DE CAPITAL

Son las que controlan tanto las utilidades así como también las pérdidas del negocio.

Elementos

Ventas

Costo de ventas

Gasto de ventas

Gastos de administración

Gastos y productos financieros

Otros gastos y productos

ISR

Perdidas y Ganancias

Capital

CARGOS Y ABONOS A LAS CUENTAS

Una cuenta se carga:

• Cuando aumenta el activo

• Cuando disminuye el pasivo

• Cuando disminuye el capital

• Una cuenta se abona:

• Cuando aumenta el pasivo

• Cuando aumenta el capital

• Cuando disminuye el activo

• El mayor general

• Se establece en un libro en el que cada página corresponde a una cuenta o bien se puede utilizar equipo electrónico en el procesamiento de datos, un mayor contiene todas las cuentas que corresponden a los renglones del balance, por tanto su conjunto conservara el equilibrio establecido en aquel y la suma de las cuentas de activo será siempre igual a las cuentas de Pasivo y Capital.

• Ejemplos de Cuentas de:

• ACTIVO

• Cuenta de Caja: Está destinada a registrar todo el movimiento de cantidades en efectivo manejados por el negocio.

• Se carga: Cantidad que representa la existencia en dinero al iniciarse las operaciones de negocio. Todo dinero recibido

• Se abona: Todo dinero pagado

• Cuenta de Documentos por cobrar: Los documentos pendientes de cobro

• Se carga: Total de documentos pendientes de cobro al iniciarse las operaciones de la negociación. Valor nominal de los documentos que se reciben para ser cobrados a la fecha de su vencimiento.

• Se abona: Valor nominal de los documentos cobrados o cancelados

• PASIVO

• Cuenta de IVA por pagar

• Se carga: Traspaso de la cuenta de IVA acreditable par determinar el importe neto del impuesto que debe pagarse.

• Se abona: El impuesto al valor agregado que se cobra al vender bienes o servicios.

• CAPITAL

• Costo de ventas

• Se carga: El precio de costo de la mercancía vendida

• Se abona: El precio de costo de la mercancía recibida de los clientes por concepto de devolución y traspaso de saldo a pérdidas y ganancias.

• Formas para las cuentas.

• existen varias formas estandarizadas para las cuentas. Una forma de uso bastante generalizado, que es conocida como la cuenta dividida. Los dos lado de la cuenta son idénticos; uno es para los aumentos y otro es para las reducciones. Cada lado contiene espacio suficiente para la información siguiente:

• Fecha: la fecha de la transacción.

• Explicación: Una breve explicación descriptiva de la transacción.

• Folio: la fuente que origina la transacción.

• Monto: El monto de la transacción en pesos y centavos.

• DEBE Y HABER.

• En la terminología contable la palabra debe se refiere al lado izquierdo de cualquier cuenta. POr lo tanto, el lado del "debe" significa el lado izquierdo; Un asiento en el debe significa un asiento en el lado izquierdo de la cuenta; y saldo del debe ( o saldo deudor) significa un saldo en la parte izquierda de la cuenta. Cargar significa registrar un asiento en la parte izquierda de una cuenta.

• La palabra haber se refiere al lado derecho de cualquier cuenta. por lo tanto , el lado del haber significa el lado derecho. un asiento en el haber significa un asiento en el lado derecho de la cuenta; y un saldo del haber significa un saldo de la parte derecha de la cuenta. abonar significa registrar una entrada en el lado derecho de una cuenta.

• El lado del debe (saldo deudor) existe en una cuenta cuando la suma de los cargos en esa cuenta es mayor que la suma de los créditos a la misma. Un saldo del haber (saldo acreedor) existe cuando la suma de los créditos de una cuenta es mayor que la suma de los cargos de la misma cuenta . Una cuenta esta balaceada o soldada cuando la suma de los cargos es igual a la suma de los créditos. una cuenta esta abierta cuando tiene un saldo , ya sea del debe o del haber .

• Las cuentas del activo y de los gastos normalmente tienen saldos deudores. el pasivo, el capital y las ventas por lo general tienen saldos acreedores Todas las transacciones comerciales deben ser analizadas en términos de sus cargos y sus abonos ( lado izquierdo y derecho).

• Se abona a otra cuenta del activo, es decir, se le reduce.

• Se abona a una cuenta del pasivo, es decir, se le aumenta.

• Se abona a una cuenta del capital, es decir, se le aumenta.

• Se abona a una cuenta de ingresos, es decir, se le aumenta.

• Se abona a una cuenta de gastos, es decir, se le reduce.

LOS MOVIMIENTOS Y SALDOS

Para explicar los movimientos y saldos, representamos la cuenta por medio del siguiente esquema:

Esquema de cuenta o esquema de mayor

Se les llama movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Existen dos clases de movimientos:

Movimiento deudor

Movimiento acreedor

Movimiento deudor. Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.

Ejemplo:

NOMBRE DE LA CUENTA

Movimiento deudor

Cargos

10000000

30 000.00

50000.00

180 000.00

Movimiento acreedor. Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.

Ejemplo:

NOMBRE DE LA CUENTA

Abonos

120000.00

10000.00

20 000.00

150 000.00

Movimiento acreedor

Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:

Saldo deudor.

Saldo acreedor.

Saldo deudor. Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que acreedor. Ejemplo:

Cargos

120 000.00

60 000.00

20 000.00

200 000.00

Saldo deudor 50 000.00

Movimiento deudor

NOMBRE DE LA CUENTA

Abonos

110 000.00

30 000.00

10 000.00

150 000.00

Movimiento acreedor

Saldo acreedor. Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor. Ejemplo:

NOMBRE DE LA CUENTA

Cargos

110 000.00

30 000.00

10 000.00

150 000.00

Saldo acreedor

Abonos

130 000.00

20 000.00

30 000.00

180 000.00 Movimiento acreedor

30 000.00

Cuando una cuenta únicamente tiene movimiento deudor, su valor representa saldo deudor.

Ejemplo:

NOMBRE DE [.A CUENTA

Cargos

100 000.00

30 000.00

50 000.00

180 000.00

Saldo deudor 180 000.00

Movimiento deudor

En caso contrario, el saldo será acreedor.

Cuenta saldada o cerrada. Una cuenta está saldada o cerrada iguales. Ejemplo:

cuando sus movimientos son

NOMBRE DE LA CUENTA

Cargos Abonos

170 000.00 140 000.00
80 000.00 60 000.00
50 000.00 100000.00
300 000.00 300 000.00 Movimiento acreedor

Saldada

Movimiento deudor

Movimiento deudor