CONTROLLING

ÍNDICE

2.1- Sociedad CO Pag. 2

2.2- Sociedad PA Pag. 3

3.1- Clases de Coste Pag. 3

3.1.1- Costes Primarios Pag. 3

3.1.2- Costes Secundarios Pag. 3

3.1.3- Clases de Ingresos Pag. 3

3.2- Centros de Coste Pag. 4

3.3- Clases de Actividad Pag. 4

3.4- Valores Estadísticos Pag. 5

4- Contabilizaciones...... Pag. 6

4.1- Imputaciones Propuestas y Automáticas Pag. 7

4.2- Compromisos Pag. 8

4.3- Traspasos e Imputaciones Pag. 8

4.3.1- Traspaso de Coste Pag. 8

4.3.2- Facturación Directa de Actividad Pag. 8

4.3.3- Contabilización Actividad Indirecta Pag. 9

4.3.4- Contabilización Actividad No Imputable Pag. 9

4.3.5- Reserva de Fondos Pag. 9

4.3.6- Valores Estadísticos Pag. 9

5- Operaciones Cierre de Periodo Pag.10

5.1- Traspaso Periódico Pag.10

5.2- Distribución Pag.10

5.3- Subrepartos Pag.10

5.4- Facturación Indirecta de Actividad Pag.10

5.5- Periodificaciones Pag.10

6- Planificación ................ Pag.14

• MÓDULOS DE CONTROLLING

Controlling se encarga del estudio de los costes de las sociedades, para ello se estudian todos los gastos, la planificación, su seguimiento, su desvío,...

Dentro de Controlling tenemos los siguientes módulos:

• ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

En Controlling vamos a tener 2 estructuras fundamentales:

• DATOS MAESTROS

Los Datos Maestros de Controlling son 4:

Se crean en IMG ! Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad Clases de Coste ! Datos Maestros ! Clases de Coste ! Crear Clases de Coste Primario y Secundario. Ahora utilizando las 3 opciones creamos las Clases de Costes:

• Ejecutar Parametrización Previa: Aquí indico las cuentas asignadas a los costes primarios, las cuentas para las clases de ingresos, y las clases secundarias.

• Crear juegos de datos Batch-Input: Indicamos la Sociedad CO, la validez en el tiempo para los datos maestros de CO, ya que aquí van a tener duración finita, y damos de alta todos los costes primarios e ingresos.

• Ejecutamos el juego de datos

Si creáramos las clases de coste de forma manual entraríamos por el Menú Funcional ! Finanzas ! Controlling ! Centros de Coste ! Datos Maestros ! Clases de Coste ! Tratamiento Individual ! Crear Primario: así los creamos de uno en uno y tendríamos que poner las cuentas del grupo 6 y 7 del CAES. Si creamos costes secundarios no hace falta que existan cuentas creadas, normalmente en CO se utilizan cuentas del grupo 8 y 9. A estos secundarios hay que asignarles un tipo (para subrepartos, para recargos, ...), ya que solo se podrán utilizar para el tipo definido.

Los costes primarios es muy frecuente asignarlos directamente a un centro de coste, y así cada vez que se contabilice contra en cuenta se le asignará ese coste al centro predeterminado.

Ahora en Datos Maestros ! Centros de Coste ! Tratamiento Individual ! Crear: creamos los centros de coste, su nombre, periodo de validez, ... , en la segunda pantalla nos pide la clase de centro que va a ser, su área de jerarquía, moneda, ... pulsamos “Indicador” y le decimos las clases de coste que puedo contabilizar (se señalan las que no van a ser contabilizables). A cada centro de coste le tengo que asignar unas clases de coste para saber lo que se puede hacer en ese centro.

Aparte de la jerarquía puedo crear todas las combinaciones de centros de coste que necesite distintas de la Standard (en Datos Maestros ! Grupo de Centros de Coste), y así los agrupo de la forma más cómoda para su tratamiento (puedo sacar informes conjuntos, ...).

En el sistema además de crear la clase de actividad, tengo que asignarla a un centro de coste, o a varios. Además cada centro de coste puede tener varias clases de actividad.

Se crean a través del menú funcional de Controlling ! Datos Maestros ! Clases de Actividad ! Tratamiento Individual ! Crear: la nombramos e indicamos el resto de datos relevantes como unidad de actividad, tipo de actividad, clases de centros de coste que la permiten, la clase de coste a través de la cual va a llegar al receptor (ClCo factura interna), indicador de tarifa (1=costes/unidades, 2=costes/capacidad, ó 3=manual), aunque lo normal es que sea de tarifa 1, que es el más eficiente.

Ahora habría que asignar esta clase de actividad al Centro de Coste, y se haría a través de la planificación, donde encontramos los perfiles de planificación que van a tener cada uno una hoja, o layout, de planificación, que no es mas que la pantalla de planificación. Se haría a través de Planificación ! Activar Perfil de Planificación: los más utilizados son SAP 101 y SAP 103 ( para planificar las clases de actividad en un Centro de Coste). En Planificar ! Actividades ! Modificar: le indico el Centro de Coste, la versión, el periodo ! pulsamos en el icono de las montañas y sacamos el layout de planificación donde indicamos la duración de esa clase de actividad planificada. La tarifa total será la variable más la fija, en CD le indicamos como vamos a repartir la clase de actividad en los periodos (a partes iguales, ...). Después habría que hacer el ciclo para repartir la actividad entre los receptores.

En Menú Funcional de Controlling ! Datos Maestros ! Valores Estadísticos ! Tratamiento Individual ! Crear: nombramos el valor estadístico, unidad de medida, si su valor va a ser fijo (de Enero a Diciembre el valor va a ser constante) o total (va a variar), ...

Estos valores estadísticos se pueden enlazar con otros módulos de SAP (Producción, ...) para que se actualice cuando varíen cantidades en esos módulos. Este enlace se realizaría en la opción “Enlace SIL”. Si no lo enlazamos cada mes hay que actualizarlo manualmente en Contabilizaciones Reales ! Valores Estadísticos ! Registrar, donde le indicamos los datos que vamos a llevar a cada centro receptor.

Otra opción posible es crear grupos de valores estadísticos para planificarlos y sacar informes conjuntos.

• CONTABILIZACIONES

No son más que el traspaso de los gastos a los distintos Centros de Coste.

Desde Sistema Info ! Selección de Informes ! Partidas Individuales ! CeCo: partidas individuales reales: puedo ver los gastos que hemos tenido en cada Centro o en cada grupo de Centros.

Desde un documento financiero puedo llegar a todos los documentos analíticos que genere a través de Entorno ! Documentos Financieros.

Si en Centro de Coste está asignado a un Centro de Beneficio, al computar el gasto al Centro de Coste, indirectamente también lo imputo al Centro de Beneficio.

Si hay creadas Órdenes solo imputaré los gastos a la orden, ya que si lo imputo también a un Centro de Coste duplicaré los costes porque al final los costes de la orden tendrán que ir al Centro de Coste cuando la orden desaparezca.

A los Centros de Beneficio solo van a ir apuntes estadísticos, las contabilizaciones reales irán a los Centro de Coste, por tanto los Centros de Beneficios no pueden repartir costes.

Si hay órdenes la contabilización real irá a la orden y los apuntes estadísticos tanto a los Centros de Coste como a los de Beneficio. Después se liquidará la orden y se pasarán los datos reales al Centro de Coste.

Las órdenes pueden ser normales o estadísticas. Si es estadística el apunte real irá al Centro de Coste y a la orden solo un apunte estadístico, en cambio si es normal si la llegan los apuntes reales que después se liquidarán contra los Centros de Coste.

Si tenemos activo CO-PA tendremos objetos PA, con lo que las asignaciones reales se harían a los objetos PA y las estadísticas a los Centros de Coste y a los de Beneficio.

4.1- Imputaciones de Propuesta y Automáticas ! Tenemos siempre la opción de asignar una cuenta de gastos a un Centro de Coste concreto, de esta manera cada vez que se contabilice un gasto con esa cuenta irá siempre al mismo Centro. Esto es lo que se llama Imputación de Propuesta que se haría por el Menú Funcional de Controlling ! Datos Maestros ! Clases de Coste ! Tratamiento Individual ! Crear o Modificar: se asigna la cuenta al Centro de Coste en Imputación por Defecto, pero teniendo en cuenta que esta parametrización se puede modificar.

También existe la opción de la llamada Imputación Automática que se define en IMG ! Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad Centros de Coste ! Contabilizaciones Reales ! Contabilizaciones Reales Manuales ! Actualizar Imputación Automática: a cada Centro de Coste le puedo asignar una Clase de Coste, aunque esta parametrización también es modificables.

Para que la asignación no sea modificable están las opciones de Validación, donde el sistema valida las propuestas que haga y si no es la definida dará un mensaje de error, y la Sustitución, donde si la propuesta no es la definida la sustituye automáticamente por la correcta.

Para definir la Validación: IMG ! Controlling ! Controlling General ! Lógica de Imputación ! Definir Validación: pulsamos en Entorno ! Validación ! Validación ! Crear ! Insertar Entrada: arriba ponemos la condición(que va a ser la cuenta) ! Pulsamos “Campos para Condición” y eliges la opción necesaria (en este caso Libro Mayor ! COBL-HKONT=600000) ! Vamos a “Verificación” ! Campos para la Condición y colocamos la opción necesaria (en este caso Centro de Coste ! COBL-KOSTL=nombre del Centro de Coste). Solo faltaría activar esta validación para la sociedad en cuestión.

Para crear la Sustitución se operaría de forma similar: IMG ! Controlling ! Controlling General ! Lógica de Imputación ! Definir Sustitución: pulsamos Entorno ! Sustitución ! Sustitución ! Crear ! Insertar Entrada: señalamos el Centro de Coste y enter, en “Campo Centro de Coste: Valor Constante=nombre del Centro. Señalamos “Condición Previa” y pulsamos “Campos para Condición” para elegir la opción correcta en cada caso (en el nuestro Libro Mayor COBLK-HKONT=600000). También restaría activar la Sustitución en nuestra sociedad.

4.2- Compromisos ! Cuando se realizan pedido desde MM, no se genera un documento contable, éste solo se generará cuando se produzca la entrada de mercancías, y otro documento contable cuando se reciba la factura. El documento de Controlling, es decir, la imputación del gasto, se produce al recibir la factura. Pero es muy normal que en Controlling se trabaje con comprometidos para imputar los costes antes que se reciba la factura, por tanto al hacer el pedido ya se puede imputar a los Centros de Coste como un comprometido. Cuando se reciban las mercancías se cerrará dicho comprometido y se hará la imputación real al Centro de Coste en cuestión.

4.3- Traspasos e Imputaciones ! Tenemos varias modalidades:

4.3.1- Traspaso de Coste ! Cuando imputamos a un Centro de Coste incorrectamente debemos corregirlo e imputarlo al Centro correcto, para estos se utilizan los traspasos. Desde el Menú Funcional de Controlling ! Contabilidad Centro de Costes ! Contabilizaciones Reales ! traspaso de Costes ! Registrar: Con esto solo generamos un documento en Controlling, nunca en finanzas. El traspaso puede ser por todo el importe o solo por una parte del mismo. En Traspaso ! Partidas Individuales ! Registrar: indico el número de documento contable que quiero modificar y el Centro de Coste al que debería haber ido. Con este procedimiento se traspasa todo el valor de un Centro a otro, pero no crea un documento financiero.

4.3.2- Facturación Directa de Actividad ! Es otra forma de traspasar los costes. Se hace en base a la actividad cuando esta es del tipo 1, es decir, cuando conozco tanto lo producido por el emisor como lo consumido por los receptores. Se hace en Contabilizaciones Reales ! Facturación de Actividad ! Registrar: Repartimos los costes entre los distintos receptores (la actividad debía estar creada y asignada a un Centro de Coste con anterioridad). Si al hacer esta facturación nos confundimos, le indicamos el número de documento CO que creó antes y le modificamos las horas consumidas por cada receptor.

4.3.3- Contabilización Actividad Indirecta ! Cuando no conocemos la cantidad de actividad consumida por cada receptor, la asigno como más me convenga, por porcentajes, cantidades fijas, ...

4.3.4- Contabilización Actividad no Imputable ! La actividad es del tipo 4, por tanto no podemos imputar la cantidad de actividad a los centros receptores. En este caso no se asocia la actividad a un Centro de Coste porque no se puede repartir entre los receptores. En este caso se estimará lo consumido por los receptores y después lo producido por el emisor. En Contabilizaciones Reales ! Actividades emisoras ! Registrar: indicamos el Centro emisor, la clase de actividad y la cantidad de la misma.

4.3.5- Reserva de Fondos ! Generamos el comprometido antes de tener el pedido. En Contabilizaciones Reales ! Reserva de Fondos ! Crear: indicamos fecha, sociedad, moneda, pulsamos “las montañitas” e introducimos cuando vendrá la factura de esa reserva de fondos, su clase de coste, el centro de coste y su importe, teniendo en cuenta que van a ser siempre estimaciones. En Sistema Info ! Selección de Informes ! Partidas Individuales ! Centro de Coste PI´s comprometido: vemos las partidas comprometidas en cada Centro de Coste.

4.3.6- Valores Estadísticos ! los valores estadísticos son de 2 tipos: fijos (le indicamos a inicio de ejercicio el valor para cada Centro de Coste que será fijo durante todo el periodo) y totales (no son fijos y por eso al final del periodo hay que indicar su cantidad). En Contabilizaciones Reales ! Valores Estadísticos ! Registrar: indicamos para cada Centro de Coste cuanto a valido el valor estadístico.

• OPERACIONES CIERRE DE PERIODO

Para realizar el cierre de cada periodo hay que hacer una serie de operaciones:

5.1- Traspaso Periódico ! Desde un Centro de Coste u Orden se traspasan costes a otros Centros u órdenes. El traspaso puede ser por porcentaje, datos fijos o por valores estadísticos, y en dicho traspaso se mantiene la naturaleza de la cuenta.

5.2- Distribución ! Muy similar al traspaso, pero el emisor debe ser obligatoriamente en Centro de Coste, nunca una orden.

5.3- Subrepartos ! El emisor debe ser un centro de Coste, pero no se mantiene la naturaleza de la cuenta como en los 2 casos anteriores, los costes llegarán a los repartidores a través de una clase de coste secundario.

5.4- Facturación Indirecta de Actividad ! Explicada anteriormente.

5.5- Periodificaciones ! No es mas que el reparto de un gasto que hago de una vez entre todo el periodo en el que se ha generado. El ejemplo mas claro es el de las pagas extras, que se pagan en Julio y Diciembre, pero corresponden a todo el periodo. Para hacer el reparto es necesario definir un esquema de periodificación, que tendrá varios niveles:

• Nivel 10: Base ! Cuentas a las que va a afectar la periodificación.

• Nivel 20: Abono ! Centro de Coste en el introduzco los gastos periodificados y la Clase de Coste con que lo hago que siempre será del tipo 3.

• Nivel s/n: Recargo ! Porcentaje que se aplica sobre la cantidad de la cuenta que vamos a periodificar.

Para hacer el esquema de periodificación en IMG ! Controlling ! Controlling de Gastos Generales ! Contabilidad de Clase de Coste e Ingreso ! Periodificación ! Condiciones previas para Periodificación ! Crear Clase de Coste para Periodificación: creamos la Clase de Coste para periodificar (tipo 3).

En IMG ! Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad Clase de Coste e Ingreso ! Periodificación ! Método de Recargos ! Actualizar esquema de Recargo: creamos el esquema para la periodificación entrando por Entorno y actuando en las 3 opciones que nos dan:

Ahora ya podríamos crear el Esquema de Periodificación: lo nombramos, en la línea 10 colocamos la Base creada, y en la 20 el Recargo y el Abono, diciéndole que el abono lo calcule sobre la Base creada( en DE HST). Asignamos el Esquema a la Sociedad CO en Asignaciones, indicando también si la Periodificación será Real o Planificada.

Al final del periodo, mes a mes, ejecutamos todas las periodificaciones en Contabilizaciones reales ! Cierre de Periodo ! Periodificación.

Para trabajar con Traspasos Periódicos, Distribución y Subrepartos es necesario crear un Ciclo, donde indicamos quien será el Centro emisor, y quien los receptores, además indicamos lo que se va a sacar de cada emisor y como va a llegar a los receptores.

Los Ciclos no son mas que sumatorios de segmentos, y en cada segmento indicamos el emisor , los receptores y lo que va a cada receptor.

Los ciclos y las reglas de traspaso de gastos se crean bastante fijas para no tener que cambiar cada poco tiempo el ciclo.

Ejemplo de Ciclo con 3 Segmentos:

También existen Ciclos Iterativos, es decir, del Centro A pasaría al B, del B al C, y del C de nuevo al A, así hasta que no se puedan traspasar más costes.

Para crear traspaso periódico entramos por Contabilizaciones Reales ! Cierre Periodos ! Traspaso Periódico: en Detalles ! Ciclo ! Crear: creamos el ciclo ( en la fecha de inicio se pone la fecha inicial de un periodo), creamos los segmentos en Añadir Segmento donde indicamos los receptores, el emisor (si queremos crear un grupo en Detalles ! Crear Grupo), la cantidad que vamos a sacar del emisor (en porcentaje, cantidad fija, ...), si son valores reales o planificados y como van a llegar a los receptores (en Base da Referencias indicamos lo que va a cada receptor). Al final del periodo iríamos por Contabilizaciones ! Cierre de Periodo ! Traspaso Periódico: donde ejecutamos el ciclo, primero en test y luego en real.

Para la distribución y el subreparto se actuaría de forma similar, con la única diferencia que en el subreparto el coste lo traspasa con una cuenta de coste secundario.

Si lo hacemos con valores estadísticos hay que registrar primero dichos valores para los Centros de Coste receptores en ese periodo, y posteriormente se haría el subreparto, distribución o traspaso periódico.

Antes del cierre de periodo habría que traspasar los datos de valores estadísticos enlazados con el SIL hasta los Centros de Coste.

En Contabilizaciones Reales ! Cierre de Periodo ! Transferencias ! Valor Estadístico dependiente o independiente del SIL: indicamos el ejercicio y el periodo para el que quiero trasladar la información.

Para realizar el cierre definitivo quedaría por hacer el bloqueo de periodos en Contabilidad de Centros de Coste ! Entorno ! Bloqueo de Periodos ! Modificar: podemos bloquear tanto para valores reales como para planificados (e incluso los 2 a la vez).

Con el Ledger de Reconciliación se verifica la igualdad entre las imputaciones de Controlling y las de Finanzas. Se pueden dar problemas al traspasar gastos entre Centros de Coste de distintas Sociedades FI, que se harán a través de cuentas de compensación entre sociedades. Este Ledger verifica todo el proceso, que el gasto imputado en el Centro de Coste final se corresponde con la imputación que hizo la Sociedad FI al Centro de Coste inicial. Para trabajar con este Ledger habría que activarlo en IMG ! Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad Clases de Coste e Ingresos ! Ledger de Reconciliación ! Activar Ledger de Reconciliación. El segundo paso sería actualizar cuentas de compensación para contabilizar reconciliación, es decir, crear las cuentas de compensación. Posteriormente habría que determinar un rango de números para documentos de contabilización de reconciliación para asignar un número único a cada documento de compensación que se genere. Por último se ejecutaría el ledger desde Finanzas ! Controlling ! Clases de Coste ! Reconciliación.

Por tanto, y resumiendo, para el cierre habría que hacer:

• PLANIFICACIÓN

Para poder planificar hay que definir en el sistema versiones, que son diferentes escenarios. Un perfil de planificación tiene asociado un layout u hoja de planificación.

Para activar el perfil de planificación entramos por Controlling ! Controlling General ! Organización ! Actualizar versiones: la versión que creemos será útil en todos los módulos de Controlling, aunque para cada módulo habrá que darla una configuración específica, que acompañen a los datos generales válidos para todos los módulos.

En Opciones se define la versión en nuestra sociedad CO: señalamos la versión y pulsamos Opciones por Ejercicio ! Entradas nuevas: se le da las opciones convenientes en cada caso (la opción “permitido copiar” permite copiar las opciones en un ejercicio a ejercicios siguientes).

Para crear un perfil de planificación se entra por Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad Centros de Coste ! Planificación ! Planificación Manual ! Layout de Planificación propios ! Crear Layout de Planificación para planificar clases de coste ! Crear Layout...: nombre y lo creamos, le ponemos los datos obligatorios (botón ) y en Tratar ! Selecciones Generales ! Visualizar/Modificar: le indicamos los datos obligatorios. Ahora hay que asignar este Layout a un Perfil de Planificación en IMG ! Crear Perfiles de Planificación.

Ahora ya podríamos planificar, pero tendríamos que activar el perfil en Panificar ! Activar, tras lo cual la planificación es posible.

Es posible planificar actividades, clases de coste y valores estadísticos, y para cualquier Centro de Coste de la empresa.

Se crean Layout de planificación para cada objeto a planificar.

• Planificar Valores Estadísticos: Planificar ! Valores Estadísticos ! Modificar: versión, periodo, ejercicio, Centro de coste y valor estadístico que queremos planificar

• Clases de Actividad: Similar al anterior.

• Clases de Coste: Similar al anterior.

Los Costes Primarios Independientes de Actividad son aquellos que no son originados por la actividad en cuestión pero que se imputan al Centro de Coste donde tenemos esa actividad. Para asignar estos costes se haría una partición y los consideraríamos como costes dependientes para calcular la tarifa de la actividad.

Si seleccionamos el Perfil de Planificación 101 y lo activamos, al planificar clases de coste nos pide la clase de actividad, por lo que ese coste será dependiente de esa actividad. En cambio el Perfil SAP103 no pide la clase de actividad, con lo que estaremos planificando un coste independiente de actividad.

También podemos realizar periodificaciones, traspasos periódicos, distribuciones y subrepartos planificados, es decir, las mismas operaciones que en nivel real.

La planificación hecha para un año se puede copiar para el año siguiente en Planificación ! Ayudas a Planificación ! Copiar Planificación.

Incluso podemos hacer copias con revaluación, es decir, copiar la planificación con el aumento que consideremos oportuno.

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