PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Concepto de Control

Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Importancia del Control

1. El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a través dicha función se logra lo planeado, el control nunca debe ser un obstáculo o impedimento, es una necesidad administrativa.
2. Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
3. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
4. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo para evitar errores.
   Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios del Control

1. Equilibrio: A cada grupo o delegación seleccionada debe proporcionársele el Grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
2. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.  Ningún control será valido sino se fundamenta en los objetivos y a través de él, no se revisa el logro de los mismos.
3. De la oportunidad: El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que son mas útiles resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
6. De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.
7. De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Tipos de Control

• Los controles previos: tratan de asegurarse que los requisitos y recursos necesarios para el desarrollo futuro de la actividad se han cumplimentado satisfactoriamente. Este es el tipo de control asociado con la mayor eficacia, puesto que consiste en eliminar los problemas antes de que se produzcan. Con ellos prevemos dónde, cuándo y cómo surgirá una dificultad y tomamos medidas para que no lleguen a producirse.
• Los controles concurrentes: buscan adoptar las medidas correctivas oportunas mientras se está ejecutando una actividad. No son preventivos, pero tampoco esperan a que algo haya terminado. Con ellos conseguiremos actuar para reconducir la situación antes de que se deteriore más e incumplamos los objetivos establecidos. Estos controles adoptan la forma de una revisión humana o mecánica de la actividad que permita la continuidad o la detención de la misma. Por ejemplo, autorizaciones de tramitación de un pedido, concesión de un descuento por volumen de compra, etc.

• Control de retroalimentación: este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
  El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

Métodos de Control

1. Controles anteriores a la acción o pre controles: garantizan que antes de emprender una acción, se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros, que se necesitarán cuando llega el momento de la acción, los presupuestos se aseguran de que los recursos requeridos estén disponibles en los tipos, calidad, cantidades y ubicaciones necesarias.
2. Controles directivos o de alimentación hacia adelante: tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto de alguna norma o meta y permitir que se hagan correcciones antes de terminar determinadas series de acciones.
3. Controles de si/no o de selección preliminar: Ofrece un proceso de selección para que una operación continúe, antes hay que aprobar un procedimiento o satisfacer determinadas condiciones.
4. Controles después de la acción: Estos miden los resultados de una acción terminada. Se investigan las causas de las desviaciones respecto del plan o norma, y luego los hallazgos se aplican a actividades futuras parecidas.

Concepto de Auditoría

Tradicionalmente la Auditoria era definida como el “examen hecho por una persona o firma de auditores” para proporcionar información sobre el desenvolvimiento y situación de la empresa a otra u otras personas o entidades oficiales, y su propósito final era el de detectar fraudes o fallas y hacer las recomendaciones para prevenirlas.

Se entiende como Auditoria:

1. Una recopilación, acumulación de evidencia sobre información de una organización.
2. Una evaluación de diversas operaciones y controles de una organización.
3. Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan en una organización pública o privada.

Actualmente el término auditoría se puede relacionar con el control y aplicarlo en forma amplia para hacer alusión a diferentes situaciones:

1. Evaluar el entorno en que se desenvuelven las organizaciones, en especial su papel social y económico.
2. Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas establecidos por la administración y la habilidad para aplicar el proceso administrativo.
3. Evaluar los planes de desarrollo a nivel de empresa y a nivel macroeconómico.
4. Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las operaciones de la empresa con el fin de detectar fallas y proponer recomendaciones.
5. Evaluar la productividad y economicidad en la empresa.
6. Evaluar los procedimientos de administración de personal.
7. Expresar el examen de registros financieros, los cuales, al ser amparados por el dictamen que emite el auditor independiente, pueden servir de base a socios, accionistas, gobierno y público en general para saber la situación de una entidad económica, y con base a ello tomar decisiones más acertadas.
8. Determinar la confiabilidad de los datos contables e informes obtenidos a través del procesamiento electrónico de datos.
9. Evaluar el papel de mercadeo, calidad, presupuestos.
10. Evaluar la gestión del personal operativo, etc.

Si bien es cierto que antiguamente auditar significaba “escuchar”, y posteriormente examinar unos registros financieros, también hoy se deberá aceptar que su concepto es muy amplio ya que implica un proceso de investigación y evaluación, con el objeto de determinar las causas y los efectos que producen diversos factores, tanto externos como internos, que inciden ya en la administración y en las operaciones productivas, y que se reflejan en la situación general de la empresa. Sólo así, y con los resultados obtenidos, se podrá informar y proponer soluciones correctivas cuando fuere necesario.

Sistemas de Información para el Control

Los sistemas de información desempeñan un extraordinario papel de ayuda en la ejecución de las diferentes funciones administrativas, pero apoyan especialmente a la planificación y el control.

Se puede definir el sistema de información como el conjunto integrado de datos,

Equipos, procedimientos y personas que intervienen en la recogida, almacenamiento y

Procesamiento de datos para generar la información que se requiere para dirigir una organización. Así pues, el sistema de información ejecuta tres actividades generales:

• Recibe datos de fuentes internas o externas a la empresa.
• Actúa sobre los datos para producir información.
• Suministra la información para el usuario.

Normalmente, se confunden los conceptos de dato e información. La información tiene como punto de partida los datos, así que la información es un dato o conjunto de datos elaborados y situados en un contexto, de forma que tienen significado para alguien en un momento y lugar determinado. Por tanto, ha de entenderse que los datos son hechos sin organizar y sin un significado específico.

Para que esos datos merezcan la consideración de información se requiere que sean inteligibles, comprensibles y útiles para su receptor, de manera tal que sean capaces de afectar a sus decisiones.

Así, el problema radicará en diseñar un sistema de información capaz de suministrar información y no un exceso de datos, ya que este exceso no es más que ruido que distorsiona la comunicación y provoca costes.

Por regla general, los elementos de los que consta un sistema de información son los siguientes:

• Elementos humanos o personas dedicadas a captar, procesar, almacenar y proporcionar datos e informaciones a los usuarios que los demanden, en cualquier nivel de la organización; en general, puede afirmarse que todos los miembros de la organización e incluso los participantes externos, como cliente, proveedores, etc.
• Elementos materiales que se utilizan en la captación, tratamiento, almacenaje y transmisión de datos e información (fichas, ordenadores, discos, etc.).
• Procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de los datos y la obtención de informaciones.
• Datos, que por sí mismos carecen de valor en tanto en cuanto no sean relacionados entre sí, y valorados e interpretados en el contexto adecuado.