Presentación

El presente trabajo a sido integrado con las Políticas y Procedimientos adecuados para lograr un correcto control de las operaciones administrativas de la empresa que me permitió la realización de esté.

A través de este trabajo, se obtendrá una eficiente coordinación de las operaciones administrativas, contables, presupuéstales y de información, delimitando áreas de operación y funciones especificas.

Es una empresa legalmente constituida, con normas y procedimientos administrativos y contables que cumplan con los requerimientos, objetivos y filosofía de la empresa, así como de las instituciones oficiales.

En virtud de que este trabajo a sido formulado para una practica escolar, intereso mucho al Gerente de la Empresa de los conocimientos aplicados a la siguiente carpeta párale mejoramiento del control interno de la empresa a que representa.

Índice

Introducción 3

Datos de la empresa 5

Identidad, valores, misión y visión 7

Organigrama 9

Análisis de puesto 10

Catalogo de cuentas 24

Control interno 27

Propuesta de organigrama 41

Observaciones al análisis de puesto 42

Propuesta de catalogo de cuentas 43

Observaciones al catalogo de cuentas 47

Proyecto de control interno 48

Conclusiones 57

Anexos 63

Introducción

La explosión de la información en un mundo altamente competido y que exige velocidad de respuesta, produce una saturación de datos, reportes, índices y gráficos acerca de los eventos cotidianos que nos sumergen en un bombardeo que requiere de un proceso de selección y análisis cuidadoso, por lo que es necesario discriminar entre la información útil y la superflua.

En el ámbito organizacional es claro que la información es básica para el proceso de dirección. De hecho, se puede afirmar que es el fluido vital de la administración, pues ninguno de los elementos significativos en la conducción de negocios (planeación, organización, dirección y control) existe en un sentido práctico sin ella, lo que conduce a pensar que para ser competitivos en una economía global y abierta se requiere de herramientas informativas capaces de responder a todas nuestras inquietudes y a las de nuestros clientes. Este objetivo se alcanza a partir del conocimiento como actividad intelectual y de la profundización de sus estructuras lógicas aplicadas a sus grados, tipos y clases y de tal modo a todas las disciplinas. La importancia del conocimiento, como resultado del tratamiento de la información por el individuo, ha dado nacimiento y prioridad a las empresas intensivas en ese recurso. De hecho, ha modificado los conceptos de capital, de los activos como generadores de crecimiento y rentabilidad, así como el concepto de valor con relación a la empresa, de los productos o servicios, y en general se le considera hoy como el factor protagónico para lograr ventajas competitivas.

La contabilidad forma parte de los sistemas de información que integran, a su vez, una disciplina de contenido general y amplio, la administración; y en este orden representa un importante trabajo de campo para la planeación y el control de los negocios.

En virtud de esta naturaleza de funciones, se puede considerar que la contabilidad es un método de trabajo intelectual aplicado, pues constituye un ordenamiento para obtener -a partir de fundamentaciones matemáticas y lógicas, cuyo objetivo es la medición de resultados- su producto formal (con alcance legal): los estados financieros. Asimismo es un sistema que, a partir de registros cronológicos y acumulativos de hechos y acciones económicas expresados en moneda, tiene por finalidad procesar, ordenar y proporcionar información sobre la marcha particular de una economía empresaria, o bien, de un conjunto de empresas, utilizable por sus propietarios y administradores, así como por el medio ambiente externo a su operación. Es decir, la función de la contabilidad se evidencia en la labor de procesamiento de valores asignados a hechos económicos empresariales y se traduce en exposición documentada como resultado de elaboraciones técnicas.

Aquí se evidencia la necesidad de impulsar estudios interdisciplinarios que permitan desarrollar una teoría general de la contabilidad que responda a las exigencias de un nuevo modelo organizacional, plano y flexible, en el que la utilidad, confiabilidad y oportunidad de la información se traduzca en herramienta imprescindible para el proceso descentralizado de toma de decisiones y el consecuente aprovechamiento de la ventaja competitiva.

Datos de la empresa

GIRO DE LA EMPRESA:

TIPO DE PERSONA:

REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES:

N° DE PERSONAL

DOCUMENTACIÓN:

Distribuidora de material eléctrico y colocación de instalaciones eléctricos, sistemas de iluminación.

Persona moral.

XXX8903183EA.

• 1 Gerente General

• 1 Asistente Administrativo

• 1 Contador General

• 1 Auxiliar Contable

• 1 Cajero

• 1 Almacenista

• 3 Trabajadores contratados por honorarios

• Permiso para la constitución de sociedades ante la secretaria de relaciones exteriores.

• Acta constitutiva.

• Aviso de uso de los permisos para la constitución de sociedades o cambio de denominación social.

• Certificado ante el registro público de la propiedad y el comercio.

DOCUMENTACIÓN

OBLIGACIONES:

• Aviso de inscripción en el registro federal de contribuyentes.

• Licencia de uso de suelo.

• Licencia de funcionamiento.

• Licencia de anuncio.

• Registro empresarial ante el IMSS e INFONAVIT.

• Estudio de factibilidad.

• Acta de integración a la comisión de seguridad e higiene en el trabajo (STPS).

• Aprobación de planes y programas de capacitación y adiestramiento ante la STPS.

• Aviso de manifestación estadística ante el INEGI.

• Alta en el sistema de información empresarial mexicano (SIEM)

• Aviso de verificación de datos de R.F.C.

• Aviso de cambio de domicilio.

• Permiso para expedir comprobantes fiscales.

Debe cumplir con las siguientes obligaciones:

• Pago de I.S.R.

• Registro de I.V.A.

• Pago del Impuesto al Activo.

Es retenedor de:

• Retenedor de salarios.

• Retenedor de I.V.A. e I.S.R. por:

• Honorarios.

• Fletes.

Identidad

Proporcionar al público venta e instalación de material eléctrico, redes de iluminación, accesorios, consumibles y equipo de iluminación, así como servicios de mantenimiento correctivo y preventivo.

Misión

Procurar beneficiosa los consumidores, mediante un servicio seguro, oportuno, confiable y con una disminución del costo al contribuir a la erradicación de intermediarios en beneficio de las empresas hermanas; además de generar nuevas fuentes de empleo, y fortalecer el crecimiento económico de la empresa.

Visión

Posicionarnos en el mercado como una empresa sólida y de vanguardia en el ámbito de las instalaciones eléctricas, con una cultura de calidad en el servicio, con capacidad de respuesta a los cambios del entorno y objetivos estratégicos de la empresa , integrada de personas con espíritu de servicio, comprometidas e identificadas con la empresa y sus objetivos.

Valores

Identidad: Ser congruentes en el decir y el hacer. Respetar siempre a la sociedad, a las instituciones y a las personas, primero como seres humanos antes que cualquier otra condición . Actuar con rectitud, imparcialidad, equidad y justicia. Tener principios y valores firmes.

Honestidad: Basar nuestra actuación en la sinceridad. Desempeñar nuestras funciones con ética profesional. Actuar con rectitud. Ser prudente en acciones y palabras. Ser veraz y honrado. No propiciar rumores ni falsas informaciones.

Lealtad: Ser fiel. Estar identificado y comprometido con la empresa y las personas que la integran defendiendo en todo momento sus principios, valores y misión. Tener la capacidad de manifestar ideas y puntos de vista libremente buscando el bienestar de la empresa. Corresponder con acciones positivas a las personas, símbolos y organizaciones que han propiciado nuestro desarrollo.

Respeto: Relacionarse armoniosamente con los demás reconociendo su individualidad, principios, valores, costumbres, ideas, etc. Aceptar puntos de vista diferentes a los propios. Tratar a todos con la misma atención, delicadeza y cortesía con la que nos gustaría ser tratados.

Espíritu de servicio: Tener la capacidad de dar algo de nosotros mismos a favor de los demás con cordialidad. Hacer todo lo que este a nuestro alcance para rebasar las expectativas de nuestros clientes, tanto internos como externos, con una actitud positiva y voluntad de servicio. Actuar en primera instancia en función de las necesidades de los demás considerando que nuestras actividades son para beneficio y apoyo de nuestros clientes y compañeros de trabajo. Servir sin anteponer recompensa.

Trabajo en equipo: Integrar las capacidades, habilidades e intereses de las personas en forma cordial y armónica para facilitar el logro de los objetivos o consecución de las tareas. Fomentar la participación, aportación y creatividad. Compartir conocimientos y habilidades para beneficio común. Compartir el trabajo con nuestros compañeros. Cooperar con los demás respetando y aceptando las ideas de grupo en un ambiente de compañerismo.

Análisis de puesto

• GERENTE GENRAL

1. Identificación	Título del Puesto: Gerente General Área : Administrativa Nombre : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. Descripción Genérica	Identificar nuevas áreas de negocios, así como administrar los esfuerzos del personal para ejecutar los planes y lograr los objetivos establecidos para la organización.
3. Dimensiones	Lograr la rentabilidad de los servicios que proporciona la empresa. Supervisar la situación financiera de la empresa Contar con información oportuna y confiable a través de los sistemas administrativos y computarizados. Implantar estrategias de comercialización adecuadas al negocio.
4. Naturaleza y Alcance	Reporta: A la asamblea de socios Puesto que le reporta: Asistente administrativo, Contador general, Cajero, Almacenista, Trabajadores.
Funciones del Titular	5.1 Que cada uno de los departamentos correspondientes cumpla con los Procedimientos y Políticas establecidos. 5.2 Proporcionar la información requerida de manera confiable y oportuna, en la verificación y autorización de presupuestos. 5.3 Verificar que se cumpla con las Obligaciones Fiscales y Legales correspondientes. 5.4 Atención adecuada a las personas que lo requieran de las diferentes Instituciones o Empresas dependencias oficiales, Bancos, Despachos, etc. 5.5 Vigilar la optimización de los recursos de la empresa. 5.6 Verificar y autorizar los pedidos o faltantes de material para los trabajos de AT o BT herrajes. 5.7 Hablar con los proveedores para las condiciones de crédito 5.8 Autorizar las compras de material faltante en almacén.
6. Relaciones del puesto	Supervisa: Todas las áreas de la empresa Trabaja con: Todas las áreas de la empresa Fuera de la empresa: Clientes, autoridades, proveedores y directivos de otras empresas

• ASISTENTE ADMINISTRATIVO

1. Identificación		Título del Puesto: Asistente Administrativo Área : Administrativa Nombre : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. Descripción Genérica		Revisar y proporcionar información Financiera, Contable, Costos, Presupuestos, etc, de manera veraz y oportuna para la toma de decisiones a nivel Gerencial. Coadyuvar y coordinar las actividades financieras, Contables, Fiscales, Administrativas, etc. Mantener actualizado el Manual de Políticas y Procedimientos de la empresa.
3. Dimensiones		Planificar, organizar, controlar, dirigir y supervisar los departamentos correspondientes, para el logro de los objetivos y la obtención de los resultados óptimos. Que se cumplan los procedimientos y políticas establecidas. Asegura el cumplimiento de la normatividad Administrativa, Financiera, Contable y Fiscal de la compañía. Mantener un clima optimo de trabajo con los departamentos correspondientes, así como empresas o instituciones externas que se tengan relaciones.
4. Naturaleza y Alcance		Reporta a: Gerencia General Igual que: Contador general Puesto que le reporta: Cajero, Almacenista y Trabajadores
Funciones del Titular		5.1 Que cada uno de los departamentos correspondientes cumpla con los Procedimientos y Políticas establecidos. 5.2 Proporcionar la información requerida de manera confiable y oportuna. 5.3 Verificar que se cumpla con las Obligaciones Fiscales y Legales correspondientes. 5.4 Hacer los depósitos de los ingresos en el banco 5.5 Atención adecuada a las personas que lo requieran de las diferentes Instituciones o Empresas dependencias oficiales, Bancos, Despachos, etc. 5.6 Realizar los cheques de pago a los trabajadores y enviarlos al gerente general para su autorización. 5.7 Realizar la verificación del inventario, de manera sorpresiva. 5.8 Estar pendiente de las prestaciones de los trabajadores; tanto legales como de las que ofrece la empresa. 5.9 Mantener actualizados los archivos del área. 5.10 Recibir y enviar correspondencia. 5.11 Manejar el fondo fijo que se utilizará para pagos de efectivo de acuerdo a políticas debidamente establecidas. 5.12 Manejo del Sistema deudores empleados que comprende registro de gastos médicos, así como el proceso de transferencia al contador general para su aplicación. 5.13 El manejo de los gastos de papelería, publicidad y decoración del local
6. Relaciones del Puesto		6.1	Internas: Gerencia General, Contabilidad General, Cajero, Almacenista y Trabajadores
		6.2	Externas: Auditores Externos, Auditores Internos, SHCP-SAT, IMSS, INFONAVIT, SAR, Bancos, AFORES, Notarios, Abogados.

• CONTADOR GENERAL

1. Identificación

Título del Puesto: Contador General Área : Administrativa Nombre: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2. Descripción Genérica

Es el encargado de proporcionar información Financiera, Contable, Presupuestos, Costos, Estadísticas, etc., y Estados Financieros de manera oportuna y veraz, para la toma de decisiones Gerenciales, así como el cumplimiento de aspectos Fiscales y Legales ante dependencias oficiales, de acuerdo a los procedimientos, presupuestos y programas correspondientes.

3. Dimensiones

Su alcance general incluye las actividades Contables y Fiscales de la empresa y sus filiales en Hidalgo, Oaxaca y Aguascalientes. Asegura el cumplimiento de la normatividad Contable y Fiscal de la compañía.

4. Naturaleza y Alcance		Reporta a: Gerente general y Asistente administrativo Igual que: Asistente administrativo Puesto que le reporta: Auxiliares Contables y Cajero.
Funciones del Titular 5. Funciones del titular Funciones del Titular		5.1 Es el encargado de la situación contable y fiscal de la entidad en forma general, así como en específico a cada una de las oficinas establecidas en el interior de la república donde se prestan servicios por la empresa. 5.2 En lo contable es el responsable de que la información cumpla un estándar de conformidad a principios contables reconocidos en el ámbito nacional e internacional, de la información generada en las oficinas del interior de la república y en las oficinas centrales. 5.3 Es el encargado de la consolidación de la información generada en todas las plazas, actualización en base al boletín B-10 y que con estos elementos permitan la elaboración de Estados Financieros. 5.4 Es el encargado de analizar las cifras contenidas en los Estados Financieros generados en el proceso contable para determinar la eficiencia operacional de la sociedad. 5.5 En el aspecto fiscal es el responsable de vigilar y regular todos los aspectos impositivos de la entidad estableciendo las políticas fiscales de conformidad con las Leyes correspondientes, apegándose en su carácter de causante o retenedor respecto al ámbito Federal como Local de las contribuciones en cada plaza. 5.6 Es el encargado de atender los requerimientos, respecto a las necesidades de información de los Auditores Internos y Externos. 5.7 Atiende auditores de cualquier instancia de fiscalización que llegarán a efectuar una visita domiciliaria a la entidad a revisar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales. 5.8 Tiene la obligación de presentar al Gerente General y al Asistente Administrativo los estados financieros, balance, estado de resultados, sus comparativos y anexos. 5.9 Elabora como mínimo cada trimestre los análisis financieros con interpretación para ser presentados a la Gerencia General y al Asistente Administrativo. 5.10 Norma la estructura del catálogo de cuentas, la alta y baja de cuentas de mayor o auxiliares. Elabora la declaración anual de la entidad en base a la información contable y fiscal. Realizar el cobro a clientes, procurando mantener la cartera de clientes con la rotación más baja de acuerdo a las políticas Realiza el pago a proveedores de bienes y servicios verificando la necesidad y deducibilidad de cada uno de los pagos realizados.
6. Relaciones del Puesto	Elaboración de la facturación hasta la presentación de los mismos a los clientes Supervisión y control del cierre anual contable y fiscal con auditoría. 5.16 Control de la cuenta de deudores diversos, todos los empleados y otros con anticipos de gastos. Control de acreedores diversos. Internas: Gerencia General, Asistente Administrativo, Contador Auxiliar, Cajero y Trabajadores 6.2 Externas: Auditores, SHCP-SAT, IMSS, INFONAVIT, SAR, Bancos, AFORES, Notarios, Abogados, Clientes, Proveedores.

• AUXILIAR DE CONTABILIDAD

1. Identificación

Título del Puesto: Auxiliar de Contabilidad Área : Contabilidad Nombre : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2. Descripción Genérica

Elaboración de contabilidad de operaciones registradas en la empresa así como elaboración de conciliaciones bancarias.

3. Dimensiones

Tiene a su cargo la integración de saldo de las empresas.

4. Naturaleza y Alcance

Reporta a: Contador General Igual que: Puesto que le reporta: Caja

5. Funciones del Titular

5.1 Provisión de pagos, elaboración de pólizas, proveedores y reposición de fondos fijos, reembolso de gastos y transferencias. 5.2 Contabilidad de Inversiones. 5.3 Elaboración de conciliación bancos. 5.4 Identifica todas las partidas que aparezcan en nuestros registros contables. Durante el mes como cargadas. 5.5 Revisión y control de pasivos 5.6 Registro de facturación de la empresa. 5.7 Registro de nóminas por departamento quincenalmente. 5.8 Registro de otras operaciones de la empresa. 5.9 Manejo del SAE para efecto de registro y control de cuentas contables. 5.10 Control de activo fijo (Incluye depreciación contable) 5.11 Labores de archivo de pólizas de diario, así como las pólizas de diario. 5.12 Registro mensual de ingresos.

6. Relaciones del Puesto

6.1 6.2

Internas: Contador General y Cajero Externas: Auditores.

• CAJERO

1. Identificación

Título del Puesto: Cajero Área : Mostrador Nombre : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2. Descripción Genérica

Controlar y documentar de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos los ingresos y egresos como resultado de las operaciones que se generen en la empresa.

3. Dimensiones

Encargado de las ventas del mostrador, así como auxiliar para el almacenista en las entradas a bodega.

4. Naturaleza y Alcance

Reporta a: Contador General, Auxiliar de contabilidad y al Asistente Administrativo. Igual que: Almacenista y trabajadores Puesto que le reporta: Ninguno

Funciones del Titular

Abrir y cerrar la tienda en los días laborables. Atención a clientes. Hacer salidas de material. Venta de mostrador Entregar venta diaria al mostrador.} Revisar el material que llega de los proveedores. Manejar confidencialmente la información que se genere en el área Apegarse a las políticas y procedimientos del área Recibir y revisar todo tipo de correspondencia que llega a la empresa y turnarla a la persona responsable de esa información. Recabar firmas de cheques. Control de pago de servicios, telefónicos, Celulares, I.M.S.S.

6. Relaciones del Puesto

6.1 6.2

Internas: Almacén, Contador General, Auxiliar de contabilidad y Gerente General. Externas: Clientes de las ventas originadas al menudeo.

• ALMACENISTA

1. Identificación	Título del Puesto: Almacenista Área : Almacén Nombre : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. Descripción Genérica	Vender y salvaguardar el material eléctrico y consumibles existentes en almacén, así como proporcionar servicios de calidad a público en general.

3. Dimensiones		Satisfacer con oportunidad y eficiencia las necesidades de los clientes de acuerdo a los requerimientos. Mantener surtido el almacén. Controlar el Inventario y canalizar los servicios de mantenimiento con el personal asignado para tal efecto.
4. Naturaleza y Alcance		Reporta a: Gerencia General Igual que: Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Sistemas y Gerencias Regionales Puesto que le reporta: Tesorería, Contabilidad General, Contabilidad Regional.
Funciones del Titular		5.1 Mantener el equipo en condiciones óptimas para proporcionar servicios de calidad que permitan el mejor aprovechamiento de los recursos y la búsqueda de mejora continua. 5.2 Informar al gerente general de las actividades de acuerdo con los planes y programas. 5.3 Mantener surtido el almacén. 5.4 Registrar entradas y salidas de inventarios 5.5 Solicitar el material faltante en el almacena a los proveedores , con previa autorización del Gerente General. 5.6 Llenar las salidas de material que soliciten los trabajadores para las instalaciones eléctricas que estén realizando.
6. Relaciones del Puesto		6.1 6.2	Internas: Gerencia General, Contabilidad General, Asistente Administrativo, Cajero y Trabajadores Externas: Con los proveedores.

• TÉCNICO ELECTRICISTA

1. Identificación	Título del Puesto: Técnico Electricista Área : Instalaciones Nombre : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. Descripción Genérica	Realizar trabajos de construcción, mantenimiento y/o reparación de las instalaciones eléctricas y de los sistemas de iluminación

3. Dimensiones	Planificar, organizar, controlar, dirigir y supervisar los trabajos que se realicen. Mantener un clima optimo de trabajo con los departamentos correspondientes, así como empresas o instituciones externas que se tengan relaciones.
4. Naturaleza y Alcance	Reporta a: Gerencia General Igual que: Cajero y Almacenista Puesto que le reporta: ninguno
Funciones del Titular	5.1 Realizar los trabajos de la construcción, reparación o mantenimiento de las instalaciones eléctricas o sistemas de iluminación, según sean ordenadas por el Gerente General. 5.2 Reportar al almacenista del material que necesita para los trabajos ya antes mencionados.

6. Relaciones del Puesto

6.1 6.2

Internas: Gerencia General, Contabilidad General, Alamcenista y Asistente Administrativo. Externas: Con los clientes que soliciten la elaboración de algún trabajo en especifico.

Catálogo de cuentas

1. ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE:

No. de cuenta Descripción

100-00-000-000 Caja General

101-00-000-000 Fondo Fijo

102-00-000-000 Bancos

103-00-000-000 Inversiones en Valores

105-00-000-000 Clientes

106-00-000-000 Almacén

107-00-000-000 Deudores Empleados

108-00-000-000 Deudores Diversos

110-00-000-000 IVA Acreditable

111-00-000-000 Anticipo a Proveedores

115-00-000-000 Impuestos Anticipados

116-00-000-000 Intereses Anticipados

ACTIVO FIJO:

No. de cuenta Descripción

147-00-000-000 Edificios (local y oficina)

150-00-000-000 Mobiliario y Equipo de Oficina

151-00-000-000 Equipo de Computo

152-00-000-000 Equipo de Transporte

154-00-000-000 Dep. Acum.de Mob. Y Eq. de Of.

155-00-000-000 Dep. Acum. de Equip. Computo

156-00-000-000 Dep.Acum.de Equip. de Transp.

ACTIVO DIFERIDO:

No. de cuenta Descripción

192-00-000-000 Depósitos en Garantía

195-00-000-000 Primas de Seguros

196-00-000-000 Amortización de Primas de Seg.

199-00-000-000 Inversión Prima de Antigüedad

2. PASIVO PASIVO CIRCULANTE:

No. de cuenta Descripción

201-00-000-000 Proveedores

202-00-000-000 Reserva para prima de antigüedad

205-00-000-000 Acreedores diversos

206-00-000-000 Sueldos por pagar

210-00-000-000 Anticipo de clientes

215-00-000-000 IVA Traspasado

220-00-000-000 Impuestos por pagar

230-00-000-000 Documentos por pagar

290-00-000-000 Impuesto anual

292-00-000-000 Reparto de utilidades por pagar

3. CAPITAL CAPITAL:

No. de cuenta Descripción

301-00-000-000 Capital social

302-00-000-000 Resultados del ejercicio

303-00-000-000 Resultado de ejercicios anteriores

4. RESULTADOS INGRESOS:

No. de cuenta Descripción

410-00-000-000 Ingresos por Cobrar

• RESULTADOS: COSTOS:

No. de cuenta Descripción

• Costos de venta

GASTOS:

No. de cuenta Descripción

601-00-000-000 Gerencia General

604-00-000-000 Servicios Generales

605-00-000-000 Contabilidad

610-00-000-000 Gastos Administrativos

611-00-000-000 Servicios al Personal

COSTO INTEGRAL DE FINANCIAMIENTO:

No. de cuenta Descripción

690-00-000-000 Gastos y Productos Financieros

695-00-000-000 Otros Gastos e Ingresos

Control interno

• EFECTIVO

Este control tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adhesión a las políticas de la empresa.

• CAJA

Responsables: El cajero será el único responsable del manejo de efectivo del fondo fijo, así como también será la encargada de emitir los cheques para los diversos gastos de la empresa. Esta persona al integrarse a las actividades de la empresa firmó un contrato de fianza en el cual acepta las responsabilidades que en dicho contrato se especifican.

Entradas Por cobros de ventas al contado Cobros por ventas a crédito Cobros a empleados y deudores Entradas diversas de caja

Salidas Por la creación y reposición de fondo fijo Pago por medio de cheques nominativos a proveedores, acreedores y por los gastos que originen las operaciones de la empresa.

Existirá una sola persona que se encargue de custodiar el efectivo

Para el cobro de las ventas al contado que se realicen en el establecimiento existirá una caja registradora así como la expedición de facturas debidamente requisitazas.

Se establecerá un fondo fijo de caja que será por la cantidad de $ 10,000.00

Los cobros por ventas a crédito deberán recibirse únicamente por la cajera quien los registrara y entregara un comprobante de recibido al cliente.

El único concepto por el que la cajera podrá sacar dinero en efectivo será para el pago de gastos menores que cumplan con los requisitos fiscales o que estén debidamente requisitazos y justificados de lo contrario la única responsable será ella.

Queda prohibido sacar dinero del fondo fijo para hacer un tipo de préstamo a los empelados o para cambiar cheques a cualquier persona.

Al finalizar el día la cajera deberá entregar una lista de los comprobantes pagados así como del efectivo recibido y el saldo del fondo fijo.

Se realizaran cortes de caja cada 4 horas y los depósitos se harán al final del día entregando el informe al departamento de contabilidad.

Se realizaran arqueos de caja semanalmente así como arqueos sorpresivos que serán efectuados por el gerente general.

El cajero deberá solicitar por escrito la reposición del fondo fijo anexando a este los comprobantes y la nota aclaratoria correspondiente.

Si al efectuar el arqueo de caja resultara algún faltante o sobrante de efectivo la única responsable de aclarar esta situación será la cajera. Si no lo comprueba en el momento tendrá como plazo 24 horas como máximo para justificar tal situación.

• BANCOS

Responsable: El responsable de la cuenta de cheques es el Asistente Administrativo conjuntamente con el Gerente General

Expedición de cheques

El procedimiento a seguir para la expedición de cheques, es la siguiente:

1. El asistente administrativo entrega diariamente al Contador General el reporte de cobranza actualizado de clientes.

2. Se revisan las facturas con vencimiento de pago en la semana.

3. Se pasan por el contra recibo y se manda al mensajero por los cheques o se verifica por línea el depósito.

4. El cajero recibe solicitudes de cheques autorizados por Contabilidad y quien solicita.

5. Contabilidad elabora la programación de pagos para la semana.

6. Contabilidad elabora los cheques.

• Contabilidad recaba las firmas de la Gerencia y el Asistente Administrativo.

8. Contabilidad entrega los cheques elaborados al cajero.

9. El cajero elabora el formato de entrega de cheques y separa las pólizas y documentos.

10. El cajero reúne todos los documentos y los entrega a Contabilidad para su registro.

Como regla general todas las salidas y desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos siempre y cuando no se trate de pagos menores que no excedan al importe establecido en el fondo fijo.

No se deberán firmar cheques por anticipado o en blanco bajo ninguna circunstancia

Queda estrictamente prohibido expedir cheques al portador salvo cuando se trate de circunstancias absolutamente extremas siempre y cuando sean autorizados por el gerente.

Todos los cheques expedidos serán aprobados por la gerente general. Cada cheque que se expida deberá estar soportado con la documentación correspondiente debidamente requisitada con previa revisión y autorización y la póliza de cheque.

Los cheques cancelados deberán mutilarse y archivarse anexando la documentación comprobatoria.

El día específico para hacer pagos a proveedores será el día miércoles de 10:00 a 12:00 hrs presentándonos el comprobante a la factura correspondiente.

Por ninguna causa se expedirán cheques posfechados.

Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control principal de las chequeras y los registros contables.

Depósitos en bancos

El Contador General recibe a revisión las facturas de los Proveedores y les entrega un contra recibo.

Contabilidad elabora la programación de pagos para la semana y la entrega con los documentos originales para la elaboración de Cheques.

Contabilidad entrega los cheques elaborados con los documentos originales.

El Asistente Administrativo revisa los cheques y los firma para pasarlos a la Gerencia para la segunda firma.

Contabilidad entrega los cheques al cajero para que realice el pago.

El cajero entrega los cheques a los Proveedores contra entrega.

El cajero reúne todos los documentos y los entrega a Contabilidad para su registro.

Los depósitos se realizarán al final de la jornada o en su caso al día siguiente lo más pronto posible debiendo entregar la ficha de depósito la cual se archivará al departamento de contabilidad.

Para la canalización bancaria, se siguen una serie de pasos:

1. El Contador General realiza la consulta de saldos y fondos las realiza vía telefónica.

2. El Contador Generla diario emite un reporte de movimientos y saldos de las operaciones realizadas en los Bancos

3. El Auxiliar de Contabilidad elabora la conciliación bancaria.

4. El Contador General revisa y analiza los movimientos y el registro lo realiza el Auxilar de contabilidad para realizar el proceso de cuentas por cobrar.

5. El Asistente Administrativo recibe cada mes los estados de cuenta bancarios enviados por los bancos.

6. El Gerente recibe y analiza la información de la conciliación bancaria.

• CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un número importante de relaciones ( La primera es la inmediata necesidad de políticas que cubran el otorgamiento de crédito y la subsiguiente administración ). La fase de administración del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la generación de la cuenta, para su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o liquidada.

Donde toda la facturación deberá cumplir con los soportes correspondientes por prestación de servicios.

Las principales consideraciones de control aplicables a la creación de la cuenta por cobrar para un cliente o para la elaboración de un documento, son como sigue:

1.- Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobación de crédito. Esta aprobación debe ser proporcionada por el Gerente General dentro del marco de referencia establecido por las políticas de la empresa apoyada en información adecuada acerca del cliente particular. Esta última información cubre la posición financiera del cliente y su capacidad para adecuarse; incluye también la experiencia de la empresa con el cliente y su actual posición de cartera.

2.- Debe de existir una determinación de la Disponibilidad del Producto , ya que el material que solicite el cliente no se encuentre en almacén y se tenga que solicitar al proveedor. Las mercancías disponibles deben ser identificadas y empacadas adecuadamente.

3.- Autorización de los precios y términos de la operación deben estar estandarizados completamente para todos los clientes. Sin embargo, en algunos casos éstos pueden variar dependiendo de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a ellos. Para efectos de facturación, los precios y términos aplicables deben ser proporcionados con base a las políticas establecidas por la organización.

4. Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente número de copias que contengan información idéntica para ser usadas en otros propósitos operacionales. De esta manera, una de las copias autoriza al almacenista, otra va al cliente, otra es usada para la compilación de estadística de ventas y otra más es enviada al Auxiliar de contabilidad para su registro. Mientras que los documentos solo se envía al Auxiliar de contabilidad para su registro.

Las principales consideraciones de control durante la fase de su manejo incluyen:

1.- Control Independiente de los registros de cuentas por cobrar, en donde todos los casos también deberán tenerse cuentas de control, y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estén soportadas por cuentas individuales perfectamente detalladas.

2.- Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelánea que ocasione una contrapartida crediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrada sobre base diaria con objeto de contar con información actualizada disponible para servir a las diversas necesidades operacionales de la organización.

3.- Oportuno y adecuado sistema de reporte, donde este análisis mostrará las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo; por ejemplo saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido más de tres meses, etc. Este análisis es una importante base para administrar el esfuerzo de la recuperación de cartera.

4.- envío de estados de cuenta de clientes en forma directa e independiente, ya que importante mecanismo que sirve para acelerar cobros retrasados.

Simultáneamente, se debe tener la certeza de que estas cuentas por cobrar están correctas mediante las conciliaciones periódicas entre estos registros auxiliares contra las cuentas mayor control.

La cobranza que se recibe de los clientes sirve para liquidar una cuenta por cobrar previamente generada.

Cuando los productos vendidos son regresados por diversas razones, se tiene que revertir la operación original de venta y se lleva cuando están adecuadamente documentados indicando las bases para acreditar una devolución de mercancía.

La política de los descuentos, se realiza bajo la condición de que el pago sea efectuado en los primeros 10 días de la compra aplicando un 5% general a todos los clientes. Si no es así a la fecha de vencimiento del crédito, que normalmente son de 30 días dependiendo del monto de la compra se le cobraran un 15% de intereses.

Cuando exista el caso de que haya clientes que fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se aplique todo esfuerzo de cobro puede haber situaciones de quiebra, desaparición del deudor, u otras causas, esta situación debe de ser comprobable para la cancelación de su cuenta.

Para que no exista errores para el cobro de las cuentas se realiza una conciliación cada 30 días, verificando los créditos autorizados que se realicen en ese lapso y los abonos o liquidaciones que realicen los clientes a sus cuentas.

• ALMACEN

El Almacén es tiene como fin obtener información segura, salvaguardar las mercancías para tener una disponibilidad inmediata para su ventas.

Responsable: La única persona encargada del almacén es el almacenista, quien tendrá la responsabilidad de vigilar las entradas y salidas de mercancías, por los distintos conceptos.

Para el control contable del almacén, la empresa estableció el sistema de inventarios perpetuos.

El método de valuación de las mercancías es el de costo promedio.

El control de las mercancías se llevara a cabo por unidades, tanto de entradas como de salidas y existencias para cada clase de artículo.

Para la entrada y salida de mercancías será necesario tener una forma donde se especifique el número de artículos, su descripción, su fecha, nombre y firma de la persona que entrega la mercancía, nombre y autorización del Gerente, así como el nombre y firma de la persona que recibe las mercancías.

El almacenista deberá llenar las tarjetas de almacén con todos los datos que exigen y deberá archivarlas, para entregar al final de la jornada una relación de entradas y salidas y el saldo de las mercancías.

El almacenista deberá mantener las precauciones que las mercancías requieran, así como mantener los anaqueles en orden y por producto para su mejor identificación.

Se realizaran inventarios físicos cada año en el mes de junio, además de inventarios físicos sorpresa.

En caso de resultar un sobrante o faltante de mercancías, el almacenista tendrá 24 horas como máximo para aclarar esta situación de no hacerlo será causa de rescisión de contrato y se procederá conforma a la ley.

• COMPRAS

Para adquirir cualquier clase de mercancías será necesario llenar una requisición de compra pro triplicada numerada progresivamente donde constara, cantidad, clase, calidad y especificación e las mercancías. El original deberás será entregado al gerente general una copia para el Contador General y la ultima quedara en poder del almacenista.

Una vez que la requisición es autorizada por la gerente, se deberá de terminar cual es el proveedor mas adecuado y se deberá de formular la orden de comprar enviando el original al proveedor, una copia al almacenista para recepción de las mismas así como una copia al archivo de contabilidad.

Para recesión de las mercancías el almacenista deberá hacer los preparativos necesarios para la recepción de las mismas

Cuando la empresa reciba las mercancías, el Almacenista efectúa la comprobación de la clase, cantidad, calidad, y demás características, contra la requisición y pedidos de compara por un lado, y contra la remisión y mercancías del proveedor. Una vez comprobadas y verificadas, se formulara la nota de entrada al almacén.

Cualquier tipo de devolución, descuento ó rebaja deberá ser por escrito y autorizada por el Gerente General y revisada por el Contador General.

• VENTAS

Para las ventas tanto a crédito como contado deberá existir un pedido por escrito, el cual deberá ser autorizado por la gerente general.

Todas las facturas que sean canceladas deberán ser selladas con la palabra cancelada y se deberán archivar.

El pedido deberá contener fecha, numero de pedido, nombre del cliente, dirección del cliente, artículos, cantidades y precios unitarios y cantidades, forma de pago y descuentos especiales, instrucciones y las demás especificadas en la forma.

El almacenista deberá de surtir cuidadosamente los artículos revisando y comprobando las mercancías con las anotaciones del pedido, con lo que podrá de formularse la nota de empaque y la nota de remisión correspondientes debidamente numeradas en forma progresiva además de formular la nota de salida de la mercancía.

En caso de no poder surtir todo el pedido el departamento de almacén y el Asistente Administrativo deberán de llevar un registro de pedidos surtidos en forma parcial.

El Auxiliar de Contabilidad deberá revisar las facturas, para cerciorarse que las ordenes del cliente han sido cumplidas y que no existe error en datos, números, cálculos u otros.

Cualquier clase ajuste por devolución, rebaja o descuento deberá ser por escrito y autorizado por la gerente.

Cuando los trabajadores solicitan al almacenista material para realizar un trabajo, los trabajadores le entregaran al almacenista una hoja de pedido de material, previamente autorizada por el Asistente Administrativo; donde se indicara el material, la cantidad, el número de trabajo y el nombre del cliente. Para que le de salida al material el Almacenista llena la tarjeta de almacén anexando la hoja de pedido.

• EQUIPO DE REPARTO Y DE TRANSPORTE, EQUIPO DE COMPUTO, MOBILIARIO Y EQUPO DE OFICINA

Responsable: El responsable del control de activo fijo será el auxiliar administrativo en conjunto con el departamento de contabilidad.

Además de que cada trabajador se hará responsable del activo fijo a su cargo según corresponda.

Con respecto al control interno del equipo en general, se establece lo siguiente:

En la compra de equipo nuevo (normalmente equipo de computo y mobiliario de oficina) se autoriza y aprueba el Gerente General (representante legal) , el cual deberá estar debidamente asesorado por el Contador General.

Todo aprobación debe incluir: la justificación y la necesidad de adquirir el bien, el costo estimado, vida útil estimada de los activos así como también la tasa a la que se depreciarán.

Para la recepción de los activos se llena una forma donde se especifique, nombre del activo, descripción, fecha y firma de las personas que reciben y entregan. Posteriormente esta deberá ser ingresado por el departamento de contabilidad.

Por cada activo de la empresa se registra en un expediente donde se encuentren anexados, la factura que avale su propiedad, cualquier gasto por adaptación, método de depreciación, así como el auxiliar, la tabla de depreciación del mismo; en el caso del equipo de reparto y de transporte se anexan los recibos del pago de tenencia y verificación.

Todos los activos de la empresa que de acuerdo al criterio prudencial lo ameriten, deberán contar con una póliza se seguro, la cual se deberá anexar al expediente.

Para el control de existencias se lleva un inventario de todos los activos fijos, los cuales deberán identificarse por numeración seriada y su descripción.

Los inventarios físicos deberán ser conciliados semestralmente con el auxiliar de todos los activos fijos.

Cuando algún trabajador ocupe el equipo de reparto o de transporte, este firma una responsiba por cualquier accidente que ocurra.

Para que el equipo este en adecuadas condiciones se lleva a mantenimiento preventivo de la siguiente manera:

• Cada 4 meses se lleva a mantenimiento al equipo de reparto y de transporte.

• Cada 6 meses se le da mantenimiento a las computadoras

• Al año se instala la versión del antivirus que corresponda para las computadores y se actualiza cada fin de mes.

Los consumibles del equipo que se desgaste rápidamente (ejemplo: La tinta de la impresora) se manda directamente a gastos.

La venta de cualquier activo fijo se hará por escrito y bajo la autorización del representante legal y visto bueno del departamento de contabilidad.

En caso de que al realizar el inventario físico resultare algún faltante o deterioro, del activo fijo, el responsable de este deberá pagar los daños o de lo contrario justificarlo por escrito. De no hacerlo será causa de rescisión de contrato y se procederá conforme a la ley.

• ACTIVO DIFERIDO

El control que se lleva sobre los activos diferidos de la empresa, que son :Primas de seguro y Depósitos en garantía; es de la siguiente manera.

Responsable: la persona encargada de la adquisición de los seguros es el Gerente General, notificando al Contador General para el registro de la compra y la amortización del seguro.

Los seguros se renuevan cada año, y los documentos se archivan en cada uno de los expedientes de los activos asegurados ( Equipo de reparto y de transporte, Equipo de computo, Local, Mercancía y las fianzas de los trabajadores)

Los depósitos en garantía quedan a cargo del Asistente Administrativo, donde el custodia los certificados, notificando al Contador par el registro y al Gerente General para que tenga conocimiento d el aprenda en deposito.

• PASIVO (CUENTAS POR PAGAR Y NOMINAS)

• CUENTAS POR PAGAR

Responsable: El responsable de las cuentas por pagar ya sean originadas esta por proveedores o acreedores; es el Asistente Administrativo que lleva una agenda de pagos para que no se venzan y se tengan que pagar intereses moratorios.

Para solicitar un crédito a los proveedores o acreedores, se realiza un presupuesto de efectivo y se estudia que tan factible es solicitar el crédito. Esta es estudiada por el Contador General, el Gerente y el Asistente Administrativo.

Ya estudiado el caso y si es recomendable solicitar el préstamo, se hace el pedido de crédito al proveedor o al acreedor para que nos abra una línea de crédito. Solicitando el material faltante en el almacén; o para lo que se requiera el crédito.

Se realiza el siguiente proceso para el registro de la cuenta por pagar:

1. El Asistente Administrativo recibe las facturas a revisión por parte de los proveedores, les hace entrega de un contra recibo correspondiente.

2. El Asistente Administrativo entrega al Contador General las facturas con los contra recibos, así como la programación y solicitud de cheques.

3. Contabilidad recibe y verifica los datos de las facturas y los documentos de soporte tales como requisición de compra y firmas de autorización.

4. Contabilidad firma de recibido la documentación y captura en el sistema Bancos cada dato, asimismo elabora el cheque de cada solicitud requerida.

Cuando se liquida la cuenta al proveedor entrega el contra recibo, firma el talón del cheque escribiendo nombre, fecha, firma y devuelve al Asistente Administrativo. Y este devuelve las pólizas de cheque a Contabilidad para su archivo.

Los cheques que no se cobraron en la fecha establecida se devuelven a contabilidad y se entregan hasta el siguiente día de pago. Por política el cheque tiene una vigencia de tres meses, los cuales son cancelados y entregados para el Registro Contable.

• CUNETAS POR PAGAR A LOS TRABAJADORES

Nomina

Responsable: La persona responsable de elaborar la nomina será el Auxiliar contable con y verificada por el contador general; el responsable del pago será el Asistente Administrativo, de acuerdo a la nomina proporcionada por contabilidad.

 Dicha nomina deberá contener los siguientes datos: nombre del trabajador, puesto que desempaña en la empresa, R.F.C. y C.U.R.P., N.S.S., cuota diaria, numero de días trabajados, pago del séptimo día, crédito al salario por pagar o impuesto por retener, así como cualquier otra percepción o deducción del trabajador, el neto apagar y la firma del trabajador, así como la firma de autorización del gerente.

Respecto de los días laborados se deberá llevar un registro por trabajador donde conste: hora de entrada y de salida la cual se checa al inicio y final de la jornada.

Los días no laborados serán descontados del pago semanal.

Queda prohibido pagar a los trabajadores fuera de los días establecidos para ello. Que son los viernes de 4 a 5 de la tarde.

A los trabajadores que no realizaran su cobro, deberán hacer por escrito una petición dirigida a la gerente general, para que esta en el próximo pago se autorice a la extender un cheque por un monto mayor así como el acceso a la nomina anterior.

Queda prohibido entregar el salario a otra persona ajena al trabajador, salvo cuando se trate de casos extremos y cuente con los requisitos legales correspondientes así como la autorización por escrito del gerente.

Todas las nominas ya pagadas deberán ser archivadas.

Es obligatorio que todos los trabajadores firmen la nomina una vez entregado su sueldo.

La expedición de cheques se realiza en el control de bancos.

Expediente del trabajador

El expediente del trabajador contiene lo siguiente:

• Solicitud de empleo

• Cartas de recomendación

• Acta de nacimiento

• C.U.R.P.

• Contrato

• Titulo ( en caso del almacenista y del cajero, un certificado que le avale estudios de bachillerato o carrera técnica comercial)

• Su alta en el IMSS

• Su alta en el INFONAVIT

• Comprobante domiciliario

• Copia de los reconocimientos por la capacitación que reciban.

• Copia de la credencial de elector

• En el caso del Cajero, Almacenista y los trabajadores un contrato de fianza por perdidas que lleguen a existir)

Observaciones del análisis de puesto

En lo que respecta a las funciones de las personas que integran a la empresa, se recomienda las siguientes acciones:

• Que las funciones del Asistente Administrativo y el Contador General no sean tan cruzadas, delimitando a cada uno sus funciones correspondientes (Ejemplo):

En lo que respecta en las formas de pago a los proveedores o acreedores y en las formas de cobro, el cheque y las facturas dan mucha rotación entre estas dos áreas.

Recomendando en esta situación que los tramites con respecto a la cobranza fueran asignados al Contador General, enviando un contra recibo al Asistente Administrativo; como notificación de la cuenta que ya fue liquidada, y de los créditos ya registrados.

En la situación de las cuentas por pagar, el encargado fuera el Asistente Administrativo; y así este programa la fecha de pago, según sea señalada en los presupuestos de efectivo, para saber en que fecha la empresa tiene la suficiente liquidez para liquidar el crédito, notificando al Auxiliar de contabilidad la liquidación del crédito para su registro.

• En lo que respecta a los Trabajadores, también seria conveniente un ajuste desde el organigrama, nombrando un Supervisor, para que sea más sencillo el reparto de las obras que sean requeridas por los clientes.

Marcando las siguientes acciones al Trabajador Supervisor:

• Repartir el trabajo equitativamente entre las tres personas.

• Mantener al tanto al Gerente General y al Asistente Administrativo de los avances de las obras en proceso.

• Verificar los materiales que se requieran para la realización de una obra.

• Realizar las demás funciones que se marcan en el análisis de puesto.

PROPUESTA CATÁLOGO DE CUENTAS

1. ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE:

No. de cuenta Descripción

100-00-000-000 Caja General

101-00-000-000 Fondo Fijo

102-00-000-000 Bancos

103-00-000-000 Inversiones en Valores

105-00-000-000 Clientes

106-00-000-000 Almacén

107-00-000-000 Documentos por cobrar

110-00-000-000 IVA Acreditable

111-00-000-000 Anticipo a Proveedores

115-00-000-000 Impuestos Anticipados

• Intereses Anticipados

117-00-00-000 Obras en proceso

ACTIVO FIJO:

No. de cuenta Descripción

147-00-000-001 Edificios (local y oficina)

150-00-000-000 Mobiliario y Equipo de Oficina

151-00-000-000 Equipo de Computo

152-00-000-000 Equipo de Transporte

154-00-000-000 Dep. Acum.de Mob. Y Eq. de Of.

155-00-000-000 Dep. Acum. de Equip. Computo

156-00-000-000 Dep.Acum.de Equip. de Transp.

ACTIVO DIFERIDO:

No. de cuenta Descripción

192-00-000-000 Depósitos en Garantía

195-00-000-000 Primas de Seguros

196-00-000-000 Amortización de Primas de Seg.

199-00-000-000 Inversión Prima de Antigüedad

No. de cuenta Descripción

201-00-000-000 Proveedores

202-00-000-000 Reserva para prima de antigüedad

205-00-000-000 Acreedores diversos

206-00-000-000 Sueldos por pagar

210-00-000-000 Anticipo de clientes

215-00-000-000 IVA Traspasado

220-00-000-000 Impuestos por pagar

230-00-000-000 Documentos por pagar

290-00-000-000 Impuesto anual

292-00-000-000 Reparto de utilidades por pagar

3. CAPITAL CAPITAL:

No. de cuenta Descripción

301-00-000-000 Capital social

302-00-000-000 Resultados del ejercicio

303-00-000-000 Resultado de ejercicios anteriores

4. RESULTADOS INGRESOS:

No. de cuenta Descripción

410-00-000-000 Ingresos por Cobrar

• RESULTADOS: COSTOS:

No. de cuenta Descripción

• Costos de venta

GASTOS:

2. PASIVO PASIVO CIRCULANTE:

No. de cuenta Descripción

601-00-000-000 Gerencia General

604-00-000-000 Servicios Generales

605-00-000-000 Contabilidad

610-00-000-000 Gastos Administrativos

611-00-000-000 Servicios al Personal

COSTO INTEGRAL DE FINANCIAMIENTO:

No. de cuenta Descripción

690-00-000-000 Gastos y Productos Financieros

OTROS GASTOS E INGRESOS:

No de cuenta Descripción

• Otros Gastos e Ingresos

OBSERVACIONES DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

• Se eliminaría del catalogo de cuentas, en el grupo de activo circulante las cuentas de Deudores Empleado con el N° de cuenta 107-00-000-000, y la cuenta de Deudores Diversos con la cuenta N° 108-00-000-000; por la razón, de lo que se puede percibir la empresa no realiza prestamos a sus empleados, ni a personas ajenas al establecimiento.

• En el grupo de activo circulante, se recomienda agregar la cuenta de Obras en Proceso con el N° de control 117-00-000-000; ya que en la empresa se proporcionan servicios, como las instalaciones eléctrica, y de esta manera se tendrían los trabajos que aun no se concluyen.

PROYECTOS DE CONTROL INTERNO

En el estudio del control interno de una empresa, se encuentra uno que el mayor número de “errores” se encuentran en el ciclo de ingresos, por eso se pondrá mayor atención en ese aspecto.

Básicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones típicas de un ciclo de Ingresos y podrían ser las siguientes:

• Otorgamiento de crédito

• Toma de pedidos

• Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

• Facturación

• Contabilización de comisiones

• Contabilización de garantías

• Cuentas por cobrar

• Cobranza

• Ingreso del efectivo

• Ajuste a Facturas y/o notas de crédito

• Determinación del costo de ventas

Dentro del ciclo de ingresos se puede distinguir los siguientes asientos contables mas comunes:

• Ventas

• Costo de ventas

• Ingresos de caja

• Devoluciones y rebajas sobre ventas

• Descuentos por pronto pago

• Provisiones para cuentas de cobro dudoso

• Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

• Gastos de comisiones

• Creación de pasivos por el impuesto a las ventas

• Provisiones para gastos de garantía

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:

• Pedidos de clientes

• Ordenes de venta y embarque

• Conocimientos de embarque

• Facturas de venta

• Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas

• Avisos de remesas de clientes

• Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc, que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones.

• RECEPCIÓN DE DINERO

CAJA

La recepción de dinero como fase inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes formas; como mínimo, cubre la primera recepción a caja desde cualquier parte de la organización. Consecuentemente está relacionada con el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado; este procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes, razón por la cual se requiere considerar a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja. Para el efecto será de utilidad describir los principios fundamentales de control aplicables parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde un punto de vista externo, para asegurarse que el dinero que se recibió realmente es el que debió haberse recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que está recibiendo no lo está desviando hacia otros fines.

La contabilización debe efectuarse lo más rápido posible

Entre más rápido se contabilice el ingreso, mayor será el control. Esto se puede cumplir estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo común puede ser la emisión numerada de recibos de caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas registradoras; o bien cierta clase de volantes o boletos numerados seriadamente canjeables por los ingresos de caja.

Los registros contables deben estar orientados, lo más práctico posible, hacia los ingresos de caja.

Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilización inicial, deben estar ligados a los registros intermedios contables, por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra ilustración puede ser la venta de mercancía efectuada con descargo a los registros de inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de la organización deberán estar encargados del control y registro de las contrapartidas contables de ingresos de caja.

Se deben instituir controles para asegurar que se cobren los servicios.

El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recibió. En algunos casos el control puede ser la tira de la máquina sumadora, una remisión sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no puede recibir la mercancía o servicio. Esto se puede complementar con la protección física sobre la mercancía o restringir el acceso a las áreas donde el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los cines. Internamente el control puede requerir la asignación de responsabilidades; por ejemplo, la persona que vende los boletos y la persona que los recibe.

Conciliar los ingresos a caja

Desde un punto de vista de control, el más efectivo será la conciliación de los ingresos a caja desde los diversos ángulos de la operación. Además, la conciliación de los ingresos hace posible la separación de responsabilidades entre las diferentes personas que intervienen en la actividad. Obviamente estos beneficios deben juzgarse a la luz de los servicios a clientes y a otras partes involucradas.

Los ingresos de caja deben separase de los egresos

Frecuentemente existe la presión de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas prácticas lo más posible. Un control efectivo y una clara contabilización se hacen posibles si el proceso de ingreso a caja y el proceso de egresos se maneja completamente por separado; cuando cada uno es controlado por diferentes mecanismos o personas.

Los ingresos a caja deben permanecer intactos y depositarse de inmediato.

Íntimamente relacionado al principio anterior está el de depositar, o transferir, el ingreso intacto por el día o periodo específico, y lo más pronto posible; por ejemplo, las recepciones del día deben depositarse íntegramente al cierre de las operaciones del día, o en la mañana del día siguiente cuando las condiciones bancarias así lo hagan posible. Esto es muy importante por varias razones; la primera de todas es que un retraso en depósito es un gran riesgo y motivo de tentaciones; segundo, la revisión es buena en el momento y no después de trascurrido el tiempo; tercero, es importante estar en condiciones de identificar un depósito particular por un periodo dado de tiempo; y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no está contribuyendo a la mejor utilización posible de los recursos de la organización.

Deben contabilizarse adecuadamente todas las contrapartidas.

Desde que se fijó la contabilización de los ingresos debe hacerse con una continuidad extrema, es importante que se contabilice oportuna y adecuadamente también aquellos rubros que se presenten contrapartidas, como es el caso de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

Los registros contables deben ser operados de manera independiente

Los registros que se establezcan para contabilizar los ingresos a caja deben ser mantenidos por personas independientes de la responsabilidad de los libros contables principales. Estas últimas personas no deben tener acceso a los registros auxiliares de tal forma que puedan relevar de sus responsabilidades a quienes manejan éstos. Es conveniente que exista rotación de las personas que elaboran cheques para asegurar que el efectivo es manejado y contabilizado correctamente.

CUENTAS POR COBRAR

Habiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias políticas clave relacionadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar:

1.- Otorgamiento de líneas o niveles de crédito: Una cuestión de política es qué tan liberal debe ser una organización para otorgar crédito. Es claro que en situaciones de créditos restringidos disminuye la posibilidad de pérdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cuáles serán las políticas de crédito que sirvan mejor a los intereses de la organización no se determinen ahí, ya que las ventas causadas por políticas de crédito más liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubiera efectuado; y estas ventas puedan dar origen a utilidades extras, y pudiera ser que esta situación sea más beneficiosa y de provecho para la organización en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reducción de costos de producción en lo referente a la absorción de costos fijos. En resumen toda situación deberá ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisión final.

2.- Impacto de las relaciones con los clientes en el proceso de cuentas por cobrar: Un aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por cobrar inevitablente involucra relaciones con los clientes.

Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para evitar cualquier síntoma de irritación y tendiendo a construir una relación positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicación de las líneas de crédito, claridad en las facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una eficiencia interna y la cortesía y razonable cooperación hacia el cliente.

Con mucha frecuencia los clientes están insatisfechos debido a muchas y variadas causas ( que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas por cobrar ), mismas que se pueden pulir a través de los contactos de cuentas por cobrar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solución de los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad.

En algunas situaciones suele ser práctico para una organización particular el diferir la recuperación de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o servicios; en tales casos, las operaciones que se realicen deberán especificar claramente las épocas de pago. Habrá casos en que éstas se garanticen mediante un documento por cobrar. Sin embargo, los documentos por cobrar originan también problemas de recuperación cuando se mezclan con las cuentas por cobrar regulares; también se presentan circunstancias especiales cuando la cuenta por cobrar regular no es liquidada de acuerdo al plan original, y es aquí cuando la organización desea obtener un reconocimiento más preciso de su cobranza cuando ésta se encuentra respaldada por un documento. Debe considerarse también la posibilidad de cargar intereses en estos documentos.

En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarán a definir el manejo de la cuenta por cobrar; si se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha específica, incluyendo los intereses correspondientes, cuando proceden. Los documentos por cobrar tienen el problema adicional relativo a su custodia, ya que cada documento es autónomo en sí mismo. Otro problema se presenta en la circunstancia de que como en ocasiones es poco común el documentar una cuenta, la costumbre hace que este papel se maneje en forma similar a una cuenta corriente. Para cubrir todas las eventualidades planteadas, se requiere establecer procedimientos específicos que aseguren la revisión periódica y la estandarización de acciones.

• EGRESOS DE LA EMPRESA

CUENTAS POR PAGAR

La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya gastos, los cuales pueden ser por materiales, productos, equipos, sueldos y salarios y servicios de diversa naturaleza. Todos estos gastos involucran la creación de obligaciones para la organización, algunas deberán liquidarse de inmediato y otras posteriormente a una fecha determinada.

El proceso de estas cuentas esta relacionado con el reconocimiento de todas las obligaciones y el subsiguiente control y manejo de ellas, cuando estas obligaciones son liquidadas, el proceso de cuentas por pagar surge conjuntamente con el procedimiento de egresos ya comentado.

De esta manera se genera el proceso de cuentas por pagar por las actividades operativas de la organización y enfocado principalmente al proceso total de control financiero. El control financiero esta conectado con la rapidez y seguridad con que tales obligaciones sean formalmente reconocidas, la legitimidad y propiedad de esas obligaciones y los procedimientos establecidos para su liquidación.

El proceso de cuentas por pagar involucra actividades que caen dentro de grupos perfectamente definidos.

En algunos casos la administración de las cuentas por pagar se cubre automáticamente en la fase de egresos. En otros casos las cuentas por pagar validadas están condicionadas a una posterior liquidación. Desde el punto de vista de controles es deseable reconocer formalmente el pasivo lo mas pronto posible. Sin embargo puede ser mas eficiente lograr su control a través de mecanismos de archivo y diferir el reconocimiento formal hasta el momento de su pago, o bien hasta el fin del periodo contable lo que suceda primero, bajo estas circunstancias existen varios asuntos que se deben manejar como son los siguientes:

1.- Coordinación y control de documentos de entrada.- En un adecuado sistema de control interno, los diversos papeles relacionados con las cuentas por pagar en lo individual fluyen directamente hacia el departamento de cuentas por pagar. Estos papeles incluirán una copia de la orden de compra, el reporte de recepción del departamento correspondiente, formas de reclamaciones por faltantes o deficiencias de calidad, cargos por trasportación pagada por cuenta propia, y el original y copias de las facturas enviadas por el proveedor. Todos estos documentos deberán ser archivados adecuadamente de forma que faciliten su integración como soporte del pago final.

2.- Distribución contable.- Todos los egresos deben ser cargados a su cuenta de resultados correspondiente o de balance de acuerdo a como lo estipulen las políticas y procedimientos establecidos, en algunos casos también se deberá hacer el correspondiente movimiento presupuestal.

El análisis de la distribución correcta requiere un adecuado conocimiento de la estructura contable total, la distribución puede requerir formas y papeles complementarios.

3.- Cuentas de control en el libro mayor.- Una vez que las cuentas por pagar han sido formalmente reconocidas, su control total se puede lograr por medio de cuentas control en el libro mayor el cual debe checarse periódicamente para determinar que la suma de las partidas individuales coincide con el saldo de la cuenta control, cualquier error que se detecte en estas cuentas deberá ser checado y conciliado con el proveedor..

4.- Programación de pagos.- En esta etapa se deben establecer controles adecuados para aprovechar algunos beneficios como son los descuentos por pronto pago y tener un buen control sobre las fechas de pago y procurar mantener buenas relaciones con los proveedores lo cual depende en buena parte de que los pagos se hagan oportunamente en las condiciones y fechas previamente establecidas.

DOCUMENTOS POR PAGAR

En muchas situaciones el proceso de cuentas por pagar puede ser cubierto mediante la aceptación de documentos por pagar. En este caso el tratamiento que se adopta usualmente cuando se trata de periodos largos de pago y donde se estipulan intereses de por medio. El proveedor por su parte puede desear disponer de estros documentos para descontarlos en alguna institución de crédito o usarlos como garantía colateral. En otras situaciones los documentos por pagar vienen a sustituir a las cuentas por pagar cuando estas no son liquidadas oportunamente. Desde el punto de vista de control, el interés se dirigirá hacia las condiciones en que se creo el pasivo y los procedimientos que aseguren un pago oportuno de la suerte principal mas los intereses, se hace necesario contar con registros detallados de soporte para efectos de referencia y control.

REVISIÓN FINAL DE PAGO

Esta es la fase final de una cuenta por pagar que consiste en la preparación de la cuenta para proceder a su pago correspondiente, los principales puntos en esta etapa incluyen:

1.- Integración y cheque final de la documentación soporte.- Toda la documentación soporte pertinente como son la orden de compra, el reporte de la recepción, la factura etc. deberán ser reunidas y revisadas desde el punto de vista numérico, administrativo y en lo aplicable fiscal. El conjunto así integrado (físicamente) será la base para requerir la preparación de un cheque por pagar.

2.- Deducción de reclamaciones.- Los procedimientos de control en este caso deberán estar enfocados para identificar toda clase de reclamaciones que se pueden hacer a un proveedor determinado con objeto de deducirlas para su próximo pago.

En algunos casos habrá conceptos pendientes de deducir hasta hacer una inspección o periodo de prueba, lo que se requiere en este punto es estar atento a efectuar las deducciones a que haya lugar.

3.- Preparación del cheque.- La requisición del cheque soportada con el paquete de comprobantes antes mencionado, se sujetara a una revisión independiente y una vez aprobada por una persona autorizada se turnara a aquellas personas que preparen físicamente el cheque.

4.- Revisión final y entrega .- El cheque y la documentación soporte final de la cuenta por pagar están ya ahora en condiciones de ser revisadas por un revisor independiente. Estos revisores serán los que proporcionen la primera firma del cheque o los que den la autorización inicial para que un funcionario lo firme, Si un cheque ha sido firmado en forma mecánica la aprobación validara tal acción, en esta etapa los revisores y firmantes son responsables de que la documentación soporte este completa y cerciorarse de que la validación sea correcta .

Una vez que esta fase concluye, el cheque y la documentación que lo soporta deberán ser cancelados de alguna forma que prevenga un nuevo uso y el cheque deberá ser enviado o entregado directamente al proveedor.

CONCLUSIONES

Para obtener la máxima eficacia del Control Interno se hace necesario su vigilancia periódica y metódica por parte de los encargados de la administración de la empresa como pueden ser entre otros el Gerente General, el Contralor, y los auxiliares

El adecuado Control Interno en el Ciclo de Tesorería dentro de una empresa es muy importante debido a las características propias de estas actividades entre las que se encuentran el manejo de efectivo (Caja y Bancos) ya que es común la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas desviándose hacia otros fines, especialmente en actividades rutinarias y monótonas, por lo que en estos casos será muy útil y conveniente la supervisión y vigilancia de los procedimientos de control en forma periódica y metódica para que el control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

Se debe de mostrar un gran énfasis en cuestión de las cuentas por cobrar y en los ingresos que obtiene la empresa, ya que las cuentas por pagar al parecer parecen estar bien controladas (la mejora de funciones es para mayor eficiencia del trabajo administrativo)

Se mostrara como en la " Metodología para el estudio y evaluación del control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas.

Objetivo 1:" Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración".

Entre los criterios de selección de clientes que utiliza la empresa, ésta deben de especificar estándares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como los siguientes:

• Situación financiera y estabilidad económica

• Reputación

• Historia anterior y antecedentes de crédito

• Restricciones legales ( ejemplos : limitaciones para efectuar, exportaciones, control de precios etc.)

• Las políticas que tenga la empresa en relación con transacciones que se celebren con compañías afiliadas, conflictos de intereses, etc.

Las técnicas para lograr el objetivo 1:

• Políticas por escrito para la selección de clientes y aprobación de crédito.

• Bases de datos como: listas de clientes aprobadas o archivo maestro de clientes.

• Procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar datos de las bases de datos.

• Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos.

• Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado.

• Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.

• Revisión y aprobación por personal autorizado de los informes de cambios a las bases de datos.

• Verificar periódicamente que los clientes registrados en las bases de datos sean los autorizados y se apeguen a los criterios de selección aprobados por la administración; por una persona independiente del proceso.

• Pruebas periódicas por parte de auditoria interna de los archivos ( verificación de crédito, confirmaciones, etc.)

• La revisión periódica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.

• Conciliación de las cifras control con los registros del computador.

• Limitación de acceso a la información contenida en las bases de datos.

• Uso de los dígitos de verificación sobre los códigos de los clientes para el mantenimiento de los archivos.

• Comprobación de validez de datos importantes ( número del cliente, límite de crédito).

Los riesgos que se pueden cometer si no se logra el objetivo 1:

• Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podría resultar en posibles cuentas incobrables.

• Pueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses sin el conocimiento de la gerencia.

Objetivo 2: " Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuanta de clientes, deben de autorizarse de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración ".

Como ejemplos de los ajustes antes mencionados tenemos los siguientes:

• Corrección de facturaciones

• Cancelación de cuentas incobrables

• Facturaciones especiales ( ejemplos: facturas preparadas a mano en un sistema de PED ).

• Aplicaciones o reversiones de cargos por servicios o financiamiento.

• Bonificaciones especiales.

• Rebajas por volumen de compras

• Mercancía devuelta

• Corrección de errores de procesamiento

• Descuentos de pronto pago

• Correcciones de comisiones

Técnicas para lograr el objetivo 2:

• Exposiciones claras de los criterios y políticas de la empresa relativas a las devoluciones y rebajas sobre ventas, aprobación de notas de crédito, cancelación de cuentas incobrables y autorización del pago de saldos acreedores de clientes.

• Uso y aprobación de formas prenumeradas estándar para llevar a cabo los ajustes.

• Investigación de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.

• Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de ajustes.

• Autorización específica de ajustes cuando éstos no se ajustan a las políticas establecidas por escrito.

• Comprobación de validez sobre los campos de datos importantes y comprobaciones de límites en cuanto a importes o cantidades delos ajustes preparados.

• Rutinas del computador para generar bonificaciones por volumen y calcular o comprobar descuentos por pronto pago tomados por los clientes.

• Revisión por funcionario de los descuentos por pronto pago concedidos al recibir las remesas de pago de clientes.

• Aprobación de los créditos a las cuentas de clientes que no sean por concepto de cobranza, por un ejecutivo independiente al manejo y control de dichas cuentas.

Riesgos que se pueden obtener si no se logra el objetivo:

• Las cuentas por cobrar a clientes y las cuentas conexas pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes o clasificaciones incorrectas.

• Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la gerencia.

• Pueden cancelarse indebidamente cuentas de clientes que sí son cobrables.

• Pueden manejarse con negligencia y registrarse incorrectamente la mercancía devuelta.

Objetivo 3: " Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios".

Técnicas para lograr el objetivo 3:

• Acceso limitado a las mercancías que se tienen para la venta

• Preparación de órdenes de embarque o entrega prenumerados, por una persona independiente de la función de embarque.

• Autorización adecuada de las órdenes de embarque

• Políticas y procedimientos por escrito que definan qué documentos se requieren para despachar embarques.

• Acceso limitado a las formas de órdenes de empaque, de conocimientos de embarque, y otras formas importantes.

• Establecer áreas específicas de empaque.

• Supervisión minuciosa de las actividades de embarque.

Objetivo 4: " Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas da cada cliente."

Técnicas para lograr el objetivo 4:

• Efectuar una revisión minuciosa de los estados de cuenta que se envían a los clientes y efectuar investigaciones de las facturas vendidas, créditos y cobros no aplicados en forma oportuna, etc.

• Rotar las labores del personal de contabilidad.

• Efectuar comparaciones del detalle en las fechas de depósito con las remesas y los créditos a las cuentas de los clientes.

• Conciliar en forma regular y periódica los saldos de auxiliares de clientes con los saldos del mayor general u otros totales de control.

• Pruebas de validación para comprobar los asientos contables que afecten cuentas de clientes y dígitos de control.

• Formar lotes y conciliar los totales de entrada ( ejemplos: los importes de las facturas de ventas y de las remesas de efectivo ) con los totales de procesamiento y los nuevos saldos acumulados.

• Establecer controles de los programas para prevenir o detectar duplicidad en el pase de transacciones, así como la omisión de transacciones aceptadas.

• Establecer rutinas de comprobación de etiquetas de archivos de computadora ( fecha y versión ) para reducir la posibilidad de pasar la versión equivocada de un archivo maestro o usar el archivo de actividades erróneo.

• Revisión de los informes de " era y es " de la situación de la cuenta.

Riesgos si no se logra el objetivo 4:

• Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor general.

• Las operaciones con clientes pudieran pasarse incorrectamente a sus auxiliares.

• Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se encuentra en un auxiliar o registro de un cliente.

Objetivo 5: " Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar, otras cuentas del ciclo de ingresos y las transacciones relativas ".

Técnicas para lograr el objetivo 5:

• Manuales de procedimientos y políticas gráficas de organización y otra documentación que:

• Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos que deben verificarse y evaluarse, cuándo van a ser éstos verificados y evaluados y por quién será supervisada la actividad.

• Describan cómo debe ejecutarse la verificación y evaluación

• Describan cómo deben documentarse los resultados de la revisión a a quién deben comunicársele.

Técnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones:

• Conciliación de saldos y actividades registradas contra los saldos y actividades, informados por los custodios ( ejemplo: conciliación de los cobros registrados con los importes que muestran los estados bancarios).

• Conciliación con terceros

• Actuación rápida sobre las quejas de los clientes.

• Conciliación de los saldos del mayor general con los auxiliares.

• Verificación periódica de los informes de actividad con la documentación de respaldo.

• Arqueos periódicos de la caja y la cartera de clientes y conciliación con los importes registrados en libros.

• Comparación de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes preestablecidos.

• Técnicas usadas para proporcionar certeza razonable de que se valúan en forma real los saldos registrados:

• Análisis de índices, tendencias y variaciones

• Revisiones periódicas de los métodos y fórmulas utilizadas para las acumulaciones, cancelaciones, etc.

• Comparación de los resultados y estadísticas con las tendencias de la industria.

• Ajustes de variaciones en el tipo de cambio de diversas.

Las conclusiones que se realicen en este trabajo sonaran muy teóricas, aunque se agradece las facilidades presentas, en algunos puntos existieron restricciones.