"CONTROL GENERAL DE ORIENTACION HACIA EL FUTURO POR MEDIO DEL CONTROL PREVENTIVO"

Introducción

Cuando se utiliza el control orientados al futuro con una visión de control preventivo, los administradores desarrollan un sistema para identificar problemas a medida que surgen y toman acción inmediata y automáticamente antes de que ocurra el resultado final.

Por ejemplo, cuando un proyectil es dirigido, opera mediante controles igualmente dirigidos orientados que realizan correcciones durante su vuelo, para lograr que dé en el blanco esperado (futuro).

De igual manera los grandes administradores de alta dirección diseñan sistemas de control orientado a futuro por el cual los trabajadores adicionales se añaden a los departamentos, tan pronto como se alcanzan determinadas metas de ventas, por lo tanto ellos no esperan al final del año para hacer tales adiciones, práctica generalizada en muchas empresas que erróneamente sucede, sino que estos controles son de naturaleza prospectiva, pues intentan eliminar un problema antes de que ocurra una grave catástrofe. Los controles dirigidos, son representativos del control de retroalimentación, puesto que las desviaciones de los planes o un problema de menor importancia deben ocurrir antes de que se activen los mecanismos de control.

Control De Desempeño General

Existen técnicas de control parcial para administrar una empresa, mas sin embargo es de vital importancia ejercer controles generales que midan el desempeño global de una organización, también es pertinente una descentralización de la autoridad para evitar conflictos de una independencia total y por medio de estos controles generales permite medir un esfuerzo completo de cada administrador en un área que se haya integrado.

Existen varios controles que son monetarios y estos son importantes ya que se refleja en los planes y también en los registros anteriores de los estados financieros, no obstante otros materiales monetarios se pueden comparar con los actuales para verificar si se cumplen con los objetivos que se hayan planeado estratégicamente en el carácter financiero de una empresa, y que estos explicados sean adecuados a la necesidades especificas de nuestra organización.

Hay empresas que no buscan utilidades monetarias, tales como las de gobierno, escuelas publicas, etc. pero por medio de los estadísticos se puede verificar si esta cumpliendo con los logros en el rendimiento del cuerpo organizacional, es por ello que se debe llevar a cabo una buena contabilidad y orden en la parte financiera de la empresa.

Con todo esto podemos aclarar que llevar controles de desempeño generales en la organización es importante, por que con ellas podemos encontrar situaciones en conflictos o bien situaciones positivas para la empresa y que alguno de estos casos por medio de estos controles puedan reflejarse en ellas.

Un claro ejemplo es que podríamos dar el supuesto de que una empresa no este integrada adecuadamente, ya que se encuentra en un nivel con poca organización en la empresa, por lo tanto esta tipo de control no podría ser aplicado eficientemente para obtener los resultados deseados.

Control De Perdidas Y Ganancias.

Este control se basa en una técnica que es planeada para la adecuada medición de una división u otra parte de una organización, calculando en ella la utilidad o perdida que haya ocurrido en su totalidad proveniente del desempeño de esa entidad especifica.

La técnica comprende básicamente sobre dividir por cada departamento un control de perdidas o ganancias y que esta área de la organización deba contribuir al propósito de obtener las utilidades esperadas y que en cada uno de los departamentos se detalle los ingresos o egresos.

Esta técnica se realiza en grandes segmentos de una organización, ya que el trabajo para dicha técnica es muy tedioso, para una realización eficiente de esta técnica nos dice que mientras mas integrada y completa sean las unidades, mas exactos serán los recursos de ella.

Las limitaciones a los que corresponde esta técnica se reflejan en el tiempo y costos que implica el realizarla adecuadamente, así como también puede ser inadecuada para el desempeño general y la negación a delegar autoridad por parte de los administradores.

Por ejemplo podríamos mencionar que se de el caso de que una empresa no se pudiera aplicar esta técnica si es muy pequeña, ya que los costos son elevados, así como también las áreas y puestos administrativos no están bien definidos, pues generalmente los empleados hacen de todo un poco y no seria practico, ni redituable llevar a cabo este tipo de control.

Control Por Medio Del Rendimiento Sobre Inversión

Es una técnica debidamente planeada para medir de manera adecuada una división o alguna otra sección de la organización, por medio del análisis de la utilidad en la empresa, en forma de porcentajes, sobre la inversión en los activos correspondientes a la misma.

Este tipo de control también es mejor conocido como ROI y se basa en la calidad del rendimiento del capital empleado en la empresa y no con las consideradas utilidades en términos absolutos. También reitera este tipo de control que para llevarlo a cabo tenemos que tener la visión de que el capital es un factor critico de casi toda empresa y que si se diera un caso de escasez de capital puede existir un progreso limitado dentro de la organización por causa de la misma.

Algunos ejemplos que podrían afectar al capital de una empresa serian por causa de las ventas, costo total de las ventas, inversiones fracasadas ya sean a largo plazo o corto plazo, activos mal administrados, utilidades gastadas en su totalidad por gastos de la empresa que deberían destinar un porcentaje al capital de la empresa u otras funciones del carácter financiero de la organización.

Control Directo Contra Control Preventivo

Estos dos tipos de controles nos hablan de la diversidad de puntos de vista realizados por los administradores para obtener resultados que respondan a los planes estratégicos, y tener una visión positiva de la calidad de la administración en una empresa.

También estos dos controles nos explican acerca de la responsabilidad sobre desviaciones controlables que recaen sobre quien ha tomado decisiones incorrectas y de corregir estas situaciones negativas para que en un futuro esta persona que ha cometido errores, sea responsable, tomados de decisiones correctamente por medio de una buena capacitación adicional, modificar los procedimientos o bien implementar nuevas políticas.

Existen dos formas para que una persona responsable pueda cambiar sus futuras acciones y son las siguientes:

• Control directo, este afirma en que el más directo de todos los controles es asegurar administradores de alta calidad, bajo la premisa de que el personal calificado comete menos errores y no requiere de otros controles, perciben o anticipan los problemas e inician acciones apropiadas para evitar y corregir las desviaciones.

• Control preventivo, este se aplica antes de que se desempeñe una actividad. Su objetivo es prevenir los problemas que genera una desviación de los parámetros del desempeño. Por lo general los controles preventivos son los que muestran costos mas eficientes.

Por ejemplo: en el caso de un control preventivo, cuando un fabricante especifica las normas de calidad de las partes que adquiere, ha establecido un control previo. Cuando las compra, previene muchos casos de fallas de las maquinas. Las normas de ISO9000 funcionan como controles preventivos para elegir proveedores, además se utilizan en la administración de recursos humanos.

Control Directo

Este control explica el procedimiento normal de buscar la causa de un resultado insatisfecho hasta la persona responsable de él y hacer que todo esto se corrija.

Uno de los principios más importantes del control directo nos habla de que cuanto mayor sea la calidad de cada administrador en un sistema administrativo, menor será la necesidad de controles indirectos.

La generalización de la adopción del control directo requiere que exista previamente un entendimiento amplio de los principios, funciones, técnicas y filosofía administrativa. Aun que tal entendimiento no se logra con facilidad, puede obtenerse en la universidades, por medio de experiencia laboral, asistencia o asesoría de los jefes o superiores y a través de la auto educación constantes. Además, a medida que se generalice la evaluación de los administradores como tales, se espera que el control directo tenga un significado mas practico y efectivo.

En el control directo las causas de desviaciones negativas con respecto a las normas son la incertidumbre, la falta de conocimientos, experiencia o juicio; y los supuestos cuestionables del control directo nos hablan de que el desempeño sí se puede medir, que se justifica el consumo del tiempo, que los errores pueden descubrirse con el tiempo y que la persona responsable tomará las mejores medidas correctivas.

Un ejemplo muy importante sobre el control directo y los principios del mismo es que la mayor parte de los controles se basan en gran medida por el hecho de que los seres humanos cometen errores, y a menudo no reaccionan a los problemas emprendiendo su solución en forma adecuada y rápida. Cuanto mas calificados sean los administradores, mas perciben las desviaciones con respecto a los planes, y tomarán la acción oportuna para prevenirlas. Esto significa que la forma más directa de control es seguir los pasos necesarios para asegurar la más alta calidad posible de los administradores.

Principios De Control Preventivo

Los principios de control preventivo nos explica de una manera sencilla que mientras más alta sea la calidad del cuerpo organizacional, menos será la necesidad de controles directos.

Los supuestos del control preventivo nos habla de que los administradores calificados cometen un mínimo de errores, que los fundamentos de la administración suelen ser útiles para medir el desempeño y que es posible evaluar la aplicación de los fundamentos de la administración.

Las ventajas del control preventivo menciona que controla eficientemente la calidad de los administradores, se obtiene con mayor precisión la asignación de responsabilidades personales, acelera las correcciones relativas y las hace mas eficaces, alienta el control mediante el autocontrol, hace mas rápida la carga de la administración representada por los controles directos y psicológicamente hablando los administradores saben que esperan de los subordinados, entienden la naturalidad de la administración organizacional y se dan cuenta de la gran relación que hay entre el desempeño y la medición.

Por ejemplo, en una panadería, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administración que es proactivo y reactivo.

Otro simple ejemplo sería en recursos humanos al contratar empleados una compañía puede solicitar que los candidatos al empleo no fumen. Este control preventivo sirve disminuir la productividad que se pierde con los descansos para fumar y las enfermedades relacionadas con el tabaquismo.

Aplicaciones Del Control Al Enfoque De Sistemas

En la parte en que se lleva a cabo el control en una organización se cierra el proceso administrativo del mismo y se realiza un análisis cualitativo y cuantitativo de los que se planeo estratégicamente en la empresa y los que sucedió, ya sean los objetivos logrados o lo que no se logro a causa de los planes, esto nos permite tener un resultado especifico del desempeño global de la empresa, o bien el desempeño particular de cada uno de nuestro cuerpo organizacional.

Este proceso que se ha explicado anteriormente también nos permite ver el ambiente externo e interno de nuestra empresa, punto extremadamente vital por que es importante saber como esta posicionada la organización con respecto a su competencia en todos los aspectos.

No existe nada mas sano para una organización que saber claramente: ¿En donde están bien?, ¿En donde mal?, ¿Cómo están?, ¿Que les falta?, ¿Qué les sobra? ; ya que así podrán ser más sólidos en sus metas próximas, estar en la cima de la montaña y buscar ser líder en su mercado.

Por ejemplo en la etapa de planeación de una empresa sucede que se realizan estrategias a llevar cabo durante un tiempo determinado, para después al final de ese periodo revisar si todo lo que se prometieron hacer se pudo cumplir o se pudo realizar, dichos planes estratégicos por mencionar algunos principales son los siguientes: misión, metas, objetivos, reglas, políticas, presupuestos, principios, programas, procedimientos, etc.; en la etapa de control es donde todo lo antes mencionado se revisa, las siguientes son: los controles directos, auditoria interna, auditoria administrativa, controles preventivos, resumen de informes, resumen de presupuestos, perdidas y ganancias, rendimiento sobre las inversiones, etc.

Desarrollo De Administradores De Excelencia

El desarrollo de los administradores por excelencia conlleva muchisimas consideraciones y se puede asegurar que la mejor practica administrativa del futuro dependerá de las siguientes:

• Inculcar el deseo de aprender: los administradores deben estar conscientes de que deben aprender de las experiencias y que esta ultima tiene grandes riesgos, el futuro es incierto y si hablamos de la administración de una empresa que depende de muchos factores como la economía del país, no quiere decir que si un programa pasado funcionó, vaya a funcionar el próximo año o funcionará para siempre, por ello lo individuos deben aprender nuevas técnicas que lo lleven a nuevas alternativas para resolver problemas.

• Aceleración de desarrollo administrativo: el desarrollo de la empresa tiende a ser con mas rapidez, ya que hay constantes cambios en el ambiente exterior e interior, se deben tener otros medios de transmisión de administradores en forma útil.

• Planeación de la innovación: los administradores del futuro, debido a la complejidad del ambiente que nos rodea debemos ser innovadores en todo momento por que la competencia cada día es mas fuerte y si no innovan, morirán las empresas.

• Medición y recompensa de la administración: los administradores del futuro deberán saber medir eficientemente el desempeño de la organización, motivar el buen desempeño y sancionar al bajo

• Adecuación de la información: los administradores deberán saber cuando y en que momento tener la información y rápido al momento que se requiera.

• Ampliación de la investigación y desarrollo de instrumentos y técnicas: se deben enfocar los administradores a la investigación y desarrollo real de instrumentos y técnicas de administración.

• Desarrollo de mas invenciones administrativas: existen necesidades de innovaciones en el desarrollo administrativo y por esto el administrador del futuro tendrá que tomar cartas en el asunto.

• Creación de un sólido liderazgo intelectual: se necesitan individuos que sean administradores eficaces para conducir organizaciones productivas.

Un ejemplo en resumidas cuentas un administrador de excelencia tendrá que aprender constantemente, ser innovador, saber compensar y sancionar, investigar nuevos procesos administrativos y la más importante: Ser un Líder.

Conclusiones

Este proyecto de análisis e interpretación sugiere las diversas formas de llevar a cabo los controles administrativos exponiendo las ventajas y desventajas que ellos tienen.

También nos motivó a pensar y juzgar cual podría ser el método mas adecuado para implementar en una empresa, y nos enseño que no solo existen métodos específicos para toda clase de empresa, sino que dependiendo de nuestro giro empresarial, tamaño de la organización, liderazgo, integración administrativa, ambiente interno y externo, por mencionar algunos; serán los que exigirán que tipo de controles realmente efectivos se deben implementar en la organización.

Una de las cosas que más nos llamo la atención fue la ultima parte del trabajo donde te explican como deben ser los futuros administradores, hubieron puntos que nos interesó mucho y que nunca habíamos tomado en cuenta, sobre todo cuando habló de las investigaciones escasas que existen el día de hoy.

En conclusiones generales encontramos este trabajo sumamente interesante y retador, a través del cual creemos haber tenido un aprendizaje significativo y haber comprendido de una manera más clara los procesos y técnicas de control que se llevan a cabo en una organización.

BIBLIOGRAFIA

Administración "Una perspectiva global".

Autores: Harold Koontz.

Heinz Weihrich.

Edición: Numero 11.

Editorial: Mc Graw Hill.

Control Administrativo

Proyecto de Análisis e Interpretación:

"Control General de Orientación hacia el Futuro por medio del Control Preventivo"

4 Semestre.

Fecha de entrega: 16 de Mayo de 2002