Control Del Documento

La sección una de QS-9000 se basa directamente sobre la sección 4,0 de ISO 9001: 1994. También fue copiado el esquema de preparar su documentación de modo que usted pueda demostrar su sistema de gerencia de la garantía de calidad a un OEM automotor.

Justo como ISO 9000, QS-9000 le requiere tener tres tipos de documentos disponibles para resolver los requisitos del estándar. El primer se llama un documento del nivel I. Es la declaración de política de la calidad para cada uno de los asuntos en la sección una del QS-9000. Esto representa 20 elementos que tengan que ser tratados con declaraciones de política separadas (a excepción de los surtidores que no diseñan sus productos, se eximen del elemento del control del diseño, y tuvieron que escribir 19 declaraciones de política).

El conjunto después requerido de documentos es los documentos llanos II. Éstos son los procedimientos de funcionamiento de estándar referentes a cada asunto en el estándar. Si usted tiene ya una calidad manual y otros manuales procesales, usted pondrá al día estos procedimientos para resolver el requisito llano II. Esto será demostrada abajo.

Finalmente, hay los documentos llanos III. Éstos son las instrucciones de trabajo y otros documentos que resultan de la puesta en práctica de los procedimientos llanos II. Una vez que usted haya escrito el nivel I e II los documentos, usted pone los nuevos procedimientos en ejecución publicando instrucciones específicas a los individuos. Estas instrucciones forman los documentos llanos III.

Durante una intervención para la certificación QS-9000, los asesores leerán su nivel I e II los documentos antes de que visiten realmente su sitio. Aprobarán el documento del nivel I asegurando que resuelve requisitos y se refiere a los documentos correctos del nivel II. Entonces utilizarán sus documentos llanos II para formar su lista de comprobación de la intervención. La lectura del escritorio de los documentos llanos II es asegurar solamente conformidad escrita. La intervención asegurará que qué usted ha escrito es lo que usted practica. Los documentos llanos III y los expedientes relacionados de la calidad serán recolectados como evidencia de la puesta en práctica.

La Matriz

Antes de que usted comience a hacer sus varios documentos a mano para utilizar QS-9000, usted debe tomar tiempo para crear una matriz. Esta matriz determinada debe tener los veinte asuntos de QS-9000 enumeró abajo de la cara vertical de la matriz. Además, su sección dos y otros requisitos específicos del cliente se debe agregar a la lista. Entonces a través de la tapa de su matriz, lista fuera de los procedimientos que usted tiene ya en lugar.

Ahora, en el alcohol del despliegue de la función de la calidad, ponga una marca en cada localización de la remisión para los procedimientos que se aplica a un requisito determinado. Si el procedimiento se relaciona directamente con el requisito, ponga un " X " en el rectángulo correspondiente. Si el procedimiento es solamente parcialmente relacionado, ponga un " o " en el rectángulo. Si no hay lazo, deje el rectángulo vacío.

Cuando usted termina esta tarea usted tendrá un resumen agradable de su documentación actual. Busque las filas que están en blanco. Éstos significan que usted necesita escribir los nuevos procedimientos para este requisito. Para las columnas en blanco, usted tiene un procedimiento que no trate ninguna necesidades de cliente. Cualquier gota él de su matriz y mirada en la necesidad de mantener este procedimiento. Cualesquiera columnas o fila con solamente las marcas de " o " significan que procedimientos más directos necesitan ser escritos.

Cómo escribir los diversos niveles de documentos

A crear su documento del nivel I, usted comienza con su política empresarial de la calidad y una carta de organización que muestre líneas de responsabilidades. Entonces usted estudia cuidadosamente el QS-9000, asunto por asunto. Para cada asunto, cree una lista de comprobación separada de requisitos. Entonces refiera a las guías de consulta de la ISO 9000, tales como ISO 9000-1, 9000-2, y 9004-1, así como las interpretaciones QS-9000 para recolectar indirectas en cómo conformarse con el asunto bajo estudio. Demostraremos cómo esto se hace abajo. Éstos serán los hechos del requisito según lo denotado en su lista de comprobación. Sin embargo, usted puede entonces extender su lista de comprobación agregando las opiniones publicadas de los asesores del terminal de componente en lo que está buscando el QS-9000 realmente. Nos hemos entrevistado con varios asesores y a asesores del terminal de componente para crear las listas presentadas abajo.

Esta lista de comprobación entonces se utiliza para escribir una paginación o menos en cuáles es la política de su compañía en poner un asunto en ejecución determinado. En el extremo usted tendrá cerca de veinte paginaciones el formar de su documento del nivel I. El documento será un documento separado de sus procedimientos de la calidad manuales. Aunque es aceptable poner tales declaraciones de política en la tapa de cada procedimiento relacionado y después referirse simplemente a cada procedimiento a una versión de una paginación del documento del nivel I, recomendamos contra este acercamiento. Tal técnica significa que usted tiene el potencial de tener que relanzar la misma declaración de política sobre varios procedimientos relacionados. Es más fácil y más eficiente indicar las políticas por separado y citar los procedimientos relacionados en un documento único.

Una vez que se haya escrito la declaración del documento del nivel I, usted vuelve a la matriz y ve qué procedimientos se aplican al requisito relacionado. Estos procedimientos entonces se convierten en su documento llano II.

Una vez que el nivel I e II los documentos haya estado preparado, aprobado, y publicado usted instituye la aplicación las instrucciones relacionadas con estos documentos. Éstos nivelan los documentos III se deben publicar y actuar sobre por por lo menos tres a seis meses antes de que usted solicita una intervención QS-9000.

Ejemplo del elemento 4,5 - control del documento

QS-9000, sección una, explica algunos requisitos específicos para el control de los documentos para todos los departamentos de la compañía. Para interpretar el requisito usted necesita una copia de QS-9000 obtener los específicos y una copia de ISO 9000-2 y de ISO 9004-1 para espigar indirectas en cuanto a la aplicación del requisito.

En QS-9000, la sección una, elemento 4,5, varias puntas se hace en este asunto determinado. Todo documenta relacionado a su sistema de gerencia de la garantía de calidad tiene que ser controlado terminantemente, tiene que haber una autoridad de la aprobación del documento, los documentos tienen que estar en las localizaciones derechas, sólo las versiones actuales del los documentos deben estar disponibles, los cambios tienen que ser hechos usando un procedimiento estándar, una lista principal de documentos debe existir, y la reedición se recomienda después de varios cambios. Éstos son los requisitos que vienen directamente de ISO 9001: 1994 y sus guías de consulta que utilizan.

A estos requisitos la industria del automóvil agrega una lista de los documentos que deben estar bajo control, la necesidad de identificar características especiales del cliente en sus documentos, la revisión de los estándares del cliente o especificaciones, y de un expediente de las fechas eficaces de la producción del cambio.

Estos requisitos van sobre nuestra lista de comprobación para este asunto determinado.

Ahora podemos dar vuelta a las opiniones expresadas por las que revisen para QS-9000. Los asesores del terminal de componente indican que el item dominante que buscan en el documento del nivel I es una identificación de quién es responsable de los varios requisitos dichos en voz alta en el elemento 4,5. Específicamente, desean ver el título del trabajo de quién es responsable. Por lo tanto, la primera sentencia en el documento del nivel I debe comenzar con una descripción de los títulos del trabajo responsables de resolver los requisitos del asunto.

No hay razón por la que este requisito tiene que ser considerado como función del departamento de la garantía de calidad. Es perfectamente aceptable dividir responsabilidades entre los departamentos afectados. Por lo tanto, en organizaciones más grandes, el encargado de la ingeniería puede ser responsable del control de gráficos y de especificaciones mientras que el encargado de calidad está a cargo de procedimientos relacionados calidad, etcétera.

Diversos documentos pueden requerir diversos métodos de aprobación. Así, es también aceptable tener diversos procedimientos de la aprobación para la opinión, comprando documentos contra documentos de la ingeniería. Cuál es vital es que cada procedimiento esté documentado. Qué asistirá usted en tales controles múltiples es el requisito para una lista principal de documentos. Los programas modernos del tratamiento de textos de textos tienen capacidades de la referencia cruzada entre los documentos y las funciones de biblioteca del documento. Un alternativa sería conectar una base de datos de la información sobre documentos existentes a los documentos reales (que usan un programa tal como notas del loto). Cualquier acercamiento debe permitir que usted imprima, a petición, la versión actual de todos los documentos y quién los posee. Esto permite que usted conduzca intervenciones internas del control del documento y que verifique su sistema. El informe sobre tales intervenciones prestará la evidencia de la conformidad.

En resumen, nadie deben poder revisar, quitar, o copiar un documento en su compañía sin el permiso de una autoridad central. Una posibilidad es publicar documentos como las herramientas, donde la gente tiene que controlarlas adentro y hacia fuera, y cualquier uso erróneo de un documento dará lugar a la recompensa personal del individuo que ha firmado fuera del documento. Otro alternativa es el uso de las redes de ordenadores de limitar nodos específicos del utilizador en su acceso a los documentos. Por ejemplo, cada utilizador puede leer procedimientos documentados actuales en la pantalla, pero los informes de ejecución y las modificaciones son solamente posibles por el encargado de los sistemas.

Las cosas a evitar incluyen copias del escritorio de documentos, de notas escritas mano sobre modelos, de acuerdos o de contactos indocumentados entre el personal y suppliers/customers, y de procedimientos no escritos usados en el área de la producción. Todas las correcciones o ajustes en los documentos deben ser firmados y ser fechados.

Finalmente, QS-9000 menciona que una explicación de porqué ocurrió un cambio y qué fue cambiado debe ser publicado. Comúnmente, esto toma la forma de una nota asociada al documento cambiante. Una vez más la informática puede asistir a resolver este requisito. Las características de Redlining en programas del tratamiento de textos de textos, tales como WordPerfect y palabra, permiten que un documento sea publicado en una forma modificada y una explicación publicadas que reimprima el documento original con los cambios conocidos en texto sombreado.

La Lista de comprobación

Ahora, tirando junta de toda la información antedicha, podemos crear nuestra lista de comprobación final de items para golpear en nuestro nivel I y documentos llanos II.

**time-out** - central documento aprobación autoridad - identificar central autoridad por trabajo título - principal lista documento - derecho documento en derecho lugar - ninguno obsoleto documento en circulación - naturaleza cualquier cambio ser explicar - reedición documento después uno especificar número revisión - subcontratista documento ser incluido - documento deber ser firmar, fechar, y numerar - tiempo-sensible documento ser quitar cuando anticuado - interno intervención controlar en este documento control procedimiento - aprobación ser necesario para revisar, quitar, o copiar uno controlado documento - enumerar qué documento ser bajo control procedimiento - describir procedimiento para cada uno único conjunto documento (si aplicable) - todo corrección deber ser firmar

Escribir el documento del nivel I

El documento del nivel I es una declaración de política. Manténgalo simple y a la punta. Comience identificando quién es responsable de resolver los requisitos, después describa abreviadamente se están alcanzando qué objetivos.

Una buena declaración del nivel I para cualquier asunto debe ser menos de una paginación en longitud. Lo que sigue es un ejemplo de un documento del nivel I escrito para el sistema de control del documento de un fabricante pequeño. Y, recuerde escribir solamente sobre lo que usted hace realmente en su compañía.

Sección 4,5 - Control Del Documento

4,5,1 todos los nuevos o revisados documentos serán aprobados por una autoridad central. Esta autoridad central entonces seguirá el estatus, el número de la revisión, y la localización de toda la documentación. Los símbolos característicos especiales usados por los clientes serán reflejados en todos los documentos internos afectados.

4,5,2 La autoridad central para cada tipo de documento es como sigue:

El manual y los documentos del QA se relacionaron con la prueba y el examen - encargado del QA

Gráficos de ingeniería, especificaciones del cliente, y documentos similares - encargado de la ingeniería. Las especificaciones y los estándares de la ingeniería de clientes serán repasados, distribuidos, y puestos en ejecución de una manera oportuna. Un expediente de las fechas eficaces de la producción del cambio será mantenido.

Órdenes de compra, formas del contacto del cliente, y documentos similares - encargado que compra.

Documentos relacionados de las ventas - encargado de ventas

Otros documentos - administrador de oficinas

4,5,3 Cada autoridad asegurará que están actualizados los documentos bajo su responsabilidad, disponible donde necesitados, firmado y fechado con la revisión numera, y reeditó cuando es apropiado.

4,5,4 Una lista principal de los préstamos y de las revisiones de documentos será creada, mantenida, y revisada por lo menos una vez al año para la eficacia.

Vea los procedimientos QA-15.6, ENG-12, SAL-3, y GEN-071.

Ahora esto es un documento corto y simple del nivel I. Esencialmente, es una declaración de la política en cómo asegurar calidad y el control de documentos dentro de su organización. Los documentos son aprobados, distribuidos, vigilados, y quitados por una autoridad central. El control de revisiones y de la distribución se delega claramente a las autoridades descentralizadas. Una lista principal del estatus del documento se mantiene y se revisa regularmente.

Debemos detenernos brevemente aquí para hacer una punta importante. La intención de QS-9000 no es forzar a su compañía en cambiar su método de operaciones. En lugar, usted debe examinar su sistema actual para cualquier práctica inusual o las prácticas innecesarias para su industria determinada. Éstos se deben modificar para la eficacia económica y la eficacia máximas de la gerencia.

Qué el QS-9000 está pidiendo usted a hacer debe demostrar que usted tiene un sistema excelente de la gerencia. Si usted hace actualmente poco o nada de documento que controla, entonces cómo usted sabe la calidad de sus documentos? Cómo usted sabe si la gente adecuada está consiguiendo la información derecha? En cortocircuito, la idea detrás de este elemento de QS-9000 es forzarle en usar prácticas de gerencia terminantes de modo que usted sepa usted produjo un producto de calidad.

Esta es la razón por la cual quisiéramos que usted examine su operación determinada muy de cerca y que escriba a la documentación a ambos la reunión el estándar y que correspondiera con sus prácticas de la corriente de cerca. Como nota lateral, es perfectamente aceptable observar específicamente con qué cláusula QS-9000 se conforma una política o un procedimiento.

Escribir el documento llano II

Una vez que el documento del nivel I esté en lugar, es hora de mirar para arriba los procedimientos que son utilizados para este elemento de QS-9000. En nuestro ejemplo, estamos mirando control del documento. Por lo tanto, observamos que un tal procedimiento es el procedimiento 15,6 del QA. Usted ahora tiraría de ese procedimiento y leería con él para ver si corresponde con los requisitos de QS-9000 para el control del documento.

Ejemplo de un documento llano II

Lo que sigue es el procedimiento de la calidad que usted encuentra para el control del documento en el departamento de la garantía de calidad. Veamos cuánto trabajo será necesario resolver requisitos.

15,6 Control Del Documento De la Garantía De Calidad

15,6,1 Autoridad y responsabilidades

Definirán al encargado de la garantía de calidad como la autoridad central para el control de los documentos de la garantía de calidad. Esto incluirá:

- dos veces la intervención del año de la eficacia del sistema de control - el mantenimiento de una lista principal de documentos - la aprobación de nuevos o revisados documentos

15,6,2 El Seguir Del Documento

Todos los documentos creados o revisados por el personal de la garantía de calidad tendrán como identificación mínima un título, fecha de la creación, fecha de la revisión, firma del

Encargado de la garantía de calidad, página, y nombre del archivo. Estas características estarán en cada paginación. El documento debe ser formatado cuidadosamente y legible. Los documentos serán elaborados usando el sistema del tratamiento de textos de textos. Los documentos manuscritos o escritos a máquina no se permiten.

15,6,3 Iniciar un documento

Para iniciar un documento, un individuo necesita someter una forma de la aprobación del documento (DAF) al encargado del QA. Asociado a esta forma debe ser el documento propuesto. El encargado del QA entonces controlará el documento propuesto para asegurar que está en el formato apropiado, no duplica documentos existentes, y que una lista de la gente que debe recibir copias está terminada. La aprobación será indicada por la firma y la distribución apropiada del encargado del QA del documento. Una vez que esté aprobado el documento se salve en la base de datos de la red de área local del QA (LAN). La lista de distribución se observa en la sección de la descripción del documento del software. Entonces cargan a la ayudante administrativa de los encargados del QA con la impresión de bastantes copias del documento para todas las destinaciones enumeradas en la hoja de la circulación.

15,6,4 Cambiar un documento existente

Para cambiar un documento existente, una forma de la petición del cambio (CRF) se asocia a una copia del documento en la pregunta. El CRF debe especificar se está cambiando qué y porqué. Esto entonces es procesada por el encargado del QA para la aprobación. Cuando está distribuida, una nota será asociada que explica porqué el cambio era necesario. Ahora las versiones obsoletas de los documentos serán quitadas del sistema.

15,6,5 Retiro de documentos obsoletos

Después de no más de seis revisiones de un documento, un nuevo documento se debe publicar bajo nuevo número de versión. Si un documento llega a ser obsoleto, o si es tiempo-sensible expiran los documentos, entonces el encargado del QA debe ser notificado. La lista de distribución para el documento se utiliza para confirmar la extracción de los documentos implicados. Una notificación de la extracción acertada se envía al encargado del QA.

Si un documento no se puede extraer, entonces el partido a el cual el documento fue asignado es responsable de las estadísticas para su localización o confirmación de su destrucción. Un informe de incidente del documento es clasifiado por el encargado del QA que describe las circunstancias que rodean la inhabilidad de extraer un documento. Las copias desautorizadas de documentos también están señaladas usando esta forma.

15,6,6 Intervención del sistema de control del documento

Dos veces un año, el encargado del QA iniciará una intervención interna de este procedimiento del control del documento. Seleccionarán a un interventor interno fuera de la función del QA. Este interventor recibirá un mandato y un conjunto de instrucciones del encargado del QA. El interventor seguirá el procedimiento de la intervención interna enumerado en el manual de la garantía de calidad.

Volviendo a nuestra lista de cheque original, podemos ahora examinar este procedimiento para la conformidad. Una vez más se nombra una autoridad central. Nota cómo las acciones para comenzar, cambiar, y quitar un documento se explotan en secciones individuales en este documento llano II. Esto ayuda a clarificar el procedimiento dividiendo secciones según las acciones reales tomadas para realizar una tarea específica.

Después, observamos que una lista principal está dicha en voz alta en el procedimiento. Esta lista principal, y los documentos implicados, se guardan en una red de área local de ordenadores. Tal sistema ayuda a una persona a controlar documentos. Después de todo, el encargado de red puede ser mandado marcar ciertos documentos con etiqueta según lo " leído solamente." Así, la gente que trabaja en el departamento del QA no puede hacer las copias que mandilarían fuera de la esfera del control del procedimiento. También, el encargado del QA puede cerciorarse de que solamente las revisiones actuales de un documento estén disponibles substituyendo documentos obsoletos en la red. El personal necesita solamente leer sus pantallas del ordenador para ver el más nuevo documento.

Además, los documentos se reeditan después de seis revisiones. Se firman, se fechan, y se dan los documentos un número de la revisión. se quitan los documentos Tiempo-sensibles cuando son obsoletos o anticuados. Una intervención interna se realiza para confirmar la eficacia de este procedimiento del control. Y, un procedimiento separado se utiliza para cambiar documentos.

Cuál falta es cualquier mención de documentos de subcontratistas, de caracteres característicos especiales, y del papel del QA en el repaso de la ingeniería specifications/standards de clientes. Por lo tanto, estos items que falta tendrían que ser agregados al procedimiento para hacerlo listo para la certificación QS-9000.

Resumen de niveles I e II

En resumen, deseamos observar otra vez ese nivel I e II los documentos se deben escribir para su propia ventaja. El QS-9000 está pidiendo solamente disciplina y un buen sistema del control. Tomando su situación actual, ponga al día sus políticas y procedimientos para corresponder con el requisito, mientras que toma esta oportunidad de mejorar sus propias operaciones internas.

El más importante de todos, cerciórese de que usted esté haciendo lo que usted dice que usted está haciendo. La intervención QS-9000 será una investigación de si usted real está realizando los procedimientos que usted ha documentado. La evidencia que recolectan vendrá de los documentos III y de los expedientes llanos de la calidad.

Documentos Del Nivel Iii

Sobre, mirábamos un documento del nivel II del ejemplo (procedimiento) para asegurar el control de la documentación creado por el departamento de la calidad. Los procedimientos similares existirían para otros departamentos.

En escrito, el procedimiento enumeró los documentos afectados por el procedimiento y ése el encargado de la garantía de calidad era en última instancia responsable de su aprobación y control. Los documentos fueron iniciados con una forma de la aprobación del documento (DAF). El documento del ejemplo entonces fue repasado por el encargado de la garantía de calidad y cualquier departamento afectado. Una vez que estuvo modificado y aprobado, fuera enviado para la inclusión en la red de área local (LAN) que era utilizada dentro de nuestra compañía del ejemplo.

El uso de un LAN de controlar control del documento fue recomendado altamente porque un encargado de LAN puede controlar quién ve, las impresiones, y puede corregir cada documento. Los utilizadores necesitan llaman solamente encima de documentos seleccionados en una pantalla próxima del ordenador para conseguir el proceso actual o para completar las formas correctas.

Debemos detenernos brevemente un momento aquí y discutir la diferencia básica entre un procedimiento estándar y una instrucción de trabajo. Un procedimiento es típicamente una descripción de un proceso que implica a mucha gente. En contraste, una instrucción de trabajo tiende para ser una lista de las medidas tomadas para que un individuo termine una tarea.

Así, los documentos llanos III tienden para ser las instrucciones de trabajo que son generadas por los procedimientos escritos. Son importantes en dos respetos. El primer ser ese la mayoría de las compañías en los Estados Unidos no tiene documentos llanos III. Todos demasiado a menudo, las compañías confían en órdenes verbales y ordenan la supervisión para comunicarse qué necesidades de ser hecho para asegurar calidad durante la fabricación o para mantener procesos. Las instrucciones escritas basadas en un estudio cuidadoso de tareas y de funciones de trabajo, con un ojo hacia eficacia, pueden aumentar comunicaciones mientras que la reducción cuesta eliminando esfuerzos perdidos.

El segundo es ese los documentos llanos III y los datos que generan van a ser examinados por los asesores de la certificación de QS-9000 como confirmación que usted está siguiendo sus procedimientos escritos. Tome el ejemplo del control del documento, el siguiente son justo algunos ejemplos del tipo de documentos del nivel III que este procedimiento pudo generar.

• informes de intervención

• cambie las formas y las respuestas (instrucciones de la petición de w/work)

• nuevas peticiones y respuestas del documento (con instrucciones de trabajo)

• la lista principal de documentos en la circulación

Miremos cada uno de éstos más detalladamente.

Informes De Intervención

Como parte de cualquier procedimiento para la certificación QS-9000, usted debe incluir una sección en cómo usted revisará este procedimiento a partir del tiempo a la hora de asegurar que se está poniendo en ejecución y se está utilizando correctamente. Esto generará informes de intervención.

Los informes para el procedimiento 15,6 del QA serían generados por alguien independiente del sistema de control del documento de la garantía de calidad que realiza la intervención. Usted debe tener un procedimiento separado de la intervención dentro de su compañía que entrenó a personal podría seguir. El procedimiento del control del documento entonces incluiría las preguntas de la intervención que se contestarán relacionadas al control del documento.

Por ejemplo,

Instrucciones escritas para la intervención del sistema de control del documento,

Instrucción De Trabajo Del Departamento De la Garantía De Calidad: Seleccione aleatoriamente seis documentos bajo alcance del documento del procedimiento del control. Conteste a las preguntas siguientes para todos los documentos seleccionados.

1. Todos los documentos se fechan, se firman, y se asignan correctamente un número de la revisión?

2. Estos documentos se están encaminando según procedimiento? Controle la correspondencia de la encaminamiento del documento en el LAN.

3. Son los documentos elegidos la revisión apropiada?

4. Los documentos seleccionados se observan en el registro del control del documento guardado por el encargado de calidad?

5. Todo el papeleo relacionado se clasifía con la DAF y una copia del documento?

6. Los símbolos característicos especiales del cliente se utilizan cuando sea apropiado?

Cambie Las Formas De la Petición

Para las formas específicas, un conjunto de instrucciones de trabajo debe existir. Éstos se deben desarrollar basaron en el flujo de proceso del papeleo y del propósito previsto de la forma. Por ejemplo, el propósito de la forma de la petición del cambio (CRF) es documentar la necesidad de poner al día o de corregir un documento existente, dice un procedimiento en los procedimientos de la garantía de calidad manuales. El flujo de proceso para esta forma debe llevarla los departamentos afectados para poderlos notificar del cambio y del comentario inminentes sobre él apropiadamente.

Por lo tanto, las instrucciones de trabajo para la forma explicarían las medidas exactas que cada persona afectada debe tomar en llenar la forma. Por ejemplo,

Instrucciones De Trabajo: Cambie La Forma Qa0076 De la Petición

1. El llenar la forma si usted es el iniciador.

a) Incorpore el número del control del documento afectado.

b) La fecha y firma la forma.

c) Describa abreviadamente la necesidad del cambio y observe los párrafos afectados.

etcétera.

Naturalmente, usted incluiría una copia de la forma para la referencia. La encontramos especialmente provechosa si usted indica en la copia de la forma las líneas que se completarán hacia fuera referencia a las instrucciones de trabajo.

Nueva Petición Del Documento

Este mismo método sería utilizado para otras formas, tales como la hoja nueva de la petición del documento. Una vez más las instrucciones de trabajo serían explicadas e ilustradas. Además, iniciar documentos, tales como éste, también incluiría una referencia del procedimiento que llamaría para la creación de un fichero para salvar todo el papeleo que esta petición inicial podría generar. En el caso de una nueva petición del documento, los comentarios enviados al encargado de calidad en notas o minutos de reunión serían agregados a este fichero.

Lista Principal

Nuestro ejemplo final es la lista principal para el control del documento.

La lista principal debe ser capaz de crear una lista de todos los documentos actuales y de sus sostenedores en cualquier momento. En este respeto, una base de datos del ordenador se recomienda altamente. Usted necesitará qué se llama un programa plano de la base de datos, tal como Q&a, fichero profesional, y los similares, si usted controla los documentos de apenas una área con el programa. Una base de datos emparentada, tal como paradoja y dBase, se utiliza cuando usted desea atar junto documenta control con otras funciones que siguen. Por ejemplo, cuando usted desea un documento que se refiera a otros procedimientos para seguir el estado actual de ésos los documentos referidos en paralelo.

Conclusión

Seleccionamos control del documento como ejemplo de cómo escribir sus documentos relacionados QS-9000 porque éste es una de las áreas principales de la debilidad señaladas a nosotros por varios asesores del terminal de componente. Es también un procedimiento que tiene que estar en lugar antes de que usted escriba su otro nivel I, II, e III los documentos.

En el medio tiempo, tenga presente que controlando la localización, la distribución, y la importancia de documentos es críticas a resolver muchos de los requisitos del QS-9000. Su método de control no tiene que ser complejo o quebrantador, apenas completo y utilizado religioso. Esto se logra lo más mejor posible con buenas políticas y procedimientos escritos, escritos las instrucciones de trabajo que hacen a gente determinada responsable de tareas específicas, y con el uso de un buen plan de la acción.