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Índice:

INTRODUCCIÓN GENERAL

1.- Inicio de contaplus

2.- Comienzo de una sesión de trabajo

La pantalla

Opciones generales asociadas al programa

CREACIÓN DE LA EMPRESA

MANTENIMIENTO DEL PLAN GENERAL CONTABLE

MANTENIMIENTO DE SUBCUENTAS

MANTENIMIENTO Y GESTION DEL INVENTARIO

MANTENIMIENTO Y UTILIDAD DE LOS PRESUPUESTOS

CONTROL Y GESTIÓN DE CASH-FLOW

CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIO

CONTABILIDAD ANALÍTICA O POR CENTROS DE COSTE

1.- Contabilidad analítica o por centros de coste

Mover Proyecto en Diario

USO Y CREACIÓN DE PREDEFINIDOS

1.- Uso y creación de predefinidos

INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS EN CONTAPLUS

1.- Introducción de asientos en contaplus

Asientos Simples

Asientos Compuestos

Asientos Predefinidos

Asientos en Euros

UTILIDADES DE ASIENTOS

1.- Utilidades de asientos

Renumeración de Asientos

Mover Subcuentas en el Diario

Copia de Asientos

Búsquedas Atípicas

Importación - Exportación

BANCA ELECTRÓNICA

1.- Banca electrónica

Generación de Órdenes de Pago

• Configuración de Subcuentas

• Asientos de Banca Electrónica

• Enlace Bancario

INTRODUCCIÓN GENERAL

1.- INICIO DE CONTAPLUS

Para iniciar Contaplus haga doble Clic en el incono de Contaplus

A continuación nos aparecerá la pantalla de identificación del usuario que desea entrar a trabajar con el programa.

Inicialmente el programa sólo tiene creado un usuario llamado “Supervisor” que no tiene clave de acceso al programa.

Este usuario tiene todos los privilegios de acceso, por lo que podrá realizar cualquier proceso.

Se pulsa la tecla liberar y a continuación aceptar para entrar en el programa, una vez introducido el usuario, el programa nos presenta su menú principal con la pantalla dividida en tres zonas:

• zonas de menús (superior)

• zona de trabajo (media)

• zona de información (inferior)

2.- COMIENZO DE UNA SESION DE TRABAJO

Cuando se inicia Contaplus, vemos primeramente el área básica de trabajo que el programa nos presenta.

La pantalla se adapta al Hardware del usuario, de esta forma el operador puede contemplar el programa desde una resolución de 640 puntos de pantalla, hasta la más alta que su equipo pueda visualizar.

La Pantalla

Nada más cargar el programa la pantalla se presenta:

• Barra superior de Título

En ella aparece el Código y la Descripción de la Empresa seleccionada para el trabajo

• Barra de Menús

Es una lista de las diferentes opciones de menús con una letra subrayada que es la “Clave de acceso” a esa opción desde el teclado, en combinación con la tecla Alt.

Estos menús se abren para elegir las diferentes opciones que cada uno de ellos nos proporciona.

• Barra de Herramientas

Proporciona acceso inmediato con el ratón a los mandatos de Contaplus más utilizados.

Incluye etiquetas de ayuda para cada botón de la barra de herramientas haciendo más sencilla su identificación por el usuario.

Esta barra es configurable pulsando el botón derecho del ratón en el espacio libre existente entre los botones. Aparecerá entonces un menú con las opciones:

• Abajo

• Derecha

• Izquierda

• Flotante

Para ubicar la barra.

• Área de Trabajo

Espacio intermedio de pantalla donde irán apareciendo los datos o las opciones seleccionadas.

Aparecerá automática el logotipo del programa en la pantalla, pudiendo desaparecer pulsando el botón derecho del ratón.

• Puntero del Ratón

Muestra dónde se llevará a cabo la siguiente acción, en el caso de hacer “clic” en el botón del ratón.

El puntero del ratón no siempre presenta la misma forma. Si el operador se encuentra introduciendo texto o números en cualquiera de las opciones, el puntero se convierte en cursor en forma de “mano”. Al salir del campo numérico o alfanumérico, o cuando se hayan seleccionado otras opciones, el cursor muestra la clásica punta de flecha.

• Barra de estado Inferior

Nos presenta la información que en ese momento estemos realizando.

Si pasamos el puntero del ratón sobre cualquiera de los botones, la parte inferior izquierda nos indica la o las teclas de acceso rápido a dicha opción y una breve descripción de la misma.

En la parte inferior derecha de la pantalla aparecen los botones para activar o desactivar el teclado numérico, las teclas mayúsculas y la tecla de insertar. Estos botones actúan de igual forma que si pulsamos el teclado, no sólo nos informan de su estado sino que los activan.

Más a la derecha observamos la fecha y la hora, que podremos modificar, haciendo clic sobre ellas y así acceder al panel de control de Windows.

Una vez el programa aparece en pantalla, estamos listos para comenzar a trabajar con él.

Todas las opciones que aparecen el la barra de menús, o que se encuentran en los iconos de la barra de herramientas, están ahora accesibles al operador. Solamente es necesario reseñar, que alguna de ellas por su contenido, si es la primera vez que se trabaja con el programa se encuentran vacías, por lo que no aparecerá dato alguno.

Opciones Generales Asociadas al Programa

A continuación, vamos a describir los botones cuyas acciones son las más comunes para todo el programa:

Botones sobre Ficheros:

• Aceptar

Confirma el objetivo perseguido en dicha opción

• Cancelar

Abandona la opción sin aceptar los cambios realizados

• Ayuda

Proporciona ayuda directa de la opción que estamos utilizando

• Salir

Salir y abandonar la opción. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la letra S.

• Criterios de ordenación

Organiza la información siguiendo el criterio de la pestaña

• Selección

Permite seleccionar la empresa con la que se vaya a trabajar, mediante un “clic” de ratón.

• Liberar (pantalla de Entrada al Programa)

Cuando se corta el fluido eléctrico o hay una salida incorrecta del sistema, el usuario se queda activo y hay que desactivarlo para entrar en el programa pulsando este botón.

También podría observar que la luz que se encuentra a la izquierda del usuario permanecerá roja mientras el usuario está activo y verde cuando se desactive.

• Liberar (pantalla Selección de Empresa)

Reinicia la empresa cuando han existido problemas con el ordenador y el programa se encuentra bloqueado. Tras esta operación, podrá comenzar de nuevo el trabajo con el programa. También podría encontrar una luz roja a la izquierda de la empresa cuando ésta esté activa y verde al desactivarla.

En el caso de no resetear la empresa, podrá aparecer en algunas opciones del programa el mensaje: “Para realizar esta opción no puede haber nadie trabajando en esta empresa”

En todas las ventanas que aparecen a lo largo del programa, existen unos botones o iconos, que representan las acciones que podemos realizar con la información que nos aparece en dicha ventana.

• Mapas de Acceso

Configura el acceso de los posibles usuarios al programa, mediante un “Clic” de ratón o pulsando la letra P.

• Añadir

Esta opción se encarga de añadir un nuevo registro a la tabla que se muestra en la ventana activa. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la tecla A. En ella se pueden cumplimentar los distintos campos que contiene cada opción.

• Modificar

Esta opción se encarga de modificar el registro que tengamos seleccionado en la tabla que se muestra en la ventana activa.

Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón, pulsando la letra M o situándose sobre el registro a modificar y haciendo doble “clic” sobre él.

• Eliminar

Esta opción se encarga de borrar el registro seleccionado en la tabla que se muestra en la ventana activa. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la letra E.

• Zoom

Esta opción se encarga de visualizar, pero nunca modificar, todos los datos del registro seleccionado en la tabla que se muestra en la ventana activa. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la letra Z.

• Localizar

Esta opción realiza la búsqueda de un registro en la tabla que se muestra en la ventana activa. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la letra L.

• Consultar

Nos permitirá buscar los registros que deseemos, según las condiciones que introduzcamos en la pantalla de búsqueda.

• Imprimir

Esta opción se encarga de realizar los listados de la tabla que se muestra en la ventana activa. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la letra I.

• Fuentes

Esta opción se encarga de modificar el aspecto de la ventana por medio de una caja de diálogo que nos permite modificar el tipo de letra, su tamaño y color. Podrá seleccionarse mediante un “clic” de ratón o pulsando la letra F.

• Búsquedas incrementales

Ayuda que facilita el acceso a la búsqueda incremental.

Se activa pulsando sobre la lupa o, una vez situados en el campo, pulsando la tecla +

Puede buscar por código, descripción o cualquiera de los dos, seleccionando auto. Según vaya escribiendo se irán situando los datos de forma que veamos los registros más próximos al que deseamos, alfabéticamente.

Si el dato que busca no se encuentra introducido en el programa, podrá añadirlo ahora desde esta opción pulsando el botón Añadir (si se encuentra en la opción y está activo) y quedará registrado en la tabla correspondiente.

Si desea modificar los datos existentes en el programa, también podrá realizarlo desde esta opción pulsando el botón Modificar (si se encuentra en la opción y está activo).

Mediante un “clic” en el botón Pegar se introducirá el registro elegido.

Para elegir el tipo de letra haga “Clic” en el botón Fuente.

Haga “Clic” en el botón Salir para abandonar la búsqueda.

Botón Derecho del Ratón

Se ha habilitado el botón derecho del ratón, gracias al cual podremos acceder a un menú desplegable con todas las opciones disponibles.

Este menú cambiará dependiendo de la pantalla en la que nos encontremos.

Botones de Acceso Rápido

Estos botones forman una barra de herramientas de acceso rápido a las distintas partes del programa.

• Opciones Empresa

Acceso a las opciones de Empresa

• Plan General Contable

Acceso da la estructura del Plan General Contable

• Subcuentas

Mantenimiento del fichero de Subcuentas

• Proyectos

Mantenimiento del fichero de Proyectos

• Banca Electrónica

Pagos generados para banca electrónica, según CSB cuaderno 34

• Movimientos CC

Conciliación bancaria

• Asientos

Gestión de Asientos de Diario. Posibilidad de añadir, modificar y eliminar líneas de asientos, incluso asientos predefinidos.

• Punteo, Casación, Conciliación

Punteo de bancos, Casación de facturas y Conciliaciones bancarias

• Libro Diario

Acceso al libro Diario

• Libro Mayor

Acceso al libro Mayor

• Sumas y Saldos

Balance de Sumas y Saldos

• Pérdidas y Ganancias

Balance de Pérdidas y Ganancias

• Situación

Balance de Situación

• Gráficos

Gráficos estadísticos de los datos del diario

• Predefinidos

Mantenimiento del fichero de asientos predefinidos

• Búsquedas Atípicas

Búsquedas discriminadas del diario

• Vencimientos

Control de Tesorería

• Inventario

Gestión del Inmovilizado y Amortizaciones

• Cheques

Emisión y creación de cheques bancarios

• Generador de Informes

Configuración y ejecución de informes

• Agenda

Icono de acceso a la agenda del programa

• Organización de Ficheros

Icono cuya utilidad es la regeneración de bases de datos

• Copias de Seguridad

Icono para realizar las copias de seguridad

• Terminar

Finalización rápida del programa.

CREACION DE LA EMPRESA

Para crear la empresa debemos ir a la opción Global / selección de Empresa y obtendremos una pantalla en la cual pulsaremos el botón Añadir.

Dentro de la primera carpeta Datos de Empresa los pasos a seguir serán:

Código: En Código escribiremos dos dígitos, este campo es alfanumérico e identificará a nuestra empresa

Nombre: pondremos el nombre de la empresa

Fecha de inicio del ejercicio: Se indicará la fecha de inicio del ejercicio económico, no tiene porqué coincidir con el año natural, puede ser cualquier fecha.

Fecha de fin del ejercicio: Se indicará la fecha de finalización del ejercicio, el ejercicio económico tiene que ser de un año, aunque no es necesario que coincida con el año natural.

Fecha límite de acceso contable: en principio no pondremos ninguna fecha, no es obligatorio. Con esta opción impediremos realizar apuntes contables en fecha anterior a la aquí indicada. Esta fecha se utiliza para bloquear períodos contables ya cerrados.

Dígitos subcuentas: Número de dígitos que se pueden dar a las subcuentas. Contaplus admite hasta 12 dígitos

Año de ejercicio: de forma automática obtendremos el ejercicio económico

La forma de presentar nuestros balances será el normal o estándar. La opción Otra empresa resulta útil en el caso de querer utilizar las mismas cuentas y subcuentas ya creadas en otra empresa.

IMPORTANTE

Por seguridad, los campos Código de Empresa, Fechas de Inicio /
Fin y Nivel de Subcuenta no pueden ser modificados con posterioridad

En la siguiente carpeta Ruta Programas de SP elegiremos la opción de traspasar la colección de asientos predefinidos que nos proporciona el programa.

Además, decidiremos si queremos o no traspasar la colección de asientos predefinidos para usarlos posteriormente.

La siguiente carpeta de esta opción Opciones de Empresa nos presenta la siguiente ventana donde configuraremos nuestro entorno de trabajo, de esta forma, marcaremos Acceso a campos analíticos si la empresa desea llevar la contabilidad por centros de coste y, Acceso a campos de documento, información muy interesante para localizar donde se encuentran los documentos físicos. Estas opciones pueden ser modificadas con posterioridad.

En la carpeta de Parámetros de Empresa se recoge información sobre los asientos de apertura, regularización y cierre. Cuando sepamos el número del asiento de apertura, tendremos que introducirlo en su campo. Los asientos de regularización y cierre se introducen automáticamente durante el proceso de cierre del ejercicio.

En la última carpeta de esta opción, el usuario podrá, si así lo desea, recibir información en el momento que él decida sobre la fecha en que se deben procesar los vencimientos.

Una vez que hemos cumplimentado todos los datos, pulsamos el botón Aceptar, para que el programa genere los ficheros necesarios para el uso de la empresa. No hay que olvidar que la configuración del entorno de trabajo se puede modificar en cualquier momento.

MANTENIMIENTO DEL PLAN GENERAL CONTABLE

En esta opción se explica como dar de alta las cuentas, desgloses y subcuentas en el programa y varias de sus utilidades, para ello debemos dirigirnos a Financiera / Plan General Contable / Estructura del P.G.C., donde nos encontraremos con una ventana, en la que podemos observar la estructura del Plan General Contable, desde la perspectiva que se desee, ya que disponemos de un menú desplegable en la parte superior de la ventana para poder observar sólo las cuentas y epígrafes que forman parte del balance de situación, o de la cuenta de pérdidas y ganancias...

Esta estructura se presenta en forma de árbol. Desde cada epígrafe nacen una serie de títulos o cuentas, de tal forma, que el usuario puede ver claramente toda la estructura y modificarla fácilmente si así lo desea.

Supongamos que queremos añadir una cuenta que no viene recogida, por ejemplo, Clientes (430), sabemos que clientes es una cuenta de activo. Por ello desplegamos el menú y seleccionamos 4.Activo, también sabemos que pertenece al epígrafe Deudores y a su vez a Clientes por ventas y prestaciones de servicios una vez encima de este último epígrafe, pulsamos el botón Añadir para acceder a una pantalla en la que deberemos escribir el número 430, el nivel de desglose para balances lo da, por defecto, el sistema y la descripción Clientes.

Como se puede ver la clase, naturaleza y código de los balances los coge, por defecto, de su epígrafe asociado. Si aceptamos veremos incorporada la cuenta en el Plan General Contable.

Supongamos ahora que queremos diferenciar en los balances entre grandes clientes y pequeños clientes, para hacer uso de esta necesidad, debemos desplegar de nuevo el menú y acceder a 9.Desgloses.

Si pulsamos el botón Añadir, sólo tendremos que introducir el código del desglose 43001 y la descripción Grandes clientes repitiendo esto, con otro código, para los pequeños clientes, por ejemplo 43002.

Es importante resaltar, que los desgloses deben llevar los tres primeros dígitos de la cuenta a la que van referidos, 430 y que se deben diseñar los niveles de desgloses según los dígitos de las subcuentas. No pueden existir desgloses al mismo nivel que las cuentas o las subcuentas.

MANTENIMIENTO DE SUBCUENTAS

Desde esta tabla, podremos realizar cualquier operación de mantenimiento con nuestras subcuentas.

Supongamos que deseamos añadir nuestro primer gran cliente, debemos ir a Financiera / Plan General Contable / Subcuentas del menú principal.

En ella, pondremos el código del cliente y su descripción.

El código, es este caso, es estratégico ya que nos indica la cuenta y el desglose asociados. Recuerde que los desgloses los hemos definido anteriormente en el apartado Mantenimiento del Plan General Contable.

También podremos introducir más datos que identifiquen nuestra subcuenta. Hay que destacar la importancia de los datos que hacen referencia al Código Cuenta Cliente de la subcuenta, ya que gracias a estos datos, podremos hacer uso de las opciones de Banca Electrónica que ofrece Contaplus.

La subcuenta puede ser parametrizada según las necesidades del usuaria.

Si se trata de una subcuenta especial de IVA, se activarán las opciones asociadas, para elegir, por ejemplo, el tipo de IVA que va a recoger la subcuenta y si es soportado o repercutid.

Igualmente, se activarán las opciones de Recargo de Equivalencia.

INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS EN CONTAPLUS

1.- INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS EN CONTAPLUS

Esta es una de las partes más importantes del programa, ya que a partir de esa información vamos a poder obtener una visión de la contabilidad que estamos realizando, a través de los distintos informes y balances que proporciona el programa.

Lo primero que hay que hacer es ir a la opción de asientos, dentro de Financiera / Opciones de Diario / Gestión de Asientos o a través del botón de acceso directo situado en la barra.

Al entrar aparece una ventana destinada a la captura de asientos y con una barra de botones propia que nos da múltiples opciones. La entrada de asientos tiene que ser ágil y rápida, por ello, esta opción se puede manejar perfectamente con el teclado, sin necesidad de utilizar el ratón.

Asientos Simples

Contaplus tiene distintas formas de introducir asientos. La más sencilla es realizar los asientos partida por partida, introduciendo los datos según se pidan.

Para ello pulsamos sobre el botón Añadir Partida que se encuentra en la barra de botones. El programa abrirá una línea de edición en la ventana donde introduciremos los datos.

IMPORTANTE

En los campos como subcuenta, campo, etc. Podemos acceder a la búsqueda incremental pulsando + para buscar, pegar y añadir registros, sin necesidad de salir de la opción activa. Esta característica se podrá encontrar en distintas partes del programa

Una vez introducida la primera partida, el programa nos propone el cuadre del asiento automáticamente (opción configurable por el usuario), de esto modo sólo tendremos que introducir la subcuenta y el concepto, el cual puede ser copiado de la partida anterior pulsando Intro.

Cuando el asiento esta cuadrado, está listo para ser grabado en el diario.

Asientos Compuestos

Un asiento no tiene porqué tener solamente dos partidas, puede tener todas las que necesitemos. La única condición es que el asiento esté perfectamente cuadrado.

Antes de realizar el asiento, vamos a cambiar la entrada lineal de partidas por el modo extendido.

Dentro de la ventana, seleccionamos la opción Edición de partidas en modo extendido. De esta forma, cuando añadimos una partida, aparecerá una ventana con más información sobre la partida activa.

Al igual que antes, introduciremos una a una las partidas del asiento de compra a un proveedor.

Asientos Predefinidos

Una de las formas más rápidas y seguras de introducir asientos en Contaplus es a través de los asientos predefinidos. Un asiento puede tener información repetida o datos que pueden ser calculados fácilmente a partir de otros anteriormente introducidos. Con Contaplus puede utilizar la colección que trae por defecto, o crear sus propios predefinidos para que se ajusten a sus necesidades.

Dentro de la gestión de asientos, tenemos que situarnos en el campo a la derecha de la fecha, donde tendremos que introducir el código del predefinido que deseamos ejecutar. Si desconocemos el código, podemos buscar a través de la búsqueda incremental, pulsando con el ratón sobre la lupa inferior o pulsando la tecla +. Una vez introducido el código, el predefinido se ejecuta automáticamente.

Asientos en Euros

El usuario puede introducir indistintamente asientos en euros o pesetas, y será Contaplus el encargado de realizar las conversiones y operaciones necesarias.

Para introducir asientos en euros o en pesetas, se ha habilitado un botón en la barra de botones dentro de Opciones de Asientos.

Cada vez que pulsemos este botón cambiará el modo de entrada del asientos, así como su logotipo, de este modo podremos saber en que moneda estamos realizando el asiento.

IMPORTANTE

Una vez introducida una partida de un asiento, no podemos cambiar la moneda. Un asiento no puede tener partidas en distintas monedas, pero sí podemos tener en una misma empresa asientos en euros y pesetas

Una vez seleccionada la moneda, podremos introducir el asiento por cualquier método anteriormente explicado.

EURO: ASIENTOS SIN CONVERSIÓN

Con la introducción del euro han aparecido una serie de problemas hasta ahora desconocidos en España, como por ejemplo el redondeo.

Contaplus, con independencia de la moneda en la que realizamos el asiento, convierte internamente a la otra moneda. Si existen diferencias de cambio, realizará automáticamente el ajuste del asiento, utilizando la cuenta 7690 (Ingresos por diferencias del redondeo euro) o 6690 (Gastos por diferencias del redondeo euro), dependiendo de cada caso.

Estas diferencias, en algún momento deben ser regularizadas a través de un asiento especial: un asiento sin conversión. Por ello, en la parte superior derecha de la gestión de asientos, se ha habilitado una opción que permite realizar asientos sin realizar el ajuste en la otra moneda.

IMPORTANTE

Para que el programa realice de forma automática los ajustes, es necesario que estén definidas las cuentas 7690 y 6690. Si o están definidas, no se podrán realizar los asientos. Para añadir las cuentas, debemos dirigirnos a Financiera / Plan Contable / Estructura PGC

MANTENIMIENTO Y GESTION DEL INVENTARIO

En Esta opción, vamos a explicar cómo dar de alta un activo y su mantenimiento.

Para llevar un buen control de este activo, lo primero que debemos hacer es dirigirnos a Inventario / Códigos y Tablas / Grupos de Amortización en el menú principal, el cual nos presentará una ventana en la que introduciremos un grupo de amortización que debe ser el adecuado para el activo que demos de alta. Este dato es totalmente arbitrario par el usuario, ya que él pude decidir cómo agrupar libremente sus activos.

A continuación nos debemos dirigir a la tabla llamada Cuentas de Amortización, donde introduciremos la información necesaria para alimentar dicha tabla.

En el espacio Cuenta tendremos que introducir el código de la cuenta de amortización acumulada del activo, y el sistema detecta la descripción de dicha cuenta, pero el usuario puede modificar si así lo desea.

A continuación, pasamos al siguiente campo: Grupo, donde se debe colocar el código del grupo asociado al inmovilizado, después debemos añadir el código de la cuenta de dotación a la amortización. Podemos ver en los siguientes campos, el porcentaje de amortización asociado y la cantidad de meses de lanzamiento de los asientos de amortización, que los presenta por defecto el sistema y que podemos dejar así, ya que siempre pueden ser modificables. Ahora vamos a dar al programa un tipo de información de gran intereses para el usuario como es la ubicación del activo y su naturaleza. Para ello, sólo debemos acceder a sus respectivas tablas y asignar códigos y descripciones.

Una vez que ya se han alimentado las tablas necesarias, nos vamos a la opción de Gestión de Inventario para dar de alta nuestro inmovilizado. Para ello, damos al botón Añadir y tecleamos los datos que nos piden: código o número de inventario, el cual es alfanumérico y libre para el usuario.

Indicaremos al fecha de compra y en fecha de inicio de amortización, debemos poner la fecha desde donde queremos que el sistema empiece a amortizar, podemos dejar la misa que la de la compra.

A continuación, debemos poner el grupo de amortización y la subcuenta específica de amortización acumulada del bien, si no la tenemos dada de alta se puede añadir desde de búsqueda incremental, el resto de información es libre, excepto el proveedor que debemos añadir también sus subcuenta.

La fecha y causa de la baja se rellenarán sólo cuando demos de baja nuestro activo, por cualquier motivo.

El porcentaje de amortización que aparece por defecto, es modificable eligiendo el usuario que porcentaje debe aplicar a su activo en la amortización.

En caso de un bien nuevo, no debemos poner nada en el importe amortizado ya que nuestro activo es nuevo y no hemos amortizado nada todavía, lo mismo ocurre con la fecha de última amortización y fin de amortización. Estos últimos campos, se rellenan de forma automática cuando realizamos los asientos de amortización.

• Añadir Inventario desde Gestión de Asientos

Contaplus ofrece la posibilidad de dar de alta en nuestro inventario un activo directamente desde Gestión de Asientos. Al dar de alta el asiento de compra del bien, el usuario puede pulsar el botón destinado a tal efecto y se abrirá, la ventana para poder añadirlo, en la fecha que se recogerán del asiento los datos correspondientes a fecha de compra y de inicio de amortización, importe de la compra y documento.

Para realizar las amortizaciones de final de un ejercicio, debemos ir a Inventario / Amortizaciones, del menú principal y poner la fecha en la que queremos que nos amortice nuestro activo.

Sólo tenemos que dar Aceptar para que el sistema realice la amortización. En ese momento, el sistema realiza los asientos y los pasará directamente al diario. Las fichas de los activos se actualizarán en ese momento.

MANTENIMIENTO Y UTILIDAD DE LOS PRESUPUESTOS

En esta opción, vamos a explicar cómo dar de alta varios presupuestos y cómo utilizarlos.

Para ello lo único que debemos hacer es dirigirnos a Presupuestos / Plan Presupuestario. Al añadir dentro de esa opción, nos encontramos con una ventana en la que debemos colocar la primera de las subcuentas que deseamos presupuestar y asignar mensualmente lo que estimamos que podemos gastarnos. Supongamos que todos los meses es la misma cantidad, entonces en lugar de introducir importes iguales mes a mes, podemos ir al último campo Presupuesto Anual e introducir el importe total anual. El sistema se encargará de distribuirlo por meses.

Una vez que tenemos nuestros presupuestos, vamos a realizar un listado para ver cuál es nuestra desviación con respecto a los datos reales de nuestra contabilidad, hasta el momento. Para ello nos dirigimos al menú Presupuesto / Presupuestos Anuales donde nos encontramos con una ventana en la que sólo tenemos que seleccionar el nivel de desglose de presentación del listado y aceptar, ya que el sistema presenta por defecto la totalidad de las subcuentas.

La interpretación del listado es muy sencilla, ya que tenemos bien diferenciado lo que se ha presupuestado de lo que se ha realizado, junto con su índice de desviación, tanto de forma anual como mensual.

Pensemos ahora en la necesidad de modificar nuestros presupuestos. Podemos ir modificando subcuenta a subcuenta y cada uno de los meses, o podemos aprovechar la opción de Presupuesto / Modificación del Plan del menú principal.

CONTROL Y GESTIÓN DE CASH-FLOW

En este apartado vamos a explicar cómo dar de alta los vencimientos que generan las operaciones que diariamente tienen lugar en la empresa, opción muy importante para llevar un exhaustivo control de los cobros y los pagos.

Para ello nos dirigimos a Financiera / Vencimientos del menú principal y en la ventana damos al botón de Añadir donde nos encontramos con una ventana en la que indicaremos cuando vence la deuda y la subcuenta del proveedor, a continuación ponemos cual será el banco por el que pagaremos nuestra deuda, el concepto para el asiento contable, el importe, el tipo de documento asociado y si lo deseamos podemos rellenar el campo documento. Pulsaremos el botón Aceptar y los datos del vencimiento se guardarán.

Llegado el momento del vencimiento, podemos pasar la información al diario y / o generar un cheque para pagar la deuda con el proveedor. Para hacerlo, debemos situarnos encima de ese vencimiento y apretar el botón de Marcar para Preprocesar. Este botón nos lleva a una ventana en la que debemos indicar al sistema qué es lo que queremos hacer, al ser un proveedor nos pregunta si deseamos hacer un cheque o pagaré y / o un asiento en el diario. También nos permite modificar la información a procesar. Si aceptamos el vencimiento quedará marcado. Estos pasos los podemos realizar con los vencimientos que deseemos, individualmente o masivamente, con la nueva posibilidad ofrecida por Contaplus, que nos permite preprocesar varios vencimientos a la vez con los mismos pasos que si fuera un único vencimiento.

A continuación, debemos pulsar el botón de Procesamiento del Vencimiento y Aceptar. Los vencimientos marcados se procesarán y se realizarán las opciones seleccionadas.

Es importante comprobar, por primera vez, que el sistema, efectivamente, ha hecho lo que le hemos pedido. Para ello, debemos ir al menú principal y en Cheques / Gestión de Cheques acceder para ver si nos ha creado los cheques o pagarés. También podemos ir a Financiera / Opciones de Diario / Listado de Diario y comprobar que realmente ha realizado los asientos, si así se ha solicitado.

Los vencimientos se pueden crear desde la propia captura de asientos. Por ejemplo, después de realizar un asiento de compra o venta a un cliente, y antes de grabar el asiento en el diario, pulsamos en el botón Añadir Vencimiento.

• Botón Añadir Vencimiento

Acceso a vencimientos desde Gestión de Asientos

En ese momento, aparece una nueva ventana con información sobre el vencimiento. El sistema rellenará todos los campos posibles, extrayendo la información del asiento en curso. Bastará validar los datos o modificar aquéllos que deseemos para completar el vencimiento. Automáticamente, pasará a la tabla principal de vencimientos y estará listo para ser procesado, cuando llegue el momento.

En el módulo de vencimientos hay una utilidad de vital importancia para los usuarios, ésta es la generación de un listado que nos muestra, en un período limitado, que debemos pagar y que tenemos que cobrar para observar si tenemos liquidez suficiente.

Para hacer esta prueba sería conveniente tener varios vencimientos de cobros y de pagos en el fichero, si disponemos de ellos, sólo tenemos que acceder al botón de Imprimir de la ventana de vencimientos, donde nos encontramos con una caja de diálogo.

Para que esta opción sea realmente útil, debemos conocer y poner, en el espacio indicado para ello, el saldo del banco / bancos que queremos analizar en el momento de la fecha inicio, luego aceptamos. El análisis del listado es muy sencillo, ya que nos informa sobre los cobros y pagos que tendremos es ese período.

Los Cheques y Pagarés están íntimamente ligados a los vencimientos, por ello, lo explicaremos a continuación. Este módulo es muy útil para controlar la cartera de efectos entregados a nuestro proveedores y acreedores.

Se pueden crear los cheques y pagarés directamente desde vencimientos, y también se puede hacer desde la propia ventana de Cheques / Gestión de Cheques.

Desde ella, podemos añadir y modificar tanto cheques como pagarés, sólo tenemos que dar al sistema la información que nos pide: banco, acreedor, concepto...

En el campo justificante, el programa irá asignando progresivamente una numeración correlativa que puede ser modificada por el usuario si lo desea. En la parte inferior de esta pantalla tenemos dos utilidades:

• Paso a contabilidad. Lo marcaremos si, posteriormente, deseamos pasar a contabilidad su información

• Cheque o pagará anulado. Lo marcaremos cuando queramos anular un cheque / cheque ya emitido.

Si marcamos uno o varios cheques con el Paso a contabilidad debemos dirigirnos a Cheques / Paso a Contabilidad del menú principal. En esta ventana sólo debemos establecer las órdenes de paso y aceptar, de esta forma, los efectos marcados que entren en el filtro pasarán al diario con un simple asiento que realizará el sistema.

También, podemos emitir los efectos según el formato que elijamos, los formatos que Contaplus ofrece por defecto los tenemos en Cheques / Configuración de Formatos, se ofrecen 3 tipos diferentes los cuales son perfectamente modificables por el usuario pulsando el botón Partidas de la barra superior de esta ventana.

En las partidas es importante distinguir entre el Texto definido por el usuario, y los campos propios a imprimir, a ambos configurables en milímetros.

Finalmente, la emisión de cheques es sencilla, en Cheques / Emisión establecemos las órdenes de emisión y escogemos el formato.

Podemos elegir entre distintos órdenes de Salida, Condiciones y Excluir para imprimir nuestros cheques o pagarés así como aquellos que estén o no contabilizados. Si tenemos varios cheques de un mismo proveedores, podemos agruparlos en uno sólo con un límite de 15 efectos, marcando la casilla destinada para ello.

CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIO

Para realizar un cierre de ejercicio es fundamental tener preparada la empresa con los asientos de liquidación de IVA hechos, las amortizaciones, los ajustes...

Es decir, realizar todos aquellos asientos propios de la preparación al cierre.

Si al hacer el cierre, todavía no se conoce esta información, no hay problema, ya que siempre tenemos la posibilidad de abrir y cerrar tantas veces como sea necesario. También es importante realizar una organización completa de la información desde Útil / Organización de Ficheros.

A continuación entramos en Financiera / Fin de Ejercicio / Cierre de Ejercicio.

Desde aquí, lo primero que tenemos que hacer es Añadir la empresa sobre la que vamos a cerrar, teniendo en cuenta cuál es la información que queremos trasladar de un ejercicio a otro, usando para ello las opciones de Vencimientos, Cheques, Predefinidos y Presupuestos destinadas al efecto.

SE puede cerrar también, sobre una empresa creada con anterioridad, si así se hace, entra en juego una opción que se encuentra en la parte superior denominada Reemplazar el asiento de apertura existente.

Supongamos que queremos cerrar sobre una empresa nueva, entonces damos al botón Añadir e introducimos los datos necesarios para crear la empresa y generar el proceso. Una vez que tenemos la empresa nueva, debemos seleccionarla; en el momento de la selección se activa el botón de Cerrar y si lo pulsamos, el sistema empezará a procesar la información y realizará en el diario los asientos de regularización, de cierre y en la nueva empresa el asiento de apertura. Además, se asignará la empresa antigua como histórica de la nueva, lo que nos permitirá sacar informes comparativos con el año anterior.

Una vez cerrada la empresa, no se podrá acceder a ninguna opción que pueda provocar un cambio en el diario. Si se desea seguir trabajando con la empresa, una vez que se ha cerrado inicialmente, debemos acceder a la opción Financiera / Fin de Ejercicio / Invertir Cierre.

Al dar al botón Abrir el sistema eliminará los asientos de regularización y cierre y dejará la empresa dispuesta para seguir trabajando con ella. Con esta opción, no se eliminará el asiento de apertura de la empresa nueva, lo que permite al usuario trabajar con las dos empresas abiertas, entendiendo que el asiento de apertura de la empresa nueva será provisional, hasta que llegue el cierre definitivo de la empresa antigua.

CONTABILIDAD ANALÍTICA O POR CENTROS DE COSTE

1.- CONTABILIDAD ANALÍTICA O POR CENTROS DE COSTE

En este apartado vamos a explicar todo lo relacionado con la contabilidad analítica en Contaplus.

Para empezar, debemos dirigirnos a Global / Selección de Empresa y modificar nuestra empresa, para que en la carpeta Opciones de Empresa pongamos activa la casilla de Acceso a campos analíticos en asientos.

Una vez que tenemos nuestra empresa preparada para trabajar con analítica vamos a Analítica / Departamentos del menú principal accediendo a una ventana, en la que codificaremos y daremos nombre a los departamentos que deseemos.

Los códigos pueden ser combinaciones de 3 dígitos alfanuméricos. Es necesario destacar la importancia de una correcta codificación y organización de nuestros departamentos.

A continuación, accedemos a Analítica / Proyectos y damos de alta los proyectos analíticos que pertenecen a cada departamento. Para ello, debemos introducir los 3 primeros dígitos del departamento y a continuación codificar los proyectos.

La contabilidad analítica se ve implicada en casi todas las opciones del programa, que nombraremos a continuación, pero la más importante se encuentra en Financiera / Opciones de Diario / Gestión de Asientos. Siempre podremos asignar cada partida de un asiento al proyecto deseado, lo cual implicará a dicha partida en el Mayor, Sumas y Saldos Analíticos, y todos los balances y listados que tengan que ver con el proyecto imputado y su departamento asociado.

Otras opciones donde podemos emplear la analítica en el programa, además de las propias del menú principal son: el Libro Diario, el Libro Mayor, en las búsquedas atípicas, en los asientos predefinidos, en los balances...

Mover Proyecto en Diario

Esta nueva opción nos permite mover en el diario el proyecto que cada línea tenga asignado, igual que se mueven las subcuentas. Simplemente, hay que seleccionar el proyecto que deseemos sustituir y el número de asientos en los que queremos realizar la sustitución. El programa recorrerá el diario y en todas aquellas líneas donde detecte el proyecto actual lo cambiará por el nuevo.

USO Y CREACIÓN DE PREDEFINIDOS

1.- USO Y CREACIÓN DE PREDEFINIDOS

En este apartado vamos a explicar todo lo relacionado con los asientos predefinidos.

Al crear la empresa podemos traspasar la colección de predefinidos mediante la casilla que realiza este proceso en Global / Selección de Empresa dentro de la carpeta de Rutas de los Programas de SP.

Si activamos la opción, se crearán en la empresa nueva 345 predefinidos, que pueden ser útiles no sólo para la gestión, sino también para “refrescar” los conocimientos en el uso de asientos complejos ya que cada uno de ellos tiene una ayuda, acompañado del esquema del asiento contable.

Su uso es muy sencillo, sólo tenemos que ir a Financiera / Opciones de Diario / Gestión de Asientos y localizar a través de la búsqueda incremental de predefinidos aquél que deseemos ejecutar, también podemos acceder a la ayuda de predefinidos por un botón de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra de gestión.

Los más importante de esta opción, es la rapidez, el ahorro de tiempo y la seguridad en los datos que se introducen. Pero para que realmente sea operativa, debemos crearnos nuestros propios asientos predefinidos. Para ello, nos dirigimos a Financiera / Opciones de Diario / Predefinición de Asientos y aquí añadimos uno, con el código que queramos, luego nos colocamos encima del nuevo registro o asiento y damos al botón de Acceso a partidas de la barra de acceso rápido, y desde esa ventana, Añadir.

Tenemos que añadir una a una todas las líneas que forman el asiento

IMPORTANTE

Hay que destacar que este módulo de predefinidos funciona igualmente en pesetas y en euros. Desde la Gestión de asientos, podemos seleccionar la moneda en la que queremos realizar el asiento. El predefinido capturará los datos en dicha moneda.

UTILIDADES DE ASIENTOS

1.- UTILIDADES DE ASIENTOS

En este apartado vamos a explicar algunas de las utilidades de asientos más importantes, que nos permitirán trabajar de una forma más eficiente y nos ahorrarán mucho trabajo. Estas utilidades las podemos encontrar en el menú Financiera / Opciones de Diario / Utilidades de Asientos.

Renumeración de Asientos

Esta utilidad es de máxima importancia en una contabilidad informatizada. Gracias a esta opción, podremos realizar asientos de forma aleatoria, para luego ordenarlos por fechas y número de asiento automáticamente.

El libro diario debe estar perfectamente ordenado y numerado sin saltos en dicha numeración.

De forma opcional, podemos cambiar el número de un asiento por otro que deseemos. Esto se suele realizar cuando tenemos un hueco en la numeración del diario, no queremos renumerar y deseamos poner en ese hueco un asiento concreto. Para realizar esta opción bastará con seleccionar el número de asiento origen y el destino.

Mover Subcuentas en el Diario

Gracias a esta utilidad, el usuario podrá cambiar en todas las partidas del diario el número de una subcuenta por otra. Esta opción es muy utilizada para corregir errores en el utilización de subcuentas. También sirve para hacer una reclasificación de subcuentas. Es muy frecuente, que al principio del ejercicio, no hayamos pensado en la mejor codificación de nuestras subcuentas y a lo largo del tiempo veamos una serie de mejoras que nos gustaría introducir.

Copia de Asientos

Desde este apartado, podremos copiar asientos de otras empresas que tengamos en nuestra contabilidad. Esta opción es muy utilizada para realizar simulaciones en empresas de pruebas, en lugar de hacerlo en la empresa real.

También es utilizada para la copia de asientos repetitivos de otras empresas.

La copia de asientos se puede acotar por número de asiento o por fechas

IMPORTANTE

La empresa desde donde se va a copiar los asientos ha de tener el mismo nivel de subcuenta que la empresa destino y los asientos que deseemos copiar deben estar dentro del periodo contable de la empresa destino

Búsquedas Atípicas

Esta herramienta nos permite realizar una búsqueda por una serie de condiciones que determina el usuario, con la intención de encontrar asientos o partidas muy concretas. Es frecuente, que en grandes contabilidades, el contable no recuerde exactamente todos los datos de un asiento que quiere buscar. Para facilitar esta búsqueda, se utilizan las búsquedas atípicas.

Lo primero que hay que hacer es añadir las condiciones de búsqueda a través de las cajas desplegables.

Las condiciones que introduciremos aparecerán en la parte superior de la ventana. Cuantas más condiciones introduzcamos, más precisa será la búsqueda.

Una vez introducidas todas las condiciones, pulsaremos el botón Filtrar y el programa comenzará a buscar en la base de datos todos los asientos que cumplan las condiciones.

Importación - Exportación

Gracias a esta opción podremos traspasar información desde y hacia Contaplus. Este módulo está especialmente indicado para las siguientes situaciones:

Sucursales que tienen que enviar su contabilidad a la empresa matriz

Clientes de asesorías que envían a estas la información contable

Operadores externos que realizan asientos en otras aplicaciones y quieren integrarlos en Contaplus

Enlace con programas de facturación.

Esta opción dispone de distintas opciones, pero una de las más importantes es la posibilidad de elegir el formato del fichero de intercambio: DBF O ASCII.

IMPORTANTE

La estructura de estos ficheros está disponible en la Guía Interactiva

Durante el proceso de importación, el sistema informará al usuario sobre los asientos que se pueden importar y aquellos que no se pueden, dando una explicación del porqué.

BANCA ELECTRÓNICA

1.- BANCA ELECTRÓNICA

El módulo de banca electrónica nos permite generar órdenes de pago para cualquier banco siguiendo la normativa del cuaderno 34 del CSB, así como recibir movimientos de nuestras cuentas bajo el formato del cuaderno 43 del CSB.

Generación de Órdenes de Pago

Con Contaplus podremos ordenar pagos a nuestros proveedores y acreedores desde la propia gestión de asientos.

• Configuración de Subcuentas

Antes de realizar asientos de banca electrónica, tenemos que asegurarnos que las subcuentas que se utilicen tienen toda la información que necesita la banca electrónica.

Existen dos tipos de subcuentas desde el punto de vista de las transacciones electrónicas:

• Ordenantes

• Beneficiarios

En ambos casos, el código cuenta cliente (CCC) es de máxima importancia.

Las subcuentas que actúen como beneficiarios son las de nuestros proveedores, acreedores o cualquier otra subcuenta susceptible de ser receptora de un pago.

• Asientos de Banca Electrónica

Después de configurar las subcuentas podemos realizar los asientos de banca electrónica. Un asiento de este tipo tiene que tener un solo ordenante y al menos un beneficiario.

Una vez realizado el asiento, pulsaremos sobre el botón que nos da acceso a las opciones de banca electrónica.

Desde esta ventana, seleccionaremos el tipo de pago que deseamos realizar. Podemos elegir entre transferencias, cheques bancarios, pago de nóminas y emisión de pagarés. Una vez comprobadas las fechas y tras pulsar Aceptar, la orden de pago se recoge en el interface de enlace bancario, lista para ser enviada al banco.

• Enlace Bancario

Una vez realizada la orden de pago, debe ser generado el fichero con formato cuaderno 34, para ser transmitido al banco. Seleccionamos Financiera / Banca Electrónica / Enlace Bancario y podremos ver la orden de pago que acabamos de realizar desde la gestión de asientos.

Seleccionamos al orden que deseamos enviar y pulsamos el botón de Generar.

Este proceso genera un fichero con formato CBS, guardándolo en el directorio BuzonSP / aebXXXX, donde XXXX es el código de entidad bancaria utilizado.

Existe la posibilidad de guardar las órdenes de pago generadas en soporte magnético, en el caso de que no tengamos la posibilidad de enviar las órdenes de forma electrónica.

Además, desde esta pantalla podremos ver los asientos enlazados a las órdenes de pago, y ver así el origen de la orden y podremos clasificarlas según los distintos criterios disponibles en las pestañas inferiores. Hay que destacar la posibilidad de desplegar un menú con todas las entidades y buscar aquella por la cual queremos filtrar nuestras órdenes.

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