CAPITULO I

EL PROBLEMA

En estos tiempos de grandes adelantos las exigencias de toda organización se hacen cada vez mayores para el cumplimiento de sus objetivos, por tal razón las directrices de las organizaciones para ser más eficientes se han acoplado a evaluaciones periódicas y sistemas de control internos contable - administrativos que les permitan razonar sus movimientos para adaptarlos a situaciones cambiantes fomentando el desarrollo de sus actividades en forma coherente y armoniosa para el logro de las metas propuestas por la empresa.

El estudio del sistema de control interno utilizado por una organización para evaluar un área se presenta como un imperativo que se refleja en las normas de auditoria, en tal sentido, se han desarrollado diferentes enfoques orientados a ejecutar mecanismos ágiles de evaluación del control interno, cuyos resultados debidamente ponderados servirán como herramienta básica para que se proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensión de los procedimientos por aplicar.

El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación, de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

La efectividad de los controles internos en las empresas están cada vez más sujetas a cánones de dirección vinculadas a una organización más óptima en sus resultados, esto es, la eficiencia en los procedimientos administrativos se proyectan como línea de acción ejecutiva en cada una de las ramas o departamentos que conforman las empresas.

En este sentido, la calidad de los controles internos permiten en los casos de los auditores internos y externos emitir información referente a cualquier rubro de los estados financieros. Los controles internos inadecuados pueden ocasionar pérdidas al permitir que la administración utilice información errónea en cuanto a la determinación de los costos de operaciones y en la toma de decisiones.

En este sentido tanto las normas como los procedimientos contables son de sumo interés en el momento de analizar, verificar y ejecutar determinadas operaciones, el manejo de ésta información está estrechamente ligada a la optimización y seguridad de los activos de la empresa, por lo tanto la utilización racional debe estar fundamentada en criterios ajustados por la propia organización. Además, en cada departamento o área de actividades las funciones ejercidas deben ser regularizadas para el resguardo de la información y los registros que respaldan dicha gestión, en consecuencia, una revisión de las normas y procedimientos permite viabilizar una evaluación integral y cónsona con los objetivos de la empresa, y asegurar una elevada confiabilidad en los resultados.

En este orden, para una eficiente ejecución del control interno de los activos circulantes en una empresa es perentorio destacar los múltiples elementos que lo componen y que al articularse constituyen un arma administrativo - contable en el desenvolvimiento óptimo de una organización.

Los controles internos utilizados para evaluar y analizar el activo circulante en una organización son: el control contable y el control operativo de gestión. El control contable comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidas, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes, fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuéstales y financieros de la organización. El control interno operativo de gestión, el cuál está orientado a los procesos, se trata de procedimientos diseñados para obtener un control permanente sobre las tareas que ejecuta la empresa con el fin de velar por el mantenimiento de ciertos estándares de desempeño y calidad. Como por ejemplo, para ayudar al control de las transacciones de caja, se debe depositar integra y diariamente todos los ingresos, tal como se han recibido, es decir, en efectivo, cheques, etc., y efectuar los pagos por medio de cheques. En cuanto a los pagos pequeños deben hacerse a través de la caja chica.

Debe estar separado el trabajo de recepción del efectivo del trabajo de pagos en efectivo, la realización de las conciliaciones bancarias por una persona que no lleve los registros de efectivo. La caja chica exige un control de sus transacciones tales como sellar los comprobantes al momento de realizar los reembolsos, cuando existan varias cajas chicas deben contarse simultáneamente, en el caso de que los empleados encargados de manejarlas trabajen en una misma oficina o ciudad. Los cheques deben estar firmados por dos o más personas, se deben acompañar con sus comprobantes correspondientes, al presentarlos a la firma y autorizar los pagos.

El control interno de las cuentas por cobrar es el de que la empresa se asegure del cobro puntual y total de las sumas que le deben sus clientes y que los cobros ingresen en su totalidad.

El control interno de las inversiones a corto plazo, deben ser inspeccionado cuidadosamente los estatutos y poderes legalizados a este respecto.

La función de control interno de inventarios exige que las mercancías sean debidamente pedidas en la orden de compra, recepción de artículos, almacenamiento de los artículos recibidos para el inventario, preparación del comprobante de pago, contabilización y control.

En la tienda es donde se desarrolla toda la operación de la mercancía, desde que entra por recepción hasta que sale por los carritos de los clientes. Entre estos extremos se ejecuta una serie de fases intermedias que definen la actividad de la empresa. La organización está bastante definida y organizada por controles internos, pero siempre surgen imprevistos que escapan de toda programación, por consiguiente se realizara la evaluación, el análisis, formulación y actualización de los controles internos del activo circulante, para el cuál esta investigación esta dirigida. Él diagnostico del control interno sirve para resolver preguntas, tales como: ¿Qué problema tenemos?, ¿Cómo van las cosas?, ¿Qué decisiones se van a tomar?, ¿Qué esta pasando?. Él diagnostico precisa cómo está el control en un momento determinado en un área, un proceso o una operación.

Todo este conglomerado de actividades anteriormente descritas son efectuadas en el interior de la empresa, en ella, cada departamento asume su función de planificación, contabilidad, administración, jurídico, en fin, cada uno con sus propósitos, todo ello para el logro de los objetivos. El control interno de los activos constituye un aval preponderante para la eficiencia de los resultados, tanto la integración, la validez, la exactitud, el mantenimiento y la seguridad física son ejes rectores en cada institución y son elementos fundamentales para una elevada operación administrativa y contable.

El estudio y evaluación que realiza el auditor tiene por objeto establecer las bases, sobre las cuales debe confiar, a los efectos de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria, que debe aplicar en su examen de los estados financieros. De estos estudios y evaluación realizados al control interno, el auditor obtiene información que le permite dar recomendaciones a la gerencia, acerca de las mejoras que pueden hacerse el control interno.

Es importante que el auditor se cerciore y establezca la forma en que está funcionando el control interno, sus principios y si el mismo está en capacidad de prevenir los errores intencionales y no intencionales; para ello, el auditor se basa en su experiencia y conocimiento.

En está investigación se intentará evaluar y analizar el control interno del activo circulante en una empresa de artículos de consumo masivo, caso específico Makro de Maracaibo, S.A.. para ello se fundamentará en el contenido de una de las normas de auditoria relativa a la ejecución del trabajo, que expone que en todo proceso de auditoria se debe evaluar el control interno de la organización a través de algunos instrumentos de recolección de información, como los cuestionarios, también flujogramas de actividades a partir de las normas y principios básicos establecidos en la organización, el periodo de estudio comprende desde el 01-01-2000 hasta el 31-12-2000.

En este mismo orden, es necesario el reconocimiento del método de registro del activo al igual que las normas y procedimientos contables por las cuales se orienta la empresa. Además, la ejecución de estas operaciones deben ser visualizadas y confrontadas en diferentes ambientes de aplicación, esto es, comparar entre los distintos departamentos que funcionan, el sistema de control interno del activo circulante, y de ésta manera poder tomar en forma integral el proceso administrativo - contable en sus diversas fases y extraer un enfoque determinado del mismo. Los resultados de la evaluación deberán ser debidamente analizados para establecer el grado de confianza que se vaya a depositar, conel fin de asegurar que los activos circulantes estén correctamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrollen eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia en atención a las metas y los objetivos previstos, para determinar la extensión y el alcance de los procedimientos por aplicar.

La aplicación del estudio permite reconocer el manejo real de las operaciones en la empresa, garantizando con ello su seguridad, ésta reflexión solo aporta una pequeña herramienta de análisis y evaluación para efectuar investigaciones empresariales que quieran solidificar los criterios de acción en sus departamentos.

Una vez planeado el problema, la investigación conlleva a formular las siguientes interrogantes:

• ¿Se utiliza manuales de funciones y procedimientos escritos, actualizados y normatizados?

• ¿Se encuentran las funciones de control, registro y custodia debidamente definidas y segregadas?

• ¿Existe una planificación sistemática y controlada de las actividades que realiza cada área a evaluar?

• ¿Se prepara y entrega a la gerencia informes sobre las cuentas del activo circulante acompañados de análisis y comentarios apropiados por cada área?

1.3.1 Objetivo General

Evaluar y analizar el control interno de los activos circulantes, de Comercializadora Makro, S.A. de Maracaibo, tomada como muestra intencional.

• Analizar las normas y procedimientos contables que rigen el sistema del activo circulante.

• Analizar el método de registro del activo circulante utilizado por la tienda para la administración del mismo

• Analizar el flujograma de actividades establecidas para la fase del sistema de activo circulante.

• Establecer comparaciones entre los diferente departamentos de la tienda de acuerdo al cumplimiento del sistema del control interno del activo circulante en cada uno de estos.

1.4 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

El propósito de la investigación tendrá un aporte para la empresa debido a que el objetivo de la evaluación es proporcional a la misma, información útil para el proceso de manejo y registro de los activos circulantes y establecer la base para confiar en el control interno con el fin de determinar la naturaleza, extensión u oportunidad de las pruebas que se deben aplicar en el examen y obtener una base para formular sugerencias constructivas y aportar información a los directivos de la empresa con respecto a cómo se está llevando el control interno de los activos circulantes, a su vez está investigación servirá de base para futuros estudios en el área.

1.5. ALCANCE DE LA INVESTIGACION

El alcance de está investigación comprende:

• La evaluación, el análisis del control interno de los activos circulantes en una empresa de consumo masivo, caso especifico Makro de Maracaibo, S.A.

• La evaluación y el análisis del control interno de la empresa Makro Maracaibo abarcara el periodo comprendido desde el 01-01-2000 hasta el 31-12-2000

• Revisar y analizar los sistemas de contabilidad, como las normas y procedimientos desde el 01-01-2000 al 31-12-2000

• Entrevistas iniciales con los empleados cuyas actividades tengan relación directa con las áreas que abarca la investigación.

• Corrección o ajustes de los aspectos que hubiera lugar como resultado de la evaluación del control interno de los activos circulantes.

• Formulación del informe final.

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CAPITULO II

MARCO TEORICO

En el proceso de revisión bibliografica se encontró diversos estudios que hacen referencia o se relacionan con el problema planteado.

VALECILLOS VAZQUEZ, Zulay del Carmen, trabajo de grado para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública en la U.N.A. (1999) “La planificación y el control contable y sus efectos en el estado de flujo del efectivo, en las empresas de manufactura industrial, de línea blanca, “(caso CETECO, S.A.)”. Está investigación se orientó hacia el estado de flujo del efectivo como herramienta útil para la toma de decisiones, con finalidad de conocer si las normas y procedimientos contables como son políticas, estrategias, son aplicados de manera que no afecten las partidas que al efectivo se refiere.

ESTRADA, Rubia Margarita. Trabajo de grado para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública en la U.NA. (2000.), “Propuesta del control interno de los activos en las empresas de construcciones y servicios. “(Caso Norte 2000, C.A.)”. El presente tiene como finalidad, evaluar los controles internos de los activos para las empresas de construcciones y servicios. La verdadera importancia en cuanto al contenido del mismo es ser una herramienta de aplicación en las empresas de este tipo o relacionados en este sector.

MORENO CASTELLANOS, Francisco. Trabajo de grado para optar al titulo de Licenciado en Contaduría Pública en la U.NA.. (2000). “Diseño de un modelo de auditoria interna para el departamento de contabilidad de la empresa Costa Norte Construcciones, C.A.” El presente trabajo de investigación descriptiva de campo, no experimental, aborda como objetivo general de estudio el tema de las auditorias internas y el control interno contable, atendiendo a la propuesta de diseñar un modelo que permita controlar el sistema y los procesos contables en todas sus facetas de la empresa destinados a suministrar un instrumento que permita optimizar el proceso de generación de información, con la finalidad de que está sea adecuada y oportuna para la toma de decisiones.

HERNÁNDEZ RIVAS, Arelis, trabajo de grado para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública en La UNA (1996), Análisis del Pasivo y Capital en el Balance General y su Control Interno “DELTA STORAGE & PACKING, C.A.” Por su modalidad la investigación trato un proyecto factible orientado a destacar la importancia que representan las cuentas del activo y capital dentro del balance general se uso la observación directa y además se a analizaron los estados financieros.

RINCÓN CONTRERAS, Elizabeth María (1988), Diseño de un Sistema Contable Administrativo del Control de Inventario para empresas comercializadoras de productos de consumo masivo que permitan el buen funcionamiento de las operaciones de inventario dentro del deposito, es de tipo descriptivo de campo, para la cual se efectúo la observación a los procesos de compra, recepción, almacenamiento y despacho de mercancías.

MAKRO es una empresa fundada en el año 1896 en Europa, específicamente en Holanda, donde actualmente funciona la casa matriz, afiliado al grupo SHV, compañía ampliamente reconocida por la comercialización de gas licuado en el mundo.

Surge con la idea de favorecer a mayoristas y comerciantes en las compras de productos adaptados a sus necesidades, lo que logran a través de las negociaciones de los productos directamente con los proveedores.

Ha sido tan aceptada la idea, que en la actualidad MAKRO se encuentra vigente en muchos países del mundo, como es el caso de Holanda, Polonia, Bélgica, España, Portugal, Grecia, Corea del Sur, Taiwán, China, Malasia, Filipinas, Indonesia, Argentina, Brasil, Colombia, Venezuela y Marruecos.

Generalmente el ingreso a MAKRO se hace con un estudio del mercado, el cuál determina la factibilidad de éxito y designación por parte de SHV.

En el caso de Venezuela, las relaciones comienzan en el año 1989, cuando SHV decide realizar un estudio de factibilidad para abrir por lo menos 5 tiendas en este país en un lapso no menor de 3 años, meta esta lograda totalmente.

MAKRO comienza sus operaciones en Venezuela teniendo como socio local al Grupo Polar, siendo establecida su primera tienda en la Capital de la República, en el sector la Urbina en el año 1992, momento a partir del cual ha seguido creciendo en forma paulatina, dando como resultado 11 tiendas establecidas en las principales ciudades del país.

Con el objeto de sustentar la investigación a continuación se mencionaran una serie de conceptos teóricos considerados dentro de la base del marco de investigación.

Evaluación.

Según, Joaquín Rodríguez Valencia. (1997, pág, 48), “Es un proceso que consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado, dándole un valor.” Heyel C. La define así:

“Significa establecer el valor, determinar la valía de un objeto de estudio, por personas especialmente designadas al respecto”, Vázquez Márquez da la siguiente definición: “es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que se sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos.”

Control evaluativo. El control proporciona las bases para llevar al cabo la evaluación de las acciones. Control y evaluación se ligan de la misma manera que la planeación y el control dentro del proceso de administración. La evaluación permite, al final, retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones de los planes y objetivos originales.

Podemos decir que, mientras es control permite la comprobación sistemática del avance el trabajo iniciado, la evaluación tiene un propósito más amplio como es el de medir la eficacia y la eficiencia administrativa.

Aplicación de la evaluación. La administración está evaluándose constantemente así misma. Siempre que examine informe o reporte, cuando se hacen revisiones, cuando se comprueban las marchas de las operaciones.

De manera periódica, la dirección superior necesita evaluar la totalidad de su eficacia y eficiencia generales y tomar en consideración todas las áreas funcionales y la función administrativa.

Aspectos de la actividad evaluadora.

• Resultados finales en comparación con los objetivos y metas.

• Actuación y potencial del personal de auditoria

• Procesos y métodos de la función de auditoria.

La auditoria trabaja en gran parte con elementos “cualitativos” y pretende dar una evaluación “cuantitativa.”

Evaluación del control interno.

Según Astorga (1995), el estudio y evaluación que realiza el auditor tiene por objeto establecer las bases, sobre las cuales debe confiar, a los efectos de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria, que debe aplicar en su examen de los estados financieros. De estos estudios y evaluación realizados al control interno, el auditor obtiene información que le permite dar recomendaciones a la gerencia, acerca de las mejoras que pueden hacerse el control interno..

Métodos de evaluación del control interno.

Para evaluar el sistema de control interno, y así poder determinar la cantidad de pruebas de auditoria a realizar, se utilizan diversos métodos: Método de investigación a través de graficas de la organización y flujo, método de evaluación por medio de cuestionarios y método descriptivo.

Método de investigación a través de graficas de la organización y de flujo.

El uso de los diagramas ofrece la forma más idónea y concreta para registrar la revisión del control interno. El diagrama reduce el volumen de explicaciones narrativas, proporciona algo así como una fotografía del sistema. Este método constituye una de las mejore herramientas de evaluación, ya que los esquemas muestran, claramente, el proceso existente, proveen una forma fácil de localización de zonas débiles o deficientes, o pasos en los cuales pueden introducirse mejor.

Método de evaluación por medio de cuestionarios.

Los cuestionarios de control interno son probablemente, los instrumentos más utilizados por los auditores, debido a la facilidad y rapidez con que se describe el sistema. El uso del cuestionario permite descubrir graves deficiencias que, cuando es necesario, son objeto de investigación especial.

Método descriptivo.

Consiste en una descripción escrita de cada área de actividades de la empresa, el equipo de personal, los registros contables, los sistemas y procedimientos utilizados.

Contabilidad.

Según Finney Miller (1978) Tomo I Intermedia p. 1) Una de las definiciones de la contabilidad que se cita con frecuencia es la que formulo el Comité de Terminología del Instituto Norteamericano de Contadores Públicos: La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, las operaciones y hechos que son, cuando menos en parte, de carácter financiero, y de interpretar sus resultados.

Auditoria

Según María Astorga, Auditoria I de La UNA (1995 pág, 17). la auditoria puede definirse como el examen, realizado por el auditor, a los estados financieros de una organización, a través de la aplicación de una serie de procedimientos, sujetos a ciertas reglas, y realización de ciertas pruebas, basadas en sólidos conocimientos contables para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas en el periodo en revisión y así poder emitir una opinión imparcial.

Clases de Auditoria.

Las auditorias se pueden clasificar si consideramos los siguientes factores:

• El periodo que abarca

• La persona que la realiza

• El alcance y finalidad de la auditoria

Según el período que abarca tenemos: Auditoria continua, auditoria periódica, auditoria eventual o esporádica.

Auditoria periódica: Es la que se realiza en forma periódica, por ejemplo, cada tres meses, cada año, etc.

Según la persona que la realiza. La clasificaremos en: Auditoria Interna y Auditoria externa.

La auditoria interna: Es la practicada por personal de la empresa, contador público o no, con responsabilidad ante la administración de la empresa, sobre la revisión, valuación y validación de:

• La forma en que cada empleado realiza su actividad individual.

• La eficiencia de las operaciones.

• Que todos los controles internos, tengan relación o no con las cuentas, sean adecuadas.

La auditoria externa: Es realizada por un contador público independiente, quien tiene la responsabilidad de examinar y expresar su opinión sobre los estados financieros, en una fecha y periodo determinado.

Según el alcance y finalidad: Al considerar el alcance y finalidad de la auditoria la clasificaremos así: Auditoria de balance, auditoria especial, auditoria detallada o de movimientos y auditoria completa o de movimientos de saldos.

Auditoria especial. Es la que se realiza a una cuenta o a un grupo de cuentas en particular.

Algunos autores la llaman de acuerdo al nombre de las cuentas que está auditando; por ejemplo, auditoria de caja, auditoria de inventario, etc.

Auditoria detallada: En este tipo de auditoria se trata de investigar y analizar los sistemas de control interno y de contabilidad, establecidos en la empresa, así como establecer las pruebas selectivas para examinarlos, determinar los procedimientos de auditoria que se van a aplicar a cada una de las áreas e, igualmente, su extensión y oportunidad.

Activo

Según (Francisco Gómez Rondon) Contabilidad I (1978 pág. 4-2), como todas aquellas propiedades que posee la empresa y que se les puede asignar algún valor monetario. Tales propiedades pueden estar representadas en bienes materiales o no, derechos de usufructo, de goce o de participación.

Activo Circulante

Según (Francisco Gómez Rondon) Contabilidad I (1978 pág. 4-2), está formado por todas aquellas cuentas que registran los activos más líquidos; tales como el efectivo dentro de un período de un año. Dentro de ese rubro de “Activo Circulante”, se han de colocar las cuentas más líquidas primero; o sea, las más fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.

Control Interno.

Según Walter B. Meigs (1983 pág, 163), el propósito básico del control interno es el de promover la operación eficiente de la organización. El sistema del control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización para: 1) Proteger los activos en contra el desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente; 2) Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía; 4) Evaluar la eficiencia de las operaciones. En pocas palabras, el control interno está formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo este funcionando como debe.

Para Romero (1997), el control interno puede verse como un plan de organización y un conjunto de métodos y procedimientos que se adaptan en una empresa para salvaguardar sus activos, obtener información financiera útil, promover la eficiencia operacional y el apego y la ejecución de las operaciones en congruencia con las políticas establecidas por la administración. Hay algunos elementos del control que es preciso ponderar para su impacto y relación con la contabilidad, si bien es cierto, según Gómez Morfin el control interno como tal es una creación de los contadores, pues el control es una función administrativa claramente determinada. Esos elementos son los sistemas los sistemas de información y comunicación que deben existir en la empresa para establecer un adecuado control. Recordamos que la contabilidad es un sistema de comunicación de información financiera. El control es un elemento de retroalimentación, dentro de un modelo que concibe a la empresa como un sistema.

Las decisiones que toma la administración se convierten en políticas de la empresa. Para ser efectivas estas políticas deben ser trasmitidas a toda la organización y ser respaldadas en forma consistente. Los controles internos ayudan a salvaguardar el cumplimiento de las políticas de la entidad.

El diseño e implantación de un sistema de control interno en la organización debe hacerse integralmente, es decir, concatenar los aspectos administrativos, contables y de comprobación interna. En este proceso debe tenerse presente la relación costo/beneficio de las medidas de control interno.

Para IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Públicos), el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificando la exactitud y confiabilidad se su información financiera, promover eficiencia operacional y provocar adhesión a las políticas prescritas por la administración.

Los directivos y supervisores pueden instrumentar controles de tres tipos básicos (Rodríguez, 1995).

Características de un buen Control Interno.

El control interno es un factor extremadamente critico en el logro de los objetivos generales, y su efectividad depende de la formación recibida. Para lograr resultados óptimos de los sistemas de control, los mismos deben poseer ciertas características que según Rodríguez (1995), son los siguientes:

Control Integral de Gestión.

Es a partir de los planes y estrategias generales, que se seleccionan y precisan los programas específicos que se llevaran adelante, se formulan en detalle los presupuestos pertinentes, se llevan a cabo tácticamente las operaciones programadas y presupuestas, se efectúan mediciones, mediciones y se analizan incesantemente el desempeño alcanzado, detectando, interpretando y tratando de corregir las desviaciones entre las metas, los resultados reales y los resultados planificados, programados, presupuestados estandarizados, o simulados ( en términos cualitativos, monetarios y no monetarios).

Para ello la estructura organizacional del sistema de control de gestión debe estar inmersa en la estructura organizativa de la empresa, y permitir el control periódico tanto de los recursos ocupados por cada centro de responsabilidad como de la contribución de cada programa en marcha, a los objetivos y metas. Para lograr esto los administradores deben ponerse de acuerdo sobre el conjunto de resultados globales a encontrar, esto significa simplemente, lograr aumentar la productividad (calidad, eficiencia y efectividad), y la competitividad (creando ventajas competitivas sostenibles), como vías para lograr mayores niveles de rentabilidad y liquidez, manteniendo el riesgo bajo un cierto umbral consecuente con la rentabilidad, lo cual no es posible sin un adecuado manejo gerencial de lo tecnológico, lo económico / financiero, lo humano y lo político. (Dezerga, p. 37.

Controles Contables.

Cepeda, Gustavo (Auditoria y Control Interno 1997), los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:

Administración.

4) La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentar diferencias.

Control interno del efectivo.

Según Rafael Carrero (1993), el control interno del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Control interno de las cuentas por cobrar.

Los procedimientos detallados para el control de las cuentas y documentos por cobrar, suelen hacerse de acuerdo al tipo de organización. Sin embargo, de ser posible, deben ser empleados diferentes los que se encarguen de la aprobación del crédito, el embarque de la mercancía, la recepción de los cobros, facturación, registro contable.

Control interno del inventario.

Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes, descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos, recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El sistema de control interno de inventario de mercancías debe proporcionar un método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por ella y que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia.

Inversiones.

Figurarán bajo el titulo de valores negociables en el grupo del activo circulante, aquellos valores susceptibles de una pronta y fácil convertibilidad en efectivo y siempre que representen una inversión temporal. También se incluirán bajo este titulo, aquellas inversiones que se hagan para cancelar pasivos circulantes.

El control interno de las inversiones deben ser inspeccionado cuidadosamente los estatutos y poderes legalizados a este respecto.

Importancia de la Información.

Suárez (1991), en su obra resalta la relación de la actividad empresarial y la información. Dice que “Toda actividad empresarial se traduce en una actividad planificada”, y de ahí que la definición de empresa como un sistema de coordinación central, una unidad de dirección o planificación, (...) toda actividad administrativa consiste en adoptar decisiones en el presente (gerenciar), en base a la experiencia que viene del pasado (contabilidad), y la visión del futuro (planificación). Estos tres elementos de todo proceso administrativo se hallan unidos o conectados ente sí por medio de la información.

La mayoría de los acontecimientos que tiene relevancia para una organización productiva puede ser medidos y registrados, en otras palabras, contabilizados. Estos sucesos o eventos que son registrados constituyen lo que se denomina datos. Los datos preparados en forma que resulten útiles para la toma de decisiones constituyen lo que se denomina información. (pág, 92-93), y es está información actualizada y oportuna la que va a permitir a la empresa mantener su competitividad en las actividades industriales y a lograr el éxito de los objetivos empresariales.

Análisis Estratégico FODA.

La gerencia estratégica puede definirse como la formulación, ejecución y evaluación de las acciones que permitirán que una organización logre sus objetivos. La formulación de estrategias incluye la identificación de las debilidades y fortalezas internas de una organización, la determinación de las amenazas y oportunidades externas de una firma, el establecimiento de misiones de la compañía, la fijación de objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el análisis de dichas alternativas y la decisión de cuales escoger. La ejecución de estrategias requiere que la firma establezca metas, diseñe políticas, motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa. La evaluación de estrategias comprueba los resultados de la ejecución y formulación.

• Fortalezas Internas: Se refiere a actividades internas de una organización que se lleva a cabo espacialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo de un negocio deben auditarse o examinarse con el objeto de identificar y evaluar fortalezas internas de especial importancia. Las empresas exitosas siguen estrategias que la ayudan a beneficiarse de sus fortalezas internas. Las empresas tanto sin ánimo lucro como las comerciales, buscan al momento sacar provecho de sus fortalezas internas, estableciendo un enfoque de Gerencias Estratégicas para la toma de decisiones.

• Oportunidades Externas: Se refiere está expresión a las tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a los hechos que podrían de formar significativa beneficiar a una organización en el futuro. En todos los frentes de nuestra sociedad ocurren ahora cambios masivos. La revolución de las computadoras, la biotecnología, los cambios en la población, los cambiantes valores y actitudes con respecto al trabajo, la tecnología espacial, así como la cada vez mayor competencia de las empresas extranjeras son algunos de los cambios más importantes. Dichos cambios crean un tipo diferente de consumidor y como consecuencia, necesidades de diferentes tipos de productos, servicios y estrategias. Un dogma de la herencia estratégica es: Las empresas deben formular estrategias para aprovechar las oportunidades externas.

• Debilidades Internas: Está se refiere a los valores, capacidades y conocimientos que la empresa tiene por debajo del promedio y cuya permanencia significa un obstáculo para lograr los objetivos. Es un factor que dificulta la rentabilidad y calidad. Atributos internos que Inhiben o dificultan el logro de los objetivos empresariales.

• Amenazas Externas: Las amenazas externas como son totalmente opuesto a lo anterior. Consisten ellas en tendencia económicas, sociales, políticas, tecnología y competitivas, así como los hechos, eventos, tendencias y comportamientos en el entorno que son potencialmente dañinos y que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo oportuno, la posición competitiva presente o futura y el logro de los objetivos de una organización. (Tomado de un folleto de La Universidad del Zulia, sin autor).

Principios y normas de auditoria.

Principios de Auditoria.

Según María Astorga Auditoria I de la UNA (1995), los principios de auditoria pueden ser considerados como un conjunto de reglas que se han derivado del juicio, análisis y experiencia del contador público. Los principios contables y los de auditoria están estrechamente relacionados, de tal forma que podría afirmarse que sin el conjunto de principios contables, no serían posibles los de auditoria

Normas de Auditoria.

Las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad aceptable, de la actividad profesional realizada por el contador independiente en lo que se refiere a su personalidad, la ejecución del trabajo y el informe que suministra como resultado de dicho trabajo.

Normas AICP

Las normas de auditoria generalmente aceptadas fueron adoptadas por el Comité de Procedimientos de Auditoria (AICP), entre los años 1947 y 1949, y la declaración las divide en tres títulos principales:

• Normas generales o personales

• Normas relativas a la ejecución del trabajo

• Normas relativas al informe.

Normas generales o personales.

Normas relativas a la ejecución del trabajo.

Normas relativas al informe.

Bases Legales.

En agosto de 1992 la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela promulga la “La Declaración de Principios de Contabilidad N° 10 (DPC-10)”, que hasta la fecha a tenido varias actualizaciones; entre otras razones, debidos a los cambios en los criterios y legislaciones que están muy relacionados con la contabilidad.

En el DPC-10 están contenidos una serie de declaraciones de principios contables, entre estos las normas y procedimientos de auditoria N° 5, “ Efectos de la función de auditoria interna en el alcance de examen de Contador Público”. Algunos de estos principios tomados textualmente son los siguientes:

En las normas y procedimientos de auditoria N° 4, hechas en la DPC-10 sobre “El Informe de Control Interno:”

• Revisión preliminar del sistema, donde el contador público adquirirá un grado de conocimiento y comprensión acerca de los procedimientos y métodos prescritos por la empresa.

• Adquirir un grado razonable de seguridad de que los procedimientos y métodos establecidos, se encuentran en uso y estén operando tal como se planearon, lo cual se logra a través de las pruebas de cumplimiento.

• La evaluación del control interno tiene como finalidad la apreciación del auditor, sobre de efectividad que ese control interno ofrece.

• En base a la evaluación del control interno contable, el primer término el auditor determinara el alcance, la naturaleza y oportunidad de las pruebas de sustentación, las que se aplican para evidenciar la propiedad y validez del tratamiento contable que se da a las transacciones y a los saldos o, a la inversa, la impropiedad y invalidez de los errores e irregularidades que ellos contengan. (...) El auditor informara al cliente aquellas debilidades importantes del sistema de control interno que haya llamado su atención en el transcurso del trabajo.

• Por debilidad se entiende... una situación en la cual el auditor cree que los procedimientos o el grado de cumplimiento con ellos, no suministran una razonable seguridad de que errores o irregularidades por cantidades que podrían ser importantes, pudieran prevenirse o detectarse en un periodo razonable por los empleados de la empresa en el curso normal de la ejecución de las funciones asignadas. En la práctica, la comunicación de las debilidades importantes se cumplen utilizando el informe de control interno.

• En principio, el informe versa sobre el control interno contable, es decir, aquel que tiene consecuencias directas sobre el grado de confianza que se pueda depositar en los registros contables y en los estados financieros. Sin embargo, si el auditor detecta que se escapan del área contable e invaden el campo del control interno administrativo y otros aspectos de tipo tributario, laboral, etc., deberá comunicarlo se considera que son beneficiosos sus observaciones, teniendo cuidado de no invadir áreas que no sean de su especialidad.

• Cualquiera que sea el área de la observación indicada, cada una de ellas debe contener lo siguiente.

• Descripción de la deficiencia encontrada.

• Causas del problema.

• Consecuencia de la debilidad encontrada y de ser posible su cuantificación.

• Correctivos adecuados según las circunstancias.

• Cualquier otro punto que el Auditor considere pertinente

• Lo importante es que el auditor deberá considerar, en base a su juicio profesional de conformidad con las características particulares en la empresa, tales como tamaño de la organización, capacidad del personal y condiciones de operaciones, cuáles han de ser los aspectos sujetos a comunicación.

Uniformidad en la aplicación de los principios de Contabilidad.

Según (Astorga, 1995), dentro de las ideas principales que se expresan en el dictamen, se encuentra la frase “principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre base consistente con los del año anterior.”

La frase más compleja es la definir es la referente a “principios de contabilidad generalmente aceptados”, sin embargo, son esenciales para la preparación de los estados financieros y que así puedan ser comparados con los de otras empresas similares.

Estos principios de contabilidad consisten en un grupo de métodos convencionales y reconocidos en el manejo de la información contable y la preparación de los estados financieros.

En cuanto a la uniformidad o consistencia de un método seleccionado por un negocio para hacer una valuación.

Técnicas de auditoria.

Las técnicas de auditoria son los métodos de los cuales se vale el auditor, para examinar las pruebas o evidencias que necesita recopilar, para fundamentar su opinión acerca de los estados financieros de la empresa del cliente.

Procedimientos de auditoria.

Los procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas de investigación, aplicables a una partida o un grupo de hechos y circunstancias relacionadas con los estados financieros, objeto del examen del auditor.

Diferencias entre normas y procedimientos.

Las normas son los principios básicos que gobiernan la naturaleza y extensión del trabajo de investigación, necesario en cada examen; los procedimientos son los actos o pasos detallados, que integran el trabajo de investigación.

Bienes de Consumo masivo.

Bienes finales producidos por el hombre destinados al consumo de las personas (a diferencia de los bienes intermedios, que son bienes que se utilizan en el proceso de producción para transformarlos en bienes finales, o de los bienes de capital, que son la maquinaria que se utilizan en las industrias. Entre los bienes de consumo podemos distinguir los producidos para el consumo inmediato (caramelos, dulces), o lo que se denominan bienes duraderos, que se pueden utilizar varias veces durante largos periodos (un automóvil, un reproductor de video o una lavadora), sin embargo, cuando un bien de consumo (por ejemplo un ordenador o computadora) se utilizan en una empresa para producir otros bienes según la teoría económica será un bien capital, y no un bien de consumo. Por lo tanto, definiremos los bienes en función del uso que se les confiera.

En general, los bienes de consumo serán aquellos bienes que se produzcan para el consumo de los individuos o familias.

Problemas del software contable.

Los problemas con el software contable, se deben a una inadecuada evaluación inicial que se efectúa sobre los programas de computación que se desarrollan o compran para la empresa. Muchos problemas son consecuencia directa de la falta de visión contable y de sistemas en que algunos casos tiene el personal encargado de diseñar los programas contables.

• DEFINICION DE TERMINOS BÁSICOS.

Activo:

Como todas aquellas propiedades que posee la empresa y que se les puede asignar algún valor monetario. Tales propiedades pueden estar representadas en bienes materiales o no, derechos de usufructo, de goce o de participación.

Auditoria: Cualquier investigación sistemática o evaluativa de los procedimientos u operaciones con el objeto de determinar la conformidad con el prescrito, es una revisión de exploraciones criticas que ejecutan un profesional contable de los controles internos fundamentales y de los libros de contabilidad de una empresa.

Auditoria Externa: Es realizada por un contador público independiente, quien tiene la responsabilidad de examinar y expresar su opinión sobre los estados financieros, en una fecha y período determinado.

Auditoria Interna: Es la actividad de evaluación interna, relativamente independiente, responsable de la revisión de la efectividad de los registros, de los controles y de las operaciones contables, en un departamento, una división o en la organización en general. Sirve a la gerencia como un servicio protector y constructivo.

Cognoscitivo: Dicese de lo que es capaz de conocer.

Calidad: Término aplicado a un procedimiento que evalúa y mide la capacidad de satisfacer un requerimiento, eliminando del proceso los resultados defectuosos.

Competitividad: Implica la forma de evaluar la capacidad de crear y sostener ventajas con respecto a otro.

Contabilidad: Considerada como ciencia, se dedica al estudio de las leyes que rigen la determinación, presentación e interpretación de la situación y trayectoria financieras de las organizaciones, siempre en términos monetarios.

Contralor: Encargado de realizar auditorias internas, cuya capacidad e interés profesional están confiados a una sola organización.

Control: Es un proceso administrativo de evaluación y corrección de desviaciones, este proceso permite que las actividades de una organización queden ajustadas a un plan preconcebido de acción y el plan de ajusta a las actividades de la organización.

Control Contable: Son los procedimientos y registros relativos a la seguridad de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.

Control de Gestión: Es el conjunto de procesos mediante las cuales ejecutivos y gerentes tratan de motivar e inspirar al personal a cargo, para que lleve a cabo operaciones que conduzcan al logro de los objetivos y metas de la empresa, implementando planes y estrategias previamente formuladas.

Control Interno: Es una metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración y supervisión dentro de una organización dada, que vigila por el cumplimiento de las políticas para el logro de los objetivos.

Cuentas por Cobrar: Son los títulos que tiene la empresa, a cargo de sus clientes, por los productos o servicios que le haya vendido en el desarrollo de sus actividades comerciales.

DPC: Estas siglas significan la Declaración de los Principios de Contabilidad y son los que rigen las normas del Colegio de Contadores en Venezuela.

Eficiencia: Es la capacidad relativa de producir a una velocidad determinada con costos más bajos, o bien, con los mismos costos, producir a una mayor velocidad.

Empresas de Servicio: Son organizaciones que proporcionan al público consumidor servicios considerados necesarios para sus operaciones vitales.

Efectividad: Es una medida que permite evaluar la capacidad para alcanzar metas preestablecidas.

Efectivo: Es el numerador (valor legal de la moneda) de libre disposición de la empresa en dinero en curso legal, cheques, giros, bancarios, efectivo disponible y en custodia de instrucciones financieras, etc...; que tenga permanente poder adquisitivo y liberatorio, aceptación general.

Empírico: Que es un resultado inmediato, de la experiencia que solo se funda en la observación de los hechos en la mera práctica.

Evaluar: La evaluación consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado.

Factible: Que se puede hacer.

F.O.D.A: Estas siglas significan Fortalezas internas, Oportunidades externas, Debilidades internas y Amenazas externas, es una técnica de análisis que permite objetividad para la emisión de los resultados de una investigación.

Flujograma: Técnica de documentación gráfica, que sirve para tener una apreciación visual acerca del funcionamiento de un proceso.

Indicadores de Gestión: Son operaciones matemáticas utilizadas para mostrar mediante cifras numéricas, que son comparadas con parámetros estándar, la gestión administrativa.

Información: Conjunto de datos organizados, que trasmiten un mensaje a receptores finales.

Inventarios: Consiste en los artículos físicos que sufren desgaste y que se tienen para la venta, para usarlo o consumirlo en el curso de las operaciones normales de la empresa.

Inversiones: Son las partidas que representan el dinero invertido por la empresa por razones de índole económica, es decir, con el fin de obtener tasas de rendimientos mayores que la podría obtener dejándolo en un banco comercial.

Oportunidad de Mejora: Es la opción de cambiar un proceso para optimizar su resultado. Periodo Contable: Identificación que se establece entre las operaciones y eventos, así como sus efectos desviados, susceptibles de ser cuantificados con el periodo en que ocurre.

Políticas: Es la forma por medio de la cual las normas fijadas van a lograrse o las pautas establecidas para respaldar esfuerzos con el objeto de lograr las metas establecidas..

Proceso: Es el periodo de evolución de una serie de sucesos que completan un programa o ejecución de una actividad..

Registro: Libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas las actividades de una empresa, o que contiene y justifica una transacción.

Riesgo: Esta asociado al grado de variabilidad de la utilidad o efectivo y la posibilidad de perdida.

Sistemas de Información: Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para procesar datos que se convierte en información.

Transacción: Es todo evento o suceso, cuyo reconocimiento se expresa en forma de un asiento en los registros de la contabilidad.

CAPITULO III

METODOLOGÍA

• TIPO DE INVESTIGACIÓN.

La investigación según su propósito o razón es aplicada.

Según, Salazar, Venazi y Rodríguez. Guía de estudio de la UNA (1997), es cuándo de busca conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad, para modificarla. Su propósito es presentar soluciones a problemas prácticos para mejora la sociedad.

Según, Fínol de Nava (1993), una investigación es aplicada cuando se planifica con fines prácticos, se trata del estudio y aplicación de la investigación y su resultado hacia problemas concretos.

Por su alcance y Duración en el tiempo es Diacrónica.

Según, Salazar, Venazi y Rodríguez. Guía de estudio de la UNA (1997), cuando la investigación extiende su análisis a una sucesión de momentos temporales T1, T2 se llama longituidinal o diacrónica, aquí el corte es transversal, lo que hace estudiar la evolución del fenómeno en el periodo dado, en el caso de estudio el periodo comprendido es desde el 01-01-2000 hasta el 31-12-2000.

Las investigaciones longitudinales se pueden subdividir en retrospectivas, en las que la serie de momentos estudiados se refieren al pasado.

Por el periodo que se recolectara la información, es retrospectiva.

Según Salazar, Vinazi y Rodríguez. Guía de estudio de la UNA (1997), en la que la serie de momentos estudiados se refieren al pasado en este caso la investigación ira dirigida a evaluar y analizar los activos circulantes en una empresa de consumo masivo, caso especifico Makro de Maracaibo, S.A., en el periodo comprendido desde el 01-01-2000 hasta el 31-12-2000.

Según el nivel de conocimiento y profundidad, es Descriptiva.

Según Hernández, Fernández y Baptista (1998), es descriptiva ya que el propósito es describir, situaciones y eventos. Esto es decir como es y se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. (Dankhe, 1986), miden o evalúan diversos aspectos dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar.

Según Salazar, Vinazi y Rodríguez, (1997), guía de estudio de la UNA. Sostiene Imán (1971 pág, 102), tiene como objeto central la medición precisa de una o más variables dependientes, en una población definida o en una muestra de una población.

Según la estrategia empleada, es de campo.

Según, Salazar, Vinazi y Rodríguez. Guía de estudio de la UNA (1997), es cuando se realiza con base en datos primarios o de primera mano, recogidos por la investigación y por quienes la efectuan sin intervención de ninguna naturaleza. En la investigación a efectuar los datos sé obtendran directamente del lugar de trabajo.

Según el tipo de estudio, es de estudio de casos.

Según, Salazar, Vinazi y Rodríguez. Guía de estudio de la UNA (1997), son estudios muy concretos sobre un caso determinado, se estudia en profundidad y en diversos aspectos.

Según la inferencia del investigador, es de tipo observacional, no experimental, o expost-facto.

Según Sampieri, Fernández y Baptista (1991), lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos. En un estudio no experimental no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente por el investigador. Las variables independientes ya han ocurrido y no pueden ser manipuladas, no se puede influir sobre ellas porque ya sucedieron, al igual que sus efectos.

• POBLACIÓN Y MUESTRA.

Población.

Según Sampieri, Fernández y Baptista (1991), una vez que se ha definido cuál será nuestra unidad de análisis, se procede a delimitar la población que va a ser estudiada y sobre la cuál se pretende generalizar los resultados. Así. una población es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones (Slltiz, 1974), en está investigación se tomara como población a organizaciones tales como: Víveres de Cándido, Supermercados Victoria, CADA, Supermercados Meta ya que son empresas de consumo masivo de alimentación y no-alimentación que están ubicadas en el Municipio Maracaibo del Estado Zulia.

Muestra:

Según Sampieri, Fernández y Baptista (1991), la muestra puede ser definida como un subgrupo de la población (Sudam 1976. Para seleccionar la muestra debe delimitarse las características de la población. En está investigación la muestra intencional es Makro Maracaibo, S.A. ubicada en el Municipio Maracaibo del Estado Zulia.

3.3 DISENO DE LA INVESTIGACIÓN.

Según Sampieri, Fernández y Baptista (1991), los diseños de investigación transversal recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único, su propósito es describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.

Los diseños transaccionales descriptivos, tienen como objetivo indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables.

El investigador pretende hacer descripciones comparativas entre grupos o subgrupos de personas, objetos o indicadores.

3.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE ANÁLISIS DE LOS

DATOS:

Según Sabino (1992), una vez seleccionado el diseño a emplear en al investigación se define las operaciones concretas que son necesarias para llevarlo a cabo.

La investigación está dirigida a obtener información del control interno del activo circulante.

Para la recolección de la información se utilizara las siguientes técnicas:

El Cuestionario. Se aplicara a las personas responsables del manejo del activo circulante, al contador y asistentes contables de la empresa.

Para la interpretación de los datos se recurrirá al análisis de contenido para ello se utilizarán los principios de controles internos.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

AÑO 2001

ACTIVIDAD	M A R	A B R	M A Y	J U N	J U L	A G O	S E P
Preparación y Entrega del Anteproyecto	X	X	X
Rev. Bibliografica, Recol. Y Sel. Mat. Apoyo			X
Búsqueda de Información (Trabajo de Campo)			X	X
Análisis e Interpretación de los Datos				X
Redacción de Informe				X	X
Mecanografía y Encuadernación					X
Presentación y Defensa					X	X	X

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Sinopsis de Auditoria Administrativa. Editorial Trillas. México. (1997).

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BIBLIOGRAFÍA

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