Contaduría publica

Contabilidad, proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.

Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Objetivos

La contaduría pública persigue dos objetivos primordiales:

1. Obtener información financiera

2. Comprobar la confiabilidad de dicha información

Obtenerla, como ya se señalo para ofrecer elementos de juicio a la administración de las entidades futuras a la vez que ejercer un control sobre sus recursos.

Comprobarla para, verificar que ha sido obtenida correctamente, de acuerdo con sus lineamientos teórico-practico.

Definición

Puede definirse a la contaduría publica como la disciplina profesional de carácter científico que fundamentada en una teoría especifica y a través de un proceso, obtiene y comprueba información financiera sobre transacciones celebradas por entidades económicas.

Perfil profesional del contador publico

El perfil del contador publico parte de la necesidad universal de información financiera, por lo que su actividad no se limita a las entidades con fines de lucro, si no que sirve a todas las entidades económicas, con dependencia de sus objetivos. De este modo el contador publico sirve también a entidades no lucrativas, como en el caso de organismos internacionales, gobiernos, entidades publicas, sociedades civiles, fundaciones de asistencia, organismos de centralizados, asociaciones deportivas etc.

Finalmente, es deseable que el contador público, como servidor social, se adelante a las necesidades de los usuarios de sus servidores, sin esperar que estos manifiesten sus características. Sobra recordar la necesidad de actuar con apego a las realidades humanas y sociales que influyen en el medio que se desenvuelve, observando siempre la ética profesional.

Área de la actuación de la contaduría

Si la contaduría publica tiene por objeto la obtención y comprobación de la información financiera y para ello precisa -entre otras técnicas- de la planeacion y evaluación de estrategias de tipo financiero, es posible afirmar que el área de la actuación natural de la Contaduría Publica la constituyen las finanzas.

Así mismo las finazas se sitúan dentro del área de administración, la cual a su vez forma parte de la economía. De aquí la Contaduría ser le clasifique como profesión Económico-Administrativa.

Proceso contable

La contaduría publica alcanza sus objetivos de obtención y comprobación de información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso, la cual, por derecho natural llamaremos EL PROCESO CONTABLE.

Concepto

Debe entenderse por proceso contable, el conjunto de fases a través de las cuales la contaduría publica obtiene y comprueba información financiera.

De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir que tanto la contabilidad como la auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso.

La contabilidad observa las fases del proceso contable para obtener información financiera, la auditoria sigue las mismas etapas, pero para comprobar la corrección del producto de la contabilidad.

FASES

De acuerdo con el inciso precedente, constituyen fases del Proceso Contable:

Sistematización: fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en una entidad económica.

Valuación: segunda fase del proceso contable. Cuantificada en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere una entidad económica en la celebración de transacciones financieras.

Procesamiento: Tercera fase del proceso contable. Elabora los estados financieros resultantes de las transacciones celebradas por una entidad económica.

Evaluación: cuarta fase del proceso contable. Califica el efecto de las transacciones celebradas por una entidad económica.

Información: quinta fase del proceso contable. Comunica la información financiera obtenida por la contabilidad.

Sistematización

En efecto, sistematización es la acción de sistematizar, es decir, reducir a sistema los elementos de un conjunto.

Los elementos de conjunto se reducen a un sistema o se sistematizan, cuando a través de procedimientos y métodos específicos establecen un modo particular de combinación para alcanzar un objetivo.

Valuación

La valuación tiene como base a la moneda, la cual, por un principio económico vigente, constituye el instrumento de cambio que facilita el intercambio financiero entre las entidades.

Expresado en otros términos, puede afirmarse que la valuación en Contabilidad es la fase de su proceso que cuantifica en unidades monetarias las transacciones financieras que realizan una entidad económica.

Procesamiento

Dicha elaboración incluye la captación, clasificación, registro, cálculo y síntesis de datos.

Los datos se captan por medio de los documentos fuente; se clasifican a través de cuentas; se registran en libros o tarjetas; se calculan por medio de la mente, calculadoras, maquinas o computadoras y se sintetizan en estados financieros.

Evaluación

La información por si misma no es suficiente. Debe de compararse con normas predeterminadas para conocer las desviaciones sufridas respecto de ellas. El resultado de comparar la información financiera real con normas preestablecidas, es calificada mediante el análisis y la interpretación financiera.

ANALISIS FINANCIERO: es la separación de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinarlo críticamente y conocer la influencia de dichos elementos sobre los fenómenos que dicho estado expresa.

OBJETO DE ANALISIS FINANCIERO: El análisis financiero persigue como objetivo fundamental obtener elementos de juicio para evaluar correctamente la situación financiera y los resultados de una entidad.

FENOMENOS EVALUABLES: La liquidez en la capacidad que tiene la entidad económica para pagar con dinero en efectivo su pasivo a corto plazo.

Información

CONCEPTO: Información es la fase del proceso contable que comunica la información financiera obtenida como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad económica. La información, por consiguiente cierra el proceso contable.

EL INFORME FINANCIERO: Al finalizar cada ejercicio el contador publico debe presentar un informe financiero en el que se exprese la realidad financiera de la entidad económica a los interesados en su marcha con el fin de que pueda tomar decisiones.

LA TEORIA CONTABLE

Debe entenderse por teoría, para efectos de esta obra, el conjunto de principios, reglas, postulados, normas y técnicas que rigen el conocimiento y aplicación de cualquier rama del ser humano.

Si cualquiera de dichas ramas se ejerce profesionalmente en los términos señalados en el primer capitulo se habla de una disciplina profesional.

Si además de contar con la teoría que la sustente, la disciplina de referencias observa una metodología en la consecución de sus objetivos, entonces se dice que tal o cual disciplina profesional es de carácter científico.

Tal es el caso de la contaduría pública que cuenta con una teoría y un proceso contable, debiendo tener este como ultimo termino Ens. Acepción derivativa de contaduría y no contaduría, pues tanto como la teoría como el proceso, se aplican en la contabilidad y a la auditoria, las cuales constituyen -como ya se señalo- ramas fundamentales de la contaduría.

Factores de análisis al estar organizando una empresa

Ya es indispensable en cualquier tipo de empresa el control interno, base sin la cual no podría operar en forma satisfactoria; pero para la existencia de un buen sistema de control interno, se requiere una organización debidamente proyectada. Para alcanzar los objetivos para los cuales fue creada una empresa, debe existir un orden de las partes que la componen. En esto consiste la organización, es decir, es la estructura y el ordenamiento lógico de sus elementos, de tal manera que cumpla con todos los fines establecidos.

Factor jurídico

Existen varios elementos que deben considerarse al hacer la elección del aspecto jurídico:

*simplificado complejidad de las empresas. Las formas jurídicas más simples son las más apropiadas para las empresas pequeñas.

*recursos financieros que pueda disponer. El monto de los capitales con que cuenta la empresa al iniciar, influye en la forma jurídica que se adopte.

*responsabilidad de los socios. Este factor es determinante ya que depende de la responsabilidad que quieran adquirir los socios, si los propietarios están dispuestos a tomar un riego hasta por sus bienes personales, la forma que se elegirá será de una “sociedad en nombre colectivo”, en donde los socios tienen la responsabilidad ilimitada, y buscaran el control absoluto de las operaciones.

Factor financiero

Una vez determinada la magnitud y alcance de una empresa, prevarios estudios de mercado, proyectos, etc. será necesario determinar el capital que dicha empresa requiere para iniciar sus funciones y desarrollarlas satisfactoriamente.

El capital es necesario para satisfacer las adquisiciones de activo fijo las cuales se consideran como inversiones permanentes, dadas las características de los bienes y el llamado capital de trabajo, o sea el efectivo, los inventarios y cuentas por cobrar.

Aspecto humano

El objeto de la organización es la coordinación y eficiencia en la realización del trabajo que ha de hacerse; esto hace necesario manejar las operaciones de manera uniforme eficaz trayendo como consecuencia atención a los empleados.

En la empresa moderna se hace énfasis del elemento humano, ya que el mas importante en los organismos; así mismo, la administración en general descansa en su renglón especifico relativo a personal.

La información financiera

Entiendase por información financiera, la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales expresados en unidades monetarias.

De forma tradicional, la función de la información financiera debía permitir a los propietarios conocer la evolución de sus empresas. Pero cuando las responsabilidades de la administración fueron comúnmente relegadas a personal contratado, la información financiera adquirió una orientación más administrativa, es decir, se trataba de reflejar ante los propietarios la administración llevada a cabo por los agentes o administradores. El objetivo consistía pues en demostrar el grado de eficacia con el que se estaban gestionando los activos de los propietarios, tanto basándose en el mantenimiento del capital como en la generación de beneficios.

La generalización de las sociedades, la aparición de grandes corporaciones multinacionales y el extendido uso de la contratación de gestores o administradores profesionales, con propietarios cada vez más anónimos y alejados de su empresa, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera.

Aunque la orientación administrativa no ha desaparecido, está hoy mucho más encaminada a informar a los inversores. Tanto los inversores privados como los institucionales consideran que la propiedad de acciones es una alternativa más para su inversión, y exigen tener una información más a largo plazo que la que proporcionaba el concepto clásico de información administrativa. Puesto que los inversores utilizaban las cifras financieras para predecir los resultados de sus decisiones, la contabilidad se orientó a facilitar este tipo de información. Una de las consecuencias más importantes de este cambio fue el aumento de la información que podía proporcionar la contabilidad financiera.

A partir de ese momento proliferan las memorias que amplían la información otorgada por la contabilidad financiera. Estas memorias desagregan y amplían la información de la contabilidad financiera. Por lo general, una memoria explica los métodos contables aplicados cuando existen alternativas o cuando debido a la naturaleza específica del negocio desarrollado por la empresa es necesario aplicar métodos distintos a los utilizados de forma habitual.

En las memorias también se ofrece información sobre operaciones de menor importancia, pasivos, planes de pensiones, evolución del precio de las acciones, operaciones en el exterior e información detallada sobre deuda a largo plazo (como tipos o tasas de interés y fechas de vencimiento). Las empresas cuyo capital está repartido entre muchos accionistas también suelen presentar una memoria que incluye información sobre ingresos trimestrales, precio medio trimestral de las acciones, evolución de éstos, e información sobre el volumen de ventas y de los beneficios obtenidos en cada uno de los sectores en los que opera la empresa.

Concepto

En sentido amplio y gramatical, entidad significa lo que constituye la esencia del ser, es decir “lo que es”.

Desde un punto de vista económico, por entidad debe entenderse una unidad identificable que utiliza recursos materiales y humanos para consecución de objetivos específicos.

Sin embargo, para que dichos fines u objetivos sean alcanzados eficientemente, requiere de una dirección que coordine todos los esfuerzos y que tome decisiones adecuadas.

Es conveniente recordar que si bien la entidad económica

Maneja recursos materiales y humanos, solo los primeros constituyen materia de estudio de las finanzas, razón por la cual la información financiera no incluye -por lo menos hasta ahora- valuación y presentación de recursos humanos.

Clasificación

Las entidades económicas se clasifican en función de su régimen legal, de sus objetivos y de las del patrimonio.

en función de su régimen legal:

-Entidades físicas. Son aquellas entidades representadas por una sola persona; por ejemplo: un profesional, un comerciante, un industrial, etc.

RECURSOS

Las entidades económicas, independientemente de su naturaleza y objetivos, requieren de recursos para el desempeño de su cometido.

Entiendase por recursos, el conjunto de bienes y derechos con que cuenta una entidad económica, para alcanzar sus objetivos.

Como ejemplo de bienes puede citarse:

1.- dinero en efectivo

2.- depósitos bancarios

3.- inversiones en valores

4.- Mob. Y equipo de oficina

6.- equipo de reparto

7.- edificios

8.- terrenos

9.- instalaciones

Sirvan como ejemplo de derechos:

1.- derecho a cobrar créditos otorgados

2.- derecho a cobrar documentos aceptados a cargo de otras entidades

3.- derecho a recuperar préstamos concedidos

4.- derecho a recibir servicios pagados anticipadamente.

Fuentes de los recursos

Los recursos con los que cuenta la entidad económica deben tener necesariamente cualquiera de los dos orígenes siguientes: o fueron adquiridos por medio de créditos o préstamos concedidos por personas ajenas a la entidad económica, o bien se obtuvieron mediante la aportación patrimonial de los miembros de la propia entidad.

En consecuencia, las fuentes de los recursos son las obligaciones contraídas y el patrimonio aportado.

Como ejemplo de las obligaciones, que pueden contraer las entidades económicas para allegarse recursos, pueden citarse las sig:

créditos obtenidos de proveedores para adquirir mercancías o servicios.

créditos amparados por documentos y obtenidos para la adquisición de mobiliario y equipo de oficina.

préstamo concedido por un banco para efectuar diversas instalaciones.

Transacciones financieras

Entiesase por transacción financiera u operación financiera, todo movimiento de recursos materiales que la entidad económica efectúa para obtener su objetivo.

Asi por ejemplo, cuando una entidad económica con fines lucrativos compra mercancía, esta efectuando una transacción financiera. Cuando la vende o realiza, consuma nuevamente una transacción u operario financiera.

Toda su transacción modifica la estructura financiera de las entidades que las realizan.

Dichas modificaciones pueden ser de dos tipos:

transacciones que afectan el patrimonio de la entidad. Son aquellas operaciones que incrementan o disminuyen el patrimonio a través de la obtención de una utilidad o una perdida.

transacciones que no afectan el patrimonio de la entidad. Son aquellas operaciones que al efectuarse solo implican movimientos de recursos y obligaciones, sin que el patrimonio de la entidad se vea afectado.

LOS ESTADOS FINANCIEROS

La información financiera no se comunica verbalmente ni mucho menos constituye un elemento abstracto; antes bien, representa algo muy concreto y debe quedar consignado por escrito.

El instrumento que sirve de vehículo a la información sobre obtención y aplicación de recursos materiales lo constituyen los estados financieros.

Entiendase por estado financiero, el documento suscrito por una entidad económica y el cual se consigna datos valuados en unidades monetarias, referentes a la obtención y aplicación de recursos materiales.

Dicho concepto permite inferir que los estados financieros:

Muestran la forma a través de las entidades económicas han conjugado los recursos disponibles para la consecución de sus objetivos.

muestran, a través de los valores monetarios que consignan, la eficacia de la dirección de la entidad económica, en la administración de los recursos materiales que fueron encomendados.

Desde luego, la información presentada en los estados financieros se encuentra influida por los principios de contabilidad, sus reglas de aplicación y el criterio prudencial regido por el profesional que la preparo.

La acción de de organizar

.la organización es proceso encaminado a lograr un objetivo, fin que fue previamente fijado con la plantación. De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos necesarios para alcanzar los esfuerzos de la empresa y los planes tienen significado para cada uno de los miembros del grupo.

La organización ayuda a suministrar los medios para hacer que el personal trabaje unido en forma efectiva hacia el logro de sus objetivos específicos. Organizar trae como0 consecuencia una estructura que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversa funciones de acuerdo al modelo determinado por la administración superior, el cual sugiere orden, arreglo y relación armónica.

Concepto de organización

“El arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo, es una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas”.

“Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Importancia de la organización

La importancia de la organización crecerá con la magnitud de empresa, entre mas grande se a esta. Será necesario contar con un mayor número de especialistas en cada función, siendo necesaria una “organización sistemática”, con la finalidad de incrementar la participación de ejecutivos en todos los niveles a través de la delegación de autoridad para la toma de decisiones.

Fines de la organización

Cualquiera que sea el enfoque de la organización que se siga, queda el hecho de que el objetivo es de importancia dominante. Se debe saber con que propósito se forma una organización, antes de poder organizar en forma inteligente. Este punto es tan básico que bien merece una reiteración.

La organización, es un agrupamiento de actividades necesarias para llevar a cabo los planes a través de unidades administrativas definiendo las relaciones jerárquicas entre sus jefes y subordinados.

Organización administrativa de las empresas

Ya que la base de la organización la forman el trabajo, el personal y el puesto, para proponer una estructura adecuada, se deberán tener presentes las actividades que se realizaran en cada puesto

La organización es útil porque identifica q la persona con la empresa y las labores que desempeña con el puesto, logrando establecer una mejor adaptación de “recursos” con los que dispone.

Organización contable

Si tenemos presente que si la información contable, balance, estado de resultado, estado de origen y aplicación de recursos, surgen los principales informes y estudios de control y resultados que la admón. Ha de basarse para la toma de decisiones, es imprescindible que la contabilidad se encuentre bien organizada para que pueda ser un reflejo de la actividad real y del grado de rendimientote las diferentes funciones operacionales de la empresa o de los bienes y servicios que ella ende o fabrica.

El problema de la organización contable no es nuevo. Desde hace tiempo los expertos han reconocido la necesidad de apegarse a datos contables exactos y adecuados para poder tomar decisiones correctas. Pero en la actualidad la complejidad de las empresas, cada día va en aumento, obliga a la admón. A realizar numerosas distribuciones de los datos contables basados en diversos criterios que responden a distintas situaciones.

Definición

La contabilidad como se a expuesto con anterioridad abarca una serie de problemas que ingresan a todas las funciones operacionales.

La contabilidad expresa, en valores los hechos económicos y contables de la gestión, procede a su síntesis y a su análisis, para alcanzar su conocimiento de los aspectos más significativos y más útiles en relación a los objetivos que se proponen lograr.

Fines de la organización

Las actividades o los acontecimientos 3que diariamente se efectúan en una empresa se conocen como “transacciones”. Estas incluyen la venta de un bien o servicio a un cliente, o la adquisición de recursos materiales o servicios de un proveedor. Cada operación de una empresa puede afectar los activos o las participaciones (pasivo o capital).

Por lo tanto es necesario comprender la importancia que tiene la acción de organizar el proceso de registro y clasificación de información contable en las organizaciones.

En consecuencia la org. Contable considerada como un proceso dirigido a lograr la eficiencia operativa de un sistema contable se apoya en los sig. Principios:

• Delimitada división de trabajo. A través de asignar de manera clara las funciones a desarrollar por personal de área funcional.

• Simplificación del registro. A través de la definición y clasificación de cuentas, elaboración de catalogo de cuentas.

• Normas: con el establecimiento de estas, se obtienen medios para evaluar la eficacia y la eficiencia.

• Coordinación de las operaciones, entre los recursos humanos y materiales de la empresa.

• El control de las operaciones, para detectar desviaciones de las normas con relación a los resultados obtenidos.

Bases de la organización contable

La organización contable necesariamente esta ligada a la organización administrativa. En realidad, los trabajos son complementarios de las demás actividades. Las partes contables justificadas son: formas elaboradas por otras unidades orgánicas para poner en marcha las operaciones contables o para recolectar información, o bien documentos que proceden del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros servicios.

Ya sea documentación interna o externa, es enviada al depto. De contabilidad para proveerla de los datos necesarios para su registro y hacer posible una verificación de la regularidad de operaciones.

Si las operaciones que se ejecutan en los diversos deptos. Dan origen a registros contables, a estados y extractos de cuentas que emanan del servicio contable, forman la documentación indispensable para que los directivos tomen ciertas decisiones.

La dirección superior establece objetivos que ha de lograr el depto de contabilidad, ella debe también determinar los informes que ha de suministrarle e incluso la forma en que estos han de ser presentados.

Objeto de la organización administrativa y contable

Cuando intervienen muchas personas en cualquier actividad coordinada, constantemente surgen las preguntas: ¿que trabajos hay que realizar? ¿Quién debe encargarse de cada uno? Es necesario entonces decidir por anticipado el trabajo que debe realizarse para llegar al objetivo propuesto y designar las personas que deben ocuparse de las actividades más importantes.

La contabilidad es un registro, representación, medición, divulgación y control de los hechos financieros y económicos de las empresas. Su característica fundamental debe ser la oportunidad y la veracidad, en la exposición analítica y sintética de los hechos mediante estados financieros que tienen que expresarse en términos accesibles para su fácil comparación e interpretación a fin de poder presentar al nivel administrativo información contable para tomar dicciones y medir la eficiencia o deficiencia financiera.

La contabilidad requiere de un orden y disposición de circunstancias que en conjunto forman una rama de la organizaron en genera, que toma su nombre particular de “organización contable”.

Objetivo de la organización contable. Esta tiene por finalidad el establecer los procedimientos que nos aseguran el registro y control metódico de los hechos financieros y económicos para analizar el pasado, investigar el presente y planear el futuro financiero de una empresa, con el propósito de que su funcionamiento garantice la máxima productividad con el mínimo de esfuerzo humano.

Elementos de la organización contable

La organización contable cuenta con los elementos que son concebidos con base en las reglas generales sobre la materia. Han de ser adaptados al organismo, al sistema y al material contable elegido y al personal con que se disponga,

Estos elementos, en términos generales son los sig.

catalogo de cuentas. Es una relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una empresa.

Documentos comprobatorios. Son aquellos escritos que sirven para aceptar y comprobar las operaciones, sirviendo de fuente para los sig.

Documentos contabilizadotes. Son aquellos escritos que sirven como medio para registros en libros de contabilidad, mediante los cuales se establece la “coordinación” de tales hechos u operaciones de una empresa.

Libros auxiliares. Son aquellos que, optativa mente llevan las empresas para registrar en forma detallada las operaciones que han sido registradas en los libros principales. En estos se realiza la contabilidad analítica.

Libros principales. Son aquellos que deben llevarse por mandato de ley. En México son: el libro de diario, mayor y el de inventario y balance, en casos especiales, el libro de ventas. En otras ocasiones se realiza la contabilidad sintética.

Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y principales.

Informes. Son resúmenes con datos sobre operaciones financieras, contables y a unas administrativas que sirven de base para establecer las “inferencias, que se desprenden de las operaciones de la empresa, y que sirven para implantar una política de mejoramiento”.

Catalogo de cuentas

De la contabilidad general se deriva la propia estructura del plan de cuentas el cual representa el esquema dentro del que se insertan y se desarrollan los registros referentes a los hechos de la gestión.

Definición de catalogo de cuentas

“La lista orgánica y sistemática de las cuentas, clasificadas de una forma que hagan posible la consecución de objetivos atribuidos a la contabilidad general”.

Es una lista o codificación de cuentas de mayor, colocadas sistemáticamente y aplicadas a un organismo que incluye nombres de cuenta, números y/o símbolos que los identifiquen.

El catalogo de cuentas permite que los empleados de oficinas diferentes (sucursales, agencias, etc.), utilicen cuentas uniformes, facilitando así el trabajo de contabilidad, ayudando a la confrontación de información financiera y con ello facilitar el control interno y la elaboración de informes.

El catalogo de cuentas es necesario en todo tipo de empresa no importando su magnitud; por escaso que sea su movimiento de contabilidad, habrá que establecer un catalogo que se satisfaga tanto las necesidades de registro diario de sus operaciones, como la de una presentación adecuada de información financiera.

Libros auxiliares

“Son aquellos libros, mediante los cuales se lleva a efectuar un análisis detallado”.

Los datos que nos proporciona el libro mayor, están datos en forma global y no bastan para los de información detallada. Se hace necesario, por tanto, que cada cuenta de mayor quede manifestada en un registro auxiliar que pormenorice tales datos, estos libros y registros auxiliares pueden adoptar dos formas:

• Con clasificación columnar y asientos sucesivos de detalle.

• Con clasificación por cuentas, por medio de tarjetas o bien, por medio de hojas intercambiables.

Estos auxiliares constan de cinco columnas: fecha, concepto o descripción de la operación, debe, haber y saldo. Se orden alfabético o bien por numero de subcuentas de acuerdo con el catalogo de cuentas.

Los asientos en los mayores auxiliares, deben coincidir con los de la cuenta controladora del mayor, prueba que cuando la contabilidad es manual, se hace cada mes, es general mando los saldos de las subcuentas del auxiliar y comparando el sueldo de la cuenta controladora.

Libros principales

“Son aquellos libros mediante los cuales se llega a realizar una síntesis”.

Deberá existir un control entre los libros principales y los auxiliares que nos ofrezca la seguridad de que la síntesis de los hechos es la consecuencia del análisis de los mismos y que existe coincidencia numérica entre ambos. En los libros principales se realiza el agrupamiento de los datos ya clasificados y relacionados en los documentos contabilizadotes; por lo tanto en los libros quedan acumulados los hechos clasificadamente también. Se establecen en los negocios o empresas para que en ellos registren sus operaciones, el resultado de ellas, sus bienes, sus adeudos, sus acuerdos y toda aquella información conducente a lograr un control sobre ellos.

Libro diario general

Libro mayor general (o cuentas corrientes)

Libros intermedios

Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y principales.

Instructivos de organizaron contable

Manual de sistema de contabilidad

¿Que es un manual? Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, la organización y/o instrucciones, sobre historia, organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para mejor ejecución de trabajo.

Existen diversas clasificaciones de los manuales pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

POR SU CONTENIDO

• Historia de la Empresa.

• Organización de la Empresa.

• Políticas de la Empresa.

• Procedimientos de la Empresa.

• Contenido múltiple.

POR LA FUNCION ESPECIFICA O AREA DE ACTIVIDAD

• Ventas.

• Finanzas.

• Personal.

• Crédito y cobranzas.

• Compras, etcétera.

El Manual del sistema de Contabilidad, trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad.

Un Manual del Sistema de Contabilidad, bien pudiera contener las siguientes secciones:

Lugar que ocupa el departamento de Contabilidad en la organización de la empresa.

Descripción del sistema de contabilidad (general o de costos).

Operaciones internas del personal de contabilidad.

Manejo de registros

Control de la elaboración de información financiera.

Control de las formas.

Manejo de archivos.

Instructivo del catalogo de cuentas

El “Instructivo”, es un medio de información que sirve para instruir o enseñar sobre una cosa. El instructivo de catálogo de cuentas, es de mucha utilidad para fines de adiestramiento y presenta además la manera de realizar cada operación del procedimiento de registro, dentro de la secuencia establecida. Dicho instructivo puede contener las siguientes secciones:

Su objeto.

Reglas de ejecución.

Manejo de las cuentas.

Otros.

Contraloría

Concepto

Por lo que se ha afirmado respecto a los intentos de formular una definición sencilla de contraloría y sobre la posible madurez de dicho concepto, es evidente que la idea fundamental es la función de informar y la responsabilidad consecuente del contralor. Si visualizamos el campo completo de información que podría tener cualquier posible consecuencia para cualquiera de las partes de la administración, se puede estudiar el concepto de contraloría tomando en cuenta lo que los segmentos del campo general de la responsabilidad del contralor pueden y deben comprender.

Más allá de estos términos generales sería necesario conocer la situación particular de la empresa para poder realizar un juicioso análisis ulterior. El propósito actual es demostrar la utilidad de la posición o actitud definida por “en la medida que…” En general, el contralor no pretende ser poseedor de cualquier conocimiento o responsabilidad concerniente a la investigación, excepto en lo que respecta a los costos implicados. Por supuesto, suelen existir circunstancias en las que el contralor podría tratar de medir los beneficios derivados de proyectos de investigación específicos para compararlos con su análisis de los costos; pero en la mayoría de los casos, esto será una cuestión de criterio más allá de la medición cuantitativa. Por supuesto, incluso en el aspecto de los costos, todavía habrá bastante controversia en cuanto a qué tan detalladamente puede efectuar la medición de los elementos de los costos, en cuanto a si habrá de hacerse lo posible por asignar los costos generales a los proyectos.

Definición

Convendrá principiar esta tarea de definir examinando varios intentos hechos por identificar el concepto central de la contraloría en términos más o menos sencillos. Por ejemplo la proposición de que e “el contralor es el socio encargado de las cifras en el equipo administrativo” constituye un planteamiento poco técnico pero muy real. Si a esto sigue la explicación de lo que significa el término “cifras” y se propone además una imagen adecuada del “trabajo de equipo” de la administración de alto nivel en la que cada miembro contribuye con sus capacidades especiales, se tendrá un punto de partida muy aceptable. Este planteamiento para definir la contraloría sería el apropiado en una presentación a un grupo local de rotarios.

Si no se toman en cuenta tareas misceláneas, ocasionales y especiales, es evidente que los deberes realmente esenciales de la contraloría son todos los aspectos de una función básica -diseñar y manejar los registros de la empresa, y presentar e interpretar la información que contienen”. Este enunciado, con el trasfondo que presupone y con sus implicaciones debidamente desarrolladas, resultará aceptable y útil para construir un concepto adecuado de la contraloría.