CONTABILIDAD HOTELERA

TEMA 1

ORGANIZACION

Arreglo de las funciones necesarias para lograr un objetivo y como una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tiene a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

ORGANIZACION GENERAL DE UN HOTEL

la grafica de organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. esta grafica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y del as características que casa hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme. sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la presentada-

En la mayor parte de los hoteles de México se a adoptado un tipo de organización funcional en la que, como antes de a expuesto, cada función esta encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de los resultados.

atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio. la función de los primeros es originar ventas entre estos están habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. los segundos son aquellos en los que se centraliza una función especifica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad común, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén, mantenimiento y seguridad.

FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL

• CONSEJO DE AMINISTRACION

Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus funciones estas siguientes:

nombrar al director general

elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general.

determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas

• COMISARIO

Es un órgano de vigilancia de las sociedades y está a cargo de uno o varios comisarios temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad.

• AUDITORIA EXTERNA

• DIRECTOR GENERAL

Es nombrado por el consejo de administración y sus funciones son las siguientes:

Establecer los objetivos y políticas a seguir

Proponer el tipo de organización que se llevara a cabo para el hotel

determinar el presupuesto que se dará a cada uno de los departamentos

Trabajar conjuntamente con el consejo de administración

• CONTRALOR GENERAL

• AUDITOR ADMINISTRATIVO

• GERENTE GENERAL

• CONTADOR GENERAL

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este sujeto este, asi como proporcionar información contable, financiera, y fiscal que sea requerida.

• AUDITOR INTERNO

• GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA

• CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Se encargara de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y posteriormente supervisarlos. sus funciones son:

• GERENTE DE COMPRAS

• GERENTE DE PERSONAL

• GERENTE RESIDENTE

• GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes:

Dirigir las secciones, componentes del departamento de alimentos y bebidas.

Trabajar en forma coordinada con : compras, contabilidad, y costos

Supervisar los almacenes y la preparación de platillos

Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reducción de los gastos y costos de su departamento

Implantar controles, vigilar la disciplina de su personal

• GERENTE DE VENTAS

• SUBCONTADOR

• AUDITOR DE INGRESOS

• AUDITOR NOCTURNO

• JEFE DE CAJEROS

• CAJA GENERAL

Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción debidamente verificados para su deposito, así como realizar los pagos de compras al contado, a crédito, sueldos y salarios a los trabajadores, reposiciones de caja chica y reembolso a cajeros. además:

Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos departamentos del hotel, con el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo

Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepción, entregando cada mañana a los diversos departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la jornada, anotando fechas, firmas e importes en el registro, que para tal efecto se lleva con el visto bueno de seguridad.

• JEFE DE ALMACEN

• RECEPCIONISTA DE ALMACEN

• ASISTENTE DE PERSONAL

• RECEPCION

Primer departamento de atender al huésped cuando llaga al hotel, también es el ultimo con el que es huésped tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejándole un buen o mal recuerdo, según la forma con lo hayan tratado. de ahí, la gran importación que tiene su funcionamiento.

• JEFE DE TURNO

es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el consumidor. Sus funciones son:

Conocer a la perfección todo el sistema telefónico instalado en el hotel, para aprovecharlo al máximo.

Comunicar oportunamente a la compañía de teléfonos las fallas del equipo y las extensiones descompuestas.

Mantener debidamente actualizado el rack de información

Revisar los registros de llamadas telefónicas con servicio controlado

Mantener un estricto control sobre el servicio de llamadas de larga distancia

• AMA DE LLAVES

Es la responsable de mantener limpio el hotel

Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza

Custodiar las llaves maestras del hotel

Controlar el servicio de guardería infantil

Ser responsable de los uniformes del personal del hotel

Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algún área bajo su responsabilidad

Organizar juntas con el personal de intendencia periódicamente

Asistir a juntar de la gerencia general con otros jedes de departamento

• JEFE DE LIMPIEZA

• JEFE DE SEGURIDAD

• JEFE DE LAVANDERIA

• JEFE DE STEWARD

Es el encargado de vigilar que todas las áreas donde se sirvan alimentos o bebidas, cuenten con todo el equipo de operación necesario para ofrecer el servicio.

• JEFE DE COCINA

• GERENTE DE CENTRO NOCTURNO

• GERENTE DE BANQUETES

• JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES

• JEFE EJECUTIVO DE PISO

• JEFE DE RESERVACIONES

• JEFE DE RELACIONES PUBLICAS

• CAJEROS DEPARTAMENTALES

• CAJEROS DE RECEPCION

• AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN

• ASISTENTE DE ALIMENTOS

• INSPECTORA DE PISO: Se encarga de vigilar y supervisas que los cuartos y pasillos estén limpios.

• RECEPCIONISTA DE LAVANDERIA

• ASISTENTE DE COCINA

• CAPITAN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE

• EDECANES

• PORTERO

• RECEPCIONISTA

• OPERADORA DE TELEFONO

• COSTURERAS

• CAMARISTA

• AUXILIAR DE LIMPIEZA

• PLOMERO, CARPINTERO, PINTOR,

• FOGONERO

TEMA 2: SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

• DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de salida o requisiciones de almacén etc.

• POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS

Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios:

De ocupación de cuartos

de ventas de alimentos y bebidas

diario de tintorería

teléfonos

telégrafos

lavandería

de lectura para uso del auditor nocturno

• POLIZAS DE COMPRAS

se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares

• POLIZA DE INGRESOS POR DEPOSITO DEL BANCO

su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.

• POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE

se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa.

se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos.

• POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

Se expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.

Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.

por ajustes, traspasos etc

• POLIZA DE CUENTA POR COBRAR

se formulara para registrar las ventas a crédito. su fuente de origen es la relación de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros.

• POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS

Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos en alimentos, bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos, telégrafos, estacionamiento etc.

• POLIZA DE COSTO

Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos y bebidas.

• Ventas totales

• ajustes y descuentos

• relación de cortesidad a precio de venta

• relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta

• importe de inventarios iniciales

• importe de compras netas

• costo de ventas bruto

• costo de ventas aparentes

• relación de los inventarios finales debidamente valuados

• Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados, traspasos entre los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes, roturas y pérdidas al costo.

• Costo de ventas neto

• Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas neta.

TEMA 3: CATALOGO DE CUENTAS, INSTRUCTIVO Y REGLAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS

Catalogo de cuentas:

Cuentas de activo

Cuentas de pasivo

Cuentas de capital

Cuentas de resultados acreedoras

Cuentas de resultados deudoras

Cuentas puente

Subcuentas mas importantes o que presentan dificultad para su uso o interpretación

CUENTAS DE ACTIVO

• fondo fijo caja

• bancos

• huéspedes particulares

• Agencias de viajes

• Funcionarios y empleados

• Documentos por cobrar

• Cheques devueltos

• Deudores diversos

• Rentas por cobrar

• Anticipo a proveedores

• Estimación para cuentas y documentos incobrables

• Anticipo a contratistas

• IVA acreditable

• Almacén de alimentos

• Almacén de bebidas

• Almacén de suministros generales

• Terrenos

• Depreciación acumulada de edificios y construcciones

• Edificios y construcciones mobiliario y equipo

• Depreciación acumulada de mobiliario y equipo

• Herramientas

• Construcciones en proceso

• Equipo de operación

• Equipo de transporte

• Depreciación acumulada de equipo de transporte

• Deposito en garantía

• Inversiones en valores

• Gastos pagados por anticipado

• Gastos preoperatorios y de inauguración

• Amortización acumulada de gastos preoperatorios y de inauguración

• Gastos de organización

• Amortización acumulada de Gastos de organización

• Gastos de instalación

• Amortización acumulada de gtos de instalación

• Adaptaciones a locales arrendados

• Amortización acumulada de adaptaciones a locales arrendados

• Licencias de funcionamiento

CUENTAS DE PASIVO

• Proveedores

• Acreedores diversos

• Documentos por pagar

• Impuestos por pagar

• Sueldos y salarios por pagar

• Prestamos bancarios a corto plazo

• Participación de los trabajadores en las utilidades

• Depósitos por rentas y concesiones

• Depósitos para reservaciones

• Provisiones para indemnizaciones gratificaciones al personal

• IVA por pagar

• Provisión para reposición de equipo de operación

• Prestamos hipotecarios

CUENTAS DE CAPITAL

• Capital social

• Reserva legal

• Utilidades por aplicar (perdidas)

• Pérdidas y ganancias

CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS

• Ventas

• Rentas, comisiones y concesiones

• Otros ingresos

• Descuentos sobre compras

CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS

• Costo de venta de alimentos y bebidas

• Costo de ventas, planta de lavandería

• Costo de ventas, tintorería (se supone que el hotel no cuenta con este servicio)

• Costo de ventas teléfono

• Costo de ventas telégrafo

• Ajustes y descuentos

• Sueldos y prestaciones

CUENTAS PUENTE

TEMA 4: LIBROS Y REGISTROS

LOS PRINCIPALES SON:

• Inventario y balances

• Mayor

• Diario general

• Libro de actas

• Diario de ingresos por ventas

• Diario de cuentas por cobrar

• Diario de compras

• Diario de egresos o de cheques expedidos

• Diario de ingresos o de depósitos al banco

• Diario de operaciones diversas

• Diario de salidas de almacén

OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA

El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:

• Cajas registradoras de recepción

• Cajas registradoras por departamento

• Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos