EFECTIVO

Se constituye por moneda de curso legal, cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

Es el valor de la moneda extranjera o nacional que la empresa utiliza con frecuencia y que se encuentra disponible en forma de fondos de caja o cuenta de cheques.

El manejo de efectivo en la empresa debe estar a cargo de un cajero o tesorero, quién diariamente hará arqueo de caja y entregará un reporte sobre las cantidades utilizadas.

Para cubrir las obligaciones habituales de la empresa, y tener un mejor control de los recursos, por medida de seguridad, comodidad y por la conveniencia de los intereses, es necesario abrir una cuenta de cheques que en forma de firmas mancomunadas, sirva para efectuar pagos de todo tipo.

No es recomendable que el efectivo recibido por la entidad permanezca físicamente en ella. Existen razones de seguridad y control que hacen recomendable la apertura de una cuenta de cheques en un banco para que en éste se depositen las entradas de efectivo y a través del propio banco se efectúen los pagos.

Sin embargo existen gastos menores cuya liquidación con cheque resulta impráctica. De ahí la necesidad de que las entidades cuenten con pequeñas cantidades disponibles en efectivo, las cuales reciben el nombre de fondos de caja o caja chica.

El fondo de caja se establece a partir de la expedición de un cheque para este fin específico, retirándose la cantidad estimada para cubrir los gastos menores de un período determinado.

Los desembolsos efectuados deben justificarse con un vale o comprobante de gastos, los cuales, al agotarse el fondo, sirven de base para el reembolso del propio fondo, es decir, el reabastecimiento de efectivo, lo cual se hace mediante la expedición de un cheque por la cantidad estipulada, con lo cual se reinicia el ciclo.

De esta manera puede definirse el fondo de caja como la disponibilidad en efectivo de una cantidad económica para el pago de sus gastos menores, reembolsable periódicamente. Los fondos de caja pueden ser fijos o variables.

Fondo fijo de caja: Es aquel en el que se determina una cantidad que permanece estable por períodos mas o menos amplios. Es posible notificar su monto cuando las necesidades de la entidad así lo determinen.

Fondo variable de caja: Cuando el monto de los pagos menores varía constantemente de un día a otro o de una semana a otra, se establecen fondos variables de caja, en los cuales el ciclo fondo à gasto à reembolso se repite en lapsos mucho más cortos y siempre por cantidades diferentes.

Cuando se presenta disponibilidad de monedas extranjeras o de oro en el balance, debe efectuarse la conversión al tipo de cambio que rige en el día, debiéndose reconocer una utilidad o pérdida cambiaria, si hubiese variación entre los tipos de cambio del día de la recepción y el día de la formulación del estado financiero.

Entidad.

Realización.

El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros.

El efectivo debe mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarían por separado en el activo circulante o no circulante según proceda.

Si su disponibilidad es a plazo mayor a un año o su destino es para amortización de pasivos a largo plazo o compra de activos no circulantes se presentarán fuera del activo circulante.

Estas restricciones deben revelarse en las notas a los estados financieros. Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entrega a los beneficiarios deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.

En caso de sobregiro contable en alguna de las cuentas de cheques o inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esta compensación el sobregiro persiste, debe presentarse el saldo como pasivo a corto plazo.

Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero deben mostrarse como pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o inversiones en valores en la misma institución siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.

INVERSIONES TEMPORALES

Están representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen por objeto, normalmente, obtener un rendimiento hasta por el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad. Los valores negociables son aquellos que se cotizan en bolsas de valores o son operados por el sistema financiero.

Las inversiones temporales pueden ser de rendimientos fijos o variables, según se trate de un interés o un rendimiento.

Los valores de renta fija, como es el caso de los bonos financieros y las cédulas hipotecarias, pagarán a la entidad inversionista un interés fijo, el cual se determina de conformidad con el tipo y el tiempo de la inversión. Dicho interés se cubre periódicamente de acuerdo con los plazos convenidos.

Las transacciones en moneda extranjera se registrarán al tipo de cambio que rija al momento de la transacción.

Las inversiones temporales se valuarán a la fecha de los estados financieros como sigue:

Las inversiones en valores negociables a su valor neto de realización. Las inversiones en otros instrumentos, a su costo de adquisición mas el rendimiento devengado, o en su valor neto estimado de realización, el menor.

Las inversiones mencionadas anteriormente, denominadas en moneda extranjera se convertirán al tipo de cambio aplicable a la fecha de los estados financieros. Esta valuación tampoco debe exceder el valor neto estimado de realización.

El costo de adquisición de las inversiones temporales debe incluir los gastos incurridos en la compra, tales como comisiones, corretaje, etc. Los rendimientos devengados no cobrados al momento de la compra, representan una recuperación del costo y no forman parte de los resultados del periodo en que se cobran.

Los rendimientos sobre inversiones temporales se reconocen en los resultados conforme se devenguen. Para efectos del cálculo del resultado por posición monetaria, el efectivo y las inversiones temporales se considerarán partidas monetarias.

Las mismas que el efectivo.

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados, otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto análogo.

Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros.

Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio.

Valor histórico original.

Realización.

Período contable.

Revelación suficiente.

Las cuentas por cobrar deben computarse de acuerdo al valor pactado originalmente del derecho exigible. Atendiendo al principio de realización del mismo boletín, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran; esto requiere que se le de efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, así como a estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.

Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados en que se efectúen.

Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deben valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros.

Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más.

Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de un año deberá presentarse fuera del activo circulante.

Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita.

Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.

INVENTARIOS.

Los inventarios o mercancías, constituyen los recursos o bienes que las entidades económicas destinan para sus operaciones de venta y que representan la fuente básica de sus ingresos.

Inventario de materia prima.

Inventarios de producción en proceso.

Inventario de productos terminados.

Inventario de mercancías.

Inventario de mercancías en consignación.

Costo:

Las reglas de valuación para inventarios son: El costo de adquisición o el de producción en que se incurre al principio, la suma de las erogaciones aplicables a la compra y a los cargos que directa o indirectamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o venta. En la determinación del costo hay que cuidar los siguientes aspectos:

Materias primas y materiales.

Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, mas todos los gastos adicionales incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación, tales como fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, etc.

Mercancías en tránsito.

Los artículos que se compran libre a bordo proveedor(1), deben registrarse en una cuenta de tránsito para su control e información. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos aquí registrados.

Anticipos a proveedores.

Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto deberán registrarse dentro del capítulo general de inventarios en una cuenta específica, siempre y cuando se refieran al tipo de artículos que aquí se mencionan.

Costo de producción.

Representa el importe de los distintos elementos del costo que se originan para dejar el artículo disponible para su venta, o para ser usado en un posterior proceso de fabricación.

Producción en proceso.

Por la naturaleza del proceso de fabricación y la necesidad de preparar la información a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por lo tanto, los artículos que aún no estén terminados se valuarán en proporción al grado de avance que tengan en cada uno de los elementos que forman su costo.

Artículos terminados.

Este concepto comprende aquellos artículos que se destinarán preferentemente a la venta dentro del curso normal de operaciones y el importe registrado equivaldrá al costo de producción tratándose de industrias y al de adquisición si se trata de comercios. Los artículos terminados entregados en consignación deben formar parte del inventario al costo que corresponda. Esta misma situación opera para las mercancías en demostración o vistas.

Costeo absorbente.

Se integra con todas las erogaciones directas y los gastos indirectos que se considere fueron incurridos en el proceso productivo. La asignación del costo al producto se hace combinando los gastos incurridos en forma directa, con los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la producción.

Costeo directo.

En la integración del costo de producción por medio del costeo directo, deben tomarse en cuenta los siguientes elementos: Materia prima consumida, mano de obra y gastos de fábrica que varían en relación a los volúmenes producidos.

Costos históricos y predeterminados.

Como se explica en párrafos anteriores, el sistema de costos elegido puede llevarse sobre la base de costos históricos o predeterminados, siempre y cuando estos últimos se aproximen a los costos históricos bajo condiciones normales de fabricación.

Costos históricos.

El registro de los costos históricos consiste en acumular los elementos del costo incurridos para la adquisición o producción de artículos.

Costos predeterminados.

Como su nombre lo indica, estos se calculan antes de iniciarse la producción de artículos. De acuerdo con la forma en que se determinen pueden clasificarse en:

Costos estimados. Se basan principalmente en la determinación de los costos con base en la experiencia de años anteriores o en las estimaciones hechas por expertos en el ramo.

Costos estándar. Se basan principalmente en investigaciones, especificaciones técnicas de cada producto en particular, y la experiencia, representando por lo tanto una medida de eficiencia.

Metodos de valuacion

Costo identificado.

En algunos casos se puede identificar directamente el costo del producto.

Costo promedio.

PEPS.

UEPS.

Detallista.

En este método el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta para obtener el costo por grupo de artículos.

Precio de venta - Utilidad estipulada = Precio de costo.

Las empresas que se dedican a la venta al menudeo (tiendas de departamentos, ropa, etc.) son las que utilizan generalmente este método, por la facilidad que existe para determinar su costo de venta y sus saldos de inventario.

Para la operación de este método es necesario cuidar los siguientes aspectos.

Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto a las nuevas compras como los ajustes al precio de venta.

Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.

Realización de inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y en su caso, hacer los ajustes que procedan.

Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentación en el balance debe hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen según se trate de empresas individuales o comerciales.

En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuación de inventarios, estos se presentarán en el balance general con la indicación del sistema y método a que están valuados, destacando el su caso el importe de la modificación sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento movimiento de los artículos.

PAGOS ANTICIPADOS

Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo.

Ejemplos:

Rentas de locales o equipos pagados antes de disfrutar el derecho de uso de los bienes.

Impuesto predial y derechos pagados antes de que se hayan devengado.

Primas de seguros y fianzas liquidadas por períodos que aún no se cumplen.

Intereses pagados por anticipado.

Material publicitario que vaya a servir para lanzar al mercado un nuevo producto con una campaña que aún no se inicia.

Deberán valuarse al tipo de cambio existente el día del pago e irse amortizando sobre este monto.

Estas partidas se valúan a su costo histórico.

Se aplican a resultados en el período durante el cual se consumen los bienes, se devengan los servicios o se obtienen los beneficios del pago hecho por anticipado.

Cuando se determine que estos bienes o derechos han perdido su utilidad, el importe no aplicado deberá cargarse a los resultados del período en que esto suceda.

Los pagos anticipados forman parte del activo circulante cuando el periodo de beneficios futuros es menor de 1 año o menor del ciclo financiero a corto plazo.

De existir pagos anticipados por períodos superiores a un año o al ciclo financiero deberán reclasificarse contra el pasivo correspondiente.