LA CUENTA

Las cuentas son el conjunto de registros donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados. También se puede definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situación financiera y el estado de resultados.

Por tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y de resultados. Las cuentas de resultados, o de operación, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente económico.

En las cuentas se suma y se resta el monto de las operación y para hacerlo, es necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los conceptos que integran los estados financieros, como sigue:

NOMBRE DE LA CUENTA

• La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se le llama saldo.

• Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo será cero y dice que la cuenta esta saldada.

- Si el movimiento deudor es mayor que el acreedor, se le llama saldo deudor. - Los registros que se hacen en el lado izquierdo se llama cargo o debito.

- Si el movimiento acreedor es mayor que el deudor, se llama saldo acreedor. - Los registros que se hacen en el lado derecho se llama abono o crédito.

• Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora o acreedora.

Veamos la ecuación contable de:

ACTIVO = PAIVO + CAPITAL

Debiendo conservar en el registro de las cuentas esta igualdad, las cuentas de activo se registraran en debe (lado izquierdo) y las cuentas de pasivo y capital en el haber (lado derecho).

CUENTA

DEBE ACTIVO =

HABER PASIVO + CAPITAL

Por lo tanto, las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo natural debe ser deudor. Las cuentas de pasivo y de capital son de naturaleza acreedora y su saldo natural debe ser acreedor.

Si el capital es de naturaleza acreedora y si las utilidades lo incrementan y las perdidas lo reducen, debemos continuar guardando la igualdad de la ecuación. Por lo tanto, las cuentas de ingreso que producen un incremento en el capital son de naturaleza acreedora y se registran en el haber (lado derecho) y las cuentas de costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora y se registran en el debe (lado izquierdo), como sigue:

CUENTAS DE RESULTADOS

DEBE COSTOS Y GASTOS

HABER INGRESOS

Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor representa una perdida.

Las cuentas de naturaleza deudora inician su saldo con un cargo o debito, registrándose este en el debe o lado izquierdo de la cuenta.

Las cuentas de naturaleza acreedora inician su saldo con un crédito o abono, registrándose este en el haber o el lado derecho de la cuenta.

ESQUEMAS DE CUENTA O DE MAYOR

Para hacer ejercicios o determinar el resultado de una o varias operaciones en forma de apunte, se manejan las llamadas “T” o esquemas de cuentas de mayor, que representan una cuenta; destinándose también el espacio del lado izquierdo al debe y el lado derecho al haber, como se ha mostrado anteriormente.

Para las “T” o esquemas de cuentas de mayor, no se requiere destinar una hoja a cada cuenta, si no simplemente un espacio apropiado, dependiendo de la cantidad de operaciones que se anotaran.

CATALOGO DE CUENTAS

El conjunto de cuentas que se manejan en un ente económico se llama catalogo de cuentas.

Es importante tener un catalogo de cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o desarrolle.

Recordemos que la contabilidad, a través de un proceso de capacitación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un catalogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio.

Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable ya que de no contar con un catalogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe. En sistemas de registro directo (maquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario por que facilita el trabajo por tener un orden y una identificación numérica de las cuentas.

Un catalogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza; cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos, cuentas de gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.

Dentro de su naturaleza también se debe hacer un orden que atienda a diferentes propósitos, como sigue:

Las cuentas de activo también deben clasificarse en dos grandes grupos. El primero atiene a su convertibilidad en efectivo y se denomina activo circulante; por tanto la primera cuenta será de caja, que representa el efectivo con que cuenta la empresa. El segundo grupo reúne las inversiones o adeudos a favor de la empresa que se transformaran en efectivo en un plazo mayor de una año, como los documentos por cobrar a mas de un año, inversiones a largo plazo, etc., así como los activos que se han adquirido y representan bienes tangibles para la producción, venta de mercancías y servicios propios del negocio cuyo tiempo de uso o consumo se estime que sea prolongado, como las inversiones en terrenos, maquinaria, muebles, etc., y que se denominan activos no circulantes. Dentro de este grupo existen conceptos que representan gastos de la empresa y que deben diferirse para participar en varios ejercicios y con frecuencia se les denominan cargos diferidos. Las cuentas de pasivo también se clasifican e dos grandes grupos. Las que tienen vencimiento en un lapso de un año se denominan pasivos circulantes o a corto plazo; las que tienen vencimiento a mas de un año se denominan pasivos no circulantes y dentro de estos grupos se muestran en primer lugar los conceptos que tiene un mayor grado de exigibilidad, como los documentos por pagar antes de las cuentas por pagar a proveedores.

De estos dos grupos nace un tercer grupo de conceptos que pueden considerarse como un pasivo en la fecha determinada pero que se convierten en ingresos con el transcurso del tiempo. Entre ellos figuran los intereses cobrados por anticipado, que son un pasivo si nuestro deudor liquida su adeudo anticipadamente o se transformara en ingreso si no nos paga al vencimiento de la deuda. A este grupo se les denomina créditos diferidos.

Las cuentas de capital se agrupan principiando con las aportaciones de los accionistas y dueños para continuar con las reservas y las cuentas de utilidades o perdidas.

Las cuentas de ingresos se separan también e dos grupos. El primero agrupa las cuentas que se establecen como consecuencia de sus operaciones normales, y el segundo grupo atiende a los ingresos esporádicos, no relacionados directamente con las operaciones de su objeto social, a las que se les denomina otros ingresos.

Los conceptos de costos agrupan las cuentas necesarias para determinar el costo de los productos o servicios vendidos. Por ultimo, las cuentas de gastos también se clasifican en dos grandes grupos. El primero reúne las cuentas de gastos que representas erogaciones normales del negocio como consecuencia de su operación normal, y el segundo grupo incluye los gastos esporádicos no relacionados directamente con las operaciones de su objeto social y que se denominan otros gastos.

También se acostumbra mostrar en un grupo especial el impuesto sobre la renta y la participación de las utilidades de los empleados.

0 Activos 1 Pasivos 2 Créditos Diferidos 3 Capital 4 Ingresos 5 Costos

6 Gastos 7 Otros Ingresos y Otros Gastos 8 Participación de Utilidades a Empleados 9 Impuesto Sobre la Renta

Para construir el catalogo y darle orden y flexibilidad se destina el primer código a:

Posteriormente se deben formar los grupos señalados en los párrafos anteriores como sigue:

CATALOGO DE CUENTAS

0 ACTIVOS

1 Primer Grupo: Circulante

0101 Caja

0102 Banco

0110 Documentos por Cobrar

0111 Clientes

0112 Deudores diversos

0113 Inversiones por Cobrar

0119 Provisión Para Cuentas de Cobro Dudoso

0120 Almacén

0121 Inventario de Mercancías

0129 Provisión Para Inventarios de Poco Movimiento y Obsoletos

0130 Seguros Pagados por Anticipado

0131 Papelería y Útiles de Escritorio

0132 Intereses Pagados por Anticipado

0133 Rentas Pagadas por Anticipado

0134 Propaganda y Publicidad

2 Segundo Grupo: No Circulante

0201 Deudores Hipotecarios

0212 Depósitos en Garantía

0221 Equipo de Reparto

0222 Mobiliario y Equipo

0223 Edificio

0224 Terreno

0231 Depreciación de Equipo de Reparto

0232 Depreciación de Mobiliario y Equipo

0233 Depreciación de Edifico

0241 Patentes y Marcas

0251 Amortización de Patentes y Marcas

0261 Gastos de Instalación y de Organización

1 PASIVOS

1 Primer Grupo: Circulante

1100 Prestamos Bancarios

1101 Documentos por Pagar

1102 Proveedores

1103 Acreedores Diversos

1104 Intereses por Pagar

1105 Gastos Acumulados

1106 Impuestos Acumulados

1107 Impuestos al Valor Agregado

1108 Impuesto Sobre la Renta por Pagar

1109 Dividendos por Pagar

1110 Prestamos de Accionistas

2 Segundo Grupo: No Circulante

1201 Acreedores Hipotecarios

2 CREDITOS DIFERIDOS

2001 Intereses Cobrados por Anticipado

2002 Rentas Cobradas por Anticipado

3 CAPITAL

3001 Capital

3002 Cuenta Particular del Dueño

3101 Perdidas y Ganancias

3201 Reserva de Reinversion de Utilidades

3300 Utilidades Acumuladas de Años Anteriores

4 INGRESOS

4001 Ventas

4060 Ventas Brutas

4061 Devoluciones Sobre Ventas

4062 Descuentos Sobre Ventas

5 COSTO

5001 Costo de Ventas

5050 Mercancías Generales

5060 Compras Brutas

5061 Devoluciones Sobre Compras

5062 Descuentos Sobre Compras

5063 Gastos Sobre Compras

5065 Costo de Ventas - Método Analítico

6 GASTOS

6001 Gastos de Venta

6002 Gastos de Administración

7 OTROS INGRESOS Y OTROS GASTOS

7101 Gastos y Productos Financieros

7201 Otros Gastos y Productos

8 PARTICIPACION DE UTILIDADES A EMPLEADOS

8101 Participación de Utilidades a Empleados

9 IMPUESTO SOBRE LA RENTA

9101 Impuesto Sobre la Renta

Como puede observarse, atendiendo a un razonamiento se ha construido un catalogo de cuentas de cuatro dígitos. Cada empresa, según sus necesidades particulares de operación, deberá preparar un catalogo de cuentas sobre una base razonada y con la flexibilidad suficiente para un crecimiento futuro.

LAS CUENTAS DE UNA ENTIDAD COMERCIAL

Con el fin de estudiar las cuentas mas usuales que se emplean en una entidad comercial, se examinara en detalle:

• Su movimiento: Cuando se carga y cuando se abona.

• La naturaleza de su saldo: deudor o acreedor y lo que este representa o significa.

• La correcta presentación en le estado de situación financiera.

En los movimientos de las cuentas de activo, pasivo y capital no se mencionan los cargos o abonos que corresponden a ajustes relativos al cierre y apertura de cuentas de cada ejercicio social.

CUENTAS DE ACTIVO

Las cuentas de activo, como se ha mencionado, representan los bienes y derechos que son propiedad del negocio. Por tanto, siempre comenzaran con un debito o cargo y sus saldos deben ser deudores.

Cuenta 0101 Caja

Esta cuenta de activo esta destinada a registrar los movimientos de efectivo manejados por el negocio. Su movimiento es el siguiente:

0101 Caja

CARGOS 1. Importe del efectivo que el negocio tiene al iniciarse las operaciones. 2. El efectivo recibido.

ABONOS 1. El efectivo desembolsado.

El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa el efectivo que tiene el negocio y los recursos que se pueden disponer por los administradores.

Su presentación en el estado de situación financiera corresponde al grupo de activo circulante.

Cuenta 0102 Banco

Esta cuenta de activo esta destinada a registrar los movimientos de efectivo que se hacen a través de la cuenta de cheques. Su movimiento queda explicado como sigue:

0102 Banco

CARGOS 1. Dinero depositado en la cuenta de cheques en la apertura de la cuenta. 2. Depósitos efectuados. 3. Cobranzas efectuadas directamente por el banco. 4. Intereses liquidados por banco en cuentas especiales como cuentas productiva de cheques, el banco pago paga por intereses del saldo promedio del mes.

ABONOS 1. Importe de los cheques expedidos. 2. Cantidades que el banco cobra por concepto de comisiones por cobranzas, numero de cheques expedidos, etc. 3. Transferencias o pagos que se hagan por otros medios diferentes a los cheques.

El saldo normal de esta cuenta debe ser deudor y representa el dinero que el negocio tiene en la cuenta de cheques del banco.

Su presentación en el estado de situación financiera es en el activo circulante inmediatamente después de la cuenta de caja. En muchos casos la presentación se hace en forma conjunta bajo el concepto efectivo en caja y bancos por que el lector no tiene mucho interés en saber si el efectivo esta en la caja de la empresa o en el banco.

En algunas ocasiones el saldo de esta cuenta puede ser acreedor, lo que representa un sobregiro en la cuenta de cheques por haber retirado mayor cantidad de dinero de la depositada. En este caso su presentación en el estado de situación financiera deberá hacerse en el pasivo circulante, ya que representa un pasivo a corto plazo.

Cuenta 0110 Documentos por Cobrar

0110 Documentos por Cobrar

CARGOS 1. Importe de los documentos aceptados por los clientes o terceras personas.

ABONOS 1. Importe de los documentos cobrados o cancelados.

El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa el total de los documentos pendientes de cobro.

Esta cuenta se presenta en el estado de situación financiera en el activo circulante inmediatamente después del efectivo en caja y bancos.

Cuenta 0111 Clientes

Las facturas por cobrar se manejan en esta cuenta que representa los siguientes movimientos:

0111 Clientes

CARGOS 1. Importe de las facturas a crédito provenientes de la venta de mercancías. 2. Intereses que se cargan a los clientes por la demora del pago de las facturas. 3. Cargos diversos a los clientes como maniobras, etc.

ABONOS 1. Cobros. 2. Documentos recibidos en pago. 3. Notas de crédito provenientes de devolución de mercancías. 4. Descuentos que se concedan a los clientes por el pago anticipado de su adeudo o rebajas, que se efectúen por volumen en las compras.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa el total de las facturas pendientes de cobro.

Esta cuenta se presenta en el estado de situación financiera en el activo circulante inmediatamente después de la cuenta de documentos por cobrar.

Cuenta 0112 Deudores Diversos

En esta cuenta se emplea para registrar las operaciones que se realizan con personas: por tanto, se tarta de cuentas personales que pueden tener saldo deudor o acreedor, dependiendo de las operaciones que se practiquen.

Esta cuenta debe destinarse exclusivamente para las cuentas personales deudoras y tiene el siguiente movimiento:

0112 Deudores Diversos

CARGOS 1. Al inicio del ejercicio por el importe de el adeudo que las personas tengan con nosotros por los prestamos que les hicimos con anterioridad. 2. Del importe de los prestamos o anticipos de sueldo que la Empresa concede a sus empleados.

ABONOS 1. De los pagos parciales o totales que se reciban durante el ejercicio.

El saldo de la cuenta deberá ser deudor y representa cuentas por cobrar a favor del negocio.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de activo circulante no debe mostrarse con la denominación de delires diversos por ser este un concepto indefinido que puede confundir al lector. Por eso, su denominación en el estado de situación financiera debe responder a su concepto como “funcionarios y empleados”, “Otras cuentas por cobrar”, el nombre del deudor o tal vez la procedencia de la deuda, en el caso de que su saldo sea significativo.

Cuenta 0120 Almacén

Se asigna este nombre a la cuenta que se emplea para el manejo de las mercancías, la cual tiene los siguientes movimientos:

0120 Almacén

CARGOS 1. Del importe del costo de mercancías al inicio de mercancías. 2. Adquisición de mercancías durante el ejercicio. 3. Del costo de las devoluciones que efectúen nuestros clientes. 4. Del importe de los gastos ocasionados por la adquisición de mercancías como fletes, empaques, etc.

ABONOS 1. Del costo de las mercancías vendidas. 2. Del costo de las mercancías que le devolvemos a nuestros proveedores. 3. De las rebajas y bonificaciones sobre las compras de mercancías conseguidas con nuestros proveedores.

El saldo de la cuenta deberá ser deudor y representa el inventario de mercancías con que cuenta la empresa.

Esta cuenta se presenta en el estado de situación financiera en el grupo de activo circulante inmediatamente después de los conceptos de cuentas por cobrar.

CUENTAS DE PAGOS Y GASTOS ANTICIPADOS

Cuenta 0130 Seguros Pagados por Anticipado

Esta cuenta se emplea para registrar el importe de las primas de seguro pagadas por anticipado y tiene los siguientes movimientos:

0130 Seguros Pagados por Anticipado

CARGOS 1. Importe de la primas de seguro pagadas por anticipado.

ABONOS 1. Porción de las primas de seguros que deban aplicarse a resultados por haberse devengado con el transcurso del tiempo. 2. Bonificación sobre las primas de seguro que se reciban de la compañía aseguradora.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa el total de las primas de seguros que no se han devengado.

Esta cuenta se presenta dentro del estado de situación financiera en el activo circulante, después de los conceptos de almacén o inventarios de mercancías.

Cuenta 0131 Papelería y Útiles de Escritorio

En esta cuenta se registran las operaciones que se hacen por la adquisición y consumo de papelería y útiles de escritorio y tiene los siguientes movimientos:

0131 Papelería y Útiles de Escritorio

CARGOS 1. Costo de la papelería y útiles de escritorio comprados.

ABONOS 1. Precios de costo de la papelería y útiles de escritorio consumidos. 2. Precio de costo de la papelería y útiles de escritorio devueltos a proveedores. 3. importe de las rebajas sobre compras otorgadas por los proveedores.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa el inventario de papelería y útiles de escritorio que tiene la empresa.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el activo circulante después de los conceptos de almacén e inventario de mercancías.

Cuenta 0132 Intereses Pagados por Anticipado

En esta cuenta se registran los intereses pagados por anticipados que resultan cuando se contrata un préstamo y el acreedor descuenta del crédito los intereses que se van a devengar, entregando ala empresa únicamente el importe neto, o sea el importe del préstamo menos los intereses. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0132 Intereses Pagados por Anticipado

CARGOS 1. Importe de los intereses pagados por anticipado.

ABONOS 1. Porción de los internes que deban aplicarse, resultados por haberse devengado en el transcurso del tiempo. 2. Reducción o cancelación de intereses por pago anticipado del préstamo.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa los intereses que no se han devengado.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el activo circulante, depuse de los conceptos de almacén o inventario de mercancías.

Cuenta 0133 Rentas Pagadas por Anticipado

En esta cuenta se registra las rentas pagadas por anticipado que resultan en los contratos de arrendamiento y en los que se pacta como condición el pago anticipado de rentas. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0133 Rentas Pagadas por Anticipado

CARGOS 1. Importe de las rentas pagadas por anticipado.

ABONOS 1. Porción de las rentas que deban aplicarse a resultados por haberse devengado por transcurso del tiempo.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa las rentas pagadas por anticipado que no se han devengado.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el activo circulante, después de los conceptos de almacén e inventarios de mercancías.

Cuenta 0134 Propaganda y Publicidad

En esta cuenta se registran la propaganda y publicidad que se han comprado y deban ser aplicadas a resultados cuando se usen o devenguen. En algunas ocasiones se hace un plan para ser aplicadas a los resultados del ejercicio en un periodo determinado. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0134 Propaganda y Publicidad

CARGOS 1. Importe de la publicidad y propaganda compradas.

ABONOS 1. Porción de la propaganda y publicidad consumida o devengada que deban aplicarse a resultados. 2. Devoluciones descuentos en el precio de la propaganda o reducción en la publicidad comprada.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa el costo de propaganda y publicidad compradas que no se han devengado.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en al activo circulante, después de los conceptos de almacén o inventarios de mercancías.

Cuenta 0201 Deudores Hipotecarios

Esta cuenta puede referirse a personas físicas o morales y esta destinada a manejar operaciones diversas en las que el deudor garantiza su adeudo, constituyendo hipotecas sobre inmuebles de propiedad. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0201 Deudores Hipotecarios - Nombre

CARGOS 1. Cantidades entregadas en prestamos con garantía hipotecaria.

ABONOS 1. Cobros que conforme a la escritura de hipoteca abone el deudor a cuenta de su saldo.

El movimiento de la cuenta debe originar un saldo deudor que presente el saldo del préstamo con garantía hipotecaria que esta pendiente del cobro.

Su presentación en el estado de situación financiera corresponde al grupo de activos no circulantes, debido a que generalmente su monto no se transforma en efectivo en el termino de un año.

Cuenta 0212 Depósitos en Garantía

En esta cuenta se registran las entregas de dinero que se hacen a terceros, generalmente en garantía del cumplimiento de un contrato. Los depósitos que se hacen quedan en forma permanente en garantía y no se convierten en efectivo a corto plazo. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0212 Depósitos en Garantía

CARGOS 1. Cantidades entregadas a terceros para constituir un deposito en garantía.

ABONOS 1. Cantidades recuperadas de depósitos en garantía o aplicadas a resultados a la terminación del contrato.

El saldo de esta cuenta deberá ser deudor y representa los depósitos en garantía que están vigentes.

Su presentación en el estado de situación financiera se hace en el grupo de activos no circulantes, ya que generalmente los depósitos se constituyen por periodos mayores de un año.

Cuenta 0221 Equipo de Reparto

En esta cuenta se registra el costo de las inversiones que se efectúan en el equipo de reparto, como camionetas, camiones, o cualquier vehiculo que se destine al transporte de mercancía.

Esta inversión es a largo plazo ya que los equipos se usaran durante varios años teniendo la cuenta los siguientes movimientos:

0221 Equipo de Reparto

CARGOS 1. Costo de adquisición de los vehículos.

ABONOS 1. Baja de los vehículos por retiro o fuera de uso. 2. Venta de lo vehículos precio de costo.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el costo de adquisición de los equipos de reparto adquiridos por la empresa que se encuentren en uso.

Su presentación en el estado de situación financiera se hade en el grupo de activos no circulantes, denominándolos con frecuencia activos fijos por que se ha hecho con propósitos permanentes para participar en el cumplimiento de los objetivos del negocio.

Cuenta 0222 Mobiliario y Equipo

En esta cuenta se registra el costo de la inversiones que se efectúan en mobiliario y equipo como escritorios, archivos, estantes, maquinas de escribir, calculadoras, etc.

Esta inversión es a largo plazo ya que el mobiliario y equipo adquirido se usara durante varios años. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0222 Mobiliario y Equipo

CARGOS 1. Gasto de adquisición del mobiliario y equipo.

ABONOS 1. baja del mobiliario y equipo por retiro que este fuera del uso. 2. Venta del mobiliario y equipo precio del costo.

El saldo deberá ser deudor y representa el costo de adquisición del mobiliario y equipo que se encuentra en uso.

Su presentación en el estado de situación financiera se hace en el gripo de activos no circulantes denominado con frecuencia activos fijos por que su inversión e ha efectuado con propósitos permanentes para participar en el cumplimiento de los objetivos del negocio.

Cuenta 0223 Edificio

En esta cuenta se registra el costo de la inversión que se realiza en edificios. Es una inversión a largo plazo ya que el edificio se usara durante varios años. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0223 Edificio

CARGOS 1. Costo de adquisición o construcción del edificio sin considerar el valor del terreno.

ABONOS 1. Venta del edificio a precio de costo. 2. Baja del edificio por demolición.

El saldo deberá ser deudor y representa el costo de adquisición o construcción del edificio.

Su presentación en el estado de situación financiera es en el grupo de activos no circulantes, denominados con frecuencia activos fijos, por que la inversión se ha realizado con propósitos permanentes para participar en el cumplimiento de los objetivos del negocio.

Cuenta 0224 Terreno

En esta cuenta se registra el costo de la inversión de terrenos. Esta inversión es generalmente a largo plazo ya que el terreno se usara durante varios años. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0224 Terreno

CARGOS 1. Costo de adquisición del terreno.

ABONOS 1. Venta del terreno a precio de costo.

El saldo deberá ser deudor y representas el costo de adquisición del terreno.

Su presentación en el estado de situación financiera es en el grupo de activos no circulantes, denominándose con frecuencia activos fijos por que la inversión se ha hecho con propósitos permanentes para participar en el cumplimiento de los objetivos del negocio.

Cuenta 0241 Patentes y Marcas

En esta cuenta se incluyen dos conceptos: el de patentes, que es poco usual en los negocios comerciales, y el de marcas, que son necesarias en muchos casos para la comercialización de los productos. Tiene la característica de que su valor es intangible, y es de carácter legal por su misma naturaleza. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

0241 Patentes y Marcas

CARGOS 1. El costo de las patentes compradas o desarrolladas. 2. El costo de las marcas compradas o desarrolladas.

ABONOS 1. Venta de patentes o marcas a precio de costo. 2. Baja o cancelación de las patentes que hayan caducado a precio de costo. 3. Bajas o cancelación de las patentes o marcas que se estimen sin vida útil o de generación de utilidades, a precio de costo.

El saldo deberá ser deudor y representa el costo de las patentes y marcas compradas o desarrolladas que se estimen con vida útil o de generación de utilidades.

Su presentación en el estado de situación financiera es en el grupo de activos no circulantes, que con frecuencia se les denomina activos fijos por tratarse de una inversión con propósitos permanentes para participar en cumplimiento de los objetivos del negocio.

Cuenta 0261 Gastos de Instalación y Organización

Las cantidades gastadas en la organización e instalación de un negocio deben registrarse en esta cuenta para aplicar su costo a varios ejercicios, por tratarse de cantidades importantes que deberán ser amortizadas en varios años. El movimiento de la cuenta es el siguiente:

0261 Gastos de Instalación y Organización

CARGOS 1. Cantidades gastadas en la instalación del negocio o adaptación de tiendas y locales. 2. Cantidades gastadas en la organización del negocio.

ABONOS 1. Cantidad aplicada a las operaciones de cada ejercicio.

El saldo deberá ser deudor y representa los gastos de instalación y de organización pendientes de aplicarse a ejercicios futuros y que se estima que generaran ingresos y utilidades futuras.

Su presentación en el estado de situación financiera es en el grupo de activos no circulantes, que con frecuencia se les denomina cargos diferidos. Esta designación se debe a que estos gastos deberán participar durante varios años en los gastos de la empresa en forma diferida.

CUENTAS DE PASIVO

Las cuentas de pasivo representan las deudas y obligaciones a cargo del ente económico. Por tanto, siempre comenzaran con un crédito o abono, y sus saldos deben ser acreedores.

Cuenta 1100 Prestamos Bancarios

En esta cuenta se registran los prestamos recibidos de los bancos; sus movimientos, saldos y presentación en el estado de situación financiera son iguales a la cuenta 1101, Documentos por Pagar.

Cuenta 1101 Documentos por Pagar

Esta cuenta es opuesta a la cuenta 0110 Documentos por Cobrar, que se ha tratado en las cuentas de activo.

Los documentos pendientes de pago se manejan en esta cuenta, tiene los siguientes movimientos:

1101 Documentos por Pagar

CARGOS 1. Importe de los documentos pagados.

ABONOS 1. Importe de los documentos aceptados que deban pagarse posteriormente a la fecha de su vencimiento.

El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el total de los documentos pendientes de pago a cargo de la empresa.

Esta cuenta se presenta en el estado de situación financiera generalmente al iniciar el pasivo circulante.

Cuenta 1102 Proveedores

La cuenta es la opuesta de la 0111 Clientes, que se ha tratado en las cuentas de activo. Las facturas de proveedores pendientes de pago se manejan en esta cuenta, que tiene los siguientes movimientos:

1102 Proveedores

CARGOS 1. Pagos. 2. Documentos aceptados en pagos de las facturas. 3. Notas de cargo provenientes de devolución de mercancías. 4. Descuentos recibidos de los proveedores por pago anticipado o rebajas por volumen de compras.

ABONOS 1. Importe de las facturas de proveedores provenientes de compras de mercancías recibidas en el almacén. 2. Notas de cargo de los proveedores por diversos conceptos; como fletes, manobras, etc.

El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el total de los adeudos que la empresa tiene a favor de los proveedores, provenientes de la compra de mercancías.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el pasivo circulante después de documentos por pagar.

Cuenta 1103 Acreedores Diversos

Se emplea para registrar operaciones que se efectúan con personas - cuentas personales, las cueles pueden tener saldo acreedor o deudor dependiendo de las operaciones que se practiquen. Esta cuenta debe destinarse exclusivamente a cuentas personales acreedoras y tiene el siguiente movimiento:

1103 Acreedores Diversos

CARGOS 1. Pagos en efectivo. 2. Documentos aceptados en pago. 3. Cantidades de dinero o efectos entregados a terceras personas por cuenta del acreedor.

ABONOS 1. Cantidades que e reciban en efectivo. 2. Cantidades de dinero o mercancías que se entreguen a terceras personas por cuenta de las empresas.

El saldo de la cuenta deberá ser acreedor y representa las cuentas por pagar a cargo del negocio.

En el estado de citación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de pasivo circulante. No debe mostrarse en los estados financieros bajo la denominación de acreedores diversos por ser este un concepto indefinido que puede confundir al lector, por eso, su denominación en los estados financieros debe responder a su concepto como “Otras Cuentas por Pagar” o el nombre del acreedor y la precedencia de la deuda, en el caso de que su saldo sea significativo.

Cuenta 1107 Impuesto al Valor Agregado

El impuesto al valor agregado lo paga el consumidor final del insumo. Por tanto, primero el ente económico paga el impuesto al valor agregado sobre los insumos que adquiere y posteriormente lo traslada a sus clientes al momento de efectuar la venta.

A la compra de mercancías o insumos en general, se paga el impuesto al valor agregado y el ente económico no debe considéralo como un gasto sino como un activo, o mejor dicho, un menor pasivo, ya que al efectuar sus ventas traslada a sus clientes el impuesto, el cual generalmente es mayor que el impuesto pagado en la compra de insumos.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

1107 Impuesto al Valor Agregado

CARGOS 1. Disminuciones de impuesto incluido en las notas de crédito por devolución de mercancía. 2. Disminución de impuesto incluido en las notas de crédito por descuentos en los precios de ventas. 3. Impuesto pagado por el ente económico en la adquisición de los insumos, principalmente en la compra de mercancías. 4. Pago del impuesto que deba liquidarse al fisco, correspondiente al saldo de la cuenta.

ABONOS 1. Impuesto incluido en las facturas de venta que ha sido cargado a los clientes. 2. Impuesto incluido en notas de cargo por diversos conceptos, cargados a personas físicas o morales.

El saldo de la cuenta generalmente debe ser acreedor, y representa el saldo del impuesto al valor agregado que debe ser liquidado al fisco. El saldo esta formado por el impuesto generado por la actividad del ente económico (sus ventas) menos las cantidades que otros entes le transfirieron y que son compensadas en la liquidación del impuesto.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de activo circulante, después de los conceptos de cuentas por pagar.

Cuenta 1108 Impuesto Sobre la Renta por Pagar

El impuesto sobre la renta se genera sobre las utilidades fiscales que realiza el ente económico. Recordemos que las utilidades se determinan anualmente, por tanto, el impuesto definitivo se calcula al final de cada ejercicio; sin embargo, la empresa debe efectuar anticipos a cuenta del impuesto definitivo durante el año. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

1108 Impuesto Sobre la Renta por Pagar

CARGOS 1. Anticipos efectuados (pagos) a cuenta del impuesto anual. 2. Pago del saldo del impuesto por pagar.

ABONOS 1. Monto del impuesto sobre la renta por pagar.

El saldo generalmente deberá ser acreedor y representa el impuesto sobre la renta por pagar al fisco.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo del pasivo circulante. En caso de que el saldo sea deudor, situación que resulta cuando los anticipos fueron mayores al impuesto anual, deberá presentarse en el activo circulante, mostrándose como un concepto por recuperar.

Cuenta 1109 Dividendos por Pagar

En esta cuenta se registran los dividendos por pagar que decreta la asamblea de accionistas.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

1109 Dividendos por Pagar

CARGOS 1. Pago de los dividendos.

ABONOS 1. Dividendos decretados por la asamblea de accionistas. Transferencia de la cuenta de Perdidas y Ganancias o de la Cuenta de Utilidades Acumuladas de años anteriores.

El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa los dividendos decretados pendientes de pago.

Su presentación en el estado de situación financiera es en el grupo de pasivo circulante.

Cuenta 1110 Prestamos de Accionistas

En esta cuenta se registran los prestamos recibidos de los accionistas; generalmente se reciben por periodos cortos y en muchos casos se transforman en capital cuando el ente económico necesita recursos adicionales para su operación. La cuenta tiene los siguientes movimientos:

1110 Prestamos de Accionistas

CARGOS 1. Liquidación de prestamos. 2. Capitalización de prestamos.

ABONOS 1. Monto de los prestamos recibidos de los accionistas.

El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el total de los prestamos pendientes de pago a los accionistas.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el pasivo circulante. Si la deuda se pagara en un periodo mayor de un año, se debe presentar como un pasivo no circulante, esto es, a largo plazo.

Cuenta 1201 Acreedores Hipotecarios

En esta cuenta se manejan los financiamientos recibidos con vencimiento mayor a un año que tienen garantía hipotecaria. Esta cuenta generalmente recibe el nombre del acreedor y la garantía que tiene (p. ej., Bancomer, hipoteca sobre el terreno) o también puede ser el nombre del crédito (p. ej., préstamo refaccionario sobre maquinaria). Al mencionar préstamo refaccionario lleva implícita la hipoteca.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

1201 Acreedores Hipotecarios

CARGOS 1. Pagos que se efectúen de acuerdo con lo pactado.

ABONOS 1. Importe del préstamo hipotecario según escritura publica y contrato establecido.

El saldo de la cuenta debe ser acreedor y representa la cantidad pendiente de pago a cargo de la empresa.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el pasivo no circulante. El vencimiento o pago parcial que deba liquidarse durante los siguientes doce meses, en los estados financieros debe presentarse en el pasivo circulante como “Deuda a largo plazo con vencimiento de un año”, o como un concepto semejante que señale que su origen es una deuda a largo plazo.

CUENTAS DE CREDITOS DIFERIDOS

Las cuentas de créditos diferidos representan conceptos que van a transferirse a resultados cuando se devenguen, principalmente por el efecto del transcurso del tiempo. Las cuentas se abrirán con un crédito o abono y sus saldos deben ser acreedores.

Cuenta 2001 Intereses Cobrados por Anticipado

En esta cuenta se registran operaciones provenientes de intereses cobrados por anticipado que representan un ingreso por el efecto del tiempo, si la deuda que les dio origen se liquida a su vencimiento. Representan un pasivo si la deuda se paga por anticipado, ya que tendrán que devolverse los intereses no devengados.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

2001 Intereses Cobrados por Anticipado

CARGOS 1. Porción de los intereses que deban aplicarse como ingreso de las operaciones. 2. Cancelación de intereses por pago anticipado de la deuda.

ABONOS 1. Intereses cobrados por anticipado para ser aplicados a resultados cuando se devenguen.

El saldo de la cuenta debe ser acreedor y representa la cantidad de intereses cobrados por anticipado que no se han devengado.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de créditos diferidos, después del pasivo y antes del capital.

Cuenta 2002 Rentas Cobradas por Anticipado

En esta cuenta se registran las operaciones provenientes de rentas cobradas por anticipado, que en algunos casos se estipulan como condición en los contratos de arrendamiento y que se convierten en ingresos por efecto del transcurso del tiempo.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

2002 Rentas Cobradas por Anticipado

CARGOS 1. Porción de la renta cobrada por anticipado que debe aplicarse como ingreso de las operaciones (devengada).

ABONOS 1. Rentas cobradas por anticipado para ser aplicadas a resultados cuando se devenguen.

El saldo de la cuenta debe ser acreedor y representa la cantidad de rentas cobradas por anticipado que no se han devengado.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de créditos diferidos, después del pasivo y antes del capital.

CUENTAS DE ACIPTAL

Las cuentas de capital representan el patrimonio de los dueños o accionistas y están representadas principalmente por sus aportaciones y por las utilidades retenidas o perdidas que se hayan producido en años anteriores, así como por el resultado de las operaciones del ejercicio en curso

Sus saldos deben ser acreedores, con excepción de las cuentas, que representan perdida cuyo saldo será deudor.

Cuenta 3001 Cuenta Capital

Esta cuenta se emplea para registrar las aportaciones de los socios y tiene los siguientes movimientos:

3001 Capital

CARGOS 1. Disminución por reembolso de las aportaciones de los socios o accionistas. 2. Aplicación de perdidas como resultado de las operaciones por acuerdo de los dueños o accionistas.

ABONOS 1. Aportaciones de los socios o accionistas al inicio del ente económico. 2. Aumentos de capital por aportaciones adicionales de los socios o accionistas. 3. Incremento del capital por capitalización de utilidades por acuerdo de los dueños o accionistas.

El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el importe del capital del ente económico.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta formando un grupo que se denomina “Capital Social y Utilidades Retenidas”, después del grupo de créditos diferidos.

Cuenta 3002 Cuenta Particular del Dueño

Esta cuenta se utiliza cuando el ente económico tiene un propietario y se le lleva cuenta y razón de dinero que entrega y de los recursos que retiene.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

3002 Cuenta Particular del Dueño

CARGOS 1. Cantidades entregadas al dueño en efectivo, mercancías o bienes en general. 2. Cantidades pagadas a terceros por cuenta del dueño.

ABONOS 1. Entregas de dinero recibidas del dueño. 2. Entregas de bienes recibidas del dueño. 3. Cantidades asignadas al dueño como sueldos.

El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor, dependiendo de los movimientos que se hayan realizado. Si retiro mas de lo que entrego y se le asigno como sueldo, su saldo será deudor. Si lo asignado como sueldo y entregado por el dueño es mayor es mayor que las cantidades retiradas, su saldo será acreedor.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta inmediatamente después de la cuenta de capital, aumentándolo si tiene saldo acreedor y disminuyéndolo si tiene saldo deudor.

Cuenta 3101 Perdidas y Ganancias

Esta cuenta se emplea anualmente para determinar el resultado de las operaciones del ente económico. Al finalizar el ejercicio se saldan las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) y se traspasa su saldo a esta cuenta.

En esta forma se obtiene un resultado, que representa la utilidad o perdida obtenida por el ente económico. Si el saldo es acreedor, representa una utilidad por que, la suma de las cuentas de ingresos fue mayor que la suma de las cuentas de costos y gastos. Si el saldo es deudor representa una perdida por que la suma de las cuentas de costos y gastos fue mayor que la suma de las cuentas de ingresos.

La cancelación de las cuentas de resultados se hace únicamente al finalizar el ejercicio, a través de un asiento que se denomina “Asiento de Perdidas y Ganancias”.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

3101 Perdidas y Ganancias

CARGOS 1. Traspaso de los saldos de las cuentas de resultado con saldo deudor (cuentas de costos y gastos).

ABONOS 1. Traspaso de los saldos de las cuentas resultado con saldo acreedor (cuentas de ingresos).

Como se ha señalado anteriormente, si su saldo es deudor representa una perdida, y si es acreedor una utilidad. El saldo de esta cuenta solo podrá ser dispuesto, modificado o aplicado por disposición expresa del dueño o accionistas.

Su presentación en el estado de situación financiera, como se ha dicho anteriormente, forma parte del grupo de capital social y utilidades retenidas como sigue:

Capital Social y Utilidades Retenidas

Capital social $ xxx

Utilidades retenidas xxx

De años anteriores xxx

Utilidades (perdida) del año $ xxx

De esta manera se informa la composición del capital del negocio, mostrándose por separado la utilidad o perdida del año, que deberá coincidir con la cifra que se presente como resultado del ejercicio en el estado de resultados.

Cuenta 3201 Reserva de Reinversion de Utilidades

En esta cuenta se separan las utilidades del ente económico, cantidades para reinversion que se utilizan principalmente para el crecimiento del negocio. Esta separación de utilidades con frecuencia se capitaliza cuando se acumula un monto importante.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

3201 Reserva de Reinversion de Utilidades

CARGOS 1. Capitalización de las utilidades. Transferencia a la cuenta de capital. 2. Reparto a los accionistas o dueños a través de un decreto de dividendos.

ABONOS 1. Aplicación de utilidades para formar la reserva. Transferencia de la cuenta de Pérdidas y Ganancias o de la cuenta de Utilidades Acumuladas de años anteriores.

El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el monto de las utilidades aplicadas a reinversion.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de capital.

Cuenta 3300 Utilidades Acumuladas de Años Anteriores

En esta cuenta se transfieren las utilidades que el ente económico que ha generado y que no han recibido un destino especifico, como el aplicarlas a reinversion, a pago de dividendos a los accionistas o distribución de utilidades a los dueños del negocio, etc.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

3300 Utilidades Acumuladas de Años Anteriores

CARGOS 1. Aplicación a reservas. 2.Reparto a accionistas o dueños. 3. Capitalización de las utilidades. 4. Transferencia de la perdida del ejercicio.

ABONOS 1. Transferencia de la utilidad remanente del ejercicio.

El saldo de la cuenta debe ser acreedor y representa el monto de las utilidades que provienen de años anteriores y que están pendientes del destino que los dueños o accionistas consideren apropiado. Cuando la cuenta tiene saldo deudor, representara una perdida acumulada de años anteriores y que deberá ser absorbida por utilidades futuras o por aportaciones de los dueños o accionistas.

En el estado de situación financiera, esta cuenta se presenta en el grupo de capital.

CUENTAS DE RESULTADOS

Las cuentas de resultados están formadas por cuentas de ingresos, cuentas de costos, cuentas de gastos, cuentas de otros ingresos y otros gastos, cuentas de gastos por participación de utilidades a empleados y cuenta de gastos por impuesto sobre la rentas.

Cuentas de Ingresos

Como su nombre lo indica, las cuentas de ingresos representan los ingresos percibidos por la entidad como consecuencia de las operaciones comerciales normales de la empresa, y producen un incremento en el patrimonio del negocio.

Las cuentas se abrirán con un crédito o abono y sus saldos deben ser acreedores. En esta cuenta se registran las operaciones de ventas de mercancías, así como las operaciones que modifiquen o cancelen la operación original de venta, como devoluciones, rebajas o descuentos concedidos a clientes.

Cuenta 4001 Ventas

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

4001 Ventas

CARGOS 1. Importe de las notas de crédito emitidas por mercancías devueltas por los clientes al mismo precio de venta considerado en la factura. 2. Importe de los descuentos o rebajas otorgadas a los clientes. 3. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo por traspaso a la cuenta de Perdidas y Ganancias.

ABONOS 1. Importe de las facturas a precio de venta emitidas por las mercancías vendidas.

El saldo de la cuenta debe ser acreedor y representa en total de las ventas netas de la entidad, proviene de sus operaciones comerciales normales. Su presentación en el estado de resultados es en el grupo de ingresos que inicia el estado, y de su importe se restan los costos y gastos de operación para obtener una diferencia que se denomina “Utilidad o Perdida de Operación”.

Cuentas de Costo

Las cuentas de costo representan el costo de las ventas efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales normales de la empresa y producen disminuciones en el patrimonio del negocio.

Las cuentas se abrirán en un cargo o debito y sus saldos deben ser deudores.

Cuenta 5001 Costo de Ventas

En esta cuenta se registran las operaciones del costo de ventas de las mercancías que se han vendido, así como las operaciones que cancela parcial o totalmente la operación original de la venta, como las devoluciones de mercancías a precio de costo aceptadas a los clientes.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

5001 Costo de Ventas

CARGOS 1. Precio de costo de las mercancías vendidas.

ABONOS 1. Precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes. 2. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa el costo de ventas correspondiente a las ventas netas que efectuó la entidad.

Su presentación en el estado de resultados es en el grupo de costos y su importe es restado de la venta neta. A la diferencia se le llama “Utilidad o Perdida Bruta”, que representa el resultado derivado de las operaciones del objetivo fundamental del negocio.

Cuentas de Gastos

Las cuentas de gastos se denominan “Cuentas de Gastos de Operación” por que representan los gastos que una entidad económica debe realizar para poder llevar a cabo sus operaciones normales; estas cuentas producen disminuciones en el patrimonio del negocio. Las cuentas se abrirán con un cargo o debito y sus saldos deben ser deudores. Los conceptos que forman los gastos de operación se representan por separado en el estado de resultados, pero deben sumarse para mostrar el total de los gastos de operación que se han efectuado.

Cuenta 6001 Gastos de Venta

En la cuenta se registran todos aquellos gastos originados directamente por la función de vender. La cuenta tiene el siguiente movimiento:

6001 Gastos de Venta

CARGOS 1. Sueldos, comisiones y prestaciones del personal. 2. Gastos de embarque, empaque y entrega. 3. Propaganda y publicidad. 4. Rentas, gastos de conservación y mantenimiento. 5. Depreciación de muebles, equipo de reparto, etc. 6. Gastos diversos necesarios para llevar acabo la función de ventas.

ABONOS 1. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa los gastos de venta que se han efectuado para poder realizar las ventas de la entidad.

Su presentación en el estado de resultados se ubica en el grupo de gastos de operación, después de obtener el resultado de la utilidad bruta.

Cuenta 6002 Gastos de Administración

En esta cuenta se registran todos aquellos gastos originados directamente con la administración del negocio.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

6002 Gastos de Administración

CARGOS 1. Sueldos y prestaciones al personal. 2. Papelería, luz, Teléfono, etc. 3. Rentas, gatos de conservación y mantenimiento. 4. Depreciación de equipo de oficina, de computo, etc. 5. Gastos necesarios para administrar el negocio.

ABONOS 1. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa los gastos de administración que se han efectuado en el negocio. Su presentación en el estado de resultados se sitúa en el grupo de gastos de operación, después de los gastos de venta.

Cuentas de Otros Ingresos y Otros Gastos

Las cuentas de otro ingresos y otros gastos representan los ingresos y gastos que no están directamente relacionados con la operación normal del negocio. Por esta razón, en el estado de resultados se restan o se suman de la utilidad o perdida de operación. Estas cuentas producen un incremento o una disminución en el patrimonio del negocio, respectivamente.

Los saldos de las cuentas deben ser acreedores y sus cuentas se abrirán con un crédito o abono; los saldos de las cuentas de otros gastos deben ser deudores y sus cuentas se abrirán con un debito o un cargo.

Cuenta 7101 Gastos y Productos Financieros

En esta cuenta se registran los gastos o ingresos provenientes de operación financieras, como intereses, utilidad o perdida en cambios de moneda extranjera, descuentos financieros sobre compras, etc.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

7101 Gastos y Productos financieros

CARGOS 1. Intereses pagados por financiamientos. 2. Perdidas en Cambios. 3. Cargos moratorios por pagos vencidos, etc. 4. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo si es acreedor por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

ABONOS 1. Intereses cobrados por financiamiento. 2. Intereses moratorios cargados a clientes. 3. Utilidad en cambios. 4. Descuentos financieros en pago anticipado a proveedores o acreedores. 5. Al fin del ejercicio cancelación del saldo si es deudor por traspaso de perdidas y ganancias.

El saldo de la cuenta puede ser deudor o acreedor y representa el resultado financiero neto que ha obtenido como consecuencia de operaciones financieras.

Su presentación en el estado de resultados se localiza en el grupo de otros ingresos y gastos, después de la utilidad de operación.

Cuenta 7201 Otros Gastos y Productos

En esta cuenta se registran las perdidas y utilidades provenientes de operaciones derivadas por ventas de activos fijos como equipos, muebles, enseres y por transacciones del negocio diferentes de las normales.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

7201 Otros Gastos y Productos

CARGOS 1. Perdidas en ventas de activos fijos. 2. Perdidas por transacciones del negocio diferentes de las normales. 3. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo si es acreedor por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

ABONOS 1. Utilidades en ventas de activos fijos. 2. Utilidades por transacciones del negocio deferentes de las normales. 3. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo si es deudor por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor y representa las perdidas o utilidades obtenidas en operaciones del negocio diferentes de las normales.

Su presentación en el estado de resultados se ubica en el grupo de otros ingresos y gastos, después de la utilidad de operación.

El resultado del grupo de cuentas de otro ingresos y gastos se resta o se suma a la utilidad de operación , para obtener un resultado que se denomina “Utilidad o Perdida”, antes de la participación de utilidades a empleados e impuestos sobre la renta.

Participación de Utilidades a Empleados e Impuesto Sobre la Renta

La participación de utilidades a empleados y el impuesto sobre la renta correspondiente a la utilidad del ejercicio se muestran por separado después de obtener la utilidad, o sea, después de restar de los ingresos, los costos y gastos de la entidad; estos rubros producen disminuciones en el patrimonio del negocio. Las cuentas se abrirán con un cargo o debito y saldos deben ser deudores.

Cuenta 8101 Participación de Utilidades Empleados

En esta cuenta se registra la participación de la utilidad a la que tiene derecho los empleados, de conformidad con la ley.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

8101 Participación de utilidades a Empleados

CARGOS 1. Monto de la participación de la utilidad del ejercicio a los empleados (calculo estimado).

ABONOS 1. Al fin del ejercicio, cancelación del saldo por traspaso de perdidas y ganancias.

Esta cuenta debe tener saldo deudor y representa la porción de la utilidad a la que tienen derecho los empleados. Su presentación en el estado de resultados corresponde al antepenúltimo renglón, antes del impuesto sobre la renta.

Cuenta 8102 Impuesto Sobre la Renta

En esta cuenta se registra el impuesto sobre la renta correspondiente a la utilidad del ejercicio, en conformidad con la ley.

La cuenta tiene los siguientes movimientos:

8102 Impuesto Sobre la Renta

CARGOS 1. Monto de los impuestos sobre la renta, sobre la utilidad del ejercicio (calculo estimado).

ABONOS 1. Al fin del ejercicio cancelación del saldo por traspaso a la cuenta de perdidas y ganancias.

En esta debe tener saldo deudor y representa el impuesto sobre la renta que grava las utilidades del ejercicio. Su presentación en el estado de resultados corresponde al penúltimo renglón antes de la utilidad (o perdida) neta.

Utilidad (o perdida) neta se obtiene restando la suma de la participación de utilidades a empleados y el impuesto sobre la renta a la utilidad (o perdida) antes de estos conceptos. Representa una diferencia acreedora si es utilidad y una diferencia deudora si es perdida.

GUIA CONTABILIZADORA

Para metodizar los asientos en los libros diarios y hacer su operación accesible a personas que no tengan amplios conocimientos contables, debe preparase una guía en forma tabular que contenga como columnas:

a) Numero consecutivo de la operación, agrupando estas clasificadamente.

b) Clase de la operación.

c) Periodicidad (diaria, mensual, accidental, etc.).

d) Documento fuente de datos (considerando también como tal al calendario de obligaciones y derechos por devengar).

e) Documento contabilizador que en su caso debe expedirse (póliza de diario, cuenta por cobrar, cuenta por pagar, etc.).

f) Documento conexo que debe formularse (ficha de deposito, cheque, nota de cargo, nota de crédito, etc.).

g) Diario en que se registrara la operación, si hubiere varios.

h) Cuentas y sub-cuentas que según catalogo deben cargarse.

i) Cuentas y sub-cuentas que según catalogo deben abonarse.

j) Auxiliar que debe afectarse.

Esta guía de contabilización forma parte de los instructivos de organización, pero para controlar la ejecución, puede formarse otra guía en la que con marcas (V) o fechas, se indique que determinados asientos fijos fueron practicados. El rayado de sta guia de ejecución será:

a) Numero consecutivo de las operaciones fijas y periódicas a contabilizar consignando solamente las de esta clase.

b) Concepto de la operación según “Guía de Contabilización” antes descrita.

c) Tantas columnas, como fueren los periodos en que deba contabilizarse en estas columnas cuando se haya corrido el asiento, se indicara (V) o bien con sello la fecha de contabilización.

d) Si los diarios están atendidos por varios empleados, a cada uno de ellos se le dotara de la guía de ejecución que le corresponda.

La guía de contabilización es un documento que sirve para metodizar los asientos a correr por las operaciones que la empresa habitualmente realiza, siendo la síntesis de todos los elementos de la organización contable, pues en ella tienen cavidad los siguientes datos columnares: número consecutivo de la operación. Clase de la operación. Periodicidad. Documento fuente de datos. Documentos contabilizadores. Documento conexo. Cuentas de cargo. Cuentas de abono. Diario a registrar.