Gestión y Administración Pública
Contabilidad y Análisis de costos
CONTABILIDAD DE COSTOS
INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD Y ANALISIS DE COSTOS
Conceptos básicos que sustentan la contabilidad de costos:
Costos: Conjunto de erogaciones y desembolsos constantes, que se están pagando de inmediato, que se han pagado en el pasado en beneficio de la operación presente o que están acumulándose para ser pagados en el futuro. Que constituyen la finalidad de la Contabilidad de costos. “Los costos es el conjunto de pagos, obligaciones contraídas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento”.
Obtención de utilidades: La contribución de todo esfuerzo de hombres, máquinas e instalaciones a la producción y distribución de los artículos que maneja la empresa y que constituyen los medios para que ésta pueda desarrollar su finalidad esencial.
CONTABILIDAD DE COSTOS: Es el sistema de contabilidad que da a conocer los costos de artículos vendidos, de productos fabricados y de materias primas consumidas, y que determina los valores de inventario, sin necesidad de recurrir al inventario.
Objetivos:
Permite la elaboración más frecuente de los estados financieros, a través de la aplicación de los procedimientos de inventarios perpetuos, en cuanto a la contabilización de los materiales, producción en proceso y artículos terminados.
Determinación de costos unitarios de producción
Control de los costos de producción.
Ventajas:
Permite una información periódica más frecuente sobre la posición financiera de la empresa, sus resultados, el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y una visión de conjunto de los costos de su actividad febril.
Hace posible el conocimiento de los costos unitarios de producción y distribución, administración y financiamiento como puntos de partida para: la regulación de la política de precios, la determinación de la costeabilidad de los artículos, la combinación de precios, la determinación de la costeabilidad de los artículos, la combinación de precios y volúmenes de producción más remunerativos, la dirección de la política fabril y la defensa nacional de los márgenes de utilidad de la empresa cuando el Estado interviene en la fijación de precios tope de venta.
Facilita una adecuada coordinación entre las políticas de compra, producción y venta.
Desarrolla medidas de salvaguardia en la prevención y eliminación de fugas y filtraciones, a través de un mejor control interno en las áreas fabril, de ventas y administrativa.
Mediante las comparaciones de costos unitarios, coadyuva a la localización de desperdicios, deficiencias e inactividades y fallas de la índole más diversa, repercutiendo en el abatimiento de los costos de la empresa y en mayores beneficios, tanto para la misma como para la colectividad.
A través de la delimitación de responsabilidades contribuye a un rendimiento creciente en cada una de las áreas de actividad existentes bajo el mando de sus respectivos jefes.
Permite una planeación racional de las utilidades de la empresa.
Facilita la elaboración de presupuestos.
Coadyuva a las funciones de auditoría, al garantizar medios de control más adecuados.
Conduce a la simplificación de los procesos fabriles y de distribución, mediante el estudio analítico de los distintos elementos que integran el costo.
Desventajas:
Pueden sintetizarse en una sola: su propio costo., o sea el de su aplicación y funcionamiento, que representan erogaciones en: personal, equipo de oficina, papelería, trámites administrativos, etc. El principio de la costeabilidad es la medida correctiva adecuada para subsanar esta desventaja.
Contabilidad Financiera y Contabilidad administrativa y su relación con la contabilidad de costos.
La contabilidad de costos tiene por finalidad el control de todas las operaciones productivas concentradas a través de un estado especial denominado “ESTADO DE FABRICACION O ESTADO DE PRODUCCION” que nos muestra el estado dinámico de la elaboración referida a un periodo determinado.
El objeto de llegar a la determinación del costo unitario es para lo siguiente:
Para valorizar el inventario de productos terminados y en proceso.
Para conocer el costo de los artículos vendidos y determinar la utilidad del periodo.
Para tener base en la fijación de precios de venta.
Contabilidad administrativa y contabilidad financiera.
Las actividades financieras y las contables se encuentran, con frecuencia, bajo el control del vicepresidente de finanzas. Dichas funciones están relacionadas de manera estrecha y por lo general, se superponen, en realidad, la administración financiera y la contaduría suelen ser difíciles de distinguir. En las empresas pequeñas el contralor, con frecuencia es quien realiza la función financiera, y en las corporaciones numerosos contadores se encuentran involucrados íntimamente con diversas actividades financieras. La diferencia fundamental entre las finanzas y la contabilidad es el enfoque. Por lo general, la contabilidad tiene una perspectiva histórica. Su propósito fundamental es del de registrar actividades pasadas. En contraste las finanzas ponen énfasis en determinar el valor y en la toma de decisiones; ponen énfasis en el futuro. Justo donde termina la contabilidad empiezan las finanzas, se concentran en las implicaciones que pueden presentarse en un futuro. De cualquier manera, existen dos diferencias básicas entre las finanzas y la Contaduría una se refiere al tratamiento que se da a los fondos y la otra a la toma de decisiones.
Al hablar de contabilidad general nos estamos refiriendo a tres elementos fundamentales: registro, control e información, y cuando los registros e informes se establecen sobre bases analíticas, individualizando productos, grupos de productos, servicios o grupos de servicios, surge la contabilidad de costos como una segunda rama de la contabilidad general.
Clasificación de los costos.
Los costos tienen dos fuentes de origen: las erogaciones del periodo, cuando éstas representan bienes o servicios que se utilizan íntegramente en él y los consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones de erogaciones previamente efectuados en activos, en la medida en que las mismas se van consumiendo, depreciando, amortizando o aplicando.
A su vez los costos pueden clasificarse en dos grupos fundamentales:
1.- Producción.- Relacionados a la función manufacturera o fabril. Se incorporan al valor de los artículos manufacturados por la empresa. Se cargan a resultados cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectándose la cuenta costo de ventas, del mismo modo que se hace en una empresa comercial con el costo de los artículos vendidos. Se aplican a los ingresos, mediata y paulatinamente.
2.- Gastos.- Los referentes a las funciones de distribución, administración y financiamiento. No se adicionan al valor de estos productos, sino que se cargan directamente a cuentas de resultados. Se aplican a los ingresos inmediata e íntegramente.
La diferencia entre costos y gastos es solo una cuestión cronológica y de grado, tanto unos como otros son costos, solo que referidos a distintas funciones y tratados contablemente en forma diferente.
Elementos del costo de producción:
1.- Materias primas.- Representan el punto de partida de la actividad manufacturera, por constituir los bienes sujetos a transformación. Los materiales previamente adquiridos y almacenados se convierten en costos en el momento en que salen del almacén hacia la fábrica para utilizarse en la producción. Esta utilización puede realizarse en dos formas diferentes: Identificando, relacionando el material usado con el producto o grupo de productos en que se emplee (material directo); o no estableciendo esa identificación o correlación entre los materiales usados y el producto o grupo de productos que se elaboren (materiales indirectos).
2.- Mano de obra.- Representa el factor humano que interviene en la producción, sin el cual, por mecanizada que pudiera estar una industria, sería imposible realizar la transformación. Se puede subdividir en dos grupos principales: el que trabaja dentro de la planta industrial misma, en la fábrica propiamente dicha, y el que se desenvuelve dentro del área de la organización administrativa y de ventas. El conjunto de sueldos, salarios y prestaciones devengados por los directores, funcionarios, empleados y obreros y demás personal auxiliar que trabaja en la sección fabril de una industria, excluyendo al que presta sus servicios en el almacén de productos terminados, recibe contablemente la denominación genérica de mano de obra. También se clasifica en mano de obra directa e indirecta. La mano de obra directa está constituida por el conjunto de salarios devengados por los trabajadores cuya actividad se identifica o relaciona plenamente con la elaboración de partidas específicas de productos, en tanto que la indirecta se compone de los salarios y prestaciones fabriles que por imposibilidad material, por inconveniencia práctica o por incosteabilidad, no se relacionan, no se identifican con la elaboración de partidas concretas de artículos. Cuando se observa un producto elaborado tendrá que convenirse en que su forma, características y calidad se han logrado a través del esfuerzo humano, combinado con el mecánico necesario para su transformación.
3.- Diversas erogaciones, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones fabriles. Se les denomina gastos de fabricación, cargos indirectos de producción o simplemente cargos indirectos. Pueden clasificarse en seis grupos:
a) Materias primas indirectas utilizadas
b) Mano de obra indirecta empleada.-Sueldos y prestaciones de los altos funcionarios de la fábrica, de jefes de departamentos fabriles, de empleados administrativos fabriles, de trabajadores de de departamentos fabriles en los que se lleva a cabo la transformación de los productos, aun cuando aquellos no intervienen en ésta, de operarios aunque normalmente, están consagrados a la elaboración de productos transitoriamente pueden no realizar actividades de transformación (enfermedades pagadas, vacaciones, trabajos generales, etc.), de los trabajadores que intervienen directamente en la producción - por razones prácticas de conveniencia-
c) Erogaciones indirectas de fabricación.- Renta, alumbrado, fuerza, calefacción, erogaciones de troqueles, erogaciones de herramientas, conservación y mantenimiento, reparaciones exteriores y diversas erogaciones fabriles.
d) Depreciaciones de activos fijos fabriles.- Del edificio de la fábrica, de la maquinaria y equipo, del equipo de transporte interno, del mobiliario y equipo de las oficinas de la fábrica, de los troqueles.
e) Amortizaciones de cargos diferidos fabriles.- De gastos de instalación de la fábrica, de gastos de adaptación fabriles.
f) Aplicaciones de gastos fabriles pagados por anticipado.- Consumo de útiles de escritorio y papelería dentro de la fábrica, aplicación del impuesto predial o de la renta pagada por anticipado, aplicación de las primas de seguro contra incendio del edificio, maquinaria y equipo fabril, aplicación de las primas de seguro contra incendio de las materias primas, aplicación de las primas de seguros contra accidentes a los trabajadores.
COSTO PRIMO. Es la suma de los elementos directos de mano de materia prima y mano de obra, también se le conoce como costo primario, y se define como el conjunto de costos incurridos identificables con la elaboración de los productos. Esta denominación radica en el hecho de que comprende todas aquellas partidas estrechamente vinculadas, directamente ligadas con la manufactura de un producto determinado. COSTO PRIMO = MATERIA PRIMA + MANO DE OBRA
COSTO DE PRODUCCION. Se forma por la suma de los elementos directos e indirectos de carácter fabril que, mediante asignaciones directas a los productos - elementos directos - o de derrama más o menos complejas y laboriosas de los indirectos - cargos indirectos -. COSTO DE PRODUCCION = COSTO PRIMO + GASTOS DE FABRICACION.
COSTO DISTRIBUCION.- Se refieren a los costos no fabriles de una empresa industrial de transformación y que su característica distintiva respecto a los costos fabriles o de producción radica esencialmente en la aplicación íntegra e inmediata que se hace de los mismos a los ingresos del periodo, desde el momento que no se incorporan al valor de los productos elaborados.
COSTO TOTAL.- Representa la suma del costo de producción mas los costos de distribución, administración y financiamiento.
COSTO DE CONVERSION.- Se aplica a la producción a base de prorrateo o derrama en las unidades elaboradas en un periodo determinado. El costo de conversión son las erogaciones necesarias para convertir la materia prima en producto elaborado. Consiste en conjuntar los llamados salarios directos con los gastos de fabricación, cuando los salarios pagados al personal ligado directamente con la fabricación, es de relativa importancia en relación con los otros elementos de la producción. Por lo que el costo de producción = costo del material directo + costo de conversión.
Clasificación de los gastos:
De distribución.- Todos los gastos relacionados con el almacén de productos terminados como son: el sueldo del almacenista, la proporción de la renta del edificio, alumbrado y calefacción, materiales de empaque, depreciación del equipo, los gastos relacionados con el reparto como sueldos y prestaciones del personal, combustibles y lubricantes, depreciaciones. Fletes pagados a la clientela, gastos relacionados a la división de ventas, como sueldos y prestaciones de los altos funcionarios y empleados, alumbrado y calefacción, correos, teléfonos y telégrafos, papelería y útiles de escritorio, depreciación de la sección del edificio, depreciación del mobiliario y equipo, comisiones a vendedores y supervisores, gastos de viaje, publicidad en sus diferentes formas, costo de las muestras obsequiadas a los clientes, portes y fletes por envíos de folletos, literatura y muestras, impuesto sobre ingresos mercantiles, aplicación de la prima de seguro del equipo de reparto.
De administración.- Sueldo del gerente general, del personal de las oficinas generales, del personal del departamento de contabilidad, depreciación de la sección ocupada por las oficinas administrativas, parte de la renta correspondiente a las oficinas administrativas, alumbrado fuerza y calefacción, correos, telégrafos y teléfonos, depreciación del mobiliario y equipo de las oficinas administrativas, papelería y artículos de escritorio.
De financiamiento.- Intereses pagados y devengados por pagar, descuentos bancarios de documentos por cobrar, provisión para cuentas de cobro dudoso.
REPORTE DE COSTOS DE PRODUCCION Y VENTAS
Sirve para comparar el desarrollo contable, y tener una visión inicial del engranaje de los costos. El mecanismo de los costos de producción concluye con el costo de ventas. Dejando de considerar el mecanismo de los costos de distribución, administración y financiamiento, por el hecho de que su tratamiento contable constituye un aspecto de contabilidad general.
Cuentas fundamentales de costos de producción:
Siguen el orden lógico en que van sucediéndose los distintos pasos de la fase fabril en las industrias de transformación.
Materias primas en tránsito.- Adquiridas fuera de la localidad donde radica la industria. En relación con cada una de estas partidas se habrán acumulado erogaciones, a través de uno o varios periodos precedentes, que incluyen: el costo original, representado por el precio neto a que el proveedor factura los materiales, los seguros de transporte, y, en su caso, fletes nacionales y extranjeros, impuestos de importación, comisiones del agente aduanal y erogaciones de frontera. Los costos acumulados representan el importe de las materias primas en tránsito al comenzar el periodo, reflejando en el saldo inicial la cuenta materias primas en tránsito. El costo acumulado de cada embarque se traspasa gradualmente al almacén de materias primas.
Almacén de materias primas.- El saldo original de esta cuenta representa el costo del inventario inicial de los materiales que se encuentran en al almacén de materias primas, comprendiendo tanto los materiales recibidos directamente de proveedores locales. Recibe cargos provenientes de dos fuentes principales: 1° El costo acumulado de los materiales en tránsito recibidos, 2° El costo de los materiales entregados directamente de los proveedores locales. A su vez recibe créditos por concepto de los materiales salidos del almacén con destino a la fábrica. Al concluir el periodo la cuenta de almacén de materias primas muestra un saldo representativo del costo del inventario final de los materiales en existencia.
Mano de obra.- esta cuenta carece de saldo, durante el periodo recibe cargos por concepto de todos los sueldos y salarios fabriles devengados en el mismo. A su vez se acredita por dos conceptos fundamentales: 1° la mano de obra directa empleada en la producción, que constituye el segundo elemento del costo y que por consiguiente, debe cargarse directamente a la cuenta de producción en proceso, 2° la mano de obra indirecta empleada en la producción o en actividades fabriles diferentes, que se traspasa a la cuenta recolectora de conceptos indirectos fabriles.
Cargos indirectos.- Consiste en recolectar el conjunto de conceptos indirectos que, adicionados a los directos, forman el costo total de producción. Obedece a la necesidad de acumularlos inicialmente para aplicarlos con posterioridad a los costos de producción de las distintas partidas de artículos elaborados, mediante la utilización de bases estimativas y técnicas especiales.
Producción en proceso.- Constituye el núcleo de la actividad manufacturera, por lo que se considera el eje de los costos de producción. Dicha cuenta tendrá generalmente saldos iniciales y finales en cada periodo, representando los primeros el costo acumulado del inventario inicial de artículos en proceso de elaboración y el segundo, el costo acumulado del inventario final de artículos en proceso de elaboración.
Almacén de artículos terminados.- En el momento en que los artículos elaborados llegan al almacén final , del que posteriormente salen al efectuarse la venta, concluye la función de producción de la industria manufacturera y se entra a la última fase: la de distribución. También la cuenta tiene saldos iniciales y finales, representativos del costo de producción de los inventarios iniciales y finales de los productos concluidos. En la medida gradual en que estos artículos de venden, los costos de compra y de producción se convierten finalmente en resultados aplicándose a los ingresos del periodo.
Costo de ventas.- Es típicamente de resultados, constituyendo el primer renglón de disminución a las ventas netas del periodo. Recibe cargos graduales durante el mismo, por concepto del costo de producción de los artículos terminados salidos del almacén con destino a los clientes y crédito, al finalizar cada periodo, por el traspaso de su movimiento deudor a la cuenta de pérdidas y ganancias debiendo quedar saldada invariablemente. Este último asiento ya no corresponde a la contabilidad de costos sino a la contabilidad general.
Mecanismo elemental de las cuentas de costos
Materias primas en tránsito.
s) Costo acumulado de los materiales en 3) Costo acumulado de los materiales
tránsito al iniciarse el periodo. En tránsito recibidos
1) Valor neto de facturas expedidas por
los proveedores extranjeros o del interior
de la república
2) Erogaciones de compra
s) Costo acumulado de los materiales
en tránsito al finalizar el periodo.
Almacén de materias primas.
s) Costo de las materias primas en 6) Costo de las materias primas directas
existencia al iniciarse el periodo. utilizadas
3) Costos de los materiales en tránsito 7) Costo de las materias primas
recibidos. Indirectas utilizadas.
4) Costo de los materiales locales
recibidos
s) Costo de las materias primas en
existencia al finalizar el periodo.
Mano de obra.
5) Sueldos y salarios fabriles devengados 8) Mano de obra directa aplicada
9) Mano de obra indirecta aplicada
Cargos indirectos.
7) Costo de materias primas indirectas 14) Aplicación del costo de
utilizadas producción
9) Costo de mano de obra indirecta
aplicada.
10) Erogaciones indirectas fabriles
11) Depreciación de activos fijos
fabriles.
12) Amortización de cargos diferidos
fabriles.
13) aplicación de gastos fabriles
pagados por anticipado.
Producción en proceso.
s) Costo aculado de los artículos en 15) Costo de producción de los
proceso de elaboración al iniciarse artículos terminados.
el periodo.
6) Costo de las materias primas directas
utilizadas
8) Mano de obra directa empleada
14) cargos indirectos aplicados
s) Costo acumulado de los artículos en
proceso de elaboración al terminar el periodo
Almacén de artículos terminados
s) Costo de producción del inv. Inicial 16) Costo de producción de artículos
15) Costo de producción de los artículos terminados, vendidos durante el
terminados en el periodo. Periodo.
_________________________________________________________________________s) Costo de producción del inventario
final
Costo de ventas.
16) Costo de producción de artículos 17) Traspaso a pérdidas y
terminados vendidos. Ganancias.
Estado de costos de producción y ventas.
Permite obtener una perspectiva general de la formación del costo de ventas.
Al observar y mantener el conjunto de procedimientos, técnicas y registros contables característicos de la contabilidad de costos, es decir, cuando sus materias primas, productos en proceso y artículos elaborados se controlan a través del procedimiento de inventarios perpetuos, el costo de la materia prima utilizada en la producción, el costo de la producción terminada periodo a periodo, el costo de producción de los artículos vendidos; así como los costos de los inventarios finales de materias primas, productos en proceso de elaboración y artículos terminados se conocen automáticamente sin necesidad de practicar un inventario físico. Las cifras de inventarios que aparecen en dicho estado se derivan de los propios registros de costos.
Comprende tres apartados principales:
Costo de las materias primas directas empleadas en la producción. Inventario inicial de materias primas + Costo de materias primas recibidas (locales y en tránsito) = materias primas en disponibilidad - inventario final de materias primas = costo total de materias primas utilizadas - costo de materias primas indirectas utilizadas = costo de materias primas directas utilizadas en la producción.
Costo de la producción terminada. Es el núcleo del estado, refleja el mecanismo del costo de producción, acumulado en la cuenta de producción en proceso. Costo de materias primas directas utilizadas + mano de obra directa utilizada = total de mano de obra - mano de obra indirecta = costo primo de producción procesada + cargos indirectos, materias primas indirectas, mano de obra indirecta, erogaciones fabriles indirectas, depreciaciones fabriles, amortizaciones fabriles, aplicaciones fabriles = costo de la producción procesada + inventario inicial de producción en proceso = producción procesada en disponibilidad - inventario final de producción en proceso = costo de la producción terminada.
Costo de la producción de los artículos vendidos. Es la fase final del estado, se refiere al movimiento del almacén de artículos terminados, donde las entradas se originan por la producción terminada en la fábrica. Costo de la producción terminada + inventario inicial de producción terminada = costo de la producción terminada en disponibilidad - inventario final de producción terminada = costo de producción vendida.
EMPRESA DE SERVICIOS Y EMPRESA DE PRODUCCION.
La diferencia entre estas dos empresas gira en torno a sus funciones. La empresa comercial tiene dos funciones:
1.- Compra
2.- Distribución.
Manejando un solo almacén, y los conceptos de compras, erogaciones de compra, gastos de venta, gastos de administración y de financiamiento.
Mientras que la empresa de producción o transformación tienen tres funciones:
1.- Compra
2.- Producción
3.- Distribución
Manejando dos almacenes, uno de materias primas, y otro de productos terminados, y los conceptos son: compras, erogaciones de compras, mano de obra, cargos indirectos, gastos de venta, administración y de financiamiento.
GASTOS DE FABRICACION
Es el conjunto de costos fabriles, que no son materia prima directa, ni mano de obra directa. Cuyas características son las siguientes:
Involucran un conjunto de conceptos heterogéneos, diferenciándose de los dos primeros elementos del costo.
El único común denominador de estos conceptos está constituido por su falta de identificación respecto a productos o grupos de productos elaborados.
Esta falta de identificación determina que su mecanismo contable sea el más complejo en la secuela de integración del costo de producción.
Al mismo tiempo imposibilita la determinación de costos unitarios rigurosamente exactos.
Revisten de una fisonomía propia y peculiar a la contabilidad de costos.
ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN LA DETERMINACION DE LOS COSTOS DE PRODUCCION.
Estos aspectos son indispensables por la necesidad de organizar, modificar o simplemente manejar un sistema de costos de producción dentro de una industria de transformación.
I) REGIMENES DE PRODUCCION.
a) Simple o lineal
b) Convergente
1.- Doble
2.- Múltiple
c) Conjunta, simultánea o divergente
1.- Subproductos
2.- Coproductos
II) SISTEMAS DE COSTOS
a) En atención al carácter lotificado o continuo de la producción
1.- Por órdenes de producción
* Uno o varios productos específicos
* Grupos de artículos diversos con cierta similitud
2.- Procesos
*Procesos completos
* Operaciones
B) En atención al momento en que se determinan y a su grado creciente de control
1.- Históricos o reales
2.- Predeterminados
* Parcialmente (Predeterminación única de cargos indirectos)
* Íntegramente
- Estimados
- Estándar
III) CENTRO DE COSTOS
1.- Directos o de producción
2.- Indirectos o de servicio
3.- Mixtos
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