CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES

DEFINICIONES

• Contabilidad por actividades

• Actividad

• Gestión de costes

ELEMENTOS DE UNA ACTIVIDAD

• Evento

• Transacción

• Recursos

• Modelo de comportamiento del coste

• Inductor de coste

• Salida

• Norma de negocio

• Medida de la salida de la actividad

COMPONENTES CLAVE DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES

• Paso 1: Análisis de las actividades

• Determinar alcance de las actividades

• Determinar las unidades de análisis de actividades

• Definir las actividades

• Racionalizar las actividades

• Clasificar las actividades como primarias y secundarias

• Crear un mapa de actividades

• Finalizar y documentar las actividades

• Paso 2: Análisis del ciclo de vida

• Paso 3: Coste de la actividad

• Seleccionar la base del coste

• Imputar los recursos

• Determinar la medida de rendimiento de la actividad

• Seleccionar la medida de la actividad

• Asignar las actividades secundarias

• Calcular el coste por actividad

• Paso 4: Medición del rendimiento basada en las actividades

• Paso 5: Análisis de los procesos de negocio

• Paso 6: Contabilidad de la tecnología

• Paso 7: El coste del producto basado en las actividades

DEFINICIONES

• Contabilidad por actividades

La acumulación de información del rendimiento operativo y financiero en relación a las actividades significativas de una empresa.

• Actividad

Es la combinación de personas, de tecnología, de materias primas, de métodos y del entorno que genera un producto o servicio dado

• Gestión de costes

Agrupación de costes originada por la misma medida de actividad al efecto de la identificación con, o la asignación a los centros de costes, los procesos o los productos.

ELEMENTOS DE LA ACTIVIDAD

Los elementos de una actividad se muestran en la siguiente figura:

• Evento.- Es la consecuencia o resultado de una acción externa a la actividad.

• Transacción.- Documento físico o electrónico asociado con la transmisión de información.

• Recursos.- Son factores de producción - mano de obra, tecnología, viajes, aprovisionamientos o suministros y demás- empleados para realizar un a actividad.

• Modelo de comportamiento del coste.- Es la forma en que los recursos varían en la relación a los cambios en el número de veces que ocurre una actividad.

• Inductor de coste.- Es un factor que crea o influye en el costo.

• Salida.- Es la culminación (producto) de la transformación de recursos en una actividad. La salida es el resultado de una actividad y no el fin de la misma. El producto de una actividad es la medida de la actividad, la cual se mide en términos del "número de veces que ocurre la actividad en un periodo".

• Proceso.- Es la manera en que se realiza la actividad. Engloba todas las tareas y las operaciones sistemáticas que contribuyen a la transformación de entradas en salidas.

• Norma de negocio.- Define los fines, estrategias y regulaciones que gobiernan una actividad.

• Medida de la salida de la actividad.- Una medida de actividad es una entrada, una salida o un atributo físico de una actividad.

La selección de la medida de actividad es fundamental porque permite contemplar factores que influyen en el volumen de la actividad y subsecuentemente, en el coste. Además, este factor permite a la dirección realizar el análisis "Que pasaría si".

Características de la medida de la actividad

La medida de actividad ideal es sencilla de comprender, fácil de medir, fácil de extraer de las fuentes de datos existentes, y es relacionada directamente a los factores de producción de la actividad.

Debe existir una relación directa entre los cambios en el volumen de medida de una actividad y los factores de producción.

Las medidas de la actividad se extienden más allá de las medidas de producción directas.

Mediante la determinación de la salida y de los usuarios de la información de la actividad el director puede determinar si existen actividades específicas que se hallan orientadas a prioridades de corto y/o largo plazo.

Conocer el coste por actividad ayuda en la planificación y en la elaboración del presupuesto.

Dos factores clave que se deben de considerar en la selección de una medida de actividad son:

• La homogeneidad de la medida de actividad: Se dice que una medida de actividad es homogénea cuando cada salida es de la misma clase que las otras.

• Coste relativo de la actividad: Si el impacto de una actividad en el coste total es insignificante, la distorsión resultante en el coste del producto es mínima al tiempo que es apropiada una medida de actividad alternativa.

COMPONENTES CLAVE DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES.

Presenta los siguientes pasos:

Paso 1: Análisis de actividades

Es el análisis de las actividades significativas (producción y apoyo), de una empresa con el fin de establecer una base para determinar su coste y su rendimiento. Para realizarlo se siguen los siguientes paso:

• Determinar el alcance de las actividades

En esta actividad se define el problema y sus límites.

• Determinar las unidades de análisis de las actividades

La unidad organizativa a ser analizada debe ser dividida en grupos o departamentos. Las unidades de actividad pueden corresponder a las unidades organizativas, o pueden atravesar los límites de la organización. Es importante que las unidades de actividad sean funcionalmente homogéneas y lo suficientemente grandes para justificar su análisis.

• Definir las actividades

Analizar los registros históricos.- Analiza las estadísticas de producción compiladas a lo largo de un periodo de tiempo. Un estudio de las estadísticas de procesamiento de datos facilita la percepción e identificación de actividades.

Analizar las unidades organizativas

En un análisis organizativo normalmente se utiliza un enfoque Delphi para definir las actividades. El método Delphi interroga a la mayoría de las personas expertas (tales como los jefes de departamentos) para identificar las actividades actuales y los recursos asignados para efectuarlas. Las actividades y las asignaciones de tiempo registradas se basan en el juicio de los expertos.

a1) Analizar la clasificación del trabajo

a2) Revisar registros informáticos

a3) Realizar entrevistas con el personal clave

a4) Observar las actividades

a5) Revisar los diarios y registros

a6) Consular el panel de expertos

a7) Revisar la hoja de comprobación

Analizar los procesos de negocio

Estudia los procesos de negocio que transcienden los límites de la organización.

Analizar las funciones de negocio

El enfoque funcional para la definición de las actividades divide cada función principal en actividades.

Efectuar un estudio de ingeniería industrial dirigido.

Conciliar la definición de las actividades

Si bien todos los enfoques para la definición de las actividades tienen diferentes puntos de partida, en realidad son meros métodos diferentes, de definición del mismo conjunto de actividades por lo que requieren una armonización.

• Racionalizar las actividades

La clave para una buena definición de las actividades es estructurar una lista de actividades que proporciona un nivel suficiente aunque no excesivo de detalle. A menudo los flujos entre las actividades de un proceso proporcionan la clave para descomponer las actividades. Un flujo de información o salida traza las líneas y los límites de las actividades. Así cuando un análisis de un proceso identifica un nuevo flujo de información que no responde a las actividades previamente definidas, se debe descomponer la actividad. De manera similar, cuando un análisis de un proceso no identifica ningún flujo de información entre dos actividades previamente definidas se debe agrupar la actividad.

Los criterios de racionalización son:

• La agrupación de actividades con diferentes economías es mejor evitarla.

• Se debe evitar la agrupación de actividades distintas

El problema más frecuente que afronta el equipo de análisis de actividades no es descomponer las actividades sino agregarlas o agruparlas.

• Clasificar las actividades como primarias y secundarias

Cada actividad debe ser clasificada como primaria y secundaria. Una actividad primaria es una cuya salida se utiliza fuera de la unidad organizativa.

• Crear un mapa de actividades

Un mapa de actividades identifica la relación entre funciones, procesos y actividades. La creación de un mapa de actividades es el primer paso en el análisis de los procesos y las actividades alternativos para realizar una función. Una vez que se ha trazado el mapa de los procesos y las actividades con arreglo a las funciones el siguiente paso es elaborar el mapa de las actividades con arreglo a los procesos.

• Finalizar y documentar las actividades

El paso final es compilar una lista compuesta de actividades que apoyan los requerimientos del análisis funcional organizativo y de los procesos de negocio.

Paso 2: Análisis del ciclo de vida

El análisis del ciclo de vida proporciona un marco para gestionar el coste y el rendimiento de un proceso/producto a lo largo de la duración de sus actividades.

Paso 3: Coste de la actividad

El coste de una actividad se obtiene imputando todos los recursos significativos para ejecutar dicha actividad.

El coste de la actividad se expresa en términos de una medida del volumen de la actividad por la cual los costos de un proceso dado varían más directamente. Para determinar los costes de la actividad se siguen los siguientes pasos:

• Seleccionar la base del coste

La selección de la base del coste supone los siguientes pasos:

Determinar el tipo de coste

Los costes pueden ser de los siguientes tipos:

• Coste real.- Es el coste exacto pagado por un factor de producción en función a la transacción financiera. La ventaja de utilizar un coste real es que los costes siempre son actuales y reflejan los cambios en el entorno de negocios.

• Coste presupuestado.- Refleja la opinión de la dirección, generalmente el escenario más probable o esperado, en relación a aspectos financieros futuro de la empresa.

• Coste estándar.- Es un coste predeterminado basado en condiciones normales de eficiencia y volumen de producción

• Coste planificado.- Se deriva de la estrategia y de los sistemas de planificación operativa. Lo que distingue un coste planificado de un costo presupuestado o estándar es que el primero es derivado continuamente de los sistemas operativos. En cambio, los costes presupuestados y estándares normalmente se obtienen para un periodo anual o semestral.

• Coste proyectado.- Se deriva de un estudio de ingeniería industrial que permite percibir la forma en que se ejecuta una actividad y determinar si determinadas mejoras en los métodos pueden incrementar el rendimiento.

Cualquiera que sea la base de coste utilizada por un sistema de contabilidad por actividades, ésta debe ser conciliable con el coste histórico, ya que es necesario que exista una base consistente para comparar el rendimiento real con el rendimiento planificado

Determinar el horizonte temporal del coste

Es recomendable utilizar datos trimestrales o anuales pero continuamente ajustados a los cambios en el entorno operativo. El control de las desviaciones mensuales entre el coste real y el planificado se realiza al nivel agregado de un centro de costes o departamento.

Clasificar las actividades en el ciclo de vida

La clasificación del ciclo de vida relaciona las actividades con el periodo en el que se generan los beneficios y muestra las interdependencias de las actividades en periodos diferentes. La contabilidad del ciclo de vida requiere que las estimaciones iniciales de coste sean periodificadas y expresadas en unidades monetarias

• Imputar los recursos

El coste se imputa a las actividades por medio de la relación causal. Los pasos son:

Determinar la fuente de datos

La fuente principal de datos de coste es el mayor general. Complementariamente los datos de coste pueden obtenerse de análisis de ingeniería industrial detallado.

Agrupar los costes relacionados con el mayor general

Un mayor general clasifica los gastos de acuerdo a los tipos de gastos. El proceso de imputación lo simplifica clasificando los costes del mayor general de un departamento en patrones similares de comportamiento y agrupándolos en grupos de costes. En lugar de que cada componente de coste tenga que ser introducido por separado, el grupo de costes, en su totalidad, puede ser incorporado en el sistema de gestión de costes. Cuando se elija el mayor general como fuente de datos de coste, es recomendable que las cantidades del mayor general con patrones similares de comportamiento de coste sean agrupadas en la categoría de gastos por naturaleza. Estas incluyen:

• Materiales.- El coste de los materiales adquiridos viene dado por el precio de adquisición del material y por el gasto de todas las actividades necesarias para incorporar el material al proceso de producción. Las categorías típicas de gastos relacionados con el material incluyen: Precio de adquisición de material, variación del precio del material, restos, sobrantes y mermas. Las actividades típicas relacionadas con los materiales son: Compra, recepción, inspección del material entrante, movimiento de materiales, apoyo a aprovisionamiento de materiales y cuentas a pagar.

• Mano de obra

El coste de mato de obra es el coste de todas las actividades relacionadas con la adquisición, formación y asistencia de personas. Las categorías más importantes de gastos son: Sueldos, cargas sociales. Las actividades típicas son: Nómina, recursos humanos.

• Tecnología

El coste de la tecnología es el coste de todas las actividades necesarias para adquirir y operar la tecnología, incluyendo el coste de capital empleado para financiar la adquisición, actividades de puesta en marcha, las actividades operativas y las actividades de apoyo directamente afectadas. Las categorías del gasto son: Coste de las instalaciones, Ingeniería Industrial, programación del control numérico, Ingeniería del proceso, operación de la maquinaria, supervisión, mantenimiento, leasing.

• Servicios

• Planta e instalaciones

• Sistemas de información

• Flete

• Viajes

• Impuestos

• Seguros

• Inventarios

Pueden existir actividades compartidas como el uso del sistema de información de gestión y el apoyo administrativo

Establecer la relación causal

Una relación causal existe cuando se puede demostrar que un factor de producción es consumido directamente por una actividad. El aspecto clave para establecer una relación causal es definir una medida de actividad que sea común tanto al factor de producción como a la actividad. Algunas relaciones causales típicas son las siguientes.

Factor de producción	Medida
Personal	Tiempo
Tecnología	Horas máquina/tecnología
Instalaciones	Metros cuadrados
Servicios Generales	Kilovatios hora

Imputación de los costes al personal

Para imputar los costes del personal a las actividades se requiere disponer de información acerca de:

• Las actividades realizadas por el empleado

• El coste del personal por departamento

• Una base de imputación casual.

Existen tres métodos principales para cargar la mano de obra a las actividades:

• Imputar el coste total del personal del departamento a las actividades utilizando el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad en todo el departamento

• Imputar el coste del personal a las actividades utilizando el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad por un tipo específico de empleado.

• Imputar el coste de la mano de obra del personal utilizando el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad por cada empleado individual.

El segundo método es el más aconsejable ( Método del código laboral ).

Imputar el resto de los costos a las actividades.- Una vez que el coste relativo al personal ha sido imputado a las actividades, se debe investigar cada categoría de costo a través de las entrevistas y una revisión de los registros para identificar cual es la actividad que dio lugar a que el coste fuera incurrido.

No todos los costos son imputados efectivamente a las actividades. Los restantes costes no imputables son costos generales del departamento. Por lo tanto, se recomienda que los costes no imputables, sean asignados a las actividades primarias de la organización partiendo de la base del factor de producción primario del departamento.

• Determinar la medida de rendimiento de la actividad

Las actividades se expresan y describen en términos de medidas de rendimiento financieras como no financieras. Las medidas de rendimiento deben responder las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto cuesta?

• ¿Cuánto tiempo toma (real y transcurrido)?

• ¿Cómo se realiza la actividad?

• ¿Hasta que punto la actividad es flexible en respuesta a los cambios en el entorno de la producción?

Cada una de estas cuestiones proporciona una visión diferente al interior de la actividad. La relación entre las medidas de rendimiento es muy estrecha, de manera que un cambio en una actividad impacta simultáneamente sobre todos los aspectos de las medidas de rendimiento.

Para optimizar el rendimiento global de la empresa se requiere considerar el impacto de las relaciones entre las medidas de rendimiento.

• Seleccionar la medida de la actividad

• Determinar la medida de actividad

• Reunir estadística sobre salidas / transacciones

Una vez que se ha seleccionado una medida de actividad, se determina la frecuencia de ocurrencia de la misma. Dos fuentes usuales de información sobre el volumen de las actividades son las siguientes:

• Las estadísticas del procesamiento de datos.

• Los registros de los departamentos.

• Validar la medida de actividad

La medida de actividad debe ser validada para garantizar que las relaciones entre el coste de la actividad y los niveles de la actividad representados por la medida sean las adeudadas. Existe un número de técnicas disponibles para validar la suficiencia de las medidas de la actividad:

• Enfoque de arriba hacia abajo, que examina el comportamiento del coste en los niveles más altos y más bajos de las actividades.

• Regresión lineal y análisis de regresión múltiple.

Antes de efectuar un análisis de regresión de los costes( la variable dependiente) en relación al volumen (variable independiente), se deben ajustar los costes a efectos de considerar (entre otras posibles consideraciones) la inflación, la estacionalidad, las huelgas, los cierres por vacaciones, los incrementos anuales en los sueldos y salarios, las anomalías de periodo contable. Estos ajustes son complejos (considere la estacionalidad) y la mayoría de los sistemas de contabilidad financiera no se adaptan fácilmente a tales correcciones. De hecho, alguno gastos a menudo son prorrateados en periodos contables (meses o trimestres) con el propósito específico de eliminar las variaciones estaciones observables.

• Asignar las actividades secundarias

Dado que las actividades secundarias sirven de apoyo a las actividades primarias, son asignadas a las actividades primarias en lugar de ser asignadas a los gastos generales de la empresa. Un método usual consiste en asignar las actividades secundarias a las actividades primarias usando los factores de producción

• Calcular el costo por actividad

Revisar el ejemplo de cálculo de costos.

Paso 4: Medición del rendimiento basada en las actividades

Las medidas de rendimiento son las estadísticas financieras y operativas utilizadas para medir el rendimiento de una empresa.

Mediante la medición del rendimiento basada en las actividades, cada actividad se analiza para determinar la eficacia del trabajo realizado por medio de indicadores clave de rendimiento tales como la calidad, coste el tiempo.

Paso 5: Análisis de los procesos de negocio

El análisis de un proceso de negocio determina la interdependencia entre las actividades. Una empresa puede reducir o eliminar el coste de todas las actividades subsiguientes si es capaz de controlar el evento inicial.

Paso 6: Contabilidad de la tecnología

Se la considera como un coste directo.

Análisis funcional del negocio

El análisis funcional del negocio agrupa el coste total de las actividades que son comunes a una función del negocio. Esto se consigue clasificando las actividades en funciones de negocio

Paso 7: El coste del producto basado en las actividades

El coste del producto se determina a través de una lista o relación de actividades en la que se detallan las actividades así cono la cantidad de cada actividad consumida en la fabricación de un producto específico.

Para comprender los pasos de la gestión de costos es necesario revisar el ejemplo del capítulo 9.

BIBLIOGRAFÍA

Brimson, James "Contabilidad por actividades", Alfaomega, Mexico, 1997.

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