CONTABILIDAD INTEGRAL COI.

INTRODUCCION.

El sistema de contabilidad integral “COI” de la línea de ASPEL fue creado especialmente para facilitarte la captura, proceso y mantenimiento de la información contable de la empresa. También te permite la generación de diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de “COI”, es proporcionarte una herramienta que te facilite la practica contable; sin embargo los conocimientos básicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por ti.

El sistema se compone de los siguientes módulos:

Catálogo de cuentas.

Pólizas

Balanza de comprobación

Diario general

Auxiliares mensuales y anuales

Reportes financieros

Balanza anual y consolidación

Hoja de cálculo

Utilerías

El sistema se basa en un diseño estructural en el cual los módulos están correlacionados entre sí. Los menús se despliegan en cascada permitiendo ver los submenús que los integran y los módulos que los anteceden.

CONVENCIONES UTILIZADAS.

Es conveniente distinguir entre el cursor y la barra iluminada. En una captura el cursor estará indicado por el carácter “-“ que centellea, e indica el campo o la posición dentro del mismo donde te encuentras ubicado, con la posibilidad de escribir algún dato, a través del teclado.

La barra iluminada cambia el color de la línea en la que te encuentres colocado, resaltando la misma, aparece en los menús de ayuda y en los de funciones, en estos casos en lugar de escribir algo solo se presiona la tecla ENTER para seleccionar una opción o para ejecutar algún proceso.

En la ayuda en línea y en los mensajes que envíe el sistema aparecerán los símbolos < >, para indicar que se está haciendo referencia a una tecla en particular, por ejemplo: <ENTER>, <ESC>, <F10>, etc.

Menús.- Es un listado de los diferentes procesos que pueden ejecutarse en ese momento; cada opción va precedida por un número.

COMO SELECCIONAR LAS OPCIONES DENTRO DEL MENÚ.

Existen varias maneras para seleccionar un opción dentro de los menús desplegados en la pantalla.

• Utiliza las teclas de flechas, o la <BARRA ESPACIADORA> para recorrer todas las opciones del menú, hasta llegar a la opción deseada, y oprime la tecla <ENTER> para accesar.

• Teclea el número que aparece al lado izquierdo de la opción y presiona la tecla <ENTER>, esto te ofrece mayor rapidez en la selección de la opción a ejecutar.

• Presiona la tecla de acceso rápido de la operación deseada, estas corresponderán a una letra contenida en el nombre de la opción, que la diferenciara de las otras alternativas. Cuando se emplee una tecla de acceso rápido no necesitaras oprimir la tecla <ENTER>, dado que el sistema ingresara automáticamente al submenú o pantalla de captura correspondiente.

• Todos los menús tienen una alternativa numerada con un “CERO” equivalente a finalizar, que te permitirá regresar al menú anterior o terminar de operar el sistema, si te encuentras el menú principal.

TECLAS PRINCIPALES.

• <ENTER> o <RETURN>.- Sirve para enviar la información tecleada a la computadora, por lo tanto está tecla se deberá oprimir después de escribir cualquier dato, también se utiliza para avanzar campo por campo.

• En algunas ocasiones el sistema pedirá que oprimas la tecla <ENTER> para que el sistema realiza sus procesos. En algunos equipos la palabra <ENTER> o <RETURN> está escrita sobre la tecla, pero en otros simplemente aparece indicada con una flecha

• <ESC> o <F10> .- Dentro del sistema es utilizada para:

• salir de cualquier menú y regresar al menú anterior.

• Dentro de cualquier pantalla de captura, permiten regresar al campo inicial y si te encuentras en este, sirven para regresar al menú anterior.

• En algunos módulos se les utiliza para dar por terminada la captura de un registro y confirmar los datos.

• Terminar cualquier consulta.

• <AVPAG> o <PGUP>.- En las pantallas de captura envía el cursor al primer campo o espacio desplegado en las ventanas de ayuda y reportes, permitirá regresar de página en página o de pantalla en pantalla, dentro del listado.

• <INSERT> .- Permite agregar un espacio en blanco, en el lugar en que este posicionado el cursor; se insertarán tantos espacios en blanco como se oprima la tecla <INSERT>.

• <SUPR> o <DEL>.- Borra el carácter que está sobre el cursor.

• <BACK SPACE>.- Retrocede un espacio y borra el carácter inmediato a la izquierda.

• <FLECHA ARRIBA>, <FLECHA ABAJO>, <FLECHA IZQUIERDA> Y <FLECHA DERECHA>.- Las teclas de flechas verticales sirven dentro de la captura para mover el cursor al campo anterior o posterior. En las pantallas de ayuda, sirven para avanzar o retroceder de registro en registro en las pantallas de captura, cambios o reportes, las teclas de flechas horizontales, sirven para mover el cursor un carácter hacia la derecha o hacia la izquierda; cuando se presenta el mensaje de confirmación de la información, las teclas de flechas horizontales sirven para elegir la respuesta SI o NO.

• <INICIO> o <HOME>.- En las pantallas de captura o de cambios, envía al cursor al principio del campo, en las ventanas de consulta posiciona el cursor en el primer registro almacenado.

• <FIN> o >END>.- Tiene una función contraria a la anterior, dentro de las pantallas de captura o de cambios envía al cursor un espacio después del ultimo carácter capturado, si se trata de una ventana de consulta, señalara el ultimo registro almacenado en el banco de datos.

• <BARRA ESPACIADORA>.- Cuando se presentan las diferentes opciones de un menú la <BARRA ESPACIADORA>, te permitirá avanzar de una alternativa a otra; en las pantallas de captura de altas, cambios y emisión de reportes te servirá para borrar el contenido de los campos que aceptan caracteres alfanuméricos. En estos casos la tecla <SUPR> no elimina la información tecleada en el campo.

TECLAS DE FUNCIÓN.

Tecla <F1>.- Presenta ayuda interactiva e instantánea en el momento deseado.

Tecla < F2>.- Proporciona listado dentro de las pantallas de captura, cambios y emisión de reportes.

Tecla <F3>.- Equivale a contestar afirmativamente.

Tecla <F4>.- Esta tecla equivale a contestar “NO” dentro del mensaje de confirmación de la información.

Tecla <F5>.- Se relaciona con parámetros de impresión.

Tecla <F6>.- Despliega el espacio disponible en el disco donde te encuentres trabajando, además muestra la hora y fecha que se encuentre registrada en el sistema operativo de tu computadora.

INSTALACIÓN MANUAL.

¿Qué necesitas para la instalación COI?

Los requerimientos para la instalación COI, son los siguientes:

• Computadora personal compatible con IBM.

• Modelo XT, AT, PS2.

• 512 KB en RAM como mínimo.

• Contar con disco duro de 1.2 MB de espacio libre.

• Drive de 5 ¼ o 3 ½

• Cualquier tipo de monitor.

• Sistema operativo Ver. 3.0 en adelante.

El sistema puede ejecutar el proceso de impresión en la mayoría de las impresoras de matriz de punto y láser. COI permite también definir tu impresora, si no esta definida dentro del sistema y la posibilidad de registrar su configuración.

Discos de instalación:

• Un disco de 3 ½ HD

• Un disco de 5 ¼ HD

Manual de usuario.

Antes de instalar el paquete, deberás hacer una copia de seguridad del disco original y trabajar con ella.

Ejemplo:

ECRIBE TU MISMO COMO SE REALIZA LA COPIA.

Para instalar tu sistema llevarás a cabo los siguientes pasos:

Inserta la copia del disco de instalación de COI en la unidad de disco flexible.

Cambia la unidad de lectura y escritura a la unidad de disco flexible; escribiendo lo subrayado.

C:\>y presiona enter.

Ahora se ejecuta la instalación del programa con el archivo INSTALA.EXE, desde la unidad “A”; escribiendo lo subrayado.

A:\> INSTALA Y PRESIONA ENTER.

ENTONCES APARECERA LA SIGUIENTE PANTALLA:

NOMBRE DE LA EMPRESA, S.A DE C.V.

ASPEL - INSTALA 1.3 1/OCT/94

SISTEMA AUTOMATICO DE INSTALACIÓN.

INSTALACIÓN DEL SISTEMA ASPEL - COI 5.03

Instalar en:

Disco de programas C: \COI5_0

Directorio de datos C:\ COI5_0 \DATOS

Instalación de: EJECUCIÓN DE:

Archivos de programas SI Traductor de archivos SI

Archivos auxiliares SI

Formato de impresión SI

La pantalla anterior te solicita que le comuniques en que directorio deseas grabar los archivos del programa, aquí deberes indicar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde deberán grabarse dichos archivos, por ejemplo si quieres instalar COI en el disco duro de tu computadora, dentro del directorio COI_50, deberás escribir lo subrayado:

DIRECTORIO DE PROGRAMAS C::\COI5_0

En la versión 5.3, no es necesario crear desde un principio el directorio COI5_0, ya que el proceso de instalación lo creará en caso de que no exista.

Si el espacio libre en tu disco duro, es superior a 1.2 MB, el sistema podrá instalarse sin ningún problema, pero si este espacio es menor a los 1.2 MB y continuas con el proceso de instalación, el sistema te enviará el siguiente mensaje:

NO HAY ESPACIO SUFICIENTE EN EL DISCO OPRIMA <ENTER>

Y por lo tanto, no se llevará a cabo el proceso de instalación, si acaso llegaras a señalar una unidad de disco que no existe, observaras en la pantalla el siguiente mensaje:

ERROR AL ANALIZAR ESPACIO LIBRE EN DISCO. OPRIMA <ENTER>

Después del sistema requerirá información acerca del directorio de datos, igualmente deberás anotar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde deseas grabar los archivos de datos.

Después de señalar el último parámetro aparecerá el siguiente mensaje:

¿ESTÁN CORRECTOS SUS DATOS? SI O NO.

Si los directorios especificados y las respuestas a las opciones son correctas, oprime la tecla “S” y después ENTER. Si alguno de los datos está esta equivocado, oprime la tecla “N” y después ENTER. Esto te colocará nuevamente en el primer campo de la pantalla. Para llegar al campo donde necesitas hacer la modificación, utiliza la tecla ENTER o las flechas arriba y abajo.

CREACIÓN DE ARCHIVOS.

Al contestar afirmativamente a la pregunta, se iniciara el proceso de instalación en la parte inferior izquierda de la pantalla podrás observar los archivos que están siendo instalados, una vez terminado se presentara el siguiente mensaje:

EL SISTEMA ASPEL COI 5.0 HA SIDO INSTALADO. OPRIMA <ENTER>

Ahora ingresaras a COI y configuraras los parámetros de operación una vez que has instalado el sistema, para determinar los parámetros de impresión que delimitarán la operación del mismo; vas a continuar con las siguientes instrucciones:

• Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad “C:>”, escribiendo lo que se presenta subrayado en el ejemplo a). Y tecleando después de la palabra subrayada “COI” dentro de la unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b).

Ejemplo a)

C::\> CD COI Presiona <ENTER>

Ejemplo b)

C::\COI> COI Presiona <ENTER>

Podrás observar que aparecerá la siguiente pantalla:

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL.

Versión 5.03 ASPEL COI.

No de serie: CERPEC-*!&

Derechos reservados 1993

APEMEX, S.A DE C.V.

NUMERO DE EMPRESA A TRABAJAR 1

En el sistema: < F1> AYUDA GENERAL, <F9> CALCULADORA

SISTEMA CONFIGURADO PARA EPSON O IBM COMPATIBLE.

• Ahora el sistema te pedirá el número de empresa, para lo cual deberás teclear el número uno y presionar <ENTER>, si el sistema te sugiere el numero uno solo presiona >ENTER>.

• A continuación el sistema, te pedirá la clave de acceso y tu presionaras la tecla F8, que contiene la clave estandarizada para operar el programa. Esta tecla de función accesará automáticamente la clave ASPEL 1.

• La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturaras dos caracteres numéricos para el mes y dos para el año (MMAA), puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha después de indicar la fecha de trabajo el sistema enviará un mensaje:

EL SISTEMA NO HA SIDO INSTALADO. ¿DESEA INSTALARLO AHORA?: SI O NO

El sistema posee dos maneras de definir los parámetros generales que orientarán el funcionamiento del sistema en su conjunto. La instalación automática y la instalación manual. El proceso de instalación, conlleva dos funciones; cuando se lleva a cabo la primera vez, es útil para especificar los parámetros que orientarán en el funcionamiento de COI y si por el contrario el sistema ha sido instalado con anterioridad, te permite la modificación de los parámetros deacuerdo a las necesidades de la empresa sugiere que al realizar la instalación automática, tecleando “S” cuando el sistema pregunte si deseas efectuar la instalación del sistema con todo esto podrás empezar rápidamente la operación de COI.

INSTALACIÓN AUTOMATICA.

La ventaja de ejecutar el proceso de instalación automática, es la rapidez con que se lleva a cabo, pues solo necesitaras definir los parámetros básicos para el funcionamiento del sistema, la creación de archivos CONFIG.SYS se realizará de manera automática cuando tu seleccionas esta opción o presionas la tecla “S”, para decir que si deseas instalar el sistema; aparecerá la siguiente pantalla:

NOMBRE DE LA EMPRESA. S.A DE C.V.

ASPEL COI-5.03 OCT/95

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL.

INSTALACIÓN AUTOMATICA.

Parámetros del sistema

No de dígitos para el nivel.

1 4

2 3

3 2

4 2

5 0

CAPTURA DE CUENTAS CON NINGÚN MANEJO DE DEPARTAMENTOS SI

DISCO Y DIRECTORIO DE TRABAJO C:COI5_0 DATOS NO

NOTA IMPORTANTE.- Es importante tomar en cuenta que si llegas a una empresa a trabajar, y en esta ya se encuentra implantado el sistema de contabilidad integral COI, puedes modificar la configuración del sistema para adecuar los procedimientos de trabajo, esto no necesariamente significa cambiar radicalmente la contabilidad en la compañía, como se verá posteriormente en este caso, entonces deberás proceder de la siguiente manera desde el menú principal.

8. HOJA DE CALCULO

9. UTILERIAS

0. FINALIZAR 1. PROCESOS ESPECIALES

2. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA 1.INST. AUTOMATICA

3. CONTROL DE ARCHIVOS. 2. INT. MANUAL 1. PARAM. SIS

0. FINALIZAR. 3. TABLA DE I.N.P.C TEMA.

4.RANGOS DE CUENTAS 2. CREACIÓN

5. CATALOGO DE DEPTOS. INDIVIDUAL

3.CREACI. DE

CONFIG

4. FINALIZAR.

Oprime el número “9” utilerias y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre está opción y después presiona ENTER.

Oprime el número “2” configuración del sistema y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre la opción y presiona ENTER.

Oprime ahora el número “2” instalación manual, y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre está opción y presiona ENTER.

Oprime el número “1”, parámetros del sistema y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre está opción y presiona ENTER.

Entonces se desplegará la siguiente pantalla:

NOMBRE DE LA EMPRESA, S.A DE C.V.

ASPEL COI-5.03 OCT/94

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL.

INSTALACIÓN MANUAL.

PARAMETROS DEL SISTEMA

No DE DIGITOS PARA ERL NIVEL 1 4 DEPARTAMENTOS S

2 3 AUXILAIR POR FECHA O TIPO FECHA

3 2 CONTABILIZAR EN LINEA SI

4 0

• 0

CAPTURA DE CUENTAS CON GUION SI TIPOS DE POLIZAS

REDONDEO DE CANTIDADES A PESOS NO

CAPTURA DE ALDO INICIAL SI 1 DR 7

No DE POLIZAS SECUENCIAL SI 2 IG 8

FOLIO UNICO DE POLIZAS NO 3 EG 9

ALTA AUT. DE CTAS. EN TRASPASO SI 4 10

OPERACIÓN MES DE AJUSTE (13) NO 5 11

MES DE CIERRRE FISCAL (MM) 12 6 12

ALTA DE CUENTAS ED POLIZAS SI

DISCO DE DIRECTORIO DE TRABAJO C: \COI5_0 \DATOS

Es aquí donde tú deberás marcar los parámetros con los que trabajará la compañía, deacuerdo a sus necesidades.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA (COI).

A continuación, se describen brevemente las características de cada uno de los módulos que componen el sistema de contabilidad integral.

ACCESO AL SISTEMA.

• Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad “C:>”, escribiendo lo que se presenta subrayado en el ejemplo a), y tecleando después la palabra subrayada “COI” dentro de la unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b).

EJEMPLO a)

C:\> CD COI

PRESIONA ENTER.

EJEMPLO b)

C: \ COI> COI

PRESIONA ENTER.

• Ahora el sistema te posicionará en el campo donde se registra el número de empresa y automáticamente te indica el número “1” por lo cual deberás oprimir ENTER, salvo que exista un número de empresa diferente y quieras accesar a ella. A continuación, el sistema te pedirá la clave de acceso y presionarás la tecla F8, que contiene la clave estandarizada para operar el programa.

• La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturarás dos caracteres numéricos para el mes y dos para el año (MMAA). Puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha. (ver pag. 7)

PARA SALIR DEL SISTEMA, SE PROCEDERÁ DE LA SIGUIENTE MANERA:

• Donde quiera que te encuentres trabajando, en el momento que desees abandonar la sesión de trabajo, deberás utilizar la tecla de Escape (ESC) para regresar al menú principal.

• Inmediatamente después accesarás al módulo de Utilerias, para guardar tu trabajo en la unidad de disco y subdirectorio que desees.

• Ahora podrás salir del sistema, presionando la tecla de escape (ESC), hasta llegar a visualizar el siguiente mensaje:

C:\ COI>

Entonces deberás salir del directorio de COI y llegar al directorio raíz tecleando lo subrayado.

C:\ COI> CD..

Ahora la pantalla te mostrará lo siguiente:

C:>

EN ESTE MOMENTO ESTARÁS FUERA DEL PROGRAMA COI.

NOTA: COMO TÚ PUEDES OBSERVAR, AL FORMA DE ENTRAR AL SISTEMA Y LA MANERA DE ABANDONAR UNA SESIÓN DE TRABAJO, ES MUY SENCILLA.

Es por eso que el programa de APEMEX “contabilidad integral (COI)”, es de lo más generalizados en el mercado. Y de ahí, surge la necesidad de que el técnico en contabilidad sea capacitado para manejar paquetería contable.

CATÁLOGO DE CUENTAS.

La implementación de una contabilidad dentro de la empresa, se inicia con la definición del catálogo de cuentas. Este módulo está diseñado para dar flexibilidad al usuario con el, se define el catálogo de cuentas y además, permite hacer modificaciones en cualquier momento.

El catálogo puede tener de uno a cinco niveles de cuentas, para una adecuada contabilización de departamentos y centros de costos.

Este módulo también permite consultas al catálogo y emisión de múltiples reportes.

MOVIMIENTOS AL CATÁLOGO DE CUENTAS.

El menú de movimientos al catálogo de cuentas es el siguiente:

1. CATALOGO DE CUENTAS

2. PÓLIZAS 1. MOVIMIENTOS

3. BALANZA DE COMPROBACIÓN 2. CONSULTAS 1. ALTAS

4. DIARIO GENERAL 3.REPORTES

5. AUXILIARES MENSUALES 0.FINALIZAR 2. BAJAS

6. REPORTES FINANCIEROS

7. BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIÓN 3. CAMBIOS

8. HOJA DE CALCULO.

0. FINALIZAR

ALTAS DE CUENTAS.

Al seleccionar la opción de altas el sistema te pedirá la siguiente información:

Número de cuenta

Tipo de cuenta

Descripción

Departamento ( S ó N)

Saldo inicial

Presupuesto: Mensual

Anual

Acumulado

La posición del cursor en pantalla, indica que el sistema está solicitando la información correspondiente a ese campo, la cual deberá ser tecleada directamente.

En número de cuenta y tipo de cuenta, el sistema te proporciona ayuda oprimiendo la tecla de ayuda F2.

SUMARIO DE FUNCIONES PARA ALTAS DE CUENTAS.

• ENTER.- Salta al siguiente campo.

• BACKSPACE.- Borra caracteres uno por uno.

• FLECHA DERECHA.- Mueve el cursor en la dirección de fin de campo.

• F10 O ESC.- Regresa automáticamente al campo inicial y si es tecleado en el campo inicial, terminará la captura.

• F2.- ayuda en el número y tipo de cuenta.

• F7.- Ayuda para el rango de cuentas.

BAJA DE CUENTAS.

Para poder dar de baja una cuenta es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:

• Tener saldo inicial y final igual a cero.

• No tener cuentas dependientes a niveles bajos, es status de alta.

• No tener movimientos de cargo o abono en el mes.

Al entrar a la opción de bajas de cuentas, el sistema preguntará:

El número de cuenta que deseas dar de baja, si la cuenta existe el sistema te colocará en el número que solicites, después te pedirá la confirmación para dar de baja la cuenta, a lo cual deberás teclear la letra “S” y luego oprimir ENTER para que quede dada de baja la cuenta.

CAMBIOS.

Por medio del submenú cambios, se pueden modificar todos los datos de la cuenta, excepto el número de cuenta, si deseas cambiar el número actual y después darás de alta la nueva cuenta con el número correcto.

CONSULTAS AL CATÁLOGO DE CUENTAS.

Este módulo te auxiliara en la revisión de los conceptos que conforman tu catálogo de cuentas, así como de su clasificación y de su tipo de cuenta; ya sea acumulativa o de detalle.

Para accesar a la consulta de catálogo de cuentas, desde el menú principal debes seleccionar el menú de catálogo de cuentas y verás aparecer la siguiente pantalla:

Catalogo de cuentas.

Pólizas. 1. Movimientos.

Balanza de comprobación. 2. Consultas. 1. Cuentas.

Diario general. 3. Reportes.

Auxiliares mensuales. 0. Finalizar. 2. Cuentas - Deptos.

Reportes financieros.

Balanza anual y consolidación 3. Finalizar.

Hoja de calculo

Utilerias. No de cuenta: ___________

0. Finalizar.

entonces podrás elegir la opción consultas y posteriormente seleccionar la opción cuentas finalmente el sistema integrará a la pantalla otro recuadro donde puedes escribir el número de cuenta que deseas consultar.

Las cuentas pueden ser de: ingresos, egresos, diario o hasta nueve clasificaciones adicionales, este modulo presenta las siguientes ventajas:

• Incluye el número de póliza en forma automática (opcional).

• Verifica que las cuentas afectadas existan en el catálogo de cuentas.

• Verifica que se cumpla la partida doble.

• Realiza los asientos contables a las cuentas de detalle afectadas y, posteriormente, realiza en forma automática la acumulación de los niveles superiores (cuentas de acumulación).

• Proporciona un campo para el concepto general de póliza y otro para el auxiliar de cargo y de abono.

• Permite la consulta de pólizas de forma ágil e inmediata.

• Permite modificaciones inmediatas a la póliza en caso de captura de datos incorrectos.

• Emisión de formatos de póliza.

• Puede dar de alta las cuentas de detalle en ese módulo.

• Permite dar de baja pólizas.

BALANZA DE COMPROBACIÓN.

La balanza de comprobación se puede obtener en el momento que lo desees, sin que se requiera un cierre o corte del periodo, te proporciona los datos tradicionales de una balanza como son: números de cuenta, nombre de la cuenta, saldo anterior, debe , haber, saldo actual y cuadré de cuentas.

DIARIO GENERAL.

Este diario general se conoce también como el libro diario, consiste en el listado de todas las pólizas ordenadas por tipo de póliza y en orden ascendente de número de póliza. Al final del reporte se suman los totales de los movimientos de todas las pólizas listadas, este reporte se puede emitir en cualquier momento sin necesidad de haber terminado el periodo y no requiere de ningún proceso de clasificación.

AUXILIARES MENSUALES Y ANUALES.

Los auxiliares también se conocen como libro mayor auxiliar. Consiste en un listado de todas las cuentas, en el mismo orden del catálogo, en cada una se menciona su número, descripción y saldo inicial.

Si se trata de una cuenta de detalle, se presentan también las pólizas que la afectaron.

Este reporte se puede emitir en el momento que el usuario lo desee.

REPORTES FINANCIEROS.

El sistema te permite emitir estados financieros estándar y estados financieros diseñados por ti mismo. Estos últimos se crean con un módulo de emisión de formatos de reporte. Este modulo manda a impresión los siguientes reportes estándar:

• Estado de situación financiera.

• Estado de resultados.

• Libro mayor.

BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIÓN.

Ese módulo, te permite emitir una balanza de comprobación mensual o de varios meses, y solo requiere que le proporciones los archivos de los meses que deseas incluir.

UTILERÍAS.

Este módulo de utilerías del sistema de contabilidad integral, te permite efectuar procesos que antes, solamente podían ser realizados por personas con conocimientos en computación, este submenú, es todo un sistema de mantenimiento, verificación y monitoreo de la contabilidad. Las opciones con las que cuenta son las siguientes:

• Rectificar la integridad de los archivos y programas con verificación de registros, cifras de control y regeneración de índices en caso de fallas.

• Procesos de operación contable: Traspasos de saldos, creación de nuevos meses, borrados de movimientos y póliza de cierre del mes de trabajo.

REPARACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE.

Los insumos que requiere el sistema de contabilidad integral para poder operar son dos:

El catalogo de cuentas

Las pólizas, en ellas se incluyen los asientos contables con que se afectan dichas cuentas. Primeramente debemos de hacer un recordatorio acerca de la definición de cuenta, la cual se puede conceptualizar de la siguiente manera:

CUENTA.- Documento contabilizador en el cual se registran todos los aumentos y disminuciones que sufren los diferentes grupos de activo, pasivo y capital de una empresa, movimientos que representan la historia financiera de la misma.

No DE CUENTA.- Se define como una clave para identificar una cuenta, esta clave es única y puede estar compuesta por números, letras o combinaciones de ambos. COI no acepta claves repetidas.

NIVELES DE CUENTA.- El número de los caracteres que puedes utilizar para definir tu catálogo, depende también de la organización de los niveles de cuenta de la contabilidad de turno, ya que podrás disponer de hasta cinco niveles de cuenta para la definición de tu catálogo. El primer nivel se le denomina mayor, el segundo subcuenta, el tercer sub-subcuenta y auxiliar el ultimo nivel siempre se llamará de auxiliares aunque no existan niveles entre este y el nivel de mayor, puede existir una configuración que este compuesta solo de nivel mayor y auxiliar dicho de otra manera el párrafo anterior tenemos lo siguiente

El 1ro. Nivel se denomina mayor

El 2do. Nivel se denomina subcuenta.

El 3er. Nivel se denomina sub-subcuenta.

El 4º. Nivel se denomina Auxiliar.

Ejemplo 1:

1er. Nivel 1120-000-00 Bancos Mayor.

2do. Nivel 1120-001-00 BBV Subcuenta.

3er. Nivel 1120-001-01 0781564-9 Auxiliar.

Ejercicio:

1er. Nivel 1170-000-0-0-0 Deudores ____________

2do. Nivel 1170-001-0-0-0 Monterrey ____________

3er. Nivel 1170-001-1-0-0 Sucursal 1 ____________

4º . Nivel 1170-001-1-1-0 Fundición ____________

5º. Nivel 1170-001-1-1-1 Sr. Deberón. ____________

Si decides utilizar cuatro niveles de cuenta o menos, podrás utilizar hasta once caracteres para definir los números de cuenta y con guiones serán máximo 14. Si la contabilidad requiere de cinco niveles entonces deberás tener en cuenta que COI solo te admite 10 caracteres para al definición de dicho número y con guiones serán máximo 14.

Ejemplos:

Catálogo de cuentas de 3 niveles.

1er. Nivel 1120-000-00 Bancos Mayor.

2do. Nivel 1120-001-00 BBV Subcuenta.

3er. Nivel 1120-001-01 0781564-9 Auxiliar.

Catálogo de cuentas de cinco niveles.

1er. Nivel 1170-000-0-0-0 Deudores Mayor.

2do. Nivel 1170-001-0-0-0 Monterrey Subcuenta

3re. Nivel 1170-001-1-0-0 Sucursal 1 Sub-subcuenta

4to. Nivel 1170-001-1-1-0 Fundición Sub-sub-subcuenta.

5to. Nivel 1170-001-1-1-1 Sr. Deberón Auxiliar.

Generalmente los números de cuenta se especifican con guiones para dividir los niveles de cuentas, aunque en algunos casos se incrementa el número de caracteres a teclear, los guiones dan mayor claridad y facilidad de lectura para el manejo de las pólizas. Cuando estés operando el sistema, deberás escribir los guiones para referirte a una cuenta en particular; de otra manera, el sistema no podrá reconocer el número de cuenta a que haces referencia. Una ventaja adicional cuando se utilizan guiones es que se elimina la necesidad de teclear los ceros a la izquierda. Por ejemplo: la cuenta 1120-003-001 se puede teclear como 1120-3-1 recuerda finalmente que para que puedas utilizar guiones dentro de la definición de tu catálogo de cuentas será necesario que habilites el parámetro de “Captura de cuentas con guión” durante la instalación automática y/o manual.

Después de determinar la configuración de tu catálogo de cuentas deberás indicar para cada una de ellas si se trata de una cuenta acumulativa o de detalle.

CUENTAS ACUMULATIVAS.

Las cuentas definidas como acumulativas no se ven afectadas directamente por los movimientos de las pólizas, sino que son afectadas por las cuentas de detalle de un nivel jerárquico inferior. Es decir, estas cuentas se actualizarán automáticamente con los movimientos que se efectúen en las cuentas que dependen de ellas, generalmente las cuentas de mayor se definen como acumulativas, paro si dentro de tu catálogo de cuentas existe una cuenta de mayor que no tiene subcuentas que dependan de ella, entonces deberás definirla como una cuenta de detalle para que pueda recibir cargos y abonos directos de las pólizas.

No será posible que definas una cuenta como detalle, si la cuenta de nivel jerárquico inferior ha sido definida como acumulativa.

CUENTAS DE DETALLE.

Las cuentas definidas como de detalle son aquellas que pueden ser afectadas a través de pólizas, las cuentas de cualquier nivel pueden definirse como cuentas de detalle, incluso algunas cuentas de mayor cuando estás no tienen subcuentas asignadas que las afecten, en ese caso sino son definidas como de detalle, no podrán efectuarse.

Ejemplo 1:

1120-000-00 Bancos Acumulativa

1120-001-00 Capital, S.A Acumulativa

1120-001-01 5623589-5 Detalle

Ejemplo 2:

1150-000 Clientes Acumulativa

1150-001 Crédito Detalle

Ejemplo 3:

2120-000-0-0-0 Acreedores Acumulativa

2120-001-0-0-0 Sureste Acumulativa

2120-001-1-0-0 Finca Sta. Rosa Acumulativa

2120-001-1-1-0 Café Acumulativa

2120-001-1-1-1 Exportación Detalle

Obviamente la estructura que guarde el catálogo de cuentas dependerá de las necesidades de cada empresa.

Para iniciar el proceso de trabajo de COI es necesario considerar que puedes lograr a través de dos métodos que a continuación se describen:

Método de saldo inicial.

Al momento de dar de alta una cuenta dentro del catálogo, existe un campo que te permite especificar el saldo inicial de la misma. Podrás capturar dicho saldo si dentro de los parámetros de configuración del sistema activaste el parámetro de “Captura de saldo inicial” si decides capturar el saldo inicial deberás hacerlo tanto para las cuentas de detalle como para las acumulativas. Una vez capturado el saldo inicial de todas las cunetas deberás verificar que el saldo de las cuentas acumulativas, sea, la suma de los saldos iniciales de las cuentas de detalle que dependen de ellas ya que el sistema no lo hace de manera automática, no olvides anteponer un signo negativo cuando captures saldos acreedores.

NOTA.- RECUERDA QUE EL TIEMPO DEBE SER TU ALIADO, NO PUEDES PERDERLO.

Método de póliza de apertura.

Una segunda opción, que es la más recomendable para el inicio de las operaciones, es emplear una póliza de apertura que permita asegurar que cumpla la partida doble y al mismo tiempo, tener un documento que ampare el movimiento.

Se decides optar por este segundo método será necesario que grabes tus archivos de trabajo y des de alta “Exclusivamente” la póliza de apertura, en el mes anterior a la fecha de arranque del sistema de esta manera, esta póliza reflejará la situación real de las cuentas: es decir, que los saldos iniciales del primer mes aparezcan como tales y no como movimientos dentro de los reportes del mes. Por ejemplo si el registro contable se inicia en Enero de 1997, la creación de la póliza deberá llevarse a cabo en Diciembre de 1996 y en ese mes registrar únicamente la póliza de apertura.

Preparación de las pólizas.- Dentro del sistema existen tres tipos de pólizas ya definidas, de ingresos, egresos y diario. Independientemente del tipo de póliza que se utilice, cada documento deberá tener los siguientes datos:

• Tipo de póliza.- Ingresos (IG), egresos (EG), y diario (DR).

• Número consecutivo de cada tipo de póliza

• Fecha de póliza.

• Concepto general de la póliza (máximo 120 caracteres divididos en dos renglones de 60 cada uno)

• Movimientos de la póliza.- Sin límite de póliza.

• Totales de la póliza debidamente cuadrados.

PÓLIZAS.

La captura de pólizas es la única forma de realizar forma de realizar afectaciones a las cuentas del catálogo, por lo que en este modulo se realizan todos los asientos contables de la empresa.

Al seleccionar esta opción del menú principal aparecerá el siguiente menú de pólizas:

CATÁLOGO DE CUENTAS

PÓLIZAS

BALANZA 1. MOVIMIENTOS

DIARIO G 2. CONSULTAS

AUXILIAR 3. REPORTES

REPORTE 4. PÓLIZAS DE DISCO

0. FINALIZAR.

La captura de las pólizas es muy sencilla ya que solo hay que vaciar los datos de la misma que este utilizando como documento fuente y el sistema se encargará de grabar y contabilizar; dependiendo de los parámetros del sistema, grabará los movimientos generados por la misma en el archivo correspondiente y actualizará los saldos a todos los niveles.

NOTA: recuerda que solo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de detalle.

MOVIMIENTOS.

La captura de pólizas se realiza seleccionando la opción de altas en el menú de movimientos.

CONTABILIZACIÓN DE LA PÓLIZA.

Una vez que termines de capturar todos los movimientos de la póliza, oprime F10 o ESCAPE (ESC) en el lugar correspondiente al número de cuenta y el sistema sumara los niveles de las cuentas, formulando cifras de control para verificar que estas fueron capturadas correctamente, así como los totales de los cargos y abonos.

Si la póliza cuadra, el sistema te preguntará si están correctos tus datos, al cual deberás contestar “S” para gravar la póliza e inmediatamente actualizar los saldos de todas las cuentas involucradas en la póliza. O “N” para rechazar su captura y corregir la información.

Si la sumas de los cargos y abonos no son iguales, el sistema no permitirá el registro de esa póliza y desplegará en la pantalla el siguiente mensaje:

LAS SUMAS NO CUADRAN. OPRIMA <ENTER>

BAJAS.

Cuando eliges la opción de bajas en el menú de pólizas, aparece una pantalla idéntica a la de altas. Debes capturar el tipo y número de póliza que deseas dar de baja.

CAMBIOS.

Cuando eliges la opción de cambios en el menú pólizas aparece una pantalla idéntica a la de altas, debes capturar el tipo y número de póliza que deseas modificar, puedes modificar todos los datos de la póliza excepto el tipo y el número de la misma.

CONSULTA DE PÓLIZAS.

El modulo de consulta de pólizas, presenta la póliza exactamente como fue capturada, mostrando para cada movimiento el número de cuenta, el concepto del movimiento y el cargo o abono, para hacer más fácil la consulta, primero solicita el tipo de póliza que deseas consultar y a partir de que número de póliza. Enseguida aparece una pantalla en la que aparece el listado con las pólizas ordenadas por número consecutivo y de la que puedes escoger alguno con el cursor e inmediatamente después oprimir ENTER.

BALANZA DE DISCO.

Este modulo del sistema, es el que permite manejar pólizas grabadas de disco, por medio de el, se pueden crear pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación, y se pueden capturar pólizas generadas por otros sistemas.

BALANZA DE COMPROBACIÓN.

Por medio de este modulo, se pueden consultar o emitir reportes de la balanza de comprobación cual presenta saldo inicial, los cargos y abonos y saldo final del mes de las cuentas que desees permitiendo la consulta y emisión dependiendo de la configuración del sistema. Al entrar a este modulo, se presenta el siguiente menú:

CATALOGO DE CUENTAS

POLIZAS

BALANZA DE COMPROBACION

DIARIO GENERAL

AUXILIARES MENSUALES 1. CONSULTAS.

2. REPORTES.

3. FINALIZAR.

La opción de consultas te permite desplegar la balanza de comprobación por la pantalla mientras que la opción de reportes la emite por el impresor, pantalla o archivo en disco.

CONSULTAS.

Esta opción te permite consultar las cuentas con o sin departamentos. En esta pantalla se introducirá al número de cuenta a partir del cual, se requiere hacer la consulta y el nivel de la balanza; ya sea de mayor o de auxiliar.

REPORTES.

Si tomas la opción de reportes, el sistema te solicitará los siguientes datos:

• Número de cuenta inicial .y final

• Departamento (si existe).

• Nivel de balanza.

• Solo con movimientos s/n

• Título del reporte.

AUXILIARES MENSUALES Y ANUALES.

El modulo de auxiliares mensuales y anuales te sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catálogo, ya sea de un mes o hasta de un año completo. Este reporte es el que comúnmente se denomina libro mayor auxiliar las opciones con que cuenta este modulo para la presentación de auxiliares es el siguiente:

Consulta por pantalla o reporte.

Mensual o anual.

Todas las cuentas o solo aquellas con movimiento.

Rango de cuentas total o parcial.

Saldos históricos.

Definir el corte a mayor, subcuenta, sub-subcuenta, etc.

Al seleccionar este modulo aparecerá en la pantalla lo siguiente:

Catálogo de cuentas.

Pólizas.

Balanza de comprobación.

Diario general.

Auxiliares mensuales y anuales.

Reportes financieros. 1. Consultas.

Balanza anual y consolidación. 2. Reportes.

0.finalizar.

Por medio de este menú podrás señalar al sistema si deseas realizar consultas por pantalla o si deseas un reporte impreso.

CONSULTAS.

En consultas, el sistema te solicitará si deseas que los auxiliares incluyan únicamente un mes, o si deseas que comprendan varios meses hasta un año y el rango de cuentas a considerar, de la siguiente manera:

• No de cuenta, desde - hasta.

• Departamento (si existe).

• Periodo.

REPORTES.

Al ingresar a este modulo, el sistema te solicitará los siguientes datos:

• No de cuenta.

• Departamento (si existe).

• Periodo.

• Corte pagina a nivel.

• Cuentas con saldo y/o movimientos.

• Folio inicial del reporte.

• Título.

REPORTES CONTABLES.

Este modulo permite la emisión de reportes financieros, de manera predefinida y en formatos estándar, sin embargo el sistema te permite editar sus propios formatos, el menú inicial de este modulo es el siguiente:

Catalogo de cuentas.

Pólizas.

Balanza de comprobación.

Diario general.

Auxiliares mensuales y anuales.

Reportes financieros.

Balanza anual y cons. 1. Emisión de reportes.

Hoja de calculo. 2. Edición de reportes.

0. Finalizar.

EMISIÓN DE REPORTES.

Este menú te permite la emisión de los siguientes reportes financieros:

• Balance general.

• Estado de resultados.

• Reexpedición de resultados.

• Libro mayor.

• Reportes del usuario.

BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIÓN.

A través de este modulo puede realizar dos procesos que te pueden se r de utilidad para un manejo mas completo de la información contable, el primero te permite emitir una balanza de comprobación que contenga información de varios meses, pudiendo ser de hasta de un año, el segundo te permite consolidar varias contabilidades el menú de este modulo se presenta de la siguiente manera:

Catálogo de cuentas.

Pólizas.

Balanza de comprobación.

Diario general.

Auxiliares mensuales y anuales.

Reportes financieros.

Balanza anual.

Hoja de cálculo. 1. Balanza de comprobación.

Utilerias.

Finalizar. 2. Consolidación.

0. Finalizar.

Si eliges la opción número uno podrás consultar o emitir este reporte por diversos periodos de tiempo que van desde un mes hasta un año. La opción de consolidación te permitirá la

emisión de la balanza de comprobación consolidada de varias contabilidades que se concentren en una sola compañía, llamada empresa de consolidación controlada.

UTILERIAS.

Este modulo te permite un mantenimiento completo de los archivos contables, ya que efectúa todo tipo de chequeos, regeneración de archivos, creación de nuevos meses y otros procesos que hacen que la operación de ASPEL-COI sea autosuficiente y completa, el menú inicial de este modulo es el siguiente:

7. Balanza anual.

8. Hoja de cálculo.

9. Utilerias. 1. Procesos especiales.

0. Finalizar.

2. Configuración del sistema.

3. control de archivos.

0. Finalizar.

Como puedes observar, las Utilerias están agrupadas en diferentes menús deacuerdo a su finalidad. El menú utilerias-control de archivos, se refiere a procesos de administración del sistema, principalmente para asegurar su integridad.

El menú de procesos contables se concentra en atender los procedimientos de este tipo.

El menú de configuración del sistema, ofrece opciones que te permiten dar a ASPEL-COI las características que te ayudarán a manejar la contabilidad como lo requieres, en este menú, se define la personalidad del sistema que te será de mayor utilidad.

En el menú de Utilerias que se estudiará por separado los submenús que a continuación se mencionan:

Procesos especiales.

Configuración del sistema.

Control de archivos.

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