INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TOLUCA

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

POR

OMAR TOLEDO DÍAZ DE LEÓN

FEBRERO DEL 2004

ÍNDICE

Introducción 05

Concepto de Contabilidad 07

Ramas de Aplicación de la Contabilidad 09

Derecho 09

Economía 09

Estadística 09

Ingeniería 09

Objetivos de la Contabilidad 10

Clasificación de la Contabilidad 11

Contabilidad Privada 11

Contabilidad Comercial 11

Contabilidad de Costos 11

Contabilidad Bancaria 11

Contabilidad de Cooperativas 12

Contabilidad Hotelera 12

Contabilidad de Servicios 12

Contabilidad Oficial 12

Principales Usuarios de la Contabilidad 13

Los Inversionistas 13

El Estado 13

Instituciones de Crédito 13

Acreedores 13

Los Trabajadores 13

Estructura de un sistema contable 14

Registro de la Actividad Financiera 14

Clasificación de la Información 14

Resumen de la Información 14

Ejemplo de un sistema contable 15

Sistema Contable que se Implementan Dentro de Una Empresa 16

Contabilidad Administrativa 16

Contabilidad de Costos 16

Contabilidad Fiscal 16

Contabilidad Gubernamental 16

Características de la Información Contable 17

Utilidad 17

Contenido Informativo 18

Significación de la Información Financiera 18

Relevancia de la Información 18

Veracidad de la Información 18

Comparabilidad de la Información 19

Oportunidad 19

Confiabilidad 19

Provisionalidad 20

Estructura Básica de la Teoría Contable 21

Principios de Contabilidad 21

Reglas Particulares 22

Reglas de Valuación 22

Reglas de Presentación 22

Criterio prudencial 22

Conceptos de la Teoría Contable 23

Activo 23

Pasivo 23

Capital 23

Ingresos 23

Gastos 23

Utilidad 24

Perdida 24

Concepto de Ingresos 25

Concepto de Gasto 25

Concepto de Entrada 26

Concepto de Salida 26

Conclusión 27

Bibliografía 28

Introducción

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que la contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definición universalmente aceptada.

El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar información a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado.

La contabilidad de una empresa o un negocio se puede llevar de manera manual y computarizada.

La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados de forma manual; En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de información, en cuyo caso seria necesario el uso de gran cantidad de personas.

Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales. . En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

Las ventajas de la contabilidad computarizada son: proporciona información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número de errores por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que baya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial.

La contabilidad privada es aquella que se clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas de empresas, de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico.

La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial, Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad hotelera, Contabilidad de servicios.

La contabilidad pública se encarga de registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria

Concepto de Contabilidad

La palabra contabilidad proviene del verbo latino “coputare”, el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea “sacar cuentas”, como en el sentido de “relatar”, o “hacer historia”.

• “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados” (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados).

• “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones” (Horngren & Harrison 1991).

• “La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica" (Meigs, Robert, 1992).

• “La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” (Catacora, Fernando, 1998).

• Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.

• Es la técnica mediante la cual se registra, clasifica, resume y presenta la información cuantitativa, expresada en unidades monetarias de las operaciones realizadas y loe eventos económicos identificables y cuantificables que afectan a la entidad; para que puedan tomarse decisiones, con base en su análisis e interpretación.

Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Ramas de Aplicación de la Contabilidad

• Derecho

• Código de Comercio: Regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes.

• Código Civil: Este código norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurídicas.

• Lees ilación Laboral: Reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo.

• Legislación Fiscal: Determina las contribuciones, gravámenes y desgravámenes, sobre los beneficios o utilidades.

• Economía: Las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin la otra, se complementan. La economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella.

• Estadística: Podemos afirmar que la contabilidad se vale de los métodos estadísticos de investigación, para alcanzar mejor sus objetivos; y que, a su vez, la estadística se nutre de los datos que aporta la contabilidad.

• Ingeniería: Determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos

Objetivos de la Contabilidad

Proporcionar información a dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar

• Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

• Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

• Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero

• Administrativo: Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

• Financiero: Proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

Clasificación de la Contabilidad

La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que vaya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial.

Contabilidad Privada

Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico.

La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en:

• Contabilidad Comercial: Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles.

• Contabilidad de Costos: Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de servicios y de extracción mineral registra de manera técnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados.

• Contabilidad Bancaria: Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los créditos, giros tanto al interior o exterior, así como otros servicios bancarios.

• Contabilidad de Cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educación. Así se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas.

• Contabilidad Hotelera: Se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos.

• Contabilidad de Servicios: Son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, educación, profesionales, etc.

Contabilidad Oficial

Registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

Principales Usuarios de la Contabilidad

Los Inversionistas

Ya que estas personas son las que aportan de alguna manera el capital hay que asegurarlos que hacen una buena inversión.

El Estado

Ya que le interesa que sobre la utilidad que se obtenga en la empresa se le otorgue cierta cantidad

Instituciones de Crédito

Ya que estas deben de hacer un estudio a fondo para que los créditos que nos llegasen a otorgar tengan un suficiente respaldo

Acreedores

Para que de esta forma nos puedan hacer ventas con la seguridad de un suficiente respaldo en caso de morosidad

Los Trabajadores

Ya que sobre la utilidad que tenga la empresa se les otorga las llamadas “utilidades”.

Estructura de un sistema contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se debe ejecutar en tres pasos básicos utilizando relación con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la Actividad Financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

• Clasificación de la Información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información debe clasificarse en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Resumen de la Información: Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, está debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Ford seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Ford necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Ejemplo de un sistema contable

Estado de Situación Financiera

al 10 de Febrero del 2004

Mandrágora SA de CV

	Activos	Pasivos
Dinero en Banco	$ 10,000.ºº
Propiedades	$ 300,000.ºº
Maquinaria	$ 50,000.ºº
Productos en Venta	$ 15,000.ºº
Productos en Almacén	$ 10,000.ºº
Deudas a Proveedores		$ 30,000.ºº
Deuda a Banco		$ 15,000.ºº
Total	$ 385,000.ºº	$ 45,000.ºº

Capital Contable

$ 340,000.ºº

Sistema Contable que se Implementan Dentro de Una Empresa

• Contabilidad Administrativa: Orientada hacia los aspectos administrativos de la compañía, sus usos son estrictamente internos, no trascienden de la empresa.

• Contabilidad de Costos: Empleada por empresas industriales, les permite conocer el costo de los productos elaborados, el costo de ventas y fundamentalmente el costo unitario, mediante el adecuado control de la materia prima, mano de obra y gastos de fabricación.

• Contabilidad Fiscal: Comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de declaraciones de impuestos.

• Contabilidad Gubernamental: Aquella que resume todas las actividades del país, llamada también contabilidad nacional.

Características de la Información Contable

Se entiende por la información contable a la comunicación de los sucesos relacionados con la obtención y la aplicación de los recursos económicos expresados en unidades monetarias.

Las características fundamentales que debe tener la información contable son utilidad y confiabilidad. Además, la información contable tiene, impuesta por su función en la toma de decisiones, la característica de la provisionalidad.

UTILIDAD

INFORMACIÓN FINANCIERA CONFIABILIDAD

PROVISIONALIDAD

Utilidad

La utilidad como característica de la información contable, es la cualidad de adecuarse al propósito del usuario. Estos propósitos son diferentes en detalle para cada usuario, pero al final prevalece el interés económico, entre los interesados se encuentran: los administradores de la Empresa, inversionistas, accionistas, trabajadores, proveedores, acreedores, autoridades gubernamentales, etc. Dada la imposibilidad de conocer al usuario específico y sus necesidades particulares, se presenta información general por medio de los estados financieros: el balance general, el estado de resultados y el estado de cambios en la situación financiera.

La utilidad de la información esta en función a:

Contenido Informativo

• Significación de la Información Financiera: Representa la cualidad o la capacidad de mostrar mediante palabras (conceptos y cantidades), la entidad de la evolución, su estado presente y en diferentes puntos de tiempo resultados de operación. Se puede decir que es donde se representan a la empresa o entidad

• Relevancia de la Información: Consiste en seleccionar los elementos de la misma que permitan al usuario captar el mensaje y operar con base en ella para lograr sus fines particulares. Debe ser la información relevante de hechos más importantes de la empresa y debe ser veraz y oportuna a tiempo

• Veracidad de la Información: Es una de las cualidades esenciales de la información financiera esenciales esto implica el hecho de presentadas a la luz de las herramientas de medición.

• Comparabilidad de la Información: Consiste y especifica que la información contable debe ser comparable de un negocio a otro y que los estados financieros de un negocio de una empresa deben ser comparables de un periodo a otro.

Oportunidad

La oportunidad de la información contable, es el aspecto esencial de que llegue a manos del usuario cuando éste pueda usarla para tomar sus decisiones a tiempo para lograr sus fines.

Confiabilidad

Es la característica de la información financiera por la virtud de la cuál esta es aceptada y utilizada por un usuario para tomar decisiones, basándose en ellas.

Como características se puede decir y se divide en tres partes.

Se puede decir que los usuarios de la información deben ser verificables por las personas externas al negocio. Los usuarios de los estados financieros pueden considerar confiable la información si los expertos independientes están de acuerdo que de dicha información se basa en medidas objetivas y honestas.

Esto da entender si un cliente va a pedir crédito a una tienda de muebles un investigador del departamento de crédito es el que va llevar toda la información a la empresa si es verídica y confiable y si el cliente es solvente para que pueda realizar sus pagos hoy y mañana.

Provisionalidad

Es la característica de la información financiera por virtud de la cual esta nos representa hechos totalmente consumados por ejemplo: Para llegar a concluir con periodos mensuales la información financiera se debe de llevar un determinado balance general que son los 12 meses de un periodo del año (1ro. de enero al 31 de diciembre)

Estructura Básica de la Teoría Contable

Es el conjunto de principios reglas, criterios, postulados normas y técnicas que rigen el estudio y ejercicio de contaduría publica.

Principios de Contabilidad

Identifican y delimitan ala entidad económica.

• Entidad.

• Realización.

• Periodos contables.

Establecen bases para la valuación de operaciones.

• Valor histórico original.

• Negocio en marcha.

• Revelación suficiente.

• Dualidad económica.

Requisitos generales.

• Importancia relativa.

• Comparabilidad (consistencia).

Reglas Particulares

Son las aplicables específicamente a los diferentes conceptos que integran los estados financieros.

Reglas de Valuación

Se refiere principalmente a los conceptos que integran al estado de la situación financiera, cuentas de activo, pasivo, capital.

Reglas de Presentación

Señala en la forma adecuada de la estructura de los estados financieros según ciertos criterios establecidos y aceptados como validos al nivel de generalidad.

Criterio prudencial

Se ha expresado en diferentes formas tratando de facilitar su entendimiento y relacionándolo fundamentalmente con las ganancias y/o utilidades y con los costos y gastos.

Así tenemos que los gastos se reconocen y se registran, las utilidades también se registran hasta que se realizan.

Conceptos de la Teoría Contable

• Activo: Es un recurso económico propiedad de una identidad de la cual se espera se rinda en el futuro.

• Pasivo: Representa lo que la empresa debe a otras personas o identidades.

• Capital: Es la aportación de los dueños conocidos como accionistas y representa la parte de los activos que pertenecen a los dueños de los negocios.

• Ingresos: Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto en efectivo o a crédito.

• Gastos: Todo lo que genera en pagar, lo que es agua, luz y teléfono.

• Utilidad: Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generación de dichos ingresos.

Utilidad

Es donde los gastos tienen que ser menores. Para que se vea dicho ingreso.

$10,000

$ 4,000

$ 6,000

Perdida

Es el resultado de los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos.

Ingresos $ 6,000

Gastos $ 10.000

Perdida $ 4,000

Concepto de Ingresos

Es el incremento bruto independiente de los costos que lo producen y de las relaciones que hay entre el ente y los propietarios.

Incremento bruto de activos o disminución de pasivos experimentado por una entidad, con efecto de su totalidad neta, durante un periodo contable como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales.

Según Lazzati el ingreso se define por dos condiciones:

Debe mediar incremento en el patrimonio, no atribuible a aportes de capital, o sea aumento del activo, disminución del pasivo o una combinación de ambos (tal incremento debe ser ajeno a operaciones que de por sí no pueden arrojar perdidas o ganancias, por ejemplo aporte de capital, compra de bienes o servicios, cobro de una cuenta, obtención de un préstamo, etc.

Se trata del incremento bruto del patrimonio, sin tomar en cuenta los costos que disminuyen, aunque estos se identifiquen con el mismo hecho generador del ingreso.

Dicho concepto incluye no solo los ingresos provenientes de transacciones con terceros (ventas), sino también los incrementos patrimoniales resultantes del aumento del valor de los activos (RxT).

Concepto de Gasto

Abarca todas las erogaciones directas e indirectas originadas en la adquisición de bienes y servicios. Comprende tanto las partidas activadas como las cargadas a los resultados del ejercicio.

Decremento bruto de activos o incremento de pasivos experimentados por una entidad, con efecto de su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen por consecuencia la generación de ingresos.

Toda compra de bienes o servicios reconoce el propósito de obtener un ingreso por medio de ella, de lo contrario no se haría la compra.

Concepto de Entrada

Es la recaudación o erogación de ingresos, que una entidad obtiene en su totalidad bruta, en un periodo contable.

Concepto de Salida

Es el gasto de aquellos ingresos, que se obtuvieron de la entidad en un periodo contable.

Conclusión

Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas.

En la historia de los pueblos la contabilidad aparece como resultado de la expansión comercial, ya en tiempos la primera civilización se llevaba registros y operaciones financieras de empresas privadas y publicas en tablillas de barro. En el presente siglo se organizaban organizaciones académicas que evalúan la situación, surgieron los primeros principios de la contabilidad, vigentes aun algunos de ellos.

La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de las compañías, las rentas, cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa.

El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar información razonada, en base en registros técnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o publico y por esta información cumplir con el objetivo administrativo y financiero.

Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministras información razonada de las operaciones realizadas.

Bibliografía

“Contabilidad”

GERARDO GUAJARDO MC.GRAW -HILL

“Contabilidad”

HORNGREE/ HARRINSON/ ROBINSON.

2ª EDICIÓN

“Curso de Contabilidad Introducción”

Harry A. Finney, Herbert E. Miller

“Teoría y Practica”

Francisco Gómez Rondon Contabilidad I semestre

Ediciones Fragor

www.terra.com

www.elrincondelvago.com

Utilidad

Contenido Informativo

Significación

Relevancia

Veracidad

Comparabilidad

Oportunidad

CONFIABLE

ESTABLE

VERIFICABLE

OBJETIVA

Principios de Contabilidad

Reglas Particulares

Criterio Prudencial

ESTRUCTURA CONTABLE

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERO

•Activo

•Pasivo

•Capital

ESTADO DE RESULTADO

•Ingresos

•Gastos