Comportamiento

Organizacional

Trabajo Práctico:

“Comunicación”

2008

Comunicación.

Es la transferencia y el entendimiento de un significado. Su función primordial dentro de la organización es:

• Controlar.

• Motivar

• Expresión emocional

• Formación

La comunicación favorece el control. Las organizaciones tienen la jerarquía de la autoridad y guías formales. Por ejemplo que un empleado comunique a su jefe superior inmediato cualquier irregularidad relacionada con su trabajo para seguir con las políticas de la compañía.

La comunicación informal también controla el comportamiento. Ejemplo cuando hay empleados que producen más que el resto.

La comunicación también favorece a la motivación. Comunicar a los empleados su buen desempeño en caso de hacer alguna modificación o corrección en sus tareas.

Para muchos empleados su grupo de trabajo es la fuente principal de interacción social donde muestran sus frustraciones y sus satisfacciones; y es un alivio a la expresión emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales.

La comunicación proporciona información para identificar y evaluar cualquier toma de decisiones.

A veces en el proceso de la comunicación existen algunos obstáculos.

El proceso de comunicación

La Comunicación puede entenderse como un proceso o un flujo. Los problemas de Comunicación ocurren cuando existen desviaciones u obstáculos en el flujo.

Un modelo de Comunicación

Para que la comunicación tenga lugar, es necesario un propósito, expresado como un mensaje a transmitir. Éste pasa a través de una fuente (el transmisor) y un receptor. El mensaje es codificado (convertido en una forma simbólica) y luego enviado mediante algún medio (canal) al receptor, quien traduce nuevamente (decodifica) el mensaje originado por la fuente. El resultado es una transferencia de significado de una persona a otra.

El proceso de comunicación está formado por siete partes: la fuente de comunicación, la codificación, el mensaje, el canal, la decodificación, el receptor y la retroalimentación.

La fuente inicia el mensaje al codificar un pensamiento. Se han descrito cuatro condiciones que afectan la codificación del mensaje: la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural.

Estamos restringidos en nuestra actividad de comunicación, lo que limita nuestro conocimiento sobre un tema en particular. No podemos comunicar lo que no sabemos y aunque nuestro conocimiento fuera demasiado amplio, es posible que nuestro receptor no entendiera nuestro mensaje. Es claro que la cantidad de conocimientos que la fuente tenga acerca de un tema afectará el mensaje que desea transmitir. Y, por último, así como las actitudes influyen en nuestro comportamiento, así también lo hace la posición que ocupamos en el sistema sociocultural en el cual existimos. Las creencias y los valores del emisor, como parte de su cultura, actúan como influencias en tanto que es fuente comunicadora.

El mensaje es el producto físico real de la fuente codificadora.

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje.

El receptor es el objeto a quien se dirige el mensaje. Pero antes de que el mensaje pueda recibirse, sus símbolos deben traducirse a una forma que pueda entender el receptor. Esto es la decodificación del mensaje. Así como el codificador estuvo limitado por sus habilidades, sus actitudes, sus conocimientos y su sistema sociocultural, el receptor está igualmente restringido. Del mismo modo en que la fuente debe de la fuente. Tener la habilidad de escribir o hablar, el receptor debe tener la habilidad de leer o escuchar, y ambos deben ser capaces de razonar. El conocimiento, las actitudes y la experiencia cultural influyen tanto en la habilidad de recibir como en la de enviar.

El último eslabón en el proceso de la comunicación es el circuito de retroalimentación. “Si una fuente de comunicación decodifica el mensaje que codificó, si el mensaje se pone de nuevo en el sistema, surge la retroalimentación.” La retroalimentación consiste en verificar si tuvimos éxito al transferir nuestros mensajes como intentamos transferirlos desde el principio. Determina si el entendimiento se ha que logrado o no.

Comunicación escrita

La comunicación escrita traspasa los límites del espacio y el tiempo, la interacción no es inmediata o no se produce nunca pues no está presente el receptor, las palabras están solas en el texto pues el que escribe no sabe quienes van a leer el texto, su estructura sintáctica es compleja y posee mayor riqueza léxica y precisión.

La primera escritura, fue la cuneiforme o pictográfica con símbolos que representaban objetos. Posteriormente se desarrollaron elementos ideográficos.

La comunicación escrita La composición como parte de la comunicación escrita lleva mucha creatividad y sensibilidad en sus textos ya que es la expresión de un trabajo por un individuo para demostrar su manejo del idioma y el tema, con esta se intenta lograr que los estudiantes desarrollen la imaginación y creatividad. Sus características son: narración, reelaboración de acciones, creatividad, subjetividad, interpretación, emotividad, estilo personal, intencionalidad de entender. Últimamente se ha dejado atrás la tendencia del análisis y la lógica por medio de los trabajos escritos en los colegios de educación secundaria y lo han reemplazado por otros métodos como la matemática. Aunque tengan la misma finalidad, en este caso la metodología escrita les ayuda más a desarrollar mejor el lenguaje.

En una narración el emisor relata hechos pasados, esta algunas veces se ve afectada ya que se suele utilizar la subjetividad y esto distorsiona la realidad de los hechos, al ser percibida de una forma personal, y ser contada desde este punto de vista puede tener incongruencias con el verdadero hecho.

La Composición

En una composición cada emisor puede reelaborar el relato como prefiera, este es personal así que no hay un proceso determinado para hacerlo, así si hay varias personas involucradas en un hecho, se verán varios relatos, todos diferentes uno del otro pero con la misma finalidad, ya que cada individuo comienza por la parte que prefiere y a si sucesivamente va contando todo la historia. La creatividad es muy importante, por que de esta depende que el relato sea entretenido y envuelva a los receptores, en el caso de los relatos escritos de esta depende que los lectores se sientan atraídos y no le pierdan el interés de un momento a otro, por estas razones es importante manejar correctamente la estrategia literaria, como organizar la oración de diferentes maneras, sin que pierda el sentido para producir diferentes efectos.

La subjetividad en el uso de la comunicación escrita

La subjetividad es el uso del (yo) al momento de contar una historia o hacer un relato ya sea oral o escrita. El emisor involucra sus sentimientos, sus opiniones, sus expectativas y sus vivencias, por esta razón es que el emisor cuando esta relatando de manera subjetiva suele contar su propia visión del mundo y da un énfasis a lo que para el es más importante como su opinión con respecto esta misma, es decir siempre toma una posición personal frente a todos los hechos.

Esto es un punto muy importante de entender bien, ya que hay que ser consciente de cuando uno esta siendo subjetivo y cuando no, ya que en esta profesión uno no se puede dar el lujo siempre de escribir lo que uno piensa.

Todos los relatos son diferentes para cada uno de los receptores, ya que estos reciben el mensaje y lo acomodan desacuerdo a sus vivencias, es más fácil que una persona relacione algo que le cuentan con algo que le haya sucedido, a que se lo imagine. Por eso es que los relatos puedes ser interpretados de diferentes formas, dependiendo de las personas que lo reciben.

Las diferencias entre los tipos de comunicación escrita

En conclusión y a modo de resumen podemos decir que existe bastante diferencia entre los dos tipos de comunicación escrita que son la composición y la redacción. Se tiendo mucho a confundir los dos tipos de comunicación pero hay que comprender bien cuales son sus características para logras el objetivo buscado. Y a la hora de escribir no incluir los elementos estructurales y gramaticales de uno en el otro, y mantener y modo preciso hasta el final.

La comunicación es cuando dos individuos participan de un proceso el cual se transmiten ideas, los dos con pensamientos totalmente diferentes, el emisor y el receptor tratan de exponer ideas o hablar de las mismas, sin dejar fuera de contexto la idea inicial, aquí puede variar mucho quien es el emisor ya que también es receptor al mismo tiempo, algunas veces se presentan problemas de comunicación como el emisor no acepta opiniones sobre su mensaje o cuando no logra enlazar correctamente lo que dice y fundamenta. También el emisor algunas a veces pasa por alto que el o los receptores desconocen la información que se les es dada y aquí hay una ruptura en la comunicación ya que el mensaje no puede llegar apropiadamente, para que la comunicación sea correcta el emisor debe brindar la información completa, para que el mensaje no tienda a aburrir o ser ignorada por el receptor.

El asunto que se pretende exponer o demostrar se tiene que analizar para ubicar que es lo primero que queremos dar en el mensaje, hay que profundizar en el tema y la problemática todo esto en función del mensaje y así consecutivamente hasta formar un orden adecuado de las palabras y oraciones para dar ideas claras y concisas, es importante este análisis para que nuestros receptores entiendan claramente lo que les queremos dar a entender. En la comunicación escrita existe una diferencia marcada en cuanto a que no necesitas comunicar lo que se ha leído de inmediato a alguien, no existe un límite de tiempo sino que puede perdurar por tiempo y así alguien más después lo podrá leer después.

Comunicación oral: El dialogo

El diálogo es la base de las relaciones sociales. Dialogar es intercambiar información con otra persona. Hablando con los demás, y escuchándolos, podemos darnos a conocer, acceder a sus conocimientos y experiencias o contrastar opiniones.

La comunicación oral se desarrolla a través del diálogo. Este se caracteriza por la presencia e intervención de varios emisores, el uso de códigos y registros de lengua muy distintos, así como por la inclusión de diferentes tipos de discurso.

En la lengua oral el diálogo se desarrolla mediante pausas que marcan la alternancia de la palabra entre los interlocutores que participan.

Podemos distinguir dos tipos de comunicación oral: la espontánea y la planificada.

Espontánea

Panificada

Conversación

Multidireccional

Unidireccional

Debate, asamblea, entrevista…

Conferencia, mitin…

• La comunicación oral espontánea o conversación carece de un plan organizativo previo: ni los temas ni la estructura están fijados. Este tipo de comunicación se desarrolla siempre en forma de diálogo entre dos o más interlocutores.

• La comunicación oral planificada se atiene a un plan en el que se fijan de antemano el tema, la estructura y las pautas que regirán la comunicación. Según la naturaleza de esta, pueden diferenciarse dos clases: comunicación multidireccional y comunicación unidireccional.

• La comunicación multidireccional es aquella en la que intervienen varios interlocutores. Se trata, por tanto, de un diálogo en el que los distintos participantes se van turnando en los papeles de emisor y receptor. Son diálogos planificados la entrevista, el debate o el interrogatorio.

• La comunicación unidireccional es aquella en la que un único emisor se dirige a un conjunto de oyentes. Pertenecen a esta clase de comunicación el discurso o la conferencia.

Dirección de la Comunicación

La comunicación puede fluir vertical u horizontalmente.

Comunicación vertical: puede ser:

Descendente: es la comunicación que fluye de un nivel de grupo u organización a un nivel mas bajo.

Es utilizado por los líderes de grupo y los gerentes para asignar metas, proporcionar instrucciones, informar a los subordinados acerca de las políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño. Pero esta comunicación no tiene que ser oral o cara a cara.

Ascendente: esta comunicación fluye hacia un nivel superior en el grupo u organización. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, informarles acerca del progreso hacia las metas y darles a conocer problemas actuales. Esta mantiene a los gerentes informados sobre cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización en general. Los gerentes también dependen de la comunicación ascendente para captar ideas sobre cómo pueden mejorarse las cosas.

Comunicación Horizontal o Lateral: tiene lugar entre los miembros del mismo grupo, entre los miembros de grupo de trabajo al mismo nivel, entre los gerentes del mismo nivel o entre personal equivalente.

Las redes formales e informales

Redes de comunicación: son los canales por los cuales fluye la información. Puede ser formal o informal:

Las redes formales: son típicamente verticales, siguen la cadena de autoridad, y están limitadas a las comunicaciones relacionadas con la tarea.

Se pueden apreciar 3 redes comunes del grupo pequeño. Estas son: La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. La rueda se apoya en el líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo. La red de todos los canales permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro. La eficacia de cada red depende de la variable dependiente en la que se esta interesado. Por ejemplo, la estructura de rueda facilita el surgimiento de un líder, la red de todo el canal es mejor si la precisión es más importante.

La Red Informal: (usualmente conocida como rumor), es libre de moverse en cualquier dirección, saltar niveles de autoridad y probablemente satisface las necesidades sociales de los miembros de un grupo para facilitar sus logros de tarea.

El rumor tiene tres características principales. Primero, no esta controlado por la gerencia. Segundo, es percibido por la mayoría de los empleados como más creíble y confiable que las comunicaciones formales emitidas por la alta gerencia superior. Tercero, se utiliza enormemente para servir a los propios intereses de las personas dentro de el. Los rumores tienen cuando menos cuatro propósitos: estructurar y reducir la aprensión; darle un sentido a la información limitada o fragmentada; servir como un vehículo para organizar a los miembros del grupo, posiblemente externos, en coaliciones; y señalar el estatus de emisor, o poder. Los rumores emergen como una repuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión.

Sugerencias para reducir las consecuencias negativas de los rumores: anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes; Explique las decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos; Enfatice las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros; Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos-casi nunca provoca tanta ansiedad como una fantasía no hablada.

Elegir el canal de comunicación:

La correcta decisión para la elección del canal es la base del éxito de una organización. Ya que una decisión errónea puede disminuir la productividad del grupo.

El método de selección del canal puede ser dado en ciertos casos por la aprensión de la persona o en la mayoría de los casos por un modelo que determina la riqueza de los medios

Las investigaciones recientes determinaron que los canales difieren en su capacidad de transmitir información. Algunos canales son tan ricos que tienen la habilidad de manejar múltiples claves en forma simultánea, facilitar una rápida retroalimentación y ser muy personales. Otros se apoyan en que califican bajo esos tres factores.

Ilustración. Jerarquía de la riqueza del canal

La ilustracion muestra, la charla cara a cara califica en terminos de la riqueza del canal y proporciona la maxima cantidad de informacion que se transmite durante un periodo de la comunicación. Esto es, ofrece multiples sugerencias de informacion ( palabras, posturas, expresiones faciales, gestos, entonaciones ), retroalimentacion inmediata ( tanto verval como no verbal) y el toque personal de “estar ahí”. Los medios impersonales escritos como boletines y reportes generales califican como bajo en riqueza.

La preferencia de un canal sobre el otro depende si el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensajes tiende a ser directo y tine un minimo de ambigüedad. Es probable que los segundos sean complicados y tengan el potencial de confundir. Los gerentes pueden comunicar los mensajes rutinarios con eficiencia a traves de los canales que no poseen mucha riqueza. Sin embargo, pueden comunicar mensajes no rutinarios eficientemente solo al seleccionar canales ricos.

La evidencia indica que los gerentes de alto rendimiento tienden a ser mas sensibles a los medios que los gerentes de bajo desempeño. Esto es, son mas capaces de igualar la riqueza apropiada del medio con la ambigüedad involucrada en la comunicación.

El modelo de la riqueza del medio es consistente con las tendencias organizacionales y practicas durante la decada pasada. No es solo coincidencia que mas y mas grentes senior hayan estado utilizando reuniones para facilitar la comunicación y dejar el santuario aislado de sus oficinas ejecutivas para dirigir caminando por su alrededor. Esos ejecutivos se estan apoyando en los canales ricos de la comunicación para transmitir los mensajes mas ambiguos que necesitan comunicar. La dècada pasada se ha caracterizado por organizaciones que cierran instalaciones,imponen despidos, reestucturan, fusionan, hacen consolidaciones e ntroducen nuevos productos y servicios a un paso a acelerado-todos mensajes no rutinarios con gran ambigüedad y que requieren del uso de los canales que trasmiten una gran cantidad de informacion.

Barreras a la comuciacion interpersonal eficaz.

En nuestro análisis del proceso de comunicación observamos la posibilidad continua de distorsión.

Que puede ser dada por 6 causas: filtrado, emociones, sobrecarga de información, defensa, lenguaje y cultura nacional.

Filtrado:

Es la manipulación deliberada de la información para que parezca más favorable al receptor. Conforme la información se comunica a través de los niveles organizacionales, es condensada y sintetizada por los trasmisores de tal manera que los que se encuentran en los niveles más altos no se sobrecarguen de información. Los que se encargan de condensarla, filtran las comunicaciones según sus intereses y percepciones personales sobre lo que es importante.

El grado de filtrado depende del numero de niveles verticales de la organización y de la cultura organizacional. Cuanto mas niveles verticales tenga una organización, mas oportunidades habrá de filtrado. Conforme las organizaciones se vuelvan menos dependientes de estructuras jerárquicas estrictas y en su lugar usen estructuras de trabajo donde haya mayor cooperación, el filtrado de la información ya no ocasionara tantos problemas. Además, el uso siempre creciente del correo electrónico para comunicarse en las organizaciones reduce el filtrado porque la comunicación es más directa al evitar intermediarios. Por ultimo, la cultura organizacional alienta o desalienta el filtrado según el tipo de comportamiento que recompense. Cuanto más destaquen las recompensas organizacionales el estilo y la apariencia, más motivados se sentirán los gerentes a filtrar las comunicaciones a su favor.

Emociones:

La manera en que un receptor se siente al recibir un mensaje influye en su manera de interpretarlo. Con frecuencia usted interpretara el mismo mensaje en forma diferente, dependiendo de si esta feliz o disgustado. Las emociones extremas tienen más posibilidades de dificultar la comunicación eficaz. En tales casos, a menudo ignoramos nuestros procesos de pensamiento racional y objetivo y los sustituimos con juicios emocionales.

Sobrecarga de información:

Cuando la información con la que debemos trabajar excede nuestra capacidad de procesamiento. Y produce una perdida de información y una comunicación menos eficaz o la postergación del procesamiento de la misma hasta que termine esta situación. Además tiende a seleccionar, ignorar, pasar por alto u olvidar información.

Defensa:

Cuando las personas sienten que están siendo amenazadas tienden a reaccionar en ciertas formas que reducen su habilidad para lograr una compresión mutua. Es decir, toman una actitud defensiva; comentarios sarcásticos, críticos. Cuando los individuos interpretan el mensaje de otro como amenazante, responden con frecuencia en formas que dificultan la comunicación eficaz.

Lenguaje:

Las palabras tienen distintos significados para diferentes personas. La edad, la educación y los antecedentes culturales son tres variables mas obvias que influyen en el lenguaje que una persona usa y las definiciones que le da a las palabras.

En una organización los empleados tienen comúnmente diferentes orígenes y diferentes formas de hablar. Incluso los empleados de una misma organización que trabajan para distintos sectores utilizan distintas jergas., es decir una terminologías especializada que usan los grupos entre si.

Cabe destacar que los transmisores tienden a suponer que las palabras que utilizan significan lo mismo para el receptor, por ende es incorrecto y crea barreras a la comunicación. Saber como cada uno modifica el lenguaje ayudaría a minimizar la barrera.

Cultura Nacional:

Las diferencias culturales pueden afectar la manera en la que un gerente decide comunicarse y estas diferencias crean una barrera para la comunicación eficaz. Se puede citar el ejemplo donde los países como Japón, que apoyan al colectivismo y Estados Unidos que destacan el individualismo, utilizan diferentes técnicas de comunicación.

Gerencia y comunicación.

Las comunicaciones eficaces del empleado en compañías líderes sufren cambios drásticos.

Las organizaciones en todo el mundo se están reestructurando a fin de reducir costos y mejorar la competitividad. Compañías que habían sufrido la reestructuración y la reorganización sostenían que la eficacia de la comunicación de una compañía se basaba en que tan bien se trabajaba en los momentos de mayor cambio organizacional.

Hay factores comunes que determinan la eficacia de la comunicación, se pueden enumerar ocho factores, los cuales proporcionan una guía basada en la investigación a los gerentes y les ayudan a decidir cómo comunicarse mejor con los empleados.

El presidente ejecutivo debe involucrarse en la importancia de la comunicación

El factor más significativo para un programa exitoso de comunicación con los empleados, es el liderazgo del presidente ejecutivo. Él debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización. Si el presidente ejecutivo está comprometido por medio de sus palabras y acciones, entonces “fluye” al resto de la organización.

Además de la lealtad al compromiso filosófico en las comunicaciones con el empleado, el presidente ejecutivo debe ser un modelo habilidoso y visible en el papel de las comunicaciones y estar predispuesto a entregar mensajes clave en persona.

Los gerentes asocian las acciones y las palabras

Estrechamente relacionada con el apoyo del presidente ejecutivo y el compromiso, está la acción gerencial. Como ya se hizo notar, las acciones hablan más fuerte que las palabras. Cuando los mensajes implícitos que los gerentes envían contradicen los mensajes oficiales en la forma en que se transmiten las comunicaciones formales, los gerentes pierden credibilidad con los empleados. Los empleados escucharán lo que la gerencia tiene que decir con respecto a los cambios realizados y al lugar donde la compañía se dirige, pero estas palabras deben respaldarse con las acciones correspondientes.

Compromiso con la comunicación de dos vías

Los programas ineficaces están dominados por la comunicación descendente. Los programas exitosos balancean la comunicación descendente y ascendente. Esto se refiere a los programas creados por grandes compañías, en las cuales se alentaba a los empleados a formular sus quejas y preguntas. Para procesarlas las compañías desarrollaron procedimientos para procesar los reclamos rápidamente. Los gerentes se entrenaron en técnicas de retroalimentación y fueron compensados por usarlas.

Énfasis en la comunicación cara a cara

En tiempos de incertidumbre y cambio los empleados tienen muchos temores y preocupaciones. En consistencia con nuestro análisis previo de la riqueza del canal, estos mensajes son excepcionales y ambiguos. La cantidad máxima de información puede transmitirse a través de una conversación cara a cara. La comunicación Imparcial, abierta, cara a cara de igual manera con los empleados presenta a los ejecutivos como gente viviente, que respira, que entiende las necesidades y preocupaciones de los trabajadores.

Responsabilidad compartida por las comunicaciones con los empleados.

La alta gerencia proporciona el gran escenario —hacia dónde se dirige la compañía. Los supervisores vinculan el escenario con su grupo de trabajo y con los empleados en particular. Cada gerente tiene cierta responsabilidad de asegurar que los empleados estén bien informados y de que las implicaciones de los cambios se vuelvan más específicas según como fluyan hacia abajo en la jerarquía de la organización. La gente prefiere enterarse por su jefe acerca de los cambios que podrían afectarlos, no de sus compañeros o de chismes. Esto requiere que la gerencia mantenga a los gerentes de nivel medio e inferior evaluando los cambios planeados.

El manejo de las malas noticias.

Las Organizaciones con una comunicación eficaz con los empleados no tienen miedo de enfrentar las malas noticias. De hecho, suelen tener un alto porcentaje de malas noticias en relación con las buenas noticias. Esto no significa que estas compañías tengan más problemas; lo que sucede es que no penalizan al que trae las malas noticias.

Cada vez más corporaciones están usando las publicaciones de la compañía para mantener actualizados a los empleados sobre noticias tanto pesimistas como optimistas.

Todas las organizaciones tendrán, en momentos, fracasos en el producto, retrasos en la entrega, quejas de los clientes o problemas similares. Cuando las malas noticias se informan de manera parcial, se crea un clima en el cual la gente no teme ser honesta y las buenas noticias adquieren credibilidad.

El mensaje se moldea para los receptores

Diferentes personas en la organización tienen distintas necesidades de información. Lo que es importante para los supervisores podría no serlo para los gerentes medios. De manera similar, lo que es una información interesante para alguien en la planeación de producto podría ser irrelevante para una persona de contabilidad. Los gerentes necesitan reconocer esto y diseñar el programa de comunicación de acuerdo con ello.

Tratar la comunicación como un proceso continuo

Las grandes empresas concluyeron que la comunicación con el empleado es un proceso crítico de la gerencia, y se ilustra mediante cinco actividades comunes:

• Los gerentes transmiten los fundamentos de las decisiones.

Cuando el cambio ocurre con más frecuencia y su futuro se vuelve más incierto, los empleados quieren cada vez más saber la razón que fundamenta las decisiones y los cambios que se realizan.

• El momento oportuno es vital

Es importante que los gerentes comuniquen lo que saben, cuando lo sepan. Los empleados no quieren ser tratados como niños recibiendo la información por partes o que se les prive de ésta por temor de que se malinterprete. Dar a conocer los hechos tan pronto estén disponibles disminuye el chismorreo e incrementa la credibilidad de la gerencia. El costo de no comunicar de manera oportuna es la pérdida de la lealtad, el enojo y la destrucción de la confianza. Las nuevas tecnologías hacen posible la agilización de las comunicaciones.

• Comunicación continua.

La comunicación debería ser continua, en particular durante los periodos de cambio o crisis. Cuando los empleados necesitan información y ésta no está llegando, regresan a los canales informales para llenar el vacío, aun si esos canales proporcionan sólo rumores sin fundamento En aquellas organizaciones donde la gerencia lucha por que la información fluya en forma continua, los empleados tienden más a perdonar los errores u omisiones ocasionales.

• Vinculo del gran escenario con el detalle.

La comunicación verdaderamente eficaz no ocurre hasta que los empleados entienden cómo el gran escenario los afecta a ellos y a sus trabajos. Los cambios en la economía, entre los competidores de la industria o en la organización como un todo deben traducirse a las implicaciones de cada localidad, departamento y trabajadores. Esta responsabilidad recae directamente en los supervisores directos de los empleados.

• No se dicta la forma en que la gente debe sentirse acerca de las noticias.

Los empleados no quieren que se les diga cómo deben interpretar y sentirse acerca de los cambios. Es más eficaz comunicar, “quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo” y dejar que los empleados obtengan sus propias conclusiones.

Aprensión en la comunicación

Otro obstáculo para lograr una comunicación eficaz es que algunas personas sufren de aprensión en la comunicación o ansiedad. Aunque mucha gente tiene pavor de hablar frente a un grupo, la aprensión comunicativa es un problema mas serio ya que afecta a toda una categoría de técnicas de comunicación. Las personas que la padecen experimentan tensión y aprensión mientras se expresan oralmente, por escrito o por ambas formas. La aprensión oral dificulta con seriedad el hablar con otros cara a cara o provoca una ansiedad extrema cuando se tiene que ocupar el teléfono, por ejemplo. Como resultado, las personas con este problema podrían recurrir a memorandos o cartas para transmitir mensajes, cuando una llamada suele ser no sólo más rápido sino también más apropiado.

Los estudios demuestran que la aprensión comunicativa oral evade situaciones que requieren compromisos en una comunicación verbal. Deberíamos esperar encontrar algún auto selección en los puestos para que los individuos no se interesen en los trabajos - por ejemplos, de maestros -, en que la comunicación oral es un requerimiento dominante. Pero casi todos los empleos requieren de una comunicación oral. De mayor interés es la evidencia de que la alta aprensión en la comunicación oral distorsiona las demandas de comunicación en sus trabajos a fin de minimizar la necesidad de la comunicación. De manera que necesitamos estar conscientes de que existe un grupo de personas en las organizaciones que limitan severamente su comunicación oral y racionalizan su práctica al decidirse a ellas mismas que no se necesitan tanta comunicación para que hagan su trabajo con eficiencia.

Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio. También suele llamarse ruido

¿Qué pasa si no ocurre la comunicación eficaz?

Si en una organización se obtienen respuestas vagas e inapropiadas se debe a que en el proceso existen fuentes de distorsión como las siguientes:

• La Codificación se realizó con descuido.

• Selección limitada de símbolos

• Confusión en el contexto del mensaje.

• Selección de un canal inapropiado.

• Nivel de ruido alto.

• Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepción del receptor limitadas.

Poca atención y cuidado en el proceso de decodificación

Otras fuentes de distorsión en la comunicación

• FALTA DE ATENCION.

• ELECCION DE SIMBOLOS INDEBIDOS.

• PREJUICIOS, CONOCIMIENTOS.

• ELECCION DEL CANAL INDEBIDO.

• CONFUSION DEL CONTENIDO DEL MENSAJE.

• CAPACIDAD PARA PERCIBIR.

• LAPSO DE ATENCION Y CUIDADO PARA CODIFICAR.

TEMOR A LA COMUNICACIÓN.- ANGUSTIA Y TENSION EXCESIVAS PARA COMUNICARSE DE MANERA ORAL, ESCRITA O AMBAS.

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIÓN: DIRECCION DE LA COMUNICACIÓN: ASCENDENTE, DESCENDDENTE, LATERAL.

REDES COMUNES DE GRUPOS PEQUEÑOS: CADENA, RUEDA, TODOS LOS CANALES.

REDES DE COMUNICACIÓN: CANALES POR DONDE FLUYE LA COMUNICACIÓN.

REDES FORMALES: COMUNICACIONES RELACIONADAS CON LAS ACTIVIDADES SIGUIENDO LA CADENA DE AUTORIDAD.

Temas actuales de la comunicación

• Barreras de comunicación entre hombres y mujeres

En el trabajo se reflejan los problemas de comprensión entre hombres y mujeres, incluso aquellos en donde él calla y ella habla incesantemente. La comunicación es una de las diferencias más marcadas entre mujeres y hombres. Aún así, "los problemas de comunicación entre hombres y mujeres tienen un origen social y no biológico", También en la oficina o la fábrica cada sexo habla en su idioma, las mujeres formulan de otra forma. Algo que cuando se trata de impartir tareas a sus colegas masculinos eleva la barrera del entendimiento. En el caso de designar, solicitar u ordenar algo por hacer, las mujeres al mando, escogen introducciones plagadas de subjuntivos como "Quisiera proponer…", o "el próximo paso sería…". "Una cortesía que es mal interpretada por los hombres que consideran las palabras como mera expresión de deseos y no de órdenes que deben ser ejecutadas".

Las mujeres están acostumbradas a formular de una manera más impersonal, más indirecta que los hombres. A menudo, los patrones de conducta inducen a las féminas a la continua corroboración de lo que está diciendo el compañero: un sí expreso o murmurado acompañado de un movimiento afirmativo de la cabeza dan prueba de ello.

Los hombres en cambio, prefieren el silencio y la ausencia de mímica cuando escuchan a otra persona, sea mujer o no. De todos modos, una actitud que desespera a más de una mujer que adquiere la impresión de que no está siendo escuchada o acaso de que la contraparte considera sin valor sus palabras.

• Invitación al diálogo no es debilidad

Las diferencias de la comunicación entre géneros no sólo se quedan en la formulación sino que van hasta la argumentación. En una exposición de proyectos, por ejemplo, las mujeres exponen sus ideas de forma más abierta, dejando espacio para una probable revisión y poniendo incluso al descubierto las estrategias que implementarían a largo de la realización, un hombre no lo haría, pues ello da la impresión de que no se está seguro. Y no hay algo a lo que teman más los hombres que a la inseguridad, sinónimo de debilidad. "Arriesgando tomar decisiones equivocadas, en detrimento personal y de la calidad del trabajo, los hombres actúan pues en contra de las normas de la buena comunicación y la comprensión.

• El silencio como forma de comunicación

Los japoneses no toleran escuchar excusas cuando se cometen errores o fallas; las expresiones largas y complicadas no son comunes entre ellos, prefieren a los individuos que hablan poco y se comunican usando el menor número de palabras para evitar redundancia.

En Corea, la influencia del pensamiento de Confucio ha desmeritado el valor de la expresión verbal lo que ha llevado a que la expresión escrita sea algo altamente estimado. Cuando la expresión escrita es dominante, lo verbal es no deseado ya que se le considera como una forma de expresión de poco valor.

Por su parte, la religión Budista, de fuerte influencia en esta cultura, predica que “Hay una comunicación auténtica cuando alguien se expresa sin tener que utilizar la boca y escucha sin tener que usar la oreja”. Es decir, el Budismo valora al silencio como una forma de comunicación significativa.

Las diferentes percepciones sobre la comunicación oral y el valor del silencio entre culturas tienen serios efectos en las relaciones interculturales tal es el caso de un estudiante japonés y un estudiante afro americano, que compartían la misma habitación. Durante algunas semanas el segundo intentó busco interacción social y entablar conversación con su compañero japonés, sin embargo, el primero cada día se veía menos dispuesto a iniciarla.  El silencio del estudiante japonés fue interpretado por parte del estudiante afro americano como un signo de rechazo y desinterés, y no como el signo de una diferencia cultural en el estilo de comunicación. El desconocimiento del alto valor del silencio para la cultura japonesa fue el factor que provocó que el estudiante afro americano decidiera cambiarse de habitación ya que el silencio que imperaba lo hacía sentir incómodo.

Otro ejemplo del resultado del desconocimiento de las diferencias culturales respecto al valor del silencio y la comunicación oral, fue el caso de una alumna proveniente de Alaska. En su cultura, la forma de aprender era escuchando y viendo. Nunca se debían formular preguntas directas. Durante su niñez aprendió a usar la comunicación oral para alabar y relatar eventos importantes, y a evitar su uso para expresar trivialidades.  No obstante, cuando ingresó a una Universidad en Estados Unidos, sus profesores provenientes de la cultura anglosajona no conocían la forma de comunicación que se usaba en su sociedad para enseñar y aprender.  Por lo que su pensamiento occidental respecto al valor del silencio los hacía sentir incómodos por lo que todo el tiempo trataban de llenar el silencio de la alumna de Alaska con preguntas directas.   El desconocimiento sobre su estilo de comunicación fue el factor que la obligó a abandonar sus estudios universitarios.

• La comunicación `'políticamente correcta''

Casi todos somos conscientes de que nuestro vocabulario ha sido modificado por razones de corrección política. Por ejemplo, hemos borrado de nuestro léxico las palabras incapacitadas, ciegas y anciano y las hemos sustituido por discapacitado, invidente y persona de edad, siendo sensibles a los sentimientos de los demás o teniendo cuidado de no hacerles daño. Pero este tipo de comunicación complica nuestro vocabulario con el uso de términos nuevos teniendo muchas menos probabilidades de comunicar un mensaje uniforme que las palabras a las que constituyen.

Cuando suprimimos algunas palabras porque son incorrectas, reducimos nuestras opciones para comunicar los mensajes de la manera más clara y fiel. En general, cuanto mas amplio sea el léxico de un emisor y un receptor, mas probable Serra que se transmitan bien. Al quitar ciertas palabras de nuestro vocabulario dificultamos que la comunicaron sea exacta. Cuando además las reemplazamos con términos nuevos cuyo significado es menos comprensible, reducimos la posibilidad de que se reciban nuestros mensajes como queríamos.

Barreras de la comunicación entre culturas

• Barreras de origen semántico

Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una acepción que no corresponda, se produce una barrera semántica. Esto quiere decir: CAMBIO DE SIGNIFICACIÓN. Estos ruidos o barreras se registran a diario. Los vehículos más eficaces en el uso y divulgación de los mismos son los medios de comunicación social.

Observe los ejemplos que se ofrecen a continuación:

A través de los medios de comunicación de masas llamados canales: televisión, revistas, periódicos, prensa, llegan a nosotros incontables expresiones iguales a estas. Cuando no precisamos el correcto significado de las palabras orales o escritas surgen diferentes interpretaciones, y así el receptor capta no lo que dice el emisor, sino lo que su contexto le indique.

• Barreras causadas por las connotaciones de los vocablos

Hace referencia a la implicancia de las palabras en diferentes lenguajes y culturas y en base a ellas la significancía de las mismas.

• Barreras causadas por la entonación

La entonación sirve para comunicar sentimientos y emociones. Unas palabras pueden expresar esperanza, afecto, sarcasmo, ira, excitación o desinterés, dependiendo de la variación de la entonación del que habla. Una escasa entonación, con un volumen bajo, indica aburrimiento o tristeza. Un tono que no varía puede ser aburrido o monótono. Se percibe a las personas como más dinámicas y extrovertidas cuando cambian la entonación de sus voces a menudo durante una conversación. Las variaciones en la entonación pueden servir también para ceder la palabra. En general, una entonación que sube es evaluada positivamente (es decir, como alegría); una entonación que decae, negativamente (como tristeza); una nota fija, como neutral. Muchas veces la entonación que se da a las palabras es más importante que el mensaje verbal que se quiere transmitir.

• Barreras causadas por las diferencias de percepción

Cuántos problemas has tenido con personas del sexo opuesto por “pequeños problemas de comunicación” o ¿porque tu percepción de una situación fue diferente a lo que quiso decir esa persona?

Muchos de los conflictos entre hombres y mujeres son resultado de las percepciones que cada uno tiene del otro y de esos hoyos a veces abismos de comunicación que existen entre ambos. Las personas que hablan idiomas distintos ven de hecho el mundo de maneras diferentes. Por ejemplo los esquimales perciben la nieve de otra forma porque tiene muchas palabras para ellas.

• El contexto cultural

Las culturas difieren por la importancia del influjo del contexto en el significado que asignan los individuos a lo dicho o escrito y la luz de quien sea el emisor. Países como China, Japón, y Vietnam son culturas de contexto alto. Se apoyan mucho en sutiles indicios no verbales y de la situación cuando se comunican con los demás. Lo que no se dice puede ser más importante que lo dicho. El estatus oficial de una persona, su sitio en la sociedad y su reputación imponen peso considerable a las comunicaciones.

En cambio los habitantes de Europa y Norteamérica reflejan sus culturas de contexto bajo. Recurren esencialmente a las palabras para comunicar significados. El lenguaje corporal o los títulos formales son secundarios en relación a las palabras dichas y escritas.

La comunicación en las culturas de contexto alto exige una confianza considerablemente mayor entre partes. Lo que para un extranjero parecería una conversación casual e insignificante es importante porque manifiesta el deseo de trabar una relación y generar confianza. Los acuerdos de palabras implican un compromiso serio en estas culturas de contexto alto. Y quien sea uno de acuerdo a la edad, antigüedad y rango en la organización es muy valorado y tiene una influencia grande en su credibilidad. Pero en las culturas de bajo contexto los contratos obligatorios se ponen por escrito, se redactan con exactitud y tiene un notable carácter legalista. Del mismo modo se valora la franqueza.

• Para evitar estas barreras tener en cuenta:

-Dar por hecho que hay diferencias hasta que surjan las semejanzas.

-Preferir la descripción antes que la interpretación o la evaluación.

-Practicar siempre la empata.

-Tratar las interpretaciones como hipótesis de trabajo.

Comunicación.

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