TEMA: 1 LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

FALLOS EN LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA:

En toda nuestra vida la comunicación es algo cotidiano y x eso adquirimos un falso sentido de seguridad y complacencia en la comunicación, cuando en realidad estamos comunicando unas comunicaciones deficientes.

La manera de logran una buena comunicación es reflexionar y adquirir buenos hábitos comunicadores.

ELEMENTOS Q EJERCEN INFLUENCIA EN EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN SON:

1. INDIVIDUALIDAD- el individuo es una persona sujeta a la influencia, influencia de acontecimientos q podemos recibir tanto de nosotros mismos como del exterior ( son los estímulos) q pueden ser internos y externos (ruido, voz, acontecimientos), conscientes (ambulancia) y subconscientes (escuchas algo a lo lejos).

2.ATENCIÓN SELECTIVA- el centro recibe toda clase de estímulos, pero de estos solo se presta atención a unos pocos, esa atención puede ser:

INVOLUNTARIA- cuando intuimos x ejemplo una amenaza, (cuando nos van a robar).

VOLUNTARIA- cuando percibimos de uno buena comunicación recae tanto en el emisor como en el receptor del mensaje.

3.PERCEPCIÓN SELECTIVA- todo el mundo selecciona consciente e inconscientemente entre todos los estímulos q pueden llegarle, en esta percepción influye: x un lado la experiencia y x otro el conocimiento previo.

El modo en q la gente capta los mensajes q recibe depende en gran parte de su experiencia.

4. ACTITUDES Y CREENCIAS-como consecuencia del entorno y de nuestras experiencias vamos, creando una serie de creencias, hay empresas en las q no se valora el esfuerzo, todas estas creencias y actitudes nos van hacer responder de forma automática en un proceso comunicativo sin q nos detengamos a pensar en ello.

5. LA MOTIVACIÓN: OBJETIVOS Y VALORES- toda conducta es motivada, se hacen las cosas x alguna razón, todos tenemos nuestras metas y objetivos en la vida, y normalmente creemos en todo aquello q nos ayuda lógralo, tb tenemos unas creencias de tipo gral ( la honradez), otro valores ( la seguridad económica, la independencia, cierta ambición en el trabajo), de todas estas cosas otorgamos valores distintos, pero son nuestro sistemas de valores.

Los objetivos y las escalas de valores de una persona influyen en su percepción del mundo, además influyen en su comportamiento y la forma en q interpretará las comunicaciones q le llegue de otros, sus actitudes y valores son algo tan inseparable de su personalidad q cualquier persona se negaría modificarlas.

6. NECESIDADES- Maslow, psicólogo, estableció una jerarquía de necesidades humanas básicas:

NIVEL 1 bajo - alimento, cobijo y reproducción.

NIVEL 2 medio - la necesidad de seguridad ( sentirse libre de amenazas).

NIVEL 3- necesidad de sentirse aceptado x los demás ( depende de la persona y en q veamos en los demás).

NIVEL 4- la estimación ( la forma en q nos vemos a nosotros mismos y en q vemos a los demás).

NIVEL 5- la realización y satisfacción con lo q hacemos.

Maslow sugirió q solo se puede pasar de un nivel a otro cuando se ha logrado precedido, aunq es cierto q estas necesidades se pueden enfocar de manera distinta.

Herzberg identificó los 6 factores q son lo q el denomina satisfactores.

1º -LOGROS.

2º -RECONOCIMIENTO.

3º -AVANCES.

4º -TRABAJO EN SI MISMO.

5º -POSIBILIDAD DE MEJORAR.

6º -RESPONSABILIDAD.

1.2.BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN.

Dentro del proceso de la comunicación de una empresa hay q tener en cuenta, las barreras q suelen existir a la hora de establecer 1 intención comunicativa.

EN LA COMUNICACIÓN EN GRAL LAS BARRERAS SON:

LA EDAD ( Bache generacional).

LA EXTRACCIÓN SOCIAL ( de donde venimos cada uno).

LA EDUCACIÓN ( las diferencias en educación son importantísimas ).

LA SALUD ( es el único bien humano q no es relativo), es la calidad de los 5 sentidos.

LA INTELIGENCIA (afecta a la agilidad mental).

INTERESES ( es decir, las prestaciones q se tengan en la vida).

EL LENGUAJE ( tener palabras para expresar las cosas).

LAS NECESIDADES ( personas diferentes, necesidades diferentes).

LA OCUPACIÓN ( según lo q se ha hecho en la vida, eso marca).

PERSONALIDAD (hay muchas formas de ser), existen diferentes personalidades, enérgicas, pasivas, sociables o no, agresivas.

RAZA (la procedencia étnica y racial pueden ocasionar problemas de comunicación).

RELIGIÓN (marca la creencias de cada persona y eso provoca una barrera de comunicación entre las personas).

SEXO ( LUCHA ENTRE EL SEXO MASCULINO Y FEMENINO). HAY Q ENTENDER LAS DIFEENCIAS ENTRE AMBOS SEXOS, YA Q SON DIFERENTES. Nos condiciona.

FORMACIÓN (afecta a la habilidad del trabajo) hay cosas q deberemos aprender x nosotros mismos.

1.3.FINALIDAD DE LA COMUNICACIÓN.

Las personas hablamos y escuchamos para satisfacer las necesidades personales, para crear relaciones, para entender las cosas, tb hablamos para q nos entiendan u otras para divertirnos o divertir a los demás.

PARA SATISFACER LAS NECESIDADES PERSONALES- cuando la comunicación se centra mayoritariam en la persona q habla, se convierte en algo egocéntrico, no tiene en cuenta las necesidades de interlocutor, x ello la comunicación no debe centrarse solo en nuestras necesidades, sino tb en los demás interlocutores.

PARA ESTABLECER RELACIONES CON OTRAS PERSONAS- para satisfacer la mayoría de nuestras necesidades tenemos q relacionarnos con otras personas gran parte de nuestro tiempo nos dedicamos a establecer contactos.

Los esfuerzos para atraer las simpatías de los demás indican una relación sana.

Este tipo de comunicación induce a la confianza y al agrado mutuo.

CREAR UN CLIMA DE COMPRENSIÓN ENTRE NOSOTROS Y LOS DEMAS- utilizamos la comunicación para compartir y obtener información s/ personas, lugares.... esta información nos sirve para satisfacer la necesidad de nuestro entono y tb, para comprender a otras personas en un futuro.

PERSUADIR A OTRO Y CONSEGUIR CAMBIOS- con muchos mensajes se intenta persuadir a las personas para q modifique sus creencias, conductas y actitudes. P.ej las empresas de publicidad.

Todas las empresas dedicadas al consumo tienen q persuadir.

Aunq parezca mentira gran parte de las intenciones son superficiales y destinadas a entretener, aunq tb escondan o añadan otras intenciones. P.ej los cuentos infantiles, q se cuentan para entretener. X lo tanto las charlas intrascendentes de los supervisores con los obreros influyen de forma positiva s/ el trabajo y x tanto en la producción según diferentes estudios sociológicos.

CONCLUSIÓN- según una frase de BLUMETATH, no se puede alcanzar el éxito en el trabajo sino tienes contactos con tu jefe.

X Q HACE CASO LA GENTE.-La información se recibe con > atención si satisface nuestras necesidades y si confirma los puntos de vista y actitudes q mantenemos.

Las opiniones q recibimos tienden a confirmar nuestras actitudes y creencias en muchos casos y así pensamos q hemos elegido lo mejor. P. Ej los anuncios.

El comunicador para lograr el éxito debe tener en cuenta 2 cosas:

Debe referirse a las necesidades e intereses de su audiencia.

Debe confirmar sus puntos de vista y las actitudes q manifestaron anteriormente.

Para q la gente haga caso de 1 mensaje q no responde a esos criterios, hay q presentar la información de manera muy enérgica.

COMO COMUNICARNOS- según las actitudes, creencias, experiencias y contexto de la comunicación, la gente dará un significado especial a las palabras q escuchan y q pronuncian, las palabras, actúan x tanto como símbolos en la comunicación y forman parte de un amplio código donde tb participan las expresiones de rostro, gestos.., es decir la comunicación es una mezcla de lenguaje verbal y no verbal, tb hay q escoger el canal de comunicación idóneo.

Cuando hemos mandado ya nuestro mensaje x el canal adecuado el receptor debe descodificarlo y durante este proceso las cosas pueden salir bien o mal.

A veces incluso el mensaje no es ni escuchado, x ello es útil solicitar la retroinformacion como en los submarinos o barcos de guerra.

CANALES Y NIVELES COMUNICATIVOS.

Cada vez q hay q comunicar algo hay q seleccionar el canal apropiado.

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

Es mejor para hechos y opiniones.

Es + adecuada para mensajes difíciles y complicados.

Es + útil cuando necesita levar un registro.

Puede ser escrita y leída cuando la gente esta de buen humor, se puede escoger el momento.

Puede planificarse cuidadosam y estudiarse antes de transmitirla.

Puede eliminarse los errores antes de transmitirla.

INCONVENIENTES DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

Es + cara y hay q dedicarle + tiempo.

La información tarda + en llegar.

No hay retroinformacion x eso.

Carece de pistas no orales q ayuden a interpretar.

Hay gente q no sabe o q no le gusta leer.

Nunca se puede estar seguro de q alguien ha leído el mensaje.

Falta calor, carece de individualidad.

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ORAL.

Es mejor para expresar sentimientos y emociones.

Es + personal e individualizada.

Da lugar a una mayor interacción y a recibir retroinformación inmediata.

Puede producir un > impacto.

Generalmente es + barata.

Permite corregir y ajustar el mensaje en vista de la retorinformacion tanto verbal como no verbal.

INCONVENIENTES DE LA COMUNICACIÓN ORAL.

Q si se ha dicho algo no puede ser borrado.

Es efímera.

Es difícil hacer referencia a ella o archivarla.

COMUNICACIÓN UNIDIRECCIONAL Y COMUNICACIÓN BIDIRECCIONAL ESCRITA.

El canal de comunicación puede ser en 1 solo sentido unidireccional o bidireccional.

Aunq generalmente se considera q la comunicación bidireccional es mejor, no siempre es así. En la comunicación en un solo sentido no existe posibilidad de retroinformación. Aquí se incluye cualquier comunicación cara a cara en la q los receptores carecen de oportunidad de preguntar, al comunicador.

Tb se incluye la comunicación escrita q no produce retroinformacion inmediata.

INCONVENIENTES DE LA COMUNICACIÓN UNIDIRECCIONAL ESCRITA EN 1 SOLO SENTIDO.

Los errores y la posibilidad de mal entendidos >.

Ofrece - confianza al receptor y emisor.

Origina > frustraciones xq si el receptor sabe q no entiende algo, siente q le es imposible actuar, esta frustración y la posible irritación van dirigidas contra el comunicador.

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN UNIDIRECCIONAL ESCRITA EN 1 SOLO SENTIDO.

Lleva - tiempo q la bidireccional.

Aporta un halo de deficiencia al comunicador.

Es la impresión q suele dar un conferenciante.

Da seguridad al comunicador, nadie puede llevar la contraria, la seguridad es un deseo de mucha gente, es mejor tener confianza en 1 mismo y admitir q no se sabe todo, cuanta - confianza tiene un directivo en si mismo - preparado se hay para q sus subordinados conozcan sus limitaciones.

COMUNICACIÓN BIDIRECCIONAL.-la comunicación bidireccional, permite la retroinformacion constante, hablando una conversación adoptamos sucesivamente el papel de receptor y comunicador.

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN BIDIRECCIONAL-

Precisión.

Confianza tanto emisor como receptor se sienten + seguros hablando.

- frustración.

INCONVENIENTES DE LA COMUNICACIÓN BIDIRECCIONAL-

Puede provocar irritación entre los receptores.

El comunicador se ve interrumpido con frecuencia.

El tiempo, requiere + tiempo q la unidireccional.

Falta de control.

Eficiente.

Inseguridad.

A pesar de todo es imposible afirmar categóricamente, q 1 de los s tipos de comunicación es mejor q el otro.

1.5.NIVELES DE COMUNICACIÓN.

Dentro de la eficacia de la comunicación, se puede establecer la siguiente jerarquía.

NIVEL 1- x lo gral la comunicación es directa y eficaz, en situaciones comunicativas, en doble sentido, aquí los símbolos verbales y no verbales son claros x ambas partes y es posible la retroinformacion instantánea.

NIVEL 2- la comunicación es de doble sentido pero no cara a cara, es posible la retroinformacion, pero las señales verbales no son aparentes, p.ej una conversación telefónica.

NIVEL 3- es el nivel + eficaz de la comunicación, es en un solo sentido, y en las empresas se realiza generalmente x escrito, no existe retroinformación ni señales no verbales.

Aunq es importante prepararse bien los mensajes en todos los niveles en este el comunicador se debe esforzar especialmente para reducir las posibles barreras a la comunicación.

Como este nivel es el + débil e indirecto, tenemos q intentar desarrollar habilidades para elaborar comunicación x escrito.

Tb hay q tener presente siempre q no se puede conocer todo a cerca de todos los temas, a pesar de q lo llevemos muy bien preparado.

Se debe tener confianza para poder decir: “ no se contestar a esa pregunta, pero me enterare y la resolveré”.

TEMA: 2 LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

2.1. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

La comunicación lingüística ocupa dentro de la empresa una parcela muy amplia, en la comunicación empresarial, xq es complicado abordar tantos temas, a pesar, de esa variedad, casi toda la comunicación gira alrededor de la actividad económica.

Definir este tipo de comunicación es concebirlo como un elemento integrado dentro de la vida socioeconómica, es decir, q su comunicación será mixta, es decir, x un lado textual y x otro pragmático comunicativa y cumple una doble función una social y otra profesional, los textos comunicativos dentro de la empresa poseen una serie de propiedades q adquieren su efectividad en la medida en q existe un conocimiento gral y convencional interactivo.

El autor del escrito es el encargado de asignar un sentido y una función, el receptor es el justificante del escrito y x tanto otro punto de esta comunicación es la interpretación.

2.2. DIVERSIDAD ACTUAL Y LOS CONTEXTOS DE PRODUCCIÓN.

Hay q tener en cuenta la amplitud y el alcance de la comunicación, hablar de la comunicación, es aludir a un ámbito de grandes extensiones, de diferentes características.

En ese ámbito suelen tener lugar operaciones mercantiles, a veces muy arriesgadas, x tanto las personas de negocios son los llamados “profesionales”, en este multiforme mundo de los negocios se desarrollan una comunicación muy especial, oral o escrita, q deja ver enseguida las relaciones fuertemente jerarquizadas q los sustenta.

Se trata x tanto de 1 organización combativa con jerarquías frecuentemente establecidas, en donde funciona o debe funcionar el liderazgo, como norma gral cabe afirmar q la comunicación escrita no sustituye a la oral, sino q son complementarias.

Xq la oral tiene tonos q ayudan pero la escrita permanece es + contundente.

EL REFLEJO DE LAS JERARQUIAS INTERACTIVAS EN LENGUAJE EMPRESARIAL: la comunicación ascendente, descendente y horizontal.

Hay q distinguir 2 conceptos, la distinción de estos son objeto de debate xq son fenómenos tan interconectados q son difíciles de distinguir.

INFORMACIÓN- proviene de la palabra latina informatio, imagen x tanto la información seria algo impersonal, es decir 1 dato, es almacenado en soportes diferentes, ordenador, cerebro, libros... en muchos sitios, información es el contenido de la comunicación.

COMUNICACIÓN- proviene del latín communicatio, q significa participación, compartir, comunicar, sería poner 1 información en común.

COMUNICACIÓN DESCENTE-la q va de arriba a abajo.

RAZONES PARA INFORMAR.

Existen múltiples resistencias q deben ser vencidas.

El estado actual de la empresa, el entorno político, social y laboral. la misma existencia de la empresa ( x la competencia x esta razón apunta PARKINSON “ es una responsabilidad colectiva, de las direcciones de las empresas, adoptar medidas correctivas ante las posibles batallas ideológicas”

La tendencia lenta pero reversible hacia la participación de la empresa ante todos los niveles, la tecnología moderna, la elevación del nivel educativo y la enorme competitividad empujan hacia una creciente participación, como condición previa se necesita una buena información.

La reputación de cada empresa en su mercado, dato q afecta a u cotización en bolsa y ámbitos diferentes, esta comunicación se desarrolla y se sostiene en función de un esfuerzo sistemático y comunicativo.

Sentirse bien informado s/ la marcha de la empresa alimenta el sentimiento de pertenencia a la organización, el empleado bien informado siente su situación laboral bajo control.

la negociación colectiva se desarrolla con realismo y respeto mutuo cuando la dirección dispone de credibilidad y esta no se improvisa sino q es fruto de una comunicación madura año tras año.

AREAS DE COMUNICACIÓN.

S/ el entorno donde se desenvuelve la organización( mercado, coyuntura económica, los sindicatos)

S/ la empresa ( resultados económico, ventas, nuevos productos, nuevas o cierre de instalaciones, cambios de sede...)

S/ cada centro de trabajo especifico ( horarios, turnos, vacaciones, sección o uds de trabajo, movilidad laboral...)

S/ cada puesto de trabajo, ( contenido del puesto de trabajo, objetivos, normas...)

Información s/ cada empleado, desempeño del puesto, condiciones económicas, promoción, formación...)

Las áreas 3 y 4 constituyen la esencia misma de la organización y funcionalmente dependen de q esta información circule fluidamente.

La 5 es exigencia de buen gobierno.

La 1 y 2 son las - desarrolladas en la mayoría de las organizaciones aunque han adquirido últimamente gran importancia.

LA CUESTIÓN DE LA CREDIBILIDAD.

Sin credibilidad la comunicación descendente es inútil, lo q da credibilidad a 1 mensaje según ARISTÓTELES “ a los hombres buenos los creemos de modo + pleno y con - vacilación, no es verdad como suponen algunos q la bondad personal de quien habla no contribuye en nada a su poder de persuasión”.

Esto nos lleva a una visión de q modo se hace previsible la honradez y q hace q sea creíble: es xq honradez tiene 2 componentes:

JUSTICIA- es respetar lo q pertenece al prójimo dando a cada 1 lo suyo.

VERACIDAD- es manifestar la verdad siguiendo el estado de la prudencia.

X tanto no nos podemos fiar de alguien q no respete nuestros dchos.

La cuestión de la veracidad es + delicada ya q si percibe q 1 persona no dice la verdad perderá credibilidad para mi, y el poder corrompe.

Es muy fácil pensar q el fin justifica los medios, al - ciertos medios hay empieza el proceso de corrupción del poder y con esta la perdida de credibilidad.

¿ CUANTÁ INFORMACIÓN ?

viene determinada x diferentes factores.

La naturaleza de la información ( ejemplo una nueva tecnología, una campaña de información comercial el lanzamiento de 1 nuevo pdto, en este caso es desaconsejable informar).

El historial de comunicación de la dirección, ( x ejemplo: si habitualmente es muy opaca no puede pasar repentinamente a una total transparencia).

El momento en el q se presenta la información. ( x ejemplo momentos de tensión laboral).

El público-objeto, no parece aconsejable presentadle la misma información a públicos tan diferentes, como banqueros, consumidores, estudiantes...

X tanto en cada caso hay q adaptarse a las características de cada público, así pues la postura correcta sería ¿Cuánto puede decir para satisfacer la demanda de información q recibo? ¿ Cuál sería la dosis mínima de información con la q me dejan en paz?

¿CUÁNTO?

Una información q podría ser perjudicial en cierto momento, es aconsejable q se desvele posteriormente.

X ejemplo, las nuevas tecnologías, una vez aplicadas con éxito ya puede ser conocido x los empleados. Entonces atendiendo a los momentos puede ser beneficiosa o no a eso se llama radio-macuto ( cuando hay rumores).

BARRERAS + IMPORTANTES Q DIFICULTAN LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE.

El estilo de mando, si es impositivo genera un tipo de comunicación escueta y unidireccional.

La falta de habilidad, es decir todo programa de > apertura en la comunicación, debe ir acompañada de acciones formativas.

Temor a perder el poder, se dice q la información es poder, así pues un jefe reacio a perder el poder difícilmente no informará no habrá autoridad moral.

Las dimensiones y estructuras de la comunicación cuando + compleja es la estructura de la empresa + dificulta la comunicación.

LA ELECCIÓN DE LOS CANALES.

Los representantes del personal, sostienen un riesgo la deformación de la información.

La cadena de mando, tampoco esta extenso el riesgo de la deformación.

El contacto directo- bien a través de boletines informativos o reuniones, es el + costoso y el q requiere > esfuerzo para la organización y es el + recomendable, ya q no se corre tanto riesgo de deformación de la información.

LA FUNCION DE LA LINEA JERARQUICA.

La línea jerárquica es la vía natural para q circule la información descendente, la información es una fuente de poder y la utilización de la línea jerárquica o canal de comunicación refuerza su prestigio, esto significa q el jefe de cada unidad debe ser la fuente ppal de información descendente para sus subordinados.

Esto encierra varias etapas.

Realza la posición de influencia.

Q se puede utilizar un lenguaje apropiado.

Será + fácil la comunicación bidireccional.

la proximidad dará credibilidad.

LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

La importancia adquirida x la comunicación en la empresa, ha llevado a utilizar prácticamente todos las técnicas de comunicaciones modernas.

Los medios de comunicación preferidos en la empresa son, reunión de información, entrevista de apreciación, las cartas al persona, el periódico de empresa, las preguntas a la dirección, los tablones informativos, los montajes audiovisuales, películas de información.

RELACION DIALOGAL ENTRE LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE Y ASCENDENTE

Ambas estas entrelazadas entre si su relación es de carácter dialogal, están relacionadas como la pregunta y la respuesta y las razones son:

La comunicación descendente suscita preguntas q piden buena respuesta.

Las preguntas ( comunicación descendente) aportan información s/ las dudas, inquietudes, necesidades, y permite mejorar la temática de la comunicación descendente.

Dado q la comunicación solo se produce cuando el receptor capta rectamente el mensaje, el emisor solo la respuesta de aquel permite confirmar la fiabilidad de la transmisión.

Consiguientemente la comunicación descendente aplica a la ascendente y viceversa.

2. COMUNICACIÓN ASCEDENTE: la q va de abajo a arriba

RAZONES.

Se puede clasificar bajo la siguientes categorías:

ECONOMICAS U OPERATIVAS- el buen funcionamiento de la empresa va a depender de q los subordinados pasen información relevante a sus superiores.

PSICOLÓGICAS- el buen funcionamiento de la empresa va a depender de q cada superior conozca las motivaciones e inquietudes de los subordinados.

DE RESPONSABILIDAD- es deber de cada superior conocer las necesidades de los subordinados, la autoridad es servicio, esto implica 1 apertura receptiva a los problemas de los subordinados.

BARRERAS.

Se puede afirmar q la comunicación ascendente es cuestión de que el jefe escuche muchas veces la resistencia a escuchar se manifiesta mediante un gesto del superior, es decisivo q el jefe escuche para q la comunicación ascendente circule correctamente.

Para q s pase una determinada información a j, han de darse las siguiente condiciones. Siendo s = subordinado y j = jefe.

A s se le ocurra transmitir información.

Si a s se le ocurre debe decidir trasmitirla.

Si s decide pasar la información debe encontrar la oportunidad de comunicársela a j.

Si s encuentra la oportunidad de pasar la información a j, este debe escucharle xq la disposición de j de escuchar a s depende de diferentes factores:

Su habilidad para dejar a un lado otros asuntos.

Su concomiendo de s.

Su voluntad de escuchar a s.

Su estado de ánimo.

Su habilidad para sondear a s de tal forma q ayude a s a trasmitir la información.

Si j escucha a s debe actuar en función de la información recibida y hacérselo notar a s.

OTRAS BARRERAS.

EL ESTILO DE MANDO PREDOMINANTE ¿ Como se manda?- Condiciona la calidad e intensidad de la comunicación, si es impositivo pone el acento en la comunicación descendente, y si es poco abierto a la ascendente, x el contrario si es consultivo implica una comunicación + abundante y el carácter bidirecional.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA- cuanto > es el nº de niveles, > es el nº de eslabones en la cadena de mando, y > es el riesgo de distorsión, cuanto > es la dispersión geográfica + difícil es el contacto personal. Cuanto + compleja es la estructura organizativa + ambiguas son las expectativas q gobiernan las relaciones interpersonales.

LAS DIFERENCIAS CULTURALES- desde la óptica sociológica una empresa es un conjunto de culturas, cuanto > es su heterogeneidad tanto + difícil es la comunicación entre sus componentes, esta barrera es la + grave de todas.

EL ENTORNO LABORAL- es la presencia sindical, y la conflictividad laboral generan estados de opinión y tensiones q distorsionan la comunicación.

LA FUNCION DEL MANDO INMEDIATO- el papel del mando inmediato, es a todas luces decisivo para facilitar la comunicación descendente, un buen mando es un buen mediador.

LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ASCENDENTE.

Podemos distinguir 2 tipos de medios:

PROCEDIMIENTOS INSTITUCIOALIZADOS.

La entrevista de apreciación ayuda a establecer el clima adecuado.

Encuestas de opinión q permiten medir el clima de la organización.

Preguntas a la dirección: son preguntas q los empleados hacen a los jefes.

Estos procedimientos son complementarios.

MODOS ESPONTÁNEOS.

Las calas, los contactos q hacen los niveles superiores de la dirección con los empleados, deben hacerse cuidadosamente y muye de tarde en tarde.

Las reuniones de información para sondear la opinión de los asistentes.

Seminarios de formación en cuanto q permiten el explorar los puntos de vista y las expectativas de los participantes sobre las materias estudiadas.

Las comidas de aniversario, despedida, se proporciona un clima de espontaneidad.

3. LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL.

Viene afectada x 4 clases de factores:

El lenguaje.

Puede ser una barrera xq cada unidad de la organización desarrolla un lenguaje o jerga propio, informáticos, vendedores, contables..., si los protagonistas no conocen bien el lenguaje técnico de otro se producen malentendidos.

Las personalidad de los protagonistas.

Entran motivaciones, efectividad, la imagen de uno mismo, un empleado con personalidad insegura lo interpretara todo a través del filtro de su inseguridad.

Las relaciones interpersonales.

Q se haya establecido entre los comunicantes es decisiva, si existe un cierto antagonismo, los mensajes q intercambien pasaran x el filtro de sus sentimientos negativos, y si x el contrario hay una sana relación, el mensaje será rectamente interpretado.

Podemos decir q la comunicación y la colaboración son 2 aspectos de una misma realidad.

La relación de autoridad le confiere al superior una iniciativa frente al subordinado q no se da en la relación horizontal.

En el caso de las relaciones horizontales ninguno de los protagonistas tiene + iniciativa q el otro, de ahí q se de con + reciprocidad del trabajo en equipo, para q haya reciprocidad alguien ha de empezar a colaborar.

En el caso de relación jerárquica corresponde la iniciativa al superior y la horizontal ambos x igual, el primer factor organizativo q influye en la comunicación horizontal es el estilo de comunicación.

Puede haber 2 estilos básicos:

DESPACHAR SEPARADAMENTE A CADA UNO DE LOS SUBORDINADOS.

DESPACHAR EN EQUIPO CON TODOS LOS SUBORDINADOS A LA VEZ: esta última facilita la comunicación y colaboración.

La organización en sentido amplio

El 2º factor organizativo GRADO DE DIFERENCIACIÓN q se da entre las actividades de los diversos departamentos ya q cada actividad ( fabricar, vender, investigar...) trae consigo orientaciones diferentes en quién las ejerce.

Si la diferenciación interna tiende a generar orientaciones diferentes, se deduce q cuanto > sea la diferenciación + difícil será la colaboración entre los diferentes departamentos funcionales, ejemplo en el caso del departamento de I + D el grado de incertidumbre es muy alto mientras q en el de contabilidad es muy bajo.

El 3º factor es el GRADO DE COMPLEJIDAD de la estructura y el GRADO DE CLARIDAD, con q se han definido las funciones de la organización. Cuanto > sea la claridad de las funciones > será la colaboración ( será + fácil ) y la comunicación + fluida.

TEMA: 8 EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA.

EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA.

Las empresas forman hoy el tejido productivo de la sdad industrial.

No se concibe una sdad avanzada si un tejido red de empresas.

Las empresas se van expandiendo alcanzando cada vez + parcelas, lo q nos lleva a ver a la empresa como algo complejo y dinámico con necesidad de relaciones de comunicaciones, todo esta e exigiendo cabezas rectoras de esta actividad aparentemente marginal y a priori escasamente productiva, teóricamente un galiente, departamento o dirección de protocolo es el q dirige las relaciones institucionales( visitas de ministros, viajes etc ).

Una empresa q no dispone de un elemento semejante a los citados tendrá poco q hacer en el campo de la competencia.

La competencia comercial se basa también en las relaciones. Es necesario q alguien se ocupe en la empresa de este tipo de relaciones q van desde las institucional a la privada, ósea, la decoración y la utilización social, cultural de la sede de la empresa hasta la etiqueta de los representantes cuanto participan en actos sociales de relieve.

El protocolo x tanto es racional y convencional, nada en sus normas puede ser tenido como artificial, pero nada fundamental.

Sin embargo las funciones de un órgano de protocolo dentro de la empresa son imprescindibles.

2.FUNCIONES PROFESIONALES.

Los preparativos y trabajos previos a la celebración de actos institucionales, sociales o protocolarios dentro y fuera de la empresa.

La organización compartida o no de dichos actos.

Desviaciones de trabajo, sesiones, juntas, seminarios, visitas a la empresa, todo aquello q exija preparativos extraordinarios dentro o fuera del ámbito empresarial pero con participación institucional.

Viajes, excursiones, recepciones, regalos de empresa, exposiciones, regalos específicos para personalidades con motivo de viaje o visita q se hacen o se reciben.

Organización de felicitaciones anuales, actos de homenaje a jubilados, actos a personal distinguido.

Organización de visitas no protocolarias, pero de interés gral, a instalaciones de la empresa o actividades culturales patrocinadas x ella.

Participación directa y decisiva en aspectos de estética y decoración de las instalaciones de la empresa, imagen de la empresa, relación con otras empresas, sugerentes patrocinios.

Un mundo capaz de ensancharse sin medidas.

3.FUNCION SOCIAL.

El protocolo oficial del Estado esta regulado x el decreto de 1089/ 83 con fecha de agosto publicado en el BOE el día 8 de agosto y es conocido como ordenamiento gral de preferencia del Estado.

Este decreto no despeja todas las dudas protocolarias pero con el toman curso situaciones complejas y se formalizará con el lenguaje del protocolo.

Es importante q los empresarios empiecen a tomar conciencia de q la vida social, la suya y la de la empresa están totalmente vinculadas a estos acontecimientos conocidos como protocolarios o sociales. Evitemos cualquier exceso.

Cada tiempo tiene su modo de comportamiento, hay q adaptarse al protocolo.

El protocolo empresarial o privado admite tendencias q están vedadas en el protocolo oficial.

EJEMPLO: 1

Una empresa en un acto de presentación de 1 libro, patrocinado x esta, existen personalidades, autoridades, se encuentra un Premio Nóbel, en ese acto el protocolo debe ser permisible para introducir al Premio Nóbel en 1 lugar distinguido.

El mismo criterio sirve para un almuerzo o situación análoga xq el protocolo formal no puede desentenderse del protocolo moral, sirve esta misma pauta para la de patrocinador cuya presencia es constitucional al acto mismo y así debe quedar subrayado en la composición de la presidencia.

4.ERRORES PROTOCOLARIOS.

En el siglo VIII en Italia, se encuentra la ciudad de Sivaris, es tan rica y tanto su protocolo es ridículo lo cual le llevo a su perdición.

En el colmo de la extravagancia inventaron la escuela de danza del caballo, con la particularidad de q acabaron de danzar a los caballos de guerra, un autentico ballet ecuestre.

En el siglo X a.c. tuvieron q luchar con Getona, los cuales eran del este y llevaron una orquesta.

Los caballos sibaritas se pusieron a bailar y los jinetes muertos.

CONCLUSIÓN: los sibaritas habían excedido en el protocolo.

VISITAS PROGRAMADAS.

Una pausa segura para el desarrollo de actividades de relación entre las empresas, tiene su punto de partida en 1 comunicación fluida, tienen q quedar claro desde el ppo la razón de ser de ese viaje y los propósitos de tal encuentro entre delegaciones.

2º paso ponerse de acuerdo, se designan los responsables de confeccionar el programa q lo negocian, estructuran y ultiman en común.

Si al fuerte de la delegación visitante se le propone venir el 1º de sus designados, debería recibir una carta previa de invitación formal.

Ya tenemos el programa con 1 orden del día una documentación oportuna y 1 un listado de asistentes.

AEROPUERTO.

Se trata de una delegación al + alto nivel tenemos q tener en cuenta q nos jugamos mucho.

Llegan los pasajeros al aeropuerto vienen unos cuantos y tb unas cuantas maletas.

¿Qué hacer? Saludar 1º o hacerse con las maletas.

¿ Puede hacerlo una sola persona? No, por eso se debe conocer el nº de personas e introducirlas en un vehículo diferente al q llevará a los huéspedes, q a de llegar antes q los personajes y así el jefe de protocolo le pueda atender personalmente.

SEDE SOCIAL.

El 1º mensaje emocional entra x los ojos.

La fuerza de seguridad dentro de la empresa es 1 de las razones + rigurosas. Esta situación no debe ser obstáculo para q el departamento de imagen de la empresa sus objetivos.

Como tampoco la critica de 1 invitado especial debe alterar las operaciones seguidas a los dispositivos de seguridad.

Esta faceta debería ser solventada con lo q se llama ACREDITACION, q permite la entrada del invitado sin perdida de tiempo, es decir q los datos del visitante ( DNI, matricula de vehículo si lo lleva, escoltas, guía...) se facilitarán con antelación suficiente x el encargado de protocolo.

Una vez pasado el control lo correcto es unos minutos antes del encuentro privado entre invitado o jefe de la delegación con la personalidad de nuestra empresa q actué de anfitrión.

Este encuentro de tan solo unos minutos se desarrollara en el despacho del anfitrión, lo q permitirá al resto de invitados desplazarse hacia el lugar donde se realice la reunión previa.

Para las salas de reunión su condición 1ª es la confortabilidad, luminosa, cómodos sillones, cuadros q no distorsiones, plantas o flores.

Tal vez la prensa del día ( no rosa) y no muy abundante, q pensemos siempre q el tiempo del visitante es tan valiosos como el nuestro.

La comodidad es condición necesaria pero no suficiente, han de ser principalm funcionales y dotadas de los elementos técnicos actuales, si alguno de los asistentes es extranjero y existe dificultades de entendimiento, debe haber un interprete o sistema de traducción simultanea. La ordenación de puestos siempre en relación a la puerta de acceso de la sala.

No olvidarse de los cartelitos donde se indica el nombre y puesto del individuo.

En las grandes empresas, se ha generalizado el uso de banderas, si bien debe se moderado.

Deben colocarse detrás de la sala 1de presidencia, si no hubiera espacio suficiente para colocar las banderas, se podrá hacer uso de banderitas pequeñas.

Nunca debemos adornar las mesas de reuniones con centros de flores y de juntas en el caso de celebrar un desayuno de trabajo y en otra se reúnen.

Comedor de la empresa.

Es imprescindible que este situado en una zona tranquila del edificio, sin ajetreos de transito de personas.

La zona debe ser luminosa, airada, reservando si es factible las mejores vistas de la ciudad.

La sala debe se acogedora con paredes enteladas o pintadas en colores cálidos. En el suelo debe haber moqueta o parqueé y maderas nobles en el decorado.

Quitaremos objetos que intercepten en el almuerzo ( relojes, tv etc...)

Tener cuadros (originales) o cualquier obra de arte original.

Nunca debemos colocar en un comedor banderas. En caso de colocar un tv en una antesala.

La mesa debe ser de maderas nobles y se a de colocar con un centro de frutas de plata o alguna figura categórica de la hostelería.

Las sillas acolchadas y tapizadas a juego con las cortinas y el entelado del comedor, preferiblemente sin reposabrazos.

La vajilla con o sin escudo o anagrama de la empresa ( la cartuja de Sevilla), debe de ser de gusto exquisito. Se procurara que la cristalería sea de cristal ( no de vidrio) y tampoco de plástico y siempre sencilla.

La cubertería puede llevar el escudo de la empresa en el mango.

La mantelería debe de ser blanca o de colores claros y cada vez que se usa hay que lavar.

Podemos utilizar manteles individuales, siempre y cuando la mesa sea bonita.

Los manteles deben ir almidonados y planchada.

El comedor dispondrá de un mueble auxiliar donde los camareros guarden los utensilios en caso de necesidad.

Preparación de una visita

1.Fijar la fecha entre las partes.

2.Preparar la visita con la mayor antelación posible.

3.Acordar los puntos principales del programa.

4.Recibimiento en el punto de llegada y acompañamiento al lugar de residencia.

5.Obsequio en el hotel y una guía de la ciudad.

6.El obsequio se enviara a la habitación con su nombre y una bienvenida.

7.No agobiar al invitado, es decir dejarle tiempo libre.

8.Horario de la visita.

9.Programa paralelo para el invitado.

10.Si ofrecemos una recepción en su honor.

11.Al finalizar la visita se le vuelve a acompañar al punto de partida.

12.Se le puede enviar a su lugar de origen un álbum recordatorio de su visita.

LA ETIQUETA.

A veces en las invitaciones se pone cena de rigurosa etiqueta, hay q saber q persona es la de > rango y si el presidente de nuestra empresa le tomaremos de referencia.

Cuando es con la familia real el anfitrión debe vestir de smoking y si va el rey o la reina de frac q es un atuendo indispensable para actos solemnes bajo la presidencia del jefe de estado.

Las señoras en esa cena de gala tienen mas libertas pero hay una mínima exigencia, q sea el vestido largo.

Un personaje de empresa con una vida social debe estar preparado para todo y debe resultarle normal el uso de etiqueta.

Cuando hayamos considerado la etiqueta como algo normal apreciaremos la ventaja q conlleva.

CANONES ELEMENTALES DEL BIEN VESTIR.

Ante todo diremos lo siguiente:

• Disponer de los equipos de etiqueta necesarios para poder elegir en cada caso.

• Saber elegir cual es el atuendo correspondiente en cada caso.

• Seleccionar los componentes de la etiqueta.

• Mantener durante la reunión un dominio de la situación.

VESTIR DE SPORT.

El hombre social o la mujer social de mundo deben ser tan elegantes cuando visten de sport como cuando visten de etiqueta.

POR LA MAÑANA SI SE VISTE DE SPORT- el pantalón y la americana serán de colores claros y lisos e incluso podría llevarse una chaqueta de cuadros pero no un pantalón, x la tarde tonos + oscuros, la camisa de vestir no admite botones en el cuello, en el atuendo sport se pueden llevar prendas + amplias con + colorido.

El blasier no debe usarse x la mañana, si se usa x la noche debe ser azul noche en invierno y azul marino en verano. Para combinar con pantalones grises en invierno y beiges en verano, el pantalón puede ir con vuelta o sin ella, los zapatos y calcetines deben de ser de color negros o burdeos.

La palabra adecuada para vestirse correctamente es la confección.

SI ES UNA REUNION, COMIDA EN EL CAMPO.

Al hombre joven le pondremos unos vaqueros, si es mayor la persona le pondremos un pantalón de pana y en cualquiera de los dos caso una camisa de franela o un polo, se puede llevar por encima un jersey o una chaqueta, en los pies calcetín o medias de sport pero nunca blancos y calzan mejor con botas o zapatos fuertes de goma.

Las damas pueden llevar tb vaquero o de pana, tb una falda pantalón, incluso un vestido de amplio vuelo, tb pueden llevar un jersey o chaqueta de punto, calcetines o medias altas con zapatos cómodos casi sin tacón ósea un zapato de buena base, tb puede llevarse unos botines, no utilizar joyas ni tampoco bisutería.

SI LA REUNION ES EN LA CIUDAD.

HOMBRE- pantalón e vestir gris, de franela en invierno y de tergal en verano, camisa de sport, cazadora o jersey, puede llevar mocasín y calcetines deportivos pero nunca blancos.

MUJER- el atuendo es + variado, puede llevar pantalón o falda, la camisa o blusa de sport, cazadora y chaqueta de punto, los zapatos combinados con cinturón y bolso, incluso se puede ir sin bolso. No pueden llevar joyas y si quieren bisutería sencilla.

CENA INFORMAL.

El equilibrio es fundamental.

Las mujeres deben mantear + informalidad q el hombre, debe ir mejor vestida q el varón sin exagerar, camisa de seda, zapato de media altura, pañuelo de seda si quiere, bolso de día no de pequeño tamaño y un juego de bisutería.

LAS PRESENTACIONES.

Si hablamos de relaciones empresariales, 1º debemos presentar al hombre de la empresa después al invitado o al cliente, si la persona ocupa un cargo de gran importancia, se dirá 1º el cargo y luego el nombre.

Podría omitirse el nombre pero nunca el cargo.

Si los presentados tienen título nobiliario se sigue el mismo sistema q para los cargos.

En caso de una pareja se presenta en primer lugar al caballero y este presenta a la señora.

A la hora de hacer presentaciones + numerosas 1º se enumeran los cargos y nombres de las personas de < rango para cerrar con la persona con + categoría.