Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Esmeraldas

Facultad:

Ciencias Administrativas y Económicas

Escuela:

Septiembre 2009 / Febrero 2010

Documentos Comerciales.

Son instrumentos comerciales que aparecen en las operaciones mercantiles. Útiles para probar un acto comercial y como documento de soporte en el registro contable.

DOCUMENTOS COMERCIALES

CLASIFICACIÓN

COMPROBANTE DE PAGO

NOTA DE VENTA

NOTA DE PEDIDO

NOTA DE DÉBITO

NOTA DE CRÉDITO

FACTURA

VALE

RECIBO

NO NEGOCIABLES

POLIZA DE ACUMULACIÓN

BONO

LETRA DE CAMBIO

PAGARÉ

CHEQUES

NEGOCIABLES

DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES.

Porque pueden hacerse efectivos, ósea, convertirlos en dinero inmediatamente o presentan una promesa de pago.

Cheque

Es un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente bancaria llamada tirador, ordena al banco (girado) que pague a una persona natural o jurídica (beneficiario), determinada cantidad de dinero en lugar y fecha determinada.

• GIRADOR

La entidad o persona que da la orden, es decir, el propietario del depósito en el GIRADOR

• GIRADO

Banco contra el cual se da la orden de pago

• BENEFICIARIO

La persona o entidad a cuyo favor se expide el cheque o que la presente ante el banco para hacerlo efectivo.

Partes.-

1.- Nombre del banco y su dirección

2.- Numero de orden del cheque.

3.- Numero de la Cta. Cte. Del girador

4.- Nombre del beneficiario.

5.- Cantidad escrita en número y letra.

6.- Lugar y fecha.

7.- Firma del girador o dueño de la Cta. Cte.

CLASES DE CHEQUE

Cheque al portador.- Cuando no se escribe el nombre del beneficiario y puede circular sin necesidad de endoso

Cheque a la orden.- Cuando lo cobra el beneficiario identificándose previamente, es transferible por medio de endoso.

Cheque cruzado.- Al cheque cruzado que el girador cruce con dos líneas paralelas trazadas al anverso. Podrá ser cobrado por un banco, para lo cual es necesario depositarlo en la Cta. Cte. O de ahorros.

Cheque cruzado especial.- Cuando entre las líneas de cruzamiento aparece in nombre especial, podrá ser cobrado solo por aquellas personas cuyo nombre aparezca entre las líneas o por el banco a quien en anterior lo endosare para el cobro.

Cheque certificado.- El banco gira estampa un sello con la palabra CERTIFICADO para dejar en constancia de que posee fondos en su cuenta. Además la certificación debe ser firmada por el empleado autorizado a incluir la fecha y el nombre del banco.

Cheque de gerencia.-Este cheque es girado por el mismo banco a nombre de quien estipule quien lo solicita. Estos cheques pueden ser cobrados directamente por caja, igual que un cheque ordinario.

Endoso a la orden.- Cuando se escribe en el dorso del documento el nombre del nuevo beneficiario.

Endoso en blanco.- Puede hacerse el endoso en blanco con la sola firma del endosante.

LETRA DE CAMBIO.

Es un documento incondicional escrito, en virtud del cual una persona llamada girador o libradora ordena a otra llamada girado o aceptante, que pague a una tercera persona llamada beneficiario, cierta cantidad de dinero en un tiempo futuro.

La letra de cambio debe ser inscrita en el Ministerio de Finanzas para que tenga validez.

Intervienen:

Girador o Librados.- personas que extienden la letra.

Girado o Aceptante.- persona que debe pagar la letra.

Beneficiario.- persona beneficiada, quien hace efectivo el documento.

Pates

1.- Nombre y número del documento.

2.- Fecha y vencimiento.

3.- Cantidad en números y letras.

4.- Lugar y fecha de elaboración.

5.- Plazo de cancelación (vencimiento).

6.- Nombre del beneficiario.

7.- Interés anual que debe pagar.

8.- Nombre y domicilio del jurado o aceptado.

9.- Firma del girador o librador.

10.- Firma del girador o aceptado.

11.- Firma del garante o “Aval”..

Pago de letra.

Llegado el día del vencimiento, el “beneficiario” deberá presentar la letra al “girado” para que efectué el pago, luego deberá cancelar el documento como sigue:

PALABRA CANCELADA

LUGAR Y FECHA, y

FIRMA DEL BENEFICIARIO.

El Endoso Consiste en transferir a otra el derecho a cobrarla. El endoso lo hace el beneficiario de la letra y consta de las siguientes partes:

“Páguese a la orden de……….”

Fecha del endoso.

Firma del endosante.

PAGARE.

Es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete a pagar, a otra, bajo su firma cierta cantidad de dinero en un tiempo determinado.

Intervienen:

Suscriptor.- Persona que acepte y se comprometa a cancelar su importe a su vencimiento.

Beneficiario.- Persona a cuyo favor se extiende el documento y recibe el pago.

Partes.-

1.- Nombre y número del documento.

2.- Plazo de pago.

3.- Nombre del beneficiario.

4.- Valor en letras y números.

5.- Tasa de interés.

6.- Lugar y fecha en que se suscribe.

7.- Firma del suscrito (deudor) y su domicilio.

8.- Firma del garante.

BONO.

Es un titulo financiero, emitido por empresa comercial o publica, en el mercado de valores de todo el país.

Su rentabilidad va de 30 a 360 días.

Partes.-

1.- Nombre del documento.

2.- Serie.

3.- Plazo de pago

4.- Cantidad de letras y números

5.- Lugar y fecha de emisión.

POLIZA DE ACUMULACIÓN.-

Es un documento de carácter nominativo, facultado y establecido según el art. 215 de la Ley General de Bancos. Emitida en términos y condiciones entre el cliente y el banco.

Representa una rentabilidad en plazos que puedan ser de 30 a 360 días.

Partes.-

1.- Nombre del documento.

2.- Serie.

3.- Nombre del beneficiario.

4.- Valor en letras y números.

5.- Nombre de la institución que emite la Póliza

6.- Plazo de vencimiento.

7.- Tasa de interés.

8.- Fecha de vencimiento.

9.- Fecha de emisión.

10.- Firma autorizada.

DOCOMENTOS COMERCIALES NO NEGOCIABLES.

Son documentos de comercio, que sirven de soporte a las operaciones efectuadas y registradas en los libros contables. No exigen el pago inmediatamente.

RECIBO.-

Lo elabora y entrega el acreedor al deudor, cuando por cualquier concepto recibe dinero. Sirve de soporte en la contabilidad.

Partes.-

1.- Número.

2.- Nombre del documento.

3.- Nombre de quien se recibe

4.- Nombre del beneficiario.

5.- Cantidad en números y letras.

6.- Lugar y fecha

7.- Concepto.

8.- Si fue en cheque o en efectivo.

VALE DE CAJA.-

Documento que certifica haber recibido dinero, valor que será descontado al momento de la cancelación del servicio.

Partes.-

1.- Nombre del documento.

2.- Nombre del beneficiario.

3.- Cantidad en números y letras.

4.- Concepto.

5.- Lugar y fecha

6.- Lugar y fecha

FACTURA.-

Documento que certifica la realización de una operación de compraventa. Este documento se recibe con posterioridad a la mercadería y en el se encuentran, además de información de la compra-venta, el precio, valor total, especificación de descuento si lo hay, el IVA, valor de flete y condiciones de pago, a mas de ser informativo es soporte para la contabilidad.

Partes.-

1.-Nombre o razón social

2.-Dirección

3.- # de la factura

4.- # Registro Único del contribuyente.

5.- Lugar y fecha

6.- Nombre del cliente

7.- Dirección del cliente.

8.- Formas de pago.

9.- Cantidad

10.- Detalle.

11.- Valor Unitario

12.- Impuesto al valor agregado (IVA)

13.- Descuentos de transporte si los hay

14.- Valor total

15.- Firmas autorizadas.

NOTA DE PEDIDO.

Documento utilizado en las grandes empresas, es pre-pagado por el bodeguero para notificar al departamento de comparar la necesidad de ciertos artículos.

• Cada entidad diseña su propio formulario de acuerdo a sus necesidades.
• Detalla las características de los bienes requeridos.
• Es de circulación interna.

NOTAS DE DÉBITO Y DE CRÉDITO

Son notas de contabilidad en las que se especifican la razón por la que va a realizar cierta modificación en el valor de una cuenta y si el valor debe cargarse o abonarse. Su uso mas corriente se efectúa en la cuenta de los clientes y será un débito, si con ese valor se aumenta la deuda, y crédito, si se disminuye .

NOTA DE VENTA.

Documento que se origina de un pedido verbal o por escrito hecho por el comprador.

• Cada entidad diseña su propio formulario de acuerdo a sus necesidades.
• Se emiten dos ejemplares uno para el comprador y otro para el vendedor.
• Es de circulación interna.

COMPROBANTE DE PAGO.

Se utiliza cada vez que en la entidad se hace una erogación (egreso), bien sea en efectivo o en cheque.

• Viene pre-impreso
• Es base para efectuar la correspondiente contabilización.
• Contiene: datos de la factura, valor emitido con su respectiva fecha, firmas autorizadas.

BIBLIOGRAFIA.

CONTABILIDAD BASICA.- Ing. Norma Luna – Ec. Juanita Ulloa