Tercera

Parte

Catálogo de Cuentas

Las cuentas de costos dentro del catálogo de cuentas se muestran con el fin de que se observe su aplicación. En este apartado se aprenderá que las cuentas de costos sirven para registrar, clasificar y aplicar las operaciones a las actividades empresariales y comerciales. Sus características son las siguientes:

• Es parte de la estructura del sistema contable
• Es base para el análisis y registro uniforme de las operaciones
• Sirve de guía en la preparación de los estados financieros
• Sirve de guía en la preparación de los presupuestos

Las cuentas que integran el catálogo deberán agruparse de acuerdo con su naturaleza y dentro de cada grupo por su objetivo o función. Así se tendrán subgrupos de numerario (cuentas) y si es necesario cierto tipo de cuentas podrán subdividirse por departamentos.

Simbología de identificación

• Sistema decimal (0 al 9)
• Sistema numérico (Número Corrido)
• Sistema nemotécnico (AC= Activo Circulante)
• Sistema nemotécnico (A.NC.=Activo no Circulante)
• Sistema alfabético (Letras del Alfabeto)
• Sistema combinado (Número y Letras)

1000 a 1200 Cuentas de Activo Circulante

1201 a 1400 Cuentas de Activo no Circulante

2000 a 2100 Cuentas de Pasivo Circulante

2101 a 2500 Cuentas de Pasivo no Circulante

3000 a 3500 Cuentas de Capital Contable

4000 a 4500 Cuentas Complementarias de Activo

5000 a 5500 Cuentas de Resultados

6000 a 6500 Cuentas de Orden

7000 a 7500 Cuentas Puente

Cuentas de Activo Circulante

1101 Caja

1102 Bancos

1103. Cuentas por Cobrar
1104. Clientes
1105. Deudores Diversos
1106. IVA por Acreditar no Realizado
1107. IVA por Acreditar Realizado
1108. Almacén de Materias Primas
1109. Almacén de Artículos Terminados
1110. Almacén de Artículos Semielaborados
1111. Almacén de Artículos Defectuosos
1112. Almacén de Artículos Averiados
1113. Producción en Proceso
1114. Inventario de Producción en Proceso
1115. Inventario de Producción Averiada
1116. Inventario de Producción Defectuosa
1117. Producción en Proceso de Materia Prima Directa
1118. Producción en Proceso de Mano de Obra Directa
1119. Producción en Proceso de Cargos Indirectos
1120. Almacén General
1121. Almacén de Lubricantes y Combustibles
1122. Mercancías en Tránsito
1123. Anticipo de Impuestos

1124 Almacén de Desperdicio

1125 Funcionarios y Empleados

1126 Anticipo a Proveedores

1127 Primas de Seguros y Fianzas

1128 Rentas Pagadas por Anticipado

1129 Intereses Pagados por Anticipado

1130 Accionistas

Cuentas de Activo no Circulante

1201. Maquinaria y Equipo
1202. Equipo de Reparto
1203. Mobiliario y Equipo de Oficina
1204. Edificios
1205. Terrenos
1206. Equipo de Cómputo
1207. Muebles y Enseres

1208 Depósitos en Garantía

1301. Gastos de Instalación
1302. Primas de Seguros y Fianzas *
1303. Rentas Pagadas por Anticipado *
1304. Intereses Pagados por Anticipado *

1305 Patentes

1306 Marcas y Nombres Comerciales

1307 Gastos de Constitución

1308 Papelería y Útiles

1309 Propaganda y Publicidad

1310 Gastos Preoperativos

1311 Gastos de Organización

* Estas cuentas, que representan pagos anticipados o cargos diferidos a un plazo mayor de un año o del ciclo financiero a corto plazo, se devengan en el momento que se hayan utilizado, gastado o consumido.

Cuentas de Pasivo Circulante

1. Proveedores
2. Documentos por Pagar
3. Acreedores
4. Impuestos por Pagar
5. IVA Causado no Realizado
6. Sueldos y Salarios por Aplicar
7. IVA Causado Realizado
8. Acreedores Bancarios
9. Anticipo de Clientes

10. Dividendos por Pagar
11. Impuesto Sobre la Renta por Pagar
12. Participación de los Trabajadores en las Utilidades por Pagar
13. Rentas Cobradas por Anticipado
14. Intereses Cobrados por Anticipado

Cuentas de Pasivo no Circulante

2101. Documentos por Pagar a Largo Plazo
2102. Acreedores Hipotecarios
2103. Acreedores Bancarios

2201. Intereses Cobrados por Anticipado
2202. Rentas Cobradas por Anticipado

Cuentas de Capital Contable

3001. Capital Social
3002. Reserva Legal
3003. Reserva de Reinversión
3004. Utilidad del Ejercicio
3005. Pérdida del Ejercicio
3006. Utilidades Acumuladas de Ejercicios Anteriores
3007. Pérdidas Acumuladas de Ejercicios Anteriores

Cuentas Complementarias de Activo

4001. Estimación para Cobros Dudosos
4002. Estimaciones para Fluctuaciones de Inventarios
4003. Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
4004. Depreciación Acumulada de Equipo de Reparto
4005. Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo de Oficina
4006. Depreciación Acumulada de Edificio
4007. Depreciación Acumulada de Equipo de Cómputo
4008. Amortización Acumulada de Gastos de Instalación

Cuentas de Resultados

5001. Ventas
5002. Otros Ingresos
5003. Productos Financieros
5004. Pérdidas y Ganancias (cuenta liquidadora)

5010. Costo de Producción de Artículos Vendidos
5011. Costo Variable de Producción de lo Vendido
5012. Costos Indirectos Fijos
5013. Costos de Distribución Fijos
5014. Costos de Distribución Variables

5016. Gastos de Venta
5017. Gastos de Administración
5018. Costos Indirectos Variables
5019. Gastos de Administración Fijos
5020. Gastos de Administración Variables
5021. Gastos Financieros
5022. Gastos Financieros Fijos
5023. Gastos Financieros Variables

Cuentas de Orden

6001. Mercancías en Comisión
6002. Mercancías en Consignación
6003. Documentos Descontados y Endosados

Notas al catálogo de cuentas

La cuenta de producción en proceso en el catálogo queda como cuenta de mayor, pero puede tener como sub-cuentas de cada uno de los elementos del costo como sigue:

• Materia Prima
• Mano de Obra
• Cargos Indirectos de Producción

Para el ejercicio de academia se utilizarán como cuentas puente las siguientes:

7001. Materia Prima
7002. Mano de Obra
7003. Cargos Indirectos

Al concluir el periodo, estas cuentas se cancelan contra la cuenta de producción en proceso.

7001. Variación en Materia Prima
7002. Variación en Mano de Obra
7003. Variación en Cargos Indirectos

Al finalizar el periodo, estas cuentas se cancelan contra las cuentas de costos de producción de lo vendido, inventario de producción en proceso y almacén de artículos terminados.

Las cuentas para el manejo de los costos: método completo e incompleto

Método completo de costos

La Contabilidad de Costos Industriales es un sistema de información que sirve para predeterminar, proyectar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento a los altos ejecutivos de la empresa, a los accionistas, proveedores, autoridades fiscales y a todos los involucrados en el desarrollo industrial, por ello se partirá de la definición de cuenta.

La cuenta es el elemento básico de la contabilidad. Es como tener una ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables, como producción en proceso, almacén de artículos terminados, bancos, clientes, etc.

En los dos primeros capítulos se abordó el concepto de Costo y Contabilidad de Costos, ahora es el momento de mostrar cómo los costos a través de las cuentas forman parte de los resultados de la empresa. Primeramente se analizará y desarrollará el método completo de costos paso a paso, ya que resulta ser el más utilizado y confiable en la determinación del costos de producción.

En una industria de transformación existen 3 inventarios, los cuales sirven de preámbulo para analizar las cuentas que participan en este método:

• Inventario de Materia Prima
• Inventario de Producción en Proceso
• Inventario de Productos Terminados

Flujograma para la determinación del costo de producción

Utilizando el Sistema de Inventarios Perpetuos

(Método Completo de Costos)

Cuentas complementarias del método

Las cuentas que se presentan no son todas las que se pudieran representar para el manejo de los costos, faltarían algunas por definir, como el costeo absorbente o costeo directo donde a los nombres de las cuentas se les agregará la palabra fijo o variable. Ejemplo “Costo variable de producción de lo vendido”.

Método incompleto de costos

Abordar este método es obligado, ya que una parte de la industria en México todavía es manejada sin ninguna estrategia administrativa. Esta situación se debe a la falta de capacidad para el correcto manejo y la eficiente toma de decisiones, así como a la falta de recursos financieros. Lo que conduce a este tipo de empresas a emplear, para el control de sus operaciones productivas, una serie de cuentas acumulativas de los elementos del costo, por tal motivo al terminar su periodo de costos requieren hacer una toma física de sus inventarios de: materias primas, producción en proceso y artículos terminados. En estas condiciones es evidente que la empresa no tiene establecido, para su control de operaciones productivas, el sistema de Inventarios Perpetuos y por ello tiene que valuar las existencias al final del periodo estimatoriamente.

Se puede establecer, con claridad, que a través del Método Incompleto se tienen desventajas en el manejo de lo que pudiese ser la Contabilidad de Costos y que se pueden enumerar de la siguiente manera:

• No es posible conocer de manera oportuna las existencias, es necesario llevar a cabo la toma física de los inventarios y darles valor, en la mayoría de los casos, en forma estimativa, lo que lleva a un costo incorrecto.

• Los robos o extravíos de materiales, artículos en proceso o terminados no se pueden detectar por falta de controles en los almacenes.

• No es posible determinar los estados financieros de una manera correcta, ya que los inventarios y el costo de lo vendido fue calculado o determinado en forma estimativa.

• No es posible determinar qué productos terminados producen utilidad y cuáles pérdida.

• Con la falta de sistemas y controles no se puede establecer una política correcta y eficiente de precios de venta.

• Este método no permite comparar los costos de fabricación que se determinaron semanal o mensualmente con el propósito de corregirlos.

• Sólo es posible conocer los resultados al término de cada ejercicio anual; por ello, la administración no cuenta con elementos necesarios para llevar a cabo las acciones con eficiencia.

• No es posible determinar a través de la contabilidad los estados financieros, sin llevar a cabo antes una serie de ajustes de suma importancia.

• Por último, los saldos que muestran las cuentas como almacenes, inventarios, costos, etc., que son relevantes y de mucha importancia, simple y sencillamente, no corresponden a la realidad.

En el siguiente diagrama se establece su manejo contable, que es una pauta que se puede ampliar o reducir, según el manejo que se le quiera dar y al tipo de contabilidad que se quiera determinar.

Flujograma para la determinación del costo de producción

mediante la toma física de inventarios

(Método Incompleto de Costos)

Estado conjunto de costos

Para las empresas de transformación, conocidas también como fabriles, por su forma de operar y la forma de obtener un artículo producto de su fabricación, es necesaria la formulación de un documento que muestre el costo de lo invertido en el periodo de su producción. Este documento contable se conoce con el nombre de “Estado conjunto de Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido”. Este estado conjunto en términos generales está formado por tres partes:

1. El costo incurrido

2. La producción en proceso

3. Producción de lo vendido

Es importante mencionar que el estado conjunto de costos se divide en dos partes, en la primera se determina el costo de producción de artículos terminados y en la segunda el costo de producción de lo vendido. Finalmente uno completo. Definitivamente su formulación, paso a paso, quedaría de la siguiente manera:

Estado de Costo de Producción de Artículos Terminados

Estado de Costo de Producción de lo Vendido

Estado Conjunto de Costo de Producción

y Costo de Producción de lo Vendido

La formulación del Estado Conjunto de Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido tiene la figura de adaptabilidad, de acuerdo al tiempo y los procesos de fabricación, a cada una de las circunstancias que a continuación se presentan:

FIGURA 1. Sin inventario de procesos y de artículos terminados.

Estado Conjunto de Costo de Producción

y Costo de Producción de lo Vendido

NOTA. La producción procesada del mes se vende totalmente.

FIGURA 2. Con inventario inicial y final de producción en proceso e inicial y final de artículos terminados.

Estado Conjunto de Costo de Producción

y Costo de Producción de lo Vendido

Es importante mencionar que los inventarios de producción en proceso y de artículos terminados, iniciales o finales, irán configurando cada una de las situaciones, además de las ya ejemplificadas anteriormente, como:

1. Que contenga costo incurrido, más inventario inicial de producción en proceso, pero sin inventario final y sin inventario inicial ni final de artículos terminados.

2. Que contenga costo incurrido, más inventario inicial y final de producción en proceso, pero sin inventario inicial y final de artículos terminados.

3. Que contenga costo incurrido, más inventario inicial y final de producción en proceso, más inventario inicial de artículos terminados, pero sin inventario final.

Por consiguiente, todos se verán reflejados en cada una de estas situaciones para ser aplicada en el proceso de producción que se maneje.

Estados financieros básicos de la empresa

Los estados financieros son documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en sus actividades a lo largo de un periodo. Dentro de los básicos se pueden considerar los siguientes:

1. El Balance General, también llamado Estado de Situación Financiera o Estado de Posición Financiera. Muestra valuados los bienes y derechos con que cuenta la empresa, como las fuentes de financiamiento a las que se tuvo que recurrir para obtenerlos, y se presenta a una fecha determinada, por eso se considera un estado estático.
2. Estado de Resultados, llamado también de Pérdidas y Ganancias. En él se presentan los resultados de las operaciones en que se incurrieron en un mes o en un año con el fin de conocer si la empresa fue eficiente o ineficiente. Por su naturaleza periódica es un estado dinámico.
3. El Estado de Variaciones en el Capital Contable, en el caso de entidades lucrativas.
4. Estado de Flujos de Efectivo, con base en la NIF A-3, el estado de flujos es un estado financiero básico que muestra las fuentes y aplicaciones del efectivo de la entidad en el periodo, las cuales son clasificadas: actividades de operación, de inversión y de financiamiento.

La importancia del estado de flujos de efectivo radica no sólo en el hecho de dar a conocer el impacto de las operaciones de la entidad de su efectivo; su importancia también radica en dar a conocer el origen de los flujos de efectivo generados y el destino, no los flujos de efectivo aplicados. Por ejemplo, una entidad pudo haber incrementado de manera importante en el periodo su saldo de efectivo; sin embargo, no es lo mismo que dichos flujos favorables provengan de las actividades de operación, a que provengan de un financiamiento con costo. Para cubrir la necesidad respecto de esta información el estado de flujos de efectivo está clasificado en actividades de operación, de inversión y de financiamiento.

El estado de flujos de efectivo, junto con los demás estados financieros básicos, proporciona información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos y pasivos de la entidad, y en su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia); asimismo permite evaluar la capacidad de la entidad para modificar los importes y periodos de cobros y pagos con el fin de adaptarse a las circunstancias y a las oportunidades de generación y aplicación de fondos, mismas que suelen cambiar constantemente.

5. Estado de Variaciones en el Capital Contable. Muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en el periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores.

El estado conjunto de costo de producción y costo de producción de lo vendido (opcional).

En este estado conjunto se presenta proceso a proceso la transformación de los artículos a fabricar, considerando el costo en que se incurrió y la valuación de los inventarios finales.

Relación que guardan los estados financieros de una Empresa Industrial en su formulación.

COMPAÑÍA MUEBLERA DE TLAXCALA, S.A. DE C.V.

ESTADO DE POSICIÓN FINANCIERA AL ____DE_________DE 20_____