LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE CAPACITACION AL MOMENTO DE IMPLANTAR SISTEMAS DE INFORMACION

De acuerdo a la vida actual del mundo empresarial el termino capacitación y sistemas de información están cambiando la forma de trabajo de las empresas, los sistemas de información ayudan a acelerar procesos por lo tanto; las organizaciones que los implantan logran ventajas competitivas al adoptarlos en sus funciones.

La capacitación se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a las personas dentro de la empresa las habilidades que necesitan para realizar su trabajo, esta abarca desde pequeños cursos sobre terminologia hasta cursos que le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema nuevo, ya sea teorico o a base de practicas o mejor aun, combinando los dos. Este es un proceso que lleva a la mejora continua y con esto a implantar nuevas formas de trabajo, como en este caso un sistema que será automatizado viene a agilizar los procesos y llevar a la empresa que lo adopte a generar un valor agregado y contribuir a la mejora continua por medio de la implantación de sistemas y capacitación a los usuarios.

¿PORQUE LAS EMPRESAS CONTRATAN A UN CAPACITADOR?

Porque existen varios problemas o necesidades especificas que la organización quiera resolver apoyándose en la capacitación, pero la idea principal de cualquier empresa independientemente de todos los problemas que existan, la razón principal para capacitar es generar el cambio y este cambio por lo tanto lleva a una modificación tecnológica por que estamos hablando de capacitar cuando se implanten los sistemas de información.

Todo proceso, actividad, empresa etc. Tienen un estándar de calidad es decir si yo cuento con una maquina de hacer tortillas y se me indica que esta es capaz de producir 5 kilos por minuto, es un estándar de calidad. Si logro alcanzar las ventas para un periodo determinado eso también es un estándar. Entonces nos encontramos en una situación ideal.

Para el caso de la capacitación será necesario establecer los estándares de análisis en este sentido se dividirán en Recursos Materiales, actividades, Índices de eficiencia, requerimientos, ambiente de trabajo físico, y medidas de seguridad.

Explicare brevemente cada uno de estos:

Recursos materiales: Son los útiles que el trabajador necesita para realizar su trabajo.

Actividades: Son los quehaceres que se llevan a cabo para lograr un trabajo productivo, creativo y útil.

Índices de eficiencia: Algunos quehaceres que se pueden contar sobre todo en personal operativo.

Requerimientos: son los requisitos tales como nivel de escolaridad, experiencia, edad, sexo, etc que solicitan para que desempeñes un puesto.

Ambiente de trabajo físico: Es todo aquello que involucra al trabajador y a su puesto de trabajo por ejemplo : Luz, color, ambiente de trabajo ruido.

Medidas de seguridad: Son aquellos factores que hay que cuidar para que no se provoquen accidentes de trabajo.

Es importante señalar que no todas las necesidades que se detecten serán resueltas a través de la capacitación.

OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN,

• Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño de su trabajo.

• Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados.

• Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros.

• Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios científicos y tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología.

• Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa.

PROCESO DE CAPACITACION

Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación, como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios.

La capacitación continua significa que los trabajadores se deben encontrar preparados para avanzar, hacia mejores oportunidades ya sea dentro o fuera de la empresa

Este proceso se compone de 5 pasos que continuación mencionare:

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

Las personas que se motivan y desean ser mejores a través del proceso de capacitación requieren de una herramienta que los apoye a lograr su nueva actitud en la organización con procedimientos rápidos y fáciles. Para todos los que se involucran en la elaboración de un articulo, desde los directivos, hasta el ultimo subordinado haciendo que el proceso de elaboración de un articulo desde su diseño, materias primas, hasta la distribución entrega y satisfacción del cliente sean procedimientos rápidos y fáciles esto lo lograran con la implantación de sistemas de información, que le digan a cada integrante de la organización lo que tiene que hacer y como hacerlo. O sea entiendo por esto un sistema que se encargue de unir esfuerzo y misión de cada departamento y que logre los objetivos de productividad y calidad total. Usando herramientas que cada día irán mejorando y exigiendo cada día mas a quienes dependan de los sistemas.

Para poder implantar un sistema se tiene que acudir a un método que lleva por nombre METODO TRADICIONAL que consta de seis fases que son:

Factibilidad: Consiste en hacer un estudio para determinar que tan factible es el desarrollo de un proyecto.

Análisis: Consiste en determinar las especificaciones del usuario del sistema pronosticar los recursos que serán necesarios y determinar el tiempo que se tardaran en desarrollarlo.

Diseño: En esta fase se traduce el análisis en forma de pasos; con los cuales se inicia la programación. Aquí en esta etapa se diseñan los procedimientos que servirán para cumplir con el objetivo del sistema y la forma de cómo se introducirán los datos al sistema. Además también se especifica el proceso de cómo se enviaran los resultados deseados y la forma en que se van a transmitir esos resultados al usuario final.

Programación: Consiste en elaborar los programas considerados en el diseño para cumplir con lo especificado por el usuario.

Pruebas: Prueba que haga lo que el usuario desea y lo haga bien.

Implantación: Consiste en instalar el sistema en el ambiente en que operara y en realizar los procesos necesarios para que opere correctamente al terminar esta fase el usuario puede iniciar con la operación real del sistema, para lo cual requerirá capacitación sobre el uso adecuado de cada una de las funciones que se realizan. En esta fase es muy importante que el usuario participe activamente para que la capacitación sea exitosa y después pueda operar el sistema en forma correcta.

Operación: Consiste en que el usuario utilice el sistema desarrollado en el ambiente real de trabajo es decir que trabaje con el sistema para cumplir con los objetivos deseados al momento de definirlo.

Cada día, a donde nosotros nos dirijamos a realizar cualquier tramite etc los procesos están automatizados y sistematizados y día a día dependemos mas de los sistemas, por que estos son los encargados de mover el mundo que esta a nuestro alrededor; Es importante reconocer que en el futuro no muy lejano muchas empresas tendrán que basar su estructura competitiva a través de procesos que involucren inversiones importantes en tecnología informática. Para esto será necesario que se adopte una cultura computacional y de información de los diferentes niveles de la empresa con el fin de encaminar los objetivos estratégicos hacia procesos de generación de información.

En las empresas los sistemas de información con frecuencia se implantan en forma inicial los sistemas transaccionales y posteriormente se introducen los sistemas de apoyo a las decisiones por ultimo se desarrollan los sistemas estratégicos que dan forma a la estructura competitiva.

Richard Nolan un autor y profesor de la escuela de negocios de Harvard desarrollo una teoría que impacto en el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.esta teoría se llama ETAPAS DE NOLAN y esta compuesta por 6 etapas que son:

Etapa de inicio, contagio, control, integración, administración de datos y madurez.

Cuando las empresas llegan al a etapa de madurez la informática se encuentra definida como una función básica se pulen muchos de los controles implementados en las etapas anteriores.

El diseñar e implantar sistemas de información, genera o contribuye a la creación de nuevas formas de hacer negocio. El mundo se esta sistematizando es por ello que se debe estar a la vanguardia y seguir en el proceso de cambio constante.

Los sistemas de información han evolucionado en su uso, iniciando con la automatización de los procesos de las organizaciones, como apoyo al nivel operativo proporcionando información que sirva de base para el proceso de tomar decisiones, también como apoyo a los altos niveles, finalmente para lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Cada día se utiliza en mayor proporción la tecnología de información, para apoyar y automatizar las actividades de una empresa partiendo de que cada día se utiliza mas la tecnología de información, puedo afirmar que la importancia del proceso de capacitación al momento de implantar sistemas de información se centra en que la capacitación es un medio fundamental de educación que contribuye para que las personas profesionalicen su trabajo para que se adapten a la era de cambios que vivimos y desarrollen confianza en si mismos para enfrentar estos cambios con éxito. Los sistemas son una herramienta muy poderosa ya que estos son requeridos en todos los niveles de una organización para que esta funcione y a su vez se puedan adoptar nuevas formas de hacer las cosas mediante la implantación de sistemas y la capacitación. Ya que al implantar sistemas, la capacitación se hace de manera especifica impartiendo cursos sobre terminología o cursos que le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema nuevo ya sea teórico o a base de practica o mejor aun combinando los dos y esto es muy importante debido a que así se familiarizan con el sistema y se esfuma un poco la resistencia al cambio y algunos factores que puedan presentarse.