Ofimática 2 .

Primero hay que crear la base de datos y dónde la queremos guardar. La tenemos que guardar en H:\. Para crear la tabla le damos a Tablas y a Crear una tabla en vista diseño.

Elementos principales de las tablas de datos.

Tablas: Tenemos filas y columnas o campos.

Consultas: Son preguntas que se hacen a la tabla de datos.

Formularios: Son plantillas que facilitan la introducción de datos.

Informes: Son plantillas cuyo destino es imprimir.

Páginas: Diseñamos una página útil para consultar datos relacionados con lo que deseas.

Macros: Es un listado de acciones sucesivas que tú repites mucho para hacerlo más rápido.

Módulos: Está relacionado con la programación.

Operaciones que se pueden realizar con una base de datos.

• Añadir información.

• Modificar información existente.

• Eliminar información.

• Calcular datos o valores con la información existente.

• Buscar o extraer información.

• Actualizar la información.

• Clasificar la información y consultarla.

NOMBRE DE CAMPO.

Deben de ser cortos e identificar la información que metes en ese campo.

No se deben de utilizar espacios, tenemos que poner un underline.

No se deben poner nombres genéricos que se pueden usar en más de una tabla.

Ej: código_cliente, código_producto, ...

TIPOS DE DATOS.

Influye en la información que vas a meter y la memoria que va a ocupar. Los tipos de datos no conviene cambiarlos una vez que se ha empezado a meter datos en la tabla. Puede borrar parte de ellos o todos.

- Texto: 0 - 255 caracteres

Puedes meter letras y números con los que no vayas a operar.

- Memo: 65.000 caracteres

Es para almacenar un texto largo, es para escribir.

- Numérico: 1 - 8 bytes

Números con los que vas a realizar cálculos.

- Fecha/Hora: 8 bytes

Introducción de fechas y horas.

- Moneda:

Maneja pesetas y euros. Pone el símbolo de pesetas y euros y sepra los miles.

- Autonumérico: 4 bytes

El ordenador pone números consecutivos o aleatorios. Se utiliza para códigos. Nunca repite el número.

- Sí/No: 1 byte

Entre dos opciones el ordenador dice si se cumple o no. También pone verdadero o falso. Tiene que ser una casilla que se marca si es que sí y no si es que no.

- Objeto OLE: 0 - 1 GB

Cualquier archivo (Word, imagen, ... ). Introduce un archivo de cualquier tipo.

- Hipervínculos:

Conexiones con dirección de correo electrónico o una página de internet. Una vez que la has introducido arranca esa página o esa dirección.

- Asistente para búsquedas:

Son para realizar búsquedas en un listado o en otra tabla.

DESCRIPCIÓN.

Sirve para aclarar la información que va metida en ese campo. Generalmente se deja vacía.

PROPIEDADES DEL CAMPO.

GENERAL

Tamaño del campo.

Hay que ajustarlo lo más posible para que no ocupe ni memoria ni tamaño en la tabla.

Si seleccionas el tamaño del campo y pulsa F1 aparecen todos los tamaños posibles de ese campo. Es la ayuda.

Hay que seleccionar el tipo de número que más se aproxime a la realidad (entero, entreo largo, simple, doble, ... ).

Formato

Sirve para poner el formato que queramos.

Ej: 1260'3 1.260,3

05/03/01 Lunes, 5 de Marzo de 2.001

Sólo sirve para el tipo de dato texto, fecha/hora, numérico y sí/no.

Máscara de entrada.

Es un patrón que se coloca para evitar la entrada errónea de datos.

Ej: Los cuatro números de la matrícula de un coche. Si nosotros ponemos cinco, el ordenador no nos va a dejar.

Si nos ponemos encima de máscara de entrada y pulsamos F1 sale la ayuda.

Ej:

Con el NIF:

El formato son 8 números y una letra 00000000L

Ej:

Máscara para el teléfono 000000000

Título.

Sirve para poner una aclaración del campo que seleccionas. En la otra vista se ve la aclaración.

Valor predeterminado

Valor automáticamente introducido en el campo para nuevos registros.

Regla de validación.

Es para poner restrinciones.

Ej:

Necesitamos la edad mayor de 5 y menor de 50. Si introducimos 65 sale un mensaje que nosotros escribimos.

Texto de validación.

Escribimos el mensaje que queremos que salga cuando imponemos la regla de validación.

Requerido.

Son campos que hace falta que se rellene, si ponemos que sí, hasta que no se rellena, no puedes guardar ni cerrar la tabla.

Permitir longitud cero.

Permite cadenas de longitud cero en este campo.

Indexado.

Es un índice que acelera las búsquedas y ordenamientos en un campo, pero puede hacer lentas las actualizaciones. Seleccionando “Sí (sin duplicados)” prohibe duplicar valores en el campo.

No se puede crear índice en los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE.

Normalmente se pone que no, pero en el campo que se pone la clave principal él solo se cambia a “Sí (sin duplicados)”.

No se pone indexado porque ocupa mucha memoria.

Compresión Unicode.

Permite la compresión Unicode en este campo.

Además, en el tipo de dato Autonumérico, también existe:

Nuevos valores.

Dice cómo deben generarse los autovalores para este campo: incrementalmente o aleatoriamente.

En el tipo de dato Moneda, también existe:

Lugares decimales.

Es el número de dígitos que aparecen a la derecha del separador decimal. Se selecciona Automático si se quiere que el formato determine el número de lugares.

CLAVE PRINCIPAL.

Es un identificador único para cada registro de una tabla. Cada tabla debe incluir un campo o conjunto de campos que únicamente identifiquen cada registro almacenado en la tabla.

Es uno o varios atributos que dan una precisión de lo que va a ser la tabla.

Es opcional, pero si existen relaciones entre tablas, hay que poner una o varias.

La clave principal se puede cambiar.

Lo normal es que sea única, pero puede haber varias.