AUDITORIA INTERNA

Auditoría Interna

El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como //“una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección”.//

Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles.

La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero.

La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.

SU FUNCION

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes:

a) Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.

b) Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.

Control Interno

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.

Entre los objetivos del control interno tenemos

a) Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

c) Promover la eficiencia de la explotación.

d) Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Ventajas de la auditoría interna

Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.

Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.

Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.

Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.

Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

Desventaja de la auditoría interna

Tiene la desventaja que cada empresa tiene sus características propias y especiales de manera que deben enfocarse al tipo de empresa que se trate, además puede modificarse por que es el control interno halla variado por lo que los procedimientos también serán diferentes.

AUDITORIA EXTERNA

La auditoría externa se puede definir como los métodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa Se trata de dar carácter publico, mediante la revisión, a unos estados financieros que en principio eran privados, en el mundo entero en los últimos años, se ha generalizado la necesidad de la auditoría externa, como una exigencia de la propia dinámica de la empresa y de la sociedad en general.

SU FUNCION

Proporcionar a la dirección y a los propietarios de la empresa unos estados financieros certificados por una autoridad independiente e imparcial Proporcionar asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las distintas áreas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros, procedimientos de organización y otras numerosas fases de la operatoria de una empresa Suministrar información objetiva que sirva de base a las entidades de información y clasificación crediticia.

Servir de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de las acciones de una empresa Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales Liberar implícitamente a la gerencia de sus responsabilidades de gestión.

Principios generales Ni en contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la existencia de unos principios de tipo matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de axiomas fundamentales de carácter técnico - profesional La auditoría externa, en la presentación de los estados financieros los principios de contabilidad generalmente aceptados.

De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir en cuatro: a) Exposición : Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa b) Uniformidad : la base utilizada en la preparación de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio precedente c) Importancia o materialidad : Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia económica o materialidad de las partidas.

Ventajas de la auditoría Externa

Las ventajas para todos los empresarios, no importando su tamaño, localización o sector en el que actúen sus empresas.

Los diversos métodos de trabajo empleados en las auditorías externas permiten su adecuación al tipo de empresa al que se dirige en cada caso. La auditoría empresarial puede ser aprovechada, entre otras cosas, en los procesos siguientes:

• Reorganización de la empresa

• Atribución o reparto de nuevas funciones a los empleados

• Análisis de los asuntos empresariales

• Elaboración de descripciones de los puestos de trabajo

• Estudio de los requisitos de las competencias para cada puesto

• Examen de la actitud de los empleados hacia el trabajo

• Estudio de la motivación de los empleados

Desventajas de la auditoría Externa

El trabajo es más arduo en la recopilación de datos para explicar resultados como:

Falta de elementos en los almacenes de repuestos

Falta o exceso en el almacenaje de materias primas

Falta o exceso en el almacenaje de productos terminados

Deficiente instalación contra incendio o mal planing del Plan de emergencia

Difidencias en la contabilidad

Deficiencias en algunas Normas ISO

Deficiencias en el plan de trabajo de calidad (partes diarios de trabajo de cada departamento)

Deficiencias en la distribución ordenada de deshechos

(si es una auditoría interna .. te vien bien .. pues corriges o no lo que te interesa.. en una externa pasa a terceros el saber las cosas malas de la empresa )

AUDITORIA DE GESTION DE CALIDAD

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos o servicios como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final.

Consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo, se debe tomar en menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.

¿Que significa Mejoramiento Continuo para alcanzar calidad en los procesos?.

James Harrington (1993), para él, mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso.

Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado.

Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kabboul).

Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.

Finalmente podemos afirmar que el Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que se necesita hacer si se quiere ser competitivo a lo largo del tiempo.

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de los procesos y las entidades.

La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

SU FUNCION

La Calidad como término de gran importancia surge a partir de que los empresarios o comerciantes, como se les llamaban anteriormente, se percatan de la necesidad de competir en el mercado con sus productos o servicios. Evidentemente este elemento y sus conceptos han evolucionado con el decursar del tiempo.

Diferentes autores se han referido a través del estudio de la calidad como requerimiento de un producto o servicio para garantizar su competitividad y permanencia en el mercado. Mencionaremos algunos a modo de ejemplo:

• "Cumplir especificaciones" P. Crosby,

• "Adecuación para el uso, satisfacción de necesidades del cliente" J. Juran,

• "Un grado predecible de uniformidad y fiabilidad a bajo costos, adecuado a las necesidades del mercado" E. W. Deming,

• "Un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de mejora de la Calidad de los distintos grupos de una organización, para proporcionar productos y servicios a niveles que permitan la satisfacción del cliente" A. V. Feigenbaum,

• Calidad como Función de Pérdida. G. Taguchi.

Podemos definir entonces como calidad el grado en el que un conjunto de características inherentes de un producto, sistema o proceso cumple con los requisitos, de los clientes y otras partes interesadas. La calidad no es: círculos de calidad, utilizar "algunas" herramientas o tener escrito un grupo de procedimientos.

Ventajas de la auditoría de Gestión de Calidad

• Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.

• Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles

• Si existe reducción de productos en nuestro caso decimos procesos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos.

• Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.

• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

• Permite eliminar procesos repetitivos. Importante cuando de Auditorías se trata.

A través de los años la Auditoria se ha trabajado por sus ejercitantes, así como por las entidades fiscalizadoras, trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente resultados a corto plazo y por otro lado no existen criterios de calidad definidos para medir si los resultados alcanzados tienen niveles óptimos de esta y por lo tanto la ausencia de estos criterios imprescindibles provoca que no se orienta el trabajo hacia la obtención de resultados que permitan credibilidad y alta rentabilidad.

Desventajas de la auditoría de Gestión de Calidad

En los momentos actuales que se requiere agilizar la labor de las auditorías, logrando que la norma de calidad juegue un importante papel es por ello que el trabajo debe estar encaminado a determinar sí:

• La organización de auditoría supervisa la actividad en todas las etapas de trabajo, por ello requiere que el supervisor participe en la exploración o examen preliminar, supervisión y revisión, etapa de las disposiciones legales y demás regulaciones, etapa de controles de la administración, Control Interno, etapa de las evidencias y análisis de los Estados Financieros.

• Debe hacer cumplir las Normas Aplicables de la Auditoría.

• Los informes se confeccionen con calidad y que los documentos que lo soporten también posean esta calidad; los informes deben ser claros, precisos, sin faltas de ortografía.

• Por la importancia de la calidad del servicio de auditoría, como factor de diferenciación es tan grande debe ser objeto de un riguroso y sistemático control, el cual permita detectar cualquier insuficiencia o inadecuación en la prestación de los servicios

• La organización de auditoría realiza las revisiones expresadas anteriormente a los auditores de las Divisiones que le están subordinadas con el fin de chequear al menos una vez en cada Auditoría.

Se impone entonces, la revisión de la calidad en cada Supervisión, ya sea por el Jefe de Grupo o por Supervisión, sin que ello, pueda ceñirse sólo a estos, de cierta manera puede ser efectuada por el Auditor, sería muy factible para lograr mejoras en su trabajo, y por qué no en su evaluación personal.

AUDITORIA DE SISTEMAS

La palabra auditoría viene del latín auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oir y revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo específico que es el de evaluar la eficiencia y eficacia con que se está operando para que, por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción, se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de actuación.

Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer énfasis en la revisión, evaluación y elaboración de un informe para el ejecutivo encaminado a un objetivo específico en el ambiente computacional y los sistemas.

Auditoría de Sistemas es:

• La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.

• La actividad dirigida a verificar y juzgar información.

• El examen y evaluación de los procesos del Area de Procesamiento automático de Datos (PAD) y de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de los sistemas computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas.

• El proceso de recolección y evaluación de evidencia para determinar si un sistema automatizado:

SU FUNCION

• Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implantados por el PAD

• Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados

• Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles.

• Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos.

• Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones

• Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización

• Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático

• Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información

• Decisiones de inversión y gastos innecesarios

• Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información

Ventajas de la auditoría de Sistemas

• La automatización de un proceso frente al control manual del mismo proceso, brinda ciertas ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico, pudiéndose resaltar las siguientes:

• Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema implementado.

• Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el trabajo, se reduce el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento.

• Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información.

• Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminución de la contaminación y daño ambiental.

• Racionalización y uso eficiente de la energía y la materia prima.

• Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los trabajadores

Desventajas de la auditoría de Sistemas

• Elevado costo de desarrollo.

• Limitado número de reportes y consultas.

• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada.

• Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habrá tenido la aplicación en los exámenes subsiguientes o por cambio de aplicación.

• El análisis anterior difiere al realizado por L. Zavaro y C. Martínez, donde sólo señalan al sistema de propósito específico una ventaja, que coincide con la primera señalada anteriormente y lo colocan en un lugar secundario. Sin embargo, como se aprecia la existencia de cinco ventajas más de gran importancia, este tipo de aplicación ocuparía un lugar semejante a los de propósito general.

• A los efectos de este trabajo se considera que los programas de propósito específico tienen seis ventajas y cuatro desventajas, como se señaló anteriormente, por lo que resulta más provechoso a los fines del auditor interno, no siendo de igual forma con los auditores externos los que utilizan generalmente los de propósito general, a los cuales L.Zavaro y C.Martínez le encuentran las ventajas y desventajas siguiente

• Limitaciones relacionadas con el lenguaje de consulta que emplea.

• Con el incremento de las tecnologías de punta y la necesaria generalización de las aplicaciones informáticas de auditoría, el auditor tradicional debe enfrentarse al cambio, por lo que tendrá que vencer los retos que este cambio representa; entre ellos pueden señalarse los siguientes:

• Nueva Técnica Informática, su auditabilidad e impacto en los procedimientos y controles.

• Adaptar conceptos clásicos de control a la nueva tecnología.

• Desarrollo de nuevas técnicas y herramientas para obtener evidencias.

• Aprovechar en su trabajo las ventajas de las Técnicas Informáticas.

• Necesidad de pistas de auditorías más sofisticadas.

• Desarrollar nuevas habilidades para coordinar con otros especialistas.

AUDITORIA ROUTERS Y SWITEHES

ROUTERS

El router está compuesto por memoria ROM, NVRAM, FlashRAM, RAM y registro de configuración. Brevemente se describen estos aspectos [9]:

ROM: contiene el Autotest de encendido (POST) y el programa de carga del router (éste depende del que esta por defecto o el de la última configuración). Los circuitos integrados de la ROM también contienen parte o todo el sistema operativo (IOS) del router.

NVRAM (No Volatil Random Access Memory): almacena el archivo de configuración de arranque para el router; ya que la memoria NVRAM mantiene la información incluso si se interrumpe la corriente en el router.

Flash RAM: es un tipo especial de ROM que puede borrarse y reprogramarse. Utilizada para almacenar el sistema operativo que ejecuta el router; algunos routers ejecutan la imagen del sistema operativo directamente desde la Flash sin cargarlo en la RAM, como la serie 2500. Habitualmente, el fichero del sistema operativo almacenado en la memoria Flash, se almacena en formato comprimido.

RAM: Proporciona el almacenamiento temporal de la información (los paquetes se guardan en la RAM mientras el router examina su información de direccionamiento), además de mantener otro tipo de información crítica, como la tabla de enrutamiento que se esté utilizando en ese momento.

Registro de Configuración: Se utiliza para controlar la forma en que inicia el router.

Considerando lo anterior, es necesario pasar al análisis de la consola que es la parte básica para los procesos que se explican posteriormente. Para el presente caso, se conectó el router (consola) a un computador (puerto com) por medio del cable Rj45, y se configuró por hyperterminal de la siguiente manera [9]:

Parámetro	Configuración
Emulación de terminal	Automático
Velocidad en baudios	9600
Paridad	Ninguna
Bits de datos	8
Bits de parada	1

El primer paso teniendo lo anteriormente establecido, es recobrar el password del router, porque tanto el login como el password por defecto son “admin”, lo cual no genera seguridad alguna. Los pasos para recobrar el password son los siguientes [9]:

SWITEHES

En esta ventana se pueden configurar los puertos y las velocidades de los mismos, lo cual es una gran ventaja. De la misma forma el Switch permite conectar otros dispositivos tales como, switches o hubs, además de computadores, para lo cual tiene un botón MDI o MDI-X para permitir esta tarea.

La seguridad del switch es básicamente física; es decir que hay que tener políticas de seguridad como mantenerlo en un lugar con acceso únicamente al personal autorizado, porque las conexiones al mismo se controlan físicamente de manera sencilla y por lo tanto el dispositivo puede llegar a ser vulnerado.

SU FUNCION

• Revisar los conceptos del router y su configuración por defecto para analizar que aseguramiento tiene en ésta configuración.

• Utilizar la herramienta RAT para la identificación de las vulnerabilidades del router y su aseguramiento.

• Revisar las características del switch y su configuración por defecto.

VENTAJAS DE LA AUDITORIA ROUTERS Y SWITEHES

• Incremento de productividad y satisfacción del usuario final disminuyendo las costosas caídas de los Sistemas de TI.

• Toma de decisiones bien fundamentadas basadas en información real y herramientas especializadas; y no en criterios o suposiciones.

• Identificar problemas desde su raíz y de forma proactiva.

• Identificar debilidades del entorno completo de sistemas ya sea comunicaciones, infraestructura, aplicaciones, seguridad; para poder prevenir fallas futuras.

• Obtener una visibilidad total en todos sus sistemas.

• Conocer los niveles de servicio que los sistemas en conjunto le ofrecen actualmente al usuario final.

• Identificar el punto de "DELAY" o falla de los sistemas y enfocar los esfuerzos a la solución de problemas y no a generar polémica entre las diversas áreas de TI.

• Proteger, blindar y robustecer la seguridad en la infraestructura informática.

DESVENTAJA DE LA AUDITORIA ROUTERS Y SWITEHES

Incrementa la carga en los segmentos que interconecta.

Los repetidores son utilizados para interconectar RALs que estén muy próximas, cuando se quiere una extensión física de la red. La tendencia actual es dotar de más inteligencia y flexibilidad a los repetidores, de tal forma que ofrezcan capacidad de gestión y soporte de múltiples medios físicos, como Ethernet sobre par trenzado (10BaseT), ThickEthernet (10Base5), ThinEthernet (10Base2), TokenRing, fibra óptica, etc.

Puentes (Bridges)

Son elementos inteligentes, constituidos como nodos de la red, que conectan entre sí dos subredes, transmitiendo de una a otra el tráfico generado no local. Al distinguir los tráficos locales y no locales, estos elementos disminuyen el mínimo total de paquetes circulando por la red por lo que, en general, habrá menos colisiones y resultará más difícil llegar a la congestión de la red.

Operan en el Nivel de Enlace del modelo de referencia OSI, en el nivel de trama MAC (Medium Access Control, Control de Acceso al Medio) y se utilizan para conectar o extender redes similares, es decir redes que tienen protocolos idénticos en los dos niveles inferiores OSI, (como es TokenRing con TokenRing, Ethernet con Ethernet, etc) y conexiones a redes de área extensa.

Se encargan de filtrar el tráfico que pasa de una a otra red según la dirección de destino y una tabla que relaciona las direcciones y la red en que se encuentran las estaciones asignadas.

Las redes conectadas a través de bridge aparentan ser una única red, ya que realizan su función transparentemente; es decir, las estaciones no necesitan conocer la existencia de estos dispositivos, ni siquiera si una estación pertenece a uno u otro segmento.

Un bridge ejecuta tres tareas básicas:

Aprendizaje de las direcciones de nodos en cada red.

Filtrado de las tramas destinadas a la red local.

Envío de las tramas destinadas a la red remota.

AUDITORIA DE INFORMACION

La auditoria más que una evaluación es asegurar que la información que circule por el sistema sea correcta para tener como éxito el logro de los objetivos de la empresa.

La auditoria está siendo utilizada como una herramienta que permitirá abrir puertas en la estratégica función de la gestión de la información integrada dentro de la organización.

Los objetivos principales de la auditoria de la información son; identificar las necesidades de la información en la empresa, comparando estas necesidades con las realidad existente en el mercado, el como desarrollar las y como aplicarlas.

SU FUNCION

Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

"Una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, así como para identificar los que requieren mejorarse”.

VENTAJAS DE LA AUDITORIA DE INFORMAICON

• Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.

• Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.

• Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.

• Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.

• Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

DESVENTAJAS DE LA AUDITORIA DE INFORMAICON

• No puede ser del todo parcial ya que las personas que la realizan están dentro de la empresa y por lo tanto puede influir en la toma de decisiones.

• Manejo de los reportes de avances y resultados a su conveniencia

• Preferencia por un área, unidad administrativa o persona

• Mayor conformismo en la medición de avances y resultados

• Conferir más importancia a los medios que a los fines de la auditoria

AUDITORIA DE PRODUCTO Y MARKETING

ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PRODUCTO

Los estudios sistemáticos si bien es cierto no son iguales podemos mencionar que siguen las siguientes etapas. Tomaremos como referencia la auditoría de producto por ser el más completo. Como es de conocimiento del lector, cada estudio de investigación nace de una oportunidad percibida o resolver un problema de decisión.

Las empresas de negocios necesitan información para tomar decisiones que sustenten sus inversiones, mejoren su rentabilidad, mejoren sus productos en términos de empaque, variedad, precios, presencia de marca y exhibición, mejora de atributos diferenciales, modificaciones que traen consigo incrementar el valor agregado de una marca o producto para así los beneficios de la empresa sean mayores y crear riqueza. Es así como ante productos masivos en su mayoría y de mercados dinámicos una auditoría de producto puede proporcionar una valiosa información que proporcione volúmenes de ventas, canales de distribución, nichos de mercado, nuevas oportunidades sea en presentaciones, variedades, sabores, colores, tamaños, rendimientos, precios, distribución física, rotura de stock o reposición de inventarios (ventas - logística - producción), etc. Asimismo, inversionistas que desean ingresar a determinados mercados por medio de la auditoría podrán obtener la información necesaria. En conclusión, es de vital importancia para las áreas de Marketing, Distribución, Ventas, Logística, Producción, Finanzas (la auditoría tiene un costo pero genera ingresos potenciales) Gerencia General e inversionistas deberían conocer las etapas de este estudio, con el objetivo de conocer cómo se elabora y poder detectar algún error o imperfección al momento de contratar un estudio de este tipo.

A) CENSO O UNIVERSOS DE NEGOCIOS: La mayoría de las veces faltan datos oficiales o actualizados de universo de negocios minoristas donde va a realizarse la investigación, es por ello que cada empresa investigadora realiza su propio censo de negocios. Algunas veces se cruzará información con fuentes secundarias como la que ofrece el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).

Esta es la primera etapa de las siete que comprende la auditoría de producto, la cual consiste en realizar un censo de negocios, es decir visitar cada negocio y conseguir información relativa a ellos. En cada negocio se controla una lista de las categorías de productos de consumo masivo más importantes; para poder determinar qué producto se venden por cada tipo de negocio sin tomar en cuenta el ramo o actividad propia de cada comercio.

Es así como se obtiene entonces el número de “canales de venta o bocas de salida” por tipo o tamo de actividad, es decir el “Universo Total y por Tipo de Negocios”. La técnica utilizada es la de Vende no Vende (Ver Anexo 2)

B) SUB-CENSO: EL sub-censo de productos determina los datos principales para implementar la Auditoría de Producto, la cual consiste en:

Cantidad de negocios que vende el producto:

Por tipo de negocios (Ramo de actividad) Bodegas, Puestos, etc

Por tamaño de negocio (Estratificación del Universo del Producto) teniendo en cuenta lo siguiente:

Medio en el cual se ubican los negocios:

Clase social

Comercial - habitacional

Con o sin agua, con luz o sin luz

Proximidad a centros comerciales

Ubicación en la manzana

Estos indicadores determinan las posibilidades de comercialización y potencialidad de los negocios respecto a diversos productos.

- Estructura Física del negocio

Superficie

Cantidad de empleados (personas en atención)

- Características de Comercialización

Ventas por categoría de productos de consumo masivo

Relación existente entre las ventas y el stock para cada una de las categorías de producto que se investigan.

Aquí se definen:

Universos de negocios (cantidad de negocios totales y por tipo).

Universos de productos,

Factor de Penetración, como consecuencia Factor de proyección.

Tamaños de negocios (Grande, Mediano o chico) de acuerdo al volumen de venta de cada uno respecto a rangos designados, desviación estándar.

Permite determinar por ramo de actividad o tipo de negocio qué cantidad de comercios venden el producto, para cada boca de salida o canal de venta, la cantidad de negocios que venden un producto determinado es variable.

También permite “estratificar” el Universo del Producto”, de acuerdo a las características propias del mismo, pues un comercio puede ser de diferente tamaño para cada categoría de producto que comercializa. Por ejemplo: Una bodega puede ser de tamaño grande para la categoría Jabón de tocador y Jabón de lavar porque es mayorista en esas categorías, puede ser de tamaño mediano para detergentes porque vende en menor cantidad y más aún puede ser de tamaño pequeño para Shampoo, porque vende unitariamente y no tiene buena rotación en esa categoría ya que con seguridad no tiene precios competitivos. Esto nos ratifica entonces que es necesario realizar el sub-censo para cada producto que se audita.

Tanto el censo como subcenso de negocios nos ayudará a utilizar la técnica Dalenius, que nos permite definir el tamaño de cada estrato y el rango de sus intervalos de acuerdo a la información que se presenta del campo.

SU FUNCION

DEFINICION DE ESTRATOS: Esta técnica requiere que una vez obtenido a través del censo de negocios, el número y volumen que maneja cada uno, se procede a clasificar los volúmenes de ventas e inventarios de manera escalonada ascendente con su respectivo número existente de cada volumen, para luego calcular la varianza de cada uno y su respectiva acumulada; la cual es la base para calcular el tamaño de los estratos o los rangos de ellos. Se toma la mayor varianza y se divide entre 3 (3 estratos : Grande, Mediano y Pequeño) para que de acuerdo al resultado a obtener se pueda escoger los límites de cada estrato en función a la cercanía de la varianza respecto al resultado de la mayor varianza entre 3. Para ilustrar esto proponemos el siguiente ejemplo:

Clasificación de ventas en incrementos de 50000 y se requiere asignar el tamaño de cada uno de los 3 estratos. La frecuencia es el número de casos que se encuentran de cada rango o intervalo de datos Luego se deduce la raíz cuadrada de cada frecuencia y se suma una tras otra en la columna siguiente. El método de varianza acumulada (óptimo aproximado para la estratificación como se conoce) consiste en encontrar intervalos iguales en la columna. (4.87=2.64+2.23, 7.87=4.87+3, 10.32=7.87+2.45, y así sucesivamente). Luego el total 21.17/3=7.06 y los límites de los estratos deben ser lo más cercanos a 7.06 y 2(7.06)=14.12. Evaluando 7.87 es lo más cercano a 7.06 y 15.38 es lo más cercano a 14.12, de aquí que resultan los siguientes estratos:

Estrato 1: Empresas que tienen ventas de 100,000 a 250,000

Estrato 2: Empresas que tienen ventas de 250,001 a 400,000

Estrato 3: Empresas que tienen ventas de 400,001 a 550,000

Si las empresas en esos estratos pueden identificarse antes del muestreo, la muestra Ejemplo: 60 se obtiene tomando 20 de cada estrato (Tamaños de muestra iguales en los estratos tienen como resultados muy cercanos de la óptima con esta técnica).

C) DISEÑO DE MUESTRA: El diseño de la muestra en la auditoría de producto se realiza mediante procedimientos probabilísticos y por estratos en que hemos dividido el universo de negocios, sea por ramo de actividad, por Tamaño de negocio se diseñará una diferente muestra ya que cuentan con diferentes desviaciones estándar y diferentes cantidades y volúmenes que manejan cada estrato.

Con el objetivo de aclarar el procedimiento de muestreo lo explicaremos paso a paso:

1. Determinar Universos de Negocios y de Producto, para así determinar factor de penetración y proyección.

2. Determinar volúmenes que se comercializa en el mercado y estratificarlo según el tamaño del negocio y el tipo (según ramo de actividad) es decir por bodega, puesto de mercado, licorería, etc. Para definir los estratos y los volúmenes que corresponden a cada uno interviene la técnica estadística Dalenius, que implica según los datos dispersos que llegan de campo, establecer rangos con volúmenes mínimos y máximos para cada uno de ellos. Aquí se determinan por lo general tres estratos : T1, T2 y T3, que vienen a ser tamaño grande, mediano y pequeño según el volumen de ventas que se considere adecuado. Al establecer estratos ya estamos en capacidad de definir el número de negocios que tenemos por estrato, es así como una sencilla tabla de distribución de frecuencias se está elaborando.

3. Las marcas de clase, el número de negocios por estrato, la media, nos permitirá hallar la varianza y como consecuencia la desviación estándar que será de vital importancia para aplicar un muestreo estratificado pero desproporcionado al número de negocios que existen por estrato. Es así como se tendrá que muestra una proporción mayor de negocios respecto a su número de aquellos de tamaño grande y una menor proporción de negocios pequeños , la razón es que en negocios de tamaño grande las variaciones entre los volúmenes que intervienen existen mayores variaciones de desviación estándar mayor que en los negocios pequeños.

4. Mediante la fórmula correspondiente del muestreo estratificado desproporcionado, se utiliza el número de negocios por estrato y su respectiva desviación para definir el tamaño de muestra correspondiente, en función a la proporción de la muestra de cada estrato, la desviación estándar del estrato y el tamaño de muestra total o el de la boca de salida.

Es importante mencionar que muchas veces el cliente determina la muestra que requiere, según conveniencias o cálculos que ha realizado previamente.

Por ejemplo: Cigarrillos: 2500 negocios

Gaseosas: 2500 negocios

Cervezas: 2200 negocios

Margarinas: 600 negocios

Chocolates: 600 negocios

Cuando se requiera definir un tamaño de muestra se procederá a calcular según el Universo del producto total y por canal de venta, mediante un tipo de muestreo estratificado desproporcionado y luego el correspondiente para cada tipo de negocio y cada estrato. Para ello nos servirá la fórmula que mostramos para el muestreo estratificado proporcional en la parte uno.

D) RECOLECCION DE DATOS: Se refiere básicamente al trabajo de campo en los negocios. EL auditor se acercará a los negocios definidos en su “hoja de ruta” elaborada por el Jefe de Campo. Cada zona que le corresponde a un auditor por lo general no cambia, ya que a mayor confianza entre comerciante y auditor creará un clima favorable en el diálogo y calidad de información.

La tarjeta de hoja de ruta lo utiliza el auditor o encuestador, que sirve de guía para identificar la dirección del negocio donde empieza su nuevo día de campo. Asimismo, en el gráfico siguiente se muestra una típica hoja de ruta de un auditor de estudios sistemáticos, la cual incluye fecha, encuestador, supervisor, negocios a visitar, resultado de visita, dirección y observaciones finales.

VENTAJAS DE LA AUDITORIA DE PRODUCTO Y MARKETING

Las auditorías de marketing son, hoy por hoy, una de las mejores herramientas de trabajo para analizar y corregir posibles desviaciones del mercado y, lo que es aún más importante, para descubrir las áreas de mejora sobre las que actuar y, de esta forma, aumentar la rentabilidad de la empresa. La auditoría de marketing se convierte así en la opción más beneficiosa para sus potenciales inversores.

Asimismo, es una herramienta perfecta para situaciones de crisis, ya que ayuda a solventarlas y a salir de ellas con éxito.

Evidentemente, las auditorías de Marketing no solucionan todos los problemas que puedan surgir en el seno de una compañía, pero sí proporcionan una fotografía de la situación del momento que define las líneas de actuación a seguir para afrontar cualquier amenaza que pueda hacer aparición en el futuro. Es decir, actúan de manera preventiva.

De ahí que la auditoría de marketing no deba realizarse únicamente en momentos de crisis, sino de manera periódica y regular, al menos una vez al año, consiguiendo así evitar que los cambios del mercado nos cojan desprevenidos.

DESVENTAJAS DE LA AUDITORIA DE PRODUCTO Y MARKETING

A pesar de todas estas ventajas, las franquicias tienen en la auditoría un campo apenas explorado. Sin embargo, parece que, poco a poco, las cosas están cambiando, y aunque todavía apenas si es utilizada, lo cierto es que cada vez más franquicias se han dado cuenta de la importancia de llevar a cabo una auditoría cara a gestionar su negocio de la mejor forma posible.

AUDITORIA Y CONTROL

Henri Fayol definía el control como “la verificación de sí todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos” El control requiere la existencia de un objetivo y la aplicación de unas medidas correctivas. Esta ha sido la filosofía del control por objetivos, ampliamente desarrollada por Peter Drucker, y comúnmente aceptada en la actualidad por las empresas.

El control es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.

Michel C. Vaes hace una relación completa de las formas de control, siendo las más utilizadas corrientemente en España:

a) Intervención.

b) Inspección

c) Control interno

d) Auditoría externa: Examen de los estados financieros, realizado, de acuerdo con ciertas normas, por un profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos

e) Auditoría interna: Examen de las actividades contables, financieras y de otro tipo, hecho por un servicio independiente, pero dentro de la organización de la empresa, para ayudar a la dirección general

Ante esta diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como formas sustantivas de control las siguientes:

a) Control de gestión: función de síntesis realizada en él más alto nivel de la estructura

b) Auditoría interna: labor de análisis que completa en extensión y profundidad la labor del control de gestión

c) Auditoría externa: labor de comprobación posterior, realizada por una persona u organismo externo a la empresa

SU FUNCION

Auditor interno es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la empresa y entre los

objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditoría.

El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados.

Entre ellos citamos:

1) Fiabilidad e integridad de los informes

2) Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y

operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha

información

3) Cumplimiento de política, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los auditores

internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo

indicado y pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar

si la organización los cumple.

4) Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y en caso

necesario verificar la existencia de dichos activos

5) Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economía y la

eficiencia con la que se emplean los recursos

6) Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas. Los

auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los

resultados están en consonancia con los objetivos y si las operaciones o programas se están

llenando a efecto en la forma prevista.

Las funciones de auditoría interna se integran dentro de las actuaciones o características que se asignana todo departamento de auditoría interna de tal manera que:

1) Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia de los auditores

internos son los apropiados para las auditorías que efectúan.

2) El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos, aptitudes y

disciplinas requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades.

3) El departamento de auditoría interna debe asegurarse de que las auditorías estén

debidamente supervisadas.

Para actuar en el departamento de auditoría interna, cualquier personal adscrito con carácter de auditor interno debe tener en cuenta:

a) Cumplimiento de las normas profesionales de conducta

b) Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas

c) Los auditores internos están obligados a una formación permanente

d) Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicación

e) Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado

VENTAJAS DE LA AUDITORIA Y CONTROL

La aptitud para fijar y cumplir objetivos comprobables es una de las mediciones del desempeño de un administrador. Pero mucho de ello depende de la propia capacitación para evaluar el desempeño de un administrador como tal. El control preventivo y, por ende, la disminución de los errores al mínimo, presenta diversas ventajas:

1. Se logra una mayor precisión en la asignación de la responsabilidad de las personas. La continua evaluación de los administradores asegura prácticamente la detección de las deficiencias y sienta las bases de la capacitación específica con la cual habrán de eliminarse.

2. Apresura las acciones correctivas y las hace más eficaces; fomenta el control por medio del autocontrol. Al estar conscientes de que todos sus errores van a salir a la luz por medio de, y durante, las evaluaciones, los administradores se esfuerzan por determinar su responsabilidad y por efectuar las correcciones voluntariamente. Los administradores que reconozcan (por y para sí mismos) que cometieron un error, es casi seguro que harán todo lo posible por evitar su recurrencia, dado que estarán conscientes de su responsabilidad.

3. Su potencial para aligerar la carga que en la actualidad provocan los controles directos. Esta es una gran ventaja puesto que la evaluación de los administradores ya forma parte de la integración. Esto genera la disminución de los costos.

4. El beneficio psicológico del control preventivo es asombroso. El sentimiento de los subordinados de que sus jefes no son justos en sus calificaciones, que dependen demasiado de sus sentimientos y de su personalidad, y que emplean normas o estándares de medición inadecuados, es casi universal y, sin embargo, puede eliminarse en gran medida por medio de un control preventivo. De esa manera, los jefes subordinados saben lo que de ellos se espera, comprenden la naturaleza de la administración, y perciben una estrecha relación entre el desempeño y su medición.

DESVENTAJAS DE LA AUDITORIA Y CONTROL

Gran capital

Decremento severo en la flexibilidad

Incremento en la dependencia del mantenimiento y reparación.

BIBLIOGRAFIA

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http://www.monografias.com/trabajos35/calidad-auditorias/calidad-auditorias.shtml

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http://www.edukativos.com/apuntes/archives/226