Gestión y Administración Pública
Auditoría Operativa
SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS
AUDITORIA OPERATIVA
GESTIÓN 2005
INTRODUCCION
El propósito del presente trabajo de investigación es demostrar que la Auditoria Operativa se constituye en un instrumento muy importante para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de una entidad, como así también la legalidad de sus operaciones, sea la entidad pública o privada.
La importancia que ha adquirido en los últimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de evaluación y control en empresas publicas y privadas motivo a estas entidades que se interesan a que se practiquen estas auditorias, para poder conocer las causas que originan los resultados obtenidos al cierre de cada gestión.
Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda la entidad o en una determinada área en particular dependiendo de las necesidades del ente sujeto de evaluación; en el presente trabajo para demostrar la importancia de la misma, en la segunda parte del temario tentativo, vale decir en el diagnostico , se realizará una evaluación operativa en la unidad de observación; es decir, al departamento de mantenimiento del Servicio Departamental de Caminos (S.D.C), como complemento del trabajo de investigación.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes interrogantes:
-
¿La entidad cumple con la planificación efectuada para cada gestión?
-
¿Es adecuada la planificación y es óptimo el nivel de organización, dirección y control?
-
¿Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economía?
Las interrogantes planeadas nos permiten encontrar de forma previa lo siguiente: Por la información recibida de los usuarios directos de los caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los caminos presenta serias deficiencias.
Tosa la información recibida nos hace suponer que existen problemas en la planificación, organización, dirección y control de las operaciones de la entidad.
-
En síntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento de mantenimiento no se cumplen con la efectividad, eficiencia y economía.
HIPÓTESIS
La falta de una buena planificación, una adecuada organización, dirección, y un eficiente control hacen que la entidad no logre sus objetivos de acuerdo a lo programado
OBJETIVOS
General
Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad
Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medición o evaluación del grado de eficiencia de la entidad en la realización de sus operaciones destacando áreas críticas para su posterior mejoramiento.
Específicos
-
Analizar los elementos básicos de la administración para realizar una evaluación del cumplimiento de los mismos
-
Evaluar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad
-
Estudiar y evaluar los sistemas de comunicación internos entre los ejecutivos y el personal
-
Determinar si existen elementos informales que impiden una administración eficiente.
ALCANCE Y LIMITACIONES
El estudio se efectuará a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extenderán si es necesario a operaciones pasadas para hacer comparaciones si el caso aconseja. En nuestro caso particular, analizamos las actividades en el departamento de mantenimiento y algunos de los departamentos directamente relacionados como el departamento de Maquinaria y equipo
METODOLOGIA
En la realización del presente trabajo de investigación se aplicarán los siguientes métodos.
El Método Deductivo, puesto que se utilizará los principios y normas de Auditoria Operativa que nos permitan analizar y evaluar los sistemas administrativos del departamento de mantenimiento, partiendo de lo general a lo particular.
El Método Inductivo, nos permite la observación directa de los hechos y relaciones en la actividad administrativa, partiendo de un hecho aislado para llegar a conclusiones generales.
Por otra parte, a través del Método Analítico estudiaremos al departamento, en cada una de sus acciones y con ayuda del método científico lograremos una síntesis de la información captada, la cual permitirá obtener una conclusión trabajo realizado.
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| Nº | PROGRAMA | FECHA | REF. |
| I II 1 2 3 4 5 6 7 III 1 2 3 4 5 | PROPOSITO DEL PROGRAMA El propósito del programa es obtener información general y documentada sobre las actividades realizadas por la empresa, como paso inicial para continuar con el proceso de valuación.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Información a Obtener: Obtenga información sobre el origen legal de la entidad.
Historia, Antecedentes y Objetivos:
Organización:
Recursos Involucrados en las Actividades:
Política General:
Evaluación del Control Interno:
Determine cuáles son los registros existentes en Contabilidad MÉTODO DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Reúnase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de información. Vaya a las fuentes señaladas y a otras que pueda ser útiles para la obtención de la información. Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo examen. Examine:
Evalúe el sistema de Control Interno a través de Cuestionario. |
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Memorándum de Inspección Julio 2005
El 2 de julio a horas 8 A.M. del presente año se llevó a cabo la visita a las oficinas del Servicio Departamental de Caminos en la ciudad de Tarija, ubicada en la Calle Méndez Nº 025 del Barrio el Molino, pudiendo constatar que en las instalaciones de la misma se desarrollan las actividades de personal administrativo y del personal técnico, éstos últimos son los que se ocupan del mantenimiento de la maquinaria y equipo. El personal que realiza las funciones de mantenimiento de las carreteras normalmente trabaja fuera de la ciudad, en los campamentos destinados para ello y en las residencias.
También se llevo a cabo las visitas a las instalaciones de la residencia de Villamontes en fecha 2 de julio de 2005, habiendo prolongado dicha visita hasta en 10 de julio del mismo año, con la finalidad de observar como se desarrollan las actividades en la misma. El encargado del campamento Sr. Cesar Ortega tuvo la gentileza de acompañar a las inspecciones y dar explicaciones a algunos puntos analizados. De las observaciones realizadas se pudo obtener la siguiente información:
La residencia de Villamontes cuenta con un complejo de edificio el que consta de 5 módulos construidos y completamente amoblados las necesidades y a las funciones que cumple cada módulo, por ejemplo dos módulos, los más antiguos sirven como dormitorios a los trabajadores que permanecen en la mayor parte del año, otro módulo esta destinado a la cocina, comedor almacén para los trabajadores, otro esta dispuesto para las oficinas de administración del campamento;
Otro módulo realizan las veces de alojamiento a los empleados administrativos o técnicos que están de paso por el campamento.
Toda y cada una de las dependencias de la residencia, como los objetivos que se encuentran en ellas, están bajo la responsabilidad del Ing. Residente, el encargado del campamento y el sereno.
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ENTREVISTA Nº 1
Asunto: Historia, antecedentes y propósito
Entrevistado: Dra. Teresa Castro
Cargo: Asesora Legal
1.- ¿Cuándo se fundo la entidad?
R.-La entidad fue creada en enero del año 2000 pero a partir del 2002 surge como una entidad de derecho publico con personalidad jurídica, capital y patrimonio propio
2.- ¿Con que objeto o propósito se fundó la entidad?
R.- La entidad tiene como objetivos la plantación, la programación, estudio, diseño, construcción, mantenimiento, supervisión y administración de las carreteras y caminos secundarios del departamento de Tarija. Así mismo el cumplimiento de los Reglamentos internos y el Plan Operativo Anual.
3.- ¿Posee la entidad un Reglamento Interno actualizado?
R.- La entidad cuenta con un Reglamento Interno el que está en vigencia desde el año 2002. no ha sido actualizado.
4.- ¿Por qué razón no se ha actualizado en Reglamento Interno conjuntamente con los cambios que se han producido en la entidad?
R.- No se hizo la actualización debido a que no se cuenta con el presupuesto necesario para dicho trabajo que deberá ser asignado a los profesionales competentes en la materia
5.- ¿Bajo que normas legales la entidad desarrolla sus funciones?
R.- La entidad desarrolla sus actividades fundamentales basándose en la ley 1178
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ENTREVISTA Nº 2
Asunto: Aspectos Generales de Organización
Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes
Cargo: Administrador de la Entidad
1.-¿Cuenta la entidad con un organigrama o gráfico de la organización?
R.- Sí, tenemos un organigrama que refleja la situación actual de la institución
2.- ¿Define el organigrama con claridad las líneas de: Autoridad, Responsabilidad y Dependencia? ¿Lo que puede ver?
R.- Como usted lo puede observar define claramente las líneas de autoridad y responsabilidad
3.- ¿Existe un manual de funciones que defina las funciones de cada individuo y que refleja la situación actual de la entidad, es decir este manual está actualizado?
R.- Si existe un manual de funciones, pero no esta actualizado, refleja la situación de la entidad como Servicio Departamental de caminos, lo que no afecta en nada el desarrollo de las funciones ya que se desarrollan las mismas actividades de mantenimiento.
4.- ¿Cuenta la entidad con normas e instrucciones escritas sobre las funciones a desarrollar?
R.- Sí, las normas y todas las instrucciones se dan por escrito
NOTA: Revisando el organigrama se pudo ver que sí expresa con claridad las líneas de autoridad, responsabilidad y dependencia.
También define las funciones de cada individuo, sus dependencias superior e inferior y los requerimientos de cada cargo. Pero no está actualizado.
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ENTREVISTA Nº 3
Asunto: Aspectos Generales de Organización
Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes
Cargo: Administrador
1.- ¿Con qué recursos cuenta la entidad?
R.- la entidad cuenta con recursos financieros, materiales y humanos (recursos propios y ajenos)
2.- ¿De que fuentes provienen los recursos financieros?
R.- los recursos financieros provienen de la prefectura en su mayor porcentaje, percibimos también ingresos por peaje, y por el alquiler de maquinaria y equipo.
3.- Vemos que los recursos materiales de la entidad en su mayor parte están formados por maquinaria y equipo. ¿Toda la maquinaria está en buen estado?
R.- Del total de la maquinaria de la entidad un 60% más o menos se encuentra en perfecto estado de funcionamiento. El resto está en una situación regular o en mal estado
4.- ¿Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas?
R.- No, al encontrarse un buen porcentaje de la maquinaria es estado regular y generalmente en reparación, resulta insuficiente para hacer frente a nuestras necesidades
5.- ¿Quién es el directo responsable de la maquinaria y el equipo?
R.- El encargado de supervisar el manejo y mantenimiento de la maquinaria y el equipo es el ingeniero Iván Aries, pero el responsable de cada una de las unidades es su conductor.
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ENTREVISTA Nº 4
Asunto: Sistema de Programación de Operaciones
Entrevistado: Ing. Jorge Ossio
Cargo: Jefe del Departamento de Mantenimiento
1.- ¿Programa todas las operaciones que se realizan en la entidad?
R.- Sí, por supuesto todo lo que se hace va a cumplir parte de un plan
2.- ¿Quiénes toman parte en la programación de las operaciones?
R.- Toman parte los ingenieros residentes, el jefe administrativo y financiero, el jefe del departamento de mantenimiento y el director de la entidad.
3.- ¿La entidad hace conocer por escrito las operaciones a realizar a los responsables de la ejecución de la misma?
R.- Depende de las circunstancias, a veces no es necesario realizar un instructivo escrito se da las órdenes en forma oral.
4.- ¿Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas?
R.- Sí, si se hace un seguimiento y un control a través de los informes diarios de los trabajadores
5.- ¿Se realiza una evaluación del rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo?
R.- Nó, no se realiza una evaluación individual de cada empleado, pero se tiene un parámetro del trabajo que debe desarrollar al día, en base a los informes diarios que se realiza en el control
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ENTREVISTA Nº 5
Asunto: Sistemas Contables y Administración del personal
Entrevistado: Lic. Sergio Ortiz
Cargo: Contador de la entidad
1.- ¿La entidad cuenta con un plan de cuentas?
R.- Sí, si se utiliza el plan de cuentas por Ley para la contabilidad integrada
2.- ¿Existen procedimientos contables expresado por escritos?
R.- No, no tenemos procedimiento contables expresado por escrito, la contabilidad se lleva como se hizo siempre desde que era el Servicio nacional de Caminos.
3.- ¿Qué estados contables representan y cuando lo hacen?
R.- Presentamos el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicación de Fondos y en este último año también hicimos las notas a los Estados Financieros al 31 de marzo del año siguiente.
4.- ¿Referente al personal, cuentan los empleados con seguros contra accidentes y todo tipo de riesgo?
R.- Sí, los empleados están asegurados contra esos riesgos.
5.- ¿Se realizan evaluaciones al mérito y desempeño del personal?
R.- No se realizan evaluaciones al personal por su desempeño, pero ya se conoce quienes trabajan y quienes no, ya que los empleados tienen muchos años en la institución.
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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PLANEACIÓN
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Existe en la entidad un Plan Anual Operativo con objetivos especificados y sustentados con los respectivos justificantes? | ||
| 2 | ¿Cuenta el Plan Anual Operativo con objetivos generales y objetivos específicos determinados de antemano? | ||
| 3 | ¿Son los objetivos claros y precisos? | ||
| 4 | ¿Son los objetivos revisados periódicamente? | ||
| 5 | ¿Existen metas fijadas por escrito en el Plan Anual Operativo? | ||
| 6 | ¿Se encuentran expresados por escrito en el POA: Objetivos y Metas? | ||
| 7 | ¿Tiene la entidad políticas escritas que estén en armonía con los objetivos? | ||
| 8 | ¿Son aprobados y apoyadas las políticas por el director? | ||
| 9 | ¿Se revisan periódicamente las políticas para reflejar condiciones que cambiaron? | ||
| 10 | ¿Son apropiados y apoyados los procedimientos de cada actividad por el director? | ||
| 11 | ¿Están escritos y se explican con claridad los procedimientos de cada actividad? | ||
| 12 | ¿Considera usted que los procedimientos son los adecuados ante las necesidades de la entidad? | ||
| 13 | ¿Se elaboran los cronogramas de actividades de acuerdo con los objetivos de la entidad? | ||
| 14 | ¿Los cronogramas de actividades son aprobados y aprobados por el director? | ||
| 15 | ¿Se elaboran los cronogramas en su conjunto en un tiempo determinado y adecuado? | ||
| 16 | ¿Corresponde a todos los jefes de la entidad la función de la planeación? | ||
| 17 | ¿Todos los Funcionarios involucrados tienen conocimiento de la planeación? | ||
| 18 | ¿En la planeación se contemplan actividades para mejorar los ingresos propios de la entidad? | ||
| 19 | ¿Al realizar la planeación se integra o coordina información de los departamentos directamente relacionadas con el departamento de mantenimiento? | ||
| 20 | ¿Al realizar la planeación se toma en cuenta el estado del equipo que tomará parte en la ejecución de las actividades? | ||
| 21 | ¿Cuándo se efectúa un recorte presupuestario por parte de la Prefectura la entidad realiza la formulación de su presupuesto? | ||
| 22 | ¿Al efectuarse el recorte presupuestario se utiliza técnicas para reducir las actividades a desarrollar? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = | |||
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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Contribuye la organización a conseguir los objetivos de la entidad? | ||
| 2 | ¿Cuenta la entidad con un organigrama funcional actualizado? | ||
| 3 | ¿Todos los funcionarios conocen o tienen a la vista el organigrama? | ||
| 4 | ¿Cuenta la entidad con un manual de funciones? | ||
| 5 | ¿El manual de funciones está actualizado y debidamente aprobado? | ||
| 6 | ¿El manual refleja claramente la situación del organigrama? | ||
| 7 | ¿Especifica claramente el manual de las funciones básicas? | ||
| 8 | ¿Especifica el manual en forma clara y lógica las líneas de autoridad, responsabilidad, así como los canales de comunicación? | ||
| 9 | ¿Está el manual al alcance de cualquier funcionario? | ||
| 10 | ¿Existe relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? | ||
| 11 | ¿Se capacitan al personal nuevo para asegurar de que conoce sus funciones? | ||
| 12 | ¿Se da Curso de capacitación permanente a todo el personal? | ||
| 13 | ¿Se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado? | ||
| 14 | ¿Está debidamente calculado el número de empleados en cada sección o departamento? | ||
| 15 | |||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = | |||
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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Los ejecutivos implantan medios de motivación para el personal? | ||
| 2 | ¿Es la Dirección el centro de comunicaciones de la entidad? | ||
| 3 | ¿Asumió el director sus funciones luego de un concurso de méritos o una evaluación especial? | ||
| 4 | ¿Los ejecutivos en su mayoría están en sus cargos como consecuencia de un concurso de méritos? | ||
| 5 | ¿Vigila personalmente el superior las labores de sus subordinados? | ||
| 6 | ¿Responden los subordinados a un solo jefe? | ||
| 7 | ¿Se delega autoridad de acuerdo a las políticas y reglas? | ||
| 8 | ¿Saben Guiar los dirigentes a sus subordinados? | ||
| 9 | ¿Son buenas las relaciones entre los empleados y sus jefes? | ||
| 10 | ¿Reciben cursos de liderazgo todos los dirigentes de la entidad? | ||
| 11 | ¿Atienden los jefes peticiones de sus subordinados? | ||
| 12 | ¿Solicitan los jefes ideas u opiniones de sus subordinados? | ||
| 13 | ¿Se comunican los cambios y las nuevas ideas por escrito? | ||
| 14 | ¿Se comunican los cambios y las nuevas ideas oportunamente? | ||
| 15 | ¿Existe mucha comunicación entre los subordinados y los dirigentes? | ||
| 16 | ¿Existe buena comunicación entre el personal y sus directivos? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓN
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿El departamento de mantenimiento recibe instrucciones por escrito del director de la entidad? | ||
| 2 | ¿El departamento de mantenimiento solicita a los demás departamentos un informe sobre sus actividades para planificar las suyas? | ||
| 3 | ¿El departamento de mantenimiento realiza informes mensuales de sus requerimientos para la obtención de los mismos oportunamente? | ||
| 4 | ¿Se realiza la planificación y la ejecución de las actividades tomando en cuenta las opiniones de todos los departamentos involucrados? | ||
| 5 | ¿Se revisa periódicamente las políticas de la entidad a fin de enfrentar cambios de cualquier índole? | ||
| 6 | ¿Las comunicaciones recibidas son contestadas oportunamente? | ||
| 7 | ¿Los materiales y suministros necesarios para la ejecución de las operaciones están a disposición y en forma oportuna? | ||
| 8 | ¿La maquinaria está en óptimas condiciones de funcionamiento? | ||
| 9 | ¿Los repuestos que se solicitan en las residencias o campamentos llagan a su debido tiempo? | ||
| 10 | ¿Se solicitan repuestos y otros materiales sólo cuando es necesario? | ||
| 11 | ¿Los repuestos y lubricantes que se solicitan llegan oportunamente? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
CONTROL
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Cuenta la entidad con un sistema de información eficiente para ejercer el control? | ||
| 2 | ¿Se realiza control de todas las operaciones dejando prueba de ello? | ||
| 3 | ¿Se compara los resultados con los planes establecidos? | ||
| 4 | ¿Ante las comparaciones realizadas se establece medidas para superar las diferencias? | ||
| 5 | ¿Actúa eficientemente el control descubriendo a su debido tiempo las desviaciones? | ||
| 6 | ¿Es el control el reflejo de los planes? | ||
| 7 | ¿Tienen los controles la suficiente flexibilidad para seguir siendo efectivos aún cuando faltan los planes? | ||
| 8 | ¿Satisface el control establecido las necesidades del ejecutivo? | ||
| 9 | ¿Satisface el control establecido las necesidades de la entidad? | ||
| 10 | ¿Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones? | ||
| 11 | ¿Se toman medidas inmediatas para corregir las desviaciones? | ||
| 12 | ¿Se realiza un control escrito sobre los recursos de la entidad? | ||
| 13 | ¿Se controla estrictamente la salida e ingreso de los presupuestos, combustibles y lubricantes, como de otros materiales? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA A LA PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿La entidad programa sus operaciones para cada año próximo a más tardar en el mes de agosto del año actual? | ||
| 2 | ¿Dicha programación es la única base para la formulación del proyecto de presupuesto anual? | ||
| 3 | ¿La programación consta de un documento elaborado por escrito? | ||
| 4 | ¿El documento de programación emitido específica concretamente las metas cualitativas y cuantitativas a corto y mediano plazo? | ||
| 5 | ¿Se señala en la programación de operaciones los responsables de cada una de las metas o resultados que se desea alcanzar? | ||
| 6 | ¿El programa contempla: Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas definidas? | ||
| 7 | ¿El programa contempla: Los requerimientos de humanos y materiales necesarios? | ||
| 8 | ¿La programación de operaciones se encuentra debidamente autorizada por autoridad competente? | ||
| 9 | ¿En la programación de operaciones se toman parte todos los sectores involucrados en su ejecución? | ||
| 10 | ¿Se hace conocer dicha programación a todos los responsables de su cumplimiento? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 10 x 100 = 40,00 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Cuándo la entidad con un organigrama que ilustre los niveles de autoridad y las líneas de comunicación? | ||
| 2 | ¿El organigrama es de conocimiento de todo los empleados? | ||
| 3 | ¿El personal de la entidad conoce claramente: *Las funciones y atribuciones del puesto que ocupa? *Las condiciones que debe reunir para el desempeño de su cargo? *La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior? | ||
| 4 | ¿Todos estos conceptos se encuentran en un manual de funciones? | ||
| 5 | ¿El sistema asegura que cada empleado sea responsable ante la autoridad inmediata superior? | ||
| 6 | ¿El sistema prevee la delegación de autoridad a los niveles inferiores? | ||
| 7 | ¿Esta delegación permite que cada nivel tome decisiones en los procesos de operación y cumpla las funciones y responsables que le fueron asignadas? | ||
| 8 | ¿Prevee el sistema que toda operación realizada deba contar con la documentación necesaria que la respalde y demuestre? | ||
| 9 | ¿Dicha documentación permite identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación? | ||
| 10 | ¿Existe un sistema de archivo donde se conserve los documentos de respaldo en orden lógico y/o de fácil acceso y utilización? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE PRESUPUESTO
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿El proceso presupuestario contempla la separación de las fases de elaboración, presentación y ejecución? | ||
| 2 | ¿Se prepara el presupuesto en concordancia con la programación de operaciones y sus actividades específicas? | ||
| 3 | ¿El presupuesto se proyecta sobre las bases objetivas de cálculo? | ||
| 4 | ¿Se utiliza formularios uniformes para la presentación de los anteproyectos? | ||
| 5 | ¿Se presento el proyecto de presupuesto de acuerdo con los plazos que estableció la subsecretaría del presupuesto público? | ||
| 6 | ¿Lleva la entidad un sistema de registro apropiado para el control de la ejecución presupuestaria? | ||
| 7 | ¿Los informes sobre ejecución presupuestaria se prepara: semanalmente, mensualmente, anualmente? | ||
| 8 | ¿Se informa los resultados de la ejecución presupuestaria a la Subsecretaria del Presupuesto Público como la Contraloría General de la República? | ||
| 9 | ¿Se cumple con el cierre de Recursos y de Gastos al 31 de diciembre de cada año? | ||
| 10 | ¿El presupuesto resulta suficiente para la entidad y sus operaciones? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Se ha constituido una entidad financiera con un nivel jerárquico y autoridad suficiente para el manejo de los ingresos y egresos? | ||
| 2 | ¿Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos fijos de cja chica a servidores independientes del cajero principal y de otros funcionarios que realicen funciones contables o financieras? | ||
| 3 | ¿Se practica arqueos sorpresivos de los fondos y valores de la entidad independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia y registro? | ||
| 4 | ¿Están todas las cuentas bancarias abiertas a nombre exclusivo de la entidad? | ||
| 5 | ¿Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques únicamente cuando están firmados mancomunadamente por funcionarios acreditados legalmente ante ellos? | ||
| 6 | ¿Se cancelan oportunamente las firmas de funcionarios retirados o traslados? | ||
| 7 | ¿Se ha diseñado e implantado procedimientos de custodia y registro que protejan las inversiones de perdidas eventuales? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 5 / 7 x 100 = 71,43 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Los requerimientos del personal guardan concordancia con la programación de operaciones? | ||
| 2 | ¿Se ha establecido una unidad organizacional responsable para la selección del personal? | ||
| 3 | ¿Se ha establecido programas de capacitación para los funcionarios en los diferentes campos en los cuales tienen responsabilidad? | ||
| 4 | ¿Se ha divulgado claramente a los empleados la prohibición de buscar o recibir otros benéficos personales derivados de sus funciones distintos a los provenientes de la remuneración pactada? | ||
| 5 | ¿Se ha divulgado claramente al personal que ningún funcionario podrá desempeñar dos o más cargos, o percibir dos o más remuneraciones del Tesoro General de la República o en el presupuesto consolidado del sector público, con excepción de los casos previstos por ley? | ||
| 6 | ¿Se ha Establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados a sus fuentes de trabajo? | ||
| 7 | ¿De la misma manera se ha establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados en las residencias? | ||
| 8 | ¿Dicho control es ejercido por la unidad de personal y el jefe inmediato superior de los empleados? | ||
| 9 | ¿En concordancia con los jefes de cada unidad administrativa y la unidad de personal, se ha elaborado un programa de vacaciones y que tenga la aceptación de los empleados? | ||
| 10 | ¿Se cubren las vacantes del personal cuando se presentan lo más pronto posible? | ||
| 11 | ¿Cuenta el departamento de personal con un archivo de los antecedentes e información actualizada mínima necesaria de cada funcionario (Ej: Teléfono, antecedentes laborales y académicos)? | ||
| 12 | ¿Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas y abandono de labores en horas de oficina, así como de horas extras y sobre tiempos de trabajados? | ||
| 13 | ¿Existen sanciones de alguna naturaleza en caso de atrasos y faltas? | ||
| 14 | ¿Se paga la nomina mediante planillas generales o boletas individuales donde se especifica de manera detallada todos los descuentos, bonos y/o asignaciones de los empleados? | ||
| 15 | ¿El pago de haberes es realizado en forma personal, siendo exigidos documentos de identificación y/o poderes notariales? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 9 / 15 x 100 = 60,00 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿L a entidad cuenta con una adecuada planificación sobre el reclutamiento y la selección del personal? | ||
| 2 | ¿Todos o la mayoría de los empleaos ingresaron a la empresa como consecuencia de un concurso de meritos? | ||
| 3 | ¿Se planifica los movimientos de rotación del personal? | ||
| 4 | ¿La rotación se lo realiza en base a informes técnicos? | ||
| 5 | ¿Existe un sistema de información de recursos humanos? | ||
| 6 | ¿Este sistema de información incluye informes sobre el comportamiento de los empleados dentro la entidad? | ||
| 7 | ¿Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo como también de las operaciones que realiza? | ||
| 8 | ¿Se brinda seguridad en el trabajo contra cualquier riesgo? | ||
| 9 | ¿Se da cursos de capacitación permanente a los empleados para disminuir el margen de accidentes en la entidad? | ||
| 10 | ¿Se cuenta con una adecuada administración de salarios? | ||
| 11 | ¿Se realiza una planificación efectiva sobre las vacaciones de los empleados? | ||
| 12 | ¿Se otorga todas las vacaciones solicitadas? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 12 x 100 = 33,33 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA CONTABLE
| Nº | CUIESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿El sistema contable es coincidente con el implantado y normado por la Contraloría General de la República? | ||
| 2 | ¿Se ha establecido un registro de carácter presupuestario, donde se revelan los compromisos adquiridos de erogación de fondos o de ejecución de gasto? | ||
| 3 | ¿Se elaboran conciliaciones de saldos bancarios, valores a cobrar, obligaciones? | ||
| 4 | ¿Dichas conciliaciones son realizadas por el personal de la unidad de contabilidad independiente de la función de registro y custodia? | ||
| 5 | ¿Se ha presentado los estados financieros, con sus notas y el informe del auditor interno hasta el 31 de marzo del año siguiente? | ||
| 6 | ¿Los Estados Contables se entregan a la entidad que ejerce tuición, a la Contraloría General de República y a la Contraloría Departamental a la que corresponde? | ||
| 7 | ¿En caso de accidente, se tiene protección física adecuada para: Registros manuales, datos almacenados en medios magnéticos, equipos de computadora? | ||
| 8 | ¿Contabilidad ha dado instructivos especiales a las residencias sobre el registro de los recursos materiales (Combustibles y Lubricantes)? | ||
| 9 | ¿Se realiza la verificación periódica de los inventarios físicos de la entidad en las residencias? | ||
| 10 | ¿Existen una política definida para proteger la información confidencial? | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 | |||
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS
| Nº | CUESTIONARIO | SI | NO |
| 1 | ¿Existe procedimientos establecidos para la adquisición de bienes y servicios? | ||
| 2 | ¿Existe una constancia escrita respecto de la satisfacción de los bienes adquiridos en cuanto a la calidad y cantidad por parte del funcionario correspondiente? | ||
| 3 | ¿Se ha establecido un sistema de registro permanente de inventario para controlar sus movimientos por unidad de iguales características? | ||
| 4 | ¿Se ha asignado un espacio físico adecuado según el tipo de inventarios, para su almacenamiento y control adecuado? | ||
| 5 | ¿Se ha tomado medidas para la conservación, seguridad y manejo, apropiación de los bienes o elementos almacenados? | ||
| 6 | ¿Se realiza verificaciones periódicas de las existencias físicas de los bienes del inventario? | ||
| 7 | ¿Las verificaciones son practicadas por servidores independientes del manejo, custodia y registro de dichos bienes? | ||
| 8 | ¿La entidad ha contratado los seguros necesarios para proteger los activos contra distintos riesgos que se puedan presentar? | ||
| 9 | ¿Se ha formalizado a cada unidad administrativa la responsabilidad por los bienes que se le ha asignado? | ||
| 10 | ¿La entidad mantiene un sistema de codificación que permite un control adecuado de los activos? | ||
| 11 | ¿Los vehículos de la entidad están siendo utilizados exclusivamente en actividades propias de la misma? | ||
| 12 | ¿Los vehículos llevan necesariamente placa oficial y en la puesta lateral la leyenda “Uso Oficial” junto con el nombre de la entidad? | ||
| 13 | ¿La circularización de los vehículos oficiales en días y horas son autorizadas por el máximo ejecutivo de la entidad? | ||
| 14 | ¿El uso del teléfono está destinado sólo para efectuar llamadas de oficina y concernientes al trabajo? | ||
| 15 | ¿Se efectúa un control de las llamadas a larga distancia? | ||
| 16 | ¿Las normas sobre el uso de bienes están dadas en forma escrita? | ||
| 17 | ¿Se revisa periódicamente las normas sobre el uso de losa bienes de la entidad para determinar situaciones que pudieran haber cambiado? | ||
| 18 | ¿Existen métodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a: *Oficinas (Ej. Un guardia o Recepcionista) *Terminales de Computadoras *Instalaciones de Computadoras *Otros Activos valiosos y movibles | ||
| Índice de Eficiencia de Control Interno: 10 / 18 x 100 = 55,55 | |||
INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA
LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
| Nº | CONCEPTO | INDICE DE EFICIENCIA |
| 1 | Planeación | 54,54 |
| 2 | Organización | 57,14 |
| 3 | Dirección | 50,00 |
| 4 | Coordinación | 54,54 |
| 5 | Control | 53,85 |
| 6 | Administración de Recursos Humanos | 33,33 |
| PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA | 50,57 | |
INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA TODOS LOS SISTEMAS CONTEMPLADOS POR LA LEY 1178
| Nº | CONCEPTO | INDICE DE EFICIENCIA |
| 1 | Sistema Manejo de Bienes y Servicios | 55,55 |
| 2 | Sistema Contable | 60,00 |
| 3 | Sistema de Presupuesto | 60,00 |
| 4 | Sistema de Administración del Personal | 60,00 |
| 5 | Sistema de Programación de Operaciones | 40,00 |
| 6 | Sistema de Tesorería y Crédito Público | 71,43 |
| 7 | Sistema de la Organización Administrativa | 60,00 |
| PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA | 58,14 | |
| Promedio Total del Índice de Eficiencia | 54,36 | |
Para realizar el anterior detalle se tomo como referencia la siguiente fórmula:
INDICE DE EFICIENCIA = [Preguntas Positivas / (Preguntas Positivas + Preguntas Negativas) ] * 100
| Nº | PROGRAMA | FECHA | REFER. |
| I II 1 2 3 4 5 6 7 III | Propósito del Programa El propósito del programa es evaluar los elementos del proceso administrativo, los sistemas de contabilidad y el sistema de administración de los recursos humanos. Procedimientos de Auditoria Evaluación del aspecto Normativo de la Entidad
Evaluación del sistema de Planificación
Evaluación del Sistema de Organización
Evaluación del Sistema de Dirección y Coordinación
Evaluación del Sistema de Control
Evaluación del Sistema Contable
Evaluación del Sistema de Administración de los Recursos Humanos
MÉTODOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
|
INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
I INTRODUCCION
Desde 1940 y luego de haber pasado por una serie de cambios a través de los años el Servicio Nacional de Caminos pasa a ser Servicio Departamental de Caminos (S. D. C.) que depende de la prefectura del Departamento, la cual proporciona la mayor la parte de sus ingresos.
PROPÓSITO
El propósito u objetivo principal del Servicio Departamental de Caminos es el mantener en buen estado las carreteras de la red fundamental y la construcción de carreteras dentro de la red vial vecinal.
ASPECTO ORGANIZATIVO
Estructura Organizativa
La Entidad cuenta con un organigrama actualizado que refleja la actual situación del S. D. C.
Estructura de Liderazgo
Conformado de la siguiente manera:
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Director departamental.- Es la máxima autoridad a nivel departamental responsable de todas las actividades de la entidad.
-
Asesoría Legal.- Su función es el que delimita el accionar a la entidad a través del empleo de las normas o leyes.
-
Auditoria Interna.- Su función principal es la de encaminar a la entidad a una ejecución eficiente de sus actividades.
-
Subdirector Departamental.- Secunda al director y lo suplanta ante su ausencia a una ejecución eficiente de sus actividades.
-
Jefe División de Administración y Finanzas.- Responsable de la elaboración de planes sobre el mantenimiento de las carreteras y su posterior ejecución.
-
Jefe División de Equipos.- Responsables por el Estado de la maquinaria y el equipo de la entidad.
Estructura Administrativa
La entidad de acuerdo a su estructura administrativa cuenta con 93 personas trabajando en la central y 12 personas distribuidas en las cuatro residencias.
II ALCANCE DEL TRABAJO
La investigación efectuada abarca las operaciones realizadas por le departamento de mantenimiento por la gestión 2005, tomando en cuenta que solo de llegara con la información hasta el mes de octubre del mismo año en la actividad mejoramiento de caminos vecinales, según programa del JICA, ítem B, mas concretamente en sus proyectos.
-
Bermejo - Padcaya
-
Entre Ríos - Palos Blancos
-
Caraparí - Yacuiba
La investigación fue realizada a los elementos del proceso administrativo tomando fundamentalmente al departamento de mantenimiento en las actividades ya mencionadas y a los departamentos directamente relacionados como ser el caso de administración y equipos.
El estudio, revisión y evaluación de los elementos del proceso administrativo y sistemas de administración de recursos humanos se lo realizo a través de la obtención de información mediante cuestionarios, entrevistas, revisión de documentación e inspección ocular.
Además de la inspección de las instalaciones de la entidad, se observo el desarrollo de actividades en la residencia de Villamontes, también se reviso el aspecto legal, organigrama, manual de funciones, reglamento interno, boletines normativos, manual de cuentas, plan de cuentas, estados financieros y los documentos existentes relativos a la planificación.
III DETERMINACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
-
Planeación.- La planeación que efectúa la entidad es deficiente ya que el P.A.O. analizando en el cual se encuentran los objetivos generales y específicos que la entidad pretende alcanzar, no cuenta con los justificantes de la planeación financiera es decir del presupuesto ni de la planeación operativa, en otras palabras del cronograma de actividades.
-
Organización.- La entidad cuenta con un organigrama actualizado que define la autoridad desde la dirección hasta el último de los empleados; sin embargo, las relaciones entre los departamentos no son de las mejores, ya que no existe una buena coordinación entre los departamentos y cada uno actúa de manera particular. La entidad cuenta también, con un manual de funciones donde se especifica con claridad las líneas de autoridad, responsabilidad, así como los canales de comunicación. Es necesario aclarar que el manual de funciones no ha sido actualizado, por lo que no guarda relación con el organigrama actual.
-
Dirección.- La entidad tiene una dirección estable y poco ambiciosa que no propone técnicas y procedimientos para alcanzar…………………
-
Control.- La entidad cuenta con políticas de control, pero no están siendo aplicadas en forma adecuada, especialmente en la parte administrativa, donde los controles no actúan eficientemente descubriendo con eficacia las desviaciones importantes. Los controles se abocan a vigilar las operaciones financieras, dejando de lado la parte operativa.
RECURSOS HUMANOS
Los recursos humanos a la fecha de la evaluación no están del todo satisfecho ya que consideran que debería tomarse en cuenta muchas necesidades y de sus opiniones como ser:
-
Necesidades de participar efectivamente en la programación de las operaciones que ellos mismos ejecutan.
-
Necesidad de que sus opiniones sean escuchadas.
-
Necesidades de que sus reclamos sean atendidos.
-
Necesidad de que se les motive para realizar mejor su trabajo.
La mayoría de los empleados tiene estas inquietudes, pero la dirección no le da la importancia que se merece. Por lo que pudimos observar que los empleados no se sienten identificados con su entidad y trabajan para cumplir sus objetivos individuales o personales y no así los objetivos de la entidad.
CONTROL INTERNO
Al haber realizado la evaluación del control interno de la entidad a través de cuestionarios, tomando aspectos generales y particulares para cada una de las etapas de la administración, se determinó que el índice de Eficiencia del Control Interno nos da como resultado un 54,67%.
FALTA DE TARJETAS DE CONTROL DE KÁRDEX
De la revisión efectuada a los almacenes de la residencia de Villamontes se pudo obtener que la persona encargada de llevar un control de inventarios a nivel de la entidad está mostrando in-efectividad en el control de los mismos.
IV CONCLUCIONES GENERALES
Como conclusión general del trabajo de revisión que se ha efectuado al departamento de mantenimiento del S.D.C. tomando en cuenta a los elementos del proceso administrativo y a la administración de los recursos humanos de manera general, conjuntamente con los datos obtenidos a través de los papeles de trabajo correspondiente podemos afirmar que el sistema administrativo de S.D.C. no es muy aceptable.
El estudio que se hizo en términos de eficacia y economía revelo que la entidad al planificar y ejecutar las actividades del mantenimiento rutinario de la red fundamental (Item A) y las actividades de mejoramiento de caminos vecinales (Item B) no cumple con las tres “E”.
Para el mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria (Item A) las actividades ejecutadas según el cronograma no presentan eficacia ya que no se han cumplido las metas trazadas, el porcentaje de avance de obra llaga al 49,54% con un uso de recursos que llega al 52,54% de lo pre-programado de la gestión, lo que nos muestra que no hay economía debido al sobregiro existente en el tiempo de ejecución aunque la obra no avance igual siguen pagando sueldos, combustibles, lubricantes, repuestos y otros. Se ha obtenido un índice de eficiencia del 50,60%.
Para efectos de mejoramiento de caminos vecinales (Item B) se observo similar situación, el porcentaje de ejecución de obras en promedio de los tres proyectos analizados llega al 34,47% sobrepasando al porcentaje de avance de obra en un promedio del 20%. Esta situación es desfavorable para la entidad ya que toda ejecución de obra debe ir directamente relacionada con la ejecución de gastos. No se puede seguir desembolsando dinero para obras que no avanzan.
Para ambas actividades se han presentado esta situación por las siguientes causas:
-
No existe una adecuada planificación, porque no se realizan inventarios viales para la elaboración del P.A.O. de cada gestión o planes quinquenales.
-
Como consecuencia de la inadecuada programación los cronogramas de actividades no se ejecutan de acuerdo a lo programado.
-
Ante el recorte presupuestario efectuado por la prefectura y la disminución de los ingresos propios no se realizan priorización de obras a ejecutar, ni redistribución de gastos de acuerdo al presupuesto disponible, sino que se ejecutan las obras programadas con menor cantidad de recursos, lo que lleva a una ejecución en poca cantidad que lo programado.
-
Otra causa es la falta de control, seguimiento y supervisión por parte de los ejecutivos, aunque existen normas las mismas no se cumplen.
-
Uno de los aspectos mas importantes es la ingerencia política existente en la entidad, lo que provoca que desde lo mas altos ejecutivos hasta el último de los empleados desempeñan funciones en la entidad sin compromiso, dejando de lado los objetivos de la institución.
-
Por último es necesario mencionar la falta de conocimiento o aplicación de la ley 1178 por parte de los ejecutivos de la entidad, ya que esta ley establece en sus sistemas la manera de programar y ejecutar las actividades en las empresas públicas para lograr eficacia y economía.
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. A la fecha del examen la entidad presenta el PAO, el mismo que carece de información técnica y documentación de respaldo de la planificación efectuada para el Item A correspondiente al mantenimiento rutinario de la red fundamental el que carece de determinación de tiempo. Recursos y materiales que tomarán parte en la ejecución de operaciones.
R. La ley 1178 establece que las entidades públicas deben traducir sus objetivos y planes a través de un sistema de programación de operaciones en el que se debe contemplar las tareas a ejecutar y los medios a utilizar, es decir, el tiempo, los recursos humanos y los recursos materiales.
El desconocimiento e incumplimiento de las normas y leyes por parte de los ejecutivos que la misma tenga una inadecuada planificación y por ende una mala ejecución.
Por lo que se recomienda al máximo ejecutivo que el futuro de cumplimiento con lo que establece la ley.
2. El cronograma de actividades y el presupuesto de gastos elaborado para el manteniendo de la red fundamental (Ítem A) no se efectúa en base a datos o estudios técnicos actuales como ser inventario viales, si no que estos elementos de programación de realizan en base a datos anteriores extraídos del S. A. M. .elaborado por el antiguo S. N. C. donde no se especifica precios unitarios, tramos a los cuales se hará el mantenimiento, ni el tiempo que durara el mismo. Ante el recorte presupuestario efectuado por la prefectura la entidad no realiza la priorización de las obras a ejecutar, tampoco realiza la redistribución de gastos de acuerdo a la nueva situación de presupuesto y disponibilidad de fondos con que se cuenta.
R. Las normas básicas sobre la programación de operaciones de la ley 1178 establecen los lineamientos de cómo debe efectuarse la planificación en base a datos actuales y reales.
El desconocimiento de esta norma por parte de los ejecutivos de la entidad afecta a la planificación, como también la reformulación de la misma. Si nos referimos a los cronogramas. En caso de los presupuestos de gastos puede presentarse una subestimación y/o una estimación provocando un uso ineficiente de los recursos.
Se recomienda al máximo ejecutivo la elaboración de los cronogramas de actividades y los presupuestos estén basados en estudio y normas técnicas donde se especifica el lugar, ítem tiempo, y recursos a emplear como establece la ley. Por otra parte priorizan la ejecución de obras y realizar una redistribución de los recursos financieros de acuerdo a las necesidades de la entidad para la ejecución de obras de calidad.
3. La entidad y concretamente el departamento de mantenimiento no esta cumpliendo satisfactoriamente los objetivos y las metas fijadas para la gestión, el porcentaje de avance de obra para el mantenimiento rutinario de la red fundamental (Ítem A) solo alcanza al 49,54% con un promedio de ejecución de gastos del 52,34% lo que prueba una vez más que los índices o grados de eficacia no son los óptimos.
Similar situación se presenta en el mejoramiento de caminos vecinales (Ítem B) donde el promedio del porcentaje de avance de obra llega al 34,47% con un promedio de ejecución de gastos del 52, 34% lo que prueba una vez más que los índices o grados de eficacia no son los óptimos.
R. La experiencia administrativa a demostrado que la ejecución de obras debe ir directamente relacionada con su planificación, sirviendo esta última de base para la primera. Uno de los requisitos técnicos más importantes para la ejecución de una obra es contar con un proyecto a diseño final o minimamente un perfil de proyecto que contemple:
-
Precio unitario
-
Costo de Obra por Ítem y Totales
-
Planos
-
Para el caso de licitación, o invitación directa si es necesario contar con proyectos a diseño final
Con toda esta información recién puede llevarse a cabo la ejecución de las obras pudiendo alcanzar un grado óptimo de eficacia y eficiencia.
El desconocimiento, falta de seguimiento y supervisión de obras por parte de los responsables da cada departamento da como resultado que la misma sea ineficiente y se provoque un sobre giro en el gasto de recursos al efectuar la misma.
Se recomienda al máximo ejecutivo implantar un sistema adecuado de ejecución, control y supervisión de obras.
4. en la entidad existe un organigrama actualizado que no es de conocimiento de todos los empleados. El manual de funciones encontrado y analizado data de enero de 2004 y fue elaborado para el antiguo S. N. C., el mismo no esta actualizado en función de la estructura actual y tampoco es de conocimiento de todos los empleados. Aunque existen normas y elementos de organización que no se dan cumplimiento.
R. Para cumplir con los principios de organización, cada empleado debe conocer la estructura organizacional, quienes son superiores y quienes dependen de él y las funciones que debe desempeñar.
El desconocimiento de los principios de organización y administración por parte de los ejecutivos hace que no asignen la importancia que se merece la actualización y divulgación de todos los elementos de organización. Lo que puede originar una inadecuada ejecución de las operaciones, división de responsabilidades e incumplimiento de los deberes formales del servidor público.
Se sugiere al máximo ejecutivo instruya la actualización, divulgación y cumplimiento de todos los elementos de organización para un mejor desenvolvimiento de los empleados.
5. En la entidad no se ha encontrado pruebas suficientes sobre la capacitación permanente efectuada a todos los empleados, la motivación existente y las comunicaciones adecuadas y oportunas. Lo que si se ha observado es que existe una ingerencia política importante en la entidad, lo que dificulta la toma de decisiones.
R. La experiencia administrativa y muchos autores han demostrado que para ejecutar una buena dirección se debe dar mayor importancia al capital humano, capacitándolo continuamente, motivándolo a ejecutar sus operaciones de la mejor manera posible y escuchando sus reclamos y sugerencias. También a quedado demostrado que la institucionalización de cargos es muy buena e importante medida para el progreso de las instituciones públicas.
El desconocimiento de los principios de administración hace que no se otorgue a los recursos humanos la importancia que tienen dentro de la entidad, ocasionando que los mismos no se sientan comprometidos e identificados con su institución, lo que ira reflejándose en una constante baja en la productividad, cantidad y calidad de las operaciones realizadas.
Se sugiere al máximo ejecutivo conciliar el interés general con el individual para de esta manera subordinar al interés individual al general para lograr alcanzar los objetivos de la institución.
6. Se han encontrado informes y requerimientos sin respuestas, sugerencias no tomadas en cuenta y programadas sin ejecución, lo que nos da pruebas de que no hay una buena coordinación entre los departamentos de la entidad.
R. La situación encontrada contradice el principio administrativo “Espíritu de Equipo”, el que nos enseña que la unión hace la fuerza entendiendo como unión a la integración.
La falta de comunicación entre los ejecutivos y el personal es la causa principal que no haya coordinación en los departamentos involucrados en el mantenimiento de los caminos. Lo que ocasiona conformismo y a su vez acarrea baja productividad en el trabajo que se realiza.
Se sugiere al máximo ejecutivo se tome las medidas necesarias para que todos los departamentos trabajen en forma integrada, buscando conseguir los mismos objetivos, institucionales y no realicen su trabajo como si fueran islas independientes.
7. La entidad no efectúa un control eficiente sobre los recursos materiales con los que cuenta, ya que en las residencias no se cuenta con almacenes por lo que no se lleva ningún control sobre los repuestos, tampoco se tiene tablas especiales de medición, balanzas u otros mecanismos para la verificación física y control de los combustibles.
R. La ley en sus normas básicas del subsistema de manejo de bienes y servicios establece que la responsabilidad por el manejo de bienes recae en la persona del jefe de unidad administrativa. Estas normas se refiere además a la organización de almacenes, ingreso, salida de los bienes del almacén y el registro de todos los movimientos de bienes en dichos almacenes.
El desconocimiento de estas normas y la falta de supervisión adecuada por parte de los ejecutivos hacen que se descuide el manejo de bienes de la entidad ocasionando un uso antieconómico de los recursos.
Se sugiere al máximo ejecutivo se implante un adecuado sistemas de control interno basado en la ley 1178, que salvaguarda realmente los recursos de la entidad para de esta manera evitar las posibles pérdidas que podría sufrir la entidad. Este sistema de control debe constar por ejemplo: De inventarios actualizados, pedidos, kardex, valorados, vales de salidas de material y control del uso del mismo.
8. El 48% del personal se desempeña en funciones administrativas, siendo este porcentaje elevado en relación al personal que se dedica exclusivamente al mantenimiento de los caminos.
R. Esta situación contradice el Art. 17 de las normas básicas sobre administración de personal establecido en la ley 1178, donde de especifican que la programación del personal deberá coincidir o tener como base la programación de operaciones (PAO)
El desconocimiento de esta ley hace que se mantengan puestos innecesarios en el área administrativa lo que ocasiona que la entidad eleve su gasto administrativo y disminuya la asignación de recursos para la ejecución de obra.
Se sugiere al máximo ejecutivo instruir al departamento de personal elaborar programas para la contratación y asignación de personal de acuerdo a las necesidades reales de la entidad y en función al plan operativo y a planes estratégicos.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN
-
Administración es un Proceso.- de cuatro funciones básicas, estas funciones fundamentales de la administración son: Planeación, Organización, Dirección y Control; las cuales constituyen el proceso administrativo y son elementos a través de los cuales administra el gerente de la entidad.
La administración es el proceso de diseñar y mantener en el cual las personas trabajando en grupos alcanzan las metas fijadas, y quienes lo efectúan se llaman directores, gerentes, miembros de la administración, o funcionarios ejecutivos.
Necesidades de la Administración.-
La administración se aplica a organizaciones pequeñas y grandes, a empresas cuyo fin es la utilidad y a las no lucrativas; es decir, que la administración es una necesidad fundamental para cualquier organización como también en todos los niveles de la organización de una empresa. Es una actividad propia no sólo del gerente de la entidad, sino también del capataz que tienen a su cargo un cierto número de subordinados. Una administración efectiva e inteligente debe exigir que todos aquellos de quienes otros dependen, en todos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se consideren a si mismos como administrativos.
-
La Administración se define como:
“Administración es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno” (George Terry)
“La Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia las metas seleccionadas”
-
Elementos básicos de la Administración
Entre otros: George Ferry y Fabián Martines V. dividen a los elementos de la administración en cuatro, los cuales son:
PLANEACIÓN
Planear es decidir de antemano que hacerlo, cuando y quien deberá llevarlo acabo. La planeación se asemeja a un puente entre el punto donde nos encontramos y aquel donde queremos ir, salvo brecha existente entre donde se está y a donde se quiere llegar.
La planeación comprende seleccionar objetivos y a las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre cursos de acción futuros alternativos.
Componentes de la Planeación:
Para realizar un examen completo de la planeación se debe estudiar los diferentes componentes de la misma, que son los siguientes: Objetivos, Políticas, Procedimientos y Programas.
-
Objetivos.- Constituyen la razón como resultado de todo el mecanismo administrativo, deben ser sujetos a una completa y meticulosa revisión por parte de la auditoría administrativa, más aún cuando los propios objetivos darán la pauta para evaluar las funciones y actividades que se desarrollan dentro de la empresa y aún a los propios directivos.
-
Políticas.- Estas son guías de carácter general que establecen el marco en que deben tomarse las decisiones, asegurando su uniformidad, sin que ello signifique la eliminación de la iniciativa de quienes deciden, es decir; los Administradores.
Para realizar la revisión de las políticas debemos basarnos en los siguientes principios:
-
Las políticas deben fijarse en forma sencilla y clara, de modo que su interpretación sea lo más uniforme posible.
-
Siempre que sea posible, las políticas deben redactarse por escrito y formar parte del manual de organización.
-
Las políticas generales deben fragmentarse en cada nivel, de manera que las políticas departamentales y las secciones estén subordinadas a las políticas generales.
-
La formulación de las políticas, así como la fijación de objetivos debe ser producto de la participación del personal involucrado en su propio cumplimiento.
-
Procedimientos.- Son planes mas concretos que norman el criterio y la acción que debe seguirse apoyando en los objetivos y políticas. Los procedimientos indican claramente cómo y cuando se han de realizar o ejecutar las actividades.
Los procedimientos tienen una directa relación con las políticas por ejemplo una política de la entidad puede ser la de conceder vacaciones a sus empleados, los procedimientos establecidos para poner en práctica estas políticas se encargan de programar las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo.
-
Programas.- Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas a seguir, recurso a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción. En consecuencia los programas permiten:
-
Determinar la cantidad de recursos, materiales, humanos y técnicos que habrán de conjugarse de acuerdo al fin propuesto.
-
Señalar cómo, cuando y dónde se utilizan esos recursos en forma específica.
ORGANIZACIÓN
Se puede definir como la agrupación de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignado la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades.
La organización es la parte de la administración que establece una estructura intencional de roles que deben cumplir las personas en la organización. Es intencional en el sentido de asegurarse de que se asignen todas las tareas necesarias para alcanzar las metas y que, se confía en que sean asignadas a las personas más idóneas.
Importancia de la Organización
La organización ayuda a suministrar los medios para que los gerentes desempeñen sus puestos. Las actividades que se planean, ejecutan y controlan necesitan integrarse para que estas funciones administrativas puedan llevarse a cabo. Sin organización, los gerentes sencillamente no podrán ejercer su función.
Un funcionamiento ejecutivo no podrá ser enteramente eficaz a menos que conozca específicamente las actividades que debe dirigir, quien le ayudara, de quien dependerá y quienes dependerán de él. Los que más, deberá conocer la forma en que está constituido su grupo de trabajo, su propio lugar en él, la relación que guarda con otros funcionarios ejecutivos y los canales oficiales de comunicación.
Principios de Organización:
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Unidad de Mando.- Por medio de este principio se entiende que la unificación de esfuerzos, la consistencia de dirección y la efectividad de coordinación sólo de logra cuando un grupo tiene un solo jefe.
-
Tramo de Control.- Señala que un jefe debe tener el número de subordinados que pueda controlar eficientemente. El principio en cuestión sostiene que mientras mayor sea el número de subordinados respondan ante un jefe, mayor dificultad encontrara éste en dirigirlos.
-
Delegación de Autoridad.- Consiste en conferir a un subalterno la facultad para decidir, lo cual significa que se le está dando el derecho de planear, organizar, dirigir y controlar las acciones de otros.
-
División del trabajo.- Este principio parte de que el trabajo y las obligaciones deben descomponerse para poder ser desempeñadas por varias personas y así aprovechar las ventajas.
Errores de la Organización
-
Teoría de Principios.- Uno de los grandes errores que se cometen en el proceso de organización es querer considerar los principios de organización como algo rígido e inviolable y que debe observarse inflexiblemente.
-
Imitar Organizaciones.- Otro error es la tendencia de hacer réplicas exactas de estructuras que han tenido éxito en otras empresas, pero que no siempre lo tendrán en otras organizaciones por muy similares que parezcan.
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Organizaciones rígidas.- Es necesario pensar que toda organización es dinámica, sujeta a cambios, ya sea mediatos o inmediatos, que siempre se presentaran. Esto exige que no caiga en el error de diseñar una estructura como algo que ha llegado a su fin último, sino algo que está más bien en proceso de cambio continuo.
-
Resistencia al Cambio.- Un error que llegó a ser bastante peso para que una reorganización tenga éxito es el que se presenta como resultado de todo cambio: la resistencia natural que ofrecen las partes afectadas a dicho cambio.
Revisión de las Funciones
Una empresa debe realizar aquellas funciones que sean necesarias en la entidad para que el logro o cumplimiento de sus objetivos puedan subdividirse de la siguiente manera:
-
Funciones Básicas.- Son aquellas necesarias para que una empresa alcance sus objetivos, pueden ser primarias y secundarias.
-
Primarias.- Son aquellas que existen en todo tipo de empresas, independiente de las características particulares que cada tipo de negocio pueda tener, Eje. Mercadotecnia, producción, financiamiento.
-
Secundaria.- Son aquellas que complementan a las funciones primarias para la consecución eficaz de los propósitos de una empresa. Estas funciones dependen a su vez todo tipo de cada empresa en particular. Eje. Personal, contabilidad, investigación y desarrollo.
-
Subfusiones.- Son un conjunto de actividades que integran un grupo, subfusión con características y fisonomías propias, suficientes para integrar una entidad orgánica cuyos objetivos están subordinados a los objetivos de la función básica a la cual pertenecen.
-
Actividades.- Es un conjunto de labores o tares específicas genitalmente llevadas a cabo por una persona o un grupo pequeño, con el propósito de cumplir con los objetivos de la subfusión en que están comprendidas. (Fabián Martines V)
La revisión de funciones y actividades debe hacerse estudiando primero por separado cada una de ellas, para hacerlo luego en conjunto, logrando así una mejor comprensión de análisis realizado.
DIRECCIÓN
Bajo este elemento un jefe debe tratar de que sus subordinados actúen no por imposición de él, sino mediante la colaboración espontánea de ellos para contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los objetivos de la empresa. La dirección implica guiar y conducir a los empleados o subordinados. El administrador superior inculca en sus subordinados una apreciación aguda de las tradiciones, historia, objetivos y políticas de la empresa.
Relaciones Humanas
Gran parte de la función administrativa de dirección está basada en las relaciones humanas que se practican. Esto es explicable en virtud a que la colaboración de los subordinados depende de la armonía que exista entre estos y su jefe.
Los gerentes y las personas que ellos dirigen son miembros de familia, iglesia, escuela, asociaciones, etc. Donde actúan en diferentes roles, cada uno formando una parte de todo. Pero es muy importante destacar que cada persona es diferente en si misma, tienen diferentes necesidades, diferentes ambiciones, diferentes actitudes, diferentes niveles económicos y habilidades, como también diferentes posibilidades, es por eso que el dirigente debe conocer estas diferencias y semejanzas de su personal para llevar a cabo una buena dirección sin considerar más o menos a las personas.
Motivación
Un gerente no puede hacer su trabajo sin conocer lo que motiva a la gente que trabaja en la empresa.
Los motivos que hacen actuar a las personas a las personas, se basan en necesidades, bien sean consistentes o inconsistentes. Algunas son necesidades primarias como fisiológicas de agua, aire, alimento y albergue. Otras necesidades se pueden considerar como secundarias como autoestima, estatus, afecto, etc. La motivación es un término general que se aplica a toda clase de impulsos, anhelos, necesidades, deseos y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus empleados; es decir, hacen aquellas cosas que confían satisfarán esos impulsos y deseos, e inducirán a los subordinados a que actúen en una forma deseada.
Muchos estudios realizados han demostrado que los principales motivos que mueven a la gente a trabajar con esmero son:
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Ingresos suficientes
-
Reconocimiento a la dignidad humana
-
Reconocimiento a su trabajo
-
Posibilidad de superación
-
Seguridad en su empleo
Comunicación
Evaluación de dirigentes
Control
CONTROL
PLAN OPERATIVO ANUAL
Se ha procedido a solicitar en las oficinas del Servicio Departamental de Caminos un ejemplar o copia del Plan Operativo Anual (P.A.O) el que ha sido efectuado y presentado en Agosto del año en curso
Al Hacer la revisión del P.A.O, y determinar su apego a las Normas Básicas sobre la programación de operaciones, encontramos que el mismo contiene:
-
La misión de la entidad
-
Objetivos Institucionales
-
Objetivos de gestión
-
Metas que se pretende alcanzar en la gestión
Para cumplir con todos estos aspectos en el P.A.O se agrupa las actividades en cuatro tipos de trabajo para los cuales se ha elaborado un cronograma de actividades y un complemento presupuestario por separado de la siguiente manera:
Plan Operativo Anual para la Gestión 2004
Resumen del Presupuesto de Gasto
Item Actividades Monto en Bs.
A Mantenimiento rutinarios de la red fundamental y complementaría 15.300.000
B Mejoramiento de los caminos vecinales según el programa del JICA 5.300.000
C Asfaltado de caminos de interés departamental 9.300.000
D Construcción de puentes en el departamento 9.500.000
Totales 39.400.000
P L A N A N U A L O P E R A T I V O
Análisis de su elaboración
El análisis de la información encontrada en el plan anual operativo sobre la actividad de mantenimiento rutinario objeto principal de nuestro estudio nos muestra que la planificación efectuada no se realiza en base a estudios y datos técnicos actuales sino que se toman datos anteriores realizados por el Servicio Departamental de Caminos.
Basándose en el Art. 22 de las normas básicas sobre la programación de operaciones, podemos afirmar que el plan anual operativo de la entidad carece de:
-
Estimación de los tiempos que demandan la ejecución de operaciones
-
Determinación de los recursos humanos para desarrollar las operaciones
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Establecimiento de los recursos materiales
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Identificación de servicios de consultaría, Auditoria, transporte, energía, etc.
Según el Art 23 de las mencionadas normas básicas el P.A.O. carece también de:
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Indicadores de eficacia y eficiencia
Tomando en cuenta el Art. 24 de las normas básicas diremos que el P.A.O.
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No se compatibiliza los programas de operaciones de las áreas funcionales entre si.
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Ni los requerimientos de recursos humanos entre los diferentes programas
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Ni la asignación de los recursos financieros entre los diferentes programas de operaciones
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Habiéndose hecho presente en las oficinas de la central del Servicio Departamental de Caminos - Tarija con la finalidad de verificar la existencia del cronograma de actividades para el Iten A, el resultado fue el siguiente:
Existen cronograma de actividades para cada proyecto en forma individual los que se encuentran sólo en las oficinas del departamento de mantenimiento ubicadas en el edificio central de la entidad. Estos cronogramas sólo los conocen los ejecutivos y sobre todo los relacionados con el departamento de mantenimiento es decir los Ingenieros residentes y el personal que trabaja en la oficina del departamento de mantenimiento.
Estos son realizados por el Ingeniero jefe del departamento de mantenimiento con los Ingenieros Residentes. Esta labor se realiza en el mes de agosto.
También se pudo analizar el complemento presupuestario el que muestra los materiales a utilizar, la mano de obra requerida y la maquinaria a emplear. Estos requerimientos son efectuados para toda la gestión y distribución en forma equitativa para todos los meses.
Para el Iten A no fue posible analizar las bases o técnicas de cálculo que se utilizan para la elaboración de los cronogramas de actividades, ni de los presupuestos ya que las mismas no son desconocimiento en ese departamento. Ante la pregunta de como se realizaban los cálculos de dichas cantidades se hizo conocer que se tomaba como base las planificaciones de años anteriores a las cuales se realiza pequeñas modificaciones de acuerdo a las necesidades de la entidad.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - MANTENIMIENTO RUTINARIO EN LA RED FUNDAMENTAL
| Cod | Descripción de la De la actividad | Unidad De Medida | Plani Ficación Inicial a | Plani Ficación Reform b | Ejecutado | Avance a | Avance b | Aumento Cantidad Planificada | Disminuc Cantidad Planificada | Sin Variación |
| 2010 | Administración de Campamento | HH | 47.406 | 47.406 | 37.736 | 79,60 | 79,60 | --- |
| 2020 | Inspección Superv. de Trabajo de mant | HH | 19.047 | 19.047 | 11.368 | 59,68 | 59,68 | --- |
| 3404 | Sello de juntas pavimento | ML | 0,00 | 111.999 | 1.400 | --- | 1,25 | 100% | (1) |
| 4003 | Desbrote y otro control de vegetación | M2 | 0,00 | 379.034 | 49.243 | --- | 12,99 | 100% |
| 3202 | Reposición de Ripio | M3 | 52.104 | 52.104,50 | 29.593 | 56,80 | 56,80 | --- |
| 2030 | Brigada de estudio | HH | 9.930 | 1.874 | 1.459 | 14,59 | 78,98 | 81,40 |
| 3001 | Bacheo asfáltico a mano | M2 | 7.613 | 228 | 38 | 0,49 | 16,64 | 96,99 |
| 3004 | Sello rutinario a mano | M2 | 8.486 | 771 | 149 | 1,75 | 19,31 | 90,91 |
| 3007 | Sello de grietas a mano | M2 | 12.678 | 3.482 | 76 | 0,60 | 2,18 | 72,53 (2) |
| 8102 | Trans. Personal de mantenimiento | HH | 4.216 | 25.581 | 7.311 | 173,39 | 28,58 | 506,73 |
| 8104 | Trans. De materiales de | HH | 4.213 | 5.329 | 712 | 16,90 | 13,36 | 26,48 | (3) |
| 9024 | Conformación de plataforma | M3 | 1.722 | 59.264 | 45.786 | 2.658 | 77,26 | 3.340,86 |
(1) - (2) - (3) Aumento y disminución demasiados elevados para actividad rutinaria
CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA PLANIFICACIÓN
Y CUMPLIMIENTO DE SU EJECUCIÓN
| COD | PRODUCCIÓN | MANO DE OBRA | MATERIALES | EQUIPO |
| Enviado por: | DAYANA DE VELASCO |
| Idioma: | castellano |
| País: | Bolivia |