INDICE

INTRODUCCIÓN

La teoría de la organización y la práctica administrativa han sido de vital importancia ya sea dentro de sí análisis y la sistematización. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos y redistribución del

Espacio en la orientación del personal.

Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de los sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimientopor medio de los informes dentro de la administración.

CARACTERÍSTICAS PERSONALES DE ANALISTA

• El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante.

• La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva.

• La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo que llena el ocupante o su supervisor.

• La participación del analista de cargos en la recolección es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

LA UNIDAD DE SISTEMATIZACIÓN
La sistematización, análisis de sistemas o investigación administrativa es el examen sistemático y el análisis de una o más organizaciones relacionadas entre sí, de sus funciones, sistemas y procedimientos. Lainvestigación administrativa se hace con la finalidad de descubrir problemas, determinar las causas que los provocan y proponer soluciones.

LA INVESTIGACIÓN DE LOS HECHOS

La necesidad de estudiar la investigación. El estudio de los métodos de la investigación proporciona al conocimiento y a las capacidades necesarios para decidir a problemas y para ganar desafíos en el ambiente dinámico de la decisión. [BR]Tres factores estimulan los estudios de los problemas de la administración: la necesidad de una información mejor; la disponibilidad de las técnicas y de las herramientas para las necesidades; y la sobrecarga de la información. [BR]La tendencia de los problemas de llegar a ser más compleja aumentó el riesgo en las decisiones de la empresa:[BR] - Existencia de más variables que tiene que ser considerado en cada decisión. [BR]- Existencia de más conocimiento en cada campo de administración. [BR]- Competición doméstica y global más incitada

LAS RESTRICCIONES

La importancia de la restricción se evidencia cuando se descubre la conexión con la cualidad sistémica, siendo entonces posible probar la necesidad de la mejora. Es el factor multiplicador del trabajo sobre la restricción lo que hace percibir la potencia de cambio en el comportamiento de la organización a favor de su cualidad sistémica.

Se hace pues necesario definir términos útiles en la investigación, tal es el caso de cualidad sistémica, situación límite, situación límite de resultado y situación límite de aseguramiento.

Se ha tenido en consideración la definición de cualidad sistémica, la cual es definida por Dr.C Gelmar García Vidal y el Dr.C, Fermín Munilla González en su libro Introducción a la teoría de las restricciones, planteando que es, de la manera más general, la categoría que expresa la unidad, la integridad de la organización, su estabilidad relativa y su identidad con ella misma. El alcance de la cualidad sistémica se logra según el conjunto de acciones desarrolladas en correspondencia con la misma. La Cualidad Sistémica de cualquier sistema es la razón de ser del mismo y condiciona su estructura interna así como sus relaciones con el medio ambiente.

EL ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente

ANALISIS DE FORMULARIOS.

Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Requisitos básicos para un buen análisis.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto número de copias indicando en cada uno, su destino.

COMBINACIÓN Y REDISEÑO DE FORMULARIOS

Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.

Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venía haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar gráficamente como circulara el nuevo formulario.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño.

Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias previstas?

¿Es lógica la secuencia de los datos?

¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?

¿Está autorizado el diseño del formulario?

¿Cuál es el departamento origen?

¿Cuál es la finalidad del formulario?

¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un subtitulo?

¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un número de serie?

¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?

Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:

¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?

¿Se encuentra en una posición adecuada?

¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?

¿El lenguaje es claro?

¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?

¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?

¿Las líneas son las adecuadas?

¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?

¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?

¿Se identifican todas las copias del formulario?

¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico?

Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:

¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?

¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?

¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?

¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

¿Se han especificado correctamente los márgenes?

¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario?

¿Viene el formulario identificado con un número impreso?

¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su auto seguimiento?

¿Se usan casillas "A" y "Desde"?

Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.

Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, número de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

ANÁLISIS Y REDISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes

El estudio de la redistribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.

Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.

EL ANÁLISIS DEL PERSONAL

La evaluación y el análisis del desempeño humano, puede efectuarse mediante técnicas que pueden variar notablemente, no sólo de una empresa a otra, sino dentro de una misma empresa, ya se trate de niveles de personal diferentes o de diversas áreas de actividad. Por lo general, el sistema de evaluación y análisis del personal y desempeño humano, sirve a determinados objetivos trazados con base en una política de recursos humanos, así como estas varían de acuerdo con la empresa, no es extraño que cada empresa desarrolle su propio sistema para medir el comportamiento de sus empleados. La aplicación de diferentes métodos se define según el nivel y la posición de los cargos, con frecuencia las empresas utilizan más de un sistema de evaluación. Es relativamente común hallar empresas que desarrollan sistemas específicos conforme al nivel y a las áreas de distribución de su personal (personal no calificado, personal administrativo, supervisorio, ejecutivos, ventas). Cada sistema sirve a determinados objetivos específicos y a determinadas características de las diversas categorías de personal.

EL ANÁLISIS DEL EQUIPO Y LA MAQUINARIA

El análisis de riesgos puede ser un instrumento de importancia para la formación y orientación de actitudes convenientes en seguridad. Riesgos en la maquinaria y equipo. La maquinaria y equipo en general se refiere a todas las maquinas que intervienen en el proceso de producción, y sus auxiliares que pueden presentar peligros intrínsecos como; filos cortantes, accesorios de gran volumen y peso, conexiones de equipo eléctrico peligrosas, etc. Y extrínsecos como; mal estado, falta de señalización de las características operativas, reglas de mantenimiento y mala disposición de las áreas de trabajo. Las maquinas son peligrosas por naturaleza, están ideadas para efectuar un proceso de transformación de las materias y en numerosas ocasiones dañan a los propios operadores de las mismas. Sus elementos móviles tienen riesgos como son el caso de las correas de transmisión, poleas, cadenas y engranes. Ahora bien, estableciendo el principio de riesgo derivado de la manipulación de las maquinas en general, deben considerar la obligación de que están reúnan los sistemas de protección más adecuados al tipo de máquina y al sistema de trabajo.

ANÁLISIS DE LOS INFORMES

Los informes de administración juegan un papel fundamental en la administración del rendimiento. Los usuarios empresariales dispondrán de la información que necesitan para tomar decisiones importantes y oportunas gracias a estas características: visualización de resultados, realización de análisis de varianza, comparación de previsiones y consolidación de datos de distintos orígenes. Unos informes precisos y auditables también son esenciales para cumplir la normativa legal.

CONCLUSIÓN

En Conclusión el análisis de sistemas administrativas de un Sistema de Información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes. En una organización o Empresa, el análisis de sistemas, es el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista por medio de informes.

Finalmente es de vital importancia los formularios asi como la redistribución del espacio, tanto su maquinaria y lo más importante que todo su personal para que todo proyecto sea exitoso.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://admindeempresas.blogspot.com/2008/06/mtodos-de-descripcin-y-anlisis-de.html

• Características personales de analista

http://es.shvoong.com/business-management/management/1706415-investigaci%C3%B3n-en-la-administraci%C3%B3n/

• Investigación de los hechos

http://www.eumed.net/ce/2011a/pdnm.htm

• Las restricciones

http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-formularios.shtml

• El análisis de los formularios

• El diseño de formularios