Analisis del sistema de administración de suministro de comidas en la compañia EMSDR.

Levantamiento:

EMS es una compañia contramanufacturera que se dedica al ensamblaje de cables, conectores y boards electrónicos, está ubicada en el parque industrial Itabo, San Cristóbal.

Su estructura organizativa se divide en dos grandes segmentos:

Area administrativa y personal de planta.(Para detalles vea el organigrama pag .2)

Dentro del area administrativa se desprende el departamento de recursos humanos que a su vez tiene tres divisiones:

Sección de nomina: En esta area se maneja la generación la nomina, descuentos de seguro medico, social, servicios de cooperativa, almuerzo y otros servicios, todo orientado al personal de la planta.

La gerencia de Recursos Humanos: esta se encarga del manejo de documentos, administración de personal y documentación de historial de los empleados tanto administrativos como de planta.

Y por ultimo la recepcionista que a su vez hace las de asistente del area de nomina y de la gerencia recursos humanos.

La compañía EMSDR ofrece a sus empleados el beneficio de subsidiar un porcentaje del valor total del almuerzo consumido.

Para ello instalaron una cafeteria.

La compania Internacional Food service fue contratada para dar el servicio de la preparación de los alimentos hace 8 años.

Food Serrvice preparan dos tipos de comida

La comida uno, orientada al personal administrativo, con un valor de $45 pesos; a esta comida la compañía subsidia 20 pesos y el empleado paga 25.

La comida dos, orientada al personal de planta,con un valor de $33.50; la compañía paga un subsidio de 23 pesos y el empleado $10.50.

A su vez todo empleado tanto administrativo como de planta puede consumir el tipo de comida 1 o 2 a discreción.

La compañía Food Service tiene tres empleados encargados del suministro.

Ellos llevan un control manual cada dia, en donde registran lo siguiente:

Codigo de empleado

Fecha del dia

Tipo de comida consumida

Al final de la jornada diaria, la compañía Internacional Food service le entrega una factura detallada con el total de comida vendida a la asistente de recursos humanos.

La asistente vacia esta información a un listado o plantilla impresa en papel creada en el programa Microsoft excel; coteja y compara los valores, después del cuadre, abre un file de excel en su computador y vacia los datos cotejados.

En esta hoja de Excel, la asistente genera un informe finaciero cada 15 dias, en donde degloza lo siguiente:

Codigo de la persona

Nombre de la persona

Departamento en que trabaja

Cuenta financiera a la cual pertenece ese departamento o linea de producción

Total consumido en esa quincena por el empleado

Cuanto pagará la compañía

Y cuanto se le descontará al empleado.

Con este reporte el departamento de finanzas hace su evaluación de gastos por departamento para fines de estadisticas y generación y emision de cheques de pago.

En el anterior reporte se incluyen todos los empleados tanto administrativos como de planta.

Terminada esta operación la asistente procede a generar un segundo reporte en Microsoft Excel, que no es mas que filtrar el total consumido por cada empleado, menos lo que cubre la compañía, que en resumidas cuentas sera el monto que se le descontara al empleado al final de una bisemana.

Muy importante es señalar el hecho de que el segundo reporte solo abarca exclusivamente los empleados de las lineas de la planta.

Este reporte se le envia por email a la encargada de nomina quien lo importa a un programa de nomina ya existente y lo procesa.

Después de realizar varias observaciones a las diferentes etapas de estos procesos se ha determinado lo siguiente:

Los empleados de Food Service no son muy diestros al llevar el control de suministro de comida. Se han registrados los siguientes casos.

Facturación de comida no consumida

Inclusión de codigos de empleados no existentes

No tienen como determinar si la persona que esta en el comedor es empleado, invitado o ya no labora en la empresa.

Con relacion a la asistente de recursos humanos:

La asistente de recursos humanos se estresa mucho al elaborar el cotejo manual y al generar el reporte bisemanal.En el momento hay 180 empleados y la empresa tiene capacidad para 600.

El tiempo en que se emplea para la elaboración de los reporte es mucho y se tiende a cometer errores pues la asistente tiene mas funciones que desempeñar, como por ejemplo la función de recepcionista.

Con relación al empleado:

El empleado solo ve al final de la biseman en su bolante de pago, el total consumido. Si no está conforme, dado el caso en que haya faltado algunos dias, estubiese de licencia medica o simplemente no haya almorzado, se hace muy cuesta arriba generar un reporte en detalle de los dias y el tipo de comida que ese empleado abordó.

Se plantea automatizar el sistema de control de comidas.

Enlazando en red un equipo en la caja de la cafeteria; en donde se registre la venta o el consumo y un equipo en el escritorio de la asistente de recursos humanos donde se hagan la s operaciones de cierre.

Tanto el area de Finanzas como el area de Nomina disponen de programas de registro de data,independientes. Basta con suministrales los reportes en un formato predeterminado de excel y texto y ellos lo importaran a sus aplicaciones.

Estudio Técnico y Financiero:

En la actualidad la compañía EMS dispone de los siguientes equipos:

Escritorio de la asistente:

1 Cpu Dell 667mhz , 128 mb ram , 20 gigas en disco duro, monitor color de 15 pulgadas, diskettera y cd-rom, Licencia de Microsoft office XP y Access XP, conexión a la red de la compañía, UPS y printer hp 855C.

Caja:

1Computador clone , pentium 166 mhz, 32 megas de memoria ram, windows 98, monitor monocromo 12 pulgadas, 2 gigas en disco duro.

El equipo de la asistente esta acorde con los requerimientos que necesita el programa Microsoft Access para correr eficientemente, pero el equipo de la caja de la cafeteria no, para ello mostramos una cotización con los componentes o accesoriosque se necesitaran agregar al ese equipo. (vea cotizacion anexa)

Por petición del usuario y dado que la compañía dispone de licencias para el uso de Microsoft Access 97, 2000 y Xp el sistema sera desarrollado utilizando esta herramienta.

El valor del diseño se muestra en la cotizacion anexa, nuestra compañía ademas de brindar el servicio de analisis le brinda el servicio de diseño e implementación.

El valor mostrado en la cotización incluye el analisis, diseño, implementación, entrenamiento y seguimiento , asi como garantia hasta después de tres meses de la implementación.

A partir de los tres meses y (1) dia de haberse comenzado a usar el programa y habiendo recibido el visto bueno de la compañía EMSDR, la misma pagara por cada petición de servicio la razón de RD$480.00 por concepto de mantenimiento del programa.

Se estima que la inversión hecha para la ejecución de este proyecto sera recuperada en un periodo no mas de 4 meses, y se verá reflejada en los siguientes rubros:

• El departamento de Finanzas y Nomina tendra a tiempo sus reportes, y este ahorro en tiempo sera utilizado en otras actividades del area.

• Los empleados ahorraran dinero ya que la precisión del sistema no permitirá la generación de facturas erróneas o fantasmas.

• La compañía por el reflejo de lo mencionado en la linea anterior se ahorrará el pago de correspondientes subsidios.

• El empleado podrá solicitar una consulta de su factura, confiará en el sistema.

• La asistente de recursos humanos dispondrá de mas tiempo para otras actividades, aumentará su eficiencia.

Estudio Operativo:

El programa Microsoft Acess, es una herramienta fabricada para ser usada bajo el sistema operativo Windows , por ende adquire todas las ventajas que conlleva trabajar en un sistema grafico y amigable.

La asistente de recursos humanos tiene 3 años en la compañía, viene usando windows 98 y en la actualidad windows 2000.

Dispone de suficientes conocimientos de MS Excel , es decir manejo de tablas , campos y registros.

Se estima que con un training de un total de 12 horas pueda trabajar en el sistema de control de comidas sin inconvenientes.

El personal de Fodd Service posee un 10% de conocimiento sobre uso del computador, para el manejo de este sistema en la posición de la caja, se nesecita como minimo conocimiento del sistema operativo Windows y uso del mouse.

El tiempo de entrenamiento para esta posición en el sistema de control de comida sera de dos horas. Mas 4 horas distribuidas en 3 dias consecutivos para fines de evaluación en el uso del sistema.

Ventajas y desventajas de la automatización del sistema

Desventajas:

Se debe hacer upgrade , invertir en accesorios.

Habra una pequeña resistencia por parte de los empleados de Food Service mientras se adaptan al computador.

Microsoft Access después de terminado un proyecto no es tan flexible para hacer modificaciones en la estructura.

Ventajas:

Reportes precisos y a tiempo

Facil y agradable entorno de trabajo, ventanas.

Visualización de reportes por pantalla, por printer y por archivo de excel y texto.

Exactitud en los datos procesados.

Aumento en la eficiencia del personal administrativo involucrado.

Facil mantenimiento de los datos.

Recomendaciones:

Se recomienda para un futuro no muy lejano integrar directamente la base de datos de nomina, control de comida y recursos humanos bajo un mismo lenguaje que podria ser Visual Basic o Delphi.

Reseña de los procesos del sistema de control de comida de la compañía EMS ya automatizado.

La asistente de RH:

La asistente de recursos humanos dispondrá de una aplicación construida en Microsoft Access. Los datos de los empleados estarán provistos de las tablas del programa del sistema de nomina.

La asistente de recursos humanos deberá digitar una vez los tipos de comida, el valor a descontar y la parte que cubre la empresa.

El empleado:

El empleado hace la fila en el bufette, selecciona su comida, pasa por caja , con la pistola se scanea su codigo de empleado desde el carnet , el sistema verifica el codigo y trae el nombre del empleado a la pantalla.

La cajera:

Especifica el tipo de comida como 1, 2 0 3, la fecha es colocada automáticamente, presiona Enter. El sistema esta listo para procesar una nueva entrada.

Al final del dia Food Service envia la factura, la asistente de RH emite un reporte del dia donde aparece el total procesado por el sistema ese dia , el valor del total procesado debe coincidir con el de la factura, si es asi sera aceptada, sino se visualizará en pantalla el detalle del proceso del dia (empleados y tipo comida consumida)con la finalidad de cotejar y analizar la posible discrepancia de Food Service .

Al termino de una biseman , la asistente especificará al sistema que genere el reporte correspondiente al departamento de finanzas , el sistema procesara la orden y creara un archivo en excel que sera enviado por email al departamento de finanzas con los totales consumidos , totales de descuento y a cubrir.

Paso seguido pedirá al sistema genere el reporte bisemanal de los empleados de la planta, el sistema lo hace y crea un archivo en excel que sera enviado por mail al departamento de nomina.

Si se desea, para fines de archivo historial , desde el sistema, estos reportes pueden ser visualizados en pantalla o impresos.

A continuación se muestran los diagramas de flujo de los procesos que ocurren en el sistema de administración de alimentos de EMSDR.

DICCIONARIO DE DATOS

A continuación mostraremos el diccionario de datos que servirá de guia para que el programador asignado a crear la aplicación.

TABLAS:

CUENTAS

Se asientan los numeros de las cuentas bancarias a las que se les cargan los descuentos por departamento, es alimentada por el programa de Nomina.

DEPARTAMENTO

Contiene el nombre del departamento y la cuenta a la que pertenece, es limentada por el programa de Nomina

EMPLEADOS

Es donde se almacenan los datos generales de los empleados, es alimentada por el programa de Nomina.

TIPOCOMIDA

Se ubican los tipos de comidas y sus propiedades, es alimentada por la asistente de RH.

CONTROLCOMIDA

Es un historial del tipo de comida que ha consumido cada empleado y la fecha en que la consumió, es alimetada por la cajera o empleada de la compañía Food Services.

CAMPOS:

Tabla	Campo	Tipo	Longitud	Flotante	Descripción.
Cuentas	Cuenta	Numerico	9	0	Contiene las cuentas contables, relacion de uno a muchos con el campo Cuenta de la tabla Departamentos
Departamentos	Departamento	Carácter	30		Nombre del departamento, relacion de uno a muchos con el campo Departamento de la tabla Empleados
Departamentos	Cuenta	Numerico	9	0	Contiene las cuentas contables
Empleados	Codigo	Numerico	5	0	ID del empleado, relacion de uno a muchos con el campo Codigo de la tabla Controlcomida
Empleados	Nombre	Carácter	30		Nombre del empleado
Empleados	Apellido	Carácter	30		Apellido del empleado
Empleados	Departamento	Carácter	30		Nombre del departamento al que pertenece el empleado
Controlcomida	Codigo	Numerico	5	0	ID del empleado
Controlcomida	Fecha	Fecha	8		Fecha en que el empleado hizo un pedido de comida
Controlcomida	Tipo	Numerico	1	0	Tipo de la comida consumida
Tipocomida	Tipo	Numerico	1	0	Tipo de comida, relacion de uno a muchos con el campo Tipo de la tabla Controlcomida
Tipocomida	Valor	Numerico	3	2	Costo de la comida
Tipocomida	Cubierto por la cia	Numerico	5		Valor cubierto por la Cia
Tipocomida	Cubierto por el empleado	Numerico	5		Valor Cubierto por el empleado , o valor a descontar

Posible interrogantes:

• Cuanto tiempo toma el desarrollo de la aplicación?

20 dias

• Cuanto tiempo necesitan los usuarios del sistema para dominiarlo completamente?

Usualmente 15 dias

• El entorno o ambiente del programa es agradable ?

Si , pues quien domina Windows puede dominar con facilidad la aplicación

• Cuantos reportes se pueden generar?

Reporte diario en detalle

Reporte por empleado por consumo por tiempo

Reporte del total de empleados

Reporte de totales consumidos,descontado y cubierto por la cia en un rango de tiempo.

Además de los reportes de nomina y finanzas

• Se pueden hacer adaptaciones al programa mas tarde?

Microsoft Access es un poco cerrado en ese aspecto , pero se pude amoldar cualquier petición.

• El programa reconoce cualquier version de tipo de codigo de barra usado en los carnets?

Si , eso depende de la pistola que se utilize ,por lo general se recomienta codigo de barra S39.

Conclusión

El analisis de sistemas es básico en la planificación, previa elaboración de un programa , esto garantizara una buena logica para el diseño final.

Un informe de este tipo siempre deberá ser lo mas claro y objetivo posible , tratando de lograr que el cliente pueda absorver los conceptos despues de una sola leida, pues el cleinte no maneja el lenguaje y las expresiones tecnicas pero si tiene necesidades de automatización.

Este analisis logró desarrollarse y gustó mucho en la compañia EMSDR, lo que nos motiva a continuar la practica y a mejorar las propuestas a medida que vayamos aprendiendo nuevos lenguajes y métodos.

Bibliografia

La guia para realizar este trabajo fue obtenida de los apuntes de la clase, las explicaciones del maestro y el libro de texto usado en clase.

Empleados de la planta

Organigrama de la empresa EMSDR

DIAGRAMA DE FLUJO DE L SISTEA DE ADMINISTRACION DE ALIMENTOS DE LA COMPAÑIA EMSDR

Diagrama de flujo , Primer Nivel explicativo

Empleados

Rec Humanos

Nomina

Finanzas

Control de suministro de comidas EMSDRSDR

Realiza factura

CAJERA

2

1

descuentos

ENC NOMINA

Consumo

Pago a suplidores,

Descuentos de Nómina

FACTURACION DE ALIMENTOS

EMPLEADOS

Analisis y emisión Cheques

Emision de facturas y reportes de descuento

Dpto de FINANZAS

Aprueba despues de cotejar genera reportes

Recibe facturas del suplidor

Alm de reportes y copias de cheques

Pago a suplidores

SUPLIDORES

Diagrama de flujo , Segundo Nivel explicativo

Archive de reportes

Assist REC HUMANOS

Entrega de sueldo con descuento

Almac. De facturas

EMPLEADOS

Archive de facturas FACTURAS

CAJERA

RH recibe facturas y coteja

Asistente RH

2.1

1.2

1.1

El empleadoconsume

El suplidor entrega fact a RH

El suplidor factura

1.3

Generación de reportes por parte de la sist de rh y entrega a fin y nomina

RH Aprueba facturas

Al mac. De facturas

CONT

Enc. De Nomina

Gerente financ

Cotejo de facturas por parte de la asistente de RH

Archivo de reportes

Generacion y entrega facturas POR EL suplidor

Facturacion de comida

empleados

Rh guarda copia de reportes

El suplidor almacena copia de sus facturas

Diagrama de flujo , Tercer Nivel explicativo

Rh envia reportes en formato excel

Rh envia reportes en formato de excel

Enlace sig pagina

Enlace pagina anterior

C

2.2

Entrega de cheque

Descuentos de nómina y análisis financiero, pago a suplidores

SUPLIDOR

EMPLEADOS

Entrega de sueldo con descuento de comida

El diagrama de flujo explica la manera en que se mueve la informacion en la empresa EMSDR en su totalidad , el area sombreada en azul es la parte que EMSDR desea que automatizemos.