ADMINISTRACION: CIENCIA, TEORIA Y PRACTICA.

Una de las actividades humanas más importantes es la administración. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar metas que no podían lograr individualmente, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales.

DEFINICION DE ADMINISTRACION: SU NATURALEZA Y PROPOSITO

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Al estudiar esta disciplina, resulta útil dividirla en cinco funciones: planeación, organización, integración del personal, dirección y control, alrededor de las cuales se puede organizar el conocimiento en el que se fundamentan.

Este marco teórico se ha usado durante muchos años, y el que utilizan los autores en sus libros de texto.

LA ADMINISTRACION COMO PARTE ESENCIAL DE CUALQUIER ORGANIZACION

Los administradores tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Robert L. Katz, identificó tres clases de habilidades administrativas. A esta quizá se pueda añadir una cuarta: la habilidad para diseñar soluciones.

La habilidad técnica es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, procesos y procedimientos.

La habilidad humana es la capacidad para trabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo; es trabajo en equipo; es un ambiente en el que las personas se sienten seguras y libres para expresar sus opiniones.

La habilidad conceptual es la capacidad de ver la “imagen de conjunto”, de reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos.

La habilidad de diseño es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. Para ser eficientes, en particular en los niveles organizacionales más altos, los gerentes deben estar en posibilidad de hacer algo mas que ver el problema.

LAS MUJERES EN LA JERARQUIA ORGANIZACIONAL

Durante la ultima década, aproximadamente, las mujeres han hecho avances importantes para obtener puestos destacados en las organizaciones. Entre las razones para esta tendencia, se encuentran las leyes que rigen las practicas justas de empleo, las cambiantes actitudes sociales hacia la mujer en el lugar de trabajo y el deseo de las compañías de proyectar una imagen positiva al colocar mujeres calificadas en puestos gerenciales.

LAS METAS DE LOS ADMINISTRADORES Y LAS ORGANIZACIONES

En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios, afirman que el objetivo de los administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades. Sin embargo, estas en realidad no son mas que una medida de un superávit de ventas, sobre el importe de los gastos. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones.

Pero existe una gran pregunta ¿cuáles son las compañías excelentes?, En una sociedad como la de los Estados Unidos, la rentabilidad es una medida importante para la excelencia de una compañía.

Los autores identificaron ocho características de las compañías excelentes:

Se orientaban hacia la acción.

Investigaban las necesidades de sus consumidores.

Fomentaban la autonomía administrativa y la habilidad empresarial dentro de ellas.

Obtenían productividad al prestar una atención estrecha a las necesidades de su personal.

Estaban impulsadas por una filosofía de compañía que con frecuencia se basaba en los valores de sus lideres.

Se concentraban en Los negocios que conocían mejor.

Tenían una organización sencilla con poco personal.

Estaban centralizadas o descentralizadas, según lo que fuera apropiado.

Un aspecto importante para le excelencia de una empresa es que los clientes son primero, y siguiendo esta política podemos satisfacer a mucho mas mercado, partiendo desde el punto de que le cliente es el que manda.

PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA

Otra forma de considerar la meta de todos los administradores consiste en decir que deben ser productivos.

Las compañías exitosas crean un superávit mediante operaciones productivas. Aunque no existe un consenso total sobre el verdadero significado de la productividad, se definirá como la relación resultados-insumos dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad.

La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional. La eficacia es el logro de objetivos. La eficiencia es la obtención de los fines con la mínima cantidad de recursos.

ADIMINISTRACION ¿CIENCIA O ARTE?

La administración al igual que otras actividades o disciplinas es una arte. Se trata de conocimientos prácticos. Consiste en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación. Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor usando el conocimiento organizado sobre la administración, este conocimiento constituye una ciencia.

El enfoque científico consiste primero de conceptos claros, a partir de esta base, el método científico incluye la determinación de hechos a través de la observación, la teoría es una agrupamiento sistemático de conceptos y principios interdependientes que proporcionan una estructura, o vinculan un área importante del conocimiento.

EL PAPEL DE LA TEORIA EN LA ADMINISTRACION

Por lo tanto, en el campo de la administración, el papel de la teoría consiste en proporcionar un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes.

Las técnicas administrativas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS DE LA ADMINISTRACION OPERACIONAL

Por supuesto que ninguna empresa organizada existe en el vacío. Por el contrario depende de su ambiente externo; es parte de sistemas mayores como, por ejemplo, de la industria a la que pertenece, el sistema económico y la sociedad. Así, la empresa recibe insumos, los transforma y exporta los productos al ambiente.

INSUMOS Y DEMANDANTES

Los insumos provenientes del ambiente externo pueden incluir personas, capital y habilidades administrativas, así como conocimiento y habilidad.

EL PROCESO DE LA TRANSFORMACION ADMINISTRATIVA

Es labor de los administradores transformar los insumos en resultados en una forma eficaz y eficiente. Por supuesto, el proceso de transformación se puede contemplar desde diferentes perspectivas.

EL SISTEMA DE COMUNICACION

La comunicación es esencial en todas la fases del proceso administrativo por dos razones. Primero, integra las funciones administrativas, la comunicación es esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta estructura. En forma similar, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente conducente ala motivación dependen de la comunicación. Por lo tanto, la administración hace posible la administración.

La segunda función del sistema de comunicación es vincular la empresa con su ambiente externo, donde se encuentran muchos de los demandantes. Es a través de la comunicación que se identifican las necesidades de los clientes; este conocimiento le permite a la empresa proporcionar productos y servicios y obtener utilidades.

VARIABLES EXTERNAS

Los administradores eficaces deben estudiar en forma regular el medio externo, aunque es cierto que los gerente tienen poco o ningún poder para cambiarlo, no tiene otra alternativa que responder a el.

RESULTADOS (PRODUCTOS)

Es labor de los gerentes garantizar y utilizar insumos para la empresa, transformarlos mediante las funciones administrativas, con la debida consideración de las variables externas, para obtener resultados.

Aunque los tipos de resultados varían con la empresa, por lo general incluyen muchos de los siguientes: productos, servicios, utilidades, satisfacción e integración de las metas de varios demandantes de la empresa.

Desde luego que la organización debe proporcionar muchas “satisfacciones” si espera conservar y obtener aportaciones de sus miembros. Tiene que contribuir a la

satisfacción tanto económica como moral las cuales pueden ayudar al uso de su potencial.

REVITALIZACION DEL SISTEMA

Por último, es importante observar que en el modelo de sistemas de la administración operacional, algunos de los resultados se convierten otra vez en insumos. Así, la satisfacción y los nuevos conocimientos de lo empleados se convierten en insumos humanos importantes. En forma similar, las utilidades, el excedente de los ingresos sobre los costos, se reinvierten en efectivo y en bienes de capital, tales como maquinaria, equipo, edificios e inventario.

FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES

Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para organizar el conocimiento administrativo.

PLANEACION

La planeación incluye la selección de misiones y objetivos y la acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones, es decir, seleccionar cursos futuros de acción entre varias opciones.

ORGANIZACION

Las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar alguna meta, necesitan tener papeles que desempeñar.

Por lo tanto la organización es aquella parte de la administración que implica establecer una estructura intencional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización.

INTEGRACION DEL PERSONAL

La integración del personal implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructural organizacional. Esto se hace al identificar los requerimientos de la fuerza laboral.

DIRECCION

La dirección consiste en influir sobre las personas, para que contribuyan a la obtención de la metas de la organización y del grupo; se refiere predominantemente a los aspectos interpersonales de la administración.

CONTROL

El control implica medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, nuestra donde existen desviaciones de los estándares y ayuda a corregirlos.

COORDINACION LA ESENCIA DEL TRABAJO DEL ADMINISTRADOR

Algunas autoridades den la materia consideran que la coordinación es una función individual del administrador. Sin embargo, parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad gerencial para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Cada una de las funciones administrativas es un ejercicio que contribuye a la coordinación.

ADMINISTRACION Y SOCIEDAD: EL AMBIENTE EXTERNO, LA RESPONSABILIDAD SOCIAL Y LA ETICA

OPERAR EN UNA SOCIEDAD PLURALISTA

La sociedad pluralista, es aquella en la que mucho grupos organizados representan diversos intereses. Cada grupo influye sobre otros, pero ninguno ejerce un poder excesivo.

Primero el poder de la empresa se mantienen en equilibrio por la acción de grupos diversos, como son los de protección del ambiente. Segundo los intereses de la empresa se pueden expresar al incorporarse a las cámaras de comercio. Tercero, la empresa participa en proyectos con otros grupos responsables para mejorar la sociedad.

EL AMBIENTE EXTERNO ECONOMICO

En ocasiones se piensa que le ambiente económico solo interesa a los negocios cuya misión, aprobada por la sociedad, es la producción y distribución de bienes y servicios que la población desea y por los que puede pagar.

CAPITAL

Casi todas las clases de organizaciones necesitan capital: maquinaria, edificios, inventarios de bienes, equipos de oficina, herramientas de todo tipo y efectivo. Parte de esto o puede producir la propia organización.

TRABAJO

Otro insumo del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza laboral.

NIVELES DE PRECIOS

La parte de los insumos de una empresa recibe la clara influencia de los cambios de los niveles de precios.

Las políticas fiscales y los clientes son parte esencial de una empresa.

EL AMBIENTE EXTERNO TECNOLOGICO

La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa, tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que ese tiene de las formas de hacer las cosas.

LA REPERCUSION DE LA TECNOLOGIA: BENEFICIOS Y PROBLEMAS

Algunos beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares mas altos de vida, mas tiempo de descanso y una mayor variedad de productos.

Los cambios tecnológicos drásticos son llamados revoluciones.

EL AMBIENTE EXTERNO SOCIAL

El ambiente social se compone de actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y educación, creencias y costumbres de las personas de un grupo o sociedad determinados. El ambiente político legal es principalmente, el grupo de leyes, regulaciones y agencias gubernamentales y sus acciones, las cuales afectan a toda clase de empresas en grados variables. El concepto de la responsabilidad social requiere que las organizaciones consideran las repercusiones de sus acciones sobre la sociedad.

EL AMBIENTE EXTERNO POLITICO LEGAL

Las leyes se aprueban como resultado de las presiones y los problemas sociales. Pero lo que preocupa es que una vez sancionadas, con frecuencia permanecen en los libros despues de que ha desaparecido la necesidad que socialmente se percibe en ellas.

Con relación a los negocios realiza dos funciones principales: los fomenta y los limita.

Un rol del gobierno es regular los negocios, todo gerente esta rodeado por una maraña de leyes, reglamentos, jurisprudencia. Algunas se elaboraron para proteger a los trabajadores, a los consumidores y a las comunidades. Otras se crearon para obligar a cumplir los contratos y proteger los derechos de la propiedad.

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