Republica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Universidad del Zulia.

Facultad de Cs. Económicas y sociales

Cátedra: Administración y Gerencia

Resumen administrativo

Maracaibo, Marzo del 2002

Resumen

1.- Conceptos básicos

• Globalización: es un proceso según el cual los productos deben de ser concebidos para venderse en el mercado mundial y distribuirse de acuerdo a una concepción logística global.

• Competitividad: es la posibilidad de controlar el mercado, captando el mayor numero de clientes o unidades de consumo.

• Integración: es el proceso continuado de eliminación de trabas y discriminaciones entre estados o distintos territorios.

2.- Principios de la administración:

• División del trabajo

• Autoridad.

• Disciplina.

• Unidad de mando.

• Unidad de dirección

• Subordinación

• Remuneración.

• Centralización.

• La jerarquía.

• Orden.

• Equidad

• Estabilidad del personal.

• Iniciativa.

• Espíritu de Equipo.

1.- GERENCIA.

Es un tipo particular de administración, aquella que orienta los procesos hacia la búsqueda de eficiencia, es decir, el logro de fines a un mínimo costo...

2.- DIFERENCIAS ENTRE ADMINISTRACIÓN y Gerencia

• La administración, es el proceso llevado a cabo en las organizaciones para cumplir sus objetivos, mientras que la gerencia es un tipo particular de administración y es la que busca resultados economicos.

• La administraci busca terminar las activi con eFii a (hacer lo correcto) y también en hacerlas Jo m ct'icientcme i e po s i b, 1 e.

La gerencia busca solo la eficiencia (lia la cosas minimizar los costos de los recursos).

— La administración se aplica a las organí .cioaes ,ta t públicas como privadas que no requieran de una dívisiór de trab establecida, la gercnc se pre;entan en ra . requieran de una división de trabajo establecido.

• Max Weber (1864-1920) economista y sociólogo alemán, conocido por su análisis sistemático de la historia mundial y del desarrollo de la civilización occidental.

• Aportes a la administración

Queriendo refutar el determinismo económico de la teoría marxista, Weber combinó su interés por la Economía con la Sociología, en un intento de establecer, a través de un estudio histórico, que la relación causa-efecto histórica no sólo dependía de variables económicas. En una de sus obras más famosas, Die protestantische Ethik und der Geist des Kapitalismus (La ética protestante y el espíritu del capitalismo, 1904-1905), intentó demostrar que los valores éticos y religiosos habían ejercido una importante influencia en el desarrollo del capitalismo. Volvió sobre este tema en sus últimos libros, al analizar las religiones asiáticas y afirmar que las ideas religiosas y filosóficas que imperaban en las culturas orientales habían impedido el desarrollo del capitalismo en estas sociedades, a pesar de la existencia de factores económicos favorables para que se produjera dicha evolución.

• Burocracia

Estructura administrativa y de personal de una organización. Las entidades empresariales, laborales, religiosas, docentes y oficiales exigen unos abundantes recursos humanos, ordenados según un esquema jerárquico para desempeñar unas tareas especializadas basadas en reglamentos internos. El término se utiliza principalmente al referirse a la Administración pública. Se usa peyorativamente para denotar pérdida de tiempo, ineficacia y papeleo.

Sin embargo los obstáculos para el desarrollo de algunos países ha sido la carencia de estas técnicas de organización en gran escala. Por otro lado, parece ser que las burocracias dan lugar a mentalidades rígidas, a una preocupación mayor por el reglamento que por los resultados y a otros vicios que ponen en entredicho su eficacia en contraste con otros tipos de organización menos sujetos a estructuras fijas y que dependen más del buen funcionamiento para su supervivencia.

Max Weber, el más importante estudioso de la estructura y principios de la burocracia, identificó las siguientes normas básicas fundamentales: 1) el funcionariado está organizado como una jerarquía de mandos, 2) los funcionarios son remunerados mediante un sueldo y no reciben gratificaciones por servicios, 3) la autoridad de los funcionarios proviene de su cargo y determinada por éste, 4) el nombramiento responde a méritos probados, no a recomendaciones, 5) las decisiones se toman de acuerdo con unas reglas estrictas preestablecidas y 6) las burocracias actúan mediante la aptitud técnica y mantienen un registro de sus actuaciones. Weber consideraba que las burocracias constituidas de esta manera eran especialmente eficaces para cumplir con sus funciones, y por ello confiaba en que la burocratización se extendiera por todo el mundo moderno.

Las críticas posteriores a las ideas de Weber señalaron que pocas burocracias encarnan todos estos ideales y que a menudo pueden ser menos eficaces que otros tipos de organización. La China imperial, quintaesencia de la burocracia estatal, estaba especialmente agobiada por el cohecho y el favoritismo. No obstante, esos seis puntos siguen siendo una guía útil sobre las características y el sentido de la burocracia.

• Elton Mayo (1880-1949)

Psicólogo y sociólogo estadounidense de origen australiano.

La investigación que emprendió en la Western Electric's Hawthorne Works de Chicago tenía como objeto establecer la relación entre la satisfacción del trabajador y su productividad. En Los problemas humanos de una civilización industrial (1933) argumentaba que los obreros se sienten menos satisfechos cuando la empresa crece y, por tanto, es más distante e impersonal. Sugería que los directivos debían organizar el lugar de trabajo de tal forma que el obrero pudiera sentirse aceptado y comprometido con un pequeño grupo para mejorar y aumentar la producción.

Las ideas de Mayo no ejercieron demasiada influencia durante su vida. La Western Electric eliminó el `plan de orientación psicopedagógica' que se había puesto en práctica en la central eléctrica de Chicago. A Mayo se le criticó por intentar resolver los conflictos colectivos por medio de la psicología individual. Sin embargo, el libro sobre la central eléctrica Hawthorne que publicó junto con otros colegas en 1939 —Dirección y clase obrera, con Fritz J. Roethlisberger y William J. Dickson— influyó en estudios posteriores de psicología industrial y sociología.

• Abraham Harold Maslow (1908-1970)

Psicólogo estadounidense y máximo exponente de la psicología humanística. Consideró el conductismo ortodoxo y el psicoanálisis demasiado rígidos teóricamente, y preocupado por la enfermedad mental, desarrolló una teoría de la motivación que describe el proceso por el que el individuo pasa de las necesidades básicas, como alimentarse y mantener relaciones sexuales, a las necesidades superiores. Este proceso lo denominó autorrealización y consiste en el desarrollo integral de las posibilidades personales. La psicoterapia humanística, normalmente empleada como terapia de grupo, se aplica para ayudar al individuo a progresar a través de las etapas que van de las necesidades básicas elementales a las superiores. Sus principales obras son Motivación y personalidad (1954) y Hacia una psicología del ser (1962).

• Teoría de la organización

En economía, marco de análisis del proceso de toma de decisiones en las grandes organizaciones. El análisis económico tradicional tiende a analizar las actuaciones de la empresa como el resultado de una decisión unitaria, mientras que la teoría de la organización reconoce que en las grandes corporaciones el proceso de toma de decisiones suele estar descentralizado y que éstas no dependen sólo del objetivo de maximización de beneficios o ganancias, sino también de su estructura organizativa. Por ello, la toma de decisiones en las grandes empresas suele tener en cuenta la necesidad de limitarse a obtener beneficios satisfactorios, sin necesidad de maximizarlos, debido a la obligación de conjugar los diversos objetivos de las distintas partes que componen la organización. Cuando las decisiones se adoptan de forma colectiva sólo se suelen tener en cuenta todos los objetivos de la empresa y no sólo el de maximización de beneficios, pero también suelen ser más lentas (una característica fundamental de las empresas japonesas). La teoría de la organización está relacionada con la teoría de la empresa.

• Empresa

Entidad jurídica que realiza actividades económicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas. La empresa sigue existiendo aunque las acciones cambien de propietario o éstos fallezcan. Una empresa o compañía posee una serie de activos; cuando se crea una empresa hay que redactar una serie de documentos públicos en los que se definirá el objetivo de la misma, cuál es su razón social, su domicilio fiscal, quiénes son los socios fundadores, cuál es el volumen de capital social inicial, en cuántas acciones o participaciones se divide el capital social y cuáles son los estatutos de la sociedad, entre otros. La actividad y la estructura legal de las empresas se regula mediante el Derecho mercantil. Con esta ley se establecen los requisitos contables, las obligaciones de los gestores o administradores y los derechos de los accionistas.

Por lo general, los accionistas de la empresa tienen una responsabilidad limitada: sólo responden por las deudas de la empresa con la cuantía de su aportación, medida por el valor de las acciones. Existen distintos tipos de compañías que, en función del grado de responsabilidad de los socios o accionistas, reciben distintos nombres. En primer lugar hay que distinguir entre públicas y privadas; las públicas pertenecen al sector público (administración central o local), mientras que las privadas pertenecen a individuos particulares y pueden vender sus acciones en bolsa. Las compañías o empresas públicas a veces venden parte de sus acciones a individuos particulares, pero se consideran públicas siempre que el 51% de las acciones estén en manos del sector público.

En función del grado de responsabilidad de los socios y del número de accionistas, las empresas pueden ser sociedades anónimas o sociedades de responsabilidad limitada.

También se puede distinguir entre las compañías o empresas privadas los siguientes tipos: empresas asociadas, cuando dos empresas tienen entre el 20 y el 50% de las acciones de la otra; holdings, cuando una empresa (conocida como empresa matriz) es propietaria de otra u otras empresas, cuya actividad es dirigida por la primera; y, por último, empresa subsidiaria, que es la empresa (o empresas) que está(n) controlada(s) por la empresa matriz, que posee más del 50% de las acciones de la(s) empresa(s) subsidiaria(s).

• Diferencias entre Organización y Empresa

La Empresa	La organización
Es de carácter continuo jamás se puede Decir que se ha determinado dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes.	Es un medio a Través del cual se establece Los objetivos del grupo social
Esta conformada de manera organizada.	Se refiere a organizaciones productivas, publicas y privada

1. INSTRUMENTOS A ORGANIZAR

• Organigrama

Es la representación grafica de la estructura orgánica que muestra la composición de las Unidades Administrativas que la integran y sus respectivas relaciones. Niveles Jerárquicos, canales informales de comunicación líneas de autoridad supervisión y accesoria

Funciones del Organigrama

Es conveniente que en la presentación de las fusiones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

• Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

• Que sigan el orden establecido en la estructura

• Que la redacción se inicie con verbo infinitivo.

• Manuales: Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Para que sirven los manuales

• Uniformidad (cumplimiento, rutinas de trabajo)

• Accesibilidad (Disminuye carga, supervisión, ahorra tiempo).

• Elimina (confusiones, incertidumbre y trabajos innecesarios)

• Son una gula de trabajo a ejecutar.

• Clasificación de los Manuales

• Manual de Organización: Es un instrumento que contiene y señalan los puestos como la relación entre ellos.

• Manual de Políticas: Establece la política de (a empresa, las cuales son u i guía básica para la acción, percibe los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades.

• Manual de procedimiento: describe los procedimientos ínter departamentales, mostrando graficas de flujos que detallan los paso del proceso presentan además las normas que deben cumplirse para un mejor desempeños de los mismos

• Análisis de puestos

Analizar significa separar y ordenar. La Técnica del análisis de puestos, consiste por lo tanto en reglas que se dan para separar los elementos del puesto ordenados adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática

ELEMENTOS A ORGANIZAR.

Trabajo: Es una actividad, un quehacer, un desgaste de energía puede ser estudiado igualmente desde distintos puntos de vista

Económicamente, el trabajo es considerado como in f`actor de producción supone un intercambio de bienes y servicios para la satisfacer las necesidades humanas.

Personal: Son todas aquellas personas o individuos reunido bajo un mismo concepto, bien sea, natural o colectivo.

Espacio Físico: Es el área de trabajo de cada individuo, donde ejerce sus funciones y cumple con sus deberes dentro de la organización donde se desempeña cada espacio físico va a depender de las características de cada área laboral, es decir funciones que se deban ejerce en ella.

1. Criterios utilizados para organizar.

• Por función: Se dedican a la creación de algo útil para las funciones empresariales básicas de la producción.

• Por proceso o equipo: este tipo de organización supone la reunión en un mismo punto de personas y materiales.

• Por producto: La mayoría de las empresas grandes tienen una estructura de producto o mercado.

• Zona geográfica: Las empresas grandes con cuyas operaciones abarcan grandes extensiones geográficas.

• Cliente: Son la clave de la forma en que debe agruparse las actividades cuando una empresa le presta servicio.

• Numérica: Consiste en controlar las personas que habrán de desempeñar los mismos deberes.

• Matricial: Es un departamento de Ing. Que esta a cargo de un grupo de gerente de proyectos que tienen la responsabilidad del producto final.

• Mixta: Es la que satisface las exigencias ambientales de muchas organizaciones que emplean una combinación de ellas.

2.- Importancia de la función organizacional:

Para que las organizaciones funcionen adecuadamente, necesitan ser organizadas, por esta razón es necesario señalar la importancia de ésta función. A continuación se nombraran solo algunas de ellas.

1) La organización relaciona entre sí' las actividades necesarias y dispone quien debe desempeñarlas.

2) Es un medir a través del cual establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3) Combina las tareas en forma lógica y eficiente. La agrupación de empleados y t se suele conocer como la departamentalización.

4) Suministra las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzos.

5) Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando la productividad.

1.- CONCEPTO DE CONTROL

Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con e/fin de detectar y prever desviaciones, asegurando que las actividades se realicen conforme a lo planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar su repetición.

2.- ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE CONTROL

A. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Es cuando se establecen los criterios de -evaluación o comparación. Existen cuatro tipos de estándares estos son:

• ESTÁNDAR DE CANTIDAD: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materia prima, número de horas, etc.

• ESTÁNDAR DE CALIDAD: Como control de calidad de materia prima, control de calidad de producción, especificaciones del producto, etc.

• ESTÁNDAR DE TIEMPO: Como tiempo estándar para producir un determinado producto tiempo medido de existencias de un determinado producto, etc.

• ESTÁNDAR DE COSTOS: Como costos de producción, costos de administración, costo estándar, costos de ventas, etc.

B. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.

Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

C. COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR ESTABLECIDO.

Compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación.

D. ACCIÓN CORRECTIVA.

Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

3.- PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN DE C`ONTROL

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

• EQUILIBRIO.

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad

• DE SU RELACIÓN CON LOS OBJETIVOS.

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamentó en ¡os objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de tos mismos.

• DE LA OPORTUNIDAD.

El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

• DE LAS DESVIACIONES.

Las variaciones o desviaciones que se presenten deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

• DE SU RELACIÓN CON EL COSTO.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

• DE EXCEPCIÓN.

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control.

• DE LA FUNCIÓN CONTROLADA.

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

TÉCNICAS DE CONTROL

• Técnica de Estados Financiero.

Los estados financieros son infórmense de naturaleza contable que muestran la medición de diferentes aspectos que es necesario tomar en cuenta para una buena administración. Presenta como característica que muestran las desviaciones de los planes, después que ocurren y solo sirven para aplicar acciones correctivas para el siguiente periodo de operaciones de la organización.

• Técnica de Análisis de Razones.

Consiste en llevar acabo un análisis especializado de los estados financieros, utilizando para ello las denominadas razones financieras. Que son las relaciones entre diferentes cifras que dichos estados financieros presentan, son de gran utilidad para el control del desempeño de la empresa.

Razones Financieras:

• Razones de Liquidez.

• Razones de Endeudamiento.

• Razones de Actividad.

• Razones de Rentabilidad.

• Técnica del Análisis del punto de Equilibrio.

El análisis de punto de equilibrio es u instrumento que da una información importante a los administradores. Se refiere a la relación entre el volumen de ventas, costos y beneficios que pueden obtenerse. El punto de equilibrio es aquel punto donde los ingresos por venta se igualan al costo total. Si se utiliza esta técnica podrá mostrarse en forma clara como varían los beneficios de la empresa para diferentes volúmenes de ventas en un periodo de tiempo. Allí se podrán determinar que si los niveles de ventas son inferiores al punto de equilibrio, la empresa incurriera en perdidas y que si los volúmenes de ventas son superiores al punto de equilibrio, la empresa obtendrá ganancias.

• Técnica del Presupuesto.

El presupuesto es el traslado de los planes a términos numéricos para un periodo futuro de operaciones, son estados de resultados anticipados a los cuales debe llegar la Organización. Por lo tanto, es requisito que los planes estén muy bien formulados, para poder utilizar el presupuesto como instrumento de control.

Presupuestos mas utilizados:

• Presupuestos de Ingresos y Gastos

• Presupuesto de Gasto de Capital.

• Presupuesto de Balance.

• ETAPAS DE CONTROL

• Establecimiento de estándares o Determinación de normas

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.

Funciones básicas y áreas claves del resultado:

1.- Rendimiento de beneficios: Es la expresión le los beneficios obtenidos por la empresa,

2. Posición en el mercado: Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.

3. Productividad: Este tipo de modelo debe establecerse no sólo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa

4. calidad del producto: Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

5. Desarrollo del personal: Su objeto es medir los programas de des arrollo de la gerencia, y su efectividad.

6. Evaluación de la actuación: Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

• Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto. La efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).

• Corrección

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

• Tipos de Control

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:

• Control apriorí o preeliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

• Control concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continúo

• Control Aposteriorí o posterior: Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas.

• FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad. b) Tiempo.

c) Costo. d) Calidad.

• Factor cantidad:

Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.

• Factor tiempo:

Mediante este se controlan las fechas programadas

• Factor costo:

Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

• Factor calidad:

Se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad.

b) Tiempo.

c) Costo.

d) Calidad.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. ) tabla 6.1 muestra algunos de los controles utilizados con más frecuencia en los campos o factores del control.

Se puede lograr una comprensión más clara de la aplicación de los factores del control, a través del análisis del siguiente ejemplo: Una de las funciones del departamento de compras de una empresa, consiste en atender la solicitud de material hecha por el departamento de producción. Se aplica el factor calidad al especificar las cualidades del material, haciendo referencia a las propiedades que debe reunir el material en aspectos tales como: composición, volumen, estructura, peso y otros datos técnicos; si ambos departamentos no verifican que se reúnan dichas especificaciones se originarán problemas. La cantidad solicitada debe servir como guía, puesto que estipula las unidades in dispensables que se deben solicitar al proveedor con base en la programación de la producción; el tiempo es un factor importante que el departamento de compras debe considerar, ya que de la oportuna fecha de entrega dependerá el que la producción cumpla con sus objetivos; por último, debe considerarse el factor costo comparando cotizaciones de precios de diversos proveedores y eligiendo la mejor.