Administración del personal

Proceso de la administración del personal.

Para definir el tipo de personal que se busca se deben contestar las siguientes preguntas:

• Conocimientos y experiencia: ¿Qué debe saber para desempeñarse en este puesto? ¿Qué experiencia necesita para desempeñarse en este trabajo?

• Motivación: ¿Qué le debe gustar hacer para que disfrute el trabajo? ¿Cuáles son sus motivaciones y necesidades?

• Inteligencia: ¿Qué aptitudes y habilidades requiere el puesto? ¿Qué nivel de complejidad tienen los problemas a resolver?

• Personalidad: ¿Qué rasgos de personalidad se requieren para el éxito? ¿Qué tipo de relaciones interpersonales requiere el puesto?

Para la selección se pueden utilizar herramientas como:

• Solicitud de empleo: contiene datos personales, experiencia laboral, escolaridad, metas y referencias del candidato. Permite desechar a los candidatos no idóneos.

• Pruebas de conocimientos, psicológicas y de desempeño.

• Entrevista: que consiste en la preparación, ambiente de confianza, intercambio de información, terminación y evaluación.

Contratación y orientación: se debe informar sobre los deberes y obligaciones del puesto, misión del área o departamento, localización en el organigrama, como se evaluará su desempeño, prestaciones, servicios, reglamento, historia de la compañía, misión, objetivos, productos y mercados, etc.

Capacitación: proceso educativo, aplicado sistemática y organizadamente, a través del cual los empleados aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos.

La capacitación eleva la productividad del personal para poder reducir costos, prepara al empleado para realizar adecuadamente sus tareas y las de puestos mayores por si va a ser promovido, prepara a los egresados ya que necesitan de la práctica y además es obligación de las empresas capacitar a sus trabajadores.

Proceso de capacitación:

Integración del equipo de trabajo: en un equipo de trabajo los miembros de identifican con lo objetivos, contribuyen con entusiasmo y responsabilidad, se apoyan unos a otros.

El éxito de los equipos de trabajo es mayor cuando:

• Existe un medio organizacional de apoyo

• Las habilidades de los miembros coinciden con la función que desempeñan

• Hay metas de orden superior

• Hay incentivos grupales y no individuales

Liderazgo: líder es aquel que logra influir en otros para que se esfuercen voluntariamente en alcanzar los objetivos.

Clasificación de los líderes:

• Situacionales: analiza las demandas del medio en que se encuentra y se adapta a las exigencias de la situación y madurez de los subordinados

• Carismático: posee un poder que nace del atractivo de su personalidad, posee una visión clara de lo quiere lograr, sabe comunicarlo.

• Transformacional: adapta su conducta a la situación que se le presente. Hay conductas de tarea que es cuando indican al empleado que hacer, como y cuando; conducta de relación que es la manera en que se relaciona con los trabajadores, como los motiva, etc. Otorga una atención personal a cada uno de los empleados, los estimula intelectualmente a ser creativos y a aprender, visualiza el futuro y conoce el camino a recorrer para lograr los objetivos.

Líder situacional

Comunicación

• Importante para lograr la integración del equipo de trabajo.

• Establece las redes que unen e identifican entre si a los empleados.

• Lleva a los empleados a un sentido de unicidad y totalidad.

La organización se preocupa por proveer la información correcta a la persona correcta, en el tiempo y la forma adecuados.

Información mínima que debe proporcionar un administrador a sus empleados:

• Cuál es la misión del departamento o del equipo de trabajo.

• Cuál es el lugar que ocupa el departamento dentro de la organización.

• Cuáles son las funciones y responsabilidades del puesto.

• Dar retroalimentación sobre el desempeño logrado.

• Escuchar sugerencias del personal y presentarlas a los niveles superiores de la organización.

• Escuchar quejas y resolver los problemas que planteen los empleados.

Problemas en el proceso de comunicación

Una comunicación adecuada no sólo favorecerá la productividad del equipo, sino también la integración y la satisfacción de los empleados.

Escuchar de manera activa y eficaz, según Robbins:

• Mirar al interlocutor a los ojos

• Mover la cabeza asintiendo; hacer las expresiones faciales adecuadas

• Evitar actos o gestos que distraigan

• Formular preguntas

• Parafrasear (repetir las palabras del emisor pero en las palabras de uno mismo)

• Evitar interrumpir al emisor

• No hablar demasiado

• Transitar tranquilamente entre el papel de receptor y el de emisor

Logro del compromiso y motivación del personal

Una vez integrado el equipo de trabajo, se debe lograr su motivación y compromiso para que de su mayor esfuerzo y se puedan alcanzar altos niveles de productividad y rendimiento.

Motivación extrínseca

• Se logra a través de premios o castigos que otorga un agente externo (jefe, compañeros, organización)

• A través de los premios el empleado aprende lo que es valorado y estimado en su organización.

• Con llamadas de atención o castigos aprende que conductas son indebidas o deben ser evitadas.

• Premios y castigos = “control” personal irresponsable o inmaduro

Trabajo aburrido o rutinario

• Se corre el riesgo de que cuando no se encuentren presentes los premios o castigos, el empleado vuelva a su conducta habitual.

Motivación intrínseca

• Nace de realizar un trabajo que: nos gusta, satisface y con el cual nos identificamos por vocación

• Hackman y Oldham Enriquecimiento del Trabajo --- rediseñar los puestos para que éstos incluyan:

• Tareas completas

• Que el empleado use el mayor número de habilidades

• Se otorgue autonomía y libertad en relación al trabajo

• Que el trabajo tenga un significado/ que sea útil para el cliente o la sociedad

• Retroalimentación para el empleado

Motivación trascendente

• Consiste en el esfuerzo que se realiza por el bien que se hará a la sociedad o a los demás.

• Implica una renuncia y un sacrificio, un compromiso ético y social por parte de las empresas.

• Para lograr este tipo de motivación, la empresa debe buscar trascender.

Participación y facultamiento

Otra forma de incrementar al compromiso y la motivación del personal es permitir la participación de los empleados y otorgarles facultades (empowerment) para que puedan tomar decisiones por si mismos.

Los jefes centralistas justifican el uso del control a través de suposiciones como: el personal sabe menos que el jefe, los subordinados deben obedecer, no se puede confiar en la gente, etc.

Si se pretende alcanzar una ventaja competitiva a través del personal, a éste se le debe permitir usar todo su potencial creativo. De este modo lograremos una administración más participativa, para lograrlo, se recomienda:

• Basar la coordinación y el control en metas, valores y tradiciones compartidas

• Dar más énfasis a la solución de problemas, que a los procedimientos

• Diseñar los puestos en forma global, combinando pensar con hacer

• Disminuir el status entre los puestos

• Compartir la información

• Capacitar en forma continua para asegurar una participación de calidad

Manejo de las diferencias y problemas con el personal

Un buen administrado debe estar preparado para afrontar los problemas humanos entre los miembros de la organización y debe saber como manejarlos.

El enfoque moderno de la administración considera que los conflictos son inevitables por cuestiones humanas (diferencias de valores, metas, aspiraciones, personalidades) o elementos organizacionales (recursos escasos, presiones).

Los conflictos sirven de estímulo al cambio y a la innovación permitiendo a la empresa no estancarse ni repetir esquemas obsoletos.

Los conflictos en las organizaciones siguen un proceso de causas, manejo y resultados.

Evaluación del desempeño del personal: consiste en la calificación formal y sistemática del rendimiento y potencial de un empleado. La evaluación proporciona información para poder otorgar incentivos o castigos, para promover o despedir, para identificar empleados con alto potencial, para conocer la efectividad de la capacitación, para ayudar a superar obstáculos, para identificar necesidades, etc. Los incentivos pueden ser:

• Extrínsecos como aumento de sueldo, mayores prestaciones, felicitaciones, bonos, etc.

• Intrínsecos que nacen del trabajo, como mayores responsabilidades, obtener mayores logros, crecimiento personal, etc.

Se deben dar incentivos atractivos y castigar conductas negativas graves (fraude) y explicar a la persona los errores que cometió.

Evaluación del desempeño del equipo: se debe hacer de manera grupal y no individual.

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