Valoración de documentos

Documentación. Indización. Valor documental

  • Enviado por: Dagda
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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Tema 5 : Valoración de Documentos

Los países que abordan la valoración, son países donde la gestión documental consta de poca documentación histórica y mucha administrativa, en el siglo pasado USA y Canadá. En Europa se almacena trabajando sobre la valoración y recuperación de documentos, como por ejemplo el Reino Unido. Las circunstancias que han hecho que mucha documentación se haya destruido :

  • Crecimiento de la documentación ( antes pocos, ahora una cifra excesiva ) existiendo una mayor difusión y administración, pero aun y así no se puede conservar todo y tampoco se debe ya que la mayoría tienen un valor efímero dentro de la Administración.

  • Si conservamos todos se crearían problemas de acceso a la documentación por los investigadores ( cantidades bestiales de documentos para estudiar )

  • Existen pocos recursos para albergar tantos documentos ( tanto físicos como humanos )

  • Tampoco todos son necesarios para la investigación y la documentación.

Por eso sólo se deben conservar los documentos con interés, valor, ... y destruir el resto. Otra de las razones por las que no se hace valoración, aparte de porque es una operación nueva, es porque realmente da mucho miedo, si se destruye ya no quedaran más. Tampoco se tiene la certeza de estar actuando correctamente, es una tarea muy comprometida.

Definición : Fase de tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. Fijando plazos de transferencia en la conservación parcial o total de los documentos.

Definición de Carol Couture : Acto de determinar los valores que tienen los documentos primarios y secundarios. Y de definir los periodos de tiempo durante los cuales esos valores se aplican a los citados documentos en un contexto que tenga en cuenta la relación esencial existente entre el organismo y los documentos que ha generado en el marco de sus actividades.

Definición de la Archivística Contemporánea : Valorar consiste en juzgar y decidir, remitiéndonos a conceptos como valor, plazos de conservación, persona creadora, ...

La valoración no sólo es importante, sino que es la clave porque de las consecuencias de la valoración dependen otras actividades archivísticas.

Normativas : 2 ámbitos normativos:

  • Estatal : Ley 16/1985 de 25 de Septiembre del Patrimonio Histórico Español por la que se crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

  • Real Decreto 139/2000 de 4 de Febrero por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

  • Real Decreto 1164/2002 de 8 de Noviembre por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico. El control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos. Y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. También se cambia la composición de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y se establece el procedimiento para los accesos a la eliminación de documentos.

Composición de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos:

  • Presidente : Secretario de Estado de Cultura, MECD

  • Vicepresidente : Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, MECD

  • Vocales Natos : Subdirector General de Archivos Estatales, MECD; Director del Archivo General de la Administración; Representantes del Ministerio de Administraciones Públicas y Representantes del Interés del Patrimonio Histórico, MECD.

  • Vocales Designados ( cargo por 2 años ) : 1 abogado del Estado; 1 vocal del Sistema Administrativo del Ministerio de Defensa; 1 vocal del Ministerio de Hacienda; 1 vocal del Ministerio de Ciencia y Tecnología; 3 vocales del Ministerio de Interior ( dedicados a Policía, Guardia Civil e Instituciones Penitenciarias ); hasta 5 vocales que puede designar la Ministra del MECD entre personas de reconocido prestigio en esta materia y 1 representante ( que variara según la documentación a evaluar ) de la Comisión Calificadora de la Documentación que se va a valorar.

Procedimiento a seguir :

  • En cada organismo una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos

  • estudia las series documentales y deciden si se eliminan o se conservan

  • Si se deciden eliminar, mediante un acuerdo de la comisión, se envía un expediente a la Comisión Superior Calificadora de D. A. que constará del acuerdo de la comisión + un informe donde se justifique la necesidad de eliminación + una memoria donde se estudie la documentación que se pretende eliminar.

  • La Comisión S. C. D. A. decide si se eliminan o no, pudiéndose tomar 1 año para dictaminar, si se autoriza o no.

  • Si se desestima la propuesta no se puede volver a presentar la petición hasta pasados 2 años, salvo que cambien los criterios archivísticos utilizados.

  • Real Decreto 1164/2002 de 8 de Noviembre :

    Mediante este decreto el posible dictamen de la C. S. C. D. A. de autorizar se comunica al organismo que custodia la documentación y se publica en el BOE. Esta resolución debe contener una descripción somera de la documentación + una indicación expresa de que la eficacia de esa autorización quedará demorada hasta 3 meses después de su publicación en el BOE, para una posible reclamación + que no haya sido presentado ningún recurso + más recursos que cabe imponer ante que instancias + debe ser una determinación de las medidas para la destrucción de los documentos administrativos.

    • Autonómica : Obliga a la Conserjería de Cultura a elaborar Calendarios de Conservación para los documentos de la Administración Autonómica, señalando los valores de los documentos y los periodos de tiempo en cada archivo y su conservación o destrucción.

    • Otras entidades elaboraran su calendario de conservación y pedirán aprobación al Consejero de Cultura previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León.

    • El Reglamento de Archivos de Castilla y León se fija en que calendarios de conservación son receptivos de las reglas de conservación, y cada serie tiene que llevar:

    - el nombre de la serie

    - el organismo productor

    - los plazos de transferencias

    - los plazos de eliminación total o parcial ( se deja una muestra )

    Valores : Se determinan mediante decisiones consensuadas por una comisión para eliminar subjetividad. Su miembros son :

    • 1 asesor jurídico ( plazos legales )

    • 1 experto económico

    • 1 representante de la unidad administrativa productora ( tramitación de los periodos ).

    • 1 historiador ( valor histórico )

    • coordinados por 1 archivero ( conocimiento del ciclo vital de la documentación )

    Según la descripción de Schellenberg, existen :

    • Valores Primarios : Fases de actividad y semiactividad ( son transitorios ) Y forman parte de la razón por la que se crean los documentos, por eso todos los documentos tienen valores primarios, que decrece con el paso del tiempo.

    Valores administrativos : mientras existe la autoridad por la que fue

    creado.

    Valor legal : documentos deben conservarse por ley. Ya sean necesarios

    en casos de litigios, ... para determinarnos 2 factores : en los estatutos

    donde se fija la obligación de conservar los documentos por un tiempo

    pero en otros casos viene dado por prescripción ( paso para sancionar

    pasado ) se adquieren derechos con el paso del tiempo.

    Valor financiero : Auditorias, asuntos fiscales, comprobar transacciones

    económicas, ...

    • Valores Secundarios : No todos los documentos tienen valor secundario. Se adquiere con el paso del tiempo.

    Valor testimonial : los documentos informan sobre las competencias y

    funciones de las instituciones, su estructura, normas de actuación,

    procedimientos, decisiones, ... Este valor se puede encontrar en 2

    dimensiones :

    1. En el contenido de los documentos.

    2. En las relaciones entre los documentos, la manera en que han sido

    creados, se emplean, ... Porque estas formas de actuar son las que

    se consideran en el valor secundario.

    - Valor Testimonial Directo : Valoración y planificación de la

    institución ( estatutos, libros de actas, ... )

    - Valor Testimonial Indirecto : Como se ponen en marcha las

    decisiones ( informes, correspondencia de los dirigentes, ... )

    Valor Informativo : valor que puede inducir a la investigación o estudio de

    cualquier área del conocimiento ( documentos con información de

    personas, cosas, lugares, objetos, fenómenos, acontecimientos, eventos,

    ... ) esta información interesa aunque no sea de la institución.

    Selección de Documentos : 2 opciones

    1. Valores primarios ( únicamente cuando dura la actividad y semiactividad )

    2. Valores secundarios : 3 opciones

    • Conservación : ( el problema es como conservarlos ) Porque aporten conocimiento sobre el origen, evolución, ... de la institución.

  • Originales : Es más sencillo, habitual con menos problemas sólo hay que

  • contar con los recursos necesarios tantos humanos, inmobiliarios, ...

  • Destrucción de los originales conservados mediante fotografía (

  • reproducción micrográfica documental o microfilm de sustitución ) : Ocupa

    menos espacio pero necesita de más recursos ( máquinas, rollos, ... )

    siendo mucho más caro. Además suscitan dudas sobre el valor probatorio

    y originalidad de los documentos.

  • Destrucción de los originales conservados en soportes ópticos : Estos

  • soportes tienen más capacidad de almacenamiento, más facilidad a la hora

    de la recuperación, pero también son muy costosos y suscitan dudas sobre

    su valor probatorio y original.

    Documentos a conservar siempre :

    - Documentos que permitan medir la eficacia o espacio de las actuaciones de

    esa institución.

    - Documentos que informen como funciona el organismo ( poder, autoridad,

    pensamiento, ... )

    - Información significativa sobre personas, instituciones, minorías,

    acontecimientos, ...

    - Documentos que contienen información sobre las personas e instituciones.

    - Documentos que completen información de otras series.

    - Documentos que suscriban las necesidades de análisis cuantitativo o

    estadístico.

    - Documentos que hayan superado la antigüedad establecida por las leyes

    para ser del patrimonio histórico ( públicos 40 años, privados 100 años )

    - Documentos que aporten información de personas que han tenido un papel

    importante dentro de la institución.

    - ...

    • Eliminación : Documentos sin valor secundario. La normativa establece la prohibición de eliminar documentos mientras subsista el valor probatorio. Siempre se deben eliminar :

    • Borradores.

    • Documentos preparatorios, elaborados en el proceso de un informe, ... ( excepto los documentos preparatorios de leyes, decretos, ... )

    • Recortes de prensa y publicidad.

    • Felicitaciones.

    • Documentos con datos esenciales también incluidos en una publicación o documentos recapitulativo.

      • Conservación Parcial : Reducir el volumen de los documentos sin destruirlos del todo. Se realiza cuando se tienen dudas, también llamado muestreo ( la elección mediante la aplicación de unos determinados criterios de una proporción de documentos que se conservaran como representación del conjunto del que han sido extraídos ), el principal problemas es como elegir la muestra, 4 posibilidades :

    • Ejemplar : Una muestra de un documento para dar fe de la práctica administrativa.

    • Cualitativo o Selectivo : Más arbitrario o subjetivo sólo se conservan los documentos más importantes ( según el criterio del archivero - subjetividad ). Se recomienda cuando se trata de conjuntos poco voluminosos, ya que se tienen que examinar todos. Para eliminar la subjetividad previamente se deben establecer los criterios de calidad, cualitativos ( importancias personas, ... ), cuantitativos ( a parte de un limite numérico ), ...

    • Método Sistemático : Se debe establecer una pauta para elegir una muestra alfabéticos, numéricos, cronológicos ( la documentación tiene que ser homogénea, de carácter periódico, y que no haya cambiado radicalmente la institución ), topográficos ( = conservar los expedientes según la procedencia, para realizar esto los documentos tienen que ser de zonas determinadas y caracterizadas perfectamente, deben ser suficientes cuantitativamente, la presencia de mapas o zonas colindantes pueden ser argumentos decisorios en una argumentación final, y esta documentación debe ser homogénea ), ...

    • Método Aleatorio : Sistema que frente a los anteriores se realiza totalmente al azar. Es un método basado en técnicas de cuantificación estadística, el más objetivo de todos. Se numeran expedientes, con números al azar y se conservan los extraídos, el resto se destruyen. Es necesario que la Documentación sea homogénea, las series deben ser de larga duración ( larga periodización ), la documentación debe ser cuantificable matemáticamente. No tiene problemas, pero no satisface a archiveros, ni investigadores, sólo se realiza cuando no hay otra opción.

    • Metodología de la Valoración : Fotocopias de Procedimientos del Tema 5