Supervisión del Personal

Supervisor. Funciones del Supervisor. Estilos. Objetivos de la SUpervisión. Problemas del Trabajo. Conflictos. Motivación. rrhh (Recursos Humanos)

  • Enviado por: Vilma H
  • Idioma: castellano
  • País: Venezuela Venezuela
  • 23 páginas
publicidad

INTRODUCCIÓN

La supervisón, es una actividad técnica la cual se caracteriza fundamentalmente por usar racionalmente los factores que hacen posible la realización de los procesos de trabajo, como son el hombre, la materia prima, los equipos, el dinero etc

La supervisión abarca muchos aspectos ya que para ello el supervisor necesita tener conocimiento del trabajo, ser responsable, debe poseer habilidad para instruir y mejorar métodos, debe cumplir con muchas funciones entre ellas proyectar, dirigir, desarrollar y controlar.

En una empresa se puede encontrar uno o varios estilos de supervisión como son el autocrático, democrático, y liberal, al igual que existen diferente tipos de empleados, dependiendo de la forma como trabajen los empleados podrá aplicarse un estilo de supervisión.

Para mejorar el desempeño del personal el supervisor debe establecer objetivos de desempeños los cuales pueden ser metas individuales y estos deben lograrlo mediante sus propios esfuerzos. Estos objetivos son importantes tanto para el empleado como para el supervisor porque los dos se van a dar ayuda y apoyo, es un compromiso conjunto entre ambos.

Un supervisor debe saber manejar conflictos y a no ocultarlos ya qué es inevitable que se presenten en una organización, existen conflictos entre empleados y también suele ocurrir conflictos entre empleado y supervisor. El supervisor debe estar preparado para actuar de acuerdo al conflicto y poder solucionarlo.

La motivación es muy importante en el ámbito laboral y el supervisor debe saber como motivar a su personal, puede ayudarlos a realizar sus tareas de manera responsables y puede inspirarlos a buscar objetivos más ambiciosos así no tenga el poder de motivarlos mediante incentivo financieros.

SUPERVISIÓN

La supervisión es una actividad técnica especializada, que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.

Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.

Una supervisión efectiva requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.

CONCEPTO DE SUPERVISOR

El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa.

El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.

El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.

PAPEL DEL SUPERVISOR

No hay labor más importante, difícil y exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que casi cualquier otra clase de trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos del departamento.

El individuo sólo puede llegar a ser buen supervisor a. través de una gran dedicación a tan difícil trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas formales de adiestramiento y de la práctica informal del trabajo.

Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos categorías o clases de responsabilidades extremadamente amplias que, en su función real, son simplemente facetas diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los principios de la supervisión y aplicar los métodos o técnicas de la supervisión. Ambas tienen que contribuir a que se logren los objetivos de la organización.

FUNCIONES DEL SUPERVISOR

Un supervisor tiene muchas funciones. De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes funciones:

  • PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.

  • DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores.

  • DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad.

  • CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.

ESTILOS DE SUPERVISIÓN

  • ESTILO AUTOCRÁTICO: Característico de individuo autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones.

  • ESTILO DEMOCRÁTICO: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.

  • ESTILO LIBERAL: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.

Los empleados hostiles se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y tiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde positivamente ante el estilo autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.

El trabajador que le gusta formar parte del equipo reacciona muy bien ante el estilo democrático. Encuentra satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo bajo el liderato democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. El hecho de que cooperen no significa necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una razonable dosis de acometividad. Las personas que cooperan, con un mínimo de control, se convierten en las más productivas.

El estilo liberal solamente da resultado con aquellos individuos que verdaderamente conocen su trabajo. Son estables en su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con situaciones de emergencia. El tipo individualista o introvertido es generalmente más productivo bajo el tipo de liderato liberal.

Reglas de la Supervisión

De la unidad del cuerpo administrativo. “Deben usarse todos aquellos medios que hagan sentir a los supervisores que son parte del cuerpo administrativo, ya que tienen el carácter de jefes

Algunos gerentes cometen el error de no respetar a los supervisores como jefes que son, quitándole autoridad y muchas veces delante los subordinados,

Como por ejemplo aceptando que los subordinados no respeten los canales jerárquicos ante una situación.

Tratar al supervisor como si fuera un simple obrero, no darle conciencia de su papel de jefe, hacer sus sueldos iguales o inferiores a los de sus subordinados, etc., tiende a quitarle autoridad y perder el respeto de los subordinados.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DEL SUPERVISOR.

  • Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y, además, irrecuperable. Se avaro con él.

  • El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.

  • La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio.

  • Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para mostrar este año utilidades espectaculares.

  • No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo específico de dirección.

  • No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.

  • Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación / información.

  • Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas líneas, no desperdicie lo cierto por andar detrás lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser hombre realista.

  • Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni aun en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.

  • Todo no ha de ser negocios, el supervisor debe enriquecer su vida en lo que respecta el amor y el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el entusiasmo por otros valores humanos

  • OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN

    ALGUNO DE SUS OBJETIVOS SON

  • Mejorar la productividad de los empleados

  • Desarrollar un uso óptimo de los recursos

  • Monitorear las actitudes de los subordinados

  • Contribuir a mejorar las condiciones laborales

  • CARACTERÍSTICAS DE LA SUPERVISIÓN

    El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar super-individuos. La mayoría de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor.

    A continuación se presenta algunas características personales de los supervisores:

    • Potencial para el liderazgo.

    • Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.

    • Conocimiento del trabajo

    • Capacidad de enseñanza.

    • Habilidad para resolver problemas.

    • Dedicación y confiabilidad.

    Obviamente son cualidades excelentes en cualquier persona como también es cierto que es difícil encontrar a quien las reúna todas. Afortunadamente muchos de estos atributos se pueden adquirir o mejorar a través de programas de capacitación y desarrollo para supervisores.

    SUPERVISIÓN Y COLABORACIÓN

    En primer lugar el supervisor debe expresar primero confianza en que los nuevos empleados van a desempeñarse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos individuos, indicándoles, que la compañía no los hubiera contratado si no creyera que podrían desarrollar las funciones del puesto.

    En segundo lugar los supervisores necesitan explicar cualquier requerimiento que señale el cargo y este a su vez se le tiene que dar como una especie de explicación con un previo adiestramiento, para que el nuevo empleado que ingrese a la organización no corneta fallas que le pueda costar a la empresa y así poder cumplirá cabalidad los objetivos de la organización.

    En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado recién contratado de lo de lo que le gusta y lo que le disgusta, eso debe hacerse recién entrando el nuevo empleado para que en un mañana no exista lo que conocemos como un roce o un mal clima organizacional. Cada supervisor tiene preferencia especificas por uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque eso insita malestar entre los mismo compañeros, una desunión total o una rivalidad y eso pondría en peligro la producción de la empresa.

    Supervisión y Apoyo al Personal

    Guía y asistencia al personal

    Para cumplir con las responsabilidades a largo plazo y las actividades diarias, el personal requiere del apoyo directo del supervisor. Las instrucciones, sesiones de capacitación, normas y procedimientos escritos no son suficientes. Estos son buenos métodos para comunicar lo que se quiere hacer y cómo hacerlo; sin embargo, sin importar qué tan bien se apliquen estos métodos, se observa que es esencial el contacto personal, directo y periódico con el equipo sobre una base regular. Dicho contacto es importante por dos razones: primero, para descubrir lo que realmente está pasando (en todos los aspectos del trabajo, particularmente aquellos que nunca consideran las estadísticas) y segundo, para renovar el entusiasmo del personal por el trabajo que realiza. El contacto personal es necesario para asegurar el funcionamiento efectivo del programa y para mantener la motivación y dedicación del personal. El propósito de la supervisión es guiar, y asistir al personal en todos los niveles de una organización para un buen desempeño en la realización de sus tareas.

    Responsabilidad de la empresa en la formación de supervisores

    Muchas veces en las empresas se realizan nombramientos de Supervisores que no se han motivado para aprender ó no han sido preparados para ejercer ese rol y aun queriendo hacer lo mejor posible, se enfrentan a situaciones en las que desconocen cómo actuar para el logro de resultados.

    Es responsabilidad de la empresa formar Supervisores y hacerlos conscientes del grado de contribución que tienen en la gestión de la empresa, para lo cual es necesario que ejerzan éticamente todas sus responsabilidades; entre ellas:

    Responsabilidades de dirección como: Planificación del trabajo, la Organización, Dirección, Control, Mejoramiento del trabajo, Comunicación, Toma de Decisiones.

    · Responsabilidades respecto al manejo del Personal; Distribución de carga de trabajo, Evaluación de Desempeño, Incentivos y Acción Disciplinaria.

    Responsabilidades para el Bienestar del personal: Salud,
    Seguridad y Retiro del personal.

    Componentes básicos de la supervisión

    Se encuentran dos componentes básicos: dirigir y proporcionar apoyo. Dirigir comprende una comunicación unilateral en la cual el supervisor le dice al empleado qué hacer y cuándo hacerlo, así como dónde y cómo deben realizarse las tareas. El apoyo se proporciona mediante la relación personal del supervisor con los empleados. Esto supone una comunicación más abierta basada en el diálogo en la cual los supervisores guían y motivan al personal, discuten y contestan cualquier pregunta o dificultad y lo estimula para desempeñar su trabajo eficazmente.

    La supervisión puede orientarse al trabajo o a las relaciones personales. Sin embargo, cada supervisor debe considerar el tipo adecuado de supervisión para cada empleado.

    Base de la supervisión

    La base de la supervisión son las sesiones de supervisión, esto es, cuando el supervisor se reúne con uno o más empleados para revisar el trabajo que se ha hecho y planear el trabajo de los siguientes meses. Existen diferentes tipos de sesiones; cada una toma un tiempo diferente y examina los distintos trabajos realizados. La supervisión diaria permite revisar lo que se está haciendo y corregir cualquier problema tan pronto ocurra. También se tienen sesiones de supervisión con el personal que labora en la misma localidad; éstas incluyen una revisión del trabajo a más largo plazo y pueden evaluar la necesidad de capacitación o la posibilidad de llevar a cabo actividades de desarrollo de personal. Las visitas de supervisión al personal que trabaja en diferentes localidades, permiten revisar el trabajo realizado durante un período más largo.

    Como proporcionar una supervisión efectiva

    Compartir los objetivos generales y específicos del programa tanto como sea posible para que los empleados puedan participar en las decisiones.

    Respetar al personal y sus contribuciones. Ellos pueden tener puntos de vista que llevarán a mejores decisiones. Informarles que el supervisor confía en la auto-disciplina y dedicación de los empleados.

    Conversar de una manera informal con el personal. Esto ayudará a conocer sus puntos de vista y sus opiniones sin preguntas directas. Aun cuando no se esté de acuerdo con alguna opinión del personal es importante comprender su punto de vista ya que esto facilita una buena supervisión.

    Identificar los tipos de decisiones o temas en los cuales el personal se siente importante y aquellos con los que les gustaría comprometerse. Siempre que sea posible, tener en cuenta sus ideas, sugerencias y deseos. Los empleados trabajan mejor en tareas que ellos mismos ayudaron a decidir y planear.

    Hacer el mejor esfuerzo para asegurar que todos los empleados afectados por una decisión, tengan la oportunidad de dar a conocer sus puntos de vista.

    Alentar al personal a que haga sugerencias para la agenda de las reuniones regulares de personal. Colocar una hoja de papel en la sección de avisos varios días antes de la junta para que cualquier persona (incluyendo al supervisor), pueda escribir los temas que le gustaría tratar. Durante el encuentro no hay que dominar sino alentar la participación del personal.

    Una forma adicional de supervisión es la evaluación del desempeño laboral, que debe darse con regularidad y permite saber si el empleado cumple con sus objetivos, qué tan bien lleva a cabo sus tareas, y qué apoyo debe proporcionar el supervisor. Esta es una versión más formal de la evaluación que tiene lugar durante las sesiones regulares de supervisión y puede ser la base para decidir aumentos o ascensos.

    En cualquier circunstancia, todas las sesiones de supervisión deben:

    Reafirmar la misión de la organización. Recordando al personal los valores, principios y objetivos de la misma, y fortalecer el compromiso del personal hacia la empresa.

    Asegurar que el personal tenga las habilidades interpersonales requeridas para dar servicios de planificación de alta calidad.

    Comprobar que el personal cuente con las habilidades técnicas e intelectuales necesarias para los trabajos que hace y que esté capacitado. En caso de encontrarse alguna deficiencia técnica o administrativa, la supervisión debe aprovecharse para dar la capacitación necesaria.

    Tratar temas relacionados con el trabajo individual en forma personal.

    Cómo mejorar el desempeño del personal

    Establecer objetivos de desempeño

    El supervisor debe lograr que el personal trabaje de acuerdo con los objetivos de desempeño que este ayudó a desarrollar. Estos objetivos son metas Individualizadas para cada miembro del personal, resaltan las tareas de cada miembro, así como los plazos para la realización de éstas, en caso necesario. Cuando todos los individuos trabajan para alcanzar objetivos de desempeño, es muy probable que el programa cumpla a tiempo con sus objetivos y metas.

    Los objetivos de desempeño deben discutirse con el miembro del personal en cuestión. Los empleados deben lograr dichos objetivos mediante sus propios esfuerzos. No deben establecerse objetivos sobre los cuales los empleados tengan poco o ningún control. (Por ejemplo, una enfermera en una clínica tiene poco control sobre el número de personas que ella atiende.)

    Los objetivos de desempeño deben ser:

    • Específicos, cuantitativos cuando sea posible y cualitativos cuándo sea apropiado.

    • Con plazo límite, se establece la fecha en la cual se inicia y se termina la actividad.

    • Bien definido, para que no haya duda cuando el objetivo se cumpla.

    Establecer objetivos de desempeño individual

    1. Reunirse con cada miembro del personal. Si éste tiene una descripción de su puesto, revisar lo correspondiente a "responsabilidades del puesto".

    2. Elaborar una lista de las responsabilidades que el empleado tendrá a su cargo en el tiempo señalado para cumplir con los objetivos de desempeño.

    3. Desarrollar objetivos de desempeño laboral que cubran adecuadamente las actividades, funciones y responsabilidades del trabajador.

    4. Si se puede, vincular los objetivos de desempeño con la información que se recolecta rutinariamente para propósitos de administración, tales como número de miembros con capacitación especial. Generalmente, estos objetivos se determinan durante el proceso de planeación.

    Importancia de los objetivos de desempeño laboral

    Sirven como guía tanto al empleado como al supervisor que dará ayuda y apoyo. Se trata de un compromiso conjunto entre el trabajador y el supervisor para efectuar el trabajo a tiempo y en forma correcta. Dichos objetivos se registran durante la sesión de supervisión para su revisión en la siguiente reunión en la cual también se toma nota de los resultados. Estos registros son útiles para una revisión objetiva durante la evaluación del trabajo anual.

    En muchos países u organizaciones, el concepto de objetivos de desempeño laboral no se conoce y puede tomarle algún tiempo al personal trabajar cómodamente con este sistema. Es posible iniciarlo con la presentación de revisiones periódicas de las actividades del empleado. Una vez que el personal se sienta cómodo con este sistema, pueden fijarse algunos objetivos de desempeño para cada una de las actividades del empleado.

    Cómo descubrir las causas de los problemas de desempeño

    Una de las responsabilidades de los supervisores es ayudar a resolver los problemas a los que se enfrentan los empleados. Sin embargo, el problema no siempre es obvio ya que algunos empleados rehúsan mencionarlo al supervisor. El supervisor debe hacer un esfuerzo adicional para detectar si hay algún conflicto.

    Si se evidencia que el programa no se desarrolla de la manera esperada (por ejemplo, si no se logran los objetivos o si existe tensión entre los miembros del personal), el supervisor debe determinar la naturaleza del problema antes de intentar corregirlo. El supervisor debe comenzar por plantearse las siguientes preguntas:

    ¿A quién afecta el problema?

    ¿Qué es exactamente lo que está mal?

    ¿Cuándo comenzó el problema?

    ¿Cuál es la causa del problema?

    ¿Qué recursos se necesitan para resolver el problema?

    Hablar con el personal que supervisa al empleado. Esto brinda información valiosa. Cuando se hable con los demás empleados, hay que hacerlo en ausencia del miembro que está siendo supervisado directamente.

    Reservar un tiempo durante cada sesión formal de supervisión para:

    Observar a los trabajadores mientras ofrecen los servicios. Los supervisores pueden llevar a cabo visitas rápidas para ver si se sigue el plan de trabajo y para proporcionar la orientación necesaria.

    Estudiar los informes de actividades de los empleados. Ello puede llamar la atención sobre los problemas que el personal no ha detectado, tales como la disminución en el número de clientes. También, se cubre parte de la función de recolección de datos y se puede orientar al empleado sobre cómo llenar correctamente los formularios.

    Conversar con los personas que han recibido servicios del personal que se supervisa. Se puede preguntar directamente a los personas si tienen alguna queja sobre el servicio que recibe. Hay que tener en cuenta que las costumbres sociales y las reglas de cortesía locales pueden impedir que contesten. El uso de un buzón de sugerencias, elimina la necesidad del contacto personal y facilita conocer de manera anónima reconocimientos, quejas e ideas para posibles mejoras que tengan los usuarios. Las quejas que se reciban, permiten una retroalimentación valiosa con el personal, pero debe recordarse que la ausencia de quejas no significa necesariamente que todo marcha bien.

    Causas que inciden en un desempeño pobre en el trabajo

    En general, existen dos tipos de problemas que un supervisor tiene que enfrentar con el personal:

    A) un desempeño pobre en el trabajo, que resulta cuando un empleado no quiere o no puede desempeñarlo adecuadamente

    Un desempeño pobre en un trabajo, puede ocurrir porque el empleado:

    No entiende bien las responsabilidades del cargo o cómo llevar a cabo las tareas asignadas.

    No está correctamente capacitado para la posición.

    Tiene problemas personales.

    Tiene un conflicto personal con un colega.

    Se aburre con el trabajo o necesita motivación.

    Siente que no recibe una supervisión adecuada.

    Si, después de obtener información sobre la situación actual, la solución no es obvia inmediatamente, hay que utilizar distintos enfoques para ver si alguno de ellos mejora el desempeño del empleado. Por ejemplo, si un empleado trabaja independientemente, se le puede dar una supervisión más frecuente para que mejore el desempeño. Si un trabajo es monótono, deben introducirse cambios o nuevos retos.

    B) Problemas personales, que casi siempre interfieren en la colaboración entre empleados o afectan la motivación de algunos de ellos. Si se descubre que un empleado no trabaja tan efectiva o productivamente como se espera, hay que averiguar por qué y corregir la situación.

    Cómo un supervisor debe manejar problemas de desempeño en el trabajo

    A) Comprensión del problema

    Para entender los problemas de desempeño en el trabajo, debe tenerse en cuenta una serie de factores, incluyendo los antecedentes de trabajo, capacitación, desempeño y experiencia. También se puede considerar el interés del empleado en el trabajo, sus actitudes y ambiciones. Hay que tener en mente que el problema de desempeño puede no deberse a incapacidad para realizar el trabajo, sino a problemas personales, financieros, familiares o de salud.

    B) Determinar la naturaleza del problema del empleado

    ¿Tiene una actitud negativa?

    ¿Es deficiente su trabajo?

    ¿Cómo sería la situación si todo funcionara bien? ¿Qué indicaría que el problema ha sido resuelto?

    Determinar si el empleado recibió una supervisión adecuada

    ¿Entiende completamente lo que se espera de él? ¿Cómo lo sabe?

    ¿Recibió la orientación requerida en el momento de desarrollar su trabajo?

    ¿Contó con la ayuda constructiva para corregir un mal trabajo? ¿Cuándo? ¿Cuál fue el resultado?

    ¿Se motivó al empleado para mejorar? ¿De qué manera? ¿Qué reacción tuvo?

    “Las respuestas negativas a estas preguntas indican que el problema puede solucionarse con mejoras en la supervisión. “

    Sin embargo, si el trabajador se desempeña en forma deficiente porque no tiene claro lo que se espera de él en su trabajo, el supervisor debe:

    Cómo ayudar al empleado a mejorar su desempeño en el trabajo

    Hablar en privado con el empleado. Revisar los objetivos de desempeño e instrucciones que recibió el empleado.

    Averiguar qué tan bien se identifica el empleado con la misión de la organización.

    Indagar qué tan bien entiende el empleado su trabajo.

    Determinar si el empleado es apto (suficientemente capacitado y apto física y mentalmente), para hacer el trabajo.

    Preguntar al empleado cómo piensa que se puede corregir la situación y decidir juntos, qué se requiere para realizar el trabajo.

    Determinar otras razones que pueden afectar el rendimiento del empleado, tales como:

    Las circunstancias personales del empleado.

    Las relaciones del empleado con otros empleados.

    Examinar las tareas e instrucciones impartidas, para asegurarse que el empleado entiende lo que se espera de él.

    Si se requiere capacitación adicional, velar para que el trabajador obtenga la capacitación necesaria.

    Felicitar al trabajador si mejora su desempeño.

    Reemplazar al empleado si no es capaz de hacer el trabajo.

    Como debe manejar un supervisor los conflictos

    Es inevitable que se presenten una serie de conflictos en una organización. Por lo general, estos conflictos pueden ser positivos, si brindan nuevas ideas o técnicas o identifican problemas que necesitan resolverse. Un administrador debe aprender a manejar conflictos en vez de ocultarlos y enfrentarse a ellos tan pronto como aparezcan. Cuando los conflictos surgen de diferencias entre los valores y creencias del personal, probablemente nunca se resuelvan. Por lo tanto, tendrán que manejarse.

    A) Conflictos entre empleados

    A veces un conflicto personal entre dos o más empleados, creará disputas o mantendrá a los empleados alejados impidiéndoles trabajar juntos como se supone que deberían hacer. Estos sentimientos pueden afectar a otros trabajadores, así que estos conflictos deben resolverse inmediatamente. El supervisor probablemente, tendrá que solucionar una disputa entre dos trabajadores. Puede proceder de la siguiente manera:

    Para encontrar cuál es la causa real de la disputa, entrevistar por separado, a cada una de las personas involucradas.

    Preguntar a cada persona cómo piensa que puede resolver el problema y si está dispuesta a reconciliarse.

    Cuando hay una solución propuesta, tratar de persuadir a todos los interesados que la acepten, que dejen de discutir y que trabajen juntos.

    Si no se llega a ningún acuerdo, informar a los empleados comprometidos que tendrán que aceptar sus diferencias, que no deben discutir más sobre esto y que esta diferencia no debe influir en su trabajo en el futuro.

    B) Manejo de conflictos de personalidad entre los empleados

    Los conflictos de personalidad pueden ser las situaciones más difíciles a las que un supervisor tenga que enfrentarse. Tal vez sean muy emotivas y generalmente no se llega a un acuerdo, ya que la personalidad de los individuos no cambia tan fácilmente. Cuando se encuentre esta situación, un supervisor necesita establecer reglas sobre bases razonables para minimizar el conflicto, tales como:

    Si un empleado critica a otro, también debe hacer sugerencias para mejorar la situación.

    Nadie debe hacer ataques de naturaleza personal a otros individuos.

    Las quejas tienen que presentarse al supervisor, porque quejarse entre el personal no mejorará la situación.

    Los conflictos de personalidad no deben alterar el trabajo.

    Los empleados serán recompensados por ayudar y cooperar unos con otros, no por triunfar a expensas de los demás.

    C) Conflictos entre empleado y supervisor

    El problema puede originarse en un conflicto entre un empleado y el supervisor. Es posible que el empleado no este de acuerdo con el supervisor y reaccione no cumpliendo con las tareas asignadas o cumpliéndolas pobremente. Esta es una situación difícil y no existe una solución garantizada. El supervisor y el empleado necesitan de una sesión privada para discutir sus quejas y problemas. El supervisor, debe escuchar las quejas y determinar en cuáles se puede hacer algo y en cuáles no; qué puede hacerse y evaluar si esos cambios ofrecerán una solución satisfactoria para el empleado.

    En esta reunión, debe procederse con imparcialidad, concentrándose en encontrar una solución y no responder de manera agresiva o grosera a las quejas del empleado, ya que esto hará que el empleado se ponga a la defensiva y se moleste más. Esto dificultará aún más encontrar una solución. Los dos deben tratar de pensar racional y no emocionalmente. El supervisor tiene la responsabilidad de asegurar que la reunión sea calmada y controlada.

    Cómo mantener una atmósfera positiva

    Los supervisores pueden mantener una atmósfera agradable, cooperativa y positiva examinando su propia conducta hacia los empleados. Un supervisor no debe tener malos hábitos que afecten el ambiente de trabajo y el desempeño de los empleados. Los trabajadores que creen que sus supervisores son injustos, vengativos o ineficaces se encuentran en una posición incómoda y tal vez pierdan la motivación hacia su trabajo.

    Mejorar el ambiente de trabajo

    Asegurarse de:

    Apoyar y confiar en su personal.

    Reconocer méritos cuando se han ganado.

    Proporcionar a los empleados los materiales, equipo y apoyo adecuados.

    Tratar los problemas de una manera honesta y positiva.

    Tratar de entender el punto de vista del empleado.

    Cumplir con los compromisos adquiridos.

    El supervisor y la motivación al personal

    El supervisor quizá sea una fuerza motivacional para el personal. Puede ayudarlo a realizar sus tareas de manera responsable y eficiente y puede inspirarlos a buscar objetivos más ambiciosos, así no tenga el poder de motivarlos mediante incentivos financieros. Es posible utilizar cierto número de incentivos no financieros tales como:

    Manteniéndoles la moral en alto

    El reconocimiento de una labor bien hecha es la clave para provocar la satisfacción de los empleados. Según Mitchell Tall, Presidente de Epicure, hoy los empleados buscan mucho más que un sueldo; ellos esperan ser tratados como seres humanos, algo que parece obvio pero que la mayoría de los patrones aún no ha advertido.

    Algunos consejos y sugerencias: dedicar tiempo al final de un día especial a celebrar el logro de un departamento o un hito en la empresa; repartir certificados de reconocimiento graciosos para reconocer los logros individuales; preparar especialmente la oficina de un nuevo empleado; expresar agradecimiento a los empleados por las tareas bien hechas; participar personalmente en las tareas de los empleados; demostrar interés por la persona que se quiera motivar; cerciorarse de que en la empresa todos tengan la información que necesitan para realizar su trabajo

    Capacitación y desarrollo

    Las empresas de alto vuelo han llegado a comprender que la fuerza laboral es su principal activo, y que el crecimiento se debe a la valorización que se le otorga a tal activo. Estas organizaciones reconocen que, tanto ellas como sus empleados “salen ganando cuando estos últimos tienen oportunidades de aprender”.

    Sugerencias: por el lado de la capacitación, permitir que los empleados escojan y asistan al curso de adiestramiento que deseen; animar a los empleados a optar por un título avanzado (antes de que los empleados escojan un curso, se debe hablar con ellos sobre lo que se espera que aprendan); hacer que los empleados compartan lo aprendido con el resto del personal

    La comunicación uno a uno

    El único medio a través del cual se puede mantener unida una empresa es la comunicación. En las organizaciones de alto desempeño, cada persona es un eslabón en la cadena de comunicación, y la comunicación fluye con libertad. Confiar información a los empleados es incluirlos en el proceso de toma de decisiones.

    Sugerencias: esforzarse por tratar con aquellos empleados con quienes se tiene menos interacción; dedicar más tiempo a los empleados en momentos de tensión; charlar con los empleados de vez en cuando. Jay Johnson, de Crest Microfilm, Iowa, hace una sesión mensual de comunicación con sus empleados, para que éstos se enteren de cómo va la empresa. Contrata comida y hace variar el menú según el informe que traiga. Los empleados saben que si es pizza, las noticias son buenas; de lo contrario las noticias pueden ser preocupantes.

    Sea agradecido

    Agradecer la labor que realiza como por ejemplo el que haya trabajado horas extras para lograr un objetivo.

    Cuidar el ambiente de trabajo

    Siendo amable con todo el mundo, si tiene que llamar la atención hágalo en privado y si hay que reconocerle hágalo en público, salude a los empleados por sus nombres.

    Dedique tiempo a sus trabajadores.

    Encuentre tiempo para reunirse con sus trabajadores y escucharlos.

    Fomentar la creatividad

    “Un empleado motivado es un empleado creativo.” Si los empleados están comprometidos con la organización buscarán de manera voluntaria nuevas maneras de resolver y superar problemas. Lamentablemente, el ritmo apresurado en las empresas no da lugar a que los empleados se detengan a pensar y crear. Las mejores organizaciones prestan mucha atención a este punto, y buscan maneras de dar lugar y estimular el pensamiento creativo en sus empleados.

    Sugerencias: realizar tormentas de ideas con los empleados, siguiendo estas reglas:

  • promover todas las ideas y abstenerse de evaluarlas o criticarlas en ese momento;

  • para llegar a la mejor solución, cuanto más descabelladas sean las ideas, mejor;

  • lo más importante no es la calidad de las ideas sino la cantidad;

  • promover nuevas combinaciones y mejoras de ideas viejas;

  • dejar que los empleados le hagan seguimiento a sus ideas. Animar a los empleados a trabajar fuera de las rígidas limitaciones de la organización. Cultivar la creatividad. Promover la iniciativa. Contratar personas inteligentes y diversas.

  • Lo que no debe hacer un supervisor

    Regañar a un empleado en la presencia de compañeros o clientes.

    Mostrar favoritismos hacia ciertos empleados.

    Culpar a un empleado por sus errores cometidos

    Meterse en los asuntos personales de los demás.

    Supervisar en forma excesiva, controlando hasta el último detalle.

    Hablar con un empleado acerca de otro.

    Reaccionar negativamente a las ideas de los empleados.

    CONCLUSION

    La supervisión es fundamental para cualquiera empresa ya que se requiere de esta para lograr los objetivos y metas.

    Un supervisor debe poseer muchas cualidades como por ejemplo responsabilidad, honestidad, ser justo e imparcial, tolerante y a la vez tener carácter etc

    Este también debe tener habilidad para fijar y lograr objetivos, establecer prioridades y planes de acción, tomar decisiones, organizar las tareas, motivar a sus colaboradores, En otras palabras, debe saber manejar los recursos con que se dispone para lograr los objetivos y metas establecidas

    Debido a la forma como el utilice todas esas capacidades que posee podrá alcanzar el éxito, tanto personal, como el de su equipo de trabajo y el de la organización.

    BIBLIOGRAFIA

    http://www.monografias.com/trabajos17/supervision/supervision.shtml

    http://erc.msh.org/FPMH_spanish/chp5/p1.html

    1001 formas de motivar a los empleados.

    Autor: Bob Nelson

    Editorial: Norma; 1997

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