Sistemas o herramientas de control de inventarios de los hoteles del municipio de Jutiapa

Industria hotelera. Inventarios. Costos

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I. INTRODUCCIÓN

Uno de los principales problemas que existe, en un sistema de control de inventarios, es la inadecuada administración. Los procedimientos convenientes para llevar una apropiada ejecución de los resultados exitosos es el control, y es una de las principales herramientas para satisfacer las necesidades del cliente.

El tema de investigación realizado se denomina “…….”, para el cual se planteo como objetivo general “Determinar cuales son los Sistemas o herramientas de Control de Inventarios que los hoteles del municipio de Jutiapa deben implementar para alcanzar la administración efectiva de sus recursos y el logro de los resultados planeados”

La metodología utilizada en todo el proceso de investigación fue realizada con base a la pregunta general de investigación ¿Cuáles son los sistemas o herramientas de control de inventarios que deben implementarse en los hoteles del municipio de Jutiapa para lograr la administración efectiva?, misma que permitió establecer los objetivos de la investigación, los elementos de estudio y los indicadores correspondientes.

La investigación realizada permitió establecer que, no en todos los hotelesse implementan sistemas de control, con base a los lineamientos de la tecnología moderna, proporcionados en las ciencias administrativas, razón por la que en determinados momentos a los gerentes administrativos se les dificulta establecer las entradas y salidas de los productos e insumos requeridos en el servicio que ofrece el hotel.

Como resultado a los datos encontrados es recomendable que los hoteles implementen un sistema de control que les permita establecer en forma inmediata, la disponibilidad de sus factores productivos y planeen sus compras en función al servicio que ofrecen

II. MARCO REFERENCIAL

2.1 Marco Contextual

a. Antecedentes

Es indiscutible que los hoteles constituyen uno de los elementos más importantes de la industria turística de un país. A pesar del crecimiento de las grandes redes internacionales, los típicos hoteles y restaurantes suelen ser todavía propiedad de empresas nacionales o regionales, o incluso establecimientos independientes. El crecimiento futuro de la industria de la hotelería dependerá de la capacidad para atraer el dinero de los consumidores, frente a la competencia de los productos y servicios que ofrecen otras industrias.

Ezquerra (2005), en el tema de tesis “Control de inventario para restaurantes de comida casera, plantea como objetivo general; conocer los diferentes controles de inventarios que existen en los restaurantes de comida casera. Estableciendo que la mitad de los restaurantes se basan en un control de inventario informal y por historia del consumo de los productos utilizados en las operaciones administrativas, fijan las cantidades a pedir, el resto no tienen una cantidad fija a pedir, lo cual se relaciona con el inadecuado control de inventario que en ellos se lleva. De acuerdo a los resultados finales de la investigación, concluye que los tiempos óptimos de pedido dependen de la historia y las necesidades del restaurante, el tiempo óptimo es diario, quincenal y mensual, en promedio.

Recomienda aplicar en los restaurantes las diferentes herramientas diseñadas para el correcto manejo de los inventarios, con el objetivo de minimizar los faltantes, desechos y rupturas de stock, que afectan el servicio y la economía del restaurante. Ademلs tomar en cuenta los diferentes modelos teóricos de inventarios para utilizar los que mejor se adapten a la naturaleza del negocio.

Por otra parte, Urcuyo (2005), en el estudio “El servicio al cliente en los restaurantes franquicitarios de comida casual” busca establecer el nivel de servicio al cliente, que proporcionan los restaurantes franquicitarios de comida rápida. Los restaurantes investigados deberán intensificar sus esfuerzos para cumplir con las estipulaciones contenidas en los contratos de franquicias y en los manuales de aseguramiento de calidad, principalmente en el aseo y limpieza de los servicios sanitarios. El área en donde se encuentran estos servicios, deberá ser ampliada, para colocar retretes y orinales de acuerdo al número de visitantes. También se debe realizar su limpieza con intervalos más cortos a los existentes y mantener supervisión constante sobre este aspecto.

Cabe mencionar, como un asunto de importancia, la estrecha relación que existe entre el servicio al cliente y el aseguramiento de calidad. El primero está representado por una esmerada atención a la persona que va hacer uso del servicio correspondiente, en este caso, el cliente que llega al restaurante a degustar los alimentos. Si este servicio es prestado con la mayor diligencia, entonces puede decirse que es de alta calidad.

Vargas (2005), en la investigación “Cliente misterioso como medición del servicio en una empresa hotelera” la investigación indica establecer una medición del servicio en un Hotel a través del Cliente misterioso. Los resultados de la investigación en este estudio permitieron determinar que ase falta Mantener una cultura de servicio en desarrollo constante, enfocándose en el cliente, sus gustos y preferencias, utilizando mediciones de la calidad del servicio como el cliente misterioso, recomendando realizar actualizaciones continuas para satisfacer las necesidades de los huéspedes. Y Con la finalidad de mejorar y promover la cultura de servicio establecida es necesario realizar mediciones de la calidad y efectividad en la atención a los clientes, simplemente, por el hecho que es el punto de partida para realizar mejoras, entender las necesidades y escuchar sus opiniones sobre el servicio.

.

Dentro de este contexto, Sandoval (2004), en el estudio “Administración de costos en alimentos y bebidas, en los restaurantes con servicio a la carta del municipio de Jutiapa”. Establece los elementos que conforman una herramienta de control de costos para la fijación de precios en alimentos y bebidas, aplicable a los restaurantes de servicio a la carta de Jutiapa. Se da a conocer a los administradores y propietarios de los hoteles una herramienta de control de costos para la fijación de precios, que reúna los elementos necesarios para establecer costos reales de los alimentos y bebidas, que establecen los mismos y se aplique, para lograr con ello establecer porcentajes de ganancias reales.

La importancia de aplicar una herramienta de control de costos radica en emplear controles en la operación, como lo son: compra, almacenamiento, producción y venta; al lograrlo, se estandariza la calidad, se garantiza la rentabilidad de la operación y eliminan desperdicios, esto permite establecer políticas que los lleve a mantener los costos bajos.

De igual manera; Martínez (2002), en el estudio realizado sobre la “Administración de inventarios en la pequeña empresa de la cabecera departamental de Jutiapa. Caso: Abarroterías” Determina la importancia del proceso administrativo en el manejo de los inventarios en la pequeña empresa, los resultados de la investigación denotan que en la mayoría de estas empresas no se aplica َptimamente el proceso administrativo, y debido a ellos es que en determinados momentos no se puede establecer si se pierde o se obtienen utilidades y especialmente las esperadas al momento de realizar las inversiones. Como recomendaciones se plantea que es importante mejor lo relacionado a la administración de los inventarios, que se apliquen las técnicas que proporcionan las fases del proceso administrativo, como pronóstico, métodos de valuación de inventarios e instrumentos que pueden generar información y clasificar adecuadamente los productos; porque al ser aplicados la empresa tendrá definidos cursos de acción que la dirijan, así como optimizar el uso de los recursos con que se cuenta y emplean medidas preventivas y correctivas a las actividades cuando sea necesario.

Según Chavarria, Cameros, Asencio (2001), en el estudio de “Evaluación integral de hotel y restaurante, hotel del sol, Jutiapa” buscan establecer los mecanismos que optimicen las operaciones administrativas del hotel y con base a los resultados implementar las medidas correctivas correspondientes. Los resultados permitieron conocer que el hotel del sol ofrece a sus clientes servicio de calidad, a los mejores precios para lograr abarcar un mayor número de usuarios. Además que se Han incrementado sus servicios, ofreciendo realizar eventos en actividades sociales y culturales para la cabecera departamental y los municipios del departamento, así como el servicio de restaurante a domicilio para diferentes actividades solicitadas. Como recomendación plantean mantener una vigilancia continua y cualquier error que se presente en todas las áreas de funcionamiento del hotel sean corregidas instantáneamente.

b. Situación Actual del Objeto de Estudio:

Son los hoteles las empresas que cuentan con una organización administrativa y por ende políticas, objetitos y estrategias enfocadas y dirigidas totalmente al turismo, además de contar con una alta posibilidad financiera para invertir, que les coloca como principal entidad capaz por si misma de planificar, evaluar, desarrollar y financiar los proyectos turísticos.

en Jutiapa, la actividad hotelera ha crecido, pues cinco hoteles con la finalidad no sólo de brindar hospedaje han creado opciones en servicio que ofrecen a sus clientes, como consecuencia al flujo de turistas que reciben y las necesidades de mejorar los procesos de trabajo en sus distintas áreas: restaurante, y/o cafetería, lavandería, cocina y oficinas, entre otras; aunque el hecho de incorporar nuevos servicios, representa tener la capacidad de disponer de los insumos necesarios para garantizarles éxito empresarial.

Un instrumento moderno en la administración de cualquier empresa, es sin duda la aplicación de control enfocados a las diversas necesidades de las mismas, pues conlleva explorar y encontrar desviaciones o errores para posteriormente planear y prever situaciones futuras. Parte del reto de los hoteles es estar en el primer lugar en calidad percibido por los clientes que visitan, lo que a largo plazo se convierte en productividad, la cual debe ser estrictamente controlada.

El cuadro siguiente muestra cinco hoteles que funcionan en Jutiapa y los servicios que ofrecen

Cuadro 1

Hoteles y servicios que ofrecen

Jutiapa, jutiapa

No.

NOMBRE DEL HOTEL

Hospedaje

Restaurante

Salón

Teléfono

Internet

Lavandería

1

Hotel del Sol

x

x

x

x

x

x

2

Hotel Mansión La Villa

x

x

x

x

 

 

3

Hotel Interamericano

x

x

 

x

 

 

3

Hotel Portal del Centro

x

x

 

x

 

 

4

Hotel Paraiso Campo Real

x

x

 

x

 

 

5

Hotel El Desván

x

x

x

x

x

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Investigación Propia (20077)

Funciones y/o áreas que debe tener un hotel

  • Hospedaje

  • Restaurante

  • Salón de Usos Múltiples

  • Servicio de Teléfono

  • Internet

  • Lavandería

  • Piscina

  • Servicio de Spa

En la cabecera departamental en Jutiapa la mayoría de hoteles no poseen en su totalidad las anteriores áreas a ofrecer al visitante, debido a que están ubicados en sitios con escasas áreas y no es posible realizar ampliaciones como servicio de piscina,

2.2 Marco teórico

La aplicación de un sistema de control de inventarios en la industria hotelera puede lograr una ventaja competitiva, al ofrecer productos de calidad y precio justo, y sin pérdidas significativas al propietario, lo importante es que la persona que maneje esta actividad tenga el conocimiento necesario en forma tal que lo comprenda y utilice para lograr obtener buenos resultados.

2.2.1 Control

Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos; trátese de dinero en efectivo, procedimiento de oficina, moral de los empleados, calidad del producto o cualquier otra cosa. ( Koontz y Weihrich 2000).

Donde quiera que se aplique y cualquiera sea el objeto del control, el proceso básico implica tres pasos:

  • Establecimiento de normas,

  • Medición del desempeño con base en esas normas y

  • 3) Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

    Para Chiavenatto (2001), “el control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso esencialmente regulador”. Implica la vigilancia activa de las operaciones, permite evaluar el desempeño y aplicar medidas correctivas, de manera que se trabaje de acuerdo a los planes.

    En la industria hotelera todos los administradores deben disponer de un sistema de control adecuado y eficaz, que les permita cerciorarse de que las cosas ocurren conforme a lo planeado, esto ayuda a ejercer las diferentes funciones y a entenderlas.

    a) Puntos críticos de control, normas y evaluación comparativa

    Las normas son puntos de referencia para la medición del desempeño real o esperado. En condiciones operativas simples, un administrador podría ejercer control mediante la cuidadosa observación personal del trabajo en marcha. Sin embargo, en la mayoría de los casos esto no es posible, a causa de la complejidad de las operaciones y del hecho de que un administrador tiene muchas más cosas que hacer que únicamente dedicarse durante todo el día a observar personalmente el desarrollo. Deben elegir puntos que requieren de especial atención y vigilarlos después para cerciorarse de que las operaciones en su conjunto marchan de acuerdo con lo planeado. (Koontz y Weihrich 2000).

    b) El control como sistema de retroalimentación

    El control administrativo es prácticamente igual al proceso básico de control presente en los sistemas físico, biológico y social, muchos sistemas se controlan así mismos por medio de la retroalimentación de información, la cual exhibe desviaciones respecto de las normas y activa cambios. En otras palabras, los sistemas emplean parte de su energía para retroalimentarse con información que permita comparar el y emprender acciones correctivas.

    c) Requisitos para controles eficaces

    Todos los administradores desean disponer de un sistema de control adecuado que les permita cerciorarse que las cosas ocurren conforme a lo planeado. Algunas veces se pierde de vista que los controles empleados por los administradores deben diseñarse para la tarea y persona específica a las que están destinados a servir. En pocas palabras responderán con toda exactitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual con todo lo que implica su personalidad y a las necesidades de eficiencia y eficacia. Koontz y Weihrich (2000).

    Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseñó. Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale cómo progresan los planes de los que son responsables.

    Los controles son el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, ya que la estructura organizacional revela quién es responsable de la ejecución de planes y de cualquier desviación respecto de ellos. Así, mientras más cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de la organización en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, pues permitirán a los administradores corregir desviaciones respecto de los planes trazados.

    La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que la determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas. Si los controles son sujetivos, la personalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeño y restarles precisión a éstos; pero a los individuos les resulta difícil eludir el control de su desempeño particularmente si las normas y medidas se mantienen al día mediante revisiones periódicas.

    d) Los controles deben justificar su costo

    A un administrador puede dificultársele indagar qué sistema de control en particular justifica su costo o incluso a cuánto asciende éste. La economía es relativa, ya que los beneficios varían de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operación, los gastos en los que se podría incurrir en ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer.

    La función administrativa de control garantiza que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados por medio de la medición y del desempeño, a través de éste es posible mejorar la posición competitiva, garantizando mejoras en los costos de los productos a ofrecer así también de la calidad.

    Uno de los lugares en que es recomendable el uso del control son los restaurantes ya que estos lugares deben de cumplir con todos los requisitos necesarios, que permita mantener la existencia de los productos a los niveles deseados.

    Luego de tratar con generalidades lo referente a control, a continuación se desglosa una definición sobre inventarios, para luego conformar el elemento de estudio sujeto a investigar.

    2.2.2 Inventario

    Millar (2005), el termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.

    El tema de los Inventarios, en particular y como parte de un renglón tan vital en los activos de la empresa, posee mayor énfasis en algunos aspectos tales como: La Concepción de lo que es un inventario, el papel que desempeña en la empresa, su real importancia, los diferentes tipos de inventario que existen o pueden aplicarse, la utilidad que se deriva al emplearlos correctamente y con la rigurosidad requerida por cada caso particular. “El inventario debe de ser considerado como una inversión y requerir los fondos junto con otras inversiones contempladas por la empresa”. Besley (2000)

    2.2.3 Control de Inventarios

    “Es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. Consiste en los principios, conceptos y técnicas para decidir qué y cuánto ordenar, cuánto se necesita, cuándo ordenar la compra o producción, cómo y dónde almacenarlo”. (Millar 2005).

    Uno de los aspectos necesarios para que la empresa mejore en ciertas áreas, es a través de la eficiencia para organizar los materiales, , suministros diversos y productos en proceso; dependiendo del tipo o naturaleza de la empresa.

    Para controlar adecuadamente los inventarios, el encargado debe contar con una serie de medidas y puntos de control que reflejen de manera más completa la situación del activo circulante y, en caso, de los recursos puestos a disposición para esa actividad.

    Las magnitudes objeto de medidas se pueden agrupar en las siguientes categorías:

    • “Nivel de Inventarios, representa el limite predeterminado de las cantidades por almacén, estas cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo. La determinación de estos dos niveles depende del consumo diario, semanal, mensual o anual, de la tasa de agotamiento, del consumo unitario del producto, de las demoras de entrega, entre otros.”. Chase (2000).

    • Punto de reorden, “en éste se rastrea el inventario restante de un articulo cada vez que se hace un retiro del mismo, para saber si se ha llegado el momento de hacer un nuevo pedido” Krajewski y Ritzman (2000). Este punto se establece para asegurar la disponibilidad de los productos en los períodos de reabastecimiento.

    • “Clasificación de Materiales, clasificar los materiales que forman parte de los inventarios es una práctica usual que tiene por objetivo limitar las actividades de planificación y control a un cierto número de referencias, las más importantes.” Peña y Heizer (2000).

    2.2.4 Tipos o Clasificación de Inventarios

    • Inventarios de productos semi-perecederos

    “Casi todos los alimentos, con la posible excepción de la sal y el azúcar, sufren deteriores químicos inmediatamente después de ser elaborados, proceso que continúa durante toda su vida útil hasta que son consumidos”. Cox (2000).

    Si bien es posible almacenar un alimento semiperecedero durante años antes que se deteriore totalmente, puede no resultar práctico para un establecimiento gastronómico que sirva alimentos de alta calidad, mantenerlo durante más de unos pocos meses y posiblemente ni siquiera largo tiempo, aun en pocos meses, en condiciones regulares de almacenamiento, éste puede haber perdido sabor, color, textura o valor nutritivo en medida suficiente para quedar por debajo de las normas deseables.

    Por su parte Wilkinson, (2000), “hay que establecer los mínimos y máximos de existencia de alimentos no perecederos, para evitar pérdidas económicas por su deterioro”.

    • Inventario de productos perecederos

    Para la conservación de los alimentos perecederos, se provee espacio para almacenamiento refrigerado por separado para la carne y las aves de corral, la fruta fresca y las hortalizas, y los productos lácteos, en el caso de los pescados y mariscos es fundamental tener una caja refrigerada para mantenerlos. (Jacob, 2002).

    Los productos perecederos mencionados anteriormente necesitan de aire y de humedad. En los restaurantes los productos frescos tienen que ser mantenidos solamente por un tiempo limitado, se debe llegar a un compromiso, pues resulta necesario almacenar artículos de la misma clase, bajo el mismo nivel de condiciones de temperatura y humedad. Debido a ello se considera que 3 grados Centígrados es la temperatura más elevada a la que se pueden guardar carnes frescas o enfriadas para que se conserven al máximo.

    Como la carne es un alimento perecedero, requiere un cuidado extremo en su manipuleo. Debe mantenerse refrigerada desde el momento en que se recibe hasta que es preparada.

    Por otra parte Sierra (2002), indica “las carnes frescas o enfriadas deben guardarse aparte de los otros alimentos, como se especifica anteriormente, para que no absorban olores y sabores de otros alimentos.

    Las carnes a menos que sean congeladas, no deben mantener más de 24 horas sin congelación. La posibilidad de deterioro se acentúa cuando se guarda la carne durante un período más prolongado.

    • Inventarios de Materias Primas

     

    En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, mismos que son sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

     

    • Inventarios de Productos en Proceso

     

    El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.

     

    Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado, como consecuencia del proceso de producción.

     

    • Inventario de Productos Terminados

     

    Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda.

     

    • Inventario de Materiales y Suministros

     

    En el inventario de materiales y suministros se incluye:

    a) Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua.

    b) Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación.

    c) Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

    2.2.8 Inventario perpetuo

    Según Millar (2005), “Un inventario perpetuo actúa como una guía para las compras, lleva al mínimo los artículos inmovilizados, controla el exceso de compras, impide las compras insuficientes y proporciona un registro necesario del desempeño anterior, que se podrá utilizar en el futuro”.

    Brinda una información inmediata sobre la fecha de compra de cada artículo, el proveedor, la marca comprada, el costo, la cantidad disponible después de la última utilización y la existencia “nivelada”. El inventario perpetuo solamente tiene real valor cuando se le mantiene actualizado, puesto que la información debe estar disponible cuando se necesita.

    a) Presiones a favor de los Inventarios Bajos

    La labor de la persona que administra un inventario consiste en establecer el balance entre las presiones y los costos conflictivos que actúan tanto a favor de los inventarios bajos como de los altos y así determinar los niveles apropiados de inventario.

    La principal razón para tener inventarios bajos es que el inventario representa una inversión monetaria temporal en bienes, por la cual la empresa tiene que pagar intereses (en lugar de recibirlos). El Costo de manejo (o mantenimiento) de inventario es un costo variable que se paga para tener artículos a la mano. Esos componentes cambian según el nivel del inventario, lo mismo sucede con el costo de manejo del mismo.

    Generalmente las compañías expresan el costo de manejo de inventario de un artículo, por cierto periodo de tiempo, como un porcentaje de su respectivo valor. El costo anual de tener una unidad en inventario fluctúa normalmente entre el 20 y el 40% de su valor. Supongamos que el costo de manejo de inventario de una empresa es 30%. Si el valor promedio del inventario total equivale al 20% de las ventas, entonces el costo promedio anual de manejo de inventario será del 6% de total de las ventas.

    b) Registro de Inventario 

     

    Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

     

    1.     Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico.

    2.     Sistema de registros de Inventario Perpetuo.

     En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.

     En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

    c)   Métodos de Valuación de los Inventarios 

     

    de acuerdo a las numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.

     

    Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables, de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.

     

    • Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes

     

     ·        Costo

    ·        Costo o Mercado, al más bajo

    ·        Precio de Venta

    • Base de Costo para la valuación de los inventarios

     

    El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.

     

    • Base de Costo o Mercado, el más bajo

    El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:

     1.     Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.

     2.     Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.

     3.     Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas des-actualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.

     Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:

     ·        Costo Identificado

    ·        Costo Promedio

    ·        Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"

    ·        Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"

    ·        Método Detallista.

    • Método Costo Identificado

     Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.

    • Costo Promedio

     Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el numero de artículos adquiridos o producidos.

    • Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":

    De acuerdo con Jacob (2002), “Primero en entrar, primero en salir”, debe ser el principio orientado en toda tarea relacionada con las existencias. Esto significa que la provisión del artículo recibido primero debe usarse antes que la partida posterior.

    “Los primeros artículos comprados deben ser los primeros en utilizarse, aunque contablemente se valúe el inventario por otro método” Perdomo (2003).

      Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.

    • Método Detallista

     Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.

     Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:

     ·        Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.

    ·        Agrupación de los artículos homogéneos.

    ·        Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.

    ·        Inventarios físicos periodos para la verificación de el saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.

     d) Selección del Sistema de Valuación

     Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación mas adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares.

     Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.

    • Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que

     1.     El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que

    2.     el valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.

    • Costos de Almacenamiento y Manejo

    El inventario requiere espacio y tiene que ser acarreado para entrar o salir del almacén. Los costos de almacenamiento y manejo pueden generarse cuando una empresa alquila espacio, ya sea a corto o largo plazo. También se produce un costo de oportunidad a causa del almacenamiento, cuando una compañía podría haber usado productivamente ese espacio de almacén para otros propósitos.

    2.2.5 Administración de inventarios

    Soto (2001), establece que los inventarios se crean cuando el volumen de materiales, partes o bienes terminados que se recibe es mayor que el volumen de los mismos que se distribuye; el inventario se agota cuando la distribución es mayor que la recepción de materiales.

    Es importante entender los fundamentos de la administración de los mismos, porque una gestión adecuada requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas. Una falta de coordinación entre estos departamentos, la existencia de pronósticos de ventas deficientes, o ambas cosas, pueden conducir a un fracaso financiero.

    Por su parte Besley (2000), señalan que la administración de inventarios son “las técnicas usadas para ayudar a los gerentes a determinar cuándo deben de reabastecer los actuales inventarios y cuánto debe ordenarse”.

    2.2.6 Control de Alimentos

    De acuerdo con la definición de Rodríguez (2005), en el mundo hay una enorme variedad de climas, hábitos alimenticios, métodos para cocinar, formas de conservar y almacenar alimentos y recomendaciones para la salud pública, la aplicación del sistema de referencia para garantizar la seguridad de los alimentos no se aplica, en algunos casos, de forma eficaz. En ocasiones, este sistema puede incluso ser visto como un muro infranqueable para el sector.

    La situación que desencadena este control no justifica que el sistema sea sólo aplicable a empresas grandes y que, en consecuencia, tengan que aplicar algún otro sistema no definido aún

    Sin embargo, cuando se aplican otros enfoques dirigidos especialmente a estas empresas, se evidencia que existe interés por garantizar unos alimentos seguros, lo que denota una implicación importante de los gerentes y unos resultados favorables. En consecuencia, se hace necesario un asesoramiento adecuado para este tipo de empresas, que garantice un entorno de seguridad alimentaría aún más importante del que se tiene actualmente

    La garantía de calidad se basa en el uso de sistemas de análisis aleatorio en puntos críticos de control. El material que se está procesando y el proceso en sí deben ser conocidos para identificar los riesgos asociados con cada paso para así definir los puntos críticos de control. Es en estos pasos donde se controla el producto para garantizar la eliminación o reducción suficiente de los diferentes riesgos.

    Sierra (2002), refiere que el control de alimentos tiene por objeto “mantener la integridad de todos los órganos del cuerpo y facilitar su funcionamiento reponiendo las energías perdidas”, por lo que se hace necesario mencionar que en la industria alimentaría, se producen gran cantidad y diversidad de productos alimentarios para su distribución y venta, a menudo en distintos países.

    Sería imposible, y en ocasiones destructivo, comprobar todos y cada uno de los productos elaborados para asegurarse que cumplen todos los requerimientos de seguridad y calidad. Por lo que fuera recomendable tener una administración de inventarios que pueda ayudar a controlar que se lleve a cabo lo esperado.

    2.2.7 Clasificación de los alimentos

    Los alimentos existentes son numerosos, si se toman en cuenta variedades y preparación. Rodríguez (2005), señala una descripción de cómo se clasifican los alimentos. Estos se clasifican de la siguiente manera:

  • De acuerdo con sus componentes, existen los siguientes grupos de alimentos

      • Cereales y tubérculos (semillas y raíces).

      • Leguminosas y oleaginosas.

      • Vegetales frescos.

      • Productos animales y sus derivados.

    De los productos animales y sus derivados se agrupan los mamíferos como la res, el cerdo y el carnero; las aves como el pollo y el pavo; los batracios como la rana; los peces, los moluscos y los crustáceos como el camarón, la langosta, los langostinos, entre otros.

    Dentro de los derivados de los animales, se encuentran: los huevos de varias especies, siendo los de gallina los más utilizados en platillos solos, y como condimentos en otros.

    La leche es otro derivado, y se considera casi completo por su contenido de sustancias nutritivas, este alimento es importante, ya que es la base de muchos otros alimentos preparados, como bebidas, salsas, sopas, cremas, helados y otros postres.

  • Por su origen

  • El origen de los alimentos genera una clasificación diferente a que se planteó con anterioridad, aunque no se contrapone.

    Es digno de hacer notar que conocer esta clasificación ofrecerá ventajas al servicio de alimentos en aspectos tales como: un correcto almacenamiento y un orden adecuado de los mismos dentro de la carta, entre otros.

    En esta clasificación, se reagrupa a los alimentos, aunque ya no se define a cada uno de ellos, puesto que esto se llevó a cabo al referirse a la clasificación de los mismos alimentos, pero de acuerdo con sus componentes.

  • En función a su origen

  • Alimentos de origen animal entre los que están: leches, quesos, cremas, mantequilla, carnes, mariscos, pescados, huevos, grasas derivadas de tejidos animales.

    Animales de origen vegetal: frutas frescas y desecadas, vegetales frescos, cereales y derivados; leguminosas; azúcares, aceites y bebidas estimulantes como el café, el té y el mate.

    Alimentos de origen mineral, como el agua natural, las aguas gasificadas y minerales, el hielo y la sal.

  • Por su caducidad o posibilidad de conservación

  • Los alimentos tienen diferentes formas de deterioro, en mayor o menor grado, que ocasiona pérdidas financieras considerables al negocio, por lo que es importante conocer el tiempo que se puede disponer de ellos. Con base en lo anterior, según Rodríguez (2005), se clasifican en:

    • No perecederos: éstos no se echan a perder a menos que se manejen inadecuadamente; el azúcar, las pastas para sopas, la harina, y en general, los que no contienen agua (alimentos secos). Aunque estos alimentos posen un riesgo casi nulo de que sufran deterioro, es recomendable manejar un máximo y un mínimo para que nunca falten, pero que tampoco haya cantidades en demasía, y éstos sean atacados por insectos y roedores, o que se humedezcan.

    Las cantidades mínimas y máximas se establecerán, según la utilización de los productos en las preparaciones incluidas en la carta, a la experiencia de la clientela, a las condiciones climatológicas del lugar donde se encuentre el restaurante.

    • Semi-perecederos: a éstos pertenecen sin deterioro por mucho tiempo; entre ellos están, las nueces, los tubérculos como la papa. Las leguminosas como el fríjol, el haba; comestibles congelados y los alimentos enlatados. Los cuales pueden permanecer por largo tiempo, siempre que las condiciones de almacenamiento sean las adecuadas.

    • Perecederos: este grupo es el más grande e incluye a los alimentos que se echan a perder fácilmente, tales como la leche y sus derivados, carnes, aves, pescados, mariscos, frutos y verduras.

    Para Najera y Lopez (2002), estos alimentos se pueden clasificar en:

    • Hidratos de carbono

    Pan, arroz, legumbres, cereales, vino, pasta, ensaladas, verduras y frutas.

    • Proteínas

    Polo, pavo, conejo, ternero, lomo de cerdo, pescado, huevos y jamón.

    • Grasas

    Embutidos, aceite, queso, yogur, mantecas y ceras.

    ¿Cómo almacenar los alimentos?

    En los restaurantes, los productos frescos son conservados solamente por un tiempo limitado, se debe llegar a un compromiso, pues resulta necesario almacenar artículos de la misma clase bajo el mismo nivel de temperatura y humedad. Debido a ello, muchos expertos consideran que 3 grados C es la temperatura más elevada a la que se pueden guardar las carnes frescas o enfriadas para que conserven sus cualidades al máximo.

    En forma similar muchos especialistas consideran que la temperatura más elevada que se puede usar satisfactoriamente para mantener en un nivel óptimo la fruta y las hortalizas frescas, es de 7 grados C, aunque algunos productos, como los pimientos verdes, pepinos, pomelos, melones, limas, limones, entre otros, pueden ser almacenados mejor a temperaturas que van de 7 a 10 grados C.

    Según Perdomo (2003), “para obtener los mejores resultados del almacenamiento refrigerado de alimentos frescos, se debe tomar las precauciones siguientes”:

    • Ordenar los alimentos de manera que se permita la libre circulación de aire a su alrededor, pues el aire frío es necesario para impedir que se deterioren.

    • Colocar la carne cruda en un lugar frío.

    • Guardar detrás la compra más nueva del mismo producto y dejar al frente la compra anterior, para utilizar primero la provisión más antigua.

    • Asegurarse que los alimentos cocidos y preparados estén cubiertos con film o plástico para alimentos, para impedir la pérdida de humedad, así como para que no derramen líquidos sobre los otros alimentos.

    • Descartan prontamente los alimentos que han pasado su fecha de utilización, lo mantiene la zona de almacenamiento con condicione adecuadas.

    • Mantener el área refrigerada impecablemente limpia.

    e) Descomposición de los alimentos

    En los alimentos perecederos y semi-perecederos, la descomposición puede ser producida por exceso de madurez, por ejemplo en las frutas; por actividad de microorganismos, como en carnes; por mala congelación, como en pescados; humedad excesiva como en el caso de las papas o por una combinación de varias causas.

    “Las señales visibles de la descomposición pueden ser: reblandecimiento, endurecimiento, goteo, decoloración encogimiento, enmohecimiento o burbujeo”. Cox (2000).

    Pueden existir olores extraños, como: mohoso, el chocolate en barra; a fermentado, los jugos; a podrido, la naranja; rancio, las nueces; y también sabores extraños, como rancio, el aceite; agrio, los frijoles; alcoholizado, las uvas; amargo, el vino; fermentado; la piña; y podrido, la papaya.

    Los alimentos cocinados pueden mostrar algunas de las señales de descomposición descritas, o pueden reproducir ciertos microorganismos si después de elaborados permanecen a temperaturas ambientales por varias horas.

    “Pueden evitarse la descomposición por medio de un almacenamiento apropiado y es necesario tener ciertas precauciones en el cuidado de los residuos, sobrantes y desechos”.Cox (2000).

    • Sobrantes

    Son las proporciones de materia prima, no utilizadas en la preparación de los alimentos. Se originan sobrantes cuando el pedido al almacén es mayor que la cantidad de alimentos indispensables para la elaboración de los platillos. Para evitar esta situación, es recomendable establecer las cantidades mínimas y máximas necesarias para el servicio de alimentos. De acuerdo con las ocupaciones esperadas o con el número de cubiertos que se planea servir, es necesario verificar que se realice un uso adecuado de lo que se solicite al almacén.

    • Desechos

    De acuerdo con la definición de Perdomo (2003), “Son las porciones de los alimentos que no se utilizan en las preparaciones”.

    Son las hojas exteriores de algunas verduras, que se encuentran viejas o maltratadas; las cáscaras de huevos; la borra de café; las hojas de jamaica; las cáscaras de naranja limón, entre otros.

    El manejo adecuado de los sobrantes o desechos, así como evitar el máximo todos ellos, redundará en una ganancia económica para el servicio de alimentos. Para ello, debe tenerse especial cuidado en la compra y recepción de alimentos, para que éstos sean comprados de acuerdo con la porción que va a utilizarse, y no pagar por los desechos que generen.

  • Cálculo del volumen de existencias

  • “El tipo de establecimiento, el menú, la clientela, el volumen de las operaciones, la política de compras y la frecuencia de las entregas, influyen sobre la cantidad total de existencias que se deben mantener. Es aconsejable establecer un acopio “nivelado” para cada rubro. Ello indica la cantidad mínima por debajo de la cual no debe descender el rubro, y la máxima que no debe sobrepasar” Peña (2000).

    Sobre la base del volumen de las operaciones, las existencias deben renovarse tres o cuatro veces por mes. Para un establecimiento promedio, en condiciones normales, se puede efectuar una estimación con arreglo al costo mensual del alimento servido. Este costo se promedia luego de un período de tres a cuatro meses. El 25% de esta cifra constituirá una estimación justa o cifra orientadora a la cantidad de existencias que se deben mantener para el buen funcionamiento del restaurante.

    Muchos de los que se dedican a la explotación de este ramo, consideran aconsejable mantener un inventario perpetuo. Este sistema de inventarios sirve como doble control al comparar con el sistema de mínimos y máximos que se recomienda llevar en el almacén o bodega. Para cotejar los dos registros se comprobará físicamente las existencias de los almacenes, debiendo hacer esto con la prioridad que el servicio lo necesite; es decir, a mayor movimiento, menor el espacio de tiempo para realizar un balance.

    2.2.10 Control de calidad

    De acuerdo con la definición de Beteta, citado por Urcuyo (2004), “el control de calidad en Guatemala para algunos productos se principió a aplicar en el año 1982; sin embargo, para el control de calidad a los servicios no existe normativa. Por lo tanto, se ha dejado a conveniencia del prestador de servicios, quien de no hacerlo, su empresa o negocio se coloca en riesgo de salir del mercado ante competidores que sí lo aplican”.

    Por su parte, Guerrero (2005), se refiere a control de calidad como “el proceso mediante el cual se verifica el cumplimiento de las normas de calidad en la elaboración de los productos para que cumplan una vida útil, tengan una aceptabilidad en el mercado y satisfacción por parte de los consumidores”.

    Se trata simplemente que el empresario comprenda que si no se produce con calidad, será más costoso perder el producto o modificarlo y en otros casos tendría que hacerlo totalmente nuevo, así que es recomendable practicar los controles de calidad con la intención de hacer los ajustes necesarios.

    a) International Standard Organization (ISO)

    Todos los productos y servicios elaborados, administrados, consumidos o utilizados por el ser humano deben ser adecuados para proporcionar un uso seguro en cuanto a sus dimensiones, formas cantidades, elementos incorporados en su fabricación y fenómenos físicos utilizados para su adecuado funcionamiento. Existen incitaciones internacionales que definen estos parámetros de acuerdo al sector en el cual estos productos y servicios se utilizan.

    Estos organismos internacionales emiten series de normas que son revisadas periódicamente y se comprueban de acuerdo con tecnologías de producción y medición desarrolladas más recientemente por el ser humano para asegurar sus exactitudes.

    ISO es una organización internacional en la cual se encuentran representados hoy en día, alrededor de noventa países de todos los continentes a través de organismos destacados para ese objetivo. Sus normas son el resultado de consensos logrados por todos los representantes integrantes, quienes defienden los intereses de los sectores industriales de cada uno de sus países al crear o modificar las normas y políticas de ISO.

    b) Material de servicio

    El material más usado en la presentación de servicio en un restaurante, se divide en: vajilla, cristalería, cubertería y mantelería.

  • Vajilla: Según De la Torre (2000), es el conjunto de piezas destinadas al servicio de una mesa, los más empleados son de cerámica y loza.

  • Juega un papel importante en el arreglo de la mesa, por lo que su combinación con el resto de la decoración, es indispensable. El tipo de vajilla utilizado, varía dependiendo de la capacidad económica, decoración y tipo de servicio que presta el establecimiento.

    Trueba (2002), manifiesta que las vajilla más completas, pueden llegar a tener un número de piezas elevadas, aunque muchas de ellas no se suelen utilizar, más que en contadas ocasiones.

    García et al. (2003), considera que las piezas más usadas en los restaurantes son:

    Plato de la presentación: Es utilizado para presentar la mesa, colocado en el montaje de mesas a la carta. Sobre él no se sirven alimentos directamente, sino que hace la función de base y presentación al resto de los platos, durante el servicio.

    III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

    El sistema o herramientas de control interno es un procedimiento adecuado para llevar la ejecución de los resultados exitosos en cualquier negocio y se logra a través de la implementación de estrategias administrativas eficaces que permitan alcanzar los objetivos planeados.

    En la industria hotelera el control determina el tipo de servicios que se ofrecen a los clientes, esto desempeñan un preponderante papel, especialmente en la administración de los inventarios de productos perecederos, utilizados para la preparación de los diferentes menús en el área de restaurante.

    En los restaurantes de los hoteles que funcionan en el municipio de Jutiapa, en el servicio a la carta se ofrecen platillos no disponibles, que al momento de ser ordenados por el cliente y no servirlos se genera un sentimiento de insatisfacción y un cliente insatisfecho no regresará nuevamente y como efecto multiplicador en la demanda de los servicios del hotel la actitud negativa se expandirá a otros clientes potenciales.

    Si existe deficiencia en el área de restaurante también en el control y manejo de inventarios de productos de consumo mediato, es decir no perecederos, dificultando ofrecer un servicio integrado en el hotel de alta calidad. Este es un problema que con frecuencia se presenta.

    De no cambiar las condiciones en cuanto a mejorar la excelencia en el servicio integral de los hoteles, estos paulatinamente perderán sus clientes y de esa forma en lugar de crecer económicamente como empresas individuales y como parte de la industria complementaria al sector turismo su tendencia se inclinara a la desaparición, pues su existencia depende del grado en que se logre la satisfacción del cliente.

    Por tal motivo es conveniente realizar una investigación que determine las condiciones para la implementación de controles claramente establecidos, tanto para los productos como para su rotación. En el caso de los primeros tomar en cuenta la fecha de vigencia, conservación, aspecto físico; y específicamente en el movimiento de inventarios, aplicar registros que indiquen entradas, salidas y saldos, esto permitirá que los hoteles del municipio de Jutiapa alcances sus objetivos y en lugar de obtener perdidas su tendencia sea al crecimiento y desarrollo de su actividad.

    De acuerdo a lo anteriormente expuesto se plante la siguiente pregunta general de investigación:

    ¿Cuáles son los sistemas o herramientas de control de inventarios que deben implementarse en los hoteles del municipio de Jutiapa para lograr la administración efectiva?

    3.1 OBJETIVOS

    3.1.1 Objetivo general

    • Determinar cuales son los Sistemas o herramientas de Control de Inventarios que los hoteles del municipio de Jutiapa deben implementar para alcanzar la administración efectiva de sus recursos y el logro de los resultados planeados.

    3.1.2 Objetivos específicos

  • Establecer si existe un sistema de control de inventarios en las distintas áreas de servicio de los hoteles

  • Determinar si se realizan las evaluaciones apropiadas en la administración de los inventarios

  • Proponer un sistema de control administrativo acorde a las necesidades específicas de los hoteles que permita ofrecer servicios de calidad.

  • 3.2 ELEMENTOS DE ESTUDIO

    • Sistemas o herramientas de Control de inventarios

    3.2.1 DEFINICIÓN DE ELEMENTOS DE ESTUDIO

    3.2.2 Sistemas o herramientas de Control de inventarios

  • Definición conceptual

  • Según Chiavenatto (2001), “El Control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso esencialmente regulador”.

  • Definición operacional

  • Los controles son el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, ya que de acuerdo a la estructura mediante la cual desarrolle sus operaciones administrativas se determinará quién es responsable de la ejecución de planes y el logro de los mismos.

    Mientras más cuidadoso sea el diseño de los controles, mejor será el reflejo sobre quien recae la responsabilidad sobre las acciones, dentro de la estructura organizacional, esto permitirá a los administradores corregir desviaciones en el desarrollo de los planes.

    c) Indicadores

    • Control de inventarios

    • Administración de inventarios

    • Evaluación de inventarios

    • Formas administrativas

  • Alcances y limitaciones

  • Alcances

  • La investigación fue realizada en cinco hoteles de la Industria Hotelera con presencia en el municipio de Jutiapa, para evaluar la forma en que administran los inventarios de los productos requeridos en la producción de los servicios que estas instituciones ofrecen a sus clientes.

  • Limitaciones

  • En los centros de estudio: universidades, centros de documentación instituciones gubernamentales y privadas, ubicadas en el municipio de Jutiapa existe poca información sobre el tema, que faciliten teorías relacionadas con los servicios demandados por los diferentes clientes.

    Otra limitante en el proceso de investigación fue la desconfianza del administrador y/o encargado del hotel, al momento de ser entrevistado

  • Aporte

  • Proporcionar Información a los propietarios de los hoteles del municipio de Jutiapa sobre las formas apropiadas de manejo de inventarios y especialmente de los productos perecederos, a través de herramientas y/o sistemas técnicos de control, establecidos por las teorías de las ciencias administrativas.

    La identificación de los controles más idóneos para mejorar la administración de los inventarios en la industria hotelera en Jutiapa, para que sus propietarios logren sus objetivos planeados.

    Constituir un documento producto de la investigación que contenga las justificaciones de utilizar un sistema de control apropiado para lograr los objetivos esperados por los inversionistas en la actividad hotelera, no sólo para los hoteles del municipio de jutiapa sino para que pueda ser aplicado a nivel nacional, en hoteles de similitud con los que se ubican en Jutiapa

    La universidad Rafael Landivar poseerá un documento confiable que cualquier hotelero puede utilizar en la implementación de mejores estrategias en la administración de los inventarios en la industria hotelera.

    IV. MÉTODO

    La investigación es de tipo descriptivo porque pretende analizar e interpretar en qué forma se desarrolla el Sistema o herramientas de Control de Inventarios en los hoteles en el municipio de Jutiapa, lo cual fue realizada en cinco hoteles. Según Hernández, R. Fernández, C. & Baptista, P. (2003), la investigación descriptiva “busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis”.

    4.1 Sujetos

    Los sujetos de investigación encuestados están constituidos por personal administrativo y de restaurante de los hoteles, mismos que se describen a continuación:

    Sujeto No. 1

    • Un Gerente y/o administrador de los diferentes hoteles con experiencia en el trabajo realizado.

    Sujeto No. 2

    • 10 encargados de restaurante,( personal que labora por turnos en los hoteles)

    4.2 Instrumentos

    Instrumento 1

    Cuestionario estructurado de preguntas dirigidas a los gerentes y/o administradores, con cinco dicotómicas y diez de respuestas múltiples

    Instrumento 2

    Cuestionario dirigido a encargados de restaurante, de dos turnos, integrado de nueve preguntas, cinco dicotómicas y el resto de respuestas múltiples.

    La validez de los instrumentos, manifiesta Hernández (2000), “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir”. Dice el autor que “en la práctica es casi imposible alcanzar una medición perfecta, toda vez que siempre existe un grado de error”.

    4.3 Procedimiento

    • Para la elección del tema se consultaron las fuentes bibliográficas que existen en el medio guatemalteco así como las de Internet.

    • Se realizó una visita a los administradores de cinco hoteles para analizar y observar el ambiente.

    • Se planteo el problema y se analizaro en sus detalles, se determino como elementos de estudio: “Sistemas o herramientas de Control de inventarios”.

    • Se establecieron los cuestionarios de acuerdo a la información deseada.

    • Se concertaron las citas con el gerente y/ administradores de cada uno de los hoteles para realizar la entrevista mediante la cual se le dio respuesta a las interrogantes del cuestionario.

    • Se les entregará cuestionario a los encargados de restaurantes de los cinco hoteles para que respondan las preguntas realizadas.

    • Se tabuló toda la información recopilada por medio de un recuento estadístico de datos, y se ordenó para su respectiva presentación.

    • Se elaboró el informe final, mismo que fue sometido a criterios del asesor quién sugirió cambios, los cuales fueron realizados.

    • El informe fue presentado a las autoridades universitarias para seguir el proceso de aprobación del mismo.

    4.4 Diseño y metodología estadística

    Hernández (2003), define el estudio de tipo descriptivo como “la manera más bien independiente de los conceptos o variables a los que se refieren, aunque, desde luego, pueden integrar las mediciones de cada una de dichas variables para decir cómo es y cómo se manifiesta el fenómeno de interés, la descripción puede ser más o menos profunda, pero en cualquier caso se basa en la medición de uno a más atributos del fenómeno descrito”.

    Se diseño un cuestionario para cada sujeto de estudio, con preguntas de tipo dicotomiítas y de respuesta múltiples. Con la información obtenida a través de estas se procedió al correspondiente análisis de la información obtenida y luego a la redacción del informe final.

    V. ANALISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

    5.1 Respuestas a interrogantes de cuestionario dirigido a Gerentes y/o Administradores de hoteles

    1. ¿Se llevan en el hotel?

    Cuadro 2

    Controles en hoteles

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    Si

    5

    No

    0

    Total

    5

    Los 5 gerentes de hotel encuestados, indicaron que llevan controles en las operaciones que realizan, para cada área de trabajo en forma especifica, estrategia que les permite identificar que productos e insumos es necesario reponer y mantener los inventarios correspondientes a las necesidades del hotel para cumplir con los servicios demandados por los clientes.

    En esta misma pregunta se obtuvo la opinión que parte del éxito de este tipo de empresas lo determina el control de inventarios, especialmente en el área de restaurante, donde constantemente se reponen los alimentos de consumo mediato e inmediato para cubrir los servicios que los clientes prefieran y que el hotel sirva.

    2. ¿Qué tipo de controles se llevan en el hotel?

    Cuadro 3

    Tipo de controles en hoteles

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    precios

    0

    Variedad y variedad de productos

    2

    costos

    3

    total

    5

    Tres gerentes encuestados indicaron que llevan controles de costo de los productos e insumos que utilizan en las distintas operaciones administrativas, con el propósito de establecer los márgenes de utilidad que los servicios ofrecidos por el hotel generan.

    Dos manifestaron que el control de la variedad y cantidad de productos, es otra forma de determinar el éxito en este tipo de empresas, por que de ello depende la existencia de los productos e insumos requeridos en los distintos servicios que el hotel ofrece, hospedaje, restaurante, eventos, etc.

    3. ¿Lleva controles para la vajilla, cristalería y cubertería?

    Cuadro 4

    Controles para vajilla, cristalería y cubertería

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    SI

    2

    No

    3

    Total

    5

    Dos gerentes encuestados indicaron que si llevan control de la vajilla, cubertería y cristalería, con el propósito de reponer lo que se destruya a consecuencia del uso en los servicios del hotel, en forma continua, para que este tipo de bienes que forman parte del activo de los hoteles se mantenga en sus cantidades requeridas.

    Tres de los encuestados manifestaron que no llevan controles, porque es un bien de consumo mediato, es decir es un bien que su desgaste es poco en relación a su función dentro de los servicios del hotel, y que rara vez este es destruido, por lo que no consideran necesario llevar un control específico para ello.

    4¿Cómo controla el inventario de alimentos?

    Cuadro 5

    Forma de controlar el inventario de alimentos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    Por productos

    0

    Existencia de productos

    3

    Márgenes de venta

    2

    Total

    5

    Tres gerentes de los cinco encuestados indicaron que llevan control sobre sus productos que utilizan en el hotel, con base a la existencia de los mismos, pues de esa forma se cercioran que cantidades deben adquirir para reponer las cantidades consumidas de los mismos.

    Dos de los mismos cinco respondieron al momento de interrogarles sobre la forma de controlar el inventario de alimentos que lo realizan con base a los márgenes de venta. Por que de esa forma existe eficacia en el control, ya que esta es para ellos una forma estratégica para controlar que productos e insumos son los que realmente debe reponerse y mantener el inventario requerido para mantener el servicio a los clientes.

    5. ¿ Que resultados le ha proporcionado el control de los alimentos en el servicio de restaurante?.

    Cuadro 6

    Resultados en inventario de alimentos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    porcentajes

    Positivos

    5

    Negativos

    0

    Otro

    0

    Total

    5

    Los cinco gerentes manifestaron que los resultados al control de inventarios sobre los productos e insumos requeridos para ofrecer la diversidad de menús en el área de restaurante, han sido positivos, pues se mantiene el control del movimiento de estos, en forma continua, y de esa forma reponiéndolos para que no escaseen y sean requeridos repentinamente en el hotel.

    6. ¿en que tiempo repone los productos que consume en las distintas áreas en que se subdivide jerárquicamente el hotel?

    Cuadro 6

    Tiempos de reposición de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    Diariamente

    0

    A la semana

    3

    A los quince días

    2

    Al mes

    0

    total

    5

    Tres de los gerentes encuestados indicaron que ellos reponen los productos e insumos requeridos en el hotel a cada semana, con el propósito de realizar compras en las cantidades normales, pues no es rentable adquirir cada producto cuando este se consume constantemente.

    Dos de los cinco indicaron que a cada 15 días es el tiempo que ellos reponen el total de sus inventarios incluyendo los alimentos y bebidas que se consumen en el hotel, esto les proporciona mejor manejo de costos, sin embargo si es necesario todos los productos son adquiridos en el momento que se desean, para cubrir demandas especiales.

    7. ¿Toma en cuenta el costo y/o precio de los productos que se consumen en el hotel al momento de adquirirlos?

    Cuadro 8

    Costo y precio de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    respuestas

    5

    No

    0

    Total

    5

    Los cinco gerentes encuestados indicaron que si toman encuesta los costos y precios de los productos e insumos que se utilizan en el hotel, en las distintas áreas y especialmente en el restaurante, donde el ciclo y rotación de los inventarios es mayor, por la demanda de servicio de los clientes.

    Otra opinión de estos administradores de hotel consiste en que en el manejo de la información de los costos y precios, se determina el logro de los objetivos financieros de este tipo de empresas y por ende los estratégicos, pues se visualiza o se proyectan los ingresos que se obtendrán en el mediato e inmediato tiempo.

    8. ¿Al momento de adquirir los productos que se requieren en el hotel, que tipo de costo toma en cuenta?

    Cuadro 9

    Costo que se toma en cuenta en reposición de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    Costo de oportunidad

    3

    Precios bajos

    2

    ofertas

    0

    total

    5

    A criterio de 3 gerentes encuestados, los precios que se deben tomar en cuanta son los de oportunidad, pues normalmente cuando esta estrategia permite obtener los productos e insumos requeridos, a precios especiales.

    Otros dos de los 5 gerentes manifestaron que ellos compran a aprecios bajos, y aprovechan adquirir los productos, de mayor movimiento en el hotel, cuando la oportunidad se presenta. Sin embargo no siempre pueden lograrse esas oportunidades, pues los productos e insumos que se utilizan en el hotel, normalmente mantienen los precios constantes y sólo puede lograrse precios bajos cuando se aprovechan las ofertas.

    9. ¿Cómo controla la salida y entradas de productos al hotel?

    Cuadro 10

    Control de entradas y salidas de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    Cuadros para cada producto

    0

    Cuadros para cada grupo de producto

    5

    Únicamente monto de dinero para todos los productos

    0

    total

    5

    Los cinco gerentes encuestados indicaron que el tipo de cuadro que utilizan, es el que puede concentrar toda la información relacionada a la entrada y salida de los productos, para observar en forma general el movimiento de productos e insumos en el hotel.

    Para ellos esta estrategia de control de inventarios les ha permitido controlar que productos se deben reponer en los tiempos necesarios, para mantener y mejorar los servicios que ofrece el hotel.

    10. ¿Registra de inmediato las operaciones de compra de los productos por cada uno en particular?

    Cuadro 11

    Registro de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    2

    No

    3

    Total

    5

    Dos gerentes de los cinco encuestados indicaron que si registran inmediatamente los productos e insumos que adquieren, para determinar en sus controles si han adquirido las cantidades necesarias.

    Otros 3 de los mismos cinco gerentes, son de la opinión que inmediatamente no registran sus compras y las salidas de sus productos e insumos, sino que se realiza dicha actividad, conforme se va necesitando en el desarrollo de las operaciones del hotel, en cada una de sus áreas específicamente.

    11. ¿Lleva control de la afluencia de clientes?

    Cuadro 12

    Afluencia de clientes

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    Respuestas

    5

    No

    0

    Total

    5

    Los cinco gerentes manifestaron que sí llevan control de la afluencia de clientes, y eso determina que los servicios del hotel tienen diferente demanda en los distintos días del mes y meses durante el año. Además, mantienen la opinión que este tipo de controles es de mucha importancia en el área de restaurante.

    En restaurante se llevan los controles específicos de la afluencia de clientes, y concretamente el tipo de servicio que demandan, por ello el encargado de esta área mantiene una relación constante con el administrador general, con el propósito de cruzar la información y mantener los inventarios necesarios requeridos para el servicio que ofrece el hotel.

    12. Generalmente, ¿cual considera que es la principal razón para llevar control de inventarios en el hotel

    Cuadro 13

    Razones fundamentales para control de inventarios

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    respuestas

    Mejor servicio al cliente

    0

    Obtener mejores ganancias

    0

    Mantener la demanda de servicio

    2

    Mejorar el servicio en el hotel

    3

    total

    5

    Dos de los cinco gerentes encuestados indicaron que la principal función de llevar control de inventarios en los hoteles, es mantener la demanda del servicio en sus distintas áreas.

    Otros 3 de los mismos 5 gerentes encuestados son de la opinión que manteniendo un apropiado control de los inventarios de los distintos productos e insumos, se puede ofrecer un excelente servicio a los clientes, incrementando la demanda de éstos de acuerdo a la excelencia con que se les atienda, proporcionándoles los productos de acuerdo a sus gustos y preferencias en cuanto a su demanda.

    1. ¿Lleva control de los productos utilizados en su área de trabajo?

    Cuadro 14

    Utilización de controles

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    0

    No

    5

    Total

    5

    Los cinco encargados de restaurante encuestados, manifestaron que llevan controles para registrar las reservas de productos e insumos, que utilizan en las distintas áreas del hotel que administran, éstos al momento de requerirles una forma de de ese tipo de control indicaron que sería en otra oportunidad.

    De acuerdo a la percepción que reflejaron al momento de la encuesta, se considera que algunos de estos, si llevan controles, aunque se ignora que sean los más apropiados.

    2. ¿Qué tipo de controles utiliza?

    Cuadro 15

    Tipo de controles actualmente utilizados

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    respuestas

    Control de inventarios

    3

    Cuadros estadísticos consolidados

    Escasez de productos

    2

    Total

    5

    En cuanto al tipo de control de productos e insumos en los servicios que ofrecen los hoteles de la cabecera del departamento de Jutiapa, 3 encargados de restaurante encuestados indicaron que llevan el control de los inventarios para establecer las reservas y con base a ello realizan sus compras.

    Otros dos revelaron que implementan un cuadro denominado “escasez de productos” y que este les permite controlar que producto e insumo tiene más movimiento y cuando deben reponerse para mantener un estock de los mismos, cumpliendo de esa forma con las exigencias del servicio, pues de este dependen la satisfacción del cliente y el del hotel en la actividad hotelera en el departamento de Jutiapa.

    3. ¿Conoce el costo de cada producto que utiliza en su área administrativa?

    Cuadro 16

    Conocimiento del costo de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    3

    No

    2

    Total

    5

    Tres de las cinco encargados de restaurante encuestadas, indicaron que si conocen el costo de los productos e insumos que utilizan en las operaciones administrativas del hotel, pues de ello depende la optimización de los mismos

    Y minimizar los costos generales en los distintos servicios que se ofrecen en el hotel.

    Los otros dos manifestaron que de algunos productos e insumos si se conocen los costos, y especialmente de los principales, que en el caso de los hoteles están definidos como aquellos costos y gastos fijos y/o constantes en el desarrollo de todas las operaciones administrativas.

    En el caso de los alimentos, estos ya están porcionados para cada clase de menú que se ofrece en restaurante y se conocen de los principales.

    4. ¿Cuál es la forma de consumo del producto que se requiere en las distintas áreas del hotel?

    Cuadro 17

    Forma de consumo de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    resultados

    Se consume lo que ingresa primero

    2

    Se consume primero lo que ingresa de ultimo

    0

    Porcionado

    3

    Total

    5

    Dos encargados de restaurante indicaron al momento de realizar la encuesta que, en cumplimiento a los servicios que ofrece el hotel, ellos consumen primero el producto que ingresa también primero, para conservar el de recién ingreso y manejarlo tomando en cuenta, la vida útil de los mismos además de la fecha de vencimiento.

    Tres manifestaron que la utilización de los productos es porcionado, sistema que consiste en el uso paulatino de los productos e insumos, de acuerdo al requerimiento de éstos en los procesos productivos del servicio y productos tangibles que se ofrecen.

    5. ¿Utiliza cuadros especiales de control?

    Cuadro 18

    Utilización de cuadros especiales de control

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    2

    No

    3

    Total

    5

    Dos encargados de restaurante encuestados manifestaron utilizar cuadros especiales de control, indicando que recurren a ellos para presentar los informes mensuales, y presentar el comportamiento del servicio que ofrecen en forma consolidada, y que esta información sea de mucha utilidad en la toma de desiciones administrativas.

    Los otros 3 indicaron que no, sin embargo si llevan sus controles normales, que les permiten administrar sus reservas, tanto de productos de consumo mediato como inmediato.

    6. ¿De que forma utiliza sus controles?

    Cuadro 19

    Corma de controlar los productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa.

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    Para cada producto

    0

    Grupos de productos

    5

    total

    5

    Los cinco encargados de restaurante de hotel encuestados, indicaron que no llevan controles para cada producto, sino para grupos de productos, explicando que es una mejor forma de registrar los requeridos para cada función que desempeñan en la prestación del servicio en el hotel.

    Un cuadro para los productos e insumos de restaurante, que los registre en todas sus características, ingresos salidas, vida útil, cantidades utilizadas, existencias, etc. Así como los utilizados administrativamente en oficinas, tales como: útiles de oficina, mobiliario y equipo, gastos administrativos, limpieza y mantenimiento entre otros.

    7. ¿De que forma realiza los controles de productos de mayor movimiento?

    Cuadro 20

    Control de productos e insumos de mayor movimiento

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa.

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    En las compras

    2

    por su utilización en el servicio

    2

    Con base a reportes

    1

    Total

    5

    Dos encargados de restaurante indicaron que la forma utilizada por ellos sobre los productos de mayor movimiento, es con base a las compras que realizan de estos.

    Otros dos manifestaron que identifican los productos de mayor movimiento con base a su utilización en los distintos servicios que ofrece el hotel, empero que no tienen controles especiales para identificar cuales tienen mayor demanda en el hotel.

    Uno exteriorizó que si existe un control de los principales productos utilizados en el hotel, y para él los reportes es el mejor medio para identificarlos, pues en este tipo de controles se refleja las cantidades requeridas así como fechas de adquisición y consumo de los mismos.

    8. ¿Reporta a su jefe inmediato la escasez de productos e insumos?

    Cuadro 21

    Reportes de escasez de productos e insumos

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa.

    Alternativas de respuesta

    resultados

    5

    No

    0

    Total

    5

    Los cinco encargados de restaurantes de hotel encuestados manifestaron que si realizan reportes a sus jefes inmediatos, con el propósito de reponer todos aquellos productos e insulsos que por las operaciones administrativas se agoten y las existencias disminuyan.

    A opinión de ellos este sistema en muchas ocasiones ha permitido controlar aquellos productos que se requieren con mayor frecuencia y sobre los mismos es necesario mantener un inventario que permita responder a los requerimientos de los distintos servicios que se ofrecen en el hotel.

    9. ¿Con que frecuencia efectúa sus reportes?

    Cuadro 22

    Frecuencia de reportes realizados

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa.

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    Diario

    3

    Semanal

    2

    Quincenal

    0

    Mensual

    0

    Total

    5

    Tres encargados de restaurante encuestadas indicaron que los reportes son realizados a diario, para que el administrador general del hotel, tome en cuenta las existencias de los productos que constantemente se consumen en los procesos de trabajo.

    Los otros dos manifestaron que los reportes los realizan a cada semana, tomando en cuenta que durante siete días el consumo de productos e insumos es considerable y se puede determinar la necesidad de reponerlos y mantener un control de inventarios apropiado a las necesidades del hotel.

    10. ¿A cada cuanto tiempo considera que deben hacerse los reportes en su área de trabajo?

    Cuadro 23

    Tiempo considerado para realizar los reportes

    Hoteles, cabecera departamental, jutiapa.

    Alternativas de respuesta

    Resultados

    Diario

    5

    Semanal

    0

    Quincenal

    0

    Mensual

    0

    Total

    5

    Los reportes en el área de restaurante se deben realizar diariamente, pues de esa forma se llevan controles cruzados con el administrador general del hotel y coordinar la adquisición de productos e insumos de mayor movimiento.

    Otro aspecto importante según los cinco encargados de restaurante encuestadas es, que ellos cumplen con la responsabilidad de manifestar que se requiere para cumplir con las exigencias de los clientes, ya que el área de restaurante es determinante para la mantener a los clientes y publicitar los distintos servicios del hotel.

    VI DISCUSIÓN DE RESULTADOS

    Concatenando los resultados obtenidos en el proceso de investigación realizado en los hoteles de la cabecera departamental de Jutiapa, con los elementos teóricos proporcionados por las teorías actualmente existentes sobre administración de inventarios, se efectúa la correspondiente discusión de resultados

    Chiavenatto (2001), indica que “El Control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso esencialmente regulador”. Relacionando esta definición con los resultados de la investigación puede comentarse que los hoteles que funcionan en la cabecera del departamento de Jutiapa si llevan control de sus inventarios, unos con los lineamientos que proporcionan las ciencias administrativas modernas y otros con estrategias tradicionales que de alguna manera les permite controlar las entradas y salidas de sus productos e insumos, requeridos en todas las operaciones que realiza el hotel, en función a los servicios que ofrece a sus clientes.

    En cuanto a la administración de los inventarios, puede explicarse que los gerentes administrativos encuestados en el proceso de investigación, manifestaron que ellos realizan una apropiada administración de sus inventarios, empero en ningún momento proporcionaron una forma administrativa (formulario, cuadro.). Tomando en cuenta que para (Soto 2001), establece que los inventarios se crean cuando el volumen de materiales, partes o bienes terminados que se recibe es mayor que el volumen de los mismos que se distribuye; el inventario se agota cuando la distribución es mayor que la recepción de materiales.

    Es importante entender los fundamentos de la administración de los mismos, porque una gestión adecuada requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas. Una falta de coordinación entre estos departamentos, la existencia de pronósticos de ventas deficientes, o ambas cosas, pueden conducir a un fracaso financiero.

    De la optima administración de los inventarios depende el éxito de cualquier tipo de empresa y en particular de los hoteles que fueron sujetos de investigación, estrategia administrativa que es necesario implementarla en forma constante e indefinida en todas las áreas administrativas y fundamentalmente en restaurante, por lo perecedero de los productos utilizados en la preparación de los distintos menús que se ofrecen a los clientes.

    De acuerdo a los resultados obtenidos respecto a la administración de los inventarios, puede observase a través de los mismos que, los gerentes de hoteles de Jutiapa, si realizan funciones administrativas en sus operaciones y de alguna manera han logrado mantener el hotel dentro del mercado.

    “Casi todos los alimentos, con la posible excepción de la sal y el azúcar, sufren deteriores químicos inmediatamente después de ser elaborados, proceso que continúa durante toda su vida útil hasta que son consumidos” (Cox, 2000).

    De acuerdo a la definición anterior los administradores de los hoteles encuestados indicaron que llevan controles para la diversidad de productos que utilizan, y las materias primas requieren una vigilancia distinta a los productos e insumos utilizados en restaurantes, para lo que es necesario realizar una estrategia de mínimos y máximos en las existencia tanto de unos como de otros, tal como lo manifiesta (Wilkinson 2000), “hay que establecer los mínimos y máximos de existencia de alimentos no perecederos, para evitar pérdidas económicas por su deterioro”.

    Para los productos perecederos es necesario contar con los espacios apropiados y conservarlos de acuerdo a su vida útil, pues cuando no se resguardan apropiadamente, estos son desechados y lógicamente esto incurre en perdidas para el hotel. Según opinión de (Jacob, 2002), estos productos deben estar debidamente refrigerados y con los niveles de temperatura apropiados por separado para la carne y las aves de corral, la fruta fresca y las hortalizas, y los productos lácteos, en el caso de los pescados y mariscos es fundamental tener una caja refrigerada para mantenerlos.

    Por otra parte Sierra, (2002), indica “las carnes frescas o enfriadas deben guardarse aparte de los otros alimentos, como se especifica anteriormente, para que no absorban olores y sabores de otros alimentos. Respecto a las carnes y los productos e insumos utilizados en los hoteles sujetos de investigación, sus administradores si llevan el control que los mismos estén refrigerados para conservarlos y proporcionar un servicio de calidad.

    En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos y materiales, mismos que son sometidos a un proceso para obtener un producto final, ya sea de consumo mediato e inmediato, en el funcionamiento de los hoteles, el servicio de hospedaje se consume cuando se utiliza y su duración consiste en el tiempo que se pague por el, sin embargo en los alimentos y bebidas proporcionadas en restaurante se ofrecen productos que se consumen inmediatamente.

    La evaluación de los inventarios determina su efectividad en el desarrollo de las funciones administrativas, y técnicas en los hoteles, y por ello se considera que en los que funcionan en la cabecera departamental de Jutiapa, en la mayoría se realizan evaluaciones, pues es una forma de controlar si las medidas implementadas en administración de suministros, e insumos en general es eficiente o no. “Es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. Consiste en los principios, conceptos y técnicas para decidir qué y cuánto ordenar, cuánto se necesita, cuándo ordenar la compra o producción, cómo y dónde almacenarlo”. (Millar 2005).

     Los cuadros estadísticos utilizados en el control y manejo de la información de los inventarios, son las formas o formatos que permiten reflejar de acuerdo a las necesidades de los administradores y otras personas interesadas en la información y su administración en el hotel, son también denominadas Formas administrativas.

    Este tipo de formatos son elaborados con el propósito de realizar el control adecuado de los recursos utilizados en los procesos de trabajo y productivos en el hotel, y en cada área puede utilizarse el mismo o implementarse el específico, con el propósito de lograr los objetivos específicos y generales en este tipo de instituciones, Para (Broncy, 2006),es una forma particular de codificar información para ser almacenada y controlada en un proceso de producción de bienes y/o servicios de consumo mediato e inmediato, de los cuales existen diferentes tipos para diferentes funciones dentro de una organización.

    VII CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

  • Conclusiones

  • Los hoteles que desarrollan funciones en la cabecera departamental en Jutiapa, utilizan controles para administrar sus inventarios, en su mayoría tradicionales, y en pocos casos implementan las estrategias que permite utilizar los conocimientos que proporcionan las ciencias administrativas modernas.

    Normalmente existen control de entradas y salidas de productos e insumos con particularidad en las áreas de inventarios, pues es en este lugar donde más se preocupan los administradores para establecer márgenes de compras de productos para la preparación de los distintos menús que se ofrecen a los clientes.

    De acuerdo a los resultados de la investigación, normalmente se efectúan evaluaciones de forma también tradicional, no existe un sistema establecido que permita el control sistemático de las entradas y salidas de los productos e insumos requeridos en el funcionamiento de cada área en particular.

    Para el control de los inventarios los administradores de los hoteles, basan sus estrategias en función a la demanda de los servicios que se ofrecen, pues de esa forma es como pueden controlar el consumo de los productos e insumos de consumo inmediato

    Al implementar un control sistemático los administradores de hoteles para controlar sus inventarios, se les facilitará planear sus compras y en los productos e insumos que mayor movimiento tienen dentro de las operaciones realizadas en el hotel, y de esa forma el manejo del efectivo como recurso escaso en la administración de todos los factores.

    7.2 Recomendaciones

    Los administradores de los hoteles que funcionan en la cabecera departamental de Jutiapa y todos aquellos que desarrollan funciones similares deben implementar un sistema de control de inventarios que les permita de forma inmediata, conocer sus existencias y tomar las desiciones para su correspondiente reposición.

    Evaluar constantemente sus inventarios para determinar si son funcionales o no, pues de ello depende el éxito en cuanto a logro de objetivos financieros y estratégicos.

    Los controles de inventarios así como el de todas las operaciones que se realizan en el hotel, deben sistematizarse, utilizando la tecnología de punta, para que en cualquier momento se puedan tomar desiciones administrativas, en las distintas áreas en que se subdivida su estructura jerárquica ay especialmente de gerencia, que es donde se toman las desiciones principales.

    Los gerentes que administran los hoteles deben para poner en practica los adelantos tecnológicos en administración de los inventarios, mantener un sistema de capacitación respecto a estas funciones, dentro del hotel, de esa manera podrán fortalecerse en el manejo optimo de los inventarios, situación que redundará positivamente al logro de objetivos planeados.

    V. BIBLIOGRAFÎA

  • Aiteco Consultores (2005). Satisfacción del cliente, (En red) Disponible en http://www.aiteco.com/satisfac.htm

  • Berry, T. (2001). Calidad del Servicio. Una Ventaja Estratégica para Instituciones Financieras. (3ra. Ed.) Colombia. McGraw Hill.

  • Besley, S. (2000). Fundamentos de Administración Financiera. (Decimosegunda Edición) México, D. F. McGraw Hill.

  • Cano, B. (2005). Administración de las Relaciones con el Cliente (CRM) en la Empresa BCANO. Tesis: Universidad Rafael Landivar.

  • Chavarria, Cameros, Asencio (2001). Evaluación Integral Hotel y Restaurante del Sol, Jutiapa. Tesis: Universidad Mariano Gálvez de Guatemala.

  • Chiavenatto, A. (2001) Administración Proceso Administrativo.

  • Cortez, J. (2004). Servicio al cliente, (En red) Disponible en http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/mar/43/servicliente. htm

  • Del Aguila, S. (2002). Manual Excelencia en el Servicio al Cliente. AGG. Guatemala.

  • Guerrero, A. (2005). Control de Calidad. Revista (2da ed.) El Salvador.

  • Harold Koontz y Heinz Weihrich, (2000). Administración una Perspectiva Global. (12ª. Edición)

  • Hernández, R. Fernández, C. & Baptista, P. (2003) Metodología de la Investigación (2ª. Edición). México, D.F.: McGraw-Hill.

  • Martínez, R. (2002). Administración de inventarios en la pequeña empresa de la Cabecera departamental de Jutiapa. Caso: Abarroterías. Tesis: Universidad Rafael Landivar.

  • Miller, F. (2005). Curso de Contabilidad Intermedia. Tomo II, Pagina 225. (En red) disponible en http://www.bibliotecavirtual.com.do/contabilidad/Inventarios.htm

  • Pérez, M. (2006). Administración de Empresas Concepto de Administración. (En red) disponible en http://www.rie.cl/?a=30727.

  • Rodríguez, J. (2005). El Control de Alimentos a pequeña y mediana escala.

  • Sierra, L. (2002). Directora de Hotelería de la Universidad Rafael Landivar.

  • Soto, J. (2001). Manual de Contabilidad de Costos I. Impresos EDKA. (3ª. Ed.) Guatemala.

  • Tarot, L. (2005). Alianza Estratégica para la Promoción Turística de la Actividad Hotelera en el Municipio de Jutiapa. Tesis: Universidad Rafael Landivar.

  • Urcuyo, C. (2005). El Servicio al Cliente en los Restaurantes Franquicitarios de Comida Casual. Tesis: Universidad Rafael Landivar.

  • Vargas, W. (2005). Cliente Misterioso como medición del servicio en una Empresa Hotelera. Tesis: Universidad Rafael Landivar.

  • ANEXOS

  • Cuestionario para Gerentes y/o administradores de los hoteles.

  • Cuestionario para cocineros

  • 3. Propuesta estratégica para el control de inventarios en hoteles

    de la cabecera departamental de Jutiapa.

    UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR

    FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

    ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

    SEDE JUTIAPA

    CUESTIONARIO NO. 1

    Dirigido a gerentes administrativos de hoteles que funcionan en la cabecera del departamento de Jutiapa

    1. ¿Se llevan en el hotel?

    Si ____ No _____

    2. ¿Qué tipo de controles se llevan en el hotel?

    a) Precios…………………………………..______

    b) Diversidad y variedad de productos _____

    3. ¿Lleva controles para la vajilla, cristalería y cubertería?

    Sí _____ No. _____

    4¿Cómo controla el inventario de alimentos?

  • Por productos………………… _____

  • Existencia de productos ….. _____

  • Márgenes de venta…………. ____

  • 5. ¿ Que resultados le ha proporcionado el control de los alimentos en el servicio de restaurante?.

  • Positivos………… ____

  • Negativos………… ____

  • 6. ¿en que tiempo repone los productos que consume en las distintas áreas en que se subdivide jerárquicamente el hotel?

    a) Diariamente……………….. ____

    b) A la semana……………… ______

    c) A los quince días………. ______

    d) Al mes ………………….._______

    7. ¿Toma en cuenta el costo y/o precio de los productos que se consumen en el hotel al momento de adquirirlos?

    Sí ___ No. _______

    8. ¿Al momento de adquirir los productos que se requieren en el hotel, que tipo de costo toma en cuenta?

    a) Costo de oportunidad…………..______

    b) Precios bajos…………………….. _____

    c) Ofertas……………………………______

    9. ¿Cómo controla la salida y entradas de productos al hotel?

  • Cuadros para cada producto………………………._____

  • Cuadros para cada grupo de producto……………._____

  • Únicamente monto de dinero para c/ Producto……___

  • 10. ¿Registra de inmediato las operaciones de compra de los productos por cada uno en particular?

    Sí. ______ No. _______

    11. ¿Lleva control de la afluencia de clientes?

    Sí. _____ No._________

    12. Generalmente, ¿cual considera que es la principal razón para llevar control de inventarios en el hotel

  • Mejor servicio al cliente……………… ______

  • Obtener mejores ganancias…………_______

  • Mantener la demanda de servicio……______

  • Mejor el servicio en el hotel………….______

  • UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR

    FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

    ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

    SEDE JUTIAPA

    CUESTIONARIO NO. 2

    Dirigido a cocineros encarga de restaurantes de los hoteles que funcionan en la cabecera del departamento de Jutiapa

    1. ¿Lleva control de los productos utilizados en su área de trabajo?

    Sí________ No. ________

    2. ¿Qué tipo de controles utiliza?

  • Control de inventarios…………………____

  • Cuadros estadísticos consolidados….____

  • Escasez de productos………………...____

  • 3. ¿Conoce el costo de cada producto que utiliza en su área administrativa?

    Sí. _____ No. ______

    4. ¿Cuál es la forma de consumo del producto que se requiere en las distintas áreas del hotel?

  • Se consume lo que ingresa primero:………….._________

  • Se consume primero lo que ingresa de último. ________

  • Porción hado…………………………………………….________

  • 5. ¿Utiliza cuadros especiales de control?

    Sí. ______ No. _______

    6. ¿De que forma utiliza sus controles?

  • Para cada producto………………………….________

  • Grupos de productos…………………………_______

  • 7. ¿De que forma realiza los controles de productos de mayor movimiento?

  • En las compras………………………… ________

  • Por su utilización en el servicio……….________

  • Con base a reportes……………………________

  • 8. ¿Reporta a su jefe inmediato la escasez de productos e insumos?

    Sí. _______ No. _______

    9. ¿Con que frecuencia efectúa sus reportes?

  • Diario…………………… ____

  • Semanal……………….. ____

  • Quincenal………………_____

  • Mensual…………………_____

  • 10. ¿A cada cuanto tiempo considera que deben hacerse los reportes en su área de trabajo?

  • Diario………………………._____

  • Semanal……………………._____

  • Quincenal……………………_____

  • Mensual…………………….. ____

  • Anexo 3

    Propuesta estratégica para el control de inventarios

    En hoteles de la cabecera departamental de Jutiapa

    PROPUESTA ESTRATEGICA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

    HOTELES DE LA CABECERA DEPARTAMENTAL DE JUTIAPA.

    1. JUSTIFICACION

    Los hoteles en la cabecera departamental de Jutiapa, en su totalidad no llevan controles sistematizados, utilizando la tecnología de punta y los lineamientos que proporcionan las ciencias administrativas modernas, lo que permite recomendar implementar los controles apropiados y que en las distintas áreas de la estructura jerárquica de los mismos, sean fácil de monitorear y controlar.

    Al implementar los sistemas que se proponen en los cuadros que al final de este documento se adjuntan, los hoteles lograran sistematizar el manejo de sus inventarios y planificar sus compras de acuerdo a la utilización de la diversidad de factores productivos en la prestación de los servicios a sus clientes, tanto en hospedaje como en restaurante y la diversidad de productos que se les ofrece de acuerdo a la demanda.

    Los cuadros de control que se proponen tienen el mismo sistema de control, y pueden utilizarse en cada área de la estructura jerárquica administrativa. Además es de fácil registro en una computadora y se puede utilizar el mismo cuadro en todas las áreas.

    2, OBJETIVOS.

    2.1 General

    Sistematizar los controles administrativos en cuanto al control de inventarios para que se planifiquen las entradas y salidas tanto de productos de consumo final como insumos para la elaboración de otros que requieren los clientes del hotel, así como también los utilices de oficina, limpieza y todos los factores productivos requeridos en los procesos de trabajo realizados en las distintas áreas del hotel.

    2.2 específicos

    • Mejorar el control de los inventarios en los hoteles.

    • Optimizar las entradas y salidas de los productos e insumos en los hoteles

    • Permitir que los administradores de los hoteles en forma inmediata tomen desiciones, al mantener un constante control de sus inventarios.

    3. Resultados esperados

    Que el cliente obtenga servicios de calidad, de acuerdo a sus gustos y preferencias en los hoteles que elija para adquirirlos.

    Que los gerentes administrativos posean las herramientas administrativas de control para optimizar sus operaciones administrativas.

    Que los cuadros de control que se proponen mejoren el manejó de inventarios en los hoteles.


    HOTEL :

    VENTAS DIARIAS DE RESTAURANTE

     

    FECHA:

    NO.

    PLATOS/ DESCRIPCION

    PRECIO

    UNIDAD

    VTAS.HOY

    ACUM. UND.

    SALDO ANT.

    SALDO ACT.

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

     

    TOTAL

     

    PAPELETAS UTILIZADAS

    TARJETAS

    CREDITOS

    DEPOSITOS

    TOT. INTEGR.

    FALTA/SOBRA

    BOLETA No.

     

    HUESPEDES

    RESTAURANTE

     

     

    DEL

    AL

    DEL

    AL

    ACUMULADO

    ACUMULADO

    ACUMULADO

    ACUMULADO

    ACUMULADO

     

     

     

     

     

    REST.ACUM.

    HUES.ACUM.

    EVEN.ACUM.

    DELI F. ACUM

    TOTAL AC.

    RESTAURANTE

    HUESPEDES

    EVENTOS

    DELI F. MART

    TOTAL

     

     

     

     

    MIRIAM LOPEZ

     

     

     

     

     

     

    HECHO POR

    REVISADO POR

    REV. POR

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Cuadro 1 propuesto

    Cuadro 2 propuesto

    HOTEL:

    INVENTARIO PERPETUO DE COCINA - BODEGA

    MES:

    ABRIL 2008

    Fecha

    1ER DIA DEL MES

    Fecha

    BODEGA DE COSINA

    Invent.

    Ing.

    Egr.

    Saldo

    Invent.

    Invent.

    Ajuste de

    Valor de lo

    Invent.

     

    DESCRIPCION

    COSTO

    Físico

    de Hoy

    de Hoy

    Actual

    en Libros

    Físico

    Auditoría

    Ajustado

    Físico

    1

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    4

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    6

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    7

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    9

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    10

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    11

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    12

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    13

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    14

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Cuadro 3 propuesto

    HOTEL:

    INVENTARIO PERPETUO UTILES DE OFICINA

    MES:

    Fecha

    Fecha

    31-mar

    1. DÍA DEL MES

    Valor

    31-mar

     

    Valor

    Invent.

    Ing.

    Egr.

    Saldo

    Invent.

    Invent.

    Ajuste de

    Valor de lo

    Invent.

     

    DESCRIPCION

    COSTO

    Físico

    de Hoy

    de Hoy

    Actual

    en Libros

    Físico

    Auditoría

    Ajustado

    Físico

    1

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    4

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    6

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    7

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    9

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    10

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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    14

    Cuadro 4 propuesto

    HOTEL:

    INVENTARIO PERPETUO DE PRODUCTOS DE LIMPIEZA

    MES:

    Fecha

    Fecha

    31-mar

    1. DÍA DEL MES

    Valor

    31-mar

     

    Valor

    Invent.

    Ing.

    Egr.

    Saldo

    Invent.

    Invent.

    Ajuste de

    Valor de lo

    Invent.

     

    DESCRIPCION

    COSTO

    Físico

    de Hoy

    de Hoy

    Actual

    en Libros

    Físico

    Auditoría

    Ajustado

    Físico

    1

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    4

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    6

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    7

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    9

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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    14

    Cuadro 5 propuesto

    HOTEL:

    INVENTARIO PERPETUO CRISTALERÍA, CUBETERÍA Y TODO UTENCILIO UTILIZADO EN RESTAURANTE.

    MES:

    Fecha

    Fecha

    31-mar

    1. DÍA DEL MES

    Valor

    31-mar

     

    Valor

    Invent.

    Ing.

    Egr.

    Saldo

    Invent.

    Invent.

    Ajuste de

    Valor de lo

    Invent.

     

    DESCRIPCION

    COSTO

    Físico

    de Hoy

    de Hoy

    Actual

    en Libros

    Físico

    Auditoría

    Ajustado

    Físico

    1

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    4

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    6

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    7

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    9

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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    12

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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    14

    HOTEL:

    INVENTARIO PERPETUO DE BIENES UTILIZADOS EN SERVICIO DE HOSPEDAJE

    MES:

    Fecha

    Fecha

    31-mar

    1. DÍA DEL MES

    Valor

    31-mar

     

    Valor

    Invent.

    Ing.

    Egr.

    Saldo

    Invent.

    Invent.

    Ajuste de

    Valor de lo

    Invent.

     

    DESCRIPCION

    COSTO

    Físico

    de Hoy

    de Hoy

    Actual

    en Libros

    Físico

    Auditoría

    Ajustado

    Físico

    1

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    4

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    6

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    7

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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