Sistemas de Información

Informática. Evolución. Expansión. Integración. Procesamiento de transacciones. Soporte para la decisión. Tipos y usos

  • Enviado por: Obideo
  • Idioma: castellano
  • País: República Dominicana República Dominicana
  • 15 páginas

publicidad
cursos destacados
Wordpress Desde Cero - Nivel Básico e Intermedio
Wordpress Desde Cero - Nivel Básico e Intermedio
Aprende a crear tu primer blog o sitio web sin programar con este video curso. La plataforma Wordpress es usada en...
Ver más información

Introducción a Apache OpenOffice 4.0
Introducción a Apache OpenOffice 4.0
Existen multitud de programas informáticos de código abierto y gratuitos, que al no contar detrás con una gran...
Ver más información


Definición:

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Evolución de los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

  • Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

  • Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

  • El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

  • El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

  • El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

  • En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

  • Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

  • Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

  • Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

  • El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

  • El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

  • Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

  • Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

  • Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

  • Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

  • Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

  • El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

  • El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

  • En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

  • Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

  • Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:

  • La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

  • Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

  • En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

  • El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

  • En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

  • Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

  • El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

  • Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

  • El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

  • Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

  • Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

  • En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES. (TPS)

Los diferentes tipos de SI que debemos desarrollar para cubrir las necesidades de la empresa, se basan en la utilidad de la información solicitada en el proceso de toma de decisiones.

Sistema para el procesamiento de transacciones. (TPS)

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.

Sistema de información administrativa. (MIS)

Proporciona la información que será empleada en los procesos administrativos.

Trata con el soporte de situaciones de decisión bien estructuradas. Es posible anticipar los requerimientos de información más comunes.

Sistema para el soporte de decisiones. (DSS)

Proporciona la información a los directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares. Apoyan la toma de decisiones en circunstancias que no están bien estructuradas.

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Está basado en la computadora y la relación de sustitubilidad de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

" Transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización".

Las transacciones mas comunes dentro de la empresa incluyen las siguientes operaciones:

  • Facturación de ventas

  • Entrega de mercaderías (incluye el tiempo y el período de pago)

  • Pago de las nóminas a los empleados.

  • Comprobación de las cuentas "a cobrar" y "a pagar".

La empresa debe poseer un sistema eficiente para relacionar todas las transacciones, y evitar demoras y/o errores que puedan hacernos perder clientes, o incurrir en problemas de tesorería.

Las actividades que debemos realizar para procesar las transacciones son las siguientes:

  • Cálculos analíticos.

  • Clasificación y ordenamiento según su importancia.

  • Almacenamiento y recuperación de la información, para situarla donde se necesite.

  • Generación de resúmenes, para comprobar rápidamente el estado de la empresa.

Estas actividades operacionales están presentes en cualquier organización de forma reiterada, y poseen todas ellas unas características comunes, como son:

  • Hay un gran volumen de transacciones repetitivas.

  • Hay gran similitud entre dichas transacciones.

  • Los procedimientos para el procesamiento de estas transacciones, está bien definido y se puede describir con detalle.

  • Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.

Estas características permiten establecer rutas para el manejo de las transacciones, indicando que debe buscar, y que se debe hacer cuando se presente una excepción. Los procedimientos para el proceso de transacciones se denominan "procedimientos de operación estándar".

Por ejemplo:

Las rutinas asociadas con transacciones bancarias, caracterizan el empleo de procedimientos de operaciones estándar para el manejo de deposito y retiradas de capital, pago de cheques, y otros procesos, el sistema utilizado en las cajas de los bancos es similar al utilizado por los cajeros automáticos, pues el software utilizado en ambos casos, es el encargado de asegurar que se sigue el procedimiento adecuado.

ACTIVIDAD DEL CLIENTE

ACTIVIDAD DEL SISEMA

  • Proporcionar el nº de cuenta

Verificar la validez del nº (introducción de la tarjeta) de la cuenta

  • Proporcionar contraseña

Verificar que la contraseña corresponda con el nº de la cuenta

  • Proporcionar el monto del retiro

Verificar que el monto se encuentre

  • dentro de los límites establecidos.

  • dentro del saldo de la cuenta

Registrar la transacción en los archivos

  • Retirar el dinero

  • Entregar el dinero

  • Expedir el comprobante

  • Cerrar y prepararse para la próxima operación

Estas actividades se repiten varias veces al día de forma rutinaria, por lo que es una operación que se puede delegar de forma eficiente y eficaz para procesar los datos de una transacción , y recoger las excepciones en ventanilla, agilizando las operaciones.

Los TPS brindan velocidad y exactitud, y se pueden programar en las decisiones bien estructuradas y definidas, para seguir una rutina sin que existan variaciones o errores.

3.3.-SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS. (MIS)

Los TPS están orientados a resolver operaciones rutinarias, por contra los MIS ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas, proporcionando la información necesaria.

Los directivos necesitan más fuentes de información que las provenientes del TPS, por ello deberá añadirse información de otros lugares.

Cuando los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular decisiones, por eso se desarrolla el SI para que de forma periódica se preparen apoyos en la toma de las decisiones administrativas, con una forma y formato normalizados.

Las decisiones apoyadas en el MIS se pueden denominar decisiones estructuradas, por el hecho que los administradores conocen de antemano los factores a tener en cuenta para tomar una decisión, son pues decisiones previamente preestablecidas con la información proveniente del TPS y las variables de influencia más significativas que corresponden a una información estructurada del exterior, por todo ello los analistas de sistemas desarrollan soportes bien estructurados con la información necesaria, que indique el estado de las variables mas relevantes.

Ejemplo:

En el caso anterior de ingresos y retiradas de cantidades de dinero, hay que vigilar la relación entre los préstamos otorgados y los depósitos recibidos, el nivel de reservas, los costes financieros y los intereses a pagar.

ACTIVO PASIVO

--------------------------------------------------------------

Reservas de caja Capital propio

Préstamos a clientes Depósitos acreedores

(intereses recibidos) (coste financiero)

Estas informaciones se complementan con otras de naturaleza externa como son, tendencia económica, tipo de interés del dinero, tasa de gasto de los consumidores, en función de un cuestionario previamente establecido etc.. En base a estos datos se podrá tomar decisiones sobre el tipo de interés a ofrecer por el banco a los nuevos clientes, o para atraer nuevos depósitos, de aquí debe entenderse que cualquier decisión correspondiente a una gestión no preestablecida no es tratable por el MIS

3.4.-SISTEMA DE SOPORTE PARA LA DECISIÓN. (SSD)

Para las decisiones esporádicas o que no ocurren frecuentemente situadas en el nivel estratégico, los SSD ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas o semiestructuradas.

Una decisión se considera no estructurada, si no existen procedimientos claros para tomarla o no se pueden controlar e identificar, todos los factores que afectan a la decisión.

El problema de estos sistemas es determinar la información necesaria y significativa, pues en un ambiente de incertidumbre es muy difícil anticipar la información necesaria. Además a medida que se consigue información aparecen nuevas necesidades de información accesoria difíciles de controlar.

Ejemplo. La instalación de un servicio telefónico en un hospital genera la siguiente demanda de información:

¿Cuál es el coste de cada teléfono?, ¿Cuál es la recaudación esperada para cada teléfono?, ¿Donde y cuántos teléfonos deben haber por planta?, ¿Se debe realizar una centralita, o se debe traspasar o subcontratar el servicio?, ¿Se debe dejar a telefónica dicho servicio? etc..

En este caso es imposible diseñar de antemano el formato de la información necesaria para identificar el problema, pues es una decisión única, en consecuencia los SSD deben poseer una flexibilidad mayor que los demás SI. Además los datos para resolver el problema suelen estar dispersos y no en un archivo centralizado.

Es en estos sistemas donde el criterio de los directivos juega un papel importante, pues los SSD ayudan a tomar decisiones pero no reemplazan el criterio del directivo.

3.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS): CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS

Desde que el concepto de EIS fuera desarrollado por Rockart y Treacy (1982), han ido apareciendo otras definiciones. Podemos considerar un EIS como un sistema de información computerizado concebido específicamente para su uso por parte de la alta dirección de la empresa, a quien le proporciona información tanto interna como externa que puede utilizar como apoyo en el desempeño de sus tareas.

Si bien hemos encontrado diferentes definiciones de un EIS, en lo que sí existe unanimidad es en sus características, las cuales comentamos a continuación:

a) Capacidad de acceso y gestión de la información.

Deberá captar la información, tanto interna como externa, que sea de relevancia para el ejecutivo (Watson, Rainer y Koh, 1991), y por tanto, ha de ser capaz de acceder y gestionar información de múltiples fuentes y formatos, y manejar información estructurada y no estructurada, tanto cuantitativa como cualitativa.

Un EIS permite el acceso directo a la información sin necesidad de intermediarios (Rockart y Treacy, 1982; Watson, Rainer y Koh, 1991).

b) Presentación de la información

La información ha de llegar en forma significativa y manejable al usuario, lo que implica combinar datos de diferentes fuentes en un mismo informe o pantalla, y capacidad de filtrar y comprimir un amplio rango de información. Paralelamente a la capacidad de agregación, un EIS deberá permitir la posibilidad de profundizar, indagar y obtener información más detallada sobre algún aspecto concreto si el directivo lo considera oportuno.

La presentación de la información se debe adaptar a las preferencias personales del usuario, permitiéndole elegir, por ejemplo, la forma que utilizará el sistema para llamar su atención en caso de que aparezcan desviaciones en alguna variable.

c) Orientación a los Factores Críticos de Éxito (C.S.F.)

El EIS deberá proporcionar información sobre las variables clave del negocio, y deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en el negocio, garantizando el mantenimiento de la orientación del sistema hacia los factores críticos de éxito. Por ello, se considera que el EIS debe ser diseñado para la evolución constante (Colomina, 1993). La correcta determinación de las necesidades de información de los usuarios es un requisito imprescindible para que el EIS tenga la adecuada orientación y condiciona en gran medida su éxito o su fracaso.

d) Capacidad de comunicación y organización del tiempo

Un EIS también debe servir de apoyo a las funciones de comunicación, a través del correo electrónico, y de organización del trabajo del directivo por medio de agenda o calendario que generalmente proporciona el sistema.

e) Facilidad de uso.

Estos sistemas deben adecuarse al perfil de sus usuarios, es decir, personas que, generalmente, no tienen formación en informática y, además, no disponen del tiempo para adquirirla. Ello significa que deben tener una fácil utilización que permita acceso directo e intuitivo a sus prestaciones. Rinaldi y Jastrzembski (1986) sugieren que los EIS deberían tener una curva de aprendizaje de unos pocos minutos.

Los EIS son una de las armas más prometedoras que la tecnología pone al servicio de la empresa. Permiten que un ejecutivo, desde su propia mesa de despacho, pueda comprender y analizar las fuerzas que actúan en su compañía y en el mercado. Los ejecutivos pueden utilizar los EIS de dos formas totalmente distintas:

  • Para acceso a la información(sólo lectura), sobre la situación actual y sobre las tendencias previstas de los negocios.

  • para análisis personalizados de los datos disponibles. Vamos a ver brevemente estos dos modos de uso.

  • a) Acceso a la información

    Cuando los ejecutivos tienen acceso "solo de lectura" a los últimos datos o informes sobre la situación de las variables clave, ello implica que están capacitados para examinar la información solicitada, pero pueden hacer muy poco, o quizá nada, en cuanto a procesado de datos. en sectores donde las condiciones del mercado cambian rápidamente, donde hay que controlar muchos informes o donde es importante el seguimiento hora a hora de las operaciones, esta clase de acceso puede utilizarse mucho.

    b) Análisis personalizados

    Naturalmente, los ejecutivos pueden utilizar el ordenador no sólo para tener un acceso exclusivo a la información, sino también como un instrumento analítico. El tipo de análisis realizado difiere de un directivo a otro. Algunos simplemente calculan nuevos ratios o hacen extrapolación de tendencias actuales para aplicarlas al futuro. Algunos marcan en gráficos las tendencias de interés particular, con objeto de obtener una perspectiva visual complementaria. Otros trabajan con modelos simulados para determinar donde serán más productivas las inversiones de capital. Lo importante es que estos sistemas EIS permitan considerar, cambiar, extender y operar datos según procedimientos que son significativos para el ejecutivo a nivel personal. Para que este método sea eficaz es ineludible que los ejecutivos quieran dedicar mucho de su propio tiempo y esfuerzos a la definición de los datos que se necesitan y al aprendizaje de lo que el ordenador pueda hacer.

    Los usuarios precisan al menos algún grado de formación inicial y asistencia durante su trabajo en relación con los lenguajes el ordenador.

    Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

    Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

    Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

    Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

    Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

    A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

    Actividades que realiza un Sistema de Información:

    Entradas:

    • Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

    • Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

    • Facturas (interfase automático).

    • Pagos, depuraciones, etc.

     Proceso:

    • Cálculo de antigüedad de saldos.

    • Cálculo de intereses moratorios.

    • Cálculo del saldo de un cliente.

    Almacenamiento:

    • Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

    • Catálogo de clientes.

    • Facturas.

     Salidas:

    • Reporte de pagos.

    • Estados de cuenta.

    • Pólizas contables (interfase automática)

    • Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

    Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

    Sistemas de Información

    Tipos y Usos de los Sistemas de Información

    Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

  • Automatización de procesos operativos.

  • Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

  • Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

  • Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

    Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura 1.3.

    Sistemas de Información

    A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

    Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

    • A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

    • Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

    • Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

    • Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

    • Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

    Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

    • Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

    • La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

    • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

    • No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

    • Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

    • Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

    • Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

    Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

    Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

    • Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

    • Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

    • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

    • Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

    • Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

    Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

    Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

    Rockart y Crecenzi (1984); Reck y Hall, (1986); Watson, Rainer y Koh (1991); Wetherbe (1991).