Sistemas de Información

Administración de los Sistemas de Información

Capítulo 1 - El reto de los sistemas de Información

Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.

Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.

Funciones de un sistema de información

Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son:

Las de alimentación o insumo, es la captura o recolección de datos primarios dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.

El procesamiento, es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los seres humanos (a algo que tenga más sentido).

El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.

Los sistemas de información también requieren la retroalimentación que es el producto regresado a personas a los miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.

Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)

Los sistemas formales descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los procedimientos para recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y emplearlos. Son estructurados, operan mediante reglas predeterminadas que permanecen relativamente fijas y que no se pueden cambiar tan fácilmente.

Los sistemas de información informales descansan en acuerdos implícitos y reglas no establecidas de comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser almacenada y procesada.

Los sistemas formales de información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los sistemas manuales emplean tecnología de papel y lápiz.

Los sistemas de información basados en computadora, por el contrario, descansas en la tecnología del software y el hardware de las computadoras para procesar y distribuir la información.

La finalidad del SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la toma de decisiones, a la comunicación, control, etc.

Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.

Diferencia entre computadoras y los sistemas de información

Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de computadora o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento mediante computadora.

Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.

Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta.

Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual para dar soluciones.

Elementos de una institución

Los elementos claves de una institución son:

su personal
la estructura
los procedimientos de operación
su cultura

Instituciones

Las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus estructuras reflejan una clara división del trabajo. Una institución coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad.

Los niveles superiores de la jerarquía están formados por el personal directivo, profesional y técnico.

Los niveles inferiores están formados por el personal operativo.

Los procedimientos estándar de operaciones (PEO), son reglas definidas con precisión para realizar tareas desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas, estas reglas guían al personal mediante procedimientos. La mayor parte de esos procedimientos están formalizados. Muchos de los PEO quedan incorporados a los sistemas de la organización.

Las instituciones requieren de muchos tipos de habilidades y de personas, además de los administradores:

de los trabajadores del conocimiento, son personas como ingenieros, arquitectos o científicos que diseñan productos o servicios
de los trabajadores de la información, son personas tales como secretarias o contadores que procesan y distribuyen los documentos de la empresa
de los trabajadores de producción o servicios, son personas que en realidad producen los productos o servicios para la institución

Toda institución tiene una cultura única, parte de la cultura de la organización puede estar implícita en sus sistemas de información.

Los diferentes niveles y especialidades en una institución crean diferentes intereses y puntos de vista. Estos a menudo entran en conflicto. El conflicto es la base de la política institucional..

Administración

Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. En todo momento deben ejercer un liderazgo responsable.

Los administradores deben hacer más que administrar lo que ya tienen. Una parte sustancial es el trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e información.

Es importante advertir que los roles y las decisiones varían a los diferentes niveles de la organización.

Los administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisiones estratégicas a largo plazo sobre que productos y servicios producir.

Loa administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos.

Los administradores operativos o supervisores son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la institución.

Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos en el sistema.

Tecnología

La tecnología de los sistemas es una de las muchas herramientas de las que los administradores pueden disponer para enfrentar al cambio. Es el instrumento a través del cual la administración controla y crea.

Los SIBC (sistemas de información a base de computadoras) utilizan la tecnología de software, hardware, almacenamiento y telecomunicación.

El hardware de computadora es el equipo físico empleado para las actividades de alimentación, el procesamiento y la salida en un sistema de información.

El software de computadora son las instrucciones detalladas, previamente programadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de computadora de un sistema de información.

La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para el almacenamiento de la información como los discos magnéticos o las cintas.

La tecnología de telecomunicaciones formada por los dispositivos físicos y el software enlaza las distintas piezas del hardware y transfiere los datos de un lugar a otro.

Diferentes niveles de los Sistemas

Como existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una institución, existen también distintos tipos de sistemas

1.-) Los sistemas del nivel operativo.

Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, etc.

El fin principal de este sistema es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institución. La información que brinde debe ser fácilmente accesible, actual y correcta.

2.-) Los sistemas de nivel de conocimientos.

Apoyan a los trabajadores del conocimiento y los de la información en una institución. La finalidad de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la institución controle el flujo de la documentación. Estos sistemas en especial bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.

3.-) Los sistemas de nivel gerencial.

Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio.

Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o el año anterior.

Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de información no son siempre claros. Responden a los “Que pasa sí? Las respuestas a estas preguntas con frecuencia requieren de nueva información de fuentes externas, así como internas, que no pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo.

4.-) Los sistemas de nivel estratégico.

Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo dentro y en el entorno de la institución

Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las que se cuentan.

El proceso administrativo

En los sistemas actuales hay una interdependencia entre la estrategia organizacional del negocio, las reglas y los procedimientos y los sistemas de información de la institución. Los cambios de la estrategia, reglas y procedimientos cada vez más requieren de cambios en el hardware, software base de datos y telecomunicaciones. Los sistemas ya existentes pueden actuar como restricción en las organizaciones. A menudo, lo que la institución desearía hacer depende de lo que sus sistemas le permitan.

Arquitectura de información de la empresa

Los administradores de hoy deben saber cómo ordenar y coordinar las diversas tecnologías de cómputo y los sistemas de aplicaciones de negocios para satisfacer las necesidades de comunicación de cada nivel de su institución, así como las necesidades de la institución como un todo.

El conocimiento de los sistemas y la comprensión de la institución configuran la arquitectura de la información de la institución.

La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de información juega en una institución para permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados.

Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información

El estudio de los sistemas de información trata con cuestiones y puntos de vista que son contribuciones de las disciplinas técnicas y del comportamiento. Es un campo multidisciplinario, no existe una teoría que pos sí sola predomine. Las principales disciplinas son: la ciencia de la computación, de la administración, investigación y operaciones, la psicología, la sociología y la ciencia política.

1.-) Enfoque técnico.

Las disciplinas que contribuyeron al enfoque técnico son la ciencia de la computación (le concierne el establecimiento de las teorías de la computación y los métodos de computación entre otros), la de la administración (hace hincapié en el estudio de modelos para la toma de decisiones) y la investigación de operaciones (se enfoca hacia las técnicas matemáticas como los costos, el control de inventario, etc.).

2.-) Enfoque conductual.

Se relaciona con las cuestiones y problemas conductuales. Otras disciplinas del comportamiento también juegan un papel importante. Los sociólogos se enfocan sobre el impacto de los sistemas de información en el grupo. Las ciencias políticas investigan los impactos políticos y los usos de los sistemas de información. La psicología se interesa en las respuestas individuales a los sistemas de información

Este enfoque no ignora la tecnología, pero el punto medular de este enfoque no se centra en las soluciones técnicas, se concentra más bien en los cambios de actitudes, en las políticas de administración y organización y el comportamiento.

3.-) Enfoque sociotécnico.

Ninguna perspectiva por sí sola captura de manera eficaz la realidad de los sistemas de información. Los problemas de los sistemas y sus soluciones son raramente por entero de tipo técnico o conductual. Los componentes técnico y conductual requieren de atención, esto significa que la tecnología debe ser cambiada y diseñada de tal modo que se apegue a las necesidades institucionales e individuales. Las instituciones y las personas también deben cambiar mediante la capacitación y el aprendizaje con el objeto de permitir que la tecnología opere y prospere.

Capítulo 2 - Ejemplos de sistemas de información.

Racionalización de los procedimientos

Es la modernización de los procedimientos normales de operación para maximizar las ventajas de la computación y hacer más eficientes a los sistemas de información.

Símbolos empleados para describir los sistemas de información

Cinco clases de símbolos son importantes para la mayoría de las descripciones de sistemas:

Alimentación: Entrada por teclado y dispositivos de digitalización, scanners, mouse, pantallas de tacto, dispositivos para datos de vos, lectores ópticos, etc.
Procesamiento: Computadoras
Almacenamiento: Cinta magnética, almacenamiento en línea, base de datos, disco óptico
Telecomunicaciones: Enlaces como cable, línea telefónica o transmisión inalámbrica
Salida: Pantalla en línea, documento, impresora.

Procesamiento por lotes y en línea

En el procesamiento por lotes las operaciones se acumulan y almacenan en grupo o lote, hasta el momento cuando, a causa de un ciclo para dar información resulta eficiente o necesario procesarlas.

En el procesamiento en línea, el usuario alimenta las operaciones a un dispositivo directamente conectado con el sistema de cómputo, en general las operaciones se procesan de inmediato.

Las demandas de los negocios determinan el tipo de procesamiento.

Los sistemas en lotes a menudo usan la cinta como medio de almacenamiento, mientras que los en línea emplean el almacenamiento en disco que permite un acceso inmediato a puntos específicos de la información.

En los sistemas por lotes las operaciones se acumulan en un archivo de operaciones que contienen todas las operaciones para un lapso específico. Este archivo se usa para actualizar un archivo maestro que contiene información permanente sobre estos temas.

En el procesamiento en línea, las operaciones se alimentan de inmediato al sistema y éste normalmente responde en la misma forma. El archivo maestro se actualiza de manera continua. En el procesamiento en línea existe una conexión directa a la computadora para la alimentación y la salida.

Tipos de sistemas

En la institución se tienen:

Sistemas de Soporte a Ejecutivos (SSE) al nivel estratégico
Sistemas de Información para la Administración (SIA) y Sistemas de Soporte para la toma de Decisiones (SSD) al nivel de administración o gerencial
Sistemas de Trabajo de Conocimiento (STC) y Sistemas de Automatización de Oficina (SAO) al nivel de conocimientos
Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO) al nivel operativo.

Las instituciones cuentan con muchos sistemas de información que sirven a los diferentes niveles y funciones. Los sistemas de cada nivel se han especializado para servir a cada una da las principales áreas funcionales.

1.-) Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO).

Dan servicio al nivel operativo de la institución. Es un sistema computarizado que realiza y registra las operaciones diarias de rutina necesarias para la operación de la empresa (reservas de hoteles, pasajes, registro de clientes y embarques).

Las tareas, los recursos y las metas del nivel operativo están previamente definidos y altamente estructurados.

Si los SPO no operan bien la institución fracasa en la recepción de los insumos del entorno.

Los SPO son los principales generadores de información para otros tipos de sistemas.

Son el único lugar donde los administradores obtienen evaluaciones inmediatas del funcionamiento de la institución e información muy anterior al funcionamiento de la misma.

2.-) Sistemas de Trabajo del conocimiento (STC).

Son sistemas de información que ayudan a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración de nuevos conocimientos para la institución. Estos sistemas tales como estaciones de trabajo de ingeniería o científicas para el diseño, promueven la creación de nuevos conocimientos, aseguran que los nuevos conocimientos y experiencia técnica sean integrados adecuadamente a la empresa. Las estaciones de trabajo son poderosas computadoras de escritorio que combinan una resolución gráfica de alta calidad, posibilidades analíticas y administración de documentos. En general se utilizan en aplicaciones de ingeniería y diseño.

En general los trabajadores del conocimiento son personas que tienen grados universitarios tales como ingenieros, médicos, abogados y científicos.

3.-) Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO).

Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos de la institución. Son sistemas computarizados, como el procesador de palabra, correo electrónico y sistemas de programación, que han sido diseñados para incrementar la productividad de los empleados que manejan información en la oficina. Ayudan principalmente a los trabajadores de la información.

En general tienen niveles académicos menos formales y tienden a procesar más que a crear información. Son principalmente secretarias, contadores, etc, cuyos puestos sirven principalmente para emplear, manejar o distribuir información.

Los sistemas de automatización de oficinas típicos manejan:

La administración documental, a través de procesadores de palabra, archivamiento digital
La programación, mediante agenda electrónica
La comunicación, a través del correo electrónico o video conferencia.

4.-) Sistemas de Información para la Administración. (SIA).

Sirven al nivel administrativo de la institución.

Proporcionan a los administradores informes y acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de la institución. Sirven principalmente a las funciones de planeación, control y toma de decisiones al nivel de administración gerencial. Toman la información obtenida de los SPO y la presentan en forma de resumen rutinario y de informes de excepción. Emplean modelos muy sencillos para presentar la información. Son orientados casi exclusivamente a hechos internos y no externos.

5.-) Sistemas para el Soporte a Decisiones (SSD).

Sirven al nivel administrativo de la institución.

Los administradores emplean los sistemas de soporte a decisiones para ayudarse en la toma de decisiones semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes. Tienen capacidad de análisis que permite que quien los usa emplee diversos modelos para analizar la información. Estos sistemas dependen de la información interna de los SPO y de los SIA y con frecuencia se sirve de información suministrada por fuentes externas. Tienden a ser más interactivos.

6.-) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG).

Los emplean los directivos para la toma de decisiones. Sirven al nivel estratégico de la institución, dirigen las decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de computación y comunicación en vez de proporcionara alguna aplicación fija o capacidad específica. Están diseñados para incorporar información sobre eventos externos tales como leyes fiscales o competidores nuevos. Obtienen información resumida de los SIA y SSD internos.

Los SSG emplean el software de gráficas más avanzado y pueden dar gráficas e información de muchas fuentes de manera inmediata. Dan información a administradores cuando ésta se requiere y de manera altamente interactiva.

No está diseñado para resolver problemas específicos. Los SSG operan de manera más abierta

Interacciones entre los sistemas

Los diversos tipos de sistemas en la institución no operan de manera independiente. Más bien existen interdependencias entre los sistemas. Los SPO son fuertes generadores de información que se requieren en los demás sistemas, los que a su vez producen información para otros sistemas. Estos distintos tipos de sistemas están enlazados débilmente en la mayoría de las instituciones.

Capítulo 3 - Sistemas estratégicos de información (SEI)

Los sistemas estratégicos de información cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a ganar ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la institución así como a los productos, servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de comportamiento. Las instituciones pueden requerir de un cambio en sus operaciones internas para sacar ventaja de las nuevas tecnologías de los sistemas de información.

Estos sistemas emplean la información y los otros sistemas internos como ayuda para eliminar la competencia.

Es un sistema complementario del SSG.

Como se puede emplear para obtener ventajas competitivas

Es necesario primero entender dónde podrían encontrarse las ventajas estratégicas para la empresa.

Pueden ayudar a la empresa a superar a la competencia de diversas maneras, por ejemplo desarrollando nuevos productos o servicios, apuntar a diversos nichos de mercado, evitar que los clientes o proveedores cambien a la competencia y proporcionar productos o servicios a costos menores.

Modelos

Dos modelos de empresa y su entorno han sido utilizados para identificar áreas en donde los sistemas de información puedan proporcionar ventajas sobre la competencia. Estos son:

Modelo de fuerzas competitivas. Modelo empleado para describir la interacción de las amenazas y oportunidades externas que afectan a la estrategia de la empresa y su capacidad para competir. La ventaja competitiva puede alcanzarse al estimular la capacidad de la empresa de tratar con clientes, proveedores, productos y servicios sustitutivos y nuevos concurrentes a su mercado. La empresa puede usar 4 estrategias competitivas:

Diferenciación de producto. Estrategia competitiva para crear lealtad hacia la marca al desarrollar productos nuevos y únicos que no pueden ser duplicados fácilmente.
Diferenciación orientada. Estrategia competitiva para desarrollar nuevos nichos de mercado en donde una empresa pueda competir en el área objeto mejor que sus competidores.
Costos de cambio. El gasto de un cliente al perder tiempo y recursos cuando se cambia de un sistema o un proveedor al sistema o proveedor de la competencia.
Transformarse en productor de bajos costos. Las empresas pueden producir bienes y servicios a un precio menor que sus competidores sin sacrificar la calidad y el nivel de servicio.

Modelo de la cadena de valor. Este modelo contempla a la empresa como una serie o cadena de actividades básicas que añaden un margen de valor a los productos o servicios de la empresa. Estas actividades pueden clasificarse en primarias o de apoyo.

Las actividades primarias están relacionadas con la producción y la distribución de los productos y servicios de la empresa que crean valor para el cliente (logística interna o externa, almacenamiento de materiales para su distribución.
Las actividades de apoyo hacen posible la concurrencia de las actividades primarias y consisten en la infraestructura de la institución (administración y dirección), recursos humanos (contratación y capacitación), tecnología (mejorar los procesos) y abastecimiento (adquisición de insumos).

Sistemas Interinstitucionales y Mercados Electrónicos

Los sistemas que se enlazan a una empresa con sus clientes, distribuidores o proveedores se llaman sistemas interinstitucionales porque automatizan el flujo de información a través de las fronteras de las instituciones.

Los sistemas interinstitucionales que proporcionan servicios a diferentes instituciones al integrar muchos vendedores y compradores crean un mercado electrónico. Mediante computadoras y telecomunicaciones, estos sistemas funcionan como intermediarios electrónicos

Sistemas para abatir costos

Sistemas de información estratégicamente orientados facilitan las operaciones internas, el control administrativo, la planeación y el personal. Ayudan a las empresas a abatir de manera significativa sus costos internos, permitiéndoles dar productos y servicios a menores precios que los de sus competidores.

Implicaciones para los administradores y las instituciones

Los sistemas de información pueden tener implicaciones estratégicas para las operaciones internas de la institución y que pueden alterar los balances críticos con los factores externos del medio ambiente, como los nuevos productos y servicios, los clientes y los proveedores. Estos cambios estratégicos alteran la ventaja competitiva de la empresa.

Los sistemas de información pueden contrarrestar las fuerzas de la competencia al encerrar a los clientes y proveedores. Estos sistemas pueden hacer que los costos de cambiar de un producto a otro resulten prohibitivos para los clientes.

Administración de las transiciones estratégicas

Movimiento entre los niveles de los sistemas sociotécnicos. Se requiere con frecuencia cuando se adoptan sistemas estratégicos que necesitan cambios en los elementos sociales y tecnológicos de la institución.

Capítulo 4 - Los Sistemas de Información y las Instituciones.

La relación entre las instituciones y los sistemas de información

La relación entre la tecnología de información y las instituciones es compleja y las interpretaciones de estas relaciones son controvertidas.

Los sistemas de información y las instituciones ejercen entre sí una influencia mutua. La tecnología de los sistemas de información tendrá un impacto diferente en los distintos tipos de instituciones.

La relación biunívoca entre las instituciones y la tecnología de información se ve medida por diversos factores que condicionan las decisiones para que estas sean o no tomadas por los administradores. Entre los factores que median en las relaciones se tiene la cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y la pura casualidad.

Qué es una institución?

Definición técnica.

Es una estructura social estable y formal que toma los recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de productos.

El capital y el trabajo son los factores primarios de la producción que son proporcionados por el medio ambiente. La institución transforma a estos insumos en productos y servicios mediante una función de producción, un proceso que transforma el capital de trabajo en productos.

Las instituciones son formales por ser entidades legalmente constituidas y deben apegarse a las leyes.

Tienen reglas y procedimientos internos. Las instituciones son estructuras sociales porque son un conjunto de elementos sociales.

Definición conductual.

Es un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que conservan un equilibrio dedicado a lo largo del tiempo mediante el conflicto y la resolución de este. Las personas que trabajan en las instituciones desarrollan formas habituales de trabajo y hacen convenios con los subordinados y jefes sobre como ha de realizarse el trabajo y bajo que condiciones. La mayoría de estos convenios no se presentan de manera formal.

Las definiciones técnica y conductual de las instituciones no son contradictorias, se complementan. La definición técnica dice como las empresas combinan capital, trabajo y tecnología de información, mientras que el modelo conductual nos lleva dentro de la empresa individual para ver como empresas específicas emplean el trabajo y el capital para la obtención de sus productos.

Características comunes de las instituciones

Estas características organizacionales son los factores de mediación que influyen en la relación entre las instituciones y la tecnología de la información.

Son características “ideales típicas” de las instituciones. Fueron denominadas burocracias (institución formal) que tienen ciertos atributos estructurales tales como:

Clara división del trabajo
Jerarquía
Reglas y procedimientos explícitos
Juicios imparciales
Calificaciones técnicas para los puestos
Eficiencia máxima de tipo organizacional

Procedimientos normales de operación.

Las instituciones eficientes producen un número limitado de productos y servicios al seguir rutinas establecidas. En este período el personal desarrolla reglas, procedimientos y prácticas razonablemente precisas llamadas procedimientos estándar de operación (PEO) para enfrentar todas las situaciones virtualmente esperadas. Algunas reglas se ponen por escrito como procedimientos formales, pero la mayoría son reglas prácticas para ser seguidas en determinadas situaciones.

Cualquier cambio en los PEO requiere de un gran esfuerzo organizacional.

Políticas institucionales.

Las instituciones están ordenadas de manera que las personas ocupen diferentes posiciones. Entre estas hay diferencias en intereses y especialidades, y estas diferencias son importantes para los miembros de la institución ya que por estas se producen conflictos políticos, rivalidades y dificultades. La política es una parte normal de la vida institucional.

Una de las grandes dificultades de lograr cambios en las instituciones referentes a desarrollos de nuevo sistemas de información es la resistencia política a cualquier cambio organizacional importante que pueda ocurrir. Los cambios importantes son los que directamente afectan a quién hace qué a quién, cuando y como.

Cultura organizacional.

Es el conjunto de supuestos fundamentales sobre que es lo que la institución debe producir, como obtener dichos productos, donde y para quien. Estos supuestos rara vez aparecen publicados o se mencionan.

La cultura organizacional es una poderosa fuerza unificadora, que limita el conflicto político y promueve la comprensión mutua, los acuerdos en los procedimientos y las prácticas comunes. Si todos comparten los mismos supuestos culturales, entonces se facilitan los acuerdos sobre otras cuestiones.

La cultura organizacional es un poderoso freno al cambio, en especial el de carácter tecnológico. Cualquier cambio se encontrará con una fuerte resistencia.

Características únicas de las instituciones.

Algunas características varían de una institución a otra, aun cuando todas las instituciones tienen características comunes, no existen dos de ellas que sean idénticas

Diferentes tipos de instituciones.

Según Mintzberg se identifican 5 tipos principales de instituciones:

Estructura de emprendedores. Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de información están pobremente planeados.

Máquina burocrática. Gran burocracia organizada en divisiones funcionales que centraliza la toma de decisiones, produce productos estándar y se da en un entorno de cambios lentos. Los sistemas de información tienden a ser de base macrocomputacional, están bien planeados pero en general se limitan a la contabilidad, finanzas, planeación sencilla y aplicaciones administrativas.

Burocracia divisionalizada. Combinación de muchas máquinas burocráticas. Cada una produce un producto o servicio distinto, bajo una matriz. Los sistemas de información son elaborados y complejos.

Burocracia profesional. Institución basada en el conocimiento, como un despacho de abogados o un hospital que es regida por jefes de departamentos con una autoridad centralizada y débil. Opera en un medio ambiente que cambia lentamente. En general los sistemas son primitivos centralizados de información, contabilización del tiempo y facturación por los servicios profesionales. Tienen sistemas muy sofisticados del trabajo de conocimiento para profesionales.

Adhocracia. Tipo de organización basada en la fuerza de tarea, como la existente en una institución de investigación que está diseñada para responder a los cambio rápidos del entorno y se caracteriza por gran número de especialistas organizados en fuerzas multidisciplinarias de tarea de vida corta. Los sistemas de información tienen un desarrollo pobre, pero en general son muy avanzados a nivel de fuerzas de tarea en donde los expertos construyen sus sistemas que son únicos para funciones muy estrechas.

Medios ambientes.

Las instituciones tienen diversos medios ambientes y éstos ejercen una poderosa influencia en la estructura organizacional. Las instituciones en entornos muy cambiantes se parecen más a las adhocracias. Las instituciones en entornos más estables tienden hacia las máquinas burocráticas.

La mayoría de las instituciones no se adapta bien a los grandes cambios ambientales, el conflicto político emanado del cambio potencial y la amenaza a valores culturales suelen inhibir a las instituciones para hacer cambios significativos para enfrentar un medio ambiente cambiante.

La tecnología es un factor ambiental que continuamente amenaza el orden establecido. Los cambio tecnológicos ocurren de manera tan radical que constituyen una discontinuidad tecnológica, una ruptura profunda en la práctica del sector. Tecnologías que cambian rápidamente como la información son una amenaza para las instituciones.

Otras diferencias entre instituciones.

Las estructuras difieren en cuanto a sus objetivos últimos y los tipos de poder empleados para alcanzarlos.

Las características comunes y únicas de las instituciones ejercen una influencia poderosa sobre cómo puede ser la tecnología de información y como será empleada en ellas. Probablemente sea un error concluir que los sistemas de información tendrán ciertos impactos específicos sobre todas las instituciones, depende mucho de una gran cantidad de otros factores no tecnológicos.

Niveles de análisis.

En todas las instituciones existen niveles, pero cada institución es distinta de las otras en términos de lo que son los niveles, quien los ocupa, y que tareas se asignan a los distintos niveles.

A los niveles de organización individual y de grupo pequeño, los sistemas de organización se apegan a una tarea, puesto o proyecto individual.

A los niveles departamental o divisional, los sistemas de información tienen que ver con una función, un producto o servicio particular de la empresa.

A los niveles institucionales, interinstitucionales y de redes de instituciones, los sistemas de información dan soporta a productos, servicios y objetivos múltiples y facilitan las alianzas y la coordinación entre dos distintas instituciones o grupos de éstas.

Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información.

Las instituciones tienen un impacto en los sistemas de información debido a las decisiones tomadas por los administradores y los empleados. Los administradores deciden sobre el diseño de los sistemas, también emplean la tecnología de la información. Son quienes determinan quien construye y opera los sistemas y quienes proporcionan los argumentos para construir los sistemas.

El papel que desempeñan los sistemas de información.

Las instituciones tienen un impacto directo sobre la tecnología de la información al tomar decisiones sobre como será empleada y que papel desempeñará en la institución.

Las últimas cinco décadas han visto pasar cambios en las configuraciones técnicas y organizacionales de los sistemas. Pasó de realizar unas cuantas funciones críticas en los años cincuenta a dar un servicio a lo ancho de la empresa en los noventa.

El paquete de Cómputo.

El paquete de cómputo se compone de tres elementos distintos:

Una unidad formal de la institución, o la función llamada departamento de sistemas de información. El grupo de sistema de información opera como un poderoso agente de cambio en la institución, sugiriendo nuevas estrategias de negocios y nuevos productos con base en la información. La dimensión del departamento de sistemas puede variar mucho, dependiendo de papel de los sistemas de información en la institución y del tamaño de la misma.

Especialistas de sistemas de información, como programadores, analistas de sistemas, líderes de proyecto y los administradores de sistemas de información. También participan especialistas externos como fabricantes consultores, fabricantes y proveedores de hardware.

La tecnología en sí, el software y el hardware.

Por qué se construyen los sistemas de información.

Evidentemente las instituciones adoptan sistemas de información para ser mas eficientes, pero esta no es la única razón.

Los sistemas son construidos con la idea de eficiencia implícita, han alcanzado una importancia vital porque permiten permanecer activos en los negocios

Las instituciones han buscado los beneficios competitivos de los sistemas.

En otros casos los sistemas de información se construyen a causa de ambiciones de diversos grupos dentro de la institución.

En algunos casos se construyen a causa de los cambios ambientales en donde se incluyen los cambios en las legislaciones gubernamentales

Pero es cierto que las instituciones adoptan los sistemas de información por dos factores:

Los factores ambientales. Son factores externos a la institución, que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información.

Los factores institucionales. Son factores internos de la institución, que influyen en la adopción de los sistemas de información tales como control sobre los procesos de inventarios más estrictos.

Impacto de los sistemas de información en las instituciones.

Algunos investigadores basan su trabajo en la microeconomía mientras que otros toman un enfoque conductual.

Teorías económicas.

Es el estudio de asignar los recursos escasos en mercados en donde operan miles de empresas competidoras.

La teoría más extendida de cómo la tecnología de información afecta a miles de empresas es el modelo microeconómico. La tecnología de los sistemas de información se ve como un factor de la producción que puede sustituir libremente capital y trabajo.

En teoría microeconómica la tecnología de información debería tener como resultado el decremento del número de gerentes medios y de empleados a medida que la tecnología de información sustituye su trabajo.

La teoría del costo de las operaciones se basa en la noción de que una impresa incurre en costos cuando copra en el mercado lo que ella misma no fabrica. Afirma que las empresas existen porque pueden efectuar operaciones en el mercado internamente de manera más barata de lo que pueden hacerlo con empresas externas en el mercado. Las empresas incrementan sus dimensiones para poder disminuir el costo de sus operaciones.

La tecnología de la información pudo ayudar a las empresas a bajar el costo de participación en los mercados, haciendo que valiera la pena para las empresas contratar proveedores externos en vez de emplear fuentes internas de abastecimiento.

La teoría de los agentes la empresa se contempla como un conjunto de contratos entre personas interesadas personalmente en vez de cómo una entidad unificada de maximización de utilidades.

Este factor introduce costo de administración o costo de agentes. A medida que la empresa crece en tamaño los costos de operación crecen porque los dueños deben gastar más.

La tecnología de información, al reducir los costos de adquisición y de análisis de la información, permite a las institución reducir sus costos globales de administración.

Teorías del comportamiento.

Las teorías conductivas tomadas de la sociología, psicología y la ciencia política describen el comportamiento de las empresas y los administradores individuales.

De acuerdo con la teoría de la decisión y el control, la función de la institución es tomar decisiones bajo condiciones de incertidumbre y riesgo. Los administradores nunca tienen la información y el conocimiento completo por lo que no pueden analizar todas las alternativas, para lo cual deben incorporar a la estructura personal medio donde su función se centralice en la toma de decisiones.

La tecnología de la información podría suplir estas funciones permitiendo la distribución de la información desde los niveles inferiores sin la intervención de ninguna gerencia.

La teoría sociológica afirma que las instituciones desarrollan estructuras burocráticas, jerarquizadas y procedimientos de operación para enfrentar a los entornos inestables y que las instituciones no pueden cambiar las rutinas cuando cambia el medio ambiente.

Las instituciones pueden decidir si centralizar o descentralizar el poder.

Muchas instituciones buscan acumular información sobre unidades operativas y desarrollar personal corporativo para propósitos de planeación y de control.

La teoría posindustrual afirma que la transformación de los países industriales avanzados hacia sociedades posindustriales crea instituciones más planas dominadas por los trabajadores del conocimiento, en donde la toma de decisiones es más descentralizada.

La tencología de la información debe conducir hacia instituciones ligadas por redes trabajando por fuerzas de tarea en donde los grupos de profesionistas se juntan por períodos de tiempo para lleva a cabo una tarea específica.

La teoría cultural afirma que la tecnología de información debe encuadrarse dentro de la cultura de la institución o la tecnología no será adoptada.

La tecnología de información puede amenazar o bien apoyar a la cultura organizacional.

La teoría política describe a los sistemas de información como el resultado de la competencia política entre subgrupos en las instituciones por la influencia sobre las políticas, procedimientos y recursos de la institución.

Resistencia al cambio de las instituciones.

La resistencia institucional es la causa de que muchos sistemas fracasen. Estas resistencias son:

Las instituciones adoptan el cambio sólo cuando deben hacerlo, ellas no innovan a menos que exista un cambio sustancial en el medio ambiente.
Fuerzas sustanciales resistentes al cambio están arraigadas en las estructuras, valores y grupos de interés en la institución.
La innovación en la institución es difícil y compleja de alcanzar. Implica más que sólo la compra de tecnología.

La tecnología no hará el trabajo por las personas, para que los sistemas de información trabajen adecuadamente es necesario manejar el proceso de manera activa, ajustar la tecnología a la situación y aceptar la responsabilidad del éxito y el fracaso.

Ningún sistema toma estos factores en cuenta. Los factores organizacionales centrales son:

El medio ambiente
La estructura organizacional
La cultura y la política
El tipo de institución
El grado de apoyo y la comprensión de la alta dirección
El nivel de la institución que opera el sistema
Los principales grupos de interés afectado por el sistema
Los tipos de tareas y decisiones que deben ser apoyados por el sistema
Los sentimientos y actitudes
La historia de la institución

Capítulo 5 - Toma de Decisiones

Introducción a la toma de Decisiones.

Niveles en la toma de decisiones

Existen cuatro categorías:

La toma estratégica de decisiones determina los objetivos, recursos y políticas de la institución. En esta categoría surge el problema de la predicción del futuro de la institución y su entorno y ajustar las características de aquella a éste.

La toma de decisiones para el control administrativo se refiere a qué tan eficaz y eficientemente se emplean los recursos y qué tan bien se desempeñan las unidades operativas.

La toma de decisiones a nivel de conocimiento trata con la evaluación de nuevas ideas para los productos y servicios, las maneras de comunicar nuevos conocimientos y formas de distribuir información.

La toma de decisiones para el control operativo determina como llevar a cabo las tareas específicas establecidas por quienes toman decisiones a niveles de media y alta gerencia, la determinación de qué unidades en la institución deberán llevar a cabo las tareas, estableciendo criterios para su conclusión y la utilización de los recursos y la evaluación de los resultados.

Tipos de decisiones: estructuradas vs. no estructuradas

Para cada uno de estos niveles Simon clasificó las decisiones como no estructuradas a aquellas en las que quien toma las decisiones debe proporcionar los criterios, la evaluación y los puntos de vista para la definición del problema. Estos tipos de decisiones son nuevas, importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento bien aceptado para tomarlas. Las estructuradas son repetitivas, rutinarias e implican un procedimiento definido para tomarlas de manera que no se las consideras nuevas a cada una.

Tipos de decisiones y tipos de sistemas

El personal operativo se enfrenta a problemas más o menos estructurados. Quienes hacen la planeación estratégica hacen frente a problemas altamente no estructurados. Muchos de los problemas encontrados por los trabajadores del conocimiento son también no estructurados. Sin embargo en cada nivel organizativo existen problemas estructurados y no estructurados.

Actualmente la mayoría de las excitantes aplicaciones ocurren en las áreas administrativas, del conocimiento y de planeación estratégica, donde los problemas son semi o no estructurados.

Etapas en la toma de decisiones

Simon (1960) describió cuatro etapas en la toma de decisiones:

La inteligencia implica identificar los problemas. Se recopila información para informar a los administradores qué tan bien se desempeña la institución y para hacerles saber dónde se presentan los problemas. Los SIA pueden ser útiles en el proceso de identificación.

En el diseño, la persona diseña las posibles soluciones a los problemas, propone alternativas, de manera que el administrador decida si una solución en particular es o no apropiada. Los SSD son utilizados en esta etapa.

Selección, consiste en elegir entre las alternativas propuestas. En este caso, un administrador puede usar las herramientas de información que calculen las consecuencias, costos y oportunidades proporcionadas por cada alternativa. También se ayudan con los SSD

La implantación, los administradores pueden usar un sistema de información que emita informes rutinarios sobre el progreso de una solución específica. El sistema también informará sobre algunas de las dificultades que surjan, indicará restricciones a los recursos y podrá sugerir ciertas posibles acciones de mejora. Se apoyan en los SIA.

Capítulo 6 - Las computadoras y el procesamiento de la información

Configuración de sistemas

Un sistema de cómputo está integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware.

El procesador central contiene componentes que manejan la información para ponerla de manera más útil y controla las otras partes del sistema de cómputo.

Los dispositivos de almacenamiento o memoria secundaria (discos magnéticos, cintas) alimentan los datos y los programas en el procesador central y los almacenan para su uso posterior.

Los dispositivos de entrada, como teclados, scanners, mouse, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrónica para alimentarla a la computadora.

Los dispositivos de salida, como las impresoras y terminales de pantalla de video, transforman los datos electrónicos producidos por el sistema de cómputo y los muestran de manera que las personas lo entiendan.

Los dispositivos de comunicación ayudan al control de las comunicaciones entre el procesador central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales.

Bits y bytes.

La máquina opera con magnetización y desmagnetización.

Para magnetizar se necesita algún elemento que recibirá un impulso eléctrico. De esa manera se están logrando dos propósitos, magnetizar ordenando todo aquello que desde el punto de vista de información computarizada se encuentra en él.

Cuando ese campo es magnetizado operan dos circunstancias, toda aquella información que a su vez es ordenada y que debe ser activada se va a transformar en:

1 - información con sentido

0 - información sin sentido

Esto funciona a través del sistema binario. Se magnetiza a la vez que se ordena

Todo lo que se está procesando, circulando, lo que conforma la CPU y la función que cumple todas aquellas unidades que están preparadas para el almacenamiento, trabajan con el 0 y el 1.

La mínima unidad de almacenamiento ya sea transitorio o definitivo se llama bit. El bit solo no dice nada, solo ocupa espacio. Bit x 8 = byte.

La mínima unidad de información se denomina byte.

Un bit puede informar un carácter alfabético o un carácter especial, mientras que un byte puede informar una letra o un número.

El verdadero binario no puede ser usado en una computadora porque además de representar números una computadora debe permitir la representación de caracteres alfabéticos y otros símbolos tales como & y $. Por ello se desarrolló los códigos binarios estándar.

Existen códigos comunes EBCDIC (código binario que representa todo número carácter alfabético o especial con 8 bits) y ASCII (código binario de 7 u 8 bits empleado en la transmisión de datos, en microcomputadoras y algunas computadoras mayores).

En su uso real EBCDIC y ASCII también contienen un noveno bit suplementario de paridad o verificación. Las computadoras se construyen con una paridad par o paridad impar. En una máquina de paridad par, la computadora espera que el número de bits en on en un byte siempre sean pares.

Pixel

Es la unidad más pequeña de datos para definir una imagen en una computadora. La computadora reduce un cuadro a una malla de pixeles. El término pixel viene de picture element.

Velocidad de procesamiento

El momento que requiere un procesador para ejecutar una instrucción o completar un ciclo de máquina es medido en unidades únicas de tiempo. Estas oscilan entre microsegundos, nanosegundos y picosegundos.

La velocidad en términos absolutos, se mide en función de cantidad de pulsos por palabra y depende de su tamaño.

Los dispositivos de almacenamiento secundario operan a velocidades de milisegundo (milésimos de segundo).

Una computadora de nivel medio opera a velocidades de microsegundos (un millonésimo de segundo).

Una unidad central de proceso de una macrocomputadora opera a velocidades de nanosegundos (mil millonésimas de segundo).

Almacenamiento - Memoria - Tamaño

La información se almacena en forma de 0 y 1 (dígitos binarios o bits) enlazados para formar bytes. Un byte puede ser usado para almacenar un carácter como una letra.

Mil bytes se denomina kilobyte (1024 posiciones de almacenamiento) empleado como medida de capacidad de almacenamiento en las microcomputadoras.

Un millón de bytes se denomina megabyte, unidad de capacidad en el almacenamiento de una computadora.

Mil millones de byte se denomina gigabyte, unidad de capacidad de almacenamiento de una computadora.

Problemas de coordinación en el software de computadora

Una unidad central de proceso puede procesar información infinitamente más rápido que el tiempo que se tarda la impresora en imprimirlo.

Es necesario colocar memorias adicionales y dispositivos de almacenamiento entre la unidad central de proceso y la impresora, de manera que la unidad central de proceso detenga el procesamiento de más información a medida que espera a que la impresora opere.

El CPU y el almacenamiento primario

Es parte del procesador central, es el área del sistema de cómputo donde se lleva a cabo el manejo de los símbolos, números y letras. Está integrado por:

Almacenamiento Primario.

Una unidad de control.

Una unidad aritmético lógica.

Almacenamiento Primario.

El almacenamiento primario tiene tres funciones. Almacena todo o parte del programa que está siendo ejecutado. También se almacenan los programas del sistema operativo que administran la operación de la computadora. Finalmente, el almacenamiento guarda datos que están siendo usados por el programa.

El tamaño del procesador refiere de manera directa a la capacidad de almacenamiento primario.

La memoria primaria o principal puede describirse en términos de ROM o RAM.

La memoria ROM o de lectura, contiene programas y datos permanentes, diseñados, desarrollados e instalados por el fabricante en el procesador. Los contenidos de la memoria ROM pueden accederse y usarse, pero no pueden ser modificados. Quien reside allí es el sistema de base (sistema operativo, su utilización es para que ponga el sistema en funcionamiento). Todo el contenido en la memoria ROM es el soft residente.

La memoria RAM o de lectura y acceso, es la memoria principal de los usuarios para almacenar sus datos y programas, accederlos y modificarlos dado que no tiene características de permanente. Se vincula con el sistema de aplicación del usuario por la propiedad que puede ser leído y modificado.

Estas memorias aparecen como base de arquitectura, es una necesidad.

Unidad de control

Dirige y coordina a todo el sistema de procesamiento, ejecutando las instrucciones de los programas y supervisando el flujo de los datos que circula por la unidad de memoria principal o primaria. Es quien le va a dar la posibilidad de que ello se realice un forma exitosa en la unidad de control.

Unidad aritmética lógica

Tiene a su cargo dos funciones necesarias. Una lógica que toma todo lo que ingresa en la memoria principal y la chequea controla desde el punto de vista unitario tratando de interpretar lo que ingresó. Si es una instrucción dirá que se aplique, si es un dato dirá que se procese. La otra aritmética, realiza funciones de suma, resta, las funciones de multiplicación y división las va a realizar a través de sumas y restas sucesivas.

La evolución del hardware de la computadora

Han ocurrido cuatro etapas muy importantes o generaciones de computadoras en la evolución del hardware de computadora, cada una distinguiéndose por una tecnología diferente para los componentes que llevan a cabo el procesamiento.

La primera y la segunda generación se basaban en la tecnología del bulbo y el transistor, mientras que la tercera y cuarta generación se basaron en la tecnología de los semiconductores.

Microprocesadores

Tecnología de circuitos integrados a gran escala que integran la memoria de la computadora, la lógica y el control en un solo chip.

Macrocomputadoras, minis, micros y supercomputadoras

Una macrocomputadora o mainframe es la categoría mayor de computadora clasificada como poseedora de una memoria en RAM desde 30 megabytes hasta 1 gigabyte.

Una minicomputadora es una computadora de nivel mediano poseedora de una memoria RAM desde 10 hasta 650 megabytes.

Una microcomputadora son las empleadas como máquinas personales poseen una memoria RAM de 640 kilobytes hasta 64 megabytes.

Una supercomputadora es una computadora muy sofisticada y muy poderosa que puede ejecutar muy rápido operaciones de alta complejidad.

Estaciones de trabajo

Es una computadora de escritorio con poderosas capacidades en gráficas y de carácter matemático y con la capacidad de realizar varios trabajos a la vez.

Reducción de tamaño y procesamiento cooperativo

El proceso de transferir aplicaciones de las computadoras más grandes a las más pequeñas se llama reducción. Tiene muchas ventajas, el costo, su mantenimiento y su uso.

El procesamiento cooperativo es un tipo de procesamiento que divide el trabajo de procesamiento por aplicaciones y tipo de operaciones entre las macro y microcomputadoras.

Almacenamiento secundario

Debido a la cantidad de almacenamiento que se necesita es preciso contar con el apoyo de almacenamientos auxiliares tales como:

Cinta magnética, medio de almacenamiento secundario barato y relativamente estable en donde grandes volúmenes de información se almacenan de manera secuencial por medio de segmentos magnetizados y no magnetizados de cinta.
Disco magnético, se conoce típicamente como un dispositivo de acceso directo. Es un medio de almacenamiento secundario en que se guarda la información por medio de puntos magnetizados. Existen dos tipos de discos magnéticos: los disquetes o floppys (utilizados en las microcomputadoras) y los discos duros (se emplean en los tambores de discos comerciales y en las microcumputadoras).
Discos ópticos, almacenan datos de densidades mucho mayores. Es para memoria únicamente leída.

Dispositivos de entrada

L entrada es donde se inicia todo el proceso de información. La materia prima de la información son los datos.

Los datos de una transacción se ingresan al sistema por 2 formas:

Forma diferida o en lotes

Forma directa o en tiempo real.

Métodos de entrada

El teclado, es la forma más común de introducir los datos al sistema. Hay dos modalidades

Teclado-Almacenamiento, los datos ingresados van a un soporte (escala intermedia)

Teclado-Sistema, denominado también teclado directo, los datos son tecleados mediante una estación de trabajo conectada directamente al sistema de procesamiento.

Lectura de caracteres, denominados también automatización de datos fuentes. La lectura puede ser:

Lectura óptica.

Lectura magnética, aquí el documento debe tener un área que es magnetizable.

La diferencia entre ambas está en la herramienta técnica utilizada.

Otros métodos, existen otro métodos de entrada.

microfilm para entrada a computadora

imágenes

teclados tipo calculadora

ratón

tabletas digitalizadoras

esferas de pista

tacto

vos

terminales manuales.

Dispositivos de salida.

Los principales dispositivos de salida son la terminal de tubo de rayos catódicos (TRC) y las impresoras.

Entre otros dispositivos de salida se encuentra los dispositivos de salida de voz que transforma la salida de datos en palabras habladas.

Multimedia

Es la tecnología que facilitan la integración de dos o más tipos de medios como texto, imagen, sonido, video o animación en una aplicación de computadora.

Capítulo 7 - Software de los sistemas de información

El software es el conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema de cómputo. Las funciones del software son:

Administrar los recursos de cómputo de la institución

Proporcionar las herramientas a los seres humanos para que aprovechen estos recursos

Actuar como intermediario entre las instituciones y la información almacenada.

Programas de software

Es un conjunto de argumentos o instrucciones para la computadora.

El concepto de programa almacenado significa que el programa debe almacenarse en la memoria primaria de una computadora junto con los datos requeridos con el objeto de ejecutarlos o hacer que las instrucciones sean llevadas a cabo por la computadora.

Principales tipos de software

Existen tres tipos, y cada uno realiza una función diferente:

Software del sistema. Es un conjunto de programas generalizados que administran los recursos de la computadora, como la unidad central de proceso, los dispositivos de comunicaciones y los dispositivos periféricos.

Software de aplicación. Se refiere a los programas que son escritos para o por usuarios para aplicar la computadora a una tarea específica.

Software de usuario final (o lenguajes de cuarta generación). Consiste en herramientas de software que permiten el desarrollo de algunas aplicaciones directamente por los usuarios finales y sin los programadores profesionales.

El software del sistema

Coordina las distintas partes del sistema de cómputo y sirve como mediación entre el software de aplicación y el hardware de la computadora.

El software del sistema que administra y controla las actividades y recursos de la computadora se llama sistema operativo.

Funciones del sistema operativo

Un sistema operativo realiza tres funciones:

Define y asigna los recursos del sistema. Supervisa las entradas y salidas y controla las comunicaciones.

Programa el uso de recursos y trabajos de cómputo

Hace el seguimiento de las actividades del sistema de cómputo

Multiprogramación

Es un método para ejecutar dos o más programas empleando la misma computadora. El CPU sólo ejecuta un programa, pero puede dar servicio a las necesidades de entrada y salida de otros al mismo tiempo. Se cuenta con un procesador en el cual se operan más de una aplicación.

Multitareas

Se refieren a la multiprogramación en los sistemas operativos individuales como los que se usan en las microcomputadoras. Una persona puede ejecutar dos o más programas de manera concurrente en una sola computadora.

Almacenamiento virtual

El almacenamiento virtual maneja los programas más eficientemente porque la computadora los divide en pequeñas porciones de longitud fija o variable, almacenando sólo una pequeña porción del programa en la memoria primaria a la vez.

Proporciona ventajas:

La memoria primaria se utiliza a mayor capacidad. Muchos más programas pueden estar en la memoria primaria porque sólo una página de cada programa reside en ella

Los programadores ya no tienen que preocuparse acerca del tamaño del área de la memoria primaria.

Tiempo compartido

Es una capacidad de un sistema operativo que permite que muchos usuarios compartan simultáneamente los recursos de procesamiento de la computadora. Se diferencia de la multiprogramación en que el CPU emplea una cantidad fija de tiempo en un programa antes de moverse al siguiente.

Multiproceso

Es un sistema operativo que ejecuta dos o más instrucciones en forma simultánea en un solo sistema de computación utilizando más de una Unidad Central Procesadora.

Traducción de lenguaje y software de utilerías

El código fuente son instrucciones de programa escritas en un lenguaje de alto nivel antes de ser traducidas a lenguaje de máquina.

Un compilador es un software especial de sistemas que traduce un lenguaje de alto nivel a un lenguaje de máquina para su procesamiento por la computadora.

Los código objeto son instrucciones de programa que han sido traducidas a lenguaje de máquina para que puedan ser ejecutadas por la computadora.

El intérprete es un lenguaje traductor especial que traduce toda instrucción de código fuente a código de máquina y ejecuta una a la vez.

Los programas de utilería son software de sistemas que consisten en programas para tareas repetitivas que pueden ser compartidas por muchos usuarios.

Sistemas operativos para microcomputadoras

Se basa en sistemas operativos específicos y en el hardware de la computadora.

Entre ellos se encuentran los siguientes:

DOS

OS/2

Windows NT

UNIX

System 7

Interfase gráfica con el usuario

Es la parte de un sistema operativo con la que los usuarios interactuan y que usa iconos gráficos y el mouse de la computadora para emitir comandos y hacer selecciones.

Software de aplicaciones

Está principalmente relacionado con el cumplimiento de las tareas de los usuarios finales.

Está orientado al trabajo que necesita hacerse o al problema que desea resolverse, desde el punto de vista del usuario final, en concreto le indica a la computadora lo que tiene que hacer.

Lenguajes de programación

Lenguaje de máquina. Lenguaje de programación que consiste en los 1 y 0 del código binario.
Lenguaje de alto nivel. Lenguaje de programación en el que cada expresión de código fuente genera múltiples expresiones a nivel del lenguaje de máquina.

Lenguajes de programación populares

Lenguaje ensamblador. Se parece al lenguaje de máquina pero sustituye los códigos numéricos por expresiones mnemotécnicas.
Fortran. Lenguaje desarrollado para aplicaciones científicas y matemáticas.
Cobol. Lenguaje de programación predominante para las aplicaciones de negocios porque puede procesar grandes archivos de datos con caracteres alfanuméricos.
Basic. Lenguaje de programación de propósito general usado con las microcomputadoras y para enseñar programación.
PL/1. Lenguaje de programación desarrollado para aplicaciones científicas y matemáticas.
Pascal. Lenguaje de programación usado para dar cursos de computación.
ADA. Lenguaje de programación utilizado para aplicaciones militares.

Nuevos lenguajes de cuarta generación

Un lenguaje de programación puede ser empleado directamente por los usuarios finales o por programadores menos experimentados para desarrollar aplicaciones de computadora más rápidamente que en los lenguajes de programación convencionales.

Existen 7 categorías de lenguajes, estos son:

Lenguajes de interrogación
Generadores de reportes
Lenguajes de gráficas
Generadores de aplicaciones
Lenguajes de programación de muy alto nivel
Paquetes de software de aplicaciones
Herramientas para microcomputadoras.

Criterios de los lenguajes

Adaptabilidad. La selección de lenguaje implica la identificación del uso y de los usuarios.

Sofisticación. Deben seleccionarse de manera que puedan soportar muchas estructuras de datos diferentes.

Consideraciones de tipo organizacional. Los lenguajes sofisticados bien estructurados son más fáciles de aprender y mucho más fáciles de mantener en el lago plazo.

Soporte. Es importante adquirir software que sea de un uso extensivo en otras instituciones y que pueda recibir soporte de muchas empresas. Por ello resulta determinante tener software de amplio uso.

Eficiencia. La eficiencia con la cual un lenguaje compila y ejecuta permanece como consideración al adquirir software.

Capítulo 8 - Administración de los recursos de información.

Conceptos de la administración de archivos

Campo. Es una agrupación de caracteres en una palabra, grupo de palabras o número completo.
Registro. Es un grupo de campos relacionados
Archivo. Es un grupo de registros del mismo tipo.
Entidad. Una persona, lugar, o cosa del cual debe guardarse información.
Atributo. Es el elemento de información que describe a una entidad en particular.
Campo llave. Un campo es un registro que identifica únicamente las instancias de ese registro, de manera que pueda ser recuperado o actualizado.

Almacenamiento y organización física de los datos

Los sistemas de cómputo almacenan archivos en dispositivos de almacenamiento secundarios. Los registros pueden ser ordenados de diversas maneras.

Una manera de organizar los registros es secuencial. Los registros de datos deben ser recuperados en la misma secuencia física en la cual se almacenan. Básicamente es para cinta magnética.

En contraste, la organización directa o aleatoria de archivos permite que los usuarios recuperen registros en cualquier secuencia que deseen, independientemente del orden físico real en los medios de almacenamiento. Tiene dos sub-formas:

Método secuencial indexado. Utiliza las dos formas. Va a tener un índice que dará el posicionamiento de ese registro. Tiene la posibilidad de acceder los registros individuales. Se emplea cuando hay gran volumen de información.
Acceso directo (propiamente dicho), emplea un campo llave para localizar la dirección física del registro. No emplea índice. Va a emplear un algoritmo matemático. Su resultado será la dirección del registro físico.

Base de Datos

Es una colección de datos organizada para dar servicio a muchas aplicaciones al mismo tiempo al combinar los datos de manera que parezcan estar en una sola ubicación.

Sistemas de administración de bases de datos (SABD)

Sencillamente es el software que permite que una institución centralice sus datos, los administre eficientemente y proporciones acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación.

El sistema de administración de bases de datos tiene tres elementos:

El lenguaje de definición de datos. Es un lenguaje informal empleado por los programadores en donde especifican el contenido y la estructura de la base de datos. Define cada elemento de datos tal como aparece en ella.

El lenguaje de manejo de datos. Se usa en forma conjunta con otro lenguaje de programación para manejar los datos de la base de datos.

Diccionario de datos. Es como una bolsa de información. Allí esta todo lo relativo a los datos. Es un archivo que almacena las definiciones de los elementos de datos, las característica, el uso, la representación, la autorización, la seguridad y hasta la propiedad quien es el encargado del mantenimiento del mismo. La mayoría de los diccionarios sólo informan. Un elemento de datos representa un campo.

Imágenes lógicas y físicas de los datos

El sistema de administración de base de datos separa las imágenes de los datos, sean imágenes lógicas o físicas.

Las imágenes lógicas es como aparecen los datos ante el programador y el usuario. Las imágenes físicas muestra como los datos quedan organizados y estructurados en los medios físicos de almacenamiento.

La descripción lógica de toda la base se llama esquema y el conjunto específico de los datos de la base de datos se llama sub-esquema.

Ventajas de los sistemas de administración de bases de datos

La complejidad del ambiente de sistemas de información puede reducirse mediante la administración centralizada de los datos.
Elimina redundancia e inconsistencias al eliminar todos los archivos aislados.
Hay un control central de la creación y definición de datos.
El acceso y disponibilidad de la información puede incrementarse.
Permite consultas rápidas y baratas dentro del gran volumen de información

Modelos de base de datos

Existen varios modelos de base de datos:

Modelo jerárquico. Fueron los primeros sistemas de administración de base de datos. Se presenta en una forma de árbol. El más común es el IMS de IBM. Sirve para grandes volúmenes de operaciones. Se tiene en cuenta los señaladores que son elementos de dato que está asociado a un registro y este muestra donde está el otro registro. Es como decir dónde continúo. Un registro se subdivide en segmentos que se interconectan en relaciones padre hijo de uno a muchos.

Modelo de datos en red. Describe las relaciones muchos a muchos. Necesitará más señaladores porque se abre más. Va a ser más caro ya que tiene más mantenimiento y operaciones. Podría tener la misma estructura que el anterior pero se tornaría más lento

Modelo relacional de datos. Representa todos los datos en tablas de 2 dimensiones llamadas “relaciones”. No tiene gran número de señaladores pero a lo mejor tiene redundancias de datos para llevar a la recuperación de los mismos en forma eficiente.

Ventajas de desventajas de los tres modelos

La principal ventaja de los modelos de base de datos jerárquico y de red es la eficiencia en el procesamiento. En cuanto a sus desventajas la principal es que todo debe estar planeado por adelantado y eso lo lleva a no ser flexible. Otra desventaja es que requieren de una programación intensiva, son difíciles de instalar y no permiten consultas ad hoc en ingles.

En cuanto al modelo relacional estos son de gran flexibilidad en cuanto a las consultas ad hoc pero su desventaja es la baja eficiencia en el procesamiento.

Creación de una base de datos

Para crear una base de datos se deben realizar dos ejercicios de diseño: un diseño lógico y uno físico. El diseño lógico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra cómo la base de datos se ordena en realidad en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo.

El diseño lógico de la base de datos describe cómo los elementos en la base de datos han de quedar agrupados.

Los diseñadores de bases de datos documentan el modelo lógico de datos mediante un diagrama de relaciones entre entidades, que es una metodología para la documentación de las bases de datos donde se ilustran las relaciones entre las diferentes entidades en la propia base.

Normalización

Es el proceso de creación de estructuras pequeñas y estables de datos a partir de grupos complejos de datos al diseñar una base relacional.

Busca segmentar el universo de un archivo en varias parte haciendo más fácil el acceso aquellos usuarios que los necesitan.

Se segmentará eliminando los grupos repetitivos. Se normaliza hasta la 3ra. Forma normal.

Procesamiento distribuido y base de datos distribuida

El procesamiento distribuido es la distribución del procesamiento de cómputo entre diversas localidades separadas geográfica o funcionalmente enlazadas mediante una red de comunicaciones.

A la base de datos que se almacena en más de un lugar físico se la denomina base de datos distribuida. Básicamente hay dos maneras de distribuirla:

Duplicando la base de datos central en las otras localidades. Esto llevaría a actualizar la base de datos central.

La base de datos se particiona de manera que el procesador remoto deja los datos para servir a su área.

Bases de datos orientadas a objetos e hipermedia

La base de datos orientada a objetos es un enfoque a la administración de datos por el cual se almacenan los datos y los procedimientos que actúan sobre los datos como objetos que pueden ser recuperados y compartidos de manera automática.

La base de datos en hipermedia es un enfoque de administración de datos que organiza los datos como una red de nodos ligados entre si con cualquier patrón que el usuario desee.

Administración de base de datos

Es un conjunto de programas desarrollados para describir, proteger, almacenar y acceder la base de datos y tiene las siguientes funciones:

Definir todos los datos empleados en el sistema y especificar las relaciones entre ellos.

Proporcionar un método para dar de alta, baja y modificar los datos allí contenidos.

Proteger el recupero de los datos, de manera segura, confiable, correcta y consistente.

Permitir que los datos de la base sean compartidos por múltiples usuarios.

Lograr la recuperación de los datos mediante un lenguaje entendible.

Puede ser una aplicación o un conjunto de aplicaciones.

Soft de base Administración de base de datos Soft de aplicación

Quien tenga a cargo la función o la coordinación de las tareas, se denomina Administrador de base de datos, y tiene la responsabilidad de trabajar con los profesionales y los usuarios para llevar adelante:

Definir y modelar los datos
Diseño de la base de datos
Asegurar la integridad y la consistencia de los datos
Supervisar la eficiencia de la base de datos
Evaluar las diferentes tecnologías de sistema de administración de base de datos.

Capítulo 9 - Telecomunicaciones

Conjunto de software y hardware compatibles, ordenados para comunicar información de un lugar a otro.

Componentes básicos

La computadora. Para procesar dicha información

Terminales. Representan los dispositivos que introducen datos y extraen información del sistema.

Los canales de comunicación. Son los enlaces mediante los cuales los datos son transmitidos entre dispositivos de emisión y recepción de una red (línea telefónica).

Los procesadores de comunicación. Serían los soportes para la transmisión y recepción de datos (el módem, los multiplexores y procesadores frontales).

Software de comunicación. Es el encargado de controlar las actividades de entrada y salida.

Funciones de los sistemas

Un sistema de información transmite información, establece la interfase entre el emisor y el receptor, envía los mensajes a través de los caminos más eficaces, verifica los errores y reordena el formato y convierte los mensajes de una velocidad a otra. Finalmente controla el flujo de información.

Protocolos

Son las normas de procedimiento que deben cumplirse en una red, para estableces la comunicación entre los nodos.

Tipos de señales

El sistema telefónico ha sido analógico desde su inicio, en la actualidad se ha adaptado al sistema digital.

Una señal analógica se representa por una onda continua que pasa por un medio de comunicación.

Una señal digital es una forma de onda, más bien discreta que continua que transmite datos codificados en dos estados discretos (1 y 0) que se representan como pulsos eléctricos de encendido y apagado.

Tipos de canales de comunicación

Son los enlaces por medio de los cuales la voz y los datos son transmitidos entre dispositivos emisores y receptores de una red.

Los tipos de cables son:

Par trenzado. Utiliza 2 cables standares que se aislan por separado y se entrelazan. Es barato y fácil de instalar.

Cable coaxil. Está formado por un cable conductor, rodeado por un blindaje trenzado que sirve de tierra. Lo grueso o fino del cable separa tendidos más lejanos o cercanos.

Cable de fibra óptica. Utiliza un medio de fibra de plástico o vidrio para transportar las señales de luz. Aunque el plástico es más durable en lo que respecta a su flexión, el vidrio contiene menor perdida de potencia de la señal transmitida.

Microondas. Una banda puede contener numerosos canales que soportan simultáneamente vos y datos, con instalación más rápida y flexible y sin problemas de espacio no sólo de antena sino también de sus componentes que pueden caber en una pequeña caja.

Satélites. La distancia no dice nada para esta modalidad, ya que su cono puede cubrir hasta un continente y transmitirse un mensaje a millones de receptores a la vez casi sin error.

Característica de los canales de comunicación

Las características de los canales de comunicación ayudan a determinar la eficiencia y capacidades de un sistema de telecomunicaciones.

Entre esas características se incluyen:

Velocidad de transmisión. Pueden ser de baja (destinada al uso público), de mediana (destinado a receptorías , servicios municipales) y de alta velocidad (son canales telefónicos destinados al gobierno nacional. La velocidad media y alta opera con estructura digital.

Modos de transmisión. Existen diversas convenciones para la transmisión de señales, estos métodos son necesarios para que los dispositivos puedan comunicar cuando empieza o termina un carácter. En la transmisión sincrónica los datos tienen que respetar un determinado tamaño y formato (tiene una determinada forma), en la transmisión asincrónica la propia comunicación telefónica a través del tiempo que ella dura permite la recepción y emisión de los registros (no tiene forma).

Dirección de transmisión. Hay tres modos básicos: simplex (es la transmisión en una sola dirección), semiduplex (permite la transmisión en ambas direcciones pero no al mismo tiempo) y duplex (la transmisión puede realizarse al mismo tiempo y en ambas direcciones).

Procesadores de comunicaciones

Permiten la transmisión y recepción de datos en una red de telecomunicaciones.

Estos son:

El procesador frontal. Es una pequeña computadora que maneja las comunicaciones para la computadora anfitriona en una red.

El concentrador. Es una computadora de telecomunicaciones que captura y temporalmente almacena mensajes de las terminales para la transmisión por lotes a la computadora anfitriona.

El controlador. Es una computadora especializada que supervisa el tráfico de comunicaciones entre el CPU y los periféricos en un sistema de telecomunicaciones.

El multiplexor. Se define como un caño dentro del cual circulan líneas telefónicas de distintas centrales y distintos usuarios. Su función es distribuir coordinadamente líneas que circulan de manera concentrada.

Topología de las redes

Una manera de describir a las redes es por su forma. Las tres más comunes son:

La red estrella. Todas las computadoras están conectados a una computadora anfitriona central.

La red de bus. Enlaza a un número de computadoras mediante un circuito único donde todos los mensajes llegan a toda la red.

La red en forma de anillo. Todas las computadoras están enlazadas mediante un circuito cerrado, de manera que los datos pasan en una dirección de una computadora a otra.

Aplicaciones facilitadoras

Son aplicaciones para acelerar el flujo de las operaciones y mensajes a través de las empresas de negocios. Estos son:

el correo electrónico
el correo de voz
el fax
Las telecomunicaciones y videoconferencias

Capítulo 10 - La nueva arquitectura de la información

Es la forma particular que toma la tecnología de la información en una institución para alcanzar las metas seleccionadas.

Impacto de las computadoras de escritorio

El número de personas que pueden trabajar a la vez en labores de conjunto en un lugar crece exponencialmente con la introducción del trabajo con redes de computadoras de escritorio. Aunque las terminales de tiempo compartido aumentaron mucho el número de personas que trabajan en la empresa. La expansión real de la capacidad de cómputo llegó con la entrada de las microcomputadoras independientes y los sistemas de redes de computadoras de escritorio.

Modelos de cómputo

En la nueva arquitectura de la información, existen distintas maneras de entregar el poder de cómputo al escritorio.

Básicamente hay dos modelos:

Modelo cliente / servidor. El procesamiento de la computadora se divide entre los clientes en una red y los servidores, con cada función asignada a la máquina más capacitada para llevarla a cabo. El usuario interactúa sólo con la porción del cliente en la aplicación que consiste en la interfase del usuario, el proceso de captura de datos, la consulta a la base de datos y la obtención de informes. El servidor realiza las funciones de fondo no visibles por el usuario, como la administración de los dispositivos periféricos y el control del acceso a las bases de datos compartidas.

Modelo de terminal X. Son terminales que pueden acceder a las operaciones de diversas computadoras remotas a la vez. Tiene muchas limitaciones, dentro de ellas la posibilidad de elección del software.

Relaciones Precio - Poder

El poder de cómputo estimulado es un factor de importancia para promover la nueva arquitectura de información. La capacidad creciente del hardware significa que el abastecimiento de poder de cómputo se ha incrementado en gran medida mientras que el costo de los equipos ha decaído.

Las micros y computadoras de escritorio proporcionan el poder de cómputo en la oficina y pueden actuar como servidores de archivos en redes, tomando el papel antes exclusivo de las macro y las minicomputadoras.

Software para el usuario final

La memoria interna de las micro creció lo suficiente como para operar programas de software como hojas de cálculo y procesadores de texto (para estos programas no se requiere ninguna experiencia previa en computadoras).

Servicios electrónicos

Otra razón del rápido desarrollo es la aparición de servicios electrónicos digitales de largo alcance que apoyan a los usuarios de microcomputadoras y estaciones de trabajo.

Redes de telecomunicaciones

La nueva arquitectura de la información sería imposible de sostener sin mejoras en las telecomunicaciones que puedan entregar la información.

Hoy en día existe la tecnología de redes inalámbricas que extiende la capacidad de comunicación mediante el uso de computadoras de mano y la telefonía celular.

El resultado de estos sistemas será una entrada mucho más rápida de información de los puntos remotos y una integración y control mucho más estrecho sobre los trabajadores móviles en lugares alejados.

Enfoques sobre la arquitectura de la información

No hay una única arquitectura de información. Las que la mayoría de las empresas usan son desde tres puntos de vista:

Punto de vista de procesamiento de la información. Es la imagen de la arquitectura de la información que ve a las microcomputadoras y estaciones de trabajo como dependientes y estrechamente integradas al ambiente de computación de las macrocomputadoras.

La oficina lógica. Es la imagen de la arquitectura de la información que se enfoca a la capacidad de utilizar microcomputadoras portátiles para trabajar en muchos lugares diferentes de la oficina tradicional.

El lugar de trabajo automatizado. Es la imagen de la arquitectura de la información que hace de las microcomputadoras de escritorio el centro del lugar de trabajo con macro y minicomputadoras en la periferia.

Conectividad

Es la medida de que tan bien las computadoras y los dispositivos basados en la computadora se comunican entre sí y comparten la información sin la intervención del hombre.

Sus problemas son:

La compatibilidad entre hardware y software.

La información y comunicación que en algunas empresas no se pueden establecer o no son confiables.

La infraestructura de comunicaciones que entre países o empresas no son compatibles.

La conectividad abarca algo más que las redes y existen muchas cualidades distintas en un sistema de información que tienen que ver con la conectividad. Algunos aspectos son:

La transportabilidad de las aplicaciones. Es la capacidad de operar el mismo software en distintas plataformas de hardware.
La migración. Es la capacidad de mover el software de una generación de hardware a otra generación más poderosa.
El procesamiento cooperativo. Divide las tareas de cómputo entre macrocomputadoras, minicomputadoras, microcumputadoras o estaciones de trabajo para resolver un problema común.
La portabilidad de la información. Es la capacidad de compartir archivos de computadoras entre distintas plataformas de hardware y aplicaciones de software.
La interoperabilidad. Es la capacidad de una aplicación de software para operar en dos plataformas diferentes de máquinas mientras que se mantienen intactas la interfase y la funcionabilidad del usuario.
Los sistemas abiertos. Son los sistemas de software que pueden operar en distintas plataformas de hardware porque se construyen sobre sistemas operativos, interfases con el usuario, normas de aplicación y protocolos de redes públicas no propietarias.

Modelos de conectividad para redes

Un modelo de referencia es un marco genérico para pensar sobre un problema. Es una partición lógica de una actividad en distintos pasos. Se requiere de protocolos para implantar este modelo. Los modelos de referencia y los protocolos se convierten en estándar o normas cuando son aprobados por grupos organizados para tal fin

La conectividad en redes también puede alcanzarse sin modelos de referencia, ni protocolos, mediante el uso de portales. Los portales son dispositivos ad hoc de fin único de software y hardware que permiten la traducción de información digital de un protocolo a otro.

Otras normas sobre instalación de redes

Además de los modelos de referencia para la conectividad, se han desarrollado normas para la transmisión de datos digitales en redes sobre líneas públicas, para la transmisión sobre cable de fibra óptica y para correo electrónico.

Normas de software

Aquí se encuentran:

Las normas para interfases gráficas
Las normas para sistemas operativos.
El perfil de portabilidad de aplicaciones

Problemas que surgen de la nueva arquitectura

Habrá una mayor independencia de los usuarios finales (creatividad vs. productividad)
No se puede garantizar la seguridad y confiabilidad de la red. Habrá muchos puntos de acceso para consultas y modificaciones de datos.
Pérdida de control administrativo.
Costos ocultos de la arquitectura cliente/servidor (mano de obra y administración de la red).
Conectividad y coordinación.

Soluciones a estos problemas

Educación. Un programa de capacitación bien desarrollado puede ayudar en los problemas futuros resultantes de la falta de apoyo y comprensión.
Disciplina de la administración de datos. Designar encargados de mantener cada elemento de datos y quienes tienen acceso.
Planeación para la conectividad. Asegurarse que los sistemas tengan el grado adecuado de conectividad para sus necesidades actuales y futuras.

Capítulo 11 - Rediseño de la Institución mediante Sistemas de Información

La introducción de un nuevo sistema de información implica mucho más que nuevo hardware y software, comprende también cambios en los puestos, habilidades, administración y organización. No puede instalarse una nueva tecnología sin considerar a las personas que deben trabajar con ella.

Existen cuatro áreas en las que los desarrolladores de sistemas son considerados como responsables por la alta dirección:

Son responsables de la calidad técnica de los sistemas de información. Los procesos deben ser oportunos, eficientes y altamente precisos.

Son responsables de la interfase con el usuario, es la parte de un sistema de información con la que tienen que interactuar directamente.

Son responsables por el impacto global del sistema en la institución, deben tomar en cuenta como el sistema afectará a la institución como un todo.

Son responsables de la administración general para el proceso de diseño e implantación.

Rediseño de los procesos de Negocios.

Un nuevo sistema de información puede rediseñar de manera radical los procesos de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Un proceso de negocios es un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un resultado definido de negocios.

El rediseño de los procesos de negocios sirve para reorganizar los flujos de trabajo, combinar pasos para reducir desperdicios y eliminar tareas repetitivas de documentación intensiva. A esto también se lo denomina reingeniería de negocios.

Decisiones para el desarrollo de Sistemas.

Se puede decidir por tres tipos:

Comprar software ya hechos, estos sistemas no nos quedarán tan a la medida de lo que nosotros queremos.

Construir o desarrollar el sistema de información (software), este será desarrollado por nosotros.

Construir o desarrollar el sistema de información (software), desarrollado este por alguien.

Los sistemas se originan en distintos puntos de la institución. Existen tres fuentes:

Los usuarios finales, son la fuente de la mayor parte de los proyectos de sistemas.

El departamento de sistemas de información, las nuevas tecnologías pueden representar nuevas oportunidades para la institución para reducir costos o seguir nuevas líneas de negocios.

La alta dirección, al desarrollar planes estratégicos para la institución puede concluir que nuevos tipos de sistemas de información serán necesarios para dar apoyo a las nuevas actividades.

Grupos involucrados en la construcción de Sistemas.

Para desarrollar un sistema deberá haber una estructura capaz de desarrollar dicho sistema.

Cuando se encara la tarea del desarrollo de un sistema lo primero que se debe hacer es formar el equipo de trabajo. Sus integrantes son:

En este equipo es necesario poner en primera instancia a los usuarios seleccionados de acuerdo a determinadas pautas.
Quienes los seleccionarán son los analistas de sistemas, son quienes escucharán e interpretarán a los usuarios, estos diseñarán los sistemas en base a lo que dicen los usuarios.
Los programadores son los conocedores de los lenguajes de sistemas, van a ver el diseño que realizaron los analistas transformandolos en instrucciones entendidas por las máquinas.
También estarán los revisores, son personas que tienen independencia de criterio, analizarán todo lo hecho, sus decisiones no están atadas. Los revisores tienen que trabajar en equipo diciendo a su leal saber y entender todas las fallas. No dependen de la misma organización del usuario y de los analistas. Hay dos tipos de revisores:

Desde el punto de vista del usuario, va a ser alguien que conozca el área pero que no dependa de ella.
Desde el punto de vista de los sistemas, va a ser alguien más cercano a los sistemas.

El líder o gerente del proyecto es la cabeza responsable de que el proyecto se lleve adelante en tiempo y costo. Debe tener conocimiento del sistema, de las tareas a desarrollar y además tiene que saber manejar un equipo de trabajo y efectuar seguimientos constantes, si no llega con el tiempo deberá tomar medidas correctivas, tiene que informar el avance del proyecto y los inconvenientes.

Una vez formado el equipo del desarrollo se comenzarán las tareas las cuales están separadas en etapas lógicas.

Desarrollo de Sistemas.

Se refiere a todas las actividades que entran en la producción de una solución de sistemas de información para un problema o una oportunidad institucional. El desarrollo de sistemas es una forma estructurada de solución de problemas con actividades diferentes. Estas actividades consisten en:

El análisis de sistemas Dentro de esta etapa tenemos a los Requerimientos.

El diseño de sistemas Tanto el Global como también el Detallado.

La programación

Las pruebas

La instalación

El mantenimiento

Las actividades ocurren en orden secuencial. Algunas de las actividades deben ser repetidas o pueden ocurrir de manera simultánea, dependiendo del enfoque del desarrollo de sistemas que se emplee.

Análisis de Sistemas.

Es el análisis de un problema que la institución tratará de resolver mediante un sistema de información. Consiste en definir el problema, identificar sus causas, especificar la solución e identificar los requerimientos de información que deben ser cumplidos por una solución de sistemas.

El análisis de sistemas crea un mapa de carreteras de la institución y sus sistemas, identificando a los principales propietarios y usuarios de los datos en la institución. El analista debe describir el hardware y el software existentes que sirven a la institución.

Con este análisis el analista de sistemas detalla los problemas de los sistemas actuales, examinando los documentos, papeles de trabajo y procedimientos, entrevistando a los usuarios, puede identificar las áreas de problemas y los objetivos a ser alcanzados por una solución. Con frecuencia la solución implica desarrollar un nuevo sistema de información o mejorar el ya existente.

Además de recomendar una solución, el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar que una solución sea posible o alcanzable dados los recursos y restricciones de la institución. Se deben estudiar tres áreas principales de la factibilidad:

Factibilidad técnica, el ingeniero deberá llevar a cabo un análisis y diseño adecuado en cuanto a las características del equipamiento.

Factibilidad económica, el diseño, desarrollo e implementación del sistema deberá adecuarse en función a los requerimientos del usuario.

Factibilidad operativa, si la solución propuesta es deseable con el marco administrativo y organizacional existente.

El proceso evaluará la factibilidad de cada una de ellas. Existen tres alternativas básicas de solución para todo problema de sistemas:

No hacer nada.

Modificar el sistema existente.

Desarrollar un nuevo sistema.

Requerimientos de Información.

Los requerimientos de información de un nuevo sistema implican la identificación de quién necesita que información, dónde, como y cuando. El análisis de requerimientos define los objetivos del sistema nuevo o modificado y desarrolla una descripción detallada de las funciones que debe llevar a cabo el nuevo sistema. Los requerimientos deben considerar las restricciones de carácter económico, técnico y de tiempo así como las metas, procedimientos y los procesos de decisiones en la institución.

Un mal análisis de requerimientos es una de las causas principales de la falla de los sistemas y de los costos elevados del desarrollo.

Para obtener los requerimientos de los sistemas de información, los analistas deben trabajar una y otra vez en enunciados de requerimientos en colaboración con los usuarios.

El análisis de sistemas a menudo hace una contribución no intencional a la institución al aclarar los procedimientos y llegar a un consenso sobre como deben hacerse las cosas.

Una vez culminada la etapa de requerimientos los revisores independientes revisarán lo efectuado, no sólo las funciones sino también la auditabilidad del sistema.

Diseño Global o General de Sistemas.

Detalla como el sistema debe satisfacer los requerimientos de información tal y como fueron determinados por el análisis de sistemas.

El diseño del sistema de información es el plan general o modelo para ese sistema.

Los diseñadores son responsables por la administración y el control de la realización técnica de los sistemas. Hay 2 tipos de diseños:

El diseño lógico, representa los componentes del sistema y sus relaciones mutuas, como aparecerán ante el usuario. Describe las entradas y salidas, las funciones de procesamiento a ser realizadas, los modelos de datos, los controles, etc.

El diseño físico, es el proceso de traducción del modelo lógico abstracto a un diseño técnico específico para el nuevo sistema.

Una vez culminada esta etapa vendrán nuevamente los revisores.

Alternativas de diseño.

Pueden ser:

Centralizados o distribuidos
En línea o por lotes
Parcialmente manuales o fuertemente automatizados

Lo que hace que un diseño sea superior a los demás es la facilidad y eficiencia con que satisface las necesidades de los usuarios.

Antes de terminar el diseño de un sistema, los analistas evaluarán diversas alternativas de diseño.

Basándose en los requerimientos y en el análisis de sistemas, los analistas construyen los modelos, luego examinan los costos, beneficios y las fuerzas y debilidades de cada alternativa.

El diseño de los sistemas de información requiere de un alto nivel de participación y control de parte de los usuarios finales. Los requerimientos de información por parte de los usuarios presionan al proceso de diseño para asegurarse de que el sistema refleje las necesidades.

Diseño Detallado de Sistemas.

Una vez evaluadas las alternativas propuestas y elegida la más conveniente comienza la etapa del diseño detallado.

Se toma cada una de las funciones y se las divide a la mínima expresión.

El formato de entrada y el contenido de salida se determinan durante esta fase. Se desarrollan los encabezados, los títulos, los mensajes, el número de espacios, número de líneas, formato de las pantallas, ventanas, avisos y menúes. Se generan las especificaciones de los programas.

El profesional que interviene de manera directa debe diseñar y especificar los controles administrativos, de entrada y salida, de hardware y de seguridad.

Los usuarios finales están interesados en las tareas de la organización, poseen un conocimiento semántico que corresponde a sus tareas específicas.

Los técnicos y programadores se ocupan de la tecnología y sus aplicaciones, poseen un alto grado de conocimiento sintáctico que depende de la tecnología.

Una vez culminada esta etapa vendrán nuevamente los revisores.

Programación.

Es el proceso de traducir las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño con código de programa.

El software deberá ser escrito de acuerdo a las especificaciones de entrada y salida y a través de un lenguaje compatible con la tecnología.

Sobre la base de documentos detallados de diseño para los archivos, operaciones y otros detalles de diseño se prepararán las especificaciones para cada programa en el sistema.

Una vez culminada esta etapa vendrán nuevamente los revisores.

Pruebas.

Es el proceso exhaustivo y profundo que determina si, bajo condiciones conocidas, el sistema produce los resultados deseados.

El 50% del presupuesto de desarrollo de software puede ser gastado en pruebas.

Las pruebas también son consumidoras de tiempo, en algunos casos partes del sistema deberá ser rediseñadas.

Las pruebas de un sistema de información pueden descomponerse en tres actividades:

Pruebas por unidades. O pruebas de programas, consisten en probar cada programa por separado en el sistema. Las pruebas deben verse como un medio de localizar errores.

Pruebas al sistema. Prueban el funcionamiento del sistema de información como un todo. Tratan de determinar si los módulos pueden funcionar conjuntamente tal como se planeó.

Pruebas de aceptación. Proporcionan la certificación final de que el sistema está listo para ser usado en un escenario de producción. Las pruebas de sistemas son evaluadas por usuarios y revisadas por la administración.

Todos los aspectos de las pruebas deben ser pensados con sumo cuidado. Para asegurar esto el equipo de desarrollo trabaja con los usuarios para pensar en un plan sistemático de prueba. En el plan de prueba se incluyen todos los preparativos para la serie de prueba previamente descriptas.

Aquí se verá la eficiencia de los revisores independientes, ya que si criticaron bien durante todo el proceso tendremos pocos errores en la prueba

Una mala crítica hará un sistema más costoso por un lado y perdida de tiempo y esfuerzo por el otro. Cuando se critica algo se debe hacer con el ánimo de ver los errores.

Conversión.

La conversión es el proceso de cambiar el viejo sistema por el nuevo.

Aunque un sistema puede estar diseñado y desarrollado correctamente, gran parte de su éxito depende de lo bien que se planee y se lleve a cabo la implementación.

Para evitar dicha brecha de credibilidad es importante preparar un buen plan de implementación.

Se pueden usar cuatro estrategias de conversión:

En paralelo. El sistema viejo y su reemplazo son operados conjuntamente durante un tiempo hasta que se aseguren que funciona correctamente. Este enfoque es caro y puede necesitar personal y recursos adicionales.

Cambio directo. Reemplaza al viejo sistema por completo en un día determinado. Es muy riesgosa ya que puede ser más cara si se presentan serios problemas con el nuevo sistema.

Estudio piloto. Implanta el nuevo sistema sólo en un área limitada de la institución, como un solo departamento o unidad operativa. Cuando esta versión quede completa se instala el sistema en el resto de la institución, simultáneamente o por etapas.

Enfoque por fases. Introduce el nuevo sistema por etapas, ya sea por funciones o por unidades de la institución.

Para implementar el sistema con éxito es necesario previamente Capacitar a las personas que se encuentren afectados a él. La falta adecuada de capacitación contribuye al fracaso del sistema. Hay distintos enfoques empleados para llevar a cabo la capacitación, estos son:

Seminarios e instrucciones en grupos
Capacitación de procedimientos
Capacitación tutorial
Simulación
Capacitación en el trabajo
Centro de información

Todas las estrategias y metodología utilizadas para llevar adelante el proyecto deben ser conservadas en un Documento del sistema, el cual deberá contener la descripción de cómo opera el sistema de información desde el punto de vista técnico y del usuario.

Producción y mantenimiento.

La etapa posterior a la instalación del sistema se denomina Producción, una vez que la conversión se ha completado durante ese tiempo el sistema es revisado por especialistas para determinar que tan bien ha cumplido con sus metas originales.

Los cambios en hardware, software, documentación o procedimientos a un sistema para corregir errores, cumplir con nuevos requerimientos o mejorar la eficiencia de procesamiento se denominan Mantenimiento.

Capítulo 12 - Otros métodos de Diseño de Sistemas

Ciclo de vida de los Sistemas.

Es el método más antiguo para el desarrollo de sistemas de información, aún se utilizan para sistemas complejos medianos o grandes. Esta metodología supone que un sistema de información tiene un ciclo de vida. El ciclo de vida de un sistema tiene 6 fases:

Definición del proyecto.

Estudio de sistemas.

Diseño.

Programación.

Instalación.

Posimplantación.

Cada fase consta de actividades básicas que deben ser realizadas antes de que la siguiente fase pueda iniciarse.

La metodología del ciclo de vida hace una partición del proceso de desarrollo de los sistemas en distintas fases y desarrolla un sistema de información de manera secuencial. Implica también una división del trabajo entre usuarios finales y especialistas en sistemas (analistas y programadores) de información.

Etapas del Ciclo de vida de los Sistemas.

Definición del proyecto. Es la etapa en donde se determina si la institución tiene o no un problema y si puede o no ser resuelto con un proyecto de sistemas.

Análisis de sistemas. Es la etapa en donde se analizan los problemas de los sistemas existentes, se definen lo objetivos a ser alcanzados por la solución y se evalúan las distintas soluciones.

Diseño. Es la etapa en donde se producen las especificaciones del diseño lógico y físico de la solución de sistemas. Destaca las especificaciones formales y la documentación, muchas de sus herramientas son los diagramas de flujo de datos, gráficas de estructuras del programa, flujogramas del sistema, etc., tienen posibilidad de ser utilizadas.

Programación. Es la etapa en donde se traducen las especificaciones de diseño producidas en la etapa de diseño en código de programación. Estas especificaciones describen lo que cada programa debe hacer, el tipo de lenguaje de programación a ser usado, entradas y salidas lógicas de procesamiento, calendarios de procesamiento, etc.

Instalación. Es la etapa en donde se realizan las pruebas, capacitación y conversión, las etapas finales que se requieren para poner en marcha a un sistema.

Posimplantación. Es la etapa en donde el sistema se usa, se evalúa en operación y se modifica para hacer mejoras o satisfacer nuevos requerimientos. Con el tiempo el sistema necesitará de tanto mantenimiento para permanecer eficiente y cumplir objetivos de los usuarios que llegará al final de su vida útil. Una vez que el ciclo de vida del sistema llega a su fin, un sistema completamente nuevo se necesita y el ciclo se inicia de nuevo.

Limitaciones del enfoque del ciclo de vida.

El enfoque del ciclo de vida es muy costoso y consumidor de tiempo. Una gran cantidad de tiempo se emplea en la recopilación de la información y en la preparación de especificaciones voluminosas y documentos de autorización.

El enfoque del ciclo de vida es inflexible y desmotiva el cambio. Cuando los requerimientos son incorrectos o se encuentra un error, la secuencia de las actividades del ciclo de vida debe repetirse. Los nuevos volúmenes de documentos deben generarse otra vez, incrementando sustancialmente el tiempo y costo de desarrollo.

El método del ciclo de vida es poco apropiado para las aplicaciones orientadas a la toma de decisiones. La toma de decisiones puede ser poco estructurada y fluida lo que hace que este elevado nivel de incertidumbre no puede ser fácilmente introducido en el enfoque del ciclo de vida.

Elaboración de prototipos.

Consiste en el desarrollo de un sistema no funcional rápido y barato para que los usuarios finales lo evalúen. Al interactuar con el prototipo, los usuarios pueden tener una mejor idea de sus requerimientos de información.

El prototipo es una versión operativa de un sistema de información o parte del sistema, se trata sólo de un modelo preliminar.

El proceso de desarrollo de un diseño preliminar, de probarlo, afinarlo y probarlo de nuevo se ha denominado proceso iterativo de desarrollo de sistemas, porque los pasos necesarios al desarrollar el sistema pueden repetirse una y otra vez.

Sistemas de Información

Informática. Tecnología. Funciones. SIBC. Niveles. Ejemplos. Procesamiento. Tipos. SEI. Instituciones. Toma de Decisiones. Almacenamiento. Entrada. Software. Lenguajes de programación. Telecomunicaciones. STC. SSDG