Sistemas de información y administración

Informática. Características. Elementos

  • Enviado por: Luigi
  • Idioma: castellano
  • País: Costa Rica Costa Rica
  • 8 páginas
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Sistemas.

Concepto.

Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones como frío, calor, etc.

Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

Características.

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Por ejemplo se puede decir que existe un sistema legislativo para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que los resuelva.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Existen dos tipos de sistemas

>Los sistemas abiertos: que interactúan con su medio ambiente(Reciben entradas y producen salidas.

>Los sistemas cerrados: son aquellos que no interactúan con su medio ambiente.

Todos los sistemas actuales son abiertos. Es así como los sistemas cerrados solo existen como una teoría, un concepto, aunque si muy importante.

Elementos.

El elemento de control esta relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables, (o sea mientras se encuentren bajo control) Por ejemplo las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37° centígrados, una desviación de 37° a 37.5° no afecte mucho su desempeño, pero una mayor desviación, como una fiebre de 39.5° desencadena un cambio muy drástico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se repare dicha condición. Pero si se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentren por encima o por debajo de los estándares para así poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.

Para resumir, los sistemas emplean un sistema de control básico que consiste en:

  • Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

  • Un método para medir el desempeño actual.

  • Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

  • Un método de retroalimentación.

  • Los Sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continúan funcionando. Aquellos que no lo logren hacer, tarde o temprano dejan de trabajar.

    El concepto de interacción con el medio ambiente, que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, es esencial para el control. Recibir y evaluar la retroalimentación, permite al sistema determinar que tan bien esta operando

    En contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operación siempre y cuando posean información de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente. Dado que esta condición no puede sostenerse por mucho tiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados. El concepto, sin embargo, es importante por que ilustra un objetivo en el diseño de sistemas: construir sistemas que necesiten la menor intervención del medio externo para mantener un desempeño aceptable. Por consiguiente, la autorregulación y el propio ajuste son objetivos del diseño en todos los ambientes de sistemas.

    Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas mas pequeños; Es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas. Por ejemplo un auto tiene sistemas de combustión, eléctricos, etc. En general, en situaciones de sistemas, es común tener varios niveles de sistemas interactuando entre sí.

    Sistemas de información.

    Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

    Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

    Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información. A continuación se dan varios ejemplos de detalles que son importantes para el analista de sistemas:

  • Canales informales: ¿Qué interacciones existen entre las personas y los departamentos que no están descritos en los procedimientos de operación?

  • Interdependencias: ¿De que otros departamentos y componentes de la organización depende un elemento en particular?

  • Personas y funciones claves: ¿Cuáles son las personas y elementos mas importantes en el sistema para que este tenga éxito?

  • Enlaces críticos de comunicación: ¿Cómo es el flujo de información e instrucciones entre los distintos componentes de la organización?¿Cómo se comunican las áreas entre sí?

  • La anterior no es una lista exhaustiva de preguntas pero recalca la importancia de investigar y analizar la manera en que operan las organizaciones.

    En contraste, durante el diseño los analistas tienen la responsabilidad de identificar las características importantes y necesarias que deben tener los nuevos sistemas. El analista especifica la forma en que va operar el sistema y los subsistemas, las entradas requeridas, las salidas que se deben producir, y los trabajos que se efectuaran tanto por las computadoras como en forma manual. Por otro lado, los analistas también participan en el control de los sistemas básicamente de dos formas: la primera cuando describen los elementos de control, tales como estándares y métodos para evaluar el desempeño en relación con los demás estándares para los sistemas de información que diseñan. Al mismo tiempo, los sistemas que especifican proporcionan información a los directivos y usuarios que permite a estos determinar si los sistemas que administran funcionan correctamente. Incorporar mecanismos de retroalimentación es un paso esencial en el diseño ya que su inclusión permite sostener las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los sistemas perdurara si hace falta un control adecuado.

    Visión de los sistemas de información.

    En cualquier organización existen varios sistemas de información. Desde le punto de vista de la estructura, los sistemas de información en una organización se forman a partir de un conjunto de sistemas para mercadotecnia, fabricación, personal, compras, y otras funciones de la empresa. Cada una de estas funciones comprende actividades a nivel de transacciones, toma de decisiones junto con la ocurrencia de requerimientos únicos para estas y aplicaciones para el soporte de oficinas y departamentos.

    Lo anterior permite comprender por que las diferentes funciones comerciales de una organización necesitan el soporte de los sistemas de información, de aquí que se tenga la noción de sistemas de información para areas funcionales. Esta es la forma en que evolucionan los sistemas de información en las organizaciones.

    Hace algún tiempo se especulo en torno a los sistemas de información totales; sistemas de información administrativa únicos que permitieran satisfacer las necesidades de una organización en todos sus niveles y funciones comerciales. Sin embargo, en la actualidad no prevalece este punto de vista. Los administradores se han dado cuenta que es imposible y peligroso intentar hacer un sistema de información monolítico. De esta forma, encontrara que en realidad existe un grupo de sistemas de información por áreas, cada uno con su propia visión y finalidad. En conjunto, todos ellos formaran el sistema de información de una organización.

    Sistemas de administración.

    Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

    Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular las decisiones. Cada vez que se necesite la información, esta se prepara y presenta en una forma y formato diseñados con anterioridad.

    Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones así como las variables con influencia mas significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala) A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables importantes.

    El sistema de información administrativa, o sistema de informes para la administración, presentara reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Con frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la información necesaria para ello debe prepararse con regularidad.