Economía y Empresa
Sistemas de información logística de una empresa
Resumen GerenciaL
Los sistemas de información de logística se dividen en la actualidad en dos grandes campos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Sin embargo cual de ellos es el mejor para implementar en determinada empresa, dependerá mucho de las necesidades, tamaño, cantidades de áreas y manera de administración de cada empresa.
Los sistemas integrados ERP dan a la empresa las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII.(Material Requierment Planning). Hoy día existen tres modelos de este tipo de sistemas: Herramienta, Aplicación Parametrizable y Aplicación Fija.
Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema.
Las características fundamentales que debe poseer un sistema para que pueda ser considerado como un ERP toma en cuanta variables como: Flexibilidad, Modular y abierto, Comprensivo, Más allá de la compañía, Los mejores procesos de negocios, Simular la realidad.
El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular.
Existen muchas aplicaciones conocidas dentro de los best of breed, entre las más comunes tenemos, Warehouse Management System (WMS) ó Sistema de Administración de Almacenes, Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock, Milk Run Managemen System ó Sistema de recolección consolidada, el Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte, Distribution Management System (DMS) ó Sistema de Distribución, etc.
Posteriormente, se analizan algunos casos específicos de software “Best of Breed” como lo son el Servisat y el WAREHOUSE EXPLORER, además de examinar el desarrollo e implementación de algunos ERP en Costa Rica como SAP y Exactus.
Indice
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INTRODUCCIÓN
En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad según los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rápida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la producción y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una administración, y mas que eso, una planificación y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en todo el proceso de organización. Hoy, sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios. Además, estos sistemas pueden ser complementados con sistemas más especializados conocidos como “Best of Breed”, los cuales se implementan en una Rea específica de la organización para que cumplan una función independiente de las demás aplicaciones.
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Sistemas de información de logística
El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la información.
Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas.
Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.
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Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro.
Los sistemas ERP fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permitía a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeación y el control de la producción mediante la integración de información procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercialización entre otros.
El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras soluciones de tipo específico que mejoraban parte de la gestión operativa de una empresa, los software buscaron la integración de todas las facetas del negocio como ingeniería, planificación, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de producción, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una “isla de información”. A ello ha contribuido el hecho de que una compañía normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes áreas de negocios, los cuales no están asociados a una estrategia global. Esto lleva a que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga información cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la información está distribuida. Y las fuentes de error en el cálculo de los indicadores de gestión de la empresa son muy altas. En este sentido, el rol de los ERP es integrar la información de una empresa en uno solo sistema.
Los sistemas ERP permiten, al tener información veraz y accesible en la organización, mejorar la atención al cliente, bajar los costos, aumentar los volúmenes de ventas, reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el desempeño a través de indicadores, mejorar la comunicación entre áreas de producción y reducir la duplicidad de la información, entre otros.
Modelos de los sistemas ERP
Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:
Herramienta: es una aplicación a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados.
Aplicación Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programación adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.
Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original.
Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas.
Características de los sistemas ERP
Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP:
Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.
Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos.
Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas
Más allá de la compañía: no debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización.
Los mejores procesos de negocios: debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente.
Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema.
Características Técnicas
Las aplicaciones ERP están construidas con lenguajes de programación como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programación visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares.
En cuanto a la arquitectura utilizada la más recomendada es la de Cliente-Servidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.
Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software de garantía, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.
Costo y tiempo de implementación de los ERP
El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantación de ERP es de $ 15.000.000.
El tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el término del período de implementación. Pasan alrededor de 2.5 años desde la iniciación del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversión (“ROI”).
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Aplicaciones “Best of Breed”
El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa.
Es cualquier solución que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organización. En un mundo globalizado como el actual la solución tiene que ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integración juega un rol en la determinación de un “best of breed”.
Asimismo una empresa “best of breed” hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabón de la cadena de valor, “best of breed” significa escoger el mejor producto disponible para cada función del negocio. Las compañías que están buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir más efectivamente en nuevos mercados, ven la solución “best of breed” como el mejor camino; por la velocidad de la implementación y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados rápidamente.
Podríamos hacer la pregunta ¿best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales junto con la integración tanto como sea posible?
Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideración un factor muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero también se incurren en costos de adquisición, implementación y administrativos. Por lo tanto una solución “best of breed” es aquella que produce un mejor retorno.
Otro factor a considerar es el riesgo. La implementación de un software “ best of breed” puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalización excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete.
No es fácil decidir cual “best of breed” escoger ya que lo que trabaja para una compañía puede que no funcione para otra.
“Best of breed” significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solución para la situación, significa tener el mejor retorno sobre la inversión y significa vivir con un nivel de riesgo.
Algunas de las aplicaciones más comunes desarrolladas como “best of breed” se presentan a continuación:
•Warehouse Management System (WMS) ó Sistema de Administración de Almacenes
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•Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock
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•Milk Run Managemen System (MMS) ó Sistema de recoleción consolidada
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•Trucking Management System (TMS) ó Sistema de Transporte
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•Distribution Management System (DMS) ó Sistema de Distribución
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•Container Management System (CMS) ó Sistema de Administración de Contenedores
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•Financial Management System (FMS) ó Sistema de Administración Financiera
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Ejemplos de software “Best of Breed”
Algunos ejemplos de las soluciones “best of breed” son las siguientes:
Servisat (control de flotas satelitales)
La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener control sobre las flotas de vehículos de la empresa. El funcionamiento del sistema es como sigue:
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Se le instala un dispositivo a cada uno los vehículos.
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Desde Internet se puede ubicar el vehículo en tiempo real.
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Se programa el dispositivo para que se envíe la posición periódicamente o cuando ocurra algún evento de importancia
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Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del área de trabajo, botón de emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o encargado para tomar las medidas necesarias
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Si el evento es únicamente informativo, tal como un reporte periódico de posición, este será almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el usuario a través de la Internet.
Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes:
Localización: Ubicación instantánea (en tiempo real) en términos de calle y carrera, y en puntos específicos de vías interdepartamentales. Información de velocidad y estado del motor (encendido o apagado).
Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se encienda el motor del vehículo.
Bloqueo de puerta trasera: Adicionalmente, desde la central se puede bloquear y desbloquear la puerta trasera del vehículo.
Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son:
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Máximo control en la operatividad de su flota
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Aumenta la efectividad operativa con sus clientes
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Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehículos y mercancías
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Ayuda en la reducción de los costos de operación
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Permite minimizar los riesgos
Software manejo de bodegas
La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal el paquete “WAREHOUSE EXPLORER”.
Este producto está diseñado para trabajar en un ambiente de poco uso de papelería, utilizando la última tecnología en identificación de código de barras incluyendo radio frecuencia. Explorer warehouse puede operar en muchos ambientes de negocio acomodando las necesidades de los distribuidores y empresas de manufactura.
Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema básico y luego agregar los módulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La conexión en tiempo real utilizando la tecnología de código de barras permite lograr ahorros en tiempo y dinero tomando la información que se necesita saber en el momento justo.
La flexibilidad del diseño permite realizar interfaces con bases de datos ya existentes y otras utilidades como soluciones de código de barras y reportadores.
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Comparación entre ERP y Best of Breed
Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseñados para la administración de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las características de cada uno con respecto a algunos factores de importancia.
Si lo que se busca es una solución óptima en cada área en la empresa, la mejor de opción es un “best of breed” pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad , satisfaciendo a más usuarios. Pero en cuestión de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo.
Los sistemas integrados proporcionan múltiples aplicaciones y una base de común datos y una interfase consistente para el usuario donde todos los módulos tengan una mirada y percepción familiar.
Los sistemas “Best of Breed”, diseñados para aventajar en una o algunas aplicaciones específicamente, también puede proponer desafíos, como aumentar la capacitación y el soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el almacenamiento redundante de los datos.
Así qué no existe todavía una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuación algunos factores determinantes que considerar a la hora de decidir cual implementar.
Costo
Los ERP pueden tener costos de la autorización menores y no requieren interfaces costosas, por lo que normalmente son menos costosos.
Sin embargo, “Best of Breed”, los rasgos especializados pueden crear una ventaja competitiva que también puede servir para bajar costos o aumentar la productividad.
Influencia
Si una empresa es “cliente instalado” de una compañía que vende ERP, su poder de decisión en la relación puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar nuevos módulos, se tendrá menos impacto en la negociación de términos y precio. Y por otra parte, si decide no agregar los módulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero es inoperante si lo comparamos con la sustitución de uno o dos aplicaciones independientes como lo son los “Best of Breed”.
Recursos humanos
En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed”, el personal debe entrenarse para usar y dar soporte a los sistemas múltiples con plataformas de hardware potencialmente diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programación. La escasez de personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran ventaja en el acercamiento integrado.
Soporte
La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed”. Si un sistema se cae, más personas hay que señalar cuando hay múltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un problema en un ERP, es más fácil de tratar con un solo vendedor o compañía, que muchas compañías diferentes.
Datos Compartidos
Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compañías especializadas en sistemas Best of Breed”. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada módulo, hay una buena oportunidad de los sistemas de juntarse a través de las adquisiciones, pero pueden que no sean fáciles de unir.
Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compañía, es más fácil y rápido acceder los datos compartidos de una misma base de datos.
Funcionalidad
Mientras el atractivo más fuerte de los sistemas “Best of Breed” es su rica funcionalidad, los sistemas integrados ERP están comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos llamados "sistemas de boutique" .
Todavía en aquellas áreas dentro de una organización que sean muy dinámicas y competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un “Best of Breed”. Esto pues en los sistemas más especializados ERP toma más mucho tiempo para las compañías re-diseñar una colección entera de aplicaciones.
Conclusión
Escoger entre un sistema integrado ERP o “Best of Breed”, puede depender mucho del tamaño de la organización, cultura y estilo de administración. Si las sub-áreas dentro de la organización son grandes o complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada que sólo un “Best of Breed” puede proporcionar.
En una organización empresa donde la toma de decisiones esta altamente centralizada, el fácil acceso a los datos compartidos tomará probablemente prioridad. Por lo tanto, aquellos sistemas especializados que no proporcionen la funcionalidad crítica se sacrificarán por el mejor compartimiento de datos y las eficiencias de los sistema s integrados.
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Situación mercado en Costa Rica
El mercado de software en logística está tomando un rumbo en el cual las empresas transnacionales y por lo general líderes en su campo, están implementando sistemas ERP en su operación de tal forma que también sea compatible con sus sistemas “best of breed” existentes.
Como ejemplo de esto tenemos a la embotelladora Panamco Tica, la cual es la encargada de distribuir los producto de la compañía Coca Cola.
La corporación Panamco tiene operaciones en: Costa Rica, Guatemala, Nicaragua, Brasil, Colombia, Venezuela y México.
En algunos países como Venezuela ya se está trabajando con el software SAP el cual es un ERP. En el caso de Costa Rica, la empresa inició un proceso de implementación desde hace aproximadamente nueve meses (Proyecto Istmo) en el cual se tomó colaboradores de la empresa para iniciar junto con los consultores a adaptar el sistema a la realidad de la operación. Este proceso culminó con el inicio de la utilización del software SAP el día 1 Abril del presente. Como se comentó anteriormente se implementaron solamente algunos módulos como son: FI (Finanzas), CO (Controlling), MM (Materiales) y MO (Mantenimiento). Los otros bloques de la empresa como son RH (Recursos Humanos) continuarán utilizando su sistema “best of breed” ADAM, y todo lo referente a la distribución de la empresa que es uno de los puntos críticos del negocio se seguirá manejando con el sistema BASIS.
De esto se concluye que aunque los sistemas ERP presentan una solución integral para el negocio, siempre deberán estar acompañados de sistemas “Best of Breed” en lo referente a las actividades específicas de la empresa.
A continuación se mostrarán un archivo resumido de las ventajas y desventajas se SAP y sus soluciones (evaluado por META Group de Chile).
VENTAJAS DESVENTAJAS
| SAP R/3 es capaz de integrar información Y procesos a lo largo de toda la empresa mas allá de una conexión HUB | La implementación de R/3 tiene grandes costos y lleva largo tiempo en sus largas instalaciones |
| SAP esta involucrada en la mayoría de las implantaciones de sistemas ERP en grandes empresas | Existe algo de arrogancia en atender a pequeñas empresas |
| SAP está enfocada en los beneficios de la empresa | Su altos costos de implantación requiere de implementación especial y costosa, además de complicada |
| SAP R/3 es una solución robusta y completa y tiene un gran mercado de sus acciones | Las organizaciones de consultoría de SAP no realizan implementaciones, por lo tanto los clientes están forzados a usar sistemas integradores de tercera mano. |
| SAP invierte grandes cifras en R&D (Reserach & Development) | |
| Clientes de SAP no reportan descontentos con sus productos |
Otro caso importante es el software Exactus, en cual analizaremos a continuación.
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Exactus
Para garantizar su competitividad en un mercado cada vez más agresivo, las empresas necesitan de un sistema integrado que les permita contar con herramientas que agilicen la toma de decisiones y les permita alcanzar sus metas en un corto plazo.
EXACTUS es un sistema integrado administrativo y de manufactura que ha sido especialmente diseñado para satisfacer los requerimientos de las empresas industriales, multinacionales, de distribución y grupos corporativos.
Módulos de Exactus
Asegurar la adaptación óptima de Exactus al proceso de negocio y a las necesidades de la empresa es el objetivo del servicio de implantaciones de EXACTUS. Este proceso proporciona una magnífica oportunidad de realizar una reingeniería, o bien, un estudio del ciclo de negocio.
EXACTUS se compone de cuatro grandes áreas: Ventas & Logística, Finanzas & Contabilidad, Manufactura, y Recursos Humanos & Nomina.
Módulo de ventas y logística
A continuación se presentan los cuatro principales módulos del módulo principal de ventas y logística.
Facturación por Pedido
El módulo de Facturación está integrado a las actividades de contabilidad, control de inventarios y control de cobros, lo cual le permitirá administrar sus ventas de una forma ágil y segura, al realizar todas las labores contables y de inventario conexas simultáneamente. Desde el ingreso de un pedido Exactus le proporcionará la información necesaria para la agilización del proceso de ventas.
Beneficios:
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Le permite disponer de información real en el momento preciso para la toma de decisiones y para realizar un mejor control y seguimiento de las ventas.
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Le proporciona flexibilidad operativa, ya que permite un trabajo simultáneo de múltiples usuarios, registrando y administrando información, de una manera integrada y consistente.
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Le brinda información actualizada y consistente debido a la integración con los otros módulos.
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Impulsa la eficiencia en la labor de ventas de su empresa.
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Es de gran utilidad para corporaciones multinacionales y empresas exportadoras, al permitir la emisión de facturas en múltiples monedas.
Pronóstico de Ventas
El módulo de Pronóstico de Ventas le permite calcular las proyecciones de ventas de una manera rápida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de inventarios o la facturación de ventas realizadas. También permite estimar la demanda hacia el futuro, basándose en información histórica generada por el movimiento de productos del módulo de Control de Inventarios o por las ventas del módulo de Facturación.
Beneficios:
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Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Producción al proveerlos con información congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemáticos de pronóstico, datos históricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado de la empresa.
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Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de la empresa.
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Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y comparación de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas proyectadas.
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Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Producción.
Compras
El módulo de Compras de Exactus le permitirá la administración sencilla y ágil del ciclo de adquisiciones de materias primas y suministros de los que se abastece la empresa. Los requerimientos de las diferentes áreas de la empresa son ingresados al sistema y utilizados en la elaboración de las órdenes de compra. Mediante este módulo, las existencias en el inventario se actualizan y también se encarga de registrar los movimientos asociados con la compra de materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa.
Beneficios:
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Le brinda un amplio control sobre el ciclo de compra.
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Le permite mantener un flujo de información constante y actualizada entre los departamentos involucrados.
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Le brinda mayor eficiencia en las labores de producción, gracias a la generación automática de órdenes de compra como producto del resultado obtenido en la explosión de materiales.
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Promueve un balance adecuado de la carga de trabajo y de segmentación de responsabilidad de los funcionarios.
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Reduce el potencial de error humano debido a las funciones automáticas de generación de pedidos o solicitudes de compra, gracias a la integración con otros sistemas.
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Le brinda la posibilidad de dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde el momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a la bodega.
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La integración de Compras con Control de Inventario le permite actualizar directamente las existencias de los artículos, registrar los costos y determinar la ubicación donde se almacenarán los mismos.
Control de Inventarios
El módulo de Control de Inventario de Exactus ha sido diseñado pensando en las necesidades de las empresas manufactureras, de distribución y servicio. Control de Inventario es el corazón de las actividades de manufactura debido a que integra todos los movimientos transaccionales que tienen relación con consumos, ventas, ingresos, etc; realizados directamente en él o desde los demás módulos con los que interactúa.
Beneficios:
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Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de compañías de los sectores comerciales, de distribución y de manufactura.
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Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotación de los inventarios ya que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y administración de los mismos.
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Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes al suplirlos con los productos en el momento en que éstos así lo requieran.
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Le facilita la administración de los inventarios a través del particionamiento de bodegas en localizaciones y beneficia las labores de control de calidad, control de vencimientos, etc.
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Le asegura la confiabilidad de los datos a través del uso de funciones de registro de movimientos con capacidad para revisión, modificación e impresión antes de su aplicación.
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Le brinda un apoyo en la toma de decisiones al ofrecer flexibilidad para brindar reportes con información actualizada sobre el manejo de inventarios.
Caso de aplicación de exactus
Corporación Musmanni
Fundada en 1902, Musmanni inició como una empresa de corte familiar que con el tiempo se transformó en uno de los líderes de la región en la industria de la panificación. Corporación Musmanni se convirtió en la primer empresa en su nicho de mercado en Latinoamérica que logró certificarse en ISO 9001.
Musmanni ha incursionado con gran éxito en el mercado latinoamericano, como pionera en la fabricación de bienes congelados. Actualmente cuentan con 145 puntos de venta en Costa Rica y con 7 franquicias en Panamá y 5 en Nicaragua. Corporación Musmanni ha sido nombrado suplidor para la región Centroamericana y del caribe de reconocidas cadenas de comidas rápidas tales como Pizza Hut, Subway y Select, entre otros.
Uno de los objetivos más importantes para Musmanni es garantizar la calidad mediante un excelente control en el área de producción y en la eficiencia de su personal, el cual es capacitado permanentemente a través de la Universidad del Pan, misma que capacita a los franquiciados y operarios de los mismos.
Es por esta razón que en 1995, Corporación Musmanni vio la necesidad de buscar un sistema integrado que les brindara una gran seguridad en la manipulación de las fuentes de información así como eficiencia y exactitud en todos sus procesos.
En vista de que la innovación y la actualización tecnológica siempre han sido prioritarias para Musmanni, para mantenerse en constante desarrollo, en el 2000 se decidió después de grandes análisis de diferentes opciones cambiar a los sistemas de información de Exactus. Algunos de los factores que tuvieron mucho peso y ayudaron a Musmanni para decidirse por este Exactus fueron las buenas referencias que les dieron los clientes de este sistema así como la excelente relación existente entre el costo de él software y los beneficios que éste les podía dar.
Según Patricia Pacheco, Directora Administrativa y Financiera de la Corporación, “El sistema es sumamente flexible y ágil, sin dejar de ser seguro. Lo importante es que el sistema nos brinda información que nos ayuda a la toma de decisiones.”
Con la utilización de Exactus, Corporación Musmanni cuenta con reportes que se generan con información confiable, pueden fácilmente monitorear las ventas y llevar un mayor control sobre la información de sus clientes. Todo lo anterior da como resultado un importante ahorro en los tiempos.
“El sistema permite a la compañía contar con más de la información que antes se manejaba”, este es uno de los factores relevantes que destaca la señora Pacheco a cerca del aporte de Exactus a su compañía.
Por su funcionalidad multimoneda, Exactus permite registrar sin ningún problema las ventas que se hagan en otras monedas.
El hecho de que Exactus tenga presencia en otros países de Latinoamérica y que sea un sistema escalable son factores que la gerencia de Musmanni ve con buenos ojos ya que, como lo dijo la señora Pacheco “el sistema apoya los planes de expansión de la Corporación”.
Exactus provee al personal con nuevas herramientas que simplifican los procesos y optimizan el tiempo laboral de sus empleados. El personal de Musmanni está muy contento con los resultados obtenidos de Exactus y se sienten muy motivados por el apoyo incondicional que han recibido. Se han identificado rápidamente con el software de Exactus al ser éste un sistema seguro que hace más eficientes sus labores.
El proceso de implementación ha sido un éxito, el tiempo de planeación que se le dedicó antes de empezar el proceso ha sido clave. Se hicieron múltiples reuniones con los diferentes departamentos para definir bien la información que se quería y la manera en que se iba a implantar. “Esto acompañado al apoyo incondicional que hemos recibido departe del personal de Exactus que nos han acompañado tanto en la planeación como en las largas jornadas de arranque, se han entregado plenamente al proyecto y cuentan con personal muy calificado en todas las áreas.
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Conclusiones
Las tendencias actuales muestran como las organizaciones están empezando a adoptar una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y además están llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas “Best of Breed”. Muchas empresas de este tipo de software se han dedicado a unir varios de estos sistemas en sistemas integrados, que puedan compartir mejor los datos, y si todavía siguen ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el vendedor se compromete a hacer la integración sin costo adicional.
Escoger entre un sistema integrado ERP o “Best of Breed”, depende del tamaño de la organización, la cultura y estilo de administración de la misma.
Antes de escoger entre un “best of breed” o un ERP debe tomarse en consideración un factor muy importante como lo es el costo, el cual al final determinará la capacidad de la empresa de adquirir uno u otro software, sino el presupuesto necesario para darle mantenimiento y modernización.
En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed están buscando la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integración compativa que además no requiera de personal especializado para su utilización.
hay dos variables criticas que se deben tomar en cuanta a la hora adquirir un sistema logístico, primero si el soporte técnico es eficiente y segundo si es necesario contar con personal especializado para la utilización y mantenimiento del sistema.
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Bibliografía
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Articulo: “Best of Breed vs. Integrated Systems”. www.olsoft.com/select_0800.htm
-
Articulo: ”The ERP Dilemma: Packed Solution or Best of Breed?”. www.stores.org/eng/archives/oct98cover.html.
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Trabajo final sobre ERP. Anónimo. www.rincondelvago.com
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Información suministrada por la empresa “Soporte Logístico”. Argentina. 2001
Sistemas de información
de logística Control de OPERACIONES
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| Enviado por: | Alexander Jenkins |
| Idioma: | castellano |
| País: | Costa Rica |
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