Sistemas de información de oficina

Recopilación de información. Estrategias y acciones. Principios de planeación. Tiempos de ejecución. RRHH (Recursos Humanos) y financieros. Dotación personal. Sistemas. Necesidades. Objetivos de empresa. Clasificación de documentos

  • Enviado por: Tamara Vargas
  • Idioma: castellano
  • País: México México
  • 12 páginas
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“ Organización del levantamiento y recopilación de información ”

2.1.1.- Definición de objetivos

2.1.2.- Determinación del universo de aplicación

2.1.3.- Determinación de fuentes de información

2.1.4.- Determinación de técnicas e instrumentos por aplicar

2.1.5.- Determinación de estrategias y acciones a realizar

2.1.6.- Determinación de los tiempos de ejecución

2.1.7.- Definición de los recursos

2.2.1.- Seguimiento de actividades

  • Determinación de validez y confiabilidad del procedimiento

  • Verificación del perfil de los Recursos Humanos

  • Verificación de los tiempos programados

  • Verificación de la aplicación de los Recursos

2.2.2.- Formatos para el reporte del proceso de levantamiento y recopilación de información

OBJETIVO

Todos los objetivos están en grupos sociales, persiguen valores, salud, riqueza, justicia, etc.

Los objetivos se encuentran desde lo más abstracto hasta lo más concreto

Un objetivo no es una función, sino que un objetivo es un fin.

REGLAS DEL OBJETIVO

  • Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de esta representan ángulos distintos y complementarios.

  • Deben fijarse por escrito el objetivo.

  • El objetivo debe de ser perfectamente conocido y aceptado.

  • Los objetivos deben de ser estables.

  • PRINCIPIOS DE PRESICIÓN

    DETERMINACIÓN DE UN UNIVERSO DE APLICACIÓN

    Una vez ya definido los objetivos, las políticas por parte del usuario

    El análisis deberá proyectar los planes y programas requeridos para la investigación, diseño e implantación del sistema

    Esto deberá de servir como elemento del control para el desarrollo de trabajo realizar e indicar el momento en que este iba obteniendo los resultados que vayan proyectando

    Determinación de las técnicas, instrumentos por aplicar

    • La relación de datos de demanda el uso adecuado de técnicas que permitan una revisión adecuada como parte del estudio del procedimiento y sistemas de trabajo se dividen apoyar en el uso de diagramas de registros de actividades.

    DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES A REALIZAR

    Esta es una responsabilidad del analista debe llevar a cabo un sistema nuevo de trabajo y preparar un paquete de información sobre la viabilidad.

    Este posible contenido de este paquete de información puede ser:

  • Definición del problema

  • Objetivo del problema

  • Planteamiento de una solución

  • Planes y programas del trabajo

  • Conclusiones y ventajas que esperan tener

  • La presentación de este documento es de suma importancia ya que es la primera impresión que tendrán los diferentes ejecutivos, sobre la eficiencia con que se desarrolla el trabajo.

    PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

    1.- Factibilidad. No se deben hacer planes ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograr.

    3.- Flexibilidad. La empresa debe contar con “colchones” por si el plan no resulta, tener con que apoyarse.

    2.- Objetividad. Datos reales

    4.- Unidad. Toda la empresa debe acatarse al plan

    5.- Del cambio de estrategias. Si la estrategia no da resultado se cambio de estrategia.

    DETERMINACIÓN DE LOS TIEMPOS DE EJECUCIÓN

    1.- Para determinar tiempos se requiere de un plan de trabajo.

    2.- Determinar el esfuerzo requerido.

    3.- Determinar “mis recursos”.

    4.- Hacer planeación de recursos y gente para tener l información a tiempo.

    DEFINICIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

    Objetivo. Conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación.

    1.- Contratación y empleo

    • Reclutamiento

    • Selección

    • Contratación

    • Inducción o Introducción

    • Promoción, transferencia y ascenso

    2.- Capacitación y desarrollo

    • Entrenamiento

    • Capacitación

    • Desarrollo

    3.- Sueldos y salarios

    • Análisis y evaluación de puestos

    • Calificación de méritos

    • Remuneración y vacaciones

    4.- Relaciones Laborales

    • Comunicación

    • Contratos colectivos de trabajo

    • Disciplina

    • Investigación de Personal

    • Relaciones de Trabajo

    5.- Servicios y Prestaciones

    • Actividades Recreativas

    • Actividades Culturales

    • Prestaciones

    6.- Higiene y seguridad Industrial

    • Servicio Médico

    • Campañas de Higiene y Seguridad

    • Ausentismo y Accidentes

    7.- Planeación de Recursos Humanos

    • Inventario de Recursos Humanos

    • Rotación

    • Auditoria de Personal

    REQUISITOS PREVIOS DEL SISTEMA DE DOTACIÓN DE PERSONAL

    ASPECTOS HUMANOS

    La ambientación de trabajo inteligente repercute directamente sobre las relaciones funcionales de comportamiento en los grupos de trabajo ya que índice en sus necesidades de sus necesidades personales de la siguiente manera:

    Fisiológicos. Apoya el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar información y protección a sus ocupantes corporales.

    Psicológicos. Fortalece la salud mental de ocupantes al proveedor de condiciones privacidad, sentido de pertenencia y reconocimiento, tranquilidad, comodidad y estabilidad.

    Sociológicas. También conocidas como socio-culturales, estas necesidades son satisfechas mediante una mejor comunicación.

    Económicas- Permite el ahorro de energía, conservación de la planta de productividad, preservación del espacio empleado adecuado del tiempo y la inversión económica rentable.

    PIRAMIDE DE NECESIDADES PARA EL SER HUMANO

    Según Abraham Maslow conocido psicólogo norteamericano, el hombre tiene necesidades que van desde las más básicas hasta las de orden superior.

    FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL SUPERIOR

  • Elaborar y ejecutar programas

  • Organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar

  • Establecer sistemas de control

  • Interpretar y aplicar las políticas y estrategias establecidas

  • Tomar decisiones para corregir desviaciones operativas en el desarrollo de los programas

  • Dirigir y vigilar la elaboración del presupuesto de su área.

  • FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL OPERATIVO

  • Precisar las metas que alcanzar en su área de trabajo

  • Organizar, dirigir y controlar

  • Determinar los procedimientos y métodos específicos de trabajo

  • Supervisar el desarrollo del personal a su cargo

  • Evaluar metas y ajustes a sus actividades

  • Proponer candidatos para ocupar puestos en sus áreas.

  • RECURSOS FINANCIEROS

    Son los elementos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones. Entre los recursos financieros propios pueden ser:

    Dinero en efectivo

    Aportaciones de los socios

    Utilidades

    Los recursos financieros ajenos pueden estar presentados por:

    Prestamos de acreedores y proveedores

    Créditos bancarios o privados

    Emisión de valores (abonos, cedulas, etc)

  • Planeación de Recursos Financieros

  • Como se adquieren o se generan

  • Aplicación de los recursos Financieros

  • RECURSO TÉCNICO

    La palabra técnica proviene del termino tekltne, que significa arte. Para aspectos administrativos es el saber como hacer algo, consiste en conocer los medios que nos llevan a incrementar tanto la eficiencia como la productividad.

    RECURSOS MATERIALES

    Son los bienes tangibles con lo que cuenta la empresa, son fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa, tiene que haber algún equilibrio en su utilización ya que es dañino para la empresa tanto su escasez como su abundancia. La administración de los Recursos Materiales consiste en los costos de los bienes, servicios para cada departamento de la empresa.

    La administración de los Recursos Materiales requiere de la realización de las funciones:

  • Planeación de bienes y servicios

  • Investigación y análisis

  • Formalización

  • Supervisión

  • Almacenamiento y control de inventarios

  • DETERMINACIÓN DE VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DEL PROCEDIMIENTO

    CONFIABILIDAD

    Se refiere a la consistencia y permanencia del instrumento y los procedimientos de aplicación pues se necesitan obtener en cada ocasión medición del fenómeno de interés sin ser perturbado por estos factores.

    Se refiere al grado en que su aplicación necesita al mismo sujeto u objeto o produce los mismos resultados.

    Se dice que un sistema es confiable cuando reúne los siguientes requisitos:

    Se realizarán los procedimientos correctos

    Proporciona información, efectiva y aceptable

    Produce resultados exactos

    Se percibe confiable por los usuarios

    VALIDEZ.

    Se refiere a la obtención de mediciones o clasificación respecto al asunto de interés, eliminando otras posibles variables.

    Se refiere al grado que un instrumento realmente mide las variables que pretende medir.

    Tiene validez cuando se utiliza la ingeniería humana ya que es diseñado para las personas que lo laboran.

    Que sean fáciles de comprender y utilizar

    Elimine errores y falta de cuidado

    Evite fallas y procedimientos inapropiados

    Sea flexible

    Se pueda familiarizarse rápidamente con el

    Funcione de forma natural

    Es un aspecto de gran importancia del análisis y diseño de sistemas es el enfoque del problema para identificarlo y definirlo claramente. Mediante el método científico abarca inicialmente la definición del problema. En términos de los objetivos del sistema total y subsistemas ubicado.

    Como las que a continuación se enuncian:

    Organigramas

    Socio gramas

    Gráficos de distribución del trabajo

    Diagramas de flujo

    Gráficos de distribución de espacio

    SISTEMAS

    Es un conjunto organizado formando un todo en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico que adquieren sus actos a un fin determinado.

    PROCEDIMIENTO

    Es una función encaminada al análisis de los planes de acción conectivos de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar en la simplificación y estandarización de las operaciones.

    CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

    Documentos Vitales. Son esenciales para la existencia de una organización no debe distribuirse mientas están vigentes. Entre ellos están títulos de propiedad, planos, contratos y testamentos.

    Documentos Importantes. Facilitan las operaciones diarias de los negocios, se pueden remplazar incluyen ordenes de comprar facturas, cuentas por cobrar y registro de inventarios.

    Documentos Útiles. Incluye correspondencia generalmente memorandums y estados de cuentas bancarios, su utilidad es temporal y se pueden remplazar a un bajo costo.

    Documentos esenciales. Incluyen información rutinaria, hojas de trámite, solicitudes rutinarias y material publicitario. Se pueden distribuir tan pronto que se tramitan de conservarlos temporalmente, no se dejan archivar con otros documentos importantes.

    Ejemplo

    El objetivo debe de estar basado en tiempos diversos, especificaciones (volumen, porcentaje, etc)

    Cuando se plantea es necesario basarse en datos reales

    Y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios

    Razonamiento preciso y exacto

    Requisitos Previos

    Políticas del Personal

    Análisis del Puesto

    Requisitos del Personal

    Proceso de Reclutamiento

    Se aboca a determinar de donde y como haremos llegar los candidatos

    Proceso de Inducción

    Significa guiar al nuevo colaborador a su puesto y ubicarlo en el mejor tiempo

    Proceso de selección

    Implica escoger entre todos los candidatos al más capacitado

    Proceso de Contratación

    Incorporación legal del nuevo colaborador a la organización

    Autorrealización

    Estima

    (autoestima)

    Amor y Pertenencia

    Seguridad

    Básicas y Fisiologícas