Sistemas de control

Diseño del proceso. Establecimiento de estándares. Medición de resultados. Periodicidad. Corrección de variaciones

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DISEÑO DEL PROCESO DE CONTROL

Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control, que ofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organización . La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a que se debe de controlar y con qué frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero. Es mas los gerentes que encuentren quizá se concentren en factores fáciles de medir, por ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan mas difíciles de medir, por ejemplo, la satisfacción de la comida. Empero, largo plazo, la satisfacción de la comida podría ser mas importante que la cantidad de personas atendidas en un periodo dado. La mayor parte de estos problemas se pueden evitar mediante el análisis que identifique las áreas clave del desempeño y los puntos estratégicos de control.

Etapas de Control 

  • Establecimiento de estándares

  • Medición de resultados

  • Corrección

  • Retroalimentación

Establecimiento de estándares 

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúe el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado. Los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados. 

  • Rendimiento de beneficios

  • Posición en el mercado

  • Productividad

  • Calidad del producto

  • Desarrollo del personal

  • Evaluación de la actuación

Tipos de Estándares 

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área en donde se implementen: 

1.- Estándares estadísticos: 

Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. 

2. - Estándares fijados por apreciación: 

Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la actitud).

3. - Estándares técnicamente elaborados:

Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica. (Cuantitativos: estándares de producción, de tiempos y movimientos). 

Medición de resultados: 

Consiste en medir la ejecución y los resultadas, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas de aspectos eminentemente cualitativos. 

Para llevar acabo su función, esta etapa se vale primordialmente del sistema de información, por lo tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna. 

Corrección: 

La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un sistema o una causa. 

Retroalimentación: 

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentacion, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado con el que sé retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control

Por último, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: 

  • Contar con objetivos y estándares que sean estables

  • Que el personal clave comprenda y este desacuerdo con los controles.

  • Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.

  • Evaluar la efectividad de los controles

CARACTERISTICAS 

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo: 

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional

Un sistema de control deberá de ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. 

Oportunidad 

Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. 

Accesibilidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de explicar para facilitar su aplicación. 

Ubicación estratégica

Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. 

Factores que Comprenden el control: 

  • Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es más importante

  • Tiempo: se controlan las fechas programadas

  • Costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa

  • Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

Control y su periodicidad 

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: 

  • Control Preliminar: (es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades)

  • Control concurrente: (Se ejerce de manera simultanea a la realización de actividades, como un proceso continuo)

  • Control posterior: (Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas)

Control por áreas funcionales

El control se aplica a las 4 áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. 

Control de producción: 

La función de control en esta área busca El incremento de la eficacia, la reproducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. 

Control de calidad: 

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El producto. 

Control de inventarios: 

Su objetivo primordial es determinar El nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados 

Control de producción: 

El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas. 

Control de compras: 

Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta función verídica El cumplimiento de actividades tales como: 

  • Selección adecuada de los proveedores

  • Evaluación de la cantidad y calidad especifica por El departamento solicitante

  • Control de los pedidos desde El momento de su requisición hasta la llegada de los materiales 

Control de Mercadotecnia: 

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de Mercadotecnia. 

Control de ventas: 

Los pronósticos y presupuestos de las ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permitan fijar normas de realización sin las cuáles seria avaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. 

Control de finanzas: 

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y de los rendimientos en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. 

Control Presupuestal:

Como ya se estudio, los presupuestos se elaboran durante El proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. 

Control Contable:

Ninguna empresa por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo.

Control de recursos humanos:

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos 

  • Evaluación de la actuación

  • Evaluación de reclutamiento evaluación

  • Evaluación de capacitación y desarrollo

  • Evaluación de la motivación.

  • Evaluación de sueldos y salarios

  • Evaluación sobre seguridad, y servicios y prestaciones 

Técnicas de controles

  • Sistemas de control 

  • Contabilidad

  • Auditoria

  • Presupuestos

  • Reportes, informes

  • Formas

  • Archivos (memorias de expedientes)

  • Computarizados

  • Mecanizados 

  • Gráficas y diagramas 

Sistemas de información. 

Los sistemas de control comprenden todos aquellos medios a través de los cuales El administrador se allega de los datos e informe relativo al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. 

Reportes e informes

Se clasifican en:

  • Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones

  • Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Definir los resultados deseados

Lo ideal en el proceso de control, es identificar anticipadamente posibles desviaciones, procurando evitarlas mediante acciones apropiadas.  Si el administrador es atento es probable que se de cuenta de los estándares, pero si no se da cuenta como deberían de descubrir dichas desviaciones en el menor tiempo posible.

De contar con medidas apropiadas para determinar estándares exactos sobre de lo que se hacen subordinaría la evaluación del desempeño real o esperado es sencilla mas no en todas las actividades resulta fácil establecer estándares exactos.

Los trabajos menos técnicos pueden ser difíciles de evaluar así como la complicación para elaborar estándares para estas tareas, ocasionando un control más complejo; pero con mayor frecuencia puede ser incluso de más importancia.

¿Cómo?

    • Ejerciendo una función de organización mediante la resignación o aclaración de tareas.

    • Contratar personal adicional y costos analizados.

    • Una mejor selección y capacitación.

El control debe de ser lo suficientemente flexible como para tomar en cuenta el ambiente organizacional y las características del país.  

Comparación del desempeño con el estándar

Al hacer esta comparación es hacia la excepción a la que debe de dirigirse la atención administrativa.  El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados.  Además, la concentración en las excepciones requiere de menos trabajo, ya que por lo general el número de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeño comparado con el total.  Esto nos lleva al principio administrativo de excepción: “El control se facilita concentrándose en las excepciones, o variaciones notables, del resultado esperado o estándar.”   Por lo que este principio viene a ser importante dentro del control, significando que gran parte de los esfuerzos de control están dirigidos a  los casos excepcionales, los que requieren acción remediadora.

Corrección de las desviaciones

Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados.  Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata.  El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones.

Las correcciones son aplicadas por quienes tienen la autoridad sobre el desempeño real, esto puede implicar la modificación del plan, una modificación organizacional, o simplemente un cambio en la motivación.  La reimplantación del objetivo en la mente de los empleados o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se necesite.

La corrección de la desviación debe de ir acompañada por una responsabilidad fija e individual.  La acción remediadora es preferible a la acción correctiva; este último paso en el proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas, busca la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la discrepancia.  En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación y además de una actitud favorable hacia el control; y esto es de especial importancia.

DISEÑO DEL PROCESO DE CONTROL

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