Sistema gestores de bases de datos

Informática. Computación. Software. Gestión de bases de datos. Datos almacenados. Datos en red. Filtros en Access

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BASE DE DATOS

Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados Sistemas Gestores de Bases de Datos, abreviado (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

TIPOS DE BASE DE DATOS:

  • SEGÚN LA VARIABILIDAD DE LOS DATOS ALMACENADOS

  • Bases de datos estáticas: Son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.

  • Bases de datos dinámicas: Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.

  • SEGÚN EL CONTENIDO:

  • Bases de datos bibliográficas: Una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, Entre otros. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto

  • Bases de datos de texto completo: Almacenan las fuentes primarias, es decir todo el contenido completo de un tema en específico.

  • Directorios: las guías telefónicas en formato electrónico.

MEDELOS DE BASE DE DATOS:

  • Base de datos jerárquica: Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

  • Base de datos en red: ofrece una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios.

  • Base de datos transaccionales: Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos.

  • Base de datos relacionales: En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red. Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos.

  • Base de datos multidimensionales: Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

  • Base de datos orientada a objetos: Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

  • Encapsulación: Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.

  • Herencia: Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.

  • Polimorfismo: Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

  • Base de datos documento: Permiten el registro a texto completo, y en líneas generales realiza búsquedas más potentes.

  • Base de datos deductivas: Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Este tipo de base de datos surge debido a las limitaciones de la Base de Datos Relacional de responder a consultas recursivas y de deducir relaciones indirectas de los datos almacenados en la base de datos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA BASE DE DATOS:

Ventajas:

  • Uso de reglas lógicas para expresar las consultas.

  • Permite responder consultas recursivas.

  • Cuenta con negaciones estratificadas.

  • Capacidad de obtener nueva información a través de la ya almacenada en la base de datos mediante inferencia.

  • Uso de algoritmos de optimización de consultas.

  • Soporta objetos y conjuntos complejos.

Desventajas:

  • Crear procedimientos eficaces de deducción para evitar caer en bucles infinitos.

  • Encontrar criterios que decidan la utilización de una ley como regla de deducción.

  • Replantear las convenciones habituales de la base de datos.

FASES DE LAS BASE DE DATOS:

  • Fase de Interrogación: se encarga de buscar en la base de datos informaciones deducibles implícitas. Las reglas de esta fase se denominan reglas de derivación.

  • Fase de Modificación: se encarga de añadir a la base de datos nuevas informaciones deducibles. Las reglas de esta fase se denominan reglas de generación.

MECANISMO DE LA BASE DE DATOS:

Existen dos mecanismos de inferencia:

  • Ascendente: donde se parte de los hechos y se obtiene nuevos aplicando reglas de inferencia.

  • Descendente: donde se parte del predicado (objetivo de la consulta realizada) e intenta encontrar similitudes entre las variables que nos lleven a hechos correctos almacenados en la base de datos.

NORMALIZACION DE LAS BASE DE DATOS:

El proceso de normalización de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al modelo relacional. Las bases de datos se normalizan para:

  • Evitar la redundancia de los datos.

  • Evitar problemas de actualización de los datos en las tablas.

  • Proteger la integridad de los datos.

TERMINOLOGIA:

  • Relación = tabla o archivo

  • Registro = registro, fila , renglón o tupla

  • Atributo = columna o campo

  • Clave = llave o código de identificación

  • Clave Candidata = superclave mínima.

  • Clave Primaria = clave candidata elegida.

  • Clave Ajena (o foránea) = clave externa o clave foránea.

  • Clave Alternativa = clave secundaria.

  • Dependencia Multivaluada = dependencia multivalor.

  • RDBMS = Del inglés Relational Data Base Manager System que significa, Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales.

  • 1FN = Significa, Primera Forma Normal o 1NF del inglés First Normal Form.

CLAVES PARA LAS BASES DE DATOS:

  • Clave primaria: es aquella columna (o conjunto de columnas) que identifica únicamente a una fila. La clave primaria es un identificador que va a ser siempre único para cada fila. Se acostumbra a poner la clave primaria como la primera columna de la tabla pero es más una conveniencia que una obligación. Muchas veces la clave primaria es numérica auto-incrementada, es decir, generada mediante una secuencia numérica incrementada automáticamente cada vez que se inserta una fila.

  • Claves candidatas: son aquellas que se eligen como segunda opción.

  • Claves ajenas: es aquella columna que existiendo como dependiente en una tabla, es a su vez clave primaria en otra tabla.

  • Claves alternativas: es aquella clave candidata que no ha sido seleccionada como clave primaria, pero que también puede identificar de forma única a una fila dentro de una tabla.

  • Claves compuestas: es una clave que está compuesta por más de una columna.

CARACTERÍSTICAS DE LAS BASE DE DATOS:

  • Permite que sólo se puedan ver, los registros de la base de datos, cuando el usuario haya introducido un determinado número de registros en ella.

  • Permite configurar los derechos de edición. Puede agregar entradas profesores y alumnos, si lo permite en la base de datos. Esto no restringe la visualización de sus entradas para todos.

  • Se puede limitar el número máximo de entradas de cada participante.

  • Podemos permitir añadir comentarios a las entradas de la base de datos.

  • Podemos habilitar la revisión del profesor antes de que las entradas sean públicas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LAS BASE DE DATOS:

  • Ventajas:

  • Obtener más información de la misma cantidad de data: La base de datos facilita al usuario obtener más información debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios.

  • Compartir los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si están autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido todos los usuarios que pueden acceder ese dato, verán inmediatamente el cambio efectuado.

  • Balance de Requerimientos Conflictivos: Para que la Base de Datos trabaje apropiadamente, necesita de una persona o grupo que se encargue de su funcionamiento.

  • Se refuerza la estandarización: Debido a lo que se mencionó previamente, es más fácil estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc.

  • Redundancia controlada: El método que utilizaron para resolver el problema fue el de periódicamente actualizar el archivo de Asistencia Económica, con el archivo de registraduria (principal). Lo cual trae como consecuencia, uso innecesario de los recursos de la computadora, aunque la redundancia se controla, no se elimina por completo.

  • Consistencia: Al controlarse la redundancia, cuando actualizas un dato, todos los usuarios autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estén trabajando en distintos sistemas.

  • Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los usuarios entran datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.

  • Seguridad: al tener control central de los Datos, la Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de seguridad para distintos tipos de Usuarios.

  • Flexibilidad y rapidez al obtener datos: Aquí el usuario puede fácilmente obtener información de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones.

  • Aumenta la productividad de los programadores: Debido a que los programadores no se tienen que preocupar por la organización de los datos ni de su validación, se pueden concentrar en resolver otros problemas inmediatos, mejorando de ese modo su productividad.

  • Mejora el mantenimiento de los programas: Debido a que los datos son independientes de los programas, si ocurre un cambio en la estructura de una tabla (archivo), el código no se afecta.

  • Independencia de los Datos: Debido a lo que se mencionó previamente, los datos pueden modificarse para mejorar la Base de Datos y como consecuencia, no se tiene que modificar los programas.

Desventajas:

  • Tamaño: el Sistema de Manejo de Base de Datos (DBMS) requiere de mucho espacio en disco duro y también requiere de mucha memoria principal (RAM) para poder correr adecuadamente.

  • Complejidad: se convierte en un producto complejo de entender. Esto requiere que los programadores y los analistas deben tomar cursos que los adiestren para poder comprender las capacidades y limitaciones de las base de datos.

  • Costo: Los productos de Bases de Datos (Oracle, DB2, Etc.) son productos caros. Esto sin contar los adiestramientos del personal del centro de cómputos y de los usuarios

  • Requerimientos adicionales de Equipo: El adquirir un producto de Base de Datos, requiere a su vez adquirir equipo adicional para poder correr ese producto como por ejemplo, servidores, memoria, discos duros, etc.

  • Complejo el recuperar los datos: En caso de un accidente que corrompa la Base de datos, el proceso de recuperación y de devolver a la Base de Datos su estado anterior al problema, es mucho más complejo de ejecutar que en sistemas tradicionales.

MICROSOFT ACCESS:

Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows; Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.

  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

  • Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS:

  • Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características

  • Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

  • Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

  • Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

  • Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

  • Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic.

CONCEPTOS BASICOS DE UNA BASE DE DATOS:

  • Campo: Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo.

  • Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

  • Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

  • Numérico: para introducir números

  • Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

  • Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

  • Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

  • Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

  • Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

  • Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

  • Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

  • Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

  • Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

FORMULARIOS EN ACCESS:

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes. Un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

FILTROS EN ACCESS:

Filtrar por selección:

  • En un campo de un formulario, un subformulario, una hoja de datos o una hoja secundaria de datos, seleccionamos una instancia del valor que desea filtrar por (por ejemplo, un nombre o número).

  • En el menú registros, seleccione filtro y hacemos clic en Filtro por selección.

  • Los pasos se repiten hasta que tenga el conjunto de registros que desea obtener.

  • Después de seleccionar un valor, con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección.

Filtro por formulario

  • Abrimos un formulario en la vista formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en vista Hoja de datos. Para filtrar registros en una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en su indicador de expansión.

  • En el menú registros, elegimos filtro y hacemos clic en filtro por formulario para cambiar a la ventana filtro por formulario.

  • Podemos especificar criterios para el formulario, subformulario, hoja de datos principal o cualquier hoja secundaria de datos que se muestra. Haga clic en el campo en el que desea especificar los criterios.

  • Especificamos los criterios seleccionando el valor que está buscando en la lista en el campo o escribiendo el valor en el campo.

  • Para encontrar registros en el que un determinado campo esté vacío o no está vacío, escribimos Es nulo o No es nulo en el campo.

  • En el menú filtro, hacemos clic en Aplicar filtro para ver los resultados.

Filtrar por entrada

  • abrimos un formulario en la vista Formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en vista Hoja de datos. Para filtrar registros en una hoja secundaria de datos.

  • Pulsamos el botón derecho en el campo en el formulario, el subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que se van a filtrar y escribimos el valor que se busca en el cuadro Filtro para en el menú contextual.

  • Presionamos entrar para aplicar el filtro y cierramos el menú contextual.

Filtro u orden avanzado

  • Abrimos un formulario en la vista Formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en vista Hoja de datos.

  • En el menú registros, seleccione filtro y hacemos clic en Filtro u orden avanzado.

  • Agregamos los campos que necesite especificar los valores o los demás criterios que utilizará el filtro para buscar registros a la cuadrícula de diseño.

  • Para especificar un criterio de ordenación, hacemos clic en la celda orden de un campo, hacemos clic en la flecha y seleccione un criterio de ordenación.

  • En la celda criterios para los campos que se hayan incluido, escribimos el valor que está buscando o escriba una expresión.

  • En el menú filtro, hacemos clic en Aplicar filtro para ver los resultados.

COMO REALIZAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS:

'Sistema gestores de bases de datos'

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    Primero abrimos Microsoft Access.

'Sistema gestores de bases de datos'
'Sistema gestores de bases de datos'

  • Luego que ingresamos al gestor de base de datos seleccionamos donde dice base de datos en blanco.

  • Seguidamente le damos nombre a la base de datos, a su lado derecho hay icono de carpeta damos clic para ubicar el archivo donde lo necesitemos, luego de ello le damos clic al botón crear.

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    Seguidamente nos aparecerá una pantalla como estas que se muestra.

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    Donde se indica con el círculo rojo es donde se va a colocar el nombre de la tabla, para realizar ese paso damos clic derecho sobre él y nos aparece esta ventana

  • Seleccionamos donde dice vista de diseño y seguidamente nos aparece esta ventana.

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    procedemos a cambiar el nombre y le damos clic en aceptar, y de esa misma manera se hace con las demás tablas a crear.

  • En seguida nos aparece en la pantalla esta información.

'Sistema gestores de bases de datos'

  • Aquí pasamos a colocar los campos o atributos de la tabla, donde se indica con el circulo en esa fila puede debe colocarse la clave principal.

  • En este caso tenemos la tabla alumno, profesor y materia con sus atributos.

'Sistema gestores de bases de datos'
'Sistema gestores de bases de datos'
'Sistema gestores de bases de datos'

  • Luego de colocarle los campos a nuestras tablas, otra cosa que debemos hacer es cambiar el tipo de datos haciendo clic donde en la opción tipo de datos y enseguida se desplegara una lista con diferentes opciones.

'Sistema gestores de bases de datos'

  • Seleccionamos el tipo de dato que necesitamos.

  • Luego de hacer esos pasos con cada uno de los campo de nuestra tablas guardamos los cambios

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    pasamos crear las relaciones de las tablas. Seleccionamos el icono que se encuentra en nuestra barra de tareas llamado relaciones que lo encontramos en Herramientas de tablas.

  • Le damos clic y se nos abrirá esta ventana.

'Sistema gestores de bases de datos'

  • Seleccionamos las tres arrastrando el cursor y le damos clic en agregar, luego de eso nos aparecerá esta información.

'Sistema gestores de bases de datos'

  • cuando veamos esto pasamos a relacionar las tablas, arrastramos un campo de la tabla a la otra que deseamos relacionar ò la otra forma es ir a la barra de tarea y seleccionamos modificar tabla

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    'Sistema gestores de bases de datos'
    seleccionamos donde dice exigir integridad referencial(en este caso la relación es de uno a varios) y le damos clic en crear y no aparecerá de esta manera.

  • Ese mismo procedimiento lo realizamos con las de más tabla a relacionar y cuando hagamos todas las relaciones que necesitemos de vara así.

'Sistema gestores de bases de datos'

  • Al finalizar guardamos lo que realizamos en las relaciones

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    Ahora para la creación de formularios vamos a la barra de tareas seleccionamos crear y asistente para formularios.

  • Saldrá esta ventana

  • Luego donde dice tabla o consultas, seleccionamos la tabla la cual vamos a realizar el formulario

  • Después de haber seleccionado nuestra tabla, en la parte inferior encontramos los campos de la tala seleccionada tenemos que darle clic a la flecha que está en el círculo para así seleccionar los campos que aparecerán en el formulario.

  • Damos clic al botón siguiente y nos aparecerá la ventana que nos indicara como deseamos que se distribuya el formulario.

'Sistema gestores de bases de datos'

  • Damos en siguiente y nos aparece otra ventana el cual seleccionamos la opción que está en el ovalo

  • Finalizamos la acción y nos aparece el formulario listos para usarlo.

  • 'Sistema gestores de bases de datos'
    Introducimos los datos que hay nos indican y para que los datos se guarden en la base de datos le damos clic en la parte inferior nos muestra esta opción, le damos clic donde se indica con el circulo para así registrar los datos.

  • Y así culmina la creación de la base de datos en Microsoft Access.