Sistema de Información para un videoclub

Aplicaciones informáticas para empresas. Bases de datos relacionales. Infraestructura tecnológica. Plan de acción y mantenimiento. Coordinación de sucursales

  • Enviado por: Patricio Gómez Ferrete
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 27 páginas

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PSI.VIDEOCLUB

PSI.1.-Inicio del plan de Sistemas de Información

  • PSI 1.1 Análisis de la necesidad del PSI.

El comienzo y/o punto de partida de este proyecto tiene lugar en una primera reunión donde mediante una entrevista con el dueño único de la empresa nos vamos haciendo una idea general de cómo funciona la empresa que describiremos a continuación, para seguir con la redacción de otros aspectos que merecen atención.

En este caso son 3 sucursales de venta y alquiler de películas(videoclubs). El sistema de gestión del videoclub carece totalmente de sistemas informáticos y la única vía de comunicación entre las sucursales es el teléfono y un chico contratado que se encarga de los recados y de llevar películas de videoclub a videoclub con una motocicleta.

Cada sucursal es atendida por un empleado, excepto la central, donde trabajan tanto Miguel como Juan Andrés (dueño). Todas las sucursales abren de Lunes a Domingo exceptuando los Martes que es el día de descanso, con horario de apertura de 10 de la mañana a 2 de la tarde y de 5 de la tarde a 8 de la tarde. Los conocimientos de informática, que son muy importantes como ya se verá en puntos posteriores, son prácticamente nulos en todos los empleados excepto en Antonio, que domina internet, ofimática e incluso conoce por encima algunos lenguajes de programación.

Respecto al alquiler de películas, como en todo videoclub sólo pueden alquilar los socios; para la venta ocurre lo mismo, sólo un socio puede comprar una película u otro articulo que esté a la venta. Ésto hay que tenerlo en cuenta, pues en la aplicación a la hora de vender se deberá comprobar que el comprador sea socio. El procedimiento para ser socio es bien sencillo, basta con enseñar el carnet de identidad. Una vez registrado, se cumplimenta una ficha con una serie de datos personales y se le asigna un código de socio que es único e irrepetible. Para alquilar cualquier película sólo se debe decir el código, o identificarse mostrando el DNI, o en su defecto el DNI del titular de la cuenta.

Cuando se vende una película se entrega una factura escrita a bolígrafo , lo cual relentiza desde nuestro punto de vista la atención al público en hora punta.

Los pedidos a los proveedores se realizan telefónicamente una vez al mes y la cantidad de películas de cada pedido va en función de las necesidades de reposición de ese mes y de las novedades que haya. La totalidad de facturas son enviadas semanalmente a la central.

Una de las primeras conclusiones que hemos sacado es que como en todo proyecto el objetivo que marcará la línea del proyecto será la de la rentabilidad, el cliente no quiere grandes avances sino un Sistema de información sencillo, cómodo, que acelere las labores de gestión, que aumente las posibilidades de consultas, rentable y sin fallos. El cliente en definitiva, espera un sistema que mejore los procesos internos y que aproveche las ventajas de la informática para aumentar la demanda de artículos.

Respecto a si desea la compra de una máquina de alquiler de películas para usarla las 24 horas se muestra reacio y se centra mucho en mejorar la coordinación entre las sucursales, que al parecer es un poco caótica. Hace hincapié en mejorar también la comunicación entre las 3 sucursales.

Hay muchos aspectos en lo que se refiere a la gestión interna que desea mejorar, como el seguimiento de los alquileres, ventas y número de películas alquiladas mensualmente con vistas a llevar una contabilidad aproximada, aparte de la que le está realizando una gestoría (la misma que le gestiona el tema fiscal). Ya que mencionamos la gestoría hay que decir que cuando le ofertamos el mejorar el “papeleo” con la gestoría mediante el sistema de información le gustó la idea.

Actualmente el registro y archivo de las compras a proveedores, devolución a proveedores, alquiler de películas, venta de películas y tamagochis lo va llevando mediante carpetas y A-Z (archivadas). Las altas y bajas de clientes las registran en fichas individuales.

* PSI 1.2.- Identificación del alcance del PSI.

Tras esa primera toma de contacto vamos a seguir una serie de pasos que son los habituales siempre que se pretenda implantar un sistema de información en una empresa. Estos pasos son los lógicos y los que después de muchos años de experiencia se recomiendan a todo equipo que tenga en sus manos la implantación de un sistema de información en cualquier sitio. Ya hemos dado el primer paso que es la entrevista y aprobación por parte del empresario de iniciar una puesta al día tecnológica de su empresa para mejorar los procesos que sean mejorables. Ahora vamos a definir cuales son los objetivos que debe satisfacer el Sistema de información para, acto seguido, poder definir qué actividades de la empresa y qué empleados van a verse afectados y cuáles deberemos tener en cuenta a la hora de desarrollar un proyecto serio y que cumpla los requisitos.

De la entrevista se puede desprender claramente que al empresario le preocupa mucho la coordinación entre las 3 sucursales. Gestionar 3 sucursales usando el teléfono y un chico que va y viene con paquetes de una sucursal a otra en moto resulta difícil y debe de hacer que la coordinación sea un poco caótica. Si la gestión se realiza en la “central” todas las facturas de compra y venta de las otras 2 sucursales tienen que llevarse de una a otra, ordenarlas, clasificarlas y realizar operaciones con ellas. Y todas además en formato papel. Indudablemente además de resultar muy laborioso, inevitablemente se producirán errores y ésto ocupará un tiempo que puede ser dedicado a otras gestiones o a atender al público. El coordinar las sucursales entre sí por lo tanto es un objetivo claro.

Las películas se ordenan rigiéndose por la temática y según sea de una u otra se colocarán en una u otra estantería. Ésto esta muy bien ya que el cliente sabe dónde acudir en caso de buscar un determinado género, pero a la hora de ser alquilada o devuelta o de realizar inventario, no tienen un método de identificar exactamente esa película; por eso otro objetivo debe ser una catalogación de todas las películas con datos relevantes de la misma, como por ejemplo qué día salió, quién la tiene, estado de conservación,etc..

Al no tener más que la factura de las películas que han sido alquiladas, no se tiene una idea exacta de cuántas películas llevan retraso, y ésto resulta muy engorroso, por lo que también se tendría que llevar un registro de ésto en formato informático.

Podemos seguir enumerando dificultades que derivan del actual sistema de gestión, por lo que se puede afirmar que la descoordinación no es sólo entre sucursales, sino dentro de las mismas. Por ello otro objetivo importante sería coordinar los procesos de compra a proveedores, alquiler , venta clientes, consultas sobre cualquier situación de una película, base de datos de clientes y catalogación de películas.

Todos estos objetivos y los que vamos a mencionar directa o indirectamente afectan al número de socios, por lo que se está cumpliendo un objetivo obvio que es el de la rentabilidad.

La informática ofrece soluciones perfectas para uno de los principales objetivos de este proyecto, que es el de la conectividad entre sucursales. Se puede buscar algún tipo de conexión en red de las tantas existentes que comunique las sucursales entre sí y que permita el transito de información en tiempo real.

En la entrevista pudimos ver que uno de los problemas principales en esta empresa era el seguimiento de alquiler, es decir, el poder llevar una estadística de los alquileres para conocer cuáles se alquilan más, qué temática, en que fechas, ya que de toda esa información se pueden sacar muchas conclusiones del perfil de preferencias de la clientela y con ello, poder ofrecer más de lo que buscan. Todo ello sería muy rentable, así que se convertiría en otro objetivo. Además, ayudaría a hacer valoraciones y comparaciones de cada videoclub.

El darse a conocer es primordial en cada empresa y se hace mediante la publicidad. Suele haber mucha competencia en este sector, ya que apenas existe variedad en este tipo de servicio. Hasta ahora los videoclubs se limitaban a informar boca a boca o con carteles las diferentes ofertas. Con el Sistema de información se podría cubrir también ese objetivo y dar a conocer con diferentes fórmulas la existencia de las sucursales, su localización, su variedad de películas y sus ofertas puntuales.

Todos estos aspectos que llevamos mencionados en este punto será responsabilidad nuestra cumplirlos con la implantación de un Sistema de información

* PSI 1.3.- Determinación de responsables.

Hay que decir que somos una pequeña empresa formada por 3 componentes. Nos repartimos el trabajo de cada proyecto, que nos ocupa de forma que cada uno realice aquellas tareas que mejor se le da y más le gusta. Por eso, a la hora de comenzar cualquier trabajo, ya tenemos el trabajo en principio repartido, existiendo además la confianza suficiente como para pronunciarse en caso de que a alguno de nosotros no esté de acuerdo en trabajar en algún proyecto. Las funciones de cada uno en nuestra pequeña empresa están definidas, aunque no son tajantes y se pueden adaptar a las circunstancias de cada momento o cada proyecto. En este caso los 3 nos mostramos interesados en la realización de este proyecto y ya desde un primer momento sabíamos más o menos el trabajo que desempeñaría cada uno, que sería más o menos ésta:

  • Fran , se encargará de la realización de la interfaz del programa y de la esquematización del mismo. Se encarga del aspecto vil del programa y del desarrollo de la dinámica del mismo.

  • Clara se encarga de la realización de la realización de las tablas de que conforman las tablas y de la conectividad de estas con la interfaz, es decir de que cuando se pulsa una determinada opción el programa ejecute la consulta y búsqueda de datos y las devuelva a la interfaz para que esta las muestre.

  • Patricio se encargará de todos los aspectos relacionados con la red, tanto de la página web como de la configuración de todas las opciones necesarias, la seguridad. Tambien es el representante de la empresa , se dedica a concertar entrevistas , tomar los datos y sacar conclusiones además de ser la imagen de la empresa a la vista de los clientes.

Equipo de trabajo por parte de la empresa:

Jefe: Será el que nos suministre la mayor parte de la información , el que nos informe del rango de presupuesto ,acepte en ultima instancia cada una de las particularidades del Sistema informático a implantar. Recibirá un curso de la aplicación y puesta al día en informática, tras el cual explicará sus conocimientos al chico de la moto(que también realiza labores de dependiente cuando el jefe está ausente).

Pablo, el chico de la moto, además de su labor habitual de vez en cuando trabaja de dependiente en la tienda del jefe, por lo que éste le explicará cómo funciona la Aplicación).

Dependiente tienda 1: Nos informará de posibles mejoras de las que no se percate el jefe. Cuando se implante el PSI nos informará de posibles fallos y lo usarán para tareas de registrar en la aplicación cada compra-venta-alquiler de película que se realice.

Dependiente tienda 2: parece ser que es el empleado con

mayores conocimientos de informática, por ello además de las labores que realiza como empleado , también se encargará de resolver posibles dudas que tenga cualquier compañero de

trabajo.

Dependiente tienda 3: un empleado con características similares al primero.

SIGUE 2.2

Material- La materia prima que va a hacer falta para lograr la implantación del PSI será:

- Cableado, software de configuración de internet, host de conexión internet, tecnología ethernet. Todo esto lo proporciona la empresa que suministrará internet, que en este caso será supercable; supercable nos proporcionará gratuitamente y sin publicidad un dominio para web.

- antivirus- Kaspersky y Panda cruzados, antiespias y Firewall ,configuración de cuenta correo- lo proporcionará¡ el equipo de desarrollo del PSI.

- Hardware, Drivers, software de la aplicación de gestión

de video-club: 4 PCs (1 por tienda y la sucursal), 1 impresora/escaner por sucursal, acceso a aplicación por internet.

- Las reuniones se realizarán en una de las 3 sucursales

y el seguimiento y control posterior del funcionamiento del PSI desarrollado lo realizará Patricio personalmente y de sucursal en sucursal.

El proceso normal de gestión del videoclub es: petición a proveedores de nuevas películas o películas a reponer, catalogación de películas, colocación de las mismas en estanterías según la temática, venta de las mismas, alquiler...

--se anota película y fecha y se hace factura manual, si la devuelve a tiempo correcto, si no, se mira factura, día en que la saca y se cobra recargo. Cada ciclo fiscal se envían facturas a gestora junto con la facturación generada en ese intervalo.

-----------PSI IV-------------

Vamos A RECORDAR EL PROCESO EN GENERAL PARA DESPUES ESPECIFICAR UNO POR UNO QUE DATOS SE USAN EN CADA UNO DE ELLOS.

El proceso normal de gestión del videoclub es: petición a proveedores de nuevas películas o películas a reponer, catalogación de película, colocación de la misma en estanterías según temática, venta de la misma, alquiler -- se anota película y fecha y se hace factura manual, si la devuelve a tiempo correcto sino se mira factura, día q la sacó y se cobra recargo. Cada ciclo fiscal se envían facturas a gestoría junto con la facturación generada en ese intervalo.

Por parte de nuestro grupo de trabajo las tareas a realizar serán:

Patricio- Representación, intermediario grupo- cliente,,concreta reuniones ,

tomar datos, hablar con los empleados de videolub (entrevistas)ponerse en contacto con Ya.com (Suministro de internet)realizar PSI junto con sus 2 socios, Programador de aplicación y diseñador de la web.

Clara- Realizar PSI junto sus socios, Programación de la aplicación ,programadora de la parte de contabilidad, acordar mejoras a introducir para agilizar la gestión con gestoría.

Configurador y administrador de la red(Seguridad de datos) y realización del presupuesto del Sistema de informatización.

Fran- Programador aplicación , realización del PSI junto con sus socios, elección de equipos informáticos que se usarán, realización de manual de aplicación y Jefe de proyecto del PSI

PSI 2.3 Productos finales:

_ Instalación de un acceso común a internet de las 3 sucursales y central.

. Aplicación informática basada fundamentalmente en :

a) base de datos de relacionales respecto de 3 entidades(Clientes, Proveedores y Artículos)

b) impresión automática de facturas y albaranes.

c) Inventario

d) Cierres , asinetos, libros y balance.

- Página web(no muy compleja de momento)

- Manual de aplicación

Tiempo total estimado: 1 mes y medio.

PSI 2.4

Para las reuniones Patricio como representante acuerda con Jefe de video-club en desplazarse una mañana

con todos los empleados en una de las sucursales para explicar de que se trata el sistema que se va a implantar

para llegar a un acuerdo de aceptación

Esta reunión se realizo y de ella se han sacado muchas conclusiones que han servido para concretar aspectos como los explicados en

puntos anteriores(PSI 2.3 , 2.2 etc...)

------------P S I III --------

PSI 3.1 y 3.2

En este trato se trata de una PYME de tipo pequeño aunque, con la dificultad desde el punto de vista de un proyecto para informatizar la

empresa de que son 3 sucursales separadas a bastante distancia la una de la otra. La informatización de los videoclubs que se han visto y

que nos han comentado los empleados en una reunión se basa en un simple programa de registro de entradas y salidas. Por la diferencia antes

comentada el los miembros del equipo hemos observado PYMES que también se componían de sucursales y por lo observado en su gran mayoría

utilizaban programas de tipo Conta-plus cada sucursal, sin disponer de un acceso común como nosotros hemos propuesto.

Como no se trata de un proyecto de gran envergadura para el estudio de antecedentes nos hemos basado en la simple observación y conocimientos

tanto del equipo informático como de los empleados de la empresa y del Jefe de la misma.

Los requisitos mínimos se cumplen con nuestro plan de información y se va a disponer de una aplicación para la compra-venta y alquiler de películas. Además se han incorporado nuevas ideas como el unir virtualmente las tiendas, página web, seguridad de datos, publicidad vía r-mail, inventarios etc..


  • PSI IV

                • * PSI 4.1 Datos de los procesos y sus relaciones

Tras el análisis de los procesos y procedimientos que tienen lugar en esta empresa hemos sacado la siguiente lista de datos, los cuales van asociados a lo que por su parte hemos diferenciado como “Entidades”. De estas últimas haremos uso en otros apartados de este PSI. Basándonos en estas entidades y sus atributos y relaciones diseñaremos una base de datos que será la columna vertebral de la aplicación y de donde esta tomará los datos para mostrarlos en pantalla en su correspondiente etiqueta de la ficha que abramos. Esas bases de datos estarán relacionadas de la manera que se explica más adelante.

Las relaciones nos servirán para poder actualizar el dato de una tabla en otra tabla, por ejemplo, si en la tabla de clientes insertamos una determinada película en el registro “Película alquilada” automáticamente en la tabla de PELÍCULAS esa película aparecerá con un“Si” en el registro “Alquilada”. Por otro lado en la base de datos se añadirán otros datos necesarios para otras gestiones aparte de las de consulta, alquiler y devolución, este es el caso por ejemplo de “nº de albarán” que se usará para la emisión de facturas y/o albaranes.

También hay que hacer mención que algunos datos mas comprometidos irán en fichas que solo podrán ser consultadas por el empresario o persona autorizada.

Datos y entidades:

Entidad: PELÍCULAS

- Cod_película,titulo_película

- Temática_película

- Estantería_película

- Estado_película(nueva, seminueva, vieja, retirada)

- Precio_alquiler_película

- Formato_película(DVD,video)

- Fecha_prestamo

- Alquilada(Si o No)

  • Pendiente_devolver(Si o No)

  • Días_retraso

  • Oferta especial película(precio o 2+1)

  • Proveedor

  • Sucursal, Nº albaran

Entidad : CLIENTES

  • Nombre_apellidos_cliente

  • Cod_clente,fecha_alta

  • Con_película(Si o No)

  • Dirección_cliente

  • Teléfono1_cliente

  • Teléfono2_cliente

  • Películas_alquiladas(número)

  • DNI_cliente

  • Oferta_especial_cliente

  • Película_alquilada

  • e-mail_cliente

  • Precio

  • Deudor(si o no)

  • Cuantía adeudada

  • Película por devolver

  • Fecha de devolución

Entidad: PROVEEDOR

  • Cod_proveedor

  • Persona_contacto

  • Teléfono

  • Fax

  • E-mail

  • Dirección

  • Temáticas

  • Descuentos(No o %)

  • Precio de compra.

Entidad: SUCURSAL.

  • Cod_sucursal

  • Encargado

  • Balance aproximado ultimo mes

  • Total películas alquiladas último mes

  • Gasto acumulado ultimo mes.

  • Beneficio acumulado tal mes.

Hay determinados datos que variaran automáticamente con la variación de otros, por ejemplo el dinero acumulado por mes irá incrementándose a medida que en una determinada sucursal se venda o alquile una película, igualmente ocurre con los gastos, es decir, cada vez que se compra una película los gastos incrementaran en la cantidad que haya costado esa adquisición.

Recordamos que Sucursal es una entidad débil que se usa mas bien de consulta para llevar una contabilidad aproximada

También se crearan tablas que serán independientes con datos que se utilizarán para emisión de facturas por venta-alquiler y registro de facturas de los proveedores:

- Nº albarán

  • Cod sucursal emisión( si es de venta el albarán)

  • Cod proveedor emisor( si es de compra el albarán)

  • Transportista(en caso de que lo haya)

  • Fecha de emisión

  • IVA %

  • Devuelto por defectuosa

  • Fecha devolución.

Relaciones entre entidades:

Los datos claves de cada entidad que serán los digamos obligatorios porque sin este dato no podría existir el registro en concreto y se trata de un dato o atributo obligatorio por cada registro de esa entidad, serán:

Películas == código de película ya que aunque haya 2 películas con el mismo nombre tendrán siempre códigos distintos

Clientes == Código cliente

Proveedores == Código proveedor

Sucursal == Aún tratándose de una entidad débil su Código de entidad las diferencia entre ellas.

Relaciones:

Las relaciones principales son ente entidades son:

Un cliente puede alquilar mas de una película.

Una determinada película solo puede estar en manos de un cliente.

Una determinada película nos la ha proporcionado un determinado proveedor.

Un proveedor puede abastecernos de mas de una película.

Una película se encuentra en una sola sucursal, distinto es un determinado titulo, a eso no nos referimos.

Una sucursal puede tener muchísimas películas.

Consultas que se realizaran:

¿Que cliente tiene tal película?

¿Cuando debe devolver la película tal cliente?

¿Cuantos días lleva de retraso tal cliente?

¿En que estantería esta tal película?

¿Cuanto dinero debe tal cliente?

¿Que día salió tal película?

¿Cuantas películas quedan de tal genero?

¿Cuantas películas quedan de tal titulo?

¿En que estado está tal película?

¿En que sucursal puede encontrarse tal título?

¿Que proveedor nos proporciono tal película?

¿Que proveedor nos puede proporcionar de tal género?

¿Cuanto dinero acumulado de ganancias llevamos este mes?

¿Cuanto dinero hemos gastado en películas tal mes?

¿Que películas están en oferta?

¿Que precio tiene tal película?

¿Cuales son los datos de tal cliente?

¿Cuantas películas ha sacado tal cliente?

¿Quien despacho tal película?

¿Que día debe devolverse tal película?

¿Cual es el balance entre gastos y beneficios de un determinado mes?

¿Que dirección, teléfono y demás tiene tal proveedor?

Etc..

Todas estas consultas se hará posibles con las entidades y los datos que le hemos puesto a cada una.


PSI VI Diseño del modelo de Sistemas de Información

  • PSI 6.1

Para la realización de esta parte del proyecto se han realizado previamente un par de matrices en las cuales se analizan los procesos de gestión de la empresa tal y como se están llevando a cabo actualmente y viendo hasta que punto se cumplen características de calidad de esos procesos, serían características básicas para un buen funcionamiento empresarial en general.

No voy a repetir los puntos por que ya se pueden ver en las matrices, lo que haré en este apartado será cual es la situación en general de la empresa desde un punto de vista de Sistemas de información y desde el punto de vista de cómo los Sistemas de Información podrían solucionar dichos problemas o carencias.

Una carencia observada y que desde nuestro punto de vista es crucial en toda empresa es la seguridad, viabilidad y veracidad de los datos.

Actualmente la seguridad de los datos esta por debajo de niveles óptimos; al ser el papel el soporte básico de los mismos se corre mucho riesgo de perdida de los mismos siendo también muy costosa la consulta de los mismos. La correcta informatización de los mismos permitiría que estos permanecieran de forma segura, fiable y además fácilmente corregibles en caso de errores(que siempre se dan). No voy a entrar a debatir cuan importante es la necesidad de que los datos de gestión diaria de una empresa necesitan estar correctamente, en un soporte bien visible y rápidamente corregible. En el caso contrario además de los problemas de llevar una gestión de calidad se propagarían los errores a todo el ámbito empresarial, por ejemplo la contabilidad no sería l correcta y por lo tanto la fiscalidad y los beneficios calculados tampoco.

Otro aspecto básico para mi es la comunicación entre sucursales. Actualmente esta se resume en el chico de la moto encargado de dar los portes y el teléfono. Este tipo de comunicación no aprovecharía las ventajas que otros tipos de comunicación al alcance de casi todos pueden ofrecernos. Una red local es siempre la forma de comunicación deseable para una empresa separada físicamente en departamentos o sucursales, de no poder ser así por motivos de infraestructura y viabilidad como es el caso se puede crear una red vía internet donde iría la aplicación de gestión de la empresa. Esto a su vez nos da la posibilidad de que solo el empresario o la persona autorizada sean los únicos con capacidad de consulta o modificación de ciertos datos comprometedores de la empresa..

Aparte de la seguridad de los datos y la conectividad entre sucursales he considerado muy importante y deficitario en resta empresa la cuestión de rapidez de consulta, que es un aspecto necesario para una atención al público de calidad. Desde nuestro punto de vista el público es consciente de todo eso lo que haría que si las sucursales del video-club ofrecieran una información correcta y rápida mejoraría su imagen y posiblemente su clientela.

Hoy en día toda empresa debe de hacer uso de un bien sistema de publicidad, sobre todo por la gran competencia que hay hoy día, El número de videoclubs es muy amplio por lo que con más motivo es necesario darse a notar. Actualmente la publicidad se esta basando única y exclusivamente en la colocación de carteles en las sucursales para informar de las ofertas actuales. Esto también es mejorable como comentaremos en el punto siguiente.

  • PSI 6.2

La seguridad de los datos es un problema que quedará solventado si el sistema de Información implantado se configura de manera adecuada. Con la implantación de un sistema informatizado que se basa en una aplicación en red nace una nueva forma muy ágil de manejar y procesar datos pero surge además el problema de la “seguridad informática”. Es decir la informática corre una serie de riesgos que deben de ser paliados con una correcta configuración de cada PC respecto de los otros usuarios de la aplicación como del posible “malware” que puede introducirse desde la red, spyware, troyanos, cualquier tipo de infección que pueda robar datos a la empresa.

Tampoco se trata de un problema preocupante porque es relativamente fácil de solucionar y además la seguridad de datos que nos ofrecen los sistemas informáticos bien configurados es increíblemente mas alta que la actual gestión en papel de los mismos mereciendo definitivamente la pena.

La catalogación de películas. Lo que respecta a esta catalogación en este momento cada videoclub se limita a colocar una serie de estanterías donde se muestran las películas por su temática. Esta es la forma típica en que la mayoría de los videoclubs catalogan sus películas, haciendo cada cierto tiempo una revisión para recolocarlas y reponer las que falten o están defectuosas. A nuestro parecer no es suficiente, y este método es un método que solo nos facilita un poco el ordenamiento y seguimiento de las mismas sin poder saber datos muy útiles sobre que temáticas se alquilan mas o cuantas veces se ha alquilado tal película. Ese tipo de seguimiento de las películas y el conocer datos sobre una película en concreto como su colocación, cuanto le hemos ganado, en que estado esta, antigüedad etc.. todo eso lo podremos conseguir con la asignación de un código de película a cada unidad y introduciendo datos sobre ella como son su colocación exacta en estantería, sucursal a la que pertenece, estado de deterioro de la misma etc... añadir esos datos a nuestra aplicación es relativamente fácil 7y así lo haremos

El otro punto importante (muy importante es el publicitario) actualmente solo se usan carteles informativos de ofertas situados dentro de cada sucursal, esto es mejorable y los explicaré en el siguiente punto ,el PSI 6.2.

De los procedimientos actuales con lo que me quedaría es con el trato personal que tenía la empresa, es decir usaría las tecnologías de la información para el lado mas bien de tratamiento de datos y no para el tratamiento personal.

El tema de la seguridad ante el malware o ante el uso malintencionado de cualquier empleado o persona con acceso a los datos se solucionara:

1) Implantación de un antivirus que este de sobra demostrada su eficacia.

  • Implantación de antiespias o antidyalers capaces de neutralizar aquellos intentos de llamadas o conexiones de terceros desde algunos de nuestros PCs.

  • Implantación de cortafuegos para impedir el acceso por los puertos del ordenador.

  • La aplicación dispondrá de un sistema de seguridad basado en contraseñas y en configuración de compartición de carpetas para que así haya 2 tipos de usuarios. Un perfil de usuario que solo tendrá acceso a gestión de alquileres y ventas y otro tipo de usuario que será el Jefe o persona autorizada y que podrá modificar datos de la aplicación y de realizar ciertas tareas como eliminación de películas, alta de las mismas, acceso a total acumulado o gastado en los “X” últimos meses etc..

  • 5)Cada cierto tiempo se realizaran copia de seguridad de los datos de la empresa, por si ocurriese algún imprevisto disponer de una copia de registros sobre los movimientos ejercidos

    Para tener una seguridad total de los datos se crearan una serie de tablas. 4 de ellas estarán interrelacionadas entre ellas. Esto nos da la posibilidad de poder realizar consultas mediante las cuales podemos conocer datos sobre un registro de la tabla que se encuentra en una tabla distinta. Por ejemplo, en la tabla película cada película va asociada a una serie de datos que la caracterizan como son título ,precio, estado de conservación, quien la alquiló, etc... Pues bien mediante la relación de esa tabla con la tabla clientes podremos ver datos sobre el cliente que ha alquilado esa película como son dirección, que otras películas ha sacado, fecha de alta etc...

    El número de consultas y su clase pueden ser por lo tanto tremendamente numerosas. En realidad se trata de preguntas que surgen con frecuencia durante la gestión del videoclub y que de la manera que estaba informatizado hasta ahora eran preguntas muy engorrosas de contestar y que requerían un laborioso trabajo de búsqueda que además podía inducir a errores. Todo ello queda así solucionado pudiéndose responder de esta forma a prácticamente cualquier duda que se plantee al respecto.

    PSI 7.

    PSI 7.1 Identificación de las necesidades de Infraestructura tecnológica

    Ya durante todo los puntos anteriores se han ido comentando a grosso modo las distintas tecnologías que se van a usar así como los requisitos mínimos que debe de cumplir la aplicación.

    Atendiendo a las necesidades que se deben cumplir vamos a ver primero que tipo de tecnologías podrían satisfacer dichas necesidades teniendo en cuenta la disponibilidad de las mismas.

    Para solucionar la conectividad entre sucursales se hará uso de algún tipo de red, podría ser una red LAN que actualmente usan muchas empresas para conectar entre si sus distintos departamentos en conexión tipo ethernet broadcast (Primero que pide, primero que se sirve), la otra opción sería acceso a internet. Ambas están disponibles en el mercado actual. Finalmente nos hemos decidido contratar acceso a internet ya que una red tipo LAN resulta imposible por motivos económicos y obviamente físicos. En el punto siguiente describiré que empresa se contratará, describiendo los servicios contratados.

    Para la elección de los PCs se debe de tener en cuenta que el uso que nosotros vamos a hacer de ellos. El uso se va a limitar en principio a pura gestión y acceso continuo a internet. Es por eso que no necesitaremos PCs con por ejemplo una tarjeta gráfica de gran velocidad y capacidad, ni tampoco tarjetas de sonido de última generación. El resto de piezas si se recomienda que se elijan de entre a las más modernas ya que como se explicará en el siguiente punto nos dará la opción de introducir en dichos PCs cualquier tipo de tecnología futura.

    Para la programación debemos de optar por programación que manipule páginas webs ya que la aplicación estará en red y su formato principal será ASP.

    Como se ha comentado en puntos anteriores es muy importante el poder realizar el "papeleo" habitual vía cliente de correo o messenger o algún software por el estilo. Para poder enviar papeles por esos medios resultará muy útil el uso de escaner así como de alguna impresora.

    PSI 7.2 Selección de la Arquitectura Tecnológica

    Lo mejor desde el punto de vista empresarial como económico y seguridad hubiese sido la colocación de una red local entre las distintas sucursales. Eso queda demostrado que resultaría inviable y engorroso por las largas distancias a las que se encuentran las sucursales. La modalidad que se va a escoger finalmente va a ser la conexón a internet a 1 Mbs de velocidad de descarga, hemos seleccionado un alto ancho de banda porque el acceso a la aplicación va a ser por este medio. La instalación de la red correrá a cargo de la empresa "Ya" que es con la que se realizará un contrato del tipo "ADSL Avanzado" que ofrece esa alta velocidad a empresas por solo 38,95 Euros/mes. Para enrutar los PCs sta modalidad instalará un Modem en cada uno de los PCs los cuales deben de estar provistos de su correspondiente tarjeta NIC.

    Posteriormente deberemos de configurar la aplicación

    Para la página web haremos uso de la misma empresa de telecomunicaciones mediante un contrato de modalidad "Pack dominio.com" que por 19,95 Euros/año nos proporciona dominio + correo Pop + redirección web + DNS. Existen páginas que nos podrían ofrecer "colgar" una web de forma gratuita pero siempre a cambio de hacer uso de cierta publicidad que resulta muy engorrosa por lo que se ha desistido finalmente de ella. Decir también que la opción de escoger "Ya" siempre es modificable y se puede cambiar si se encuentra otra formula mejor.

    Para la elección del tipo de ordenadores que van a ir en cada sucursal exponemos aquí una serie de requisitos mínimos que estos deben cumplir para no quedarse atras en la constante evolución del hardware y con ella de software. Por lo tanto vamos a escoger para empezar algún tipo de placa base que traiga las modalidades de puertos y conexiones que aunque ahora mismo no supongan ventajas lo van a suponer en un futuro por ser esas conexiones las que empiezan a direccionar el diseño del nuevo hardware a medio plazo. La placa base deberá tener:

    - Ranuras para Memoria Ram del tipo DDR o DDR2

    - Puertos del tipo Firewire

    - Un mínimo de puertos tipo USB 1 y USB 2 por tratarse de puertos que actualmente es usado por cantidad de componentes como cámaras digitales, videocámaras, impresoras, discos duros externos etc...

    - Conexiones PCI, AGP yPCI Express para tarjetas de video( esta no es tan importante)

    - Microprocesador Pentium 4 o AMD con memoria cache2

    - Bus compatible con la memoria y el procesador, que no limite sus capacidades y velocidades

    - Tarjeta Red(NIC)

    La elección de este tipo de tecnologías para PCs tiene la ventaja de que se pueden cumplir esos requisitos actualmente sin que se disparen los precios. EL equipo seleccionado finalmente es el siguiente:

    -Procesador; AMD XP 2600

    -Placa base ASUS; red+sonido ddr/ddr2 2x agp8x 1x pciX 4x USB

    -Tarjeta gráfica; ATI Radeon 9200 DDR 128mb

    -512mb DDR 333mhz

    -Disco duro 80Gb a 7.200 rpm

    -Lector DVD 16x

    -Teclado y ratón inalámbricos y altavoces

    -Monitor TFT 15”

    Configurando así un pc adecuado para trabajar y realizar las operaciones que este plan de sistemas de información se describen, incluyendo un monitor TFT de reducido tamaño el cual da mas libertad para trabajar estos componentes han sido seleccionados cuidadosamente según su función un procesador potente disco duro adecuado a el trabajo con una memoria ram estable.

    Por otro lado para la realización de la aplicación principal se va a hacer uso de tipos de programación orientadas a acceso a ellas por internet. Las modalidades de programación que se han elegido serán "PHP" y "Javascript", una tipo servidor y otra tipo cliente.

    La aplicación se levantará sobre unos pilares que pasamos a definir:

    - Una página inicial de acceso y bienvenida en la que se accede a las páginas de gestión en modo "consulta" o en modo "modificación"

    - Todos aquellos módulos de la aplicación que no se puedan usar en modo consulta aparecerán inhabilitados para dicha modalidad de acceso.

    - Una vez dentro la aplicación mostrará las siguientes opciones:

    - Gestión de compras

    - Gestión de ventas

    - Gestión de alquileres

    - Altas y bajas(solo modo modificación)

    - Inventario

    - Consultas

    - Facturación y albaranes

    - Aunque exista un módulo de facturación y albaranes se trata de un módulo de consulta a todos los albaranes y/o facturas que se han emitido o que han llegado, por lo tanto se dividirá en "compras a proveedores" y "ventas y alquileres". Se configurará la aplicación para que las facturas se realicen de modo automático con cualquier venta o alquiler que se realice, teniendo ciertos datos que ser introducidos a mano en determinados casos como por ejemplo el porcentaje de descuento a determinado cliente si es así

    Como va a ser necesario el uso de escaneres y de impresoras se pueden comprar multifunciones que traen incorporadas las 2 funciones, tanto impresora como escaner, sus precios no resultan muy elevados. De todas formas esto quedará mas en manos del empresario. Si el prefiere hacer uso de simplemente impresoras en las sucursales y disponer el de Escaner solamente pues también o si prefiere escaner-impresora, todo eso esta en sus manos pero lo que si consideramos imprescindible es el uso de algún escaner para agilizar la gestión con la gestoría.


    PSI 8. Definición del plan de acción

    • PSI 8.1 Definición de proyectos a realizar.

    Una de las cosas a la que se le ha dado mucha importancia a la hora de idear la aplicación de gestión de la empresa ha sido la apariencia. Es muy importante que cualquier aplicación presente una interfaz a la vez sencilla y bonita. Hoy en día esto esta al alcance de la mano con magníficos programas de diseño de los cuales finalmente nos hemos decantado por fireworks ya que además de buenos resultados ofrece una forma intuitiva de manejar diseños por capas, además nos permite manejar directamente dibujos en formato jpg. Que es un tipo de archivación comprimida de gráficos muy utilizada para Internet como es nuestro caso ya que, recordemos que la aplicación será una aplicación en forma de páginas de Internet, en las que pasamos de una opción a otra por medio de “links”(enlaces, vínculos).

    Para lograr esto se pondrá a un solo miembro del equipo como desarrollador de la interfaz estando por su puesto siempre en coordinación con el resto del equipo para conseguir un tipo de pantalla según el tipo de gestión que se realice.

    En el Capitulo anterior de este PSI(el 7) ya se marco a grandes rasgos como iba a funcionar la aplicación y cuales eran sus principales opciones. Pasamos a detallarla ahora:

    Nada mas conectar el PC, el empleado en cuestión deberá conectarse a Internet, una vez hay deberá “entrar” en la aplicación principal de forma virtual, ya que la aplicación en si, lo que es el programa se encuentra en el PC de la sucursal central; la del Jefe.

    Una vez en la pantalla principal, aparecerá el logotipo de la empresa y la opción de acceder a la aplicación en modo “Consulta-gestión” o en modo “Modificación”. Ya explicamos antes las diferencias entre dichas opciones, la de consulta-gestión daría paso a un menú principal de que sería igual entremos en la modalidad que entremos solo que en esta modalidad los iconos de determinadas opciones aparecerán con un color mas transparente ya que están inhabilitadas para este tipo de usuario. Un detalle a comentar es que para acceder a cualquiera de los modos previamente deberá de introducir el usuario su contraseña, la cual deberá de ir cambiando cada 20 días por motivos de seguridad y a petición de la misma aplicación.

    Todas las opciones que aparecen son las siguientes

    • Ata a cliente. *

    • Baja a cliente *

    • Alquiler de películas *

    • Venta películas y otros(Tamagochi) *

    • Alta películas *

    • Baja películas *

    • Gestión proveedores

    • Inventario

    • Facturas

    • Gestoría

    • Consultas *

    * Este signo significa que son módulos a los que pueden acceder todos los empleados

    Aunque a determinados módulos puedan acceder todos los empleados no quiere decir que todas las gestiones que ofrecen dichos módulos estén en manos de los empleados.

    Desde el inventario aparecerá una lista completa de todas las películas existentes en todas las sucursales así como el resto de productos, de todos los proveedores y de todos los clientes, por lo tanto este módulo tendrá un apartado por cada una de dichas entidades.

    La aplicación se programará de tal manera que en el inventario podremos realzar todo tipo de consultas relacionales por medio de formularios y sacar si lo deseamos listados de estas en impresoras o generar archivos en modo de base de datos(*.mdb)..

    Todo esto es posible a las tablas relacionadas que llevamos comentando durante toda la redacción de este PSI. Estas consultas solo podrán ser realizadas por el jefe o persona de su confianza. La aplicación nada más introducir la contraseña inicial identificara el que forma debe activarse, si en modo “Consulta” o modo “Modificación”.

    El módulo de “Alta de cliente” dispondrá de un cuestionario en el que se irán introduciendo todos aquellos datos que posteriormente formaran la tabla “Clientes”, para esto solamente se necesitará aportación de DNI.. Por otro lado el módulo “Baja cliente” introducirá menos datos y para ello solo deberá presentarse de nuevo el DNI.

    El módulo de alquiler de películas introducirá una serie de datos que irán a las tablas cintas o películas como son fecha, alquiler, cliente, precio etc... que ya se explicaron en otros módulos. Para la venta de alquiler y otros la aplicación ya tiene el dato del precio y genera una factura a la vez que deja inhabilitada esa película para poder volver a venderla o alquilarla, cuando el administrador de la aplicación lo desee la eliminará totalmente.

    Para las altas y bajas de películas la aplicación pedirá el codigo de película , tras introducirse aparecerá la película con todos sus datos para confirmar que es esa la cinta en cuestión y preguntará en una pequeña ventana si está seguro de tal acción. Si se trata de un alta la aplicación mostrará un formulario a cumplimentar con todos los datos necesarios que contiene la tabla de “Cintas”.

    En gestión de proveedores Tendremos varias posibilidades: gestión de pedidos, gestión de devoluciones, altas , bajas y modificaciones. Al apartado de pedidos y devoluciones si podrán acceder todos los empleados al resto no.

    El apartado de facturas haciendo uso de los datos que son usados por nuestra aplicación podrá usarse para la generación de facturas que pueden generarse de forma manual(introduciendo los datos manualmente) o también se podrá optar a la generación de las mismas desde algunos de los otros módulos por ejemplo el de venta de articulos. En ese módulo por ejemplo al finalizar la introducción de los datos de la venta se puede elegir la opción de generar factura, imprimiéndose automaticamente la factura con los datos introducidos y otros que provienen de las tablas de la base de datos como dscto a un determinado cliente, porcentaje de %IVA etc...

    Desde el apartado gestoría se podrá realizar operaciones de envío de documentación por e-mail, por fax para la cual se dispondra de un programa de emisión de fax vía ordenador, comunicados, consultas , pudiéndose ampliar en un futuro todas las opciones para agilizar las gestiones con dicha gestoría o con otra .

    La Pagina Web será una página sencilla con vistas a que sea ampliada en un futuro, es decir en principio mostrará datos básicos como actividad de la empresa, localización de las sucursales, efectos publicitarios en Flash y javascript, constituyéndose tan solo por 3 o 4 imágenes. Tendrá una presentación seria, con imágenes superpuestas en capas con diferentes transparencias, uso de colores mas bien fríos combinando mucho el rojo oscuro y el blanco y sin abusar en la cantidad de gráficos para que de una imagen sobria.

    Los beneficios de estas aplicaciones son evidentes, se mejora la gestión, se reducen los fallos, mejora muchísimo la imagen de la empresa lo cual atrae la clientela, la clientela de siempre notará el impulso tomado por la empresa y eso gusta, aumentan los medios de publicidad, aumenta la efectividad, los trabajadores se sentirán mas cómodos al restárseles gran cantidad de tarea engorrosa y pesada, También el mero hecho de disponer de internet es beneficioso en una empresa ya que se tiene acceso a todo tipo de innovación en sobre cualquier actividad empresarial además de ser un medio de contacto y consulta de proveedores actuales y futuros.

    El tiempo de implantación de los PCs, del software básico y de la aplicación es relativamente corto como ya se señaló antes en el diagrama correspondiente. Hay que tener en cuenta que previamente deben de estar las conexiones a internet perfectamente funcionables, ese aspecto ya estaba previsto por eso una de las primeras partes del PSI fue la de contactar con empresa suministradora y realizar la instalación. Nosotros nos despreocuparemos pues del tema del cableado ya que ellos se encargan de instalar hasta el módem (que también ellos nos proporcionan). Antes de instalar la aplicación se realizaran configuraciones básicas del Sistema operativo, se instalarán los drivers y se configurará el explorador(Internet Explorer que debe de estar actualizado para impedir fallos de seguridad). Un aspecto que debemos resaltar es que los PCs de los empleados de las distintas sucursales no darán opción a hacer un uso de los mismos que no sea el de el uso de la aplicación. El motivo de esta medida es que es bien sabido el uso que hace de internet cualquier empleado que lo tenga a su disposición( Catear, usar el messenger, visitar webs y correo para motivos personales),por lo tanto se configuraran todos los pCs de dichos empleados de forma que automáticamente nada mas entrar en Windows le aparezca la pantalla de presentación de la aplicación para acceder directamente a ella sin opción a salir.

    El impacto sobre los trabajadores puede ser de muchas clases dependiendo del carácter de cada uno, pero desee mi punto de vista al tratarse se una innovación que les facilitará el trabajo debe de causarles una impresión positiva. También puede ocurrir todo lo contrario, por ejemplo puede darse lo que se denomina “Rechazo generacional” ya que muchos empleados se acostumbran a una forma de trabajar y cualquier otra forma le causa rechazo, mas aún cuando se trata de usar tecnologías nuevas.

    El rechazo en caso de producirse se da principalmente por desconocimiento o por el “miedo al cambio”, pero ese miedo al cambio surge también por desconocimiento, por lo tanto la mejor forma de quitar ese miedo o rechazo es mediante el conocimiento y esto se lleva acabo mediante una formación adecuada.

    También la formación entraba dentro de nuestro proyecto de implantación de forma que nada mas instalar la aplicación en una sucursal se procederá a impartir un mini cursillo de la aplicación. Esa formación se realizará usando ejemplos y se hará hincapié en la cantidad de empresas que hacen uso de aplicaciones de ese estilo y de cómo los sistemas de información ayudan a hacer todo un poco mas fácil ahorrándonos trabajos pesados. Para ir concienciando a los empleados de la ventaja de usar una aplicación de este tipo y de la importancia de los ordenadores en las empresas y en el trabajo nos ayudaremos de uno de los empleados cuyos conocimientos informáticos son medio-altos, al ser su propio compañero depositan en el mas confianza .

    • PSI 8.2 Elaboración del plan del mantenimiento del PSI.

    Para empezar concertaremos una cita pasado un mes desde la finalización de la implantación para evaluar el desarrollo que esté teniendo el Sistema implantado. Aparte antes de ir a lo loco cada cierto tiempo a ver como va todo haremos una relación de cuestiones a tomar en cuenta par planificar el mantenimiento del Sistema a lo largo del tiempo. Estas cuestiones son:

    • Situación de los ordenadores en relación a posibles entradas de malware. En caso afirmativo habrá que “desinfectar” y explicar nuevamente como actualizar antivirus, antiespias y cortafuegos.

    • Ver situación de las configuraciones principales, en caso de desconfiguraciones se hará lo mismo que con las infecciones( arreglar y explicar de nuevo)

    • Hacer un balance de cómo manejan l aplicación

    • Ver el número de visitas a la página web e incorporación de las mejoras que quisiera el empresario

    • Hacer seguimiento del funcionamiento de los PCs y de los posibles problemas que pudiesen sufrir

    • Determinar si hay fallos de red e intentar solventarlos, si son por configuración o cableado interno habría que reconfigurar o solucionar problemas de cableado. En el caso de que hubiese cortes en el suministro de red habría que solucionarlo con la empresa de telecomunicaciones.