Sistema de Información administrativa

Administración y Organización de empresas. Gerencia organizacional. Departamentalización. Departamentos. Funciones empleados. Automatización

  • Enviado por: Andy
  • Idioma: castellano
  • País: Chile Chile
  • 29 páginas

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UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA

FACULTAD DE CIENCIAS

INGENIERÍA EN INFORMÁTICA

TEORÍA DE SISTEMAS

“ANÁLISIS DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS”

AUTORES :

FECHA :

RESUMEN.

Se estudia el funcionamiento de la sección de consumos básicos de la Ilustre Municipalidad de Viña del Mar y conforme a nuestras observaciones, se le aplican mejoras tanto en el ámbito estructural como en el informático, con el fin de optimizar este sistema, todo esto, en base a los conocimientos adquiridos durante el actual semestre en el curso de Teoría de sistemas.

ÍNDICE.

RESUMEM.......................................................................................................... 1

  • DEFINICIÓN DEL PROBLEMA........................................................................... 2

  • 1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN......................... 2

    1.2 DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO............................... 3

  • ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL............................................................................. 5

  • 2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL............................................. 5

    2.2 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL........................................... 12

  • MODELO DEL SISTEMA NUEVO........................................................................ 17

  • 3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO............................................. 17

    3.2 DÓMINIO DEL CAMBIO........................................................................... 21

    3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACIÓN.................................... 21

    3.2.2 ESPECIFICACIONES DE LA AUTOMATIZACIÓN...................... 21

  • DOCUMENTACIÓN DE LOS

  • PROCESOS MANUALES DEL SISTEMA PROPUESTO........................ 22

    3.4 DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.................... 23

  • DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

  • DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN.

  • La Ilustre Municipalidad de Viña del Mar tiene como objetivo ofrecer las

    condiciones necesarias para una vida grata de sus residentes y turistas velar por el bienestar de ellos prestando una innumerable cantidad de servicios a la comunidad, ayudando a impulsar las actividades económicas a través del rubro inmobiliario, turístico comercial y educacional. También destaca la importancia que la Ilustre municipalidad de Viña del mar da a las actividades culturales.

    Para lograr estos y muchos otros objetivos, la Ilustre Municipalidad de Viña del mar está organizada jerárquicamente como muestra el siguiente organigrama.

  • DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO.

  • Los límites de nuestro sistema serán la dirección de administración y finanzas en el departamento de finanzas y en el departamento de infraestructura y recursos materiales abocándonos principalmente a su sección de servicios generales y consumos básicos, tal como muestra el diagrama siguiente.

    La sub-sección de consumos básicos es la encargada de llevar todas las cuentas y/o gastos que tiene la Municipalidad (llámense electricidad, telefonía, etc.), se encarga de recibir dichas cuentas, archivarlas y enviarlas al departamento de finanzas para su posterior cancelación.

    En la siguiente tabla se especificarán los servicios

    contratados, en que son ocupados, y sus respectivos proveedores.

    SERVICIO USO PROVEEDOR

    ELECTRICIDAD

    Semáforos, instalaciones, estadios

    CHILQUINTA Y CONAFE

    AGUA POTABLE

    Instalaciones, estadios, grifos

    ESVAL

    INTERNET

    Computadores de instalaciones

    TERRA, ENTEL

    TELEFONIA FIJA

    Todas las instalaciones

    TELEFÓNICA

    ARRIENDO FOTOCOPIAS

    Instalaciones, imprenta

    XEROX

    GAS LICUADO

    Instalaciones en general, estadios

    GASCO

    SEGURIDAD

    Instalaciones con valores (museos, tesorerías)

    ADT Y GUARD SERVICE

    CORREOS

    Instalaciones en general

    CORREOS DE CHILE

    TELEGRAMA

    Cargos importantes y emergencias

    TELEX CHILE

    TELEFONIA MOVIL

    Funcionarios, alcalde, concejales

    TELEFÓNICA MOVIL Y BELLSOUTH

    SISTEMA RED TELEFÓNICA

    Todas las instalaciones están conectadas con anexos

    DATA RED

    RADIO TRANSMISORES

    Radio-patrullas municipales.

    GALLYAS

    2. ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL.

    2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL.

    NIVEL 0

    NIVEL 1 / 1 “CORREOS DE CHILE”

    NIVEL 2 / 1.1 “SECRETARÍA DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA”

    NIVEL 2 / 1.2 “DEPARTAMENTO DE FRANQUEO”

    NIVEL 2 / 1.3 “DEPARTAMENTO DE CLASIFICACIÓN”

    NIVEL 2 / 1.4. “DEPARTAMENTO DE REPARTIDORES”

    NIVEL 3 / 1.4.1 “CARTERO O REPARTIDOR”

    NIVEL 1 / 2 “ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE VIÑA DEL MAR”

    NIVEL 2 / 2.1 “DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES”

    NIVEL 3 / 2.1.1 “DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS”

    NIVEL 4 / 2.1.1.1 “RECEPCIÓN DE CUENTAS”

    NIVEL 4 / 2.1.1.2 “CONTADOR Y ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS”

    NIVEL 2 /2.2 “DEPARTAMENTO DE FINANZAS”

    NIVEL 3 / 2.2.1 “CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

    NIVEL 4 / 2.2.1.1 “SECETARÍA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

    NIVEL 4 / 2.2.1.2 “ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

    NIVEL 3 / 2.2.2 “DIRECTOR DE FINANZAS”

    NIVEL 3 / 2.2.3 “TESORERÍA”

  • MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL.

  • NIVEL 0

    NIVEL 1 / 1 “CORREO”

    NIVEL 1 / 2 “MUNICIPALIDAD”

    NIVEL 2 / 2.1 “DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES”

    NIVEL 3 / 2.1.1 “DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS”

    NIVEL 4 / 2.1.1.1 “ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS”

    NIVEL 2 / 2.2 “DEPARTAMENTO DE FINANZAS”

    NIVEL 3 / 2.2.1 “CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

    NIVEL 4 / 2.2.1.1 “ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

    NIVEL 3 / 2.2.2 “DIRECTOR DE FINANZAS”

    NIVEL 3 / 2.2.3 “ TESORERÍA”

    NIVEL 0

    NIVEL 1 / 1 “MUNICIPALIDAD”

    NIVEL 2 / 1.1 “DEPARTAMENTO DE FINANZAS”

    NIVEL 3 / 1.1.1 “SECCIÓN DE CONSUMOS BÁSICOS”

    NIVEL 3 / 1.1.2 “CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

    NIVEL 3 / 1.1.3 “DIRECCIÓN DE FINANZAS”

    NIVEL 3 / 1.1.4 “TESORERÍA”

    NIVEL 1 / 2 “TRANSACCIÓN BANCARIA”

    NIVEL 2 / 2.1 “BANCO”

    3.2 DOMINIO DE CAMBIO

    EL PROBLEMA.

    El problema que se detecta en esta área es la gran cantidad de procesos por los que tiene que pasar la recepción, y luego cancelación de cuentas, deben pasar por dos departamentos y en cada uno de ellos por sus distintas secciones, lo que aumenta el tiempo entre que llega la cuenta hasta que es finalmente cancelada.

    3.2.2 ESPECIFICACION DE LA AUTOMATIZACION

    INICIO

    SI LLEGA_CUENTA AND VERIFICA_CUENTA ENTONCES

    ENVIAR_A (DEPARTAMENTO_DE_FINANZAS.CONSUMOS_BASICOS , CUENTA)

    RESPALDAR_EN_CONTABILIDAD

    ENVIAR_POR_EMAIL_A(DEPTO_DE_PRESUPUESTO_Y_CONTABILIDAD,CUENTA)

    FIN-SI

    SI NO_APRUEBA_PRESUPUESTO(CUENTA) ENTONCES

    ENVIAR_A(CONTRALOR , CUENTA)

    SI CONTRALOR_APRUEBA(CUENTA) ENTONCES

    ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA)

    FIN-SI

    SINO

    ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA)

    SI ESTA(TESORERIA,CUENTA) ENTONCES

    ENVIAR_A(CUENTA_EN_LINEA_INF,CUENTA)

    CUENTA_EN_LINEA(CUENTA,BANCO,EMPRESA)

    FIN-SI

    FIN

    3.3 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUALES DEL SISTEMA

    PROPUESTO.

    Se pueden apreciar diferencias entre el actual y el nuevo, por ejemplo está el ahorro de tiempo al incluir en sólo un departamento tanto la sección de consumos básicos como el departamento de finanzas, lo que agiliza el movimiento de documentos entre estos por estar ubicados en las mismas dependencias.

    Se observa también un mayor aprovechamiento de los servicios "en línea" para el envío de documentos importantes y para hacer transacciones comerciales, depósitos y giros bancarios.

    En fin, el sistema es optimizado minimizando el tiempo de espera en el pago de cuentas, también se evita el extravío de documentos por correo o por baliza, pues ahora todos estos son "movidos" por Internet.

    3.4 DICCIONARIO DE DATOS

    Nivel 0 :

    Proveedores: Entidades encargadas de suministrar los servicios básicos que la Municipalidad necesita, tales como agua, electricidad, telefonía, etc.

    Cuenta: Documentos en el que se indica el valor de un servicio cualquiera luego de un determinado tiempo de la entrega de este servicio.

    Correo: Entidad encargada de transportar la correspondencia dentro y hacia fuera del pais. La correspondencia después de este proceso sale franqueada, con timbres que indican que dichos documentos u encomiendas están a cargo de correos hasta que llegue a su destino.

    Cuentas Franqueadas: Documento o carta timbrada por correos que indican el pago del servicio de transporte o de correspondencia, quedando esta bajo responsabilidad del correo mientras hasta que llegue a su destino,

    Municipalidad: Organización encargada de velar por la ciudad o un término jurisdiccional regido por un ayuntamiento en ella existen varios departamentos vinculados al progreso de esta.

    Pago: Satisfacer [una deuda o una carga pública]:

    Nivel 1

    Servicios: Utilidad o provecho que a uno resulta de lo que otro hace en su favor.
    Oficio: Comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del estado y, por extensión, la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellos.

    Valija : Saco de cuero, cerrado con llave, donde llevan la correspondencia los correos. La cerrada y precintada, que contiene la correspondencia oficial entre un gobierno y sus agentes diplomáticos en el extranjero y que, por su importancia, no se confía al servicio de correos. O bien El mismo correo.

    Contralor : funcionario encargado de examinar la contabilidad oficial.
    Inspección, control.
    Contabilidad : Orden adoptado para llevar las cuentas en debida forma. La que llevan algunas empresas, para falsear los resultados con fines fiscales. Sistema contable que permite una representación cuantitativa simplificada de la economía. Conjunto de procedimientos que rigen la ejecución financiera y la comprobación de las operaciones del estado y demás entes públicos.

    Informe de sobreconsumo: este documento se entrega en caso de que las cuentas sobrepasen el presupuesto estimado de acuerdo al promedio de años anteriores.

    Tesorería: Cargo administrativo de la persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una colectividad.


    Recursos: Medio para conseguir algo en caso de apuro. Bienes, medios de subsistencia

    Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa . Expedientes, arbitrios para salir airoso de una empresa

    Sistema de Información administrativa

    3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACION

    Analizando el diagrama de flujo se visualizo una manera de agilizar el pago de cuentas , un método que se inicia a partir del auge de Internet, en la cual nos vamos a apoyar para también agilizar la "valija, con lo que se incrementa el flujo de información cuando las cuentas llegan , hasta cuando son despachadas vía Internet

    *

    valija

    Bodega de cuentas

    Bodega de cuentas

    proveedores

    Departamento de clasificación

    Bodega de cuentas

    Departamento de repartidores

    Departamento de franqueo

    Depto de clasificación

    I. municipalidad de viña del mar

    Depto de clasificación

    viña del mar

    Correos de Chile

    Correos de Chile

    Contador y encargado de consumos básicos

    Recepción de cuentas

    Libro de ingresos

    Encargado de contabilidad y presupuesto

    valija

    Secretaria de contabilidad y presupuesto

    Oficio

    Tesorería

    Contabilidad y presupuesto

    Director de finanzas

    proveedores

    Informe de sobreconsumo sólo si el monto es superior al presupuesto

    órgano contralor

    Proveedores

    municipalidad

    Depto de finanzas

    Correos de Chile

    Depto de finanzas

    Director de finanzas

    Depto de servicios generales

    Director de finanzas

    Órgano contralor

    Dir. De finanzas

    proveedores

    3 MODELO DEL SISTEMA NUEVO.

    3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO.

    Consumos básicos

    Dirección de finanzas

    Tesorería

    transacción bancaria

    municipalidad

    Proveedores

    municipalidad

    *

    valija

    valija

    valija